[Seite 1]
Hinweise zur elektronischen Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen
Elektronische Angebotsabgabe In allen Vergabeverfahren sind nur elektronische Angebote/Teilnahmeanträge zugelassen. Die elektronische Einreichung von Angeboten und Teilnahmeanträgen ist ausschließlich über die Vergabeplattform des Staatsbetriebes Sächsisches Immobilien- und Baumanagement (SIB) www.sachsen-vergabe.de in Verbindung mit dem AI Bietercockpit zulässig.
Eine Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen in folgender Form ist unzulässig: • E-Mail • Fax • schriftlich bzw. Papierform • über die Nachrichtenfunktion des AI Bietercockpit Derart eingereichte Angebote/Teilnahmeanträge entsprechen nicht den formalen Anforderungen und müssen ausgeschlossen werden.
Angebotsschreiben Im Rahmen der elektronischen Angebotsabgabe ist ausschließlich das elektronische Angebotsschreiben (.aiform) aus dem AI Bietercockpit zu verwenden. Durch den Auftraggeber wird kein anderes Angebotsschreiben zur Verfügung gestellt.
Das Angebotsschreiben wird im AI Bietercockpit mit der Erstellung der Angebotsunterlagen automatisch generiert. Eine Unterzeichnung des Angebotsschreibens ist nicht erforderlich. Es muss nur der Bieter erkennbar sein.
Diese Bieterangaben werden automatisch aus den Anmeldedaten auf der Vergabeplattform des SIB https://sachsen-vergabe.de in dieses elektronische Angebotsschreiben übernommen, wenn das elektronische Angebotsschreiben.aiform
- geöffnet wird und
- vollständig, d.h. mindestens alle Zwangsfelder, befüllt wird und
- die Maske des Angebotsschreibens gespeichert wird. Ein mit den Bieterangaben vollständig befülltes Angebotsschreiben wird nur generiert, wenn alle Schritte nach Nr. 1 bis 3 erledigt werden.
Das Hinzufügen und Abgeben von eigenen bzw. weiteren Angebotsschreiben ist zu unterlassen. Eigene Angebotsschreiben können inhaltlich vom elektronischen Angebots- schreiben.aiform abweichen und damit zum Ausschluss des Angebotes führen.
Leistungsverzeichnisse (GAEB-Format) Die Leistungsverzeichnisse müssen immer dem vom Auftraggeber vorgegebenen GAEB- Format entsprechen. Liegt den Vergabeunterlagen ein Leistungsverzeichnis im Format „x.83“ bei, dann ist bei elektronischer Angebotsabgabe ein Leistungsverzeichnis zwingend im Format „x.84“ einzureichen. Ein anderes GAEB-Format führt im Regelfall dazu, dass das Angebot nicht oder nur fehlerhaft importiert/verarbeitet werden und dies zum Ausschluss führen kann.
Ausnahme: Den Vergabeunterlagen liegt keine GAEB-Datei, sondern ein Leistungsverzeichnis in einem anderen Format, z.B. Excel, bei.
Hinweisblatt SIB, Stand März 2026 Seite 1 von 2
[Seite 2]
Die im GAEB-Leistungsverzeichnis vorgegebene Positionsstruktur und die Punktsetzung bei den Positionsnummern darf NICHT verändert werden. Eine Veränderung kann dazu führen, dass die GAEB-Datei des Bieters nicht korrekt bzw. gar nicht verarbeitet werden kann. Damit kann das Angebot nicht gewertet werden, was grundsätzlich zum Ausschluss führt.
Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt grundsätzlich auf Grundlage der vom Bieter eingereichten GAEB-Datei. Der SIB verwendet als Standard-AVA-Programm iTWO. Angebote von Bietern, die aufgrund von Fehlern oder unzulässigen Veränderungen nicht oder nur fehlerhaft eingelesen werden können, müssen grundsätzlich von der Wertung ausgeschlossen werden. Folgende Gründe können dafür in Betracht kommen (Aufzählung nicht abschließend):
- nicht im korrekten Format gespeicherte oder veränderte Dateien
- Abgabe von veralteten Versionen
Mehrere Hauptangebote Wenn in den Vergabeunterlagen die Abgabe von mehreren Hauptangeboten zugelassen ist (siehe Formblatt - Aufforderung zur Abgabe eines Angebots), dann muss jedes Angebot für sich zuschlagsfähig sein. Das bedeutet, dass jedes weitere Hauptangebot im AI Bietercockpit mit dem Button „Neues Angebot“ erzeugt und auch jedes Hauptangebot einzeln über den Abgabeprozess eingereicht werden muss.
Ein „Vermischen“ von mehreren Angeboten ist nicht zulässig und kann dazu führen, dass alle vom Bieter eingereichten Angebote nicht gewertet werden können.
Nicht elektronisch ausfüllbare Dokumente Dokumente in den Vergabeunterlagen, welche nicht elektronisch ausfüllbar sind, sind vom Bieter auszudrucken, zu bearbeiten, zu scannen und dem elektronischen Angebot oder dem Teilnahmeantrag beizufügen.
Kommunikation während des Vergabeverfahrens Es wird darauf hingewiesen, dass die Kommunikation während des Vergabeverfahrens (insbesondere auch beim Prüfen und Werten der Angebote) auch über die E-Mail- Adresse erfolgt, welche in den Firmendaten der Registrierung auf der Vergabeplattform https://sachsen-vergabe.de hinterlegt ist. Der Bieter ist selbst verantwortlich, dieses E-Mail- Postfach regelmäßig abzurufen. Die in diesem Zusammenhang abgeforderten Lesebestätigungen sind bitte unbedingt zu übermitteln.
Testvergabe Auf der Vergabeplattform https://sachsen-vergabe.de steht Ihnen zusätzlich eine vergabe- unabhängige Testausschreibung für die elektronische Angebotsabgabe zur Verfügung. Diese finden Sie unter dem Suchbegriff: Testvergabe.
Hinweisblatt SIB, Stand März 2026 Seite 2 von 2