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Vergabeleitfaden zur Ausschreibung

Symposium Intensivmedizin und Intensivpflege 2027

Audio- und Videotechnik (Kongresstechnik)

Vergabe-Nr.: V044/26/M3B

Vergabeplattform: WFB-ZVS-2026-0021

Bremen, September 2026

WFB Wirtschaftsförderung Bremen GmbH

• Zentrale Vergabestelle - Ansgaritorstraße 11 28195 Bremen Telefon: +49 421 9600 10 E-Mail: vergabestelle@wfb-bremen.de www.wfb-bremen.de

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Inhalt

A. Einleitung ......................................................................................................................................... 1

B. Bewerbungsbedingungen ................................................................................................................ 2

I. Verfahrensbedingungen .............................................................................................................. 2

Verfahrensart ......................................................................................................................... 2

Kommunikation mit der Vergabestelle; Fragen zu den Vergabeunterlagen ......................... 2

Verfahrensablauf ................................................................................................................... 2

Beteiligung von Drittunternehmen ........................................................................................ 3

Gemeinschaften................................................................................................................. 3

Eignungsleihe ..................................................................................................................... 3

Nachunternehmer ............................................................................................................. 4

Sonstiges ................................................................................................................................ 4

II. Form und Frist der Angebotsabgabe ........................................................................................... 4

III. Eignungskriterien ................................................................................................................... 5

Eigenerklärung zur Eignung ................................................................................................... 5

Nachweise über vergleichbare Leistungen ............................................................................ 5

IV. Wertungs- und Zuschlagskriterien ......................................................................................... 6

Wertungskriterium: Angebotspreis (max. 60 Wertungspunkte) ........................................... 7

Wertungskriterium: Qualität (max. 40 Wertungspunkte) ..................................................... 7

V. Anforderungen an den Inhalt des Angebotes ............................................................................. 7

Formblatt 633 und „PREISBLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN“ .......................................... 8

Preisblatt (Anlage 1 - Los 1; Anlage 2; Anlage 3 - Los 3; Anlage 4 - Los 4) ............................. 8

Qualität (Anlage 5 - Los 1; Anlage 6; Anlage 7 - Los 3; Anlage 8 - Los 4) ............................... 8

Nachweise über vergleichbare Leistungen (Anlage 9) ........................................................... 9

Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 10) ................................................ 9

C. Vertragsunterlagen ................................................................................................................... 10

I. Leistungsbeschreibung .............................................................................................................. 10

1. Informationen zur Veranstaltung ........................................................................................ 10

2. Kongresstechnik ................................................................................................................... 11

3. Organisation und Equipment ............................................................................................... 12

4. Mindestanforderungen an das eingesetzte Material .......................................................... 13

II. Vertragsbedingungen ................................................................................................................ 14

Vertragslaufzeit .................................................................................................................... 15

Zahlungsbedingungen .......................................................................................................... 15

I Vergabenummer: V044/26/M3B

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A. Einleitung

Die MESSE BREMEN, CONGRESS BREMEN und ÖVB-Arena sind Geschäftsbereiche der M3B GmbH. Mit- ten in der Freien Hansestadt Bremen stellen die MESSE BREMEN, CONGRESS BREMEN und ÖVB-Arena auf rund 40.000 m² den idealen Marktplatz für verschiedene Veranstaltungen von der Fach- und Pub- likumsmesse über Kongress und Tagung bis hin zu speziellen Firmenevents.

Nähere Informationen zur Auftraggeberin finden Sie unter:  M3B GmbH – Messe, Märkte, Menschen  MESSE BREMEN  CONGRESS BREMEN  ÖVB-Arena Bremen: Konzerte, Sport, Shows und Messen

Für den Fachkongress mit begleitender Industrieausstellung "Symposium Intensivmedizin und Inten- sivpflege 2027" vom 17. bis 19. Februar 2027 soll die Kongresstechnik vergeben werden.

Die Ausschreibung ist in vier Lose unterteilt:

 Los 1: Audio-/Video-Technik für alle Räume und Orte  Los 2: Medienannahme und zentrale Dateneinspielung  Los 3: Ambiente Beleuchtung für die Halle 4.1  Los 4: Videostreaming

Es können Angebote für ein, zwei, drei oder alle Los(e) erfolgen.

Auftraggeberin (nachfolgend auch „AG“):

M3B GmbH Findorffstr. 101 28215 Bremen

Vergabestelle (Kontakt für das Vergabeverfahren):

WFB Wirtschaftsförderung Bremen GmbH

• Zentrale Vergabestelle - Ansgaritorstraße 11 28195 Bremen

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B. Bewerbungsbedingungen

In diesem Abschnitt werden die Einzelheiten der Durchführung des Vergabeverfahrens einschließlich der Eignungs- und Zuschlagskriterien beschrieben.

I. Verfahrensbedingungen

Verfahrensart

Die Auftraggeberin vergibt den Auftrag als Dienstleistung im Rahmen einer Öffentlichen Ausschreibung gem. § 9 UVgO (Unterschwellenvergabeordnung).

Ausschließlich die Vergabeunterlagen mit allen ihren Teilen und Anlagen sind Grundlage zur Erstellung des Angebotes. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Wertungs- ausschluss führen!

Kommunikation mit der Vergabestelle; Fragen zu den Vergabeunterlagen

Bieterinnen sind gehalten, die Vergabestelle auf etwaige Unklarheiten in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen unverzüglich hinzuweisen. Unterbleibt ein solcher Hinweis, tragen Bieterinnen das Risiko etwaiger Unklarheiten.

Fragen sollen so zeitnah gestellt werden, dass sie rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden können. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen so umzuformulieren, dass die Anonymität der fragestellenden Person gewahrt bleibt. Bieterinnen sollen jedoch bereits bei der Formulierung be- denken, dass ihre Fragen zusammen mit den Antworten bekanntgemacht werden.

Die Kommunikation erfolgt bis zur Angebotsabgabe grundsätzlich über das AI Bietercockpit. Wegen der Einzelheiten vgl. das Kapitel II.3 in der Anlage Leitfaden_Bietercockpit Stand Januar 2024: „Kom- munikation mit der Vergabestelle“.

Um Fragen stellen zu können ist es zwangsläufig erforderlich, dass sich Bieterinnen auf der Plattform registrieren. Außerdem erhalten nur registrierte Bieterinnen neue Informationen zum Vergabeverfah- ren mittels einer automatisch generierten Benachrichtigung.

Verfahrensablauf

Für das Vergabeverfahren ist der nachfolgend dargestellte Ablauf vorgesehen. Die Auftraggeberin be- hält sich vor, daran Änderungen vorzunehmen, sollte sich dies im Laufe des Verfahrens als erforderlich oder zweckmäßig erweisen:

Termin Meilenstein

04.09.2026 Versendung der Bekanntmachung (Beginn der Ausschreibung)

02.10.2026, 10:00 Uhr Frist für den Eingang der Angebote

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Termin Meilenstein

KW 41 / 42 2026 Auswertung der Angebote, ggf. Aufklärung, Nachforderungen

KW 43 2026 Auftragsvergabe (angestrebt)

30.10.2026 Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist (Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss)

Beteiligung von Drittunternehmen

Gemeinschaften

Geben mehrere Unternehmen ein gemeinschaftliches Angebot ab, so hat die Bietergemeinschaft mit Angebotsabgabe eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung (Formblatt 234) einzureichen. In dieser Erklärung muss die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall organisatorisch geregelt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Gemeinschaft aufzuführen und die für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreterin ist zu benennen. Außerdem ist zu erklären, dass alle Mit- glieder als Gesamtschuldner haften.

Zusätzlich müssen alle Mitglieder der Gemeinschaft eine Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124LD) abgeben.

Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass die nachträgliche Bildung von Gemeinschaften unzulässig ist.

Eignungsleihe

Eine Bieterin kann zum Nachweis ihrer Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungs- leihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen der Bieterin und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall sind bereits bei Angebotsabgabe die Unternehmen zu benennen, die ihr die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stellen (Formblatt 235). Auf Verlangen der Vergabestelle ist nachzuweisen, dass der Bieterin die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungser- klärung dieses Unternehmens (Formblatt 236) vorgelegt wird.

Die Unternehmen, auf die sich eine Bieterin zum Nachweis ihrer Eignung stützt, müssen die Eignung hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich die Bieterin auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind auf Verlangen der Vergabestelle die Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB auch für diese Unternehmen vorzulegen (Formblatt 124LD). Werden die vorstehend dargestellten Eignungsan- forderungen nicht erfüllt oder liegen Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vor, so ist das Unternehmen auf Aufforderung der Vergabestelle innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann die Vergabestelle verlangen, dass die Bieterin das Unternehmen ersetzt.

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Sofern eine Bieterin im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähig- keit ganz oder teilweise die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nimmt, haftet/haften diese/s Unternehmen im Auftragsfalle gemeinsam neben der Bieterin für die Auftragsausführung.

Nachunternehmer

Ein Nachunternehmer im Sinne dieser Ausschreibung ist ein Unternehmen, welches im Auftrag der zukünftigen Auftragnehmerin die ausgeschriebenen Kernleistungen erbringen soll.

Beabsichtigt die zukünftige Auftragnehmerin dagegen Leistungen, die sie für die ordnungs- und ver- tragsgemäße Erbringung der ausgeschriebenen Kernleistungen benötigt, von Dritten zu beziehen (z.B. Beschaffung oder Instandhaltung von Fahrzeugen / technischen Einrichtungen, Einkauf von Kraftstof- fen, Reinigung von Dienstkleidungen, Handwerkerleistungen, etc.), so handelt es sich bei diesen Drit- ten nicht um Nachunternehmer.

Bereits im Angebot ist zu erklären, ob die Bieterin Teilleistungen an andere Unternehmen vergeben will (Formblatt 233). Es sind daher Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die an Nachunterneh- mer übertragen werden sollen. Die Nachunternehmer sind im Rahmen des Angebotes – sofern bereits bekannt – namentlich zu benennen. Spätestens auf Verlangen der Vergabestelle im Zuge der Ange- botsauswertung hat die Bieterin die Nachunternehmer zu benennen.

Für alle Leistungen gilt, dass ein eventueller Nachunternehmer die ihm übertragenen Leistungen in jedem Fall selbst erbringen muss. Eine Beauftragung der Leistungen an weitere Unternehmen durch den Nachunternehmer („Unterunterauftragnehmer“) ist dabei nicht zulässig.

Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, mit jedem zur Ausführung der Leistung eingesetzten Nachunter- nehmer (auch Einzelunternehmer) eine Vereinbarung nach „Formblatt 232HB“ zu schließen. Die un- terzeichnete Vereinbarung ist der Auftraggeberin vorzulegen, bevor der Nachunternehmer mit der Ausführung der Leistung beginnt.

Jede nachträgliche Hinzuziehung eines anderen Unternehmens für Leistungen, die die Bieterin nicht bereits als solches in ihrem Angebot angegeben hat, bedarf der ausdrücklichen Einwilligung der Auf- traggeberin.

Die Auftraggeberin behält sich vor, sich im Einzelfall die Eignung von Nachunternehmern (z. B. über das Formblatt 124LD) nachweisen zu lassen.

Sonstiges

Für die Angebotserstellung wird keine Auslagen-, Aufwands- oder Kostenerstattung gewährt.

Die Verfahrenssprache ist Deutsch.

II. Form und Frist der Angebotsabgabe

Diese Ausschreibung wird elektronisch auf der Vergabeplattform der Freien Hansestadt Bremen unter folgender Web-Adresse veröffentlicht: https://vergabe.bremen.de

Die Vergabenummer auf der Vergabeplattform lautet WFB-ZVS-2026-0021.

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Es werden ausschließlich elektronische Angebote akzeptiert. Dies bedeutet, dass Angebote aus- schließlich über die Vergabeplattform abgeben werden können, nachdem Sie sich dort erfolgreich re- gistriert haben.

Das Werkzeug, um sog. eAngebote zu erstellen und abzugeben, ist das „Bietercockpit“. In den Anlagen dieser Ausschreibung stellen wir einen „Leitfaden zur Einrichtung und Nutzung des Bietercockpits“ zur Verfügung. Bitte entnehmen Sie weitere Einzelheiten dem beigefügten Leitfaden sowie dem ausführ- lichen Benutzerhandbuch, welches Ihnen über die Hilfe-Funktion der Vergabeplattform zur Verfügung steht.

Wenn Sie ein Angebot abgeben möchten, laden Sie dieses bitte mit allen erforderlichen Anlagen mit- tels Bietercockpit bis spätestens 02.10.2026, 10:00 Uhr auf der Vergabeplattform der Freien Hanse- stadt Bremen hoch.

Für die Rechtzeitigkeit des Angebotseinganges ist die elektronische Angebotsregistrierung auf der Plattform maßgebend. Verspätet eingegangene und formungültige (bspw. schriftliche) Angebote wer- den von der Wertung ausgeschlossen.

Der Termin für die Bindefrist in diesem Verfahren ist der 30.10.2026. Bieterinnen sind bis zum Ablauf der Bindefrist an ihre Angebote gebunden.

Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur ein, wenn Sie tatsächlich in der Lage sind, alle geforderten Krite- rien zu erfüllen.

III. Eignungskriterien

Es werden nur Angebote von geeigneten Unternehmen mit den geforderten Nachweisen akzeptiert und gewertet. Folgende Nachweise der Eignung sind mit den übrigen Angebotsunterlagen einzu- reichen:

Eigenerklärung zur Eignung

Das Formblatt 124LD ist zusammen mit den übrigen Angebotsunterlagen vollständig mit allen dort geforderten Angaben einzureichen.

Achtung: Der Passus „Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind“ im Formular 124LD ist hier nicht einschlägig! Stattdessen gelten die nachfolgenden Bedingungen („Nachweise über vergleichbare Leistungen“).

Nachweise über vergleichbare Leistungen

Bereits zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe sind je Los mindestens 3 prüffähige Nachweise über ver- gleichbare Leistungen („Referenzen“) einzureichen.

Für die Lose 1 und 2 gelten als vergleichbare Leistungen Dienstleistungen vergleichbarer Art bei mehr- tägigen Veranstaltungen mit mind. 2.000 Teilnehmenden täglich, die im Hinblick auf die hier beschrie- benen Anforderungen und Bedarfe der Kongresstechnik sowie der technischen Betreuung (Ausstat- tung und Personal) vergleichbar sind.

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Die Nachweise müssen sich auf bereits abgeschlossene Leistungen beziehen, bei denen das Vertrags- ende nicht länger als 3 Jahre zurückliegt [Stichtag: Ende der Angebotsfrist].

Für das Los 3 gelten als vergleichbare Leistungen Dienstleistungen vergleichbarer Art bei Abendveran- staltungen (eintägig), die im Hinblick auf die hier beschriebenen Anforderungen und Bedarfe der Am- bientebeleuchtung vergleichbar sind.

Die Nachweise müssen sich auf bereits abgeschlossene Leistungen beziehen, bei denen das Vertrags- ende nicht länger als 5 Jahre zurückliegt [Stichtag: Ende der Angebotsfrist].

Für das Los 4 gelten als vergleichbare Leistungen Dienstleistungen vergleichbarer Art bei mehrtägigen Veranstaltungen mit mind. 2.000 Teilnehmenden täglich, die im Hinblick auf die hier beschriebenen Anforderungen und Bedarfe des Videostreamings vergleichbar sind. (Präsenzveranstaltungen, welche via Livestream digital übertragen und zugänglich gemacht worden sind.)

Die Nachweise müssen sich auf bereits abgeschlossene Leistungen beziehen, bei denen das Vertrags- ende nicht länger als 5 Jahre zurückliegt [Stichtag: Ende der Angebotsfrist].

Die Nachweise müssen folgende Informationen enthalten:

 Name der Referenzgeberin inkl. Kontaktdaten;  Art der ausgeführten Leistung;  Auftragssumme / -volumen;  Ausführungszeitraum.

Die Nachweise können in Form von Eigenerklärungen eingereicht werden, hierfür wird eine Darstel- lungshilfe (Anlage 9) zur Verfügung gestellt. Von der Referenzgeberin ausgestellte Bescheinigungen werden ebenfalls akzeptiert.

IV. Wertungs- und Zuschlagskriterien

Die Punktevergabe erfolgt pro Los. Es können insgesamt maximal 100 Wertungspunkte erreicht wer- den. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Es wird kaufmännisch ge- rundet mit zwei Dezimalstellen.

Die Bewertung erfolgt nach Maßgabe der nachfolgenden Kriterien:

Nähere Informationen zu den jeweiligen Bewertungskriterien sind den nachfolgenden Ausführungen zu entnehmen.

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Wertungskriterium: Angebotspreis (max. 60 Wertungspunkte)

Die Bewertung des Preises erfolgt nach der sogenannten Preisquotienten-Methode:

Der Angebotspreis wird mit dem niedrigsten Angebotspreis ins Verhältnis gesetzt und mit der maxi- malen Punktzahl multipliziert:

𝐍𝐍𝐀𝐀𝐏𝐏𝐍𝐍𝐏𝐏𝐀𝐀𝐍𝐍𝐍𝐍𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝐀𝐀𝐏𝐏𝐍𝐍𝐏𝐏𝐀𝐀𝐀𝐀𝐏𝐏𝐍𝐍𝐀𝐀𝐏𝐏𝐏𝐏𝐀𝐀𝐍𝐍 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐀𝐀𝐏𝐏𝐀𝐀𝐀𝐀𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝐏𝐏 = ×𝐌𝐌𝐌𝐌𝐌𝐌𝐀𝐀𝐌𝐌𝐌𝐌𝐌𝐌𝐏𝐏 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝐀𝐀𝐏𝐏𝐍𝐍𝐏𝐏𝐀𝐀𝐀𝐀𝐏𝐏𝐍𝐍𝐀𝐀𝐏𝐏𝐏𝐏𝐀𝐀𝐍𝐍𝐀𝐀𝐏𝐏𝐀𝐀𝐀𝐀𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝐏𝐏 Beispiel:

Angebotspreis A: 100.000 EUR

𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏.𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏 𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐀𝐀𝐏𝐏𝐀𝐀𝐀𝐀𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝐀𝐀 = ×𝟔𝟔𝟏𝟏 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏= 𝟔𝟔𝟏𝟏 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏.𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏 𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄

Angebotspreis B: 125.000 EUR

𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏.𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏 𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐀𝐀𝐏𝐏𝐀𝐀𝐀𝐀𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝐁𝐁 = ×𝟔𝟔𝟏𝟏 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏= 𝟒𝟒𝟒𝟒 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏.𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏𝟏 𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄𝐄 Aufgrund der hohen Wahrscheinlichkeit des tatsächlichen Abrufs der optionalen Leistungen nach Zu- schlag geht die Summe der Optionen vollständig in die Wertung ein. Demnach wird bei der Ermittlung der Wertungssumme die Summe der Optionen zu 100% berücksichtigt.

Wertungskriterium: Qualität (max. 40 Wertungspunkte)

Für Qualitätsmerkmale, die nicht zwingend vorausgesetzt werden, aber wünschenswert sind, werden zusätzliche Punkte vergeben.

Als zweites Wertungskriterium werden somit die in den Qualitätsbögen (Anlage 5 - Los 1 und/ oder Anlage 6 - Los 2 und/oder Anlage 7 - Los 3 und/oder Anlage 8 - Los 4) von der Bieterin getätigten Antworten mit Punkten bewertet.

Die Bieterinnen haben demnach die aufgeführten Fragen zu den erweiterten Qualitätsmerkmalen von Personal und Ausstattung zu beantworten und ggf. durch prüfbare Bescheinigungen Dritter, bspw. Ar- beitszeugnisse, Prüfplaketten, Datenblätter auf Nachforderung der Auftraggeberin zu belegen.

Insgesamt können dabei maximal 40 Wertungspunkte erreicht werden.

V. Anforderungen an den Inhalt des Angebotes

Die Vergabeunterlagen sind vollständig an den betreffenden Stellen ausgefüllt, inkl. der geforderten Anlagen, Nachweise und Erklärungen (aufgelistet unter Punkt D.), abzugeben. Die Vergabestelle behält

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sich vor, die Bieterin aufzufordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder feh- lerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Die Bieterin hat keinen Anspruch auf Nachforderung der Unterlagen, soweit dies gesetzlich nicht vorgesehen ist. Aus- geschlossen ist die Nachforderung von Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen.

Formblatt 633 und „PREISBLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN“

Das Formblatt 633 („Angebotsschreiben“) sowie das „PREISBLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN“ sind vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.

Die maschinenschriftliche Unterschrift im PREISBLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN gilt für sämtliche Bestandteile des Angebotes.

Ist die Bieterin nicht eindeutig erkennbar, muss das Angebot als nicht formgerecht von der Wertung ausgeschlossen werden.

Preisblatt (Anlage 1 - Los 1; Anlage 2; Anlage 3 - Los 3; Anlage 4 - Los 4)

Für die Angebotsabgabe sind die beigefügten Angebotsbögen der Lose (Anlage 1 - Los 1; Anlage 2 - Los 2; Anlage 3 - Los 3; Anlage 4 - Los 4), die Sie anbieten möchten, ausgefüllt einzureichen. Beauftragt wird zu den angebotenen Einheitspreisen.

Bitte tragen Sie jeweils in die Angebotsbögen die Produktbezeichnung zu den vorgegebenen Materia- lien und den/die Hersteller:in des angebotenen Produktes sowie die Einheitspreise gem. vorgegebener Mengeneinheit ein.

Bei Unklarheiten behält sich die Auftraggeberin vor, Datenblätter in Bezug auf die angebotenen Pro- dukte von der Bieterin gesondert zu fordern!

Die Angebotsbögen der Lose, die angeboten werden sollen, sind vollständig auszufüllen und mit den übrigen Angebotsunterlagen einzureichen. Fehlt diese Anlage als Angebotsbestandteil, muss das An- gebot für dieses Los zwingend ausgeschlossen werden.

Es dürfen nur die rot unterlegten Felder mittels einer geeigneten Software befüllt werden! Die grün unterlegten Felder kennzeichnen das Bestandsequipment der Auftraggeberin und sind nicht auszufül- len! Die Preise decken alle Kosten ab und beinhalten alle Vergütungsbestandteile. Die jeweilige „An- gebots-endsumme“ einschließlich USt. muss in das „PREISBLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN“ über- tragen werden.

Qualität (Anlage 5 - Los 1; Anlage 6; Anlage 7 - Los 3; Anlage 8 - Los 4)

Für die Angebotsabgabe sind die Qualitätsbögen entsprechend der angebotenen Lose (Anlage 5 - Los 1; Anlage 6 - Los 2; Anlage 7 - Los 3; Anlage 8 - Los 4) ausgefüllt einzureichen.

Bereits mit Angebotsabgabe hat die Auftragnehmerin eine Projektleitung verbindlich zu benennen.

Die Auftraggeberin behält sich vor, die mit dem Qualitätsbogen gelieferte Eigenerklärung durch prüf- bare Bescheinigungen Dritter, bspw. Arbeitszeugnisse, Prüfplaketten, Datenblätter nachzufordern.

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Nachweise über vergleichbare Leistungen (Anlage 9)

Mit Angebotsabgabe sind für das jeweilige Los Nachweise über vergleichbare Leistungen einzureichen (vgl. Punkt B.III.2).

Bitte benutzen Sie hierfür die Darstellungshilfe, welche die Auftraggeberin als Anlage 9 zur Verfügung stellt. Achtung: Bei Angebotsabgabe für mehrere Lose ist diese Anlage zu kopieren und für jedes Los einzeln auszufüllen und einzureichen! Das betreffende Los ist bitte via Drop-Down Menü anzugeben.

Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung (Anlage 10)

Der vorläufige Nachweis des Versicherungsschutzes erfolgt durch eine Eigenerklärung der Bieterin. Die Bieterin soll hierfür die Anlage 10 „Eigenerklärung Betriebshaftpflichtversicherung“ nutzen, welche zu- sammen mit den weiteren Angebotsunterlagen einzureichen ist. Die Auftraggeberin behält sich vor, als endgültigen Nachweis die Vorlage geeigneter Bescheinigungen (bspw. die Kopie einer Versiche- rungspolice) gesondert zu fordern, falls das Angebot in die engere Wahl kommt.

Sofern bei Abgabe des Angebots noch kein Versicherungsschutz mit den gemäß Punkt C.II.5 geforder- ten Deckungssummen besteht, ist der Auftraggeberin rechtzeitig, das heißt vor Beginn der Ausführung der Leistung, eine entsprechende Bescheinigung über den Versicherungsschutz (z. B. in Form der Ver- sicherungspolice) vorzulegen.

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C. Vertragsunterlagen

In diesem Abschnitt werden die benötigten Leistungen beschrieben und die wesentlichen Vertragsbe- dingungen dargestellt.

I. Leistungsbeschreibung

1. Informationen zur Veranstaltung

Das Symposium Intensivmedizin und Intensivpflege ist ein medizinischer Fachkongress mit rund 4.800 Teilnehmenden und ca. 400 Referierenden.

Der Kongress bringt die Teilnehmenden in allen Kernthemen der Intensivmedizin- und pflege, in Not- fallmedizin und Anästhesie, im Krankenhausmanagement und in vielen berufspolitischen Fragen auf den neuesten Stand. Das anspruchsvolle und vielfältige Programm bietet mit seinen Sitzungen, inter- aktiven Workshops, dem Master Class Symposium, den Starter-Seminaren und den Sitzungen zum mo- dernen Krankenhausmanagement eine umfassende Palette aller für die Intensivmedizin und Intensiv- pflege praxisrelevanten Inhalte.

Veranstaltungsort: Messe und Veranstaltungszentrum Bremen: Congress Centrum Bremen (CCB), Messehallen 4.1, 4 und 5

Veranstaltungstermine: Veranstaltung "Symposium Intensivmedizin": 17. bis 19. Februar 2027

Vortragsprogramm: 17.02.2027: von ca. 08:00 bis 19:00 Uhr, alle Räumlichkeiten werden genutzt 18.02.2027: von ca. 08:00 bis 19:00 Uhr, alle Räumlichkeiten werden genutzt

Im Anschluss ist das Get-together bis ca. 03:00 Uhr im CCB und bis ca. 24:00 Uhr in der Halle 4. 19.02.2027: von ca. 08:30 bis 16:00 Uhr, alle Räumlichkeiten werden genutzt

Öffnungszeiten Registrierung und zentrale Medienannahme: 17.02.2027: von 07:00 bis 19:00 Uhr 18.02.2027: von 07:30 bis 19:00 Uhr 19.02.2027: von 07:30 bis 16:00 Uhr

Aufbau: Halle 4.1: 10.02.2027 von 09:00 bis 18:00 Uhr CCB: 14. bis 16.02.2027 von 09:00 bis 18:00 Uhr (ggf. ist nach Rücksprache bereits eine Anlieferung am 13.02.2027 möglich) Halle 5: 15. und 16.02.2027 (= Hauptaufbautage)

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Get-together im CCB: 18.02.2027 von 15:30 bis 18:00 Uhr Get-together in Halle 4: 18.02.2027 von 15:30 bis 18:00 Uhr Hostessenbriefing: Am 15.02.2027 von ca. 17:00 bis 19:00 Uhr im Focke-Wulf Saal (CCB)

Abbau: Get-together im CCB: Nach Veranstaltungsende am 19.02.2027 um 03:00 Uhr Der Abbau muss bis 19.02.2027 um 06:00 Uhr abgeschlossen sein. Get-together in der Halle 4: Nach Veranstaltungsende am 18.02.2027 um 24:00 Uhr Der Abbau muss bis 19.02.2027 um 06:00 Uhr abgeschlossen sein.

CCB, Hallen 4 und 5: Nach Veranstaltungsende am 19.02.2027 von ca. 16:30 bis 24:00 Uhr (Hauptabbau); Restarbeiten sind am 20.02.2027 von 08:00 bis 16:00 Uhr möglich. Halle 4.1: am 23.02.2027 von 08:00 bis 18:00 Uhr

Nähere Informationen zur Veranstaltung sowie die aktuelle Programmübersicht finden Sie unter: www.intensivmed.de

2. Kongresstechnik

Die Ausschreibung ist in vier Lose unterteilt:

 Los 1: Audio-/Video-Technik für alle Räume und Orte  Los 2: Medienannahme und zentrale Dateneinspielung  Los 3: Ambiente Beleuchtung für die Halle 4.1 "Referenten-Catering"  Los 4: Videostreaming

Es können Angebote für ein, zwei, drei oder alle Los(e) erfolgen.

Die der Ausschreibung beigefügten Angebotsbögen (Anlagen 1 bis 4) enthalten detaillierte Informati- onen über die ausgeschriebene Leistung sowie die geforderte Ausstattung. Alle Lose erfordern die Ge- stellung von Equipment in Verbindung mit Dienstleistungen in Form des fachgerechten Auf- und Ab- baus bzw. der technischen Betreuung.

Die Medienabnahme und zentrale Dateneinspielung umfassen die technische Übernahme sämtlicher Präsentations- und Videodaten, deren Prüfung auf Kompatibilität im Vorfeld der Veranstaltung und vor Ort von dem eingesetzten Personal durchgeführt werden. Die Präsentations- und Videodaten wer- den über eine zentrale Einspielung in das Veranstaltungssystem integriert, um die Präsentationen in die jeweiligen Räume einzuspielen.

Die Ambiente Beleuchtung beinhaltet die Einrichtung einer stimmungsvollen LED-Beleuchtung mit farblich anpassbaren Washern und Floor Spots, montiert an 3 Traversenstrecken, um eine angenehme Atmosphäre für die Referenten in der Halle 4.1 zu schaffen. Die angebotenen Lampen müssen einzeln ansteuerbar und dimmbar sein.

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Das Videostreaming beinhaltet die Planung, Organisation und technische Umsetzung des Live Streams sowie die Videoregie für den Vortragsraum 4A in der Halle 5. Die entsprechende Kameratechnik sowie die Regietechnik ist dem Angebotsbogen zu entnehmen. Gestreamt wird über 3Q oder Vimeo auf die Veranstaltungswebseite der Intensivmedizin. Das Vortragsprogramm für den Raum 4A ist auf folgen- der Homepage einsehbar: https://intensivmed.de/programm/

3. Organisation und Equipment

Die Auftragnehmerin hat bereits mit Angebotsabgabe eine Projektleitung verbindlich zu benennen (siehe Punkt B.V.3.), welche über die Dauer der Veranstaltung täglich zu den Veranstaltungszeiten telefonisch erreichbar ist.

Sämtliche Materialien müssen für den professionellen Einsatz im Veranstaltungsbereich geeignet sein.

Um sicherzustellen, dass Nachlieferungen (z.B. Havarie Geräte für Technikausfälle) möglichst schnell zum Veranstaltungsort geliefert werden können, muss die Auftragnehmerin über einen geeigneten Fuhrpark verfügen.

Vorbesprechungen und Ortstermine sind zu erfüllen. Es ist mit 1-2 Terminen zu rechnen. Der Aufwand ist in die entsprechenden Positionen einzukalkulieren und soll nicht gesondert in Rechnung gestellt werden.

Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, nachbestelltes Material innerhalb von 3 Stunden an den jewei- ligen Veranstaltungsort zu liefern.

Das Congress Centrum ist mit hauseigener Audio- und Video-Technik ausgestattet. Im Angebotsbogen Los 1 ist die hauseigene AV-Technik der Räume, die von der Auftragnehmerin zu betreuen ist, einge- tragen.

Veranstalterseitig wird bereitgestellt:

 Die notwendigen elektrischen Anschlüsse;  Die strukturierte Verkabelung für das Veranstaltungsnetzwerk (Los 2);  Die in den Angebotsbögen beschriebenen Hängepunkte, Traversen und Motoren (Lose 1 + 3);  Die benötigten Internet-Anschlüsse / Netzwerkanschlüsse (Los 4);  Allgemeiner Sicherheitsdienst / Nachtwache.

Folgende Vorschriften sind zwingend einzuhalten/zu beachten:

 Betriebsvorschriften/Hausordnung des Betreibers (Anlage 11);  Aktuelle MVStättV, Unfallverhütungsvorschriften und berufsgenossenschaftliche Vorschriften insbesondere der aktuellen DGUV und BremLBO.

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Zusätzlich zu dem angebotenen Material müssen mind. folgende Geräte für den kurzfristigen Ersatz bei Ausfällen (als Havarie Geräte) vor Ort vorgehalten werden; Auch diese Leistungen sind in die ent- sprechenden Positionen zu inkludieren und preislich einzukalkulieren:

 1 Beamer mit mind. 10.000 ANSI-Lumen (Los 1);  1 Beamer mit mind. 3.000 ANSI-Lumen (Los 1);  2 Handsender & 2 Headsets (Los 1);  1 Schwanenhalsmikrofon mit Tischfuß und Schalter (Los 1);  1 Laptop (vorbereitet für den Einsatz im Veranstaltungsnetzwerk und für die Internetnutzung, Los 2);  1 Presenter (Los 1).

4. Mindestanforderungen an das eingesetzte Material

Projektionsformat: Das Projektionsformat ist 16:9.

Beamer: Alle Beamer müssen über eine HD-Auflösung verfügen.

Frequenzbereich: Der Frequenzbereich für die eingesetzten Sender und Empfänger liegt zwischen 470 und 698 MHz (Nähere Informationen unter: bundesnetzagentur.de).

Schwanenhalsmikrofone: Hals und Mikrofon sollen schwarz sein. Der Hals muss mind. 40 cm lang sein und über zwei Knickstellen verfügen. Das Mikrofon muss mit Kondensatorkapsel und Pop-Schutz aus- gestattet sein.

Handsender: Gefordert ist ein Mikrofon mit Metallgehäuse (schwarz), digitaler Übertragung und Pop- Schutz.

Headsets: Das Mikrofon muss eine Kugelcharakteristik aufweisen. Es soll beige und längenverstellbar sein. Ein digitaler Taschensender ist mitzuliefern.

Tonanlagen: Gefordert sind Anlagen für eine gleichmäßige Sprachbeschallung mit schlanken und un- auffälligen Lautsprechern und Stativen.

Analoge Mischpulte: Die analogen Mischpulte müssen über mind. 6 Mikrofoneingänge und Laptopton verfügen.

Digitale Mischpulte: Die digitalen Pulte müssen über mind. 16 Mikrofoneingänge und Laptopton ver- fügen. Sie sollen in kompakter Bauform ausgeführt sein.

Rednerpulte: Die eingesetzten Rednerpulte müssen höhenverstellbar sein und die Deckplatte muss neigbar sein.

Traversen: Die eingesetzten Traversen müssen TÜV-geprüft sein. Sie müssen einheitlich Silber oder Schwarz ausgeführt sein.

Notebooks: Mind. Intel i7 Generation 12, 8 GB RAM, inkl. Microsoft Office 2021 vorbereitet zur Netz- werknutzung (Datenzentrale), mit den notwendigen Lizenzen, USB-Port zum Abspielen von Filmen auf einem USB-Stick o.ä. und Netzwerkkabel.

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Vorschaumonitore, groß: Die eingesetzten Vorschaumonitore mit HD-Auflösung müssen eine Bild- schirmdiagonale von mindestens 32-Zoll bis maximal 42-Zoll aufweisen. Mitzuliefern ist ein kompakter, unauffälliger Ständer, mit dem die Monitore vor den Podiumstischen so platziert werden können, dass die Redner:innen die Präsentationen gut sehen können, ohne dass Teilnehmende behindert oder in der Sicht eingeschränkt werden. Die Verkabelung und Anbindung an das Präsentationslaptop ist zu inkludieren.

Vorschaumonitore, klein: Gefordert sind Bildschirme mit 10-Zoll bis maximal 12-Zoll Bildschirmdiago- nale mit HD-Auflösung als Vorschaumonitore für die Podien in den kleineren Sälen. Die Verkabelung und Anbindung an das Präsentationslaptop ist zu inkludieren.

Die eingesetzten Materialien, wie Mikrofone oder Mischpulte, müssen abwischbar sein und mit den üblichen Desinfektionsmitteln desinfizierbar sein.

LED-Washer: Gefordert sind LED-Washer, die mindestens über eine Leistung von 200 W und einer RGBW-Farbmischung verfügen.Sie sollen einzeln ansteuerbar und dimmbar sein.

II. Vertragsbedingungen

Die VOL/B sind zu beachten und werden im Fall einer Zuschlagserteilung Vertragsinhalt. Bei Auftreten etwaiger Widersprüche gelten in der nachstehenden Reihenfolge

 die Bedingungen dieser Vergabe;  die Bedingungen des beauftragten Angebotes;  die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB/C) und die ein- schlägigen DIN/EN-Vorschriften in der bei Bekanntmachung gültigen Fassung;  die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Bekanntmachung gültigen Fassung.

Sämtliche Materialien müssen den einschlägigen DIN/EN-Vorschriften entsprechen und gemäß diesen und den Herstellerrichtlinien verarbeitet und eingebaut werden.

Alle von der Auftragnehmerin verursachten Abfälle, Reste, Rückstände und Verunreinigungen sind ord- nungsgemäß auf eigene Kosten nach den örtlichen Bestimmungen zu entsorgen.

Transparenz über Einhaltung und Umsetzung der Arbeitszeitverordnung ist sicherzustellen.

Etwaige Vorverträge, in diesen Vergabebedingungen nicht ausdrücklich aufgeführte Unterlagen, Pro- tokolle oder sonstige Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Abschluss dieses Vertrages, insbe- sondere Liefer-, Vertrags- oder Zahlungsbedingungen der Auftragnehmerin, werden nicht Vertragsbe- standteil.

Mit der Zuschlagserteilung kommt ein Auftragsverhältnis mit der Auftraggeberin zustande. Eine ge- sonderte Vertragsurkunde wird nicht angefertigt.

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Vertragslaufzeit

Termin Meilenstein

10.02.2027 Beginn der Zusammenarbeit: Aufbaubeginn

15.02.2027, 16:00 Uhr Frist zur Fertigstellung Focke-Wulf Saal für das Hostessenbriefing

16.02.2027, 15:00 Uhr Frist zur Fertigstellung aller übrigen Räume

16.02.2027, 15:00 Uhr Abnahme

23.02.2027 Ende der Zusammenarbeit: Abbauende

Die Auf- und Abbauzeiten sind Punkt C.I.1. zu entnehmen.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlung erfolgt gemäß den nachfolgenden Bedingungen.

Rechnungen sind ausschließlich als PDF-Dokument per E-Mail unter der E-Mailadresse rechnungsein- gang@m3b-bremen.de einzureichen.

M3B GmbH Findorffstr. 101 28215 Bremen

Die Abrechnung erfolgt auf Basis der in den Angebotsbögen (Anlage 1 – 4) hinterlegten Einheitspreise und der tatsächlich erbrachten Leistungen gegen Nachweis.

Sofern nicht anders vereinbart, erfolgen Zahlungen innerhalb von 30 Tagen nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung und Eingang der prüffähigen Rechnung.

Ergebnisverwertung

Die auf der Grundlage des beauftragten Angebotes realisierten Ergebnisse werden von der Auftrag- nehmerin exklusiv für die Auftraggeberin erstellt. Die Auftraggeberin erhält die sachlich, räumlich und zeitlich unbeschränkten und übertragbaren sowie unterlizenzierbaren Nutzungsrechte an allen Ergeb- nissen. Die Veränderungs-, Verwertungs- und Publikationsrechte liegen ausschließlich bei der Auftrag- geberin. Eine Verwendung, Überarbeitung und Veränderung der Ergebnisse kann ohne weitere Einbin- dung und Vergütung der Auftragnehmerin erfolgen, und zwar auch, soweit eine gegenständlich und räumlich veränderte Nutzung oder erweiterte Nutzung der Ergebnisse erfolgt, beispielsweise in Bezug auf die Nutzung der Ergebnisse für die Freie Hansestadt Bremen (Land Bremen) oder die Stadt Bremer- haven.

Die Übertragung der Nutzungsrechte erfolgt ohne weitere Vergütung.

Die Auftragnehmerin garantiert, dass sie Inhaberin aller Rechte an dem übergebenen Text-, Film- bzw. Bildmaterial ist und sie diese Rechte wirksam an die Auftraggeberin übertragen kann. Der

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Auftraggeberin werden die kompletten Nutzungsrechte für eigene Werbe-, Presse- und Marketing- zwecke uneingeschränkt eingeräumt. Die Auftragnehmerin garantiert auch, dass dieses Material frei von Rechten Dritter ist, die der zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin vereinbarten Verwen- dung entgegenstehen könnten, und dass es keine Persönlichkeitsrechte Dritter verletzt.

Die Auftragnehmerin stellt die Auftraggeberin von allen Ansprüchen Dritter, insbesondere von Ansprü- chen wegen Urheberrecht- und Persönlichkeitsrechtsverletzungen, die gegen die Auftraggeberin we- gen der Verwendung des Materials erhoben werden sollten, auf erstes Anfordern frei. Die Freistellung beinhaltet auch den Ersatz der Kosten für eine Rechtsverteidigung sowie Kosten wegen Abmahnungen.

Die Auftragnehmerin teilt der Auftraggeberin unverzüglich mit, wenn ihr Umstände bekannt werden, die einer Verwendung durch die Auftraggeberin entgegenstehen.

Datenschutz

Die Auftragnehmerin und ihr eingesetztes Personal verpflichten sich zur Geheimhaltung der ihr in Aus- führung des Vertrages bekannt gewordenen Informationen, Vorgänge und personenbezogenen Daten. Sie dürfen nur für den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Zweck verwendet werden. Dies gilt auch für die Zeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. Die Bestimmungen der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes, sowie weiterer datenschutzrechtlicher Vorschriften im Einzelfall, sind von der Auftragnehmerin einzuhalten. Die Auftragnehmerin ist verant- wortliche Stelle i. S. d. Datenschutz-Grundverordnung und haftet für Verstöße gegen datenschutz- rechtliche Vorgaben.

Die Regelungen des Formblatts 108HB gelten gleichermaßen für die Laufzeit des Vertrages. Verant- wortliche für die Datenverarbeitung während der Vertragslaufzeit ist die Auftraggeberin. Sie erreichen den/die Datenschutzbeauftragte:n der Auftraggeberin unter folgenden Kontaktdaten:

DSN Holding GmbH Konsul-Smidt-Straße 88 28217 Bremen Tel.: +49 (0) 421 69 66 32-0 Fax: +49 (0) 421 69 66 32-11 office@dsn-group.de

Versicherungen

Die Auftragnehmerin muss während der gesamten Vertragslaufzeit über eine gültige Betriebshaft- pflichtversicherung mit den branchenüblichen Deckungssummen verfügen.

Sofern zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch kein Versicherungsschutz mit den geforderten De- ckungssummen besteht, muss der Nachweis des Versicherungsschutzes gegenüber der Auftraggeberin rechtzeitig, das heißt vor Beginn der Ausführung der Leistung, nachgeholt werden.

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D. Checkliste der vorzulegenden Nachweise und Unterlagen

Nachstehende Auflistung aller geforderten Formulare, Angaben und Nachweise, die mit dem Angebot einzureichen sind, dienen sowohl der Bieterin als auch der Vergabestelle als Checkliste, ob das Angebot vollständig ist.

• Es bedarf keiner eigenhändigen Unterschrift oder Signatur (elektronisch in Textform).

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