Nicht mit dem Angebot bzw. Teilnahmeantrag einzureichen!
Informationen zur Datenverarbeitung
Die nachstehenden Hinweise dienen dazu, Sie über wesentliche datenschutzrechtliche Aspekte zu informieren. Die Stadt Frankfurt am Main schützt Ihre Daten, indem sie ihre IT-Systeme durch geeig- nete prozess- und verfahrensübergreifende technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik im Sinne von Art. 32 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Hinblick auf den Verarbeitungszweck sichert.
Bei einer bestehenden Registrierung im Internet unter www.vergabe.stadt-frankfurt.de haben Sie be- reits in eine elektronische Datenverarbeitung – auch personenbezogener Daten – eingewilligt und die gültigen Nutzungsbedingungen der Vergabeplattform der Stadt Frankfurt am Main anerkannt. Bitte be- trachten Sie in diesem Fall die nachstehenden Informationen als gegenstandslos.
Datenverantwortlich Systemverantwortlich
Vergabeverantwortliche Stelle Stadt Frankfurt am Main, Stadtkämmerei Amts- bzw. Betriebsleitung Amtsleitung Kontaktdaten: Siehe Bekanntmachung bzw. Paulsplatz 9, 60311 Frankfurt am Main Aufforderung zur Angebotsabgabe E-Mail: e-vergabe@stadt-frankfurt.de
Datenschutzbeauftragter
Referat Datenschutz und IT-Sicherheit Sandgasse 6, 60311 Frankfurt am Main E-Mail: datenschutz@stadt-frankfurt.de
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsge- setz (HDSIG), Vergabe- und Haushaltsrecht (insbesondere GWB, VgV, VOL/A, VOB/A, HVTG, GemHVO), Städtische Vergabe- und Beschaffungsordnung, in der jeweils gültigen Fassung
Verarbeitungszweck und Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
Es werden u. a. personenbezogene Daten ausschließlich zum Zwecke der Teilnahme von Unter- nehmen bzw. Personen an Vergabeverfahren der Stadt Frankfurt am Main, der Kommunikation zwischen vergabeverantwortlicher Stelle und Bewerbenden bzw. Bietenden, der Bewerber- bzw. Bieterauswahl durch die vergabeverantwortlichen Stellen bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben bzw. nicht offenen Verfahren und Verhandlungsverfahren sowie der Ange- botsöffnung durch – auch zentrale – Submissionsstellen erhoben, verschlüsselt übermittelt, auto- matisiert und manuell verarbeitet, gespeichert sowie gelöscht.
Eine Datenweitergabe an Dritte (insbesondere externe Architektur- oder Ingenieurbüros) erfolgt nur, wenn diese Aufgaben der öffentlichen Verwaltung im Zusammenhang mit städtischen Vergabever- fahren ausführen und auf das Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen verpflichtet worden sind. Städtische Gremien, insbesondere die Magistratsvergabekommission und ihre Geschäftsstelle in der Stadtkämmerei, können Einblick in personenbezogene Daten erhalten, sofern Vergabeverfahren eine bestimmte Vorlagepflichtgrenze erreichen bzw. überschreiten. Das Revisionsamt der Stadt Frankfurt am Main nimmt im Rahmen seiner stichprobenhaften Prüftätigkeit im Einzelfall ebenfalls Einblick in Vergabeakten. …
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(Fortsetzung)
Ferner können personenbezogene Daten bei weiteren (öffentlichen) Stellen berechtigt erhoben oder an diese übermittelt werden. Dabei handelt es sich insbesondere um Inhalte in folgenden Zusam- menhängen:
Auszüge aus dem Gewerbezentralregister (ausgestellt vom Bundesamt für Justiz) sowie – künf- tig – aus dem Wettbewerbsregister (geführt beim Bundeskartellamt) vor Zuschlagserteilung von mindestens dem für den Zuschlag vorgesehenen Bietenden bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 EUR (netto) (§ 19 Absatz 4 MindestlohnG, § 150 a GewO, § 6 WRegG). Mitteilungen über Vergabesperren (Melde- und Informationsstelle MIS bei der Oberfinanzdirek- tion Frankfurt am Main). Vergabeakten (z. B. für Vergabekammern, VOB-Stellen oder Gerichte sowie ggf. von der Stadt Frankfurt am Main mandatierte Rechtsanwaltskanzleien anlässlich Nachprüfungsverfahren bzw. Gerichtsprozessen). Mitteilungen insbesondere bei Anhaltspunkten für schwere Verfehlungen, Korruptionsverdacht oder preis- bzw. sonstige wettbewerbsbeschränkende Absprachen (z. B. an Strafverfolgungsor- gane, Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main oder Antikorruptionsreferat der Stadt Frankfurt am Main).
Eine mögliche Einsichtnahme durch den Softwarehersteller des Vergabemanagement-Systems (VMS) kann im Zusammenhang mit der (Fern-)Wartung des IT-Systems insbesondere bei Fehler- analysen und -behebung auf der Grundlage eines Auftragsdatenverarbeitungsverhältnisses erfol- gen. Hierfür ist stets eine vorherige Genehmigung der das VMS betreuenden Ämter (IT-technisch: Kassen- und Steueramt, fachlich: Stadtkämmerei) erforderlich.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten in bestimmten – gesetzlich vorgegebenen – Fäl- len im Rahmen konkreter Vergabeverfahren in Zuschlaginformationen, auf deren Verlangen hin, an andere (unterlegene) Bietende sowie in Bekanntgaben vergebener Aufträge ab 15.000 EUR (netto) gemäß § 15 Absatz 3 HVTG einfließen.
Art der personenbezogenen Daten
Die Stadt Frankfurt am Main erhebt, verarbeitet, speichert und löscht nach Maßgabe der gesetzli- chen Bestimmungen folgende Daten:
Benutzerdaten (* Pflichtangaben) Name *, Vorname *, Abteilung, Straße und Hausnummer *, Postleitzahl *, Ort *, Land *, Sprache *, Telefon *, Fax, E-Mail *, Benutzername , Passwort * Unternehmensdaten ( Pflichtangaben) Unternehmensname *, Straße, Hausnummer *, Postleitzahl *, Ort *, Land/Staat *, Bundesland, Unternehmensgröße (z. B. KMU) *, Telefon *, Fax, E-Mail *, Homepage, Handelsregistereintrag, Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, DUNS-Nummer
Weitere personenbezogene Daten können beispielsweise hinzutreten, wenn Teilnahmeanträge oder Angebote etwa individuelle (Kunden-)Referenzen, Lebensläufe, Zeugnisse, Qualifikations- nachweise, Bescheinigungen, Erlaubnisse, Eigenerklärungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, vertretungsberechtigten Personen oder Organen eines Unternehmens etc. enthalten. Bewerbende bzw. Bietende sind dafür verantwortlich, dass hierfür ggf. erforderliche Einwilligungen des/der Be- troffenen vorliegen.
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Rechte und Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten können berichtigt, gelöscht, gesperrt oder widerrufen werden (Wider- spruchsrecht), sofern nicht andere rechtliche Regelungen – z. B. gesetzliche Aufbewahrungs- pflichten oder Verjährungsfristen durch die Beteiligung an Vergabeverfahren – oder Verordnungen (z. B. GemHVO) oder die Aktenordnung der Stadt Frankfurt am Main oder vertragliche Pflichten dem entgegenstehen.
Bei der vergabeverantwortlichen Stelle (siehe oben) erhalten Sie auf Wunsch jederzeit Auskünfte zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Auskunftsrecht).
Darüber hinaus steht Ihnen der Beschwerdeweg bei einer Aufsichtsbehörde offen (Beschwerde- recht):
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 3163, 65021 Wiesbaden E-Mail: https://datenschutz.hessen.de/über-uns/kontakt Telefon: +49 (0)611 / 1408 - 0 Fax: +49 (0)611 / 1408 - 611
Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten
Vergaberechtlich können oder müssen Teilnahmeanträge oder Angebote, die nicht alle erforder- lichen Angaben, Nachweise etc. beinhalten, von Vergabeverfahren ausgeschlossen werden (siehe dazu insbesondere § 57 VgV, § 16 VOL/A, § 16 VOB/A EU, § 16 VOB/A).
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