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Leistungsbeschreibung

26FEI 87318

Ausstattungslogistik für Ersatzhaltestellen

Transport · Montage · Demontage · Lagerung · Inventarisierung

im Rahmen von Großbaustellen mit mehr-

monatigem Ersatzverkehr der DB InfraGO

AG

Anhang C3 Leistungsbeschreibung

DB InfraGO AG

Geschäftsbereich Personenbahnhöfe

V.IOP 12

August 2026

1 DB InfraGO AG

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Inhalt

1 Einführung 4 1.1 Gesamtprojektbeschreibung 4 1.2 Vertragsgegenstand, Geltungsbereich und Laufzeit 4 1.3 Begriffsbestimmungen 4

2 Leistungsumfang 6 2.1 Lieferung der Ausstattungselemente 6 2.2 Montage und Demontage 7 2.2.1 Allgemeine Anforderungen 7 2.3 Abholung der Ausstattungselemente 8 2.4 Fachgerechte Einlagerung und Aufbereitung 8 2.5 Anforderungen an Lagerort 9 2.6 Inventarisierung, Reporting und Datenaustausch 10 2.6.1 Zweck und Geltung 10 2.6.2 Grundsatzpflichten des AN (Kennzeichnung, Inventarisierung und Nachweise) 10 2.6.3 Pflicht-Datenmodell (Klare Pflichtdatenliste je Ausstattungselement) 11 2.6.4 Zustandskategorien und Statuslogik (konsolidiert) 12 2.6.5 Fotodokumentation und Datenschutz 13 2.6.6 Standortführung und Änderungen 13 2.6.7 Berichte, Fristen und Prüfpakete 13 2.6.8 Datenqualität und Anforderungen an die Monatsliste 13 2.6.9 Kennzahlen für Steuerung und Prüfung 13 2.6.10 Besondere Anforderungen E-Paper 14

3 Anforderungen an den Dienstleister 16 3.1 Organisation und Kommunikation 16 3.2 Technische und personelle Ausstattung 16 3.3 Dokumentation und Nachweise 16

4 Leistungszeitraum und Abrufmechanik 17 4.1 Vertragszeitraum 17 4.2 Abruf, Fristen und Planung 17

5 Detaillierter Ablauf (End-to-End) 18 5.1 Projektabruf und Planung 18 5.2 Rechtliche Freigaben und Auflagen 18 5.3 Übernahme und Transport 18 5.4 Montage und Inbetriebnahme vor Ort 18 5.5 Betrieb, Änderungsmanagement und Wartung (Sperrphase) 19 5.6 Demontage und Flächenübergabe 19 5.7 Abholung, Rückführung und Wareneingang 19 5.8 Einlagerung, Sichtprüfung und Aufbereitung 19

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5.9 Zustandsbewertung und Statusführung 19 5.10 Standortführung und Stammdatenpflege 20 5.11 Reporting und Datenqualität (Monatsliste, Stichtag) 20 5.12 Kennzahlen für Steuerung und Prüfung 20 5.13 Abschlussinventur und Audit 20 5.14 Abnahme und Mängelmanagement 20 5.15 Dokumentation, Datenschutz und Aufbewahrung 21

6 Abrechnung und Verrechnungseinheiten 22

7 Service Level, KPIs und Sanktionen 23 7.1 Service Level 23 7.2 Kennzahlen (KPIs) für Steuerung und Prüfung 23

8 Produktdatenblätter und Beispiele 24

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1 Einführung

1.1 Gesamtprojektbeschreibung

Im Zuge von Großbaustellen mit mehrmonatigem Ersatzverkehr werden zur Aufrechterhaltung eines verlässlichen und kundenfreundlichen Verkehrs temporäre Ersatzhaltestellen entlang der gesperrten Stammstrecke sowie auf den zugehörigen Umleiterstrecken eingerichtet. Die Aus- stattung ist so zu planen und auszuführen, dass eine sichere, barrierefreie und geordnete Nut- zung gewährleistet ist. Der Auftrag umfasst die termingerechte Lieferung und fachgerechte Montage der vorgesehenen Elemente, den Rückbau nach Abschluss des Projektes sowie Rückführung und fachgerechte Einlagerung, jeweils unter lückenloser inventarischer Dokumen- tation je Anlagennummer.

Während der aktiven Sperrphase der Stammstrecke führt der Auftragnehmer vom Auftraggeber angeordnete Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der verkehrssicheren Aufstellung aus, insbe- sondere das Versetzen und Neuarrangieren von Elementen bei geänderten Anforderungen so- wie freigegebene Reparaturleistungen an Befestigungen, Gehäusen und konstruktiven Teilen. Die Ausführung erfolgt unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen, sicherheits- und barriere- freien Anforderungen im öffentlichen Raum sowie der geltenden Genehmigungen und Anord- nungen. Die Leistungen sind projektweise zu planen und abzurechnen; lückenlose Inventarisie- rung und prüffähige Dokumentation von Bewegungen, Zuständen und Nachweisen bilden die Grundlage für transparente Steuerung und förderrechtskonforme Prüfung.

1.2 Vertragsgegenstand, Geltungsbereich und Laufzeit

Der Vertrag wird als Rahmenvertrag mit Einzelabrufen je Projekt geführt. Planung, Durchfüh- rung und Abrechnung erfolgen jeweils projektscharf und unter Anwendung einheitlicher Inven- tur‑, Dokumentations‑ und Prüfregeln. Die Laufzeit ist im Rahmenvertrag geregelt. Die Leistungen werden bundesweit an temporären Ersatzhaltestellen in den jeweiligen Stamm- strecken sowie auf zugehörigen Umleiterstrecken erbracht. Der Auftragnehmer übernimmt im vereinbarten Umfang die vollständige Logistik einschließlich Abholung, Transport und Ladungs- sicherung, die fachgerechte Montage und Demontage, die sichere Lagerung, die lückenlose In- ventarisierung sowie freigegebene Wartungs‑ und Instandsetzungsleistungen. Er holt alle erfor- derlichen behördlichen Genehmigungen und Anordnungen für die Anlieferungs- und Montage- arbeiten rechtzeitig ein und stellt die Einhaltung der einschlägigen rechtlichen, sicherheits- und barrierefreien Anforderungen im öffentlichen Raum sicher. Genehmigungen und Sondernut- zungsanträge für das Aufstellen und Betreiben der Ausstattungselemente werden seitens des Auftraggebers eingeholt. Der Auftraggeber stellt die Planvorgaben (Lagepläne, Koordinaten) und die Anlagennummern bereit. Auf dieser Grundlage führt der Auftragnehmer eine förderrechtskonforme, wirtschaftsprü- fungstaugliche Dokumentation, aktualisiert das Inventar bei jeder Bewegung binnen 24 Stunden und gewährleistet die vereinbarte 24/7-Datenbereitstellung. Terminänderungen und Standortan- passungen erfolgen ausschließlich nach Freigabe des Auftraggebers; die Historie bleibt durch- gängig nachvollziehbar.

1.3 Begriffsbestimmungen

Unter Ausstattungselementen werden sämtliche Komponenten verstanden, die für den siche- ren, funktionalen und kundenfreundlichen Betrieb der Ersatzhaltestellen erforderlich sind. Die Betrachtung umfasst jeweils die vollständige, verkehrssichere Ausprägung einschließlich not- wendiger Anbauteile und Befestigungssysteme.

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 Haltestellenmast (inkl. Fahrplankästen und Kopfschild)  Sitzmobiliar (Module)  Mobiler Fahrgastunterstand (Wetterschutz)  Abfallbehälter (Mast/Stand)  Radbügel inkl. Beschwerungsträger  E-Paper (Mast/Kopfschild)  Weitere Ausstattungselemente möglich (bedarfsgerechte Nachsteuerung während des Betriebs)

Jedes Ausstattungselement wird einem Inventarstatus zugeordnet, der den aktuellen Abschnitt seines Lebenszyklus eindeutig beschreibt:

 Im Einsatz kennzeichnet ein montiertes, betriebsbereites Element mit eindeutigem Standortbezug.  Eingelagert bezeichnet ein demontiertes, gesichertes und dokumentiertes Element im Lager.  Instandsetzung geplant wird für Elemente verwendet, deren Zustand eine qualifizierte Aufarbeitung erfordert und für die ein Projekt terminiert ist.  Ersetzt markiert die Ablösung eines nicht mehr einsatzbereiten Elements durch ein funktionsfähiges Äquivalent.  Entsorgt wird ausschließlich vergeben, wenn ein Element fachgerecht und nachweislich entsorgt wurde.

Zur Beurteilung der Einsatzfähigkeit und des Maßnahmenbedarfs werden Zustandskategorien verwendet. Diese Kategorien bilden die Entscheidungsgrundlage für den weiteren Umgang mit den jeweiligen Ausstattungselementen.

 Kategorie A steht für ein vollständig einsatzbereites Element ohne Einschränkungen.  Kategorie B beschreibt Elemente mit kleineren, kurzfristig behebbaren Mängeln, die den Betrieb nicht wesentlich beeinträchtigen.  Kategorie C kennzeichnet instandsetzungsbedürftige Elemente, die ohne Aufarbeitung nicht unmittelbar nutzbar sind.  Kategorie D ist solchen Elementen vorbehalten, die irreparabel sind und einer fachge- rechten Entsorgung zuzuführen sind.

Operative Fotofreigabe ist die kurzfristige, standortbezogene Freigabe der aufgestellten Situa- tion anhand eines übermittelten Fotoprotokolls. Sie dient ausschließlich der operativen Bestäti- gung, dass der Standort nach Prüfung des vor Ort-Zustands verlassen werden kann, und er- setzt weder eine Teilabnahme noch eine Abschlussabnahme. Teilabnahme ist die formalisierte standortbezogene Bestätigung der vertragsgerechten Anlieferung und Montage einzelner Leis- tungen. Abschlussabnahme ist die projektbezogene Bestätigung der vertragsgerechten Ge- samtleistung nach Abschlussinventur, Datenfreeze und Übergabe der vollständigen Nachweise. 24/7-Datenbereitstellung bedeutet, dass aktuelle Inventardaten, Berichte und Nachweise fort- laufend in einem vom Auftragnehmer bereitgestellten digitalen System oder Datenraum verfüg- bar sind und der Auftraggeber diese jederzeit lesen, filtern und in einem gängigen Format, ins- besondere XLSX oder CSV, exportieren kann.

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2 Leistungsumfang

Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der jeweils beauftragten Einzelabrufe die vollstän- dige Leistungskette für die Ersatzhaltestellenausstattung bei Großbaustellen mit mehrmonati- gem Ersatzverkehr. Diese umfasst insbesondere die Planung, Steuerung und Abrechnung so- wie die Disposition, termingerechte Lieferung und fachgerechte Montage der vorgesehenen Elemente, den geordneten Rückbau nach Maßnahmenende einschließlich Rückholung und Transport sowie die sichere, dokumentierte Lagerung mit lückenloser Inventur je Anlagennum- mer. Während aktiver Sperrphasen erbringt der Auftragnehmer auf Abruf des Auftraggebers Maßnahmen des Änderungsmanagements, insbesondere das Versetzen und Neuarrangieren von Elementen sowie freigegebene Reparaturleistungen an Befestigungen, Gehäusen und kon- struktiven Teilen. Wartungs- und Instandsetzungsleistungen erfolgen ausschließlich nach Frei- gabe des Auftraggebers. Für E-Paper schuldet der Auftragnehmer nur die einfache Sicht- und Funktionsprüfung nach Herstellervorgaben im Rahmen von Montage, Rücknahme, Lagerung und freigegebenen Instandsetzungsleistungen; eine Betreiberverantwortung, Systembetreuung oder Garantie der technischen Systemverfügbarkeit wird nicht übernommen. Die Auflistung der Projekte dient ausschließlich der Beschreibung des potenziellen Leistungs- umfangs. Hieraus ergeben sich weder eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Beauftragung sämtlicher Projekte noch Exklusivitäts- oder Abrufansprüche des Auftragnehmers. Der Auftrag- geber ist berechtigt, Leistungen im Einzelfall anderweitig zu vergeben oder selbst zu erbringen.

Alle Leistungen sind unter Beachtung der einschlägigen rechtlichen, sicherheits- und barriere- freien Anforderungen im öffentlichen Raum sowie der geltenden Genehmigungen und Anord- nungen zu erbringen. Die Inventarisierung ist fortlaufend zu führen und bei jeder Bewegung (Lieferung, Montage, Standortänderung, Demontage, Einlagerung, Instandsetzung, Entsorgung) binnen 24 Stunden zu aktualisieren; Monats- und Abschlussberichte je Maßnahme sind prüffä- hig bereitzustellen. Dies gewährleistet eine transparente, förderrechtskonforme Dokumentation. Der Auftrag umfasst ausschließlich die in dieser Leistungsbeschreibung sowie im Preisblatt ausdrücklich beschriebenen Leistungen. Leistungen, die nicht eindeutig einer Preisposition zu- geordnet sind, gelten nur dann als geschuldet, wenn sie im Einzelabruf ausdrücklich beauftragt oder nach den vertraglichen Regelungen als Nebenleistung eindeutig einbezogen sind. Zusätz- liche, nicht vergleichbare oder wesentlich abweichende Leistungen bedürfen vor Ausführung ei- ner gesonderten Beauftragung bzw. vertraglichen Regelung.

2.1 Lieferung der Ausstattungselemente

Der Auftragnehmer organisiert die Abholung der Ausstattungselemente aus den vorgesehenen Lagern des Auftraggebers/DB InfraGO oder aus eigenen Lagerflächen, soweit dort Eigentum des Auftraggebers verwahrt wird. Jede Übernahme erfolgt auf Basis eines Übergabeprotokolls, das die Anlagennummern vollständig ausweist und eine Sichtprüfung auf Vollständigkeit und Unversehrtheit dokumentiert. Auf Anweisung des Auftraggebers werden Elemente auch direkt beim Produzenten übernommen; es gelten identische Dokumentations- und Kennzeichnungs- pflichten.

Der Transport ist mit geeigneter Ladungssicherung und wirksamem Transportschutz durchzu- führen. Empfindliche Oberflächen sind gegen Stoß, Feuchtigkeit und UV-Einwirkung zu schüt- zen. Für E-Paper Elemente sind die Herstellervorgaben strikt einzuhalten, insbesondere hin- sichtlich Stoß-, Feuchte- und Temperaturschutz.

Die Anlieferung an die Ersatzhaltestellen erfolgt gemäß den Planvorgaben (Adresse, Koordi- nate oder Lageplan) innerhalb des vereinbarten Zeitfensters. Die Entladung ist materialscho- nend und mit geeignetem Gerät durchzuführen. Vor Ort ist ein Anlieferprotokoll mit Fotodoku- mentation je Position zur Identifikation und zum Nachweis des Zustands zu erstellen. Unmittel- bar nach der Aufstellung ist dem Auftraggeber ein Fotoprotokoll der vor Ort-Situation zu über- mitteln. Die Weiterfahrt erfolgt erst nach operativer Fotofreigabe; erforderliche

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Nachsteuerungen sind unverzüglich vor Ort umzusetzen. Eine erneut erforderliche Anfahrt, die ausschließlich auf einer nicht ordnungsgemäß eingeholten operativen Fotofreigabe beruht, ist nicht gesondert vergütungsfähig, soweit dies vertraglich vorgesehen ist. An komplexen Standor- ten mit aktivem Betrieb sind für die sichere Aufstellung von Ausstattungselementen kommunale Genehmigungen erforderlich. Diese müssen vor der Anlieferung bei den zuständigen Gemein- den beantragt werden.

Zu jeder Lieferung sind digitale Begleitdaten im Excel-Format bereitzustellen. Diese umfassen mindestens Anlagennummer, Elementtyp, Abholort, Ziel-Standort-ID und Koordinate, Anliefer- datum und -zeit, sowie besondere Vorkommnisse.

Fahrzeugklassen und Einsatz

 Sprinter/Leichtfahrzeuge für kleinteilige Sendungen und innerstädtische Zufahrten.  7,5-t Lkw für Standardtransporte mit begrenzten Zufahrtsbreiten.  12-t/40-t Lkw mit Ladekran (oder vergleichbar) für schwere oder kranpflichtige Ele- mente, vorbehaltlich örtlicher Beschränkungen und vorheriger Abstimmung mit dem Auf- traggeber.

Zur Transparenz der Leistungserbringung kann der Auftragnehmer GPS-Tracking als optionales Nachweismittel einsetzen. GPS-Tracking ist keine zwingende Voraussetzung der Leistungser- bringung oder Abrechnung, sofern die tatsächlich durchgeführten Fahrten und Einsatzzeiten durch andere gleichwertige Nachweise – insbesondere Fahrtenbücher, Tourenlisten, Zeitstem- pel aus Dispositionssystemen oder digitale Transportprotokolle – prüffähig belegt werden.

2.2 Montage und Demontage

2.2.1 Allgemeine Anforderungen Die Montage erfolgt gemäß den Hersteller- und Montageanleitungen. Sie wird durch qualifizier- tes, unterwiesenes Personal ausgeführt. Barrierefreie Durchgänge und eine verkehrssichere Aufstellung sind jederzeit sicherzustellen. Hierzu gehören insbesondere das Freihalten von Gehwegbreiten und taktilen Leitlinien sowie das Vermeiden von Stolperstellen.

Vor Beginn der Montage prüft der Auftragnehmer die Örtlichkeit auf Eignung des Untergrunds, Gefälle und Hindernisse sowie die Leitungsfreiheit. Kritische Abweichungen sind dem Auftrag- geber zu melden; die Montage beginnt erst nach Beseitigung der Mängel oder Freigabe durch den AG.

2.2.2 Elemente und Ausführung Die Ausführung erfolgt fachgerecht, regelwerkskonform und barrierefrei. Für jedes Ausstat- tungselement sind die folgenden Anforderungen einzuhalten.

Haltestellenmast (inkl. Fahrplankästen und Kopfschild) Das Stand- bzw. Befestigungssystem wird gemäß Produktvorgabe ausgeführt (z. B. Be- schwerung, Bodenanker, mobile Fußplatten). Öffentliche Flächen dürfen ohne entspre- chende Genehmigung nicht beschädigt werden.

Ein Mindestabstand von 90 cm zum taktilen Leitsystem ist sicherzustellen. Der Mast wird so ausgerichtet, dass der Sichtbezug zur Straße gewährleistet ist, andere Verkehrsschil- der nicht behindert werden und die Fahrplankästen gut zugänglich bleiben. Fahrplankäs- ten sind witterungs- und diebstahlsicher zu montieren.

Abfallbehälter (Mast/Stand) Die Montage erfolgt vandalismushemmend und sicher, mit Ausrichtung gemäß Vorgabe des Auftraggebers. Der Entleerungszugang ist dauerhaft freizuhalten.
Radbügel (inkl. Beschwerungsträger aus Beton)

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Radbügel werden standsicher positioniert; Beschwerung wird gemäß Vorgabe eingebaut und angeordnet. Stolperkanten sind zu vermeiden, Mindestdurchgangsbreiten sind ein- zuhalten.

E-Paper (Mast/Kopfschild) Die Montage erfolgt gemäß Herstellervorgaben. Seriennummer und Firmwarestand sind zu erfassen; Anzeige, Lesbarkeit und Kontrast werden im Rahmen einer einfachen Sicht- und Funktionsprüfung dokumentiert. Weitergehende Betriebsprüfungen, System- tests, Aktivierungen, Firmware-Updates oder sonstige Eingriffe in die technische Sys- temverfügbarkeit erfolgen ausschließlich auf ausdrückliche Anweisung und nach Frei- gabe des Auftraggebers.
Sitzmobiliar (Module) Die Module werden untereinander verschraubt und über verstellbare Füße nivelliert. Durchgangsbreiten und Fluchtwege sind freizuhalten; eine stabile, diebstahlhemmende Verbindung ist sicherzustellen.
Mobiler Fahrgastunterstand (Wetterschutz) Der Aufbau erfolgt nach Montageanleitung einschließlich statisch vorgegebener Ballas- tierung (Windlast). Verankerungen/Verbindungen sind sicher auszuführen; die Mindest- durchgangshöhe beträgt ≥ 2,10 m. Entwässerung ist planmäßig zu berücksichtigen. Durchgangsbreiten von mind. 1,20 m sind nach vorn einzuhalten. Bei besonderen Ver- hältnissen vor Ort ist der AG zu informieren und der finale Standort abzustimmen.

Nach fertiggestellter Montage ist ein Foto der vor Ort-Situation in Echtzeit an den Auftraggeber zu übermitteln. Die Weiterfahrt erfolgt erst nach freigegebener Aufstellung; erforderliche Nach- steuerungen sind sofort vor Ort umzusetzen.

2.2.3 Demontage Der Rückbau erfolgt fachgerecht und ohne Beschädigung des öffentlichen Raums. Die Fläche wird besenrein übergeben; vorhandene Abfallbehälter sind vor dem Abzug zu entleeren. Der Zustand wird durch Vorher‑/Nachher‑Fotos eindeutig dokumentiert.

2.3 Abholung der Ausstattungselemente

Die demontierten Ausstattungselemente werden vom Einsatzort mit geeigneter Ladungssiche- rung und wirksamem Transportschutz in das Lager des Auftragnehmers oder an den vom Auf- traggeber vorgegebenen Zielort verbracht. Für jede Abholung ist eine lückenlose Verladeliste zu führen, die mindestens Anlagennummern, Mengen und Zeitstempel je Position enthält. Am Zie- lort erfolgt die Übergabe an Lager/Logistik; der Wareneingang wird durch ein Übergabeprotokoll nachvollziehbar erfasst und mit der Verladeliste abgeglichen.

2.4 Fachgerechte Einlagerung und Aufbereitung

Nach Rücknahme werden die Ausstattungselemente fachgerecht, witterungs- und diebstahlge- schützt eingelagert; E-Paper ist frostfrei (über 5 °C) zu lagern. Die Elemente sind zu reinigen, einer Sichtprüfung zu unterziehen und mit einer Zustandskategorie (A–D) zu bewerten; festge- stellte Schäden sind dem Auftraggeber innerhalb von 48 Stunden zu melden.

Für jede Position ist eine nachvollziehbare Dokumentation zu führen: Anlagennummer, Ele- menttyp, Lagerort, Zustandskategorie, Maßnahmenbedarf sowie ein Fotoprotokoll. Aufberei- tungsmaßnahmen (z. B. Reinigung) erfolgen in Eigenverantwortung des AN.

Zusätzlich wird ein komponentengenaues Teileverzeichnis geführt, mindestens:

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 Mast, Stapelscheiben/Aufstellvorrichtung  Fahrplankasten, Kopfschild  Abfallbehälter (Mast/Stand)  Radbügel, Betonbeschwerung  E-Paper (Mast/Kopfschild)  Sitzmodule

Für die Zustandskategorien gilt durchgängig die in Abschnitt 1.3 definierte Einstufung:

A vollständig einsatzbereit ohne Einschränkungen
B mit kleineren, kurzfristig behebbaren Mängeln, die den Betrieb nicht wesentlich beein- trächtigen
C instandsetzungsbedürftig und ohne Aufarbeitung nicht unmittelbar nutzbar
D irreparabel und einer fachgerechten Entsorgung zuzuführen

Bei Einstufung in Kategorie C oder D ist die weitere Vorgehensweise mit dem Auftraggeber ab- zustimmen; eine Entsorgung bei Kategorie D erfolgt ausschließlich nach schriftlicher Freigabe und mit vollständigem Nachweis. Vor Ablauf etwaiger Zweckbindungsfristen ist eine Entsorgung nur mit schriftlicher Freigabe des Auftraggebers bzw. des Zuwendungsgebers zulässig.

Der Auftragnehmer nutzt ein Lagerverwaltungssystem eigener Wahl, stellt jedoch sicher, dass alle Daten anschaulich, nachvollziehbar und exportfähig bereitgestellt werden (z. B. Excel Da- teiformat).

2.5 Anforderungen an Lagerort

Der Auftragnehmer stellt als Mindestanforderung skalierbare, gesicherte Lagerflächen bereit und gewährleistet eine geordnete, beschädigungsfreie und nach Elementtypen getrennte Lage- rung; ein steuerbares First-In/First-Out ist sicherzustellen. Der Lagerort ist gegen unbefugten Zutritt zu sichern und zu überwachen. Für E-Paper ist eine frostfreie Innenlagerung über 5 °C zwingend. Für Abfallbehälter, Masten, Sitzmobiliar und Radbügel ist eine überdachte Lagerung empfohlen, soweit dies wirtschaftlich und organisatorisch umsetzbar ist.

Die nachstehenden Flächenangaben sind Richtwerte und dienen vorrangig der Kalkulation und Kapazitätsplanung. Sie stellen keine starre Mindestbelegung dar, sofern der Auftragnehmer die geordnete, beschädigungsfreie und prüffähig dokumentierte Lagerung sämtlicher Ausstattungs- elemente sicherstellt. Bei kapazitativem Mehrbedarf sind die Lagerflächen rechtzeitig und ohne Beeinträchtigung der Leistungserbringung zu erweitern; wesentliche Änderungen der Lagerstra- tegie sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.  Mobile Fahrgastunterstände (Wartehallen): Außenbereich für bis zu 30 Stück; Grund- maß je ca. 2,0 × 1,20 m (Flächenbedarf inkl. Rangier- und Abstellabstände entspre- chend bereitzustellen).  Mobile Masten/Fahrplankästen: 50 m²  Abfallbehälter: 6–8 m², Höhe ≥ 2,30 m  E-Paper: 1 m², Innenraum und frostfrei  Radbügel: 20 m²  Sitzmobiliar (stapelbar): 25 m² Die Standortstrategie (zentral oder regional) wird gemeinsam mit dem Auftraggeber festgelegt und gemäß Maßnahmenplanung sowie wirtschaftlichen Kriterien angepasst.

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2.6 Inventarisierung, Reporting und Datenaustausch

2.6.1 Zweck und Geltung Der Auftragnehmer stellt eine lückenlose, förderrechtskonforme und wirtschaftsprüfungstaugli- che Inventarisierung für alle Ausstattungselemente sicher – insbesondere Mast, Sitzmobiliar, mobile Fahrgastunterstände, Abfallbehälter, Radbügel und E-Paper – für alle Großbaustellen mit mehrmonatigem Ersatzverkehr bis einschließlich 2034. Die Inventur wird je Maßnahme ge- plant, geführt und abgeschlossen.

Das Portfolio kann sich fortlaufend erweitern; dieselben Inventurregeln, Datenfelder und Nach- weispflichten gelten unverändert auch für künftig hinzukommende, derzeit nicht benannte Aus- stattungselemente. Neu hinzukommende Elemente werden unmittelbar mit Elementtyp, Lager- /Standort, Zustandskategorie und Fotodokumentation erfasst und in die laufende Inventur inte- griert.

Künftig hinzukommende Ausstattungselemente sind nur insoweit vom Leistungsumfang um- fasst, wie sie dem Vertragszweck der Ersatzhaltestellenlogistik dienen, funktional mit den in Ab- schnitt 1.3 benannten Elementen vergleichbar sind und nach Art, Umfang und technischer Handhabung keine wesentliche Änderung des Gesamtcharakters des Auftrags bewirken. Die Vergütung erfolgt nach der sachlich nächstliegenden Preisposition des Preisblatts oder, soweit keine vergleichbare Preisposition besteht, erst nach vorheriger Abstimmung und Freigabe einer ergänzenden Vergütungsregelung.

2.6.2 Grundsatzpflichten des AN (Kennzeichnung, Inventarisierung und Nachweise) Eindeutige Kennzeichnung: Jedes Element ist mit der vom Auftraggeber bereitgestellten An- lagennummer eindeutig zu kennzeichnen. Die Anlagennummer ist die alleinige Referenz in al- len Unterlagen. Die Kennzeichnung erfolgt witterungsbeständig, möglichst scanfähig und für Unbeteiligte nicht ohne Weiteres zugänglich, etwa als Barcode oder Nummernlabel an geeigne- ter Stelle. Eine Neuzuweisung der Anlagennummer, insbesondere infolge eines Standortwech- sels, ist im System nachvollziehbar zu dokumentieren.

Fortlaufende Inventarisierung: Jede Bewegung – Abholung, Anlieferung/Montage, Standort- wechsel, Demontage, Einlagerung, Instandsetzung, Entsorgung – wird binnen 24 Stunden digi- tal erfasst und der Maßnahme zugeordnet.

24/7 Datenzugriff: Der Auftraggeber erhält fortlaufend Zugriff auf aktuelle Inventardaten, Be- richte und Nachweise über ein vom Auftragnehmer bereitgestelltes digitales System oder einen gesicherten Datenraum. Die Daten müssen mindestens lesbar, filterbar und in den Formaten XLSX oder CSV exportierbar sein; Fotobelege und Protokolle sind eindeutig referenziert bereit- zustellen. Bei vorübergehender Nichtverfügbarkeit des Primärsystems stellt der Auftragnehmer binnen höchstens vier Stunden ein Ersatzverfahren bereit, insbesondere durch Bereitstellung des aktuellen Datenstands in einem gesicherten Datenraum oder per strukturierter Exportdatei.

Aufbewahrung und GoBD: Alle inventar- und abrechnungsrelevanten Unterlagen (Listen, Pro- tokolle, Fotos, Entsorgungsnachweise, Genehmigungen) werden nachvollziehbar, unveränder- bar und maschinell auswertbar vorgehalten und mindestens 10 Jahre – bzw. gemäß förder- rechtlichen Vorgaben – aufbewahrt; Änderungen sind versioniert zu dokumentieren.

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2.6.3 Pflicht-Datenmodell (Klare Pflichtdatenliste je Ausstattungselement)

Eindeutige Kennung, vom Auftraggeber verge- Anlagennummer ben; dient als alleinige Referenz.

z.B. Mast, Sitzmobiliar, Mobile Wartehalle, Ab- Elementtyp fallbehälter, Radbügel, E-Paper.

Projektzuordnung Projekt bzw. Umleiterstrecke und Region.

Im Einsatz, Eingelagert, Instandsetzung ge- Inventarstatus plant, Ersetzt, Entsorgt.

A vollständig einsatzbereit, B kleinere kurzfristig behebbare Mängel, C instandsetzungsbedürftig Zustandskategorie und nicht unmittelbar nutzbar, D irreparabel; je- weils inkl. Datum der Bewertung.

Standort-ID (freigegeben), Adresse, Koordina- ten (z. B. 53.001233936191674, 11.76011863917975), Lageplan-Referenz, Ge- Standort- und Planbezug nehmigungs-/Anordnungs-ID und Datum. Standorthistorie ist beizubehalten und nachvoll- ziehbar einsehbar zu gestalten.

Ereignisse mit Zeitstempel (Abholung, Anliefe- rung/Montage, Standortwechsel, Demontage, Bewegungs- und Transportlog Einlagerung, Instandsetzung, Entsorgung); Ab- holort/Zielort, Transportschutzart, Besonderhei- ten; Übergabe-/Anlieferprotokoll-ID.

Übergabe- und Anlieferprotokolle; Fotodoku- mentation je Position (Montage, Demontage Vorher/Nachher, Zustand, Instandsetzung, Ent- Protokolle und Fotos sorgung); operative Fotofreigabe vor Weiter- fahrt.

Datum/Uhrzeit; Befestigungs-/Standart und Ausrichtung (typabhängig); besenreine Über- Montage- und Demontagedaten gabe bei Demontage; dokumentierte Nachsteu- erungen.

Operative Fotofreigabe durch den Auftraggeber Abnahme (Status/Datum) vor Weiterfahrt.

Lagerort-ID, Einlagerdatum; Lagerbedingungen Lagerdaten (z. B. E-Paper frostfrei > 5 °C); FIFO-Steue- rung.

Erfasste Anbauteile/Befestigungssysteme (Mast, Stapelscheiben/Aufstellvorrichtung, Komponenten-/Teileverzeichnis Fahrplankasten, Kopfschild, Abfallbehälter Mast/Stand, Radbügel, Betonbeschwerung, E-Paper Mast/Kopfschild, Sitzmodule).

Maßnahme geplant (ja/nein), Termin, AG-Frei- Instandsetzung gabe, Maßnahmenbeschreibung und Nach- weis.

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Schriftliche Freigabe (AG/Zuwendungsgeber, Entsorgung Zweckbindung geprüft), Datum, Entsorgungs- nachweis (Dokument/ID).

Kennzeichnungsart (Barcode/Nummer), Scan-Code/Scan-ID, Historie bei Neuzuwei- Kennzeichnung/Scan sung der Anlagennummer (z. B. bei Standort- wechsel).

Zeitstempel der letzten digitalen Erfassung Letzte Aktualisierung (24-Stunden-Regel).

Elementtypspezifische Zusatzfelder

Befestigungssystem (Beschwerung/Bodenan- ker/mobile Fußplatten), Mastausrichtung, Zu- Haltestellenmast gang zu Fahrplankästen, Diebstahl-/Witterungs- schutz.

Montageart/Ausrichtung gemäß AG, Entlee- Abfallbehälter rungszugang frei.

Radbügel Beschwerungsträger (Art/Anordnung)

Seriennummer, Firmwarestand, Montageort (Mast/Kopfschild), einfache Sicht- und Funkti- E-Paper onsprüfung von Anzeige, Lesbarkeit und Kon- trast sowie Lagerbedingung frostfrei.

Modulanzahl/Konfiguration, Verschraubung, Ni- Sitzmobiliar vellierung (verstellbare Füße), Freihaltung von Fluchtwegen.

Mindestdurchgangshöhe ≥ 2,10 m, Entwässe- rung (Prüfung auf Funktion), operative Fotofrei- Mobiler Fahrgastunterstand gabe vor Weiterfahrt.

2.6.4 Zustandskategorien und Statuslogik (konsolidiert) Zustandskategorien  Kategorie A: vollständig einsatzbereit ohne Einschränkungen  Kategorie B: kleinere, kurzfristig behebbare Mängel ohne wesentliche Betriebsbeein- trächtigung  Kategorie C: instandsetzungsbedürftig und ohne Aufarbeitung nicht unmittelbar nutzbar  Kategorie D: irreparabel und einer fachgerechten Entsorgung zuzuführen

Statuslogik und Fristen  Im Einsatz: Elemente der Kategorien A oder B.  Eingelagert: nach Demontage; Zustandsmeldung regelmäßig innerhalb eines Monats nach Einlagerung.  Instandsetzung geplant: Kategorie C; die Frist beginnt mit der dokumentierten Einstu- fung als Kategorie C und einer vorliegenden Freigabe des Auftraggebers für die Instand- setzung. Die Durchführung erfolgt im Regelfall innerhalb von zwei bis drei Monaten, so- weit Materialverfügbarkeit, Herstellerlieferzeiten oder behördliche Vorgaben dem nicht entgegenstehen; erkennbar abweichende Fälle sind dem Auftraggeber mit Begründung und aktualisiertem Zieltermin anzuzeigen.  Ersetzt: Element nicht einsatzbereit; Ersatzlieferung aus verfügbarem Bestand oder nach Freigabe des Auftraggebers durch ein funktional gleichwertiges Element, Altteil do- kumentieren und gemäß Einlagerungs- bzw. Entsorgungsprozess behandeln.

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 Entsorgt: Kategorie D; ausschließlich mit Entsorgungsnachweis und erforderlicher Frei- gabe.

2.6.5 Fotodokumentation und Datenschutz Pflichtumfang: Für jedes Ausstattungselement sind Fotos zu erstellen zu Montage, Demontage, Zustandsdokumentation, Instandsetzung (Vorher/Nachher) sowie Entsorgung inklusive Be- leg/Nachweis.

Bildqualität und Dateibenennung: Die Auflösung muss ausreichen, um Details am Rechner ein- deutig zu erkennen (scharf, gut ausgeleuchtet, relevante Bereiche formatfüllend). Die Dateibe- nennung, wenn nicht im System nachvollziehbar hinterlegt, erfolgt einheitlich nach „Anlagen- nummer_Event_Datum“ (z. B. 12345_Montage_2025-03-31.jpg); je Foto ist der Bezug zur Anla- gennummer eindeutig.

Datenschutz: Fotos sind ohne personenbezogene Inhalte aufzunehmen. Unvermeidbare perso- nenbezogene Informationen (z. B. Gesichter, Kfz-Kennzeichen, Hausnummern) sind vor der Übermittlung zu schwärzen oder zu verpixeln.

2.6.6 Standortführung und Änderungen Der Standort wird als Stammdatensatz mit eindeutiger Standort-ID geführt. Änderungen am Standort erfolgen ausschließlich nach Vier-Augen-Freigabe durch die Projektleitung. Anschlie- ßend werden Standort-ID (falls neu vergeben), Koordinaten sowie der standortbezogene Teil der Anlagennummer aktualisiert. Die Historie bleibt vollständig nachvollziehbar. Mindestens zu dokumentieren sind: bisherige Standort-ID, frühere Koordinaten, Montage- und Demontageda- ten am Standort sowie Änderungs- und Freigabedatum inklusive Freigabevermerk.

2.6.7 Berichte, Fristen und Prüfpakete Einreichung des Monatsberichts bis zum 5. Werktag des Folgemonats als Excel gemäß Daten- modell (2.6.3). Fotobelege sind verpflichtend für Zustände C/D sowie für durchgeführte Instand- setzungen und Entsorgungen. Die Stichtagsinventur wird zum Monatsende durchgeführt; Datenstand „Monatsende“. Abschlussinventur je Projekt: Erstellung zum Bauphasenende mit Datenfreeze. Übergabe eines vollständigen Fotopakets und aller Nachweise (Entsorgung, Instandsetzung, Liefer-, Mon- tage- und Demontageprotokolle) an den AG. Der AN unterstützt die Prüfung durch externe Wirt- schaftsprüfer (EBA-Auftrag).

2.6.8 Datenqualität und Anforderungen an die Monatsliste Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Monatsliste ausnahmslos alle Pflichtfelder enthält und die Standortkoordinaten plausibel sowie mit den freigegebenen Stammdaten und Lageplänen konsistent sind. Die Bewegungs- und Ereigniskette ist chronologisch korrekt abzubilden, insbe- sondere mit der eindeutigen Reihenfolge von Montage vor Demontage und der lückenlosen Protokollierung aller Statuswechsel binnen 24 Stunden. Anlagennummern werden korrekt ge- führt und bei standortbezogenen Anpassungen erst nach Vier-Augen-Freigabe aktualisiert; die Historie bleibt nachvollziehbar. Sonderfälle – Zustände C/D sowie Instandsetzung und Entsor- gung – sind stets mit prüffähigen Fotobelegen und einer kurzen Maßnahmenbeschreibung hin- terlegt, einschließlich Verweis auf die dazugehörigen Protokoll-IDs.

2.6.9 Kennzahlen für Steuerung und Prüfung Zur laufenden Steuerung und zur prüfsicheren Nachweisführung werden projektweise Kennzah- len erhoben und im Monatsbericht ausgewiesen. Die Vollständigkeit der Monatsliste wird als Anteil der Positionen mit sämtlichen Pflichtfeldern gemessen. Die Fotoquote erfasst, in welchem Umfang Sonderfälle (Zustände C/D sowie Instandsetzung und Entsorgung) mit den geforderten Fotobelegen dokumentiert sind. Die Fristtreue bewertet die Einhaltung der definierten Zeitvorga- ben – Zustandsmeldung innerhalb eines Monats nach Einlagerung und Instandsetzung inner- halb von höchstens drei Monaten, materialabhängig. Die Abweichungsquote weist Differenzen zwischen der AN-Liste und der internen Referenzliste (Excel) aus und dient der 13 DB InfraGO AG

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Datenqualitätskontrolle. Der Anteil einsatzbereiter Assets zeigt den prozentualen Bestand der Kategorien A/B je Projekt und unterstützt die operative Verfügbarkeitssicherung.

2.6.10 Besondere Anforderungen E-Paper Für E-Paper sind im Rahmen von Montage, Rücknahme, Lagerung und freigegebenen Instand- setzungsleistungen ausschließlich einfache Sicht- und Funktionsprüfungen gemäß Hersteller- vorgaben durchzuführen und zu dokumentieren. Dazu gehören insbesondere die Erfassung von Seriennummer und Firmwarestand sowie die Sichtprüfung von Anzeigequalität, Lesbarkeit und Kontrast. Weitergehende Betriebsprüfungen, Systemtests, Aktivierungen, Firmware-Updates oder sonstige Eingriffe in die technische Systemverfügbarkeit erfolgen nur auf ausdrückliche Anweisung und nach Freigabe des Auftraggebers. Eine Betreiberverantwortung, Systembetreu- ung oder Garantie der technischen Systemverfügbarkeit wird durch den Auftragnehmer nicht übernommen. Lagerung und Transport erfolgen mit besonderem Schutz; E-Paper ist frostfrei (über 5 °C) zu lagern und gegen Stoß, Feuchtigkeit und UV zu schützen.

2.7 Rechtliche Vorgaben und Genehmigungen (öffentlicher Raum) Im Zuge der Montagevorbereitung bzw. Montagetätigkeit stellt der Auftragnehmer sicher, dass alle Arbeiten im öffentlichen Raum rechtskonform geplant und ausgeführt werden und erforderli- che Genehmigungen und Anordnungen rechtzeitig vorliegen. Dazu zählen insbesondere die Einhaltung barrierefreier Standards (u. a. DIN 18040-3, DIN 32984) mit freizuhaltenden taktilen Leitstreifen, einem Mindestabstand von 90 cm zu Leitstreifen sowie einer durchgängig nutzba- ren Gehwegbreite von in der Regel mindestens 1,50 m bei gleichzeitigem Vermeiden von Stol- perstellen und der Sicherung von Kanten und Abschlüssen. Arbeitsschutz und Baustellensicher- heit werden gemäß DGUV-Regelwerk, Betriebssicherheitsverordnung, TRBS und PSA-Pflichten sichergestellt; ein SiGe-Plan wird erstellt, sofern anwendbar. Umwelt- und abfallrechtliche Vor- gaben werden eingehalten, insbesondere ordnungsgemäße Entsorgung und Inverkehrbringen nach ElektroG/BattG für E-Paper und Batterien sowie VerpackG; beschädigte Teile werden ausschließlich in zugelassenen Betrieben entsorgt, die entsprechenden Nachweise werden bei- gebracht. Kommunale Lärmzeiten und Immissionsschutzauflagen sind zu beachten; Nacht- und Wochenendarbeiten erfolgen nur mit Genehmigung. Brandschutz und Rettungswege sind jeder- zeit sicherzustellen, Hydranten, Rettungswege und sicherheitsrelevante Sichtbeziehungen sind freizuhalten, und es darf keine Sichtbehinderung von Sicherheitszeichen entstehen. Der Auf- tragnehmer unterstützt bei der Einholung erforderlicher Genehmigungen und Anordnungen und stellt hierfür die aus seiner Sphäre stammenden Unterlagen bereit. Der Auftraggeber stellt La- gepläne, Standortvorgaben und sonstige bei ihm vorhandene projektbezogene Unterlagen zur Verfügung. Behördliche Gebühren und externe Kosten sind nur dann gesondert vergütungsfä- hig, wenn dies im Preisblatt, in den Besonderen Vertragsbedingungen oder im Einzelabruf aus- drücklich vorgesehen ist. Verzögerungen, die ausschließlich auf behördliche Bearbeitungszei- ten oder fehlende Mitwirkung des Auftraggebers zurückzuführen sind, gelten nicht als Pflichtver- letzung des Auftragnehmers, sofern der Auftragnehmer die Verzögerung unverzüglich anzeigt und zumutbare Beschleunigungsmaßnahmen ergreift. Diese rechtlichen Anforderungen sind fester Bestandteil der Planung, bilden Freigabekriterien vor Ausführung und werden durchgän- gig dokumentiert.

2.8 Wartung, Instandsetzung und Reaktion Der AN gewährleistet definierte Reaktionszeiten und eine transparente, prüffähige Abwicklung aller Maßnahmen. Sicherheitskritische Mängel werden innerhalb von höchstens 24 Stunden ge- sichert, behoben oder durch eine gleichwertige Interimsmaßnahme entschärft; übrige Mängel werden innerhalb von drei Werktagen oder innerhalb einer im Einzelfall gesetzten angemesse- nen Abhilfefrist nachgebessert. Für Elemente der Zustandskategorie C erfolgt die Instandset- zung im Regelfall innerhalb von zwei bis drei Monaten ab dokumentierter Einstufung und Frei- gabe, soweit Materialverfügbarkeit, Herstellerlieferzeiten oder behördliche Vorgaben dem nicht entgegenstehen. Kleinreparaturen vor Ort – etwa das Nachziehen von Schrauben und Verbin- dern oder die grafische Reinigung – werden unmittelbar in Eigenverantwortung ausgeführt; wei- tergehende Instandsetzungen erfolgen ausschließlich nach Freigabe durch den Auftraggeber und werden mit Protokollen und Fotobelegen dokumentiert. Ist ein Element nicht einsatzbereit, wird nach Abstimmung mit dem Auftraggeber aus verfügbarem Bestand ein funktionsfähiges, 14 DB InfraGO AG

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funktional gleichwertiges Ersatzteil oder Austauschelement bereitgestellt; das Altteil wird fach- gerecht demontiert, inventarisiert, rückgeführt und gemäß den Einlagerungs- und Aufberei- tungsregeln behandelt. Sämtliche Bewegungen und Statusänderungen werden binnen 24 Stun- den im Inventarsystem aktualisiert; herstellerspezifische Prüf- und Pflegevorgaben, insbeson- dere für E-Paper, werden strikt eingehalten. Kleinmaterial und übliche Verbrauchsmaterialien für einfache Kleinreparaturen vor Ort sind im Stundensatz enthalten. Ersatzteile, Spezialmate- rial, Fremdleistungen und sonstige nicht lediglich geringfügige Materialkosten werden nur nach vorheriger Freigabe des Auftraggebers und gegen prüffähigen Nachweis vergütet, soweit hierfür keine eigene Preisposition oder abweichende vertragliche Regelung besteht.

2.9 Abnahme und Mängelmanagement Die Leistungserbringung unterliegt einem klaren Abnahmeprozess und einem verbindlichen Mängelmanagement. Teilabnahmen erfolgen bei Anlieferung und Montage je Standort auf Basis eines Fotoprotokolls mit Gegenzeichnung durch den Auftraggeber oder dessen Beauftragte. Die Abschlussabnahme je Prjekt stützt sich auf die Abschlussinventur einschließlich Datenfreeze und vollständigem Fotopaket. Mängel werden schriftlich angezeigt und innerhalb der vereinbar- ten Fristen nachgebessert. Sicherheitskritische Mängel sind innerhalb von höchstens 24 Stun- den zu sichern, zu beheben oder durch eine gleichwertige Interimsmaßnahme zu entschärfen. Sonstige Mängel sind innerhalb von drei Werktagen oder innerhalb einer im Einzelfall gesetzten angemessenen Abhilfefrist nachzubessern. Für freigegebene Instandsetzungen von Elementen der Kategorie C gilt im Regelfall eine Umsetzungsfrist von zwei bis drei Monaten ab dokumen- tierter Einstufung und Freigabe, soweit Materialverfügbarkeit, Herstellerlieferzeiten oder behörd- liche Vorgaben dem nicht entgegenstehen. Bei Fristüberschreitungen greifen die vertraglich ge- regelten Eskalationsstufen; Sanktionen kommen nur zur Anwendung, soweit sie vertraglich aus- drücklich vereinbart sind. Eine Entsorgung erfolgt nie ohne Freigabe; vor Ablauf der Zweckbin- dung ist sie ausschließlich mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers bzw. des Zuwen- dungsgebers zulässig. Alle Abnahmen, Nachsteuerungen und Mängelprozesse werden prüffä- hig dokumentiert und im Inventar nachgeführt.

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3 Anforderungen an den Dienstleister

3.1 Organisation und Kommunikation

Der Dienstleister betreibt eine zentrale Disposition/Leitstelle, die von Montag bis Samstag zwi- schen 08:00 und 18:00 Uhr erreichbar ist; Anfragen des Auftraggebers werden innerhalb von höchstens 12 Stunden beantwortet, die telefonische Erreichbarkeit ist mindestens von 09:00 bis 17:00 Uhr sicherzustellen. Ein fester Ansprechpartner und ein zentrales Sammelpostfach sind eingerichtet; Meldungen zu Abrufen, Lieferavis, Mängeln und Nachweisen erfolgen in standardi- sierten Formaten und werden mit eindeutigem Bezug zur Anlagennummer übermittelt. Für si- cherheitskritische Sachverhalte besteht ein klar definierter Eskalationsweg mit Reaktionszeit ≤ 24 Stunden. Daten und Nachweise stehen dem Auftraggeber jederzeit über den vereinbarten Zugang bereit; alle Bewegungen und Statusänderungen werden spätestens innerhalb von 24 Stunden im Inventarsystem aktualisiert. Standortänderungen erfolgen ausschließlich nach Vier- Augen-Freigabe, die Historie bleibt durchgängig nachvollziehbar.

3.2 Technische und personelle Ausstattung

Der Auftragnehmer setzt geeignete Transportmittel ein, deren Fahrzeuggröße in der Regel ma- ximal einem Standard-Linienbus entspricht; Ausnahmen sind zulässig, wenn für den Umgang mit Wartehallen ein Kranfahrzeug erforderlich ist. Ladungssicherung und Transportschutz sind auf die jeweiligen Ausstattungselemente abgestimmt, einschließlich Stoß-, Feuchte- und UV- Schutz, insbesondere bei E-Paper. Hebezeuge wie Ameise, Hubwagen und bei Bedarf Lade- kran stehen verfügbar bereit; das notwendige Schutz- und Montagezubehör wird mitgeführt. Das Montagepersonal ist qualifiziert, unterwiesen und für Arbeiten im öffentlichen Raum ausge- rüstet; entsprechende Nachweise werden auf Anforderung vorgelegt. Für E-Paper stehen die für eine einfache Sicht- und Funktionsprüfung nach Herstellervorgaben erforderlichen Prüfmittel zur Verfügung, insbesondere zur Dokumentation von Anzeige, Lesbarkeit, Kontrast, Seriennum- mer und Firmwarestand. Kleinreparaturen vor Ort werden unmittelbar ausgeführt, weiterge- hende Instandsetzungen erfolgen ausschließlich nach Freigabe des Auftraggebers.

3.3 Dokumentation und Nachweise

Alle Protokolle, Fotos und Nachweise werden vollständig, strukturiert und digital je Abruf, Stand- ort und Anlagennummer abgelegt; die einheitliche Dateibenennung folgt dem Schema „Anla- gennummer_Event_Datum“. Fotodokumentationen sind frei von personenbezogenen Inhalten; unvermeidbare personenbezogene Informationen werden vor der Übermittlung unkenntlich ge- macht. Die Monatsliste und die Abschlussliste je Projekt werden im Excel‑Format bereitgestellt; Fotobelege sind für Zustände C/D sowie für Instandsetzungen und Entsorgungen verpflichtend. Sämtliche Unterlagen sind GoBD‑konform, unveränderbar und maschinell auswertbar vorzuhal- ten; die Aufbewahrungsfristen und förderrechtlichen Vorgaben werden eingehalten. Der Dienst- leister stellt alle erforderlichen Unterlagen für Prüfzwecke bereit und wirkt bei Prüfungen mit, einschließlich der Unterstützung externer Wirtschaftsprüfer im Rahmen von EBA‑Aufträgen.

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4 Leistungszeitraum und Abrufmechanik

4.1 Vertragszeitraum

Die voneinander unabhängigen Projekte werden innerhalb der Rahmenvertragslaufzeit separat und jeweils eigenständig über Einzelabrufe beauftragt. Für alle Abrufe gelten die festgelegten Inventarisierungs-, Berichts- und Nachweispflichten durchgängig; die Leistungen werden pro- jektweise geplant, gesteuert und abgerechnet.

4.2 Abruf, Fristen und Planung

Der Auftraggeber übermittelt Abrufe mit den erforderlichen Mindestangaben 2 Monate vor dem Baustart eines Projektes: Anlagennummern, Elementtypen und Stückzahlen, Abholorte, Ziel- standorte (ID und Koordinate), Montagezeitfenster sowie besondere örtliche oder behördliche Auflagen in Form einer Excel Datei. Für die Disposition gelten Vorlauffristen von mindestens fünf Werktagen im Standardabruf und einem Werktag im Eilabruf. Der Auftragnehmer bestätigt Abruf und terminliche Machbarkeit binnen 12 Stunden und hinterlegt die Planung im Stand- ort-Stammdatensatz. Änderungen im Abruf sind bis zu 24 Stunden vor Baustart des Projektes möglich. Die Montage ist so zu organisieren, dass alle vorgesehenen Ausstattungselemente spätestens eine Woche vor Baustart fachgerecht und barrierefrei installiert sind; operative Foto- freigabe vor Weiterfahrt, lückenlose Protokollierung und Aktualisierung der Inventardaten bin- nen 24 Stunden sind sicherzustellen. Terminänderungen erfolgen ausschließlich nach Freigabe des Auftraggebers; erkennbare Abweichungen meldet der Auftragnehmer proaktiv mit einer kur- zen Auswirkungsbewertung auf Liefertermin, Montageablauf und Verkehrssicherheit. Nach Ende der Sperrphase des jeweiligen Projektes werden alle Elemente eingesammelt, rückgeführt und gemäß den Einlagerungs- und Aufbereitungsregeln behandelt. Die Abschlussleistung ist zwei Wochen nach Einsammeln aller Elemente fällig und umfasst den Datenfreeze der Ab- schlussinventur sowie die Übergabe des vollständigen Fotopakets und aller Nachweise. Die monatlichen Berichtspflichten, Datenqualitätsanforderungen und Kennzahlen zur Steuerung bleiben von Eilabrufen unberührt. Für E-Paper sind im Rahmen von Montage und Rücknahme einfache Sicht- und Funktionsprüfungen nach Herstellervorgaben durchzuführen und zu doku- mentieren; weitergehende Betriebsprüfungen erfolgen nur auf ausdrückliche Anweisung und nach Freigabe des Auftraggebers.

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5 Detaillierter Ablauf (End-to-End)

5.1 Projektabruf und Planung

 AG stellt Lagepläne/Koordinaten und Anlagennummern 2 Monate vor Baustart bereit; AN plant Disposition, Montagefenster und Ressourcen je Projekt. (Änderungen bis 24 Stunden vor Baustart möglich und werden seitens Auftragnehmer nachgehalten/schriftlich bestätigt).  Erforderliche Genehmigungen und Anordnungen rechtzeitig beantragen, dokumentieren und mit den Standortdaten verknüpfen; der Auftraggeber wirkt mit, soweit hierfür nur bei ihm vorhandene Planvorgaben oder Standortunterlagen erforderlich sind.  Barrierefreiheit, Arbeitsschutz, Leitungsschutz und Umweltauflagen in die Planung integrieren.

5.2 Rechtliche Freigaben und Auflagen

 Einhaltung barrierefreier Standards (u. a. DIN 18040-3, DIN 32984): Leit- streifen freihalten, Abstand ≥ 90 cm, nutzbare Gehwegbreite i. d. R. ≥ 1,50 m, keine Stolperstellen.  Arbeitsschutz/Baustellensicherheit: DGUV, BetrSichV, TRBS, PSA, ggf. SiGe-Plan.  Leitungsauskunft/Leitungsschutz vor Bohr-/Verankerungsarbeiten; bevor- zugt ballastierte/mobile Systeme ohne Oberflächeneingriff, sofern nicht genehmigt.  Umwelt/Abfallrecht: ElektroG/BattG (E-Paper/Batterien), VerpackG, Ent- sorgungsnachweise.  Immissionsschutz/Lärmzeiten und Brandschutz/Rettungswege einhalten.

5.3 Übernahme und Transport

 Übernahme aus AG-/InfraGO-Lagern, eigenen Lagern oder beim Produ- zenten per Übergabeprotokoll (Sichtprüfung, Anlagennummern).  Transport mit geeigneter Ladungssicherung/Transportschutz; E-Paper ge- mäß Herstellervorgaben (Stoß-, Feuchte-, Temperatur).  Digitale Begleitdaten (Excel) je Lieferung bereitstellen.

5.4 Montage und Inbetriebnahme vor Ort

 Örtlichkeit prüfen (Untergrund, Gefälle, Hindernisse, Leitungsfreiheit); Ab- weichungen an AG melden.  Fachgerechte, regelwerkskonforme Installation je Elementtyp (Befesti- gung, Ausrichtung, Mindestabstände, Barrierefreiheit).  Anliefer- und Montageprotokoll sowie Fotodokumentation erstellen; operative Fotofrei- gabe einholen; erforderliche Nachsteuerungen unverzüglich umsetzen.  E-Paper (spezifisch): einfache Sicht- und Funktionsprüfung gemäß Herstellervorgaben, insbesondere Anzeige, Lesbarkeit und Kontrast; Dokumentation von Seriennummer, Firmwarestand und Prüfvermerk. Weitergehende Betriebsprüfungen, Systemtests, Akti- vierungen, Firmware-Updates oder sonstige Eingriffe erfolgen ausschließlich auf aus- drückliche Anweisung und nach Freigabe des Auftraggebers.  Inventardaten binnen 24 Stunden aktualisieren.  Für die Inbetriebnahme der Ersatzhaltestellen ist im Zeitraum von einem Tag vor Baustart bis einem Tag nach Baustart eine Bereitschaft mit einem Montageteam vorzu- halten. Die Bereitschaft ist als Präsenzbereitschaft mit zwei Monteuren in räumlicher Nähe zum jeweiligen Projekt zu organisieren. Der Auftragnehmer stellt die Erreichbarkeit während des vereinbarten Bereitschaftsfensters sicher und führt beauftragte

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Nacharbeiten, Standortanpassungen oder kleinere Korrekturen innerhalb weniger Stun- den aus, soweit dies unter Berücksichtigung von Entfernung, Verkehrslage, Materialver- fügbarkeit und örtlichen Rahmenbedingungen möglich ist. Die Vorhaltung des Teams wird über die Bereitschaftsposition vergütet; tatsächlich ausgeführte Montage-, Trans- port-, Instandsetzungs- oder Materialleistungen werden nur dann zusätzlich vergütet, wenn dies im Preisblatt ausdrücklich vorgesehen ist. Standardausstattung ist für die Be- reitschaft vorzuhalten (Mast, Fahrplankasten, Fahrradbügel, drei Bänke, zwei Ablagen sowie Standardaushänge).

5.5 Betrieb, Änderungsmanagement und Wartung (Sperrphase)

 Auf Abruf des AG: Versetzen, Neuarrangieren, freigegebene Reparaturen an Befestigungen/Gehäusen/konstruktiven Teilen.  Reaktionszeiten: sicherheitskritische Mängel ≤ 24 h; sonstige Mängel ≤ 3 Werktage.  Kategorie C: Instandsetzung im Regelfall binnen zwei bis drei Monaten ab dokumentier- ter Einstufung und Freigabe, soweit keine Material-, Hersteller- oder Behördenhinder- nisse entgegenstehen.  Ersetzung: Ist ein Element nicht einsatzbereit und keine zeitnahe Instandsetzung mög- lich oder wirtschaftlich angezeigt, ist nach Abstimmung mit dem Auftraggeber aus ver- fügbarem Bestand ein funktional gleichwertiges Ersatzteil oder Austauschelement bereit- zustellen; das Altteil wird dokumentiert und gemäß Einlagerungs- oder Entsorgungspro- zess behandelt.  Ersatz- oder Austauschelemente sind grundsätzlich aus dem Bestand des Auftragge- bers bereitzustellen. Eine Beschaffung oder Gestellung durch den Auftragnehmer sollte nur nach gesonderter Beauftragung und vorheriger Preisfreigabe erfolgen.

5.6 Demontage und Flächenübergabe

 Fachgerechter Rückbau ohne Beschädigung des öffentlichen Raums; be- senreine Übergabe.  Vorher/Nachher-Fotos und Demontageprotokoll; Inventar binnen 24 Stun- den aktualisieren.

5.7 Abholung, Rückführung und Wareneingang

 Abtransport mit Transportschutz; lückenlose Verladeliste (Anlagennum- mern, Mengen, Zeitstempel).  Übergabe an Lager/Logistik; Wareneingang per Übergabeprotokoll erfas- sen.

5.8 Einlagerung, Sichtprüfung und Aufbereitung

 Witterungs- und diebstahlgeschützte Einlagerung; E-Paper frostfrei (> 5 °C).  Reinigung, Sichtprüfung, Zustandsbewertung (A–D); Meldung von Schä- den an AG innerhalb 48 h.  Komponenten-/Teileverzeichnis pflegen; Aufbereitung (Reinigung/Kleinre- paratur); FIFO steuern.

5.9 Zustandsbewertung und Statusführung  Statuslogik: Im Einsatz (Kategorien A/B), Eingelagert (nach Demontage; Zustandsmel- dung im Regelfall innerhalb eines Monats), Instandsetzung geplant (Kategorie C; Durch- führung im Regelfall binnen zwei bis drei Monaten ab Einstufung und Freigabe), Ersetzt (funktional gleichwertiger Ersatz nach Abstimmung), Entsorgt (Kategorie D; nur mit Nachweis und Freigabe). 19 DB InfraGO AG

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 Jede Bewegung/Statusänderung binnen 24 Stunden digital erfassen.

5.10 Standortführung und Stammdatenpflege

 Standort als Stammdatensatz mit Standort-ID führen; Änderungen nur nach Vier-Augen-Freigabe der Projektleitung.  Standort-ID/Koordinaten und Anlagennummer aktualisieren; Historie nach- vollziehbar halten (frühere IDs/Koordinaten, Montage-/Demontagedaten, Freigabedatum).

5.11 Reporting und Datenqualität (Monatsliste, Stichtag)

 Monatsliste (Excel) bis zum 5. Werktag des Folgemonats; Stichtagsinven- tur zum Monatsende.  Datenqualität (Pflichten): o Vollständigkeit: keine fehlenden Pflichtfelder; plausible Koordina- ten; chronologische Logik (Montage vor Demontage). o Konsistenz: korrekte Anlagennummern inkl. genehmigter standort- bezogener Anpassungen. o Sonderfälle: Zustände C/D sowie Instandsetzung/Entsorgung mit Fotobelegen und Maßnahmenbeschreibung.

5.12 Kennzahlen für Steuerung und Prüfung

 Vollständigkeit Monatsliste (% Positionen mit allen Pflichtfeldern)  Fotoquote Sonderfälle (C/D, Instandsetzung, Entsorgung)  Fristtreue (u. a. Zustandsmeldung im Regelfall innerhalb eines Monats nach Einlage- rung; Kategorie-C-Instandsetzung im Regelfall binnen zwei bis drei Monaten nach Ein- stufung und Freigabe)  Abweichungsquote (Differenzen zwischen AN-Liste und interner Excel)  Anteil einsatzbereiter Assets (A/B) je Projekt.

5.13 Abschlussinventur und Audit

 Abschlussinventur je Projekt zum Bauphasenende: Datenfreeze, vollstän- diges Fotopaket und Nachweise (Entsorgung, Instandsetzung, Liefer- /Montage-/Demontageprotokolle) an AG.

5.14 Abnahme und Mängelmanagement  Operative Fotofreigabe je Standort als kurzfristige Freigabe der vor Ort-Situation; sie be- rechtigt nach Freigabe zum Verlassen des Standorts, ersetzt jedoch keine formale Teil- abnahme.  Teilabnahmen: standortbezogene Bestätigung von Anlieferung und Montage auf Basis von Fotoprotokoll und Leistungsnachweisen.  Abschlussabnahme je Projekt auf Basis der Abschlussinventur, des Datenfreeze und des vollständigen Fotopakets.  Mängel: schriftliche Anzeige; sicherheitskritische Mängel sind innerhalb von 24 Stunden zu sichern, zu beheben oder durch eine Interimsmaßnahme zu entschärfen; sonstige Mängel innerhalb von drei Werktagen oder innerhalb der konkret gesetzten angemesse- nen Abhilfefrist nachzubessern.  Entsorgung nur mit Freigabe; vor Ablauf der Zweckbindung ausschließlich mit schriftli- cher Freigabe des Auftraggebers bzw. des Zuwendungsgebers.

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5.15 Dokumentation, Datenschutz und Aufbewahrung

 Vollständige digitale Ablage aller Protokolle, Fotos, Nachweise je Ab- ruf/Standort/Anlagennummer; Dateibenennung „Anlagennum- mer_Event_Datum“.  Fotodokumentation ohne personenbezogene Inhalte; unvermeidbare PII vor Übermittlung unkenntlich machen.  GoBD-konforme, unveränderbare Aufbewahrung aller Unterlagen mindes- tens 10 Jahre; förderrechtskonforme Nachweisführung.

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6 Abrechnung und Verrechnungseinheiten

Die Abrechnung erfolgt stets projektbezogen und je Abruf positionsbezogen nach den im Preis- blatt definierten Leistungseinheiten. Für jede abrechnungsrelevante Leistung muss im Preisblatt eindeutig erkennbar sein, ob sie als eigene Preisposition vergütet wird oder in einer anderen Preisposition enthalten ist. Hierzu zählen insbesondere Transportleistungen nach Fahrzeug- klasse bzw. Kilometer, Montagetätigkeiten einschließlich fachgerechter Montage und Demon- tage, Ein- und Auslagerung, Lagerung, Reinigung/Aufbereitung, Inventur und Reporting, Pro- jektmanagement, Bereitschaftsleistungen, Wartung bzw. Sichtkontrolle, Instandsetzung nach Aufwand ausschließlich nach Freigabe des Auftraggebers sowie Entsorgung je Element ein- schließlich prüffähigem Nachweis. Behördliche Genehmigungen und Anordnungen sind grund- sätzlich vom Auftragnehmer in seine Kalkulation einzubeziehen, soweit im Preisblatt, in den Be- sonderen Vertragsbedingungen oder im Einzelabruf nichts Abweichendes geregelt ist.

Das Mengengerüst wird für jeden Projektabruf gesondert festgelegt und bildet die Grundlage der Disposition und der späteren Abrechnung. Für Transporte kann – entsprechend der Verein- barung – eine kilometergestützte Abrechnung erfolgen; zur Transparenz der Leistungserbrin- gung können gefahrene Strecken durch GPS-Tracking oder durch andere gleichwertige, prüffä- hige Nachweise belegt werden. Instandsetzungen werden ausschließlich auf Basis einer vorlie- genden Freigabe des Auftraggebers ausgeführt und nach tatsächlich angefallenem Material- und Lohnaufwand berechnet; ist ein Element nicht einsatzbereit und keine zeitnahe Instandset- zung möglich oder wirtschaftlich angezeigt, erfolgt eine Ersetzung nach Abstimmung mit dem Auftraggeber aus verfügbarem Bestand durch ein funktional gleichwertiges Ersatzteil oder Aus- tauschelement, wobei das Altteil demontiert, inventarisiert und gemäß Einlagerungs- und Aufbe- reitungsprozess behandelt wird.

Voraussetzung für die Abrechnung ist eine vollständige und prüffähige Dokumentation. Hierzu gehören die Monatsliste im Excel‑Format, Fotoprotokolle einschließlich Pflichtbelegen für Son- derfälle (Zustände C/D, Instandsetzung, Entsorgung), die Entsorgungsnachweise sowie die re- levanten Genehmigungen und Anordnungen. Die Daten sind GoBD‑konform, unveränderbar und maschinell auswertbar vorzuhalten; jede Bewegung und jeder Statuswechsel ist binnen 24 Stunden im Inventarsystem nachzuführen, der Auftraggeber hat 24/7 Zugriff auf die Nachweise.

Der Zeitpunkt der Abrechnung liegt zwei Wochen nach dem Einlagern aller Elemente und dem Ende der Sperrphase (TSP) des jeweiligen Projektes. Bis dahin sind die Abschlussinventur mit Datenfreeze, die Übergabe des vollständigen Fotopakets und aller Nachweise sowie die Ab- stimmung etwaiger Abweichungen abgeschlossen. Die Abrechnung wird projektweise erstellt und spiegelt die vereinbarten Verrechnungseinheiten, das festgelegte Mengengerüst und die dokumentierten Leistungen nachvollziehbar wider.

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7 Service Level, KPIs und Sanktionen

7.1 Service Level Der Auftragnehmer richtet seine Leistungserbringung so aus, dass die nachstehenden Service Levels je Projekt im Regelfall eingehalten werden. Ein sicherheitskritischer Mangel liegt vor, wenn die Aufstellung, Befestigung, Standsicherheit, Barrierefreiheit oder Verkehrsführung in ei- ner Weise beeinträchtigt ist, dass eine konkrete Gefährdung von Nutzerinnen und Nutzern, Be- schäftigten oder Dritten nicht ausgeschlossen werden kann; hierzu zählen insbesondere lose oder instabile Befestigungen, unzulässige Eingriffe in Rettungswege, unzulässige Unterschrei- tungen freizuhaltender Durchgangsbreiten oder sonstige Abweichungen mit unmittelbarer Rele- vanz für die Verkehrssicherheit. Sonstige Mängel sind alle übrigen vertragsrelevanten Abwei- chungen, die die Nutzbarkeit, Prüfbarkeit oder Vollständigkeit der Leistung beeinträchtigen, ohne sicherheitskritisch zu sein. Die Reaktionsfrist beginnt mit dem Zugang einer Mangelan- zeige des Auftraggebers oder mit der sonstigen nachweisbaren Kenntnis des Auftragnehmers vom Mangel. Sicherheitskritische Mängel sind grundsätzlich innerhalb von höchstens 24 Stun- den zu sichern, zu beheben oder durch eine gleichwertige Interimsmaßnahme zu entschärfen; sonstige Mängel sind regelmäßig innerhalb von drei Werktagen zu beheben. Inventarbewegun- gen und Statusänderungen sind fortlaufend zu erfassen und spätestens binnen 24 Stunden im System nachzuführen. Die Monatsliste gilt als prüffähig, wenn sie vollständig gemäß dem ver- einbarten Datenmodell vorliegt, alle Pflichtfelder gefüllt sind, die Koordinaten und Standortbe- züge plausibel und konsistent sind und die zugehörigen Nachweise sowie Protokollbezüge ein- deutig zugeordnet werden können. Operative Fotofreigaben vor Weiterfahrt, die nachvollzieh- bare Dokumentation etwaiger Nachsteuerungen sowie die ordnungsgemäße Historienführung bei Standortänderungen sind verbindlicher Bestandteil der Leistung. Für E-Paper sind einfache Sicht- und Funktionsprüfungen nach Herstellervorgaben bei Montage und Rücknahme zu be- achten; weitergehende Betreiber-, Systembetreuungs- oder Verfügbarkeitsverantwortung wird nicht übernommen.

7.2 Kennzahlen (KPIs) für Steuerung und Prüfung Zur transparenten Steuerung, zur laufenden Qualitätssicherung und zur prüfsicheren Nachweis- führung werden je Projekt monatlich Kennzahlen ausgewiesen. Vollständigkeit der Monats- liste ist der Anteil der Datensätze eines Projektes, in denen sämtliche Pflichtfelder gemäß Da- tenmodell gefüllt sind. Fotoquote ist der Anteil der dokumentationspflichtigen Sonderfälle, für die die nach Leistungsbeschreibung erforderlichen Fotobelege vollständig und eindeutig zuge- ordnet vorliegen. Fristtreue ist der Anteil der Vorgänge, die innerhalb der jeweils einschlägigen Frist abgeschlossen oder ordnungsgemäß durch eine zulässige Interimsmaßnahme abgesichert wurden. Abweichungsquote ist der Anteil der Datensätze mit inhaltlichen Widersprüchen oder Abweichungen gegenüber freigegebenen Referenzdaten, Lageplänen oder Stammdaten. Anteil einsatzbereiter Ausstattungselemente ist der prozentuale Anteil der Elemente eines Projek- tes, die den Kategorien A oder B zugeordnet und ohne einschränkende Mängel nutzbar sind. Ergänzend können Durchlaufzeiten von Abruf bis Montage, die Quote fristgerecht abgeschlos- sener Abnahmen sowie die Einhaltung der 24-Stunden-Aktualisierung im Inventarsystem be- trachtet werden. Die Kennzahlen dienen vorrangig der Steuerung, der Einordnung des Verbes- serungsbedarfs und der Vorbereitung einer sachgerechten Einzelfallbewertung; sie begründen für sich allein noch keine Sanktion, sofern nicht ein konkret feststellbarer vertragsrelevanter Verstoß vorliegt.

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8 Produktdatenblätter und Beispiele

Beispiele der Ausstattung an Ersatzhaltestellen Die nachstehenden Abbildungen und Bezeichnungen dienen ausschließlich der beispielhaften Beschreibung und Identifikation vorhandener bzw. vom Auftraggeber bereitgestellter Ausstat- tungselemente. Sie begründen keine produkt- oder herstellerbezogene Vorgabe für neu zu lie- fernde Leistungen.

E-Paper Anzeiger an Haltestellenmast und Kopfschild an Haltestellenmast

Haltestellenmast inkl. Fahrplankästen und angeschraubtem Kopfschild & Sitzbank inkl. Ablage

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Mobiler Fahrgastunterstand (möglich mit und ohne Beleuchtung)

Radbügel (Fa. City Decks)

Haltestellenmast inkl. Kopfschild und Abfallbehälter

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AnhangC3_Leistungsbeschreibung_26FEI87318.pdf