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Auftragsbeschreibung für eine Dienst- und Lieferleistung für Videoregie für DAS FEST 2027 ff.

A. Allgemeines

Der Gemeinderat der Stadt Karlsruhe hat im Februar 2014 beschlossen, die KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH, eine Tochter der Stadt Karlsruhe, mit der Durchführung von Veranstaltungen zu beauftragen. Die KME widmet sich der Vorbereitung und Durchführung eigener Veranstaltungen (u.a. INDOOR MEETING, DAS FEST, SCHLOSSLICHTSPIELE, Stadtwerke Karlsruhe WINTERZEIT) sowie der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von weiteren kulturellen, sportlichen und sonstigen Events, die im städtischen Interesse liegen und im Rahmen einer strategischen Gesamtaufstellung der Stadt Karlsruhe gewünscht sind. Zudem werden Service-Dienstleistungen zur Unterstützung und Beratung anderer Events, die im Interesse der Stadt Karlsruhe stattfinden, erbracht. Hierzu zählt vor allem auch die Sicherstellung von kommunal gewünschten und erforderlichen Standards, insbesondere in den Bereichen Veranstaltungssicherheit und Jugendschutz.

B. Veranstaltung

DAS FEST Karlsruhe (in der Regel 11 Veranstaltungstage inkl. DAS FEST AM SEE im Juli), Günther-Klotz-Anlage Seit 1985 findet jährlich an einem Wochenende Ende im Juli DAS FEST, eine der größten Open-Air-Veranstaltungen in Deutschland, in der Karlsruher Günther-Klotz-Anlage statt. In der 27 ha großen Grünanlage (öffentlicher Park in der Weststadt Karlsruhes) wird beim Auf- und Abbau die gesamte Infrastruktur für das Festival errichtet, wie Bühnen, Zelte inklusive Einrichtung, Backstagebereiche, Orgacontainer, Absperrungen, zwei Gastronomieterrassen, Zäune, Traversen, Beschilderungen, Werbepräsentationen, Wasser und Strom. Im Laufe der Jahre entwickelte sich das einst kleine Open-Air-Festival zu einem generationenübergreifendem Sommer-Event mit jährlich rund 250.000 Besuchern jeden Alters. Bereits vor dem FEST-Wochenende startet das DAS FEST AM SEE mit regionalen Bands auf der Café-Bühne. Für nähere Informationen siehe auch www.dasfest.de.

C. Auftrag

Gegenstand der öffentlichen Ausschreibung ist die Vergabe einer Dienst- und Lieferleistung für die Ausstattung der Hauptbühne mit Videotechnik sowie Regieausstattung und -führung.

Das angebotene Produkt muss in der Kalkulationstabelle jeweils benannt werden und einer Vorprüfung auf Geeignetheit Stand halten. Es können sich zur Veranstaltung hin noch kleinere Änderungen oder Zusätze ergeben, die Stand Herbst 2026 noch nicht planbar sind. Diese werden, sobald sie der KME vorliegen, dem Auftragnehmer kommuniziert.

Ausgeschrieben wird im Rahmen einer nationalen Ausschreibung zunächst für ein Jahr, jedoch mit zweimaliger Option auf Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr. Die Optionen werden gezogen und dem Auftragnehmer rechtzeitig bekannt gegeben, wenn DAS FEST vom Konzept her gleichbleibt und sich im Leistungsumfang nichts Wesentliches ändert.

D. Leistungsbeschreibung

Wir erwarten die Lieferung und Montage sowie Ausführung von Regietechnik, Datenregie, Kameratechnik Broadcast sowie PTZ und POV, Playback und Recording, Interkom, Monitoring Artist, VIP Lounge, Family & Friends und Displaytechnik FOH sowie Kabel, Verbrauchsmaterial und Kleinigkeiten.

Eine detailliertes Verzeichnis findet sich in der beigefügten Kalkulationstabelle.

KME KARLSRUHE MARKETING UND EVENT GMBH Alter Schlachthof 11b I 76131 Karlsruhe I Geschäftsführer: Martin Wacker I AG Mannheim HRB 708881 I USt-ID-Nr. DE 270494276 Bankverbindung: Sparkasse Karlsruhe IBAN DE85 6605 0101 0108 0642 05 I BIC KARSDE66XXX

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Der bezuschlagte Bieter hat im Rahmen der Vertragsausführung die Leistungen zu den genannten Positionen zu erbringen. Dabei handelt es sich um die Lieferung und Rücklieferung des geforderten Equipments sowie die Regieführung.

Versicherung Es ist eine Erklärung auszufüllen zur Frage, ob und inwieweit das Mietmaterial versichert ist bzw. versichert werden muss. Optional kann die Versicherung des Mietmaterials angeboten werden. Damit die Angebote vergleichbar sind, werden bei Angeboten, die keine Versicherung enthalten, die durchschnittlichen Sätze der Versicherer für temporäre Aufbauten und Geräte angesetzt, die KME-seitig auf den Neuwert des Materials zu entrichten sind. Diese stellen sich derzeit dar wie folgt:

• Zelte/Bühne/Container: 3,8 Promille vom Nettobetrag • Bühnenlichtanlagen, Festzeltbeleuchtung Beschallungsanlagen, Stromverteilung und Versorgung: 2,2 Promille vom Nettobetrag • Kaffeemaschinen, Spülmaschinen, elektr. Backöfen und Herde, Kühl- und Gefrierschränke, Steuerung für Schranksysteme: 6 Promille vom Nettobetrag • Beamer, Film- und Diaprojektoren, LED-Wände und LCD-Displays, Notebooks, elektr. Kassen: 7 Promille vom Nettobetrag

E. Leistungszeiträume

Leistungszeitraum 2027:

21.07.27 Aufbau ab 09.00 Uhr 22.07.27 Show, Zeiten, Zusätze: tba 23.07.27 Show, Zeiten, Zusätze: tba 24.07.27 Show, Zeiten, Zusätze: tba 25.07.27 Show, Zeiten, Zusätze: tba, nach Show Beginn Abbau 2 6.07.27 Abbau bis 20.00 Uhr optional

Leistungszeitraum 2028:

19.07.28 Aufbau ab 09.00 Uhr 20.07.28 Show, Zeiten, Zusätze: tba 21.07.28 Show, Zeiten, Zusätze: tba 22.07.28 Show, Zeiten, Zusätze: tba 23.07.28 Show, Zeiten, Zusätze: tba, nach Show Beginn Abbau 2 4.07.28 Abbau bis 20.00 Uhr optional

Leistungszeitraum 2029 27.06.29 Aufbau ab 09.00 Uhr 28.06.29 Show, Zeiten, Zusätze: tba 29.06.29 Show, Zeiten, Zusätze: tba 30.06.29 Show, Zeiten, Zusätze: tba 01.07.29 Show, Zeiten, Zusätze: tba, nach Show Beginn Abbau 02.07.29 Abbau bis 20.00 Uhr optional

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F. Angebotsaufbau

Das Angebot ist auf die geforderten Unterlagen zu beschränken. Weitergehende Unterlagen fließen nicht in die Wertung ein. Es wird darauf hingewiesen, dass Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind, nach § 42 I Nr. 4 UvGO ausgeschlossen werden. Auch eigene AGBs sind keine beizulegen. Es gelten exklusiv die AGB der KME.

Die Leistungen sind in der Kalkulationstabelle zu bepreisen und mit ihren Zwischensummen in die Exceltabelle „Leistungsverzeichnis“ zu übernehmen. Es ist in Kauf zu nehmen, dass es kurzfristig zu Mehrungen und Minderungen kommen kann, die in der Abrechnung entsprechend hinzuzufügen oder abzuziehen sind. Die angebenen Preise sind für 1 Jahr auszuweisen. Sie müssen im zweiten und dritten Jahr fix bleiben.

Wo im Leistungsverzeichnis nur Pauschalen zu beziffern sind, gehen wir davon aus, dass im angebotenen Preis alle aufgelisteten Positionen vollumfänglich enthalten sind und geliefert werden können. Sollte eine vollständige Lieferung nicht möglich sein, müssen die entsprechenden Abweichungen auf einem individuell erstellten Dokument mitgeteilt werden.

Transportkosten für angefragte Materiallieferungen und -abholungen sind getrennt von den o.g. Material- und Personalkosten aufzuführen. Im Angebot sollen die Einzelpreise ebenso wie ein Gesamtpreis ausgewiesen werden, netto sowie unter Angabe aller Rabatte. Die Preise für die mit „Option“ gekennzeichneten Positionen werden mitgewertet. Die KME behält sich vor, die angebotenen Optionen nicht zu ziehen.

Soll ein Nachlass gewährt werden, der nicht an Bedingungen geknüpft ist, so ist dieser als Nettobetrag in der vorgegebenen Zeile anzugegeben und zwingend mit einem „-“ zu versehen. Der Betrag reduziert so die Nettoangebotssumme und ist ebenso wie die Nebenkosten wertungsrelevant.

Falls das zur Verfügung zu stellende Mietmaterial über den Auftragnehmer versichert ist, für die Auftraggeberin jedoch Kosten hierfür entstehen, sind auch diese in der entsprechenden Zeile aufzulisten.

Bevorzugt wird die Abgabe des Angebots über das Deutsche Vergabeportal. Es entstehen dem Bieter hierfür keine Kosten. Wenn Sie Ihr Angebot dennoch in Papierform im verschlossenen Umschlag abgeben möchten, ist von der Nutzung von Heftklammern, Klebe- oder Ringbuchbindungen abzusehen. Die Unterlagen werden von uns vollständig eingescannt.

G. Zuschlagskriterien

Der wirtschaftlichste Angebotspreis erhält den Zuschlag.

2026-03-30 Auftragsbeschreibung Videoregie.pdf