_Leistungsbeschreibung_VV1_Anhang 01_4_Kommunikationsplanungstemplate v1.0.xlsx

Beratung und Unterstützung bei IPv6-Migrationen in der Bundesverwaltung

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 18.09.2026, 12:16 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.evergabe-online.de

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Deckblatt

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Über das Dokument
Dieses Dokument stellt ein Planungstemplate für Kommunikationsmaßnahmen dar, welches Sie während Ihrer IPv6-Migration verwenden können, um ein im Einklang mit dem IPv6-Programm des Bundes stehendes, strategisches Kommunikationsmanagement zu etablieren. Unser Ziel bei dieser Vorlage war ein möglichst umfassendes Arbeitsdokument zur Verfügung zu stellen, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden. Ihnen als umsetzende Behörde oder Organisation steht es natürlich frei, ob Sie dieses Template komplett, nur in Teilen oder gar nicht nutzen möchten.
Um die Verwendungsweise des Dokuments nachvollziehbar darzustellen, haben wir bereits beispielhafte Kommunikationsmaßnahmen aufgeführt. Diese sind gleichzeitig Empfehlungen von unserer Seite, Sie sind also herzlich eingeladen, diese Beispiele umzusetzen, Sie können sie natürlich auch mit Ihrer eigenen Planung ergänzen oder überschreiben. Das Gleiche gilt für Zielgruppen und Kommunikationskanäle. Passen Sie das Template gerne auf Ihre Bedürfnisse an.
Bedienungsanweisung:
Deckblatt:Hier finden Sie Erläuterungen zur Verwendung und Handhabung des Templates. Sie befinden sich gerade hier.
Planungstemplate Behörden:Das Planungstemplate stellt den Überblick über all Ihre geplanten Kommunikationsmaßnahmen dar. Wir unterscheiden zwischen: - interne Maßnahmen: Kommunikation, die nur für Ihre Behörde / Organisation intern gedacht ist. - externe Maßnahmen: Kommunikation, die auch nach außen geht (andere Behörden, Programm, Medien etc.) - Krisenkommunikation: Vorbereitete Kommunikation für den Krisenfall (z.B. bei Downtimes) Je nachdem, welche Kategorie Sie wählen, erhalten Sie Vorschläge für Maßnahmen. Sie können diese Liste unter "Einstellungen" selbst anpassen. Hier sind alle Details zu den geplanten Maßnahmen ersichtlich. Je nach Farbcode (bitte beachten Sie die Legende oben rechts) können Sie geplante von fixierten Maßnahmen unterscheiden und auch Intervalle planen.
Notwendige Aktivitäten:Wenn Sie weiterführend eine detaillierte To-Do Liste zur Umsetzung Ihrer Aktivitäten führen möchten, haben Sie auch dafür ein Template zur Hand. Hier können Sie einzelne Aufgaben auflisten, die für die Umsetzung nötig sind, und unterschiedliche verantwortliche Personen, Deadlines und Wichtigkeiten ergänzen. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen an der Umsetzung arbeiten und die Arbeitsteilung für alle Personen klar ersichtlich sein soll.
EinstellungenDieses Arbeitsblatt enthält die Listen, welche im Planungstemplate hinterlegt sind. Diese sind als Vorschläge zu betrachten, wenn Sie also andere Stakeholder oder Maßnahmen haben bzw. verwenden möchten, können Sie diese Listen gerne auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
Überblick Ziele:Das IPv6-Programm des Bundes hat 10 Kommunikationsziele definiert, die bundesweit erreicht werden sollen. Daher ist es auch wichtig, dass diese Ziele in die Einzelmigrationsprojekte weitergetragen werden. Im Arbeitsblatt 5 finden Sie den Überblick und eine Beschreibung dieser Ziele. Diese sind auch im Planungstemplate bei der Spalte Hauptziel hinterlegt. So können Sie diese ganz einfach Ihren eigenen Maßnahmen zuordnen.
Überblick Programmmaßnahmen:Dieses Arbeitsblatt dient zu Ihrer Information. Hier finden Sie einen Überblick über die zentralen Kommunikationsmaßnahmen, die das IPv6-Programm des Bundes aktiv führt oder plant. Hier können Sie sich Inspirationen holen oder Ihre zeitliche Planung abstimmen, wenn Sie möchten. Bitte beachten Sie, dass sich diese Planung regelmäßig ändern kann und Sie eventuell nicht die aktuelle Version vorliegen haben.

Planunsgtemplate Behörden

Unnamed: 0Unnamed: 1Unnamed: 2Unnamed: 3Unnamed: 4Unnamed: 5Unnamed: 6Unnamed: 7Unnamed: 8Unnamed: 9Letzte Aktualisierung:Unnamed: 112024-11-24 00:00:00Unnamed: 13Unnamed: 14Unnamed: 15Unnamed: 16Unnamed: 17Unnamed: 18Unnamed: 19Unnamed: 20Unnamed: 21Unnamed: 22Unnamed: 23Unnamed: 24Unnamed: 25Unnamed: 26Unnamed: 27Unnamed: 28Unnamed: 29Unnamed: 30Unnamed: 31Unnamed: 32Unnamed: 33Unnamed: 34Unnamed: 35Unnamed: 36Unnamed: 37Unnamed: 38Unnamed: 39Unnamed: 40Unnamed: 41Unnamed: 42Unnamed: 43Unnamed: 44Unnamed: 45Unnamed: 46Unnamed: 47Unnamed: 48Unnamed: 49Unnamed: 50Unnamed: 51Unnamed: 52Unnamed: 53Unnamed: 54Unnamed: 55Unnamed: 56Unnamed: 57Unnamed: 58Unnamed: 59Unnamed: 60Unnamed: 61Unnamed: 62Unnamed: 63Unnamed: 64Unnamed: 65Unnamed: 66Unnamed: 67Unnamed: 68Unnamed: 69Unnamed: 70Unnamed: 71Unnamed: 72
fixiertert Termin
in Planung (noch nicht fixiert)
20232024
IDKategorienKommunikations-maßnahmeBeschreibungKanalVerantwortlichTypKadenzStartEndeZielgruppeHauptzielNovemberDezemberJanuarFebruarMärzAprilMaiJuniJuliAugustSeptemberOktoberNovemberDezember
KW4647.04849.050.051.052.01234.05.0678.09.0101112.013141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152.0
1Interne MaßnahmeRegelmäßige Aussendung zum aktuellen Status- regelmäßige Information zu Status, Fortschritten und Problemen - Erhöht die Transparenz und hilft Missverständnissen vorzubeugenE-MailPerson Ain Planungmonatlich2024-01-10 00:00:002024-12-31 00:00:00HausleitungTransparenz über StatusJJJJJJJJJJJJJ
2Interne MaßnahmeInformationsmailing für Enduser- einmalige Information über Start, Dauer und eventuelle Auswirkungen auf den Enduser - Inkludierung von KontaktpersonenE-MailPerson Beinmalig2024-01-10 00:00:002024-01-15 00:00:00EnduserProblembewusstseinJ
3Interne MaßnahmeRetro-Workshops- Retro-Sessions nach agilem Prinzip mit Behörden - Danksagung und Hervorheben von gutgelungenen Themen sowie Leistungen - Auch Fehler und Probleme offen ansprechen und Verbesserungsmöglichkeiten besprechenVeranstaltungPerson Cfixiertquartalsweise2024-03-22 00:00:002024-12-31 00:00:00Umsetzende IT-MitarbeitendeErfahrungsaustauschJJJJ
4Interne MaßnahmePlatzierung von Plakaten, Give-aways etc.- Nutzung & Verteilung von vom Programm zur Verfügung gestellter Materialien (wie Plakate, Give-aways etc.)physischPerson Ain Planunglaufend2024-03-21 00:00:002024-12-31 00:00:00EnduserSichtbarkeitJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
5Externe MaßnahmeAufruf zur Vernetzung mit andere Behörden- aktiver Aufruf zur Vernetzung mit anderen migrierenden Behörden - Hinweis auf hilfreiche Unterstützungsmaßnahmen des Programms (Themenbereiche, CoPs, Foren etc. im Wissensmanagement)E-MailPerson Bin PlanunganlassbezogenUmsetzende IT-MitarbeitendeAbstimmung zu Migrationsplänen
6Externe MaßnahmeTeilnahme und Verwendung der Angebote des Programms- Aktiver Aufruf zur Teilnahme und Nutzung der Angebote des IPv6-Programms - Beispiele inkludieren: Testlabore, Roadshow, Sprechstunden etc. - Definition von Verantwortlichkeiten für Blogbeiträge, ggf. Erstellung eines RedaktionsplansE-MailPerson Cin PlanunglaufendUmsetzende IT-MitarbeitendeWissensaufbau und -transfer
7Krisen-KommunikationStandard E-Mail für ungeplante Down-Times- vorbereitete E-Mail für ungeplante Down-times von Programmen, die die Enduser verwenden - schnelle Information beugt Verärgerung vor - möglichst viele Details über voraussichtliche Dauer und andere Auswirkungen inkludierenE-MailPerson Ain PlanunganlassbezogenEnduserTransparenz über Status
8Krisen-KommunikationKommunikation von Verantwortlichkeiten und Plänen bei auftretenden Problemen- bei Migrationsstart sollte ein Krisenplan definiert werden, welcher vorab an Projektleitung, alle betroffenen Personen und ggf. Hausleitung kommuniziert wird - Nutzen: Erhöhung des Problembewusstseins und schnelle Reaktion möglichE-MailPerson Bin PlanungeinmaligProjektleitungProblembewusstsein
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Notwendige Aktivitäten

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KommunikationsmaßnahmeAktivitätDeadlineVerantwortlicherStatusPrioAnmerkungen
Regelmäßige Aussendung zum aktuellen StatusAbstimmung von Themen2023-12-01 00:00:00Person AAbgeschlossenhoch
Regelmäßige Aussendung zum aktuellen StatusTexterstellung2023-12-02 00:00:00Person AIn Bearbeitungmittel
Regelmäßige Aussendung zum aktuellen StatusErstellung eines Adressverteilers2023-12-03 00:00:00Person BGeplantniedrig

Einstellungen

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StakeholderInterne MaßnahmeExterne MaßnahmeKrisen-KommunikationMedium/KanalKadenz
HausleitungRegelmäßige Aussendung zum aktuellen StatusTeilnahme und Verwendung der Angebote des ProgrammsStandard E-Mail für ungeplante Down-TimesE-Mailwöchentlich
Umsetzende IT-MitarbeitendeInformationsmailing für EnduserAufruf zur Vernetzung mit andere BehördenKommunikation von Verantwortlichkeiten und Plänen bei auftretenden Problemenphysischmonatlich
EnduserPlatzierung von Plakaten, Give-aways etc.Telefonzweimonatlich
ProjektleitungRetro-WorkshopsWissensmanagement (Teil B)quartalsweise
IT-DienstleisterVeranstaltungeinmalig
MedienPresseaussendungenlaufend
Fachkundige DritteSocial Mediaanlassbezogen
Postversand
Wissensmanagement (Teil C)

Überblick Ziele

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SichtbarkeitUnser Ziel ist es die Sichtbarkeit des Programms und der erzielten Fortschritte zu erhöhen. Das bedeutet vor allem allgemeine Informationen und generelle Statusupdates zum Programm zu transportieren.
ProblembewusstseinDie Notwendigkeit der Umstellung auf IPv6 ist nicht allen Zielgruppen gleich bewusst, daher ist es unser Ziel ein Problembewusstsein zu schaffen und zu vermitteln, warum die Umstellung überhaupt und warum sie jetzt notwendig ist.
Legitimation der UmsetzungDie Legitimation des Programms durch getroffene KoITB-Beschlüsse ist nicht jeder Zielgruppe gleich bewusst, daher ist es unser Ziel die gesetzlichen Grundlagen als Legitimation der Umsetzung transparent zu kommunizieren.
Transparenz über StatusEiner der Grundsätze des Programms ist Transparenz, daher ist es unser Ziel, die Stakeholder wahrheitsgetreu und umfassend über den jeweiligen aktuellen Status der Umsetzung zu informieren sowie Verzögerungen als auch deren Gründe klar darzulegen.
Abstimmung zu MigrationsplänenDas IPv6-Programm des Bundes ist eingebettet in den Kontext der Netzstrategie 2030 und beeinflusst die Digitalisierungsvorhaben des Bundes und der öffentlichen Verwaltung, daher ist es unser Ziel die Migrationspläne eng mit allen betroffenen Gruppen abzustimmen und so die Erfolge aller Vorhaben positiv zu beeinflussen.
Wissensaufbau und -transferUnser Ziel ist es, den Wissenstransfer von externen Partnern zur Verwaltung als auch den Wissensaufbau innerhalb der Verwaltung auf IPv6 bezogen stark voranzutreiben und alle Programmteilnehmenden dazu zu motivieren.
ErfahrungsaustauschUm dieses Programm zu einem Erfolg zu machen, ist unser Ziel den Erfahrungsaustausch zum einen zwischen externen und internen Teilnehmenden zu fördern, aber vor allem den Erfahrungsaustausch zwischen Bündeln zu maximieren, um Erfolge zu multiplizieren und aus gemachten Fehlern zu lernen.
AkzeptanzUnser Ziel ist es, Vorurteile oder negative Meinungen zum Thema IPv6-Migration durch Kommunikation und Vernetzung ernst zu nehmen. Unser Ziel ist Aufklärung und gleichzeitig Verständnis für Sorgen, Ängste oder Barrikaden zu zeigen.
Anmeldung für WissensmanagementErfahrungsaustausch, Wissensaufbau und -transfer soll primär über die Website „Wissensmanagement“ stattfinden, daher ist unser Ziel so viele Anmeldungen wie möglich für das Portal zu erreichen.
AnerkennungDie umsetzenden Personen auf allen Ebenen sind der Schlüssel für den Erfolg der Migrationsprojekte, daher ist unser Ziel diesen Menschen besondere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, so dass sie die Anerkennung und Wertschätzung fühlen und merken, dass sie gesehen werden.

Überblick Programmmaßnahmen

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Letzte Aktualisierung:2023-11-24 00:00:00
20232024
IDKategorienKommunikations-maßnahmeBeschreibungKanalVerantwortlichTypKadenzStartEndeZielsegmentHauptzielNovemberDezemberJanuarFebruarMärzAprilMaiJuniJuliAugustSeptemberOktoberNovemberDezember
KW4647.04849.050.051.052.012345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940414243444546474849505152.0
1Externe MaßnahmeIPv6 Newsletter- Status-Updates zum Programm - Informationen zu Veranstaltungen & TeilnahmemöglichkeitenE-MailBDBOS / PwCfixiertmonatlich2024-01-30 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenTransparenz über StatusJJJJJJJJJJJJ
2Interne MaßnahmeCommunity- und Redaktions-Sprechstunde zum Wissensmanagement- Forum für technische bzw. redaktionelle Fragen zum Wissensmanagement (immer abwechselnd) - Vorstellung (neuer) Funktionen, Feedback und WünscheVeranstaltungBDBOS / PwCfixiertwöchentlich2024-01-12 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
3Interne MaßnahmeIPv6-Roadshow- Interaktiver Deep Dive in Migrationsleitfaden und Wissensmanagement                                                                                                    - Vernetzung mit IPv6 CoachesVeranstaltungBDBOS / PwCfixiertmonatlich2024-01-18 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJ
4Interne MaßnahmeSchreibwerkstatt zum Wissensmanagement- Verlängertes Format der Redaktions-Sprechstunde - Wissensvermittlung für Nutzende des WissensmanagementsVeranstaltungBDBOS / PwCin PlanunganlassbezogenDezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transfer
5Interne MaßnahmeKurzvideos zu Funktionen des Wissensmanagements- Aufbau und Vorteile des Wissensmanagements - Vorstellung von Funktionen und Verwendung - laufende ErweiterungWissensmanagement (Teil B)BDBOS / PwCfixiertlaufend2024-01-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
6Interne MaßnahmeIPv6 Chatbot- Chatbot „Coachie“ als erster Ansprechpartner im Wissensmanagement bei einfachen FragenWissensmanagement (Teil B)BDBOS / PwCin Planunglaufend2024-02-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
7Interne MaßnahmeIPv6 Coaches Sprechstunde- Helpdesk-Angebot mit Besetzung durch Coaches - Behörden können teilnehmen und Fragen stellen, wenn sie Hilfe benötigenVeranstaltungBDBOS / PwCin Planungwöchentlich2024-01-10 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
8Interne MaßnahmeExpertengespräche zum Migrationsleitfaden- In kleiner Runde zu spezifischen Themen aus dem Leitfaden - Geringe Teilnehmerzahl für mehr InteraktionVeranstaltungBDBOS / PwCfixiertmonatlich2023-11-29 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJJ
9Interne MaßnahmeMigrationsquiz- „Wie fit sind Sie beim Thema IPv6-Migration“ Test im WissensmanagementWissensmanagement (Teil B)BDBOS / PwCin Planunglaufend2024-02-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
10Interne MaßnahmeErklärvideo zum Migrationsleitfaden- Leicht verdauliche Vermittlung von Kerninhalten des Migrationsleitfadens in einem VideoWissensmanagement (Teil B)BDBOS / PwCin Planunglaufend2024-03-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
11Externe MaßnahmeSeite auf dem Social Intranet des Bundes- Informationen zum Programm - Aktuelle Entwicklungen - Infos zu Vorteilen des WissensmanagementsSocial MediaBDBOS / PwCin Planunglaufend2024-02-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Zentral operative ZielgruppenSichtbarkeitJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
12Interne MaßnahmeIPv6 Service Club- Unterstützungsangebot für Behörden beim Verfassen von Beiträgen (z.B. durch Interviews, Texterstellung etc.)Wissensmanagement (Teil B)BDBOS / PwCfixiertlaufend2023-11-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenErfahrungsaustauschJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
13Interne MaßnahmeKontaktbörse zur Vernetzung- Aufruf zur Vernetzung: Bei Interesse wird ein Formular ausgefüllt (Ich biete/ich suche)Wissensmanagement (Teil B)BDBOS / PwCin Planunglaufend2024-06-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenAbstimmung zu MigrationsplänenJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJJ
13Interne MaßnahmeProgrammevaluierung- Evaluierung und Abfrage der aktuellen Lage in Fortsetzung der Interviews von 2021 - Rückkanal für FeedbackWissensmanagement (Teil C)BDBOS / PwCin Planungeinmalig2024-03-31 00:00:002024-04-30 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenTransparenz über StatusJJJJJ
14Interne MaßnahmeWhitepapers- Zusammenfassung von Infos zu Whitepapers für einfachere Lektüre ohne langes SuchenWissensmanagement (Teil B)BDBOS / PwCin Planungeinmalig2024-12-01 00:00:002024-12-31 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenWissensaufbau und -transferJJJ
15Interne MaßnahmeBündel Retro Sessions- Retro-Sessions nach agilem Prinzip mit BehördenVeranstaltungBDBOS / PwCin Planungeinmalig2024-11-15 00:00:002024-11-30 00:00:00Dezentral operative ZielgruppenErfahrungsaustauschJJ
16Externe MaßnahmeTeilnahme an Konferenzen- Informationsstand auf ausgewählten Konferenzen (Digitaler Staat, Zukunftskongress, Smart Country Convention, ggf. re:publica)VeranstaltungBDBOS / PwCin PlanunganlassbezogenZielgruppen des Programmumfeld-managementsSichtbarkeit
17Externe MaßnahmeEinreichung beim E-Government Wettbewerb- Teilnahme an Wettbewerb zur Digitalisierung der VerwaltungBDBOS / PwCin Planungeinmalig2024-06-01 00:00:002024-07-01 00:00:00Zielgruppen des Programmumfeld-managementsLegitimation der UmsetzungJJJJJ
18Externe MaßnahmeZukunftskonferenz- Eigener jährlicher Kongress für IPv6 Zukunftsthemen - Expertenvorträge - VernetzungVeranstaltungBDBOS / PwCin Planungeinmalig2024-10-28 00:00:002024-11-15 00:00:00Zielgruppen des Programmumfeld-managementsSichtbarkeitJJJ
19Externe MaßnahmePresseaussendungen- Status-Updates zu aktuellen Fortschritten im ProgrammBDBOS / PwCExterne ZielgruppenProblembewusstsein
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Alle Unterlagen dieser Ausschreibung