Anlage 2.1_Bewerbungsbedingungen.pdf

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Bewerbungsbedingungen Teilnahmewettbewerb

Dienstleistung eines Audits des Informationsverbundes HIL

nach ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz

Vergabenummer: HIL_AE_515

HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH

Josef-Wirmer-Straße 2-8

53123 Bonn

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Vorbemerkung

Gender-Erklärung

Aus Gründen der Lesbarkeit und Übersichtlichkeit sowie in Orientierung an den grundsätzlichen Richtlinien der deutschen Rechtschreibung werden im vorliegenden Dokument nicht an allen Stel- len explizit geschlechtsneutrale Begriffe verwendet. Soweit Begriffe, wie z. B. „der/die Mitarbeiter“ (Singular/Plural) verwendet werden, wird darunter immer der Einbezug aller Geschlechter (m/w/d) verstanden.

Rechtliche Hinweise

Die hierin enthaltenen Informationen dürfen ausschließlich zum Zwecke der Angebotserstellung im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet werden.

Eine Weitergabe dieser Unterlage oder von Teilen an Dritte ist untersagt und bedarf der expliziten schriftlichen Erlaubnis durch die HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH.

Alle Rechte vorbehalten.

© HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH, 2026

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Inhaltverzeichnis

Vorbemerkung ............................................................................................................................ 2 Inhaltverzeichnis ......................................................................................................................... 3 Tabellenverzeichnis .................................................................................................................... 4 Begriffe und Abkürzungen ........................................................................................................... 5 1 Allgemeines ......................................................................................................................... 6 Auftraggeber ................................................................................................................. 6 Kontaktstelle/Ansprechpartner für Verfahrensfragen ..................................................... 6 Kontaktstelle Bewerber/Auftragnehmer ......................................................................... 6 Voraussichtlicher Zeitplan der Ausschreibung ............................................................... 6 Fristen ........................................................................................................................... 7 1.5.1 Frist für Fragen zur Vergabebekanntmachung und zu den Teilnahmeunterlagen... 7 1.5.2 Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrages ............................................................... 8 1.5.3 Informationspflicht .................................................................................................. 8 2 Ausschreibungsbestimmungen ............................................................................................ 9 Grundsätzliche Bestimmungen ..................................................................................... 9 Gliederung und Verfahrensablauf.................................................................................. 9 Form der Teilnahmeanträge .......................................................................................... 9 Nachforderung von Unterlagen ..................................................................................... 9 Fragen zur Bekanntmachung und zu den Unterlagen ................................................... 9 Rügeobliegenheiten .................................................................................................... 10 Sprache ...................................................................................................................... 10 Datenschutz ................................................................................................................ 10 Kostenerstattung ......................................................................................................... 11 Verwendung der Unterlagen ....................................................................................... 11 Bewerbergemeinschaften und Unterauftragnehmer .................................................... 11 2.11.1 Bewerbergemeinschaften .................................................................................... 11 2.11.2 Unterauftragnehmer ............................................................................................. 12 Rechtsbehelfsbelehrung und zuständige Vergabekammer.......................................... 12 3 Abwicklung des Verfahrens ................................................................................................ 14 Phase 1: Teilnahmewettbewerb .................................................................................. 14 Phase 2: Angebots- und Verhandlungsphase ............................................................. 14 4 Prüfung der Teilnahmeanträge und Feststellung der Eignung ............................................ 16 Auswahlverfahren ....................................................................................................... 16 Formale Prüfung des Teilnahmeantrages ................................................................... 16 Prüfung der Eignung des Unternehmens .................................................................... 16

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4.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ................................................................ 17 4.3.2 Feststellung der Eignung ..................................................................................... 17 Feststellung der Eignung bei Eignungsleihe ................................................................ 17

Feststellung der Eignung von Bewerbergemeinschaften ............................................. 18

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Zeitplan der Ausschreibung ........................................................................................6 Tabelle 2: Formale Kriterien ......................................................................................................16

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Begriffe und Abkürzungen

Im Rahmen dieser Ausschreibung werden folgende zentrale Begrifflichkeiten unterschieden, die je nach relevanter Rolle verwendet werden:

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ALLGEMEINES

1 Allgemeines

Auftraggeber

Auftraggeber ist die:

HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH Josef-Wirmer-Straße 2-8 53123 Bonn

Kontaktstelle/Ansprechpartner für Verfahrensfragen

Die Kommunikation mit der Kontaktstelle erfolgt ausschließlich elektronisch über die e-Vergabeplatt- form Cosinex Vergabemanagementsystem (www.cosinex.de).

Die Kontaktstelle führt die Ausschreibung als beauftragte Stelle durch und ist in allen Verfahrens- schritten bis zum Abschluss des Ausschreibungsverfahrens Adressat für die teilnehmenden Unter- nehmen.

Der Zuschlag wird ebenfalls durch die benannte Kontaktstelle erteilt. Weiterhin ist die benannte Kon- taktstelle Adressat von Rügen.

Kontaktstelle Bewerber/Auftragnehmer

Die Bewerber werden für die Dauer des Teilnahmewettbewerbes und des Verhandlungsverfahrens gebeten einen namentlich benannten Ansprechpartner unter Angabe einer E-Mail-Adresse zu be- nennen. Es ist sicherzustellen, dass eingehende E-Mails des Auftraggebers auch im Falle von Ur- laub, Krankheit oder Ausscheidens des Ansprechpartners zur Kenntnis genommen werden können.

Voraussichtlicher Zeitplan der Ausschreibung

Die Vergabestelle behält sich Änderungen an dem Terminplan ausdrücklich vor. Änderungen des Terminplans werden den Bewerbern bzw. Bietern kurzfristig mitgeteilt.

Tabelle 1: Zeitplan der Ausschreibung

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ALLGEMEINES

Fristen

1.5.1 Frist für Fragen zur Vergabebekanntmachung und zu den Teilnahmeunterlagen

Alle diesbezüglichen Fragen sind über das vom Auftraggeber genutzte Nachrichtentool der e-Verga- beplattform an die Kontaktstelle zu richten. Hierbei ist auf den Teilnahmewettbewerb sowie die Vergabenummer Bezug zu nehmen. Telefonische Anfragen werden nicht beantwortet.

Die Fragen sind spätestens bis zum

05.10.2026

über das Nachrichtentool der e-Vergabeplattform an die Kontaktstelle zu richten, um dem Auftrag- geber ausreichend Zeit für die Beantwortung der Fragen einzuräumen.

1.5.2 Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrages

Der Teilnahmeantrag, einschließlich aller Unterlagen, muss bis zum

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ALLGEMEINES

20.10.2026 (Teilnahmefrist)

über die vom Auftraggeber genutzte e-Vergabeplattform eingegangen sein.

Teilnahmeanträge, die nicht bis zum Ende der Teilnahmefrist eingegangen sind, können nicht be- rücksichtigt werden, es sei denn, der Bewerber weist im Falle des verspäteten Einganges nach, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

1.5.3 Informationspflicht

Über die Ablehnung ihres Teilnahmeantrages werden die nicht berücksichtigten Bewerber auch ohne Antrag elektronisch über das Nachrichtentool der e-Vergabeplattform informiert. Die Bestim- mungen des § 36 VSVgV bleiben unberührt.

Die Benachrichtigung der im Teilnahmewettbewerb nicht erfolgreichen Bewerber wird voraussicht- lich am

04.11.2026

erfolgen.

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AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN

2 Ausschreibungsbestimmungen

Grundsätzliche Bestimmungen

Die Vergabe erfolgt im Wege des „Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb“ nach § 11 VSVgV. Ergänzend zu den Vergabeunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.

Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters sind ausgeschlossen und werden nicht Vertragsbestandteil.

Gliederung und Verfahrensablauf

Das Verfahren ist mehrstufig und gliedert sich in folgende Phasen:

1. Teilnahmewettbewerb

2. Angebots- bzw. Verhandlungsphase

Die Angebots- bzw. Verhandlungsphase unterscheidet folgende Schritte bzw. Unterphasen:

(1) Erstangebote / Indikative Angebote

(2) Angebots-/Verhandlungsrunde(n) und Bieterpräsentation

(3) Finale Angebotsphase und Zuschlag.

Form der Teilnahmeanträge

Der Teilnahmeantrag kann nur elektronisch über die e-Vergabeplattform eingereicht werden. Die Abgabe des Antrages mittels Telekopie (Fax), E-Mail oder postalisch ist nicht möglich.

Die Bewerber werden darum gebeten, bei der Abgabe des Teilnahmeantrages auf die strengen vergaberechtlichen Formalien besonders zu achten, weil ansonsten in Übereinstimmung mit der herrschenden Rechtsprechung ein Ausschluss aus dem Vergabeverfahren verbunden sein kann.

Insbesondere sollten sich die Bewerber bewusst sein, dass eine wissentlich falsche Erklärung in diesem Vergabeverfahren den Ausschluss von dieser und von weiteren Ausschreibungen der Vergabestelle bzw. des Auftraggebers zur Folge haben kann.

Nachforderung von Unterlagen

Die Vergabestelle behält sich unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes und des § 22 Abs. 6 VSVgV vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabe- stelle gesetzten Einreichungsfrist (Nachfrist) nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung von Unterlagen.

Fragen zur Bekanntmachung und zu den Unterlagen

Fragen zur Bekanntmachung, zu den Teilnahme- und Vergabeunterlagen und den darauf erteilten Antworten sowie zusätzliche Auskünfte und Erklärungen werden allen Bewerbern in anonymisierter Form über die vom Auftraggeber eingesetzte e-Vergabeplattform mitgeteilt.

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AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN

Die Bewerber sind verpflichtet, bei Fragen oder Unklarheiten zu dem Vergabeverfahren oder den Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb die Vergabestelle darauf hinzuweisen und recht- zeitig Rückfragen vor Abgabe des Teilnahmeantrages gemäß dem oben beschriebenen Verfahren zu stellen.

Die von der Vergabestelle erteilten Antworten auf die Bewerberfragen werden unmittelbar Bestand- teil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb und sind bei der Erstellung des Teilnahmeantrages zu berücksichtigen.

Rügeobliegenheiten

Die Bewerber haben sich unmittelbar nach Erhalt der Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbe- werb über deren Vollständigkeit zu vergewissern.

Enthalten die Unterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unvollständigkeiten, Ungenauigkeiten, Unklarheiten oder Rechtsverstöße, so hat der Bewerber die Vergabestelle unverzüglich, spätestens bis zum Ablauf der Frist des Teilnahmeantrages darauf hinzuweisen.

Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 Abs. 3 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Auf die Möglichkeit der Rüge gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewie- sen, insbesondere auf die Rechtsbehelfsfrist des § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Sprache

Die Verfahrenssprache ist deutsch. Jeder Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher Spra- che zu führen. Der Teilnameantrag, das Angebot, sämtliche Anlagen und Unterlagen sowie sämtli- che Korrespondenz sind in deutscher Sprache vorzulegen bzw. zu führen. Bei nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen. An- dernfalls können diese nicht berücksichtigt werden. Bei beigefügten Übersetzungen ist die deutsche Sprachfassung maßgeblich. Die Vergabestelle behält sich vor, im Einzelfall begründete Ausnahmen zuzulassen.

Dort, wo es sich nicht vermeiden lässt, ist auch die Verwendung von englischen Fachbegriffen/Text- passagen erlaubt.

Datenschutz

Die vom Bewerber (später Bieter) erbetenen personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dar. Diese Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebo- tes. Der Bieter hat sicherzustellen, dass betroffene Personen in die Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten einwilligen.

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt im Rahmen der Durchführung des Vergabeverfahrens, zur Vertragsdurchführung und zur Erfüllung der vertraglichen und vorvertraglichen Rechte und

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AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN

Pflichten an die jeweils von dem Auftraggeber zur Unterstützung im Vergabeverfahren und im Zu- sammenhang mit der Leistungserbringung zusätzlich Beauftragten (dies können z. B. Planer oder Fachplaner, beratende Unternehmen, Rechtsanwälte sowie andere Wirtschaftspartner sein) als auch im Rahmen von Prüfungen an die jeweiligen Prüfbehörden.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder sich aus dem Zuwendungs- bzw. Förderverhältnis ergebenden Aufbe- wahrungsfristen mehr bestehen. Dies ist in aller Regel 10 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung.

Die teilnehmenden Wirtschaftsteilnehmer haben das Recht auf Auskunft der über sie gespeicherten Daten und das Recht, bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Daten- speicherung die Löschung der Daten zu fordern sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.

Kostenerstattung

Für die Beteiligung am gesamten Verfahren wird keine Vergütung gewährt. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass sich das Vergabeverfahren verzögert bzw. die Bindefrist verlängert oder das Vergabeverfahren aufgehoben wird.

Verwendung der Unterlagen

Die Vergabeunterlagen bleiben inhaltlich Eigentum der ausschreibenden Stelle. Sie dürfen nur zum Erstellen des Teilnahmeantrages verwendet werden.

Bewerbergemeinschaften und Unterauftragnehmer

2.11.1 Bewerbergemeinschaften

Am Vergabeverfahren können sich auch Bewerbergemeinschaften beteiligen.

Sofern sich eine Bewerbergemeinschaft um die Teilnahme am Vergabeverfahren bewirbt, hat diese im Teilnahmeantrag zu erklären,

• dass die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle geklärt ist,

• dass alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmäch- tigte Vertreter aller Mitglieder bezeichnet ist,

• dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber und der Kon- taktstelle rechtsverbindlich vertritt und

• dass alle Mitglieder im Auftragsfall als Gesamtschuldner haften sowie

• welche Teilleistungen die einzelnen Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle er- bringen.

Diese zuvor aufgeführten Punkte sind von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft durch eine gesonderte Erklärung in Textform zu bestätigen. Teilnahmeanträge von Bewerbergemeinschaften

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AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN

werden nur berücksichtigt, wenn sie durch den Bevollmächtigten der Bewerbergemeinschaft über die vom Auftraggeber genutzte e-Vergabeplattform hochgeladen wurden.

Die Änderung der Zusammensetzung einer Bewerbergemeinschaft ist nach Ablauf der Teilnahme- frist nur aus wichtigem Grund (z. B. Insolvenz oder Auflösung von den an der Bewerbergemeinschaft beteiligten Unternehmen) zulässig. Die Änderung ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen und bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Auftraggebers. Das Unternehmen, das in die Bewerber- gemeinschaft aufgenommen werden soll, hat sich zunächst der Prüfung durch den Auftraggeber nach Maßgabe der Eignungskriterien des Teilnahmewettbewerbes zu unterwerfen. Der Auftragge- ber darf dem Eintritt eines neuen Mitgliedes einer Bewerbergemeinschaft widersprechen, wenn Zweifel an dessen Eignung bestehen.

2.11.2 Unterauftragnehmer

Für die Ausführung des Auftrags wird vorgeschrieben, dass bestimmte kritische Aufgaben vom Bie- ter selbst oder – im Falle einer Bietergemeinschaft – von einem Mitglied der Bietergemeinschaft ausgeführt werden müssen. Eine Weiterleitung dieser spezifischen Aufgaben im Wege der Unter- auftragsvergabe (Untervergabe an Dritte) ist ausgeschlossen.

Begründung: Der Auftrag erfordert den Umgang mit hochgradig vertraulichen Sicherheitsstrukturen und Verschlusssachen der HIL sowie die Kenntnis kritischer Schwachstellen. Zur Gewährleistung des Geheimschutzes und der lückenlosen Zuverlässigkeit (Sicherheitsüberprüfung nach ÜPrfG) ist eine persönliche Leistungserbringung durch das beauftragte Unternehmen zwingend erforderlich. Ein unkontrollierter Abfluss von Informationen durch eine verlängerte Leistungskette (Subunterneh- mer) gefährdet wesentliche Sicherheitsinteressen des Auftraggebers.

1. Gegenstand des Selbstausführungsgebots (Kernleistungen) Der Auftraggeber definiert die Rolle des Projektleiters sowie die damit verbundenen strategischen Steuerungs-, Bewertungs- und Freigabefunktionen als kritische Kernleistungen. Der Projektleiter trägt die Gesamtverantwortung für die methodische Richtigkeit, die Qualität und die Zertifizierungs- fähigkeit der Ergebnisse.

Demzufolge ist eine Übertragung im Wege der Unterauftragsvergabe für folgende Kernleistungen der Projektleitung ausgeschlossen:

• Strategische Gesamtsteuerung und Methodikverantwortung: Die finale Steuerung, Überwachung und GAP-Analyse des Projektplans zur Zertifizierung nach ISO 27001 auf Ba- sis von BSI IT-Grundschutz sowie die Definition der Audit-Methodik.

• Abschließende Bewertung und Qualitätssicherung: Die Letztverantwortung und finale Freigabe für die Bewertung der IT-Sicherheitsmaßnahmen (ISO 27001 / IT-Grundschutz), des ISMS-Reifegrades sowie der Einhaltung der Sicherheitsanforderungen aus dem Ge- heimschutzhandbuch (GHB) Anlage 4.

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AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN

• Risiko- und Maßnahmenverantwortung: Die abschließende Konsolidierung, Bewertung und Freigabe der identifizierten Sicherheitsrisiken, Schwachstellen und der daraus abgelei- teten Maßnahmen zur Schließung von Sicherheitslücken.

• Prozess- und Notfallsteuerung: Die übergeordnete Bewertung und Prüfung der Prozesse zum Notfall- und Continuitymanagement (insb. DER.4 und Standard 200-4).

• Ergebnisverantwortung und Vertretung: Die finale Abnahme und Verantwortung für die Dokumentation (z. B. im SAVe-Tool, Textberichten) sowie die persönliche Durchführung von Ergebnispräsentationen gegenüber dem Auftraggeber.

2. Zulässiger Einsatz von Unterauftragnehmern Die rein operative Zuarbeit, die Durchführung von Teil-Prüfungen vor Ort, die Datenerhebung oder die Überprüfung spezifischer technischer/physischer Sicherheitsmaßnahmen – auch bei externen IT-Dienstleistern des Auftraggebers – kann durch Unterauftragnehmer erfolgen. Die Zusammenfüh- rung, Bewertung, Gesamtsteuerung und finale Validierung im Rahmen der Vorbereitung auf die ISO 27001-Zertifizierung verbleibt jedoch zwingend in der alleinigen Verantwortung des Bieters (bzw. eines Mitglieds der Bietergemeinschaft) und darf nicht auf Unterauftragnehmer übertragen werden.

Für die Einbindung von Unterauftragnehmern (synonym: Nachunternehmer) ist die Angabe erfor- derlich, welche Leistung bzw. Teilleistung von Unterauftragnehmern erbracht werden soll.

Der Bewerber muss die Eignungsnachweise der Unterauftragnehmer für die zugewiesene Leistung bzw. Teilleistung gemäß Kapitel 4.5 der vorliegenden Bewerbungsbedingungen bereits mit seinem Teilnahmeantrag abgeben.

Liegen die Eignungsnachweise des Unterauftragnehmers vor, geht der Auftraggeber davon aus, dass der Bewerber auf die Fähigkeiten der als Unterauftragnehmer angegebenen Unternehmen zu- rückgreifen kann.

Der Auftraggeber behält sich weiter vor, vom Bewerber Nachweise, dass ihm die erforderlichen Mit- tel der Unterauftragnehmer bei der Erfüllung des Auftrages zur Verfügung stehen, nachzufordern.

Der Bewerber muss sicherstellen, dass ein Unterauftragnehmer die Leistungen nicht ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers weitervergibt.

Der geplante Einsatz von Unterauftragnehmern nach Ablauf der Teilnahmefrist darf nur aus wichti- gem Grund geändert werden (z. B. Insolvenz oder Auflösung eines Unterauftragnehmers). Die Än- derung ist dem Auftraggeber unverzüglich unter Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des neu hinzutretenden Unterauftragnehmers mitzuteilen und bedarf der ausdrück- lichen Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftraggeber darf dem Eintritt eines neuen Unterauftrag- nehmers widersprechen, wenn Zweifel an dessen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässig- keit bestehen.

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AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN

Hinweis: Die Inanspruchnahme einer Eignungsleihe (für von den Kernleistungen abweichende Leis- tungsanteile sowie die Bildung von Bietergemeinschaften sind für dieses Verfahren vollumfänglich zugelassen. Sofern im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten eines Dritten für die Erbringung von Kernleistungen in Anspruch genommen werden, hat die Ausführung zwingend durch diesen Dritten (z. B. als integriertes Mitglied einer Bietergemeinschaft) zu erfolgen; eine bloße Unterauf- tragsvergabe der Kernleistungen ist unzulässig.

Rechtsbehelfsbelehrung und zuständige Vergabekammer

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfah- ren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle unverzüglich zu rügen haben (vgl. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).

Dabei sind folgende vergaberechtlichen Vorgaben zu beachten:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Ver- letzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Verga- bevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Der Antrag ist unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabe- vorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt.

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle zu rügen (vgl. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 GWB).

Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschrei- bens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).

Adresse der Vergabekammer:

Vergabekammer des Bundes Kaiser-Friedrich-Str. 16 53113 Bonn Telefon: +49 228 9499-0 Fax: +49 228 9499-163 E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de

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ABWICKLUNG DES VERFAHRENS

3 Abwicklung des Verfahrens

Das Verhandlungsverfahren gliedert sich in die Phasen gemäß Kapitel 2.2.

Phase 1: Teilnahmewettbewerb

Es ist geplant, höchstens fünf (5) Bewerber zur Abgabe eines Erstangebotes aufzufordern. Vor die- sem Hintergrund erfolgt im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes eine Vorauswahl der Bewerber durch Auswertung der vorgelegten Teilnahmeanträge.

Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbes ergeben, dass weniger als 5 Bewerber grund- sätzlich die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Be- werber zu den nachfolgenden Phasen einladen, die die Eignungsvoraussetzungen erfüllen, auch wenn die Anzahl der Bewerber unter 5 liegt.

Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbes ergeben, dass mehr als 5 Bewerber grund- sätzlich die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Be- werber zu den nachfolgenden Phasen einladen, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfül- len.

Hier ist die erreichte Punktzahl ausschlaggebend.

Bei Punktegleichheit (gleiche Eignungspunktzahl) der Bewerber entscheidet das Losverfahren.

Phase 2: Angebotsphase und Verhandlungsphase

Die Angebots- bzw. Verhandlungsphase unterscheidet die folgenden drei Schritte bzw. Unterphasen (1) – (3):

(1) Erstangebote / Indikative Angebote

Zu Beginn der Phase 2 des Ausschreibungsverfahrens werden die entsprechend dem Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes geeigneten Bieter aufgefordert, ein erstes Angebot (Erstangebot / Indikati- ves Angebot) in Form eines Preisblatts sowie 3 einzureichende Konzepten (Audit-Universe, Projekt- management-Konzept, Konzept für Personal-, Wissens- und Leistungskontinuität) abzugeben. Die entsprechenden Unterlagen werden zu Beginn der Phase 2 veröffentlicht. Das Angebot erfolgt auf Basis der Leistungsbeschreibung, welche den Bietern im Teilnahmewettbewerb bereits zur Verfü- gung gestellt wurde.

(2) Angebots- / Verhandlungsrunde(n) und Bieterpräsentation

Diese Bieter werden eingeladen, das bereits in der Phase 2 eingereichte Projektmanagement-Kon- zept im Rahmen einer Bieterpräsentation (online) vorzustellen. Ferner findet in dem Termin auch die Verhandlung zum indikativen Angebot statt.

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ABWICKLUNG DES VERFAHRENS

Die Vergabestelle behält sich vor, den unverbindlichen Zeitplan in Absprache mit den Bietern zu ändern, insbesondere was die Termine für die Bieterpräsentation betrifft. Änderungen werden den betroffenen Bietern kurzfristig mitgeteilt. Der Bieter hat keinen Anspruch auf Einhaltung dieses Zeit- plans, insbesondere entsteht ihm kein Anspruch auf Schadenersatz oder Aufwandsentschädigung.

Im Anschluss an die Präsentationstermine werden die verbleibenden Bieter zu(r) Verhandlungs- runde(n) über das Vergabeportal eingeladen. Bei Bedarf werden hier die Vergabeunterlagen noch einmal entsprechend angepasst. Ebenso kann der vorgelegte Vertrag und seine Anlagen ergänzt und/oder überarbeitet werden.

Der Auftraggeber behält sich vor mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen sowie die verbliebe- nen Bieter zu weiteren Zwischenangeboten aufzufordern. Diese unterliegen der Bewertung auf Grundlage der Zuschlagskriterien.

Der Zeitplan des Vergabeverfahrens wird dementsprechend angepasst. Die Vergabeunterlagen werden, sofern notwendig, entsprechend modifiziert bzw. konkretisiert und in aktualisierter Form den Bietern zur Verfügung gestellt.

Hinweis:

Der Auftraggeber plant die Bieterpräsentation online durchzuführen. Die genaue Gestaltung wird den Bietern rechtzeitig kommuniziert.

(3) Finale Angebotsphase und Zuschlag

Auf Grundlage der finalen Vergabeunterlagen werden die verbleibenden Bieter aufgefordert, ein „Best And Final Offer“ (BAFO) abzugeben.

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ABWICKLUNG DES VERFAHRENS

4 Prüfung der Teilnahmeanträge und Feststellung der Eig-

nung

Auswahlverfahren

Die einzelnen Teilnahmeanträge durchlaufen einen Prozess, bei dem sie nach dem folgenden Schema geprüft und bewertet werden:

a. Formale Prüfung des Teilnahmeantrages (Kapitel 4.2)

Die Prüfung des Teilnahmeantrages wird nach den in Kapitel 4.2 ff. dargestellten formalen Kriterien vorgenommen. Die Teilnahmeanträge werden zunächst auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit geprüft. Es gelangen nur diejenigen Teilnahmeanträge in die nächste Wertungsstufe, welche die Anforderungen der Vergabestelle – nach diesen Vergabeunterla- gen erfüllen.

b. Eignungsprüfung des Unternehmens (Kapitel 4.3)

Bewerber, deren Teilnahmeanträge alle formalen Kriterien erfüllen, werden anhand der ge- forderten Nachweise, Zertifikate, Erklärungen und Dokumente auf ihre wirtschaftlich-finanzi- elle und auf ihre technische-berufliche Leistungsfähigkeit sowie ihre Zuverlässigkeit geprüft.

Formale Prüfung des Teilnahmeantrages

Alle Teilnahmeanträge werden formal geprüft. Es werden folgende Ausschlusskriterien (A) geprüft:

Tabelle 2: Formale Kriterien

Prüfung der Eignung des Unternehmens

Bewerber, deren Teilnahmeanträge alle formalen Kriterien erfüllen, werden anhand der geforderten Nachweise, Zertifikate, Erklärungen und Dokumente auf das Vorliegen von Ausschlussgründen, ihre wirtschaftlich-finanzielle und auf ihre technische-berufliche Leistungsfähigkeit sowie ihre Zuverläs- sigkeit geprüft.

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ABWICKLUNG DES VERFAHRENS

Auftragnehmer müssen wirtschaftlich gesunde, leistungsfähige Unternehmen sein, die die geforder- ten Leistungen erbringen können. Bewerber müssen ihre Eignung zur Durchführung der gestellten Aufgaben nachweisen.

4.3.1 Prüfung der Eignung des Unternehmens

Der Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen erfolgt für den Bewerber/alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft/Nachunternehmern/Unterauftragnehmern über die Eigenerklä- rungen zur Eignung (Anlage 3_TNA + Eignung). Es ist zu bestätigen, dass folgende Ausschluss- gründe nicht vorliegen:

• §§ 23, 24 VSVgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWB

• § 19 MiLoG

• § 22 LkSG

• RUS-Sanktion (BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022)

4.3.2 Feststellung der Eignung

Der Auftraggeber stellt die Eignung auf Basis der in der Eignungsmatrix (Anlage 3_TNA + Eignung) aufgeführten Kriterien fest.

Feststellung der Eignung bei Eignungsleihe

Greift der Bewerber für den Nachweis seiner wirtschaftlich-finanzielle und/oder seiner technische- berufliche Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zurück, so ist durch eine Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens nachzuweisen, dass dem Bewerber die für diesen Auftrag erforderlichen Kapazitäten durch das eignungsleihende Unternehmen tatsächlich zur Verfü- gung gestellt werden und dass das eignungsleihende Unternehmen die geforderten Eignungskrite- rien tatsächlich erfüllt. Das eignungsleihende Unternehmen unterliegt sowohl der wirtschaftlich-fi- nanziellen als auch der technisch-beruflichen Eignungsprüfung im Umfang der zu erbringenden Leistung.

Der Bewerber kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche technische- berufliche Leistungs- fähigkeit, wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung, die Kapazitäten des anderen Unternehmens nur dann in Anspruch nehmen, wenn dieses die Leis- tung erbringt, für die die Kapazitäten benötigt werden.

Werden Kapazitäten eines anderen Unternehmens in Anspruch genommen, so haften der Bewerber und der eignungsleihende Unternehmer für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe gemeinsam. Das eignungsleihende Unternehmen unterliegt der Eignungsprüfung im Umfang der zu erbringenden Leistung gemäß Kapitel 4.3. Für das eignungsleihende Unternehmen sind je nach Umfang der Eignungsleihe die erforderlichen Nachweise/Eigenerklärungen vorzulegen.

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AUDIT DES INFORMATIONSVERBUNDES HIL NACH ISO 27001 AUF BASIS IT-GRUNDSCHUTZ

ABWICKLUNG DES VERFAHRENS

Werden die Anforderungen an die Eignung nicht erfüllt oder liegen zwingende Ausschluss- gründe nach § 123 GWB vor, so hat der Bewerber das eignungsleihende Unternehmen zu ersetzen. Wird das eignungsleihende Unternehmen nicht ersetzt, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

Feststellung der Eignung von Unterauftragnehmern

Der Bewerber hat – für die an Unterauftragnehmer übertragenen Bereiche – die Eignung, d. h. Fach- kunde, Leistungsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit auch für die vorgesehenen Unterauftragnehmer nachzuweisen.

Die Unterauftragnehmer haben dafür folgende Nachweise/Eigenerklärungen entsprechend dem Ka- pitel 4.3 vorzulegen:

• Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von folgenden Ausschlussgründe (Anlage 3_TNA + Eig- nung):

• § 23, 24 VSVgV i. V. m. §§ 123 und 124 GWB

• § 19 MiLoG

• § 22 LkSG

• RUS-Sanktion (BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022)

• Erklärung über die Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer inkl. Verpflichtungs- erklärung des Unterauftragnehmers

Eine vollständige Durchführung des Auftrages durch den oder die Unterauftragnehmer im Namen des Bewerbers ist nicht zulässig. Dies führt zum Ausschluss aus dem Ausschreibungsverfahren.

Der Einsatz weiterer oder der Austausch bisheriger Unterauftragnehmer als der im Angebot benannten, bedarf der vorherigen ausdrücklichen Zustimmung des Auftraggebers. Der Ein- satz/Austausch hat eine Eignungsprüfung des neuen Unterauftragnehmers zur Folge.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass Unternehmen außerhalb der Europäischen Union sowie mit der EU assoziierten Staaten die rechtlichen Voraussetzungen grundsätzlich nicht erfüllen, da eine Überprüfbarkeit sowie Rechtsverfolgung nicht umsetzbar sind.

Feststellung der Eignung von Bewerbergemeinschaften

Die Bewerbergemeinschaft hat die Eignung, d. h. Fachkunde, Leistungsfähigkeit sowie Zuverlässig- keit auch für jedes ihrer Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nachzuweisen.

Ergänzend ist im Rahmen der Unternehmensvorstellung anzugeben, welche spezifischen Aufgabenbereiche das einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft übernehmen wird.

Für die Bewerbergemeinschaft wird geprüft, ob die Eignung unter Berücksichtigung der Angaben der einzelnen Mitglieder insgesamt vorliegt − soweit nicht ausdrücklich einzelne Eignungsnachweise zwingend durch jedes Mitglied zu erbringen sind.

Bewerbungsbedingungen TNW VSVgV Seite 19 von 20

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ABWICKLUNG DES VERFAHRENS

Die Bewerbergemeinschaft hat folgende Nachweise/Eigenerklärungen je Mitglied entsprechend dem Kapitel 4.3 vorzulegen:

• Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von folgenden Ausschlussgründe (u. A. Anlage 3_TNA + Eignung):

• § 42 Abs. 1 VgV i. V. m. §§ 123 und 124 GWB

• § 19 MiLoG

• § 22 LkSG

• RUS-Sanktion (BMWK-Rundschreiben vom 14.04.2022)

Alle geforderten Nachweise/Eigenerklärungen sind zum Zeitpunkt der Teilnahmefrist (Einreichungs- frist) für die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft vorzulegen, um Zeitverzögerungen zu vermeiden.

Im Falle von Bewerbergemeinschaften muss aus den eingereichten Unterlagen klar ersichtlich sein, wer für Garantie- und Gewährleistungsansprüche verantwortlich ist. Unabhängig davon haftet die Bewerbergemeinschaft insgesamt.

Bewerbungsbedingungen TNW VSVgV Seite 20 von 20