A03 - Informationspflichten Datenschutz NLStBV.pdf

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Bezeichnung der Bauleistung:

(Wie Aufforderung bzw. EU-Aufforderung zur Angebotsabgabe)

Information Datenschutz

Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 – Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Der Schutz Ihrer Personen bezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die NLSTBV zuständig:

Verantwortliche Stelle: Niedersächsische Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr

• vertreten durch die Präsidentin/den Präsidenten -

Göttinger Chaussee 76 A

30453 Hannover

E-Mail-Adresse: poststelle@nlstbv.niedersachsen.de

Sie erreichen unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) unter:

Behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r

Niedersächsische Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr

Göttinger Chaussee 76 A

30453 Hannover

E-Mail-Adresse: datenschutz@nlstbv.niedersachsen.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir –– personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbs- register, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) zur Mitteilung verpflichtet oder berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse von Bietern und Auftragnehmern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personen-gesellschaften handelt; Ansprechpartner der Bieter und Auftragnehmer, Angaben zur Überprüfung der Bieter-/Auftrag- nehmereignung und Daten zur Qualifikation und Eignung eingesetzter Beschäftigter und IP). Wir speichern Personen bezogene Daten z.B. im Zusammenhang mit Bedarfserhebungen,

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Beschaffungsaufträgen, Angeboten, Ihren Fragen welche Sie z.B. über Webformulare oder per E- Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabe- verfahren). Eine Verarbeitung darüber hinaus erfolgt nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welchen Gesetzes (Zweck der Verarbeitung)?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und e, Abs. 3 DSGVO und des § 3 NDSG, sowie vergaberechtlichen Vorschriften (u.a. GWB, VgV, VOB, UVgO, NTVergG, LHO) wie folgt:

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsbeziehungen (u.a. Bereitstellen der Vergabeunterlagen, Beantwortung von Bieteranfragen, Eignungsprüfung, Erfüllung vergaberechtlicher Pflichten, zur Durchführung der im Rahmen des Vergabeverfahren geschlossenen Verträge, sowie die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen).

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung

Ferner verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns hierzu die Einwilligung erteilt haben.

c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben und rechtlicher Verpflichtungen

Zudem unterliegen wir als öffentlicher Auftraggeber rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Vergabever- ordnungen, Wettbewerbsregistergesetz, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

Weiterhin verarbeiten wir die Daten insbesondere:

• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
• Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Daten bekommen nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen, Mitarbeiter anderer Organisationseinheiten und diejenigen, die ein berechtigtes Interesse darlegen können Außerdem können zuständige Datenschutzbeauftragte, durch den Verantwortlichen beauftragte/vertraglich gebundene Berater, Ingenieure, Sachverständige, Qualitätsmanager, Innenrevisoren, Nachprüf- stellen, Vergabekammern, Rechtsanwälte und Gerichte zur Durchführung von Klagen, Rechnungs- und Preisprüfer sowie Angehörige der Rechnungshöfe in erforderlichem Umfang Einblick in Ihre Daten bekommen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesem Zweck Daten erhalten. Soweit Ihre Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses verarbeitet werden, wird auch der Auftragsverarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.

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5. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Union) durch uns findet nicht statt.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unsere Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regel-mäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken: • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgege- benen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen beträgt die Aufbe- wahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms. • Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Beschaffung. • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

a) Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft betreffend der von der Vergabestelle verarbeiteten personen- bezogenen Daten.

b) Recht auf Berichtigung

Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter/Auftragnehmer betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.

c) Recht auf Löschung

Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters/ Auftragnehmers zu verlangen.

e) Recht auf Widerspruch

Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/ Bieters/Auftragsnehmers ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu wider- sprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.

Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen (siehe Ziff. 1) zu richten.

f) Recht auf Unterrichtung

Es besteht ein Recht auf Unterrichtung, an welchen Empfänger Informationen weitergeleitet wurden, die berichtigt worden sind, die gelöscht wurden oder deren Verarbeitung eingeschränkt wurde.

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g) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

h) Recht auf Widerruf

Es besteht ein Recht eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, wird davon nicht berührt.

i) Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, eine datenschutzrechtliche Beschwerde bei der/dem

Landesbeauftragten für den Datenschutz, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover

einzulegen.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung ist es erforderlich, dass Sie diejenigen personen- bezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

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