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Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB) zum elektronischen Rechnungseingang
Im Weiteren sind für die Bauvorhaben der LEG und Bauvorhaben im Namen Dritter folgende Erläuterungen zum Elektronischen Rechnungseingang zu beachten: Ab dem 01. Januar 2025 sind zwischen inländischen Unternehmen die Rechnungen und Gutschriften gemäß § 14 UStG regelmäßig elektronisch zu übersenden. Elektronische Rechnungen werden ausschließlich in folgenden Formaten akzeptiert: − ZUGFeRD − XRechnung Darüber hinaus sind innerhalb der gesetzlichen Übergangsfristen neben Rechnungen in Papierform weiterhin Rechnungen im PDF-Format als „Sonstige Rechnung“ zulässig. Andere Formate (z. B. Word, Excel, Archive wie RAR, ZIP, usw.) und Bilddateien (JPG, TIF, etc.) werden nicht akzeptiert. Die elektronischen Rechnungen und Gutschriften sind in einem der vorgenannten Formate an folgende E-Mail-Adresse zu senden: tsd.rechnungseingang@leg-thueringen.de
Zur Sicherstellung einer zeitnahen und ordnungsgemäßen Bearbeitung der Rechnungen sind zudem folgende Rahmenbedingungen und Hinweise zu beachten: • Für den Rechnungsversand ist ausschließlich die o. g. E-Mail-Adresse zu nutzen. Ein Versand an die persönlichen E-Mail-Adressen der Mitarbeiter ist nicht zulässig. • Bei PDF-Rechnungen sind die Rechnung sowie alle zugehörigen Anlagen (Lieferschein, Rapportzettel, Leistungsnachweise, etc.) in einer PDF-Datei zusammenzufassen. • Die E-Mail darf neben dem Rechnungsdokument keine weiteren Dokumente (Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, etc.) enthalten. • Werden Anlagen (z. B. Aufmaße) als GAEB-Datei (z. B. in den Formaten X31, X83, usw.) übermittelt, so ist eine Kopie im PDF-Format zur Verfügung zu stellen. • Sämtliche Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 UStG müssen in der Rechnung enthalten sein. • Jede Rechnung ist mit einer separaten E-Mail zu senden. • Der E-Mail-Text wird nicht automatisiert verarbeitet. Deshalb darf er keine umsatzsteuerlich oder sonstige für die Rechnungslegung relevanten Informationen enthalten. • Ein Download der Rechnungen über Portallösungen, wie bspw. Kundenportale, Kundenkonten oder Kundenbereiche, ist nicht möglich.
F-A-VIII-4-4-1-EVB eRechnungen-LEG-2025-05-05