Schreiben E-Rechnung u. Klickanleitung Stand Jan 2026.pdf

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Baden-Württemberg Vermögen und Bau Amt Stuttgart

Vermögen und Bau Baden-Württemberg | Name: Marion Häusler Ossietzkystraße 3 |70174 Stuttgart Telefon: +49 711 21802 521 E-Mail: poststelle.amts@vbv.bwl.de An die Geschäftspartner des Landesbetriebes Vermögen Geschäftszeichen: VBS-0270.0_6/1/142 und Bau BW Amt Stuttgart (bei Antwort bitte angeben) Ossietzkystraße 3 70174 Stuttgart Datum: Januar 2026

Information über E-Rechnungspflicht; hier: Änderung der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechnVOBW)

Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrte Rechnungssteller/-innen,

am 16. Dezember 2025 hat die Landesregierung zum einen beschlossen, dass § 3 Abs. 3

ERechVOBW (Ausnahmeregelung für Rechnungen, die 1.000,00 € netto unterschreiten)

weiterhin gilt und erst am 31. Dezember 2026 außer Kraft tritt.

Weiterhin wurde beschlossen, dass ab 01. Januar 2027 eine dauerhafte Freistellung der

Verpflichtung zur Einreichung einer E-Rechnung für Rechnungen bis 250,00 € (netto) gelten soll.

Ab dem 01. Januar 2027 können nur noch „echte“ elektronische Rechnungen über das Portal

des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE) oderan der hierfür eingerichteten

E-Mailadresse rechnung@service-bw.bwl.de (für die Einreichung zu empfehlen) angenommen

werden.

Sämtliche andere Arten von Rechnungen (z. B. in Papierform oder als .pdf-Datei) werden ab dem

oben genannten Datum von uns abgelehnt und zurückgewiesen. Eine eventuelle Frist beginnt

erst mit dem gesetzeskonformen Eingang über die oben genannten Möglichkeiten.

Durch dieses Vorgehen setzen wir die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung Baden-

Württemberg um. Das Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem

anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden.

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Ossietzkystraße 3 Homepage: www.vermoeqenundbau-bw.de 70174 Stuttgart Serviceportal: service-bw.de E-Mail: poststeUe.amts@)vbv.bwl.de Datensch utz: www.vermoegenundbau-bw.de/datenschutz Telefon: +49 71121802 5

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Baden-Württemberg Vermögen und Bau Amt Stuttgart

Neben der korrekten Leitweg-ID des Landes Baden-Württemberg und der USt-ID des Landes

Baden-Württemberg BW DE811556104 ist es besonders wichtig, dass Sie die korrekten Angaben

in den unten aufgeführten „BT-XX“-Feldern eintragen, damit die Rechnung richtig zugeordnet

werden kann.

Weitere Informationen sowie die Nutzungsbedingungen des „Zentralen Rechnungseingangs

Baden-Württemberg“ finden Sie unter https://www.service-bw.de/erechnung.

Wir bitten Sie daher, für einen reibungslosen Rechnungslauf zukünftig Ihre Rechnungen,

einschließlich rechnungsbegründender Unterlagen, unter Beachtung der oben genannten

Vorgaben einzureichen.

Leistungen für Baumaßnahmen: 08-A1201-39

Bei Leistungen für Baumaßnahmen (=Bauleistungen und Leistungen freiberuflich Tätiger)

bitten wir, soweit vorhanden,

im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) ist die im Zuschlags- bzw. Auftrags­

schreiben angegebene Leitweg-ID

im Feld „Projektnummer“ (BT-11) die Projektdefinition (H.FB.xxxx.xxxx)

bzw. die Ticketnummer für den Nutzerservice

im Feld „Bestellnummer“ (BT-13) die maßgebliche „Mittelbindungs-Nr.“

im Feld „Objektkennung“ (BT-18) oder

in das Feld „Bemerkungen“ das jeweilige Objekt (Ort, Straße, Haus-Nr., Nutzer)

einzutragen.

Leistungen für den Gebäudebetrieb: 08-A5877-76

Bei Leistungen für den Gebäudebetrieb (=Gebäudemanagement) bitten wir,

im Feld „Projektreferenz“ (BT-11) die Leistungsart (z. B. Strom, Gas Wasser,

Reinigungsdienstleistungen, Wartung, Nebenkostenabrechnung, usw.)

im Feld „Objektkennung“ (BT-18) oder in das Feld „Bemerkungen“ das jeweilige Objekt,

(Ort, Straße, Hausnummer, Nutzer) einzutragen.

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JbrK Baden-Württemberg Vermögen und Bau Amt Stuttgart

Leistungen für den Grundstücksverkehr und die -Verwaltung: 08-A2051-11

Bei Rechnungen für den Grundstücksverkehr bzw. die Grundstücksverwaltung (=Bereich Immo­

bilienmanagement) bitten wir,

im Feld „Projektreferenz“ (BT-11) die Leistungsart (z. B. Miete, Pacht, Gestattungsentgelt)

• im Feld „Objekterkennung“ (BT-18) oder in das Feld „Bemerkungen“ das jeweilige Objekt

(Ort, Straße, Hausnummer, Nutzer) einzutragen.

Leistungen für die Baden-Württemberg Stiftung gGmbH: 08-A4927-16

Rechnungsanschrift:

Baden-Württemberg Stiftung gGmbH, c/o Vermögen und Bau Amt Stuttgart, Ossietzkystraße 3,

70174 Stuttgart

Einzutragen sind:

• im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) die vorstehend angeführte Leitweg ID: 08-A4927-16, die auch

im Zuschlags- bzw. Auftragsschreiben zu finden ist.

• im Feld „Projektreferenz“ (BT-11) die Leistungsart (z. B. Strom, Gas, Wasser, Reinigung,

Wartung).

• im Feld „Objektkennung“ (BT-18) oder in das Feld „Bemerkungen“ das jeweilige Objekt (Ort,

Straße, Haus-Nr., Nutzer), die Fälligkeit mit eventueller Skontoabzugsmöglichkeit sowie

die Bankverbindung des Zahlungsempfängers.

Mit freundlichen Grüßen

Simon Schreiber

Amtsleitung

Anlage

Klickanleitung E-Rechnung

Musterrechung

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Baden-Württemberg Vermögen und Bau Amt Stuttgart

Vermögen und Bau Baden-Württemberg | Name: Marion Häusler Ossietzkystraße 3 | 70174 Stuttgart Telefon: +49 711 21802 521 An die Geschäftspartner des E-Mail: poststelle, amts@vbv.bwl.de Landesbetriebes Vermögen Geschäftszeichen: VBS~0270.0-6/1/142 und Bau BW Amt Stuttgart (bei Antwort bitte angeben) Ossietzkystraße 3 70174 Stuttgart Datum: Januar 2026

Änderung der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechnVOBW); § 3 Verbindlichkeit der elektronischen Rechnung hier: Freiwillige Einreichung

Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,

am 16. Dezember 2025 hat die Landesregierung beschlossen, dass Rechnungen bis 1.000 Euro (netto) weiterhin bis 31.12.2026 nicht verpflichtend als elektronische Rechnungen im strukturierten Format eingereicht werden müssen.

Anschließend soll eine Ausnahme bis 250 Euro (netto) dauerhaft gelten.

Unabhängig davon möchten wir Sie bitten, Rechnungen auch unterhalb der oben genannten Bagatellgrenze freiwillig als elektronische Rechnung bei uns einzureichen.

Hintergrund ist unser gemeinsames Bestreben, die Zahlungsprozesse weiter zu vereinfachen und durchgängig digital auszugestalten. Die Einreichung elektronischer Rechnungen unterstützt insbesondere: eine medienbruchfreie und automatisierte Weiterverarbeitung, eine schnellere Prüfung und Verbuchung, eine Reduzierung manueller Erfassungen und Rückfragen, eine insgesamt zügigere Zahlungsabwicklung.

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Ossietzkystraße 3 Homepage: www.vermoeqenundbau-bw.de 70174 Stuttgart Serviceportal: service-bw.de E-Mail: poststelle.amts^lvbv.bwl.de Datenschutz: www.vermoeqenundbau-bw.de/datenschutz Telefon:+49 71121802 5

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Baden-Württemberg Vermögen und Bau Amt Stuttgart

Gerade bei einer einheitlichen Nutzung elektronischer Rechnungen - unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags - können die Prozesse auf beiden Seiten deutlich stabiler, transparenter und effizienter gestaltet werden.

Die Einreichung erfolgt selbstverständlich auf freiwilliger Basis und stellt keine zusätzliche rechtliche Verpflichtung dar. Sie leistet jedoch einen wichtigen Beitrag zur weiteren Digitalisierung und Vereinfachung unserer gemeinsamen Verwaltungsabläufe.

Für Ihre Unterstützung bedanken wir uns herzlich. Bei Fragen zur technischen Umsetzung oder zu den Einreichungswegen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen <

Simon Schreiber Amtsleitung

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Klickanleitung Erstellung E-Rechnung für Auftragnehmer und fbT‘s:

1. Vorbereitung

a.) https://www.service-bw.de/erechnung,

„Antworten auf häufig gestellte Fragen“ durchlesen:

Besonders hervorzuheben:

Pkt. 4 zugelassene Formate: XRechnung

Pkt. 10 Support Für Rechnungssteller: Telefonisch: 0711/21 844 599

Das Format XRechnung kann Ihre (zeitgemäße) Buchhaltungs-/ AVA-Software generieren. Mit der Bitte gegebenenfalls Kontakt mit Ihrem Softwarehersteller aufzunehmen.

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Sollte Ihre Software die e-Rechnung nicht generieren können wird im Folgenden eine kostenpflichtige Möglichkeit aufgezeigt eine e-Rechnung über das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ zu generieren.

b.) https://www.ferd-net.de, FAQs durchlesen (Hintergründe e-Rechnungen)

Zusammengefasst ist die e-Rechnung nicht für komplexe Baurechnungen mit Bezug auf LV-Texte, Aufmaßblätter, Rapportzettel und Lieferscheine programmiert.

Alle diese Unterlagen werden im Zusammenhang mit der e-Rechnung rechnungsbegründende Unterlagen genannt.

Rechnungsbegründende Unterlagen dienen als Prüfungsgrundlage und müssen nicht zwangsweise auf https://www.service-bw.de/erechnung eingereicht werden zumal eine Größenbeschränkung von max. 15 MB beim Einreichen von e-Rechnun- gen gilt.

Die rechnungsbegründenden Unterlagen sollen im PDF-Format per E-Mail an den Rechnungsprüfer (Bauherr oder Architekt) gesendet werden.

Im Fall, dass rechnungsbegründende Unterlagen kleiner 15 MB sind, besteht die Möglichkeit diese auch über das Rechnungsportal einzureichen.

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2. Erstellung einer kostenpflichtigen

e-Rechnung

Vorausgesetzt wird, dass beim Rechnungssteller die rechnungsbegründenden Unterlagen bestehend aus einer prüfbaren Rechnung mit Bezug auf den Auftrag (z.B. LV-Positionen), das prüfbare Aufmaß, Rapportzettel und Lieferscheine vorliegen.

https://zugferd-rechnung.com

Hier haben Sie die Möglichkeit, das Onlinetool der ZUGFERD Community sofort und ohne Registrierung auszuprobieren oder die kostenpflichtige Vollversion mit zusätzlichen Funktionen für 5,00 € pro Monat zu erwerben.

a) Startbildschirm

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b) Rechnungsformat einstellen

Klicken und korrektes eRechnungs-Format auswählen: XRechnung 1.2

c) Daten einpflegen

Ihr Rechnungsdatum

leer Fertigstellungsdatum 08-A1201-39 ist die Leitweg-ID für Bauleistungen und Nutzerservice von Vermögen und Bau, Amt Stuttgart leer 08-A5877-76 ist die Leitweg-ID für den Gebäudebetrieb von Vermögen und Bau, Amt Stuttgart

08-A2051-11 ist die Leitweg-ID für den 08-A1201-39 Grundstücksverkehr und -verwaltung von Vermögen und Bau, Amt Stuttgart

08-A4927-16 ist die Leitweg-ID für die Baden-Württemberg Stiftung gGmbH von Vermögen und Bau, Amt Stuttgart

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Vermögen und Bau Baden-Württemberg, Amt Stuttgart

Ihr Sachbearbeiter VB-BW Ihre Daten

Ossietzkystraße 3

70174 Stuttgart

Ihre Daten

Ihre Daten

Benennung Bauvorhaben: z.B. RV, Musterstr. 1, Umbau, Gewerk, X. Abschlagszahlung

Angaben Briefkopf Auftragsschreiben, soweit vorhanden:

• Auftragsnummer
• Mittelbindungsnummer
• Projektdefinition H.FB.xxxxx.xxxx
• Ticketnummer Nutzerservice

1 Ihr Netto 19

01 Rechnung + Ihre Rechnungsnummer

automatisch

S Suummmmee ddeerr bbiisshheerr eerrhhaalltteenneenn Z Zaahhlulunnggeenn

Hier ist es nicht erforderlich alle Positionen aufzuführen, vielmehr nur die Gesamtsumme.

Die prüfbaren rechnungsbegründenden Unterlagen im PDF-Format (per E-Mail an den Rechnungsprüfer Bauherr oder Architekt) schlüsseln die angegebene Summe auf.

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leer Ihre Daten

Häkchen setzen

Klicken

d) Rechnung generieren

Über den Button „Rechnung erstellen“ wird eine e-Rechnung generiert. Diese erscheint im Download-Bereich ihres Browsers (Internet-Zugangsprogramm). Das Ergebnis ist eine maschinenlesbare Datei, die beispielhaft so aussehen kann:

Zur Weiterverarbeitung wird empfohlen die Datei "ZFxrechnung_xxxxxxxxxdccd.xml“ auf dem Desktop zu speichern.

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e) e-Rechnung auf https://www.service-bw.de/erechnung einreichen.

Klicken

f) Weitere Schritte

Der zentrale Landes-Rechnungseingang sendet anhand der Leitweg-ID die Rechnung an die entsprechende Buchhaltung VB-BW, Amt Stuttgart.

Die Buchhaltung leitet die Rechnung zur Freigabe an den jeweiligen Sachbearbeiter.

Dieser benötigt zur „sachlich und rechnerischen Freigabe“ die rechnungsbe- gründenden Unterlagen im PDF-Format. Diese wurden von Ihnen mit der Rechnung hochgeladen oder per E-Mail an den Rechnungsprüfer Bauherr oder Architekt geschickt:

Prüfbare Rechnung mit Bezug auf den Auftrag (z.B. LV-Positionen), das prüfbare Aufmaß, Rapportzettel und Lieferscheine.

Weitere Links, zur eRechnung:

• Rechnungseingang für Auftragnehmer von Kommunen oder Behörden des Landes - Serviceportal Baden-Württemberg (service-bw.de)
• ZUGFeRD 2.1.1 | Forum elektronische Rechnung Deutschland (ferd-net.de)
• Übersicht über die BT-Felder - Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) (e- rechnung-bund.de)
• Login für Rechnungssteller | Login (xrechnung.io)
• XRechnung – RIB Software

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Alle Angaben stammen vom Sender der Rechnung. Eingangsdatum: w Beim zentralen Rechnungseingang findet keine ZRE-ID: inhaltliche Prüfung der gemachten Angaben statt.

Übersicht

Informationen zum Käufer

Leitweg-ID: 08-A1201-39 Ort: Stuttgart

Name: Vermögen und Bau Baden-Württemberg, Bundesland: Baden-Württemberg Amt Stuttgart Ländercode: DE Adresszeile 1: Ossietzkystr. 3 Name: E-Mail- Sachbearbeiter Amt Stuttgart PLZ: 70174 wenn vorliegt mail-Adresse Sachbearbeiter Adresse:

Informationen zum Verkäufer

Firmenname: Ländercode: Firma DE Adresszeile 1: Strasse/Hausnummer Kennung: Lieferantennummer (s. Auftragsschreiben) PLZ: PLZ Name: Sachbearbeiter Firma Ort: Ort Telefon: E- Telefonnummer Firma

Baden-Württemberg mail-Adresse Firma Bundesland: Mail-Adresse:

Rechnungsdaten

der Firma Abrechnungsdatum Rechnungsnummer: der Umsatzsteuer: Rechnungsdatum: 11.4.2024 Projektnummer: Feld BT-11 H.FB.XXXXX.XXXX Rechnungsart: 326 Vertragsnummer: z.B. 24-xxxxx/B24-xxxxx/E24-xxxxx Währung: EUR Bestellnummer: Feld BT-13 Mittelbindungs-Nummer

Gesamtbeträge der Rechnung

Summe aller Positionen 0,00 Summe Nachlässe 0,00 Summe Zuschläge 0,00 Gesamtsumme 0,00 Summe Umsatzsteuer 0,00 Gesamtsumme 0,00 Gezahlter Betrag 0,00 Rundungsbetrag 0,00 Summe Fremdforderungen 0,00 Fälliger Betrag 0,00

Aufschlüsselung der Umsatzsteuer auf Ebene der Rechnung

Umsatzsteuerkategorie: S Gesamtsumme 0,00 Umsatzsteuersatz 19,00% Umsatzsteuerbetrag 0,00

Zahlungsdaten

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Fälligkeitsdatum: 2.5.2024

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Alle Angaben stammen vom Sender der Rechnung. Eingangsdatum: Beim zentralen Rechnungseingang findet keine ZRE-ID: inhaltliche Prüfung der gemachten Angaben statt.

Code für das Zah- Zahlungsmittel: Informationen über das Bankkonto, auf lungsmittel: das die Überweisung zu leisten ist

Verwendungszweck: Rechnungsnummer vom xx.xx.2024

Überweisung Kontoinhaber: Firma BIC: xxxxx

xxxx IBAN:

Bemerkungen zur Rechnung

Bemerkung:

Details

1

Position: 1

Preiseinzelheiten Menge 0.0 Listenpreis (netto): 0,00 Einheit Umsatzsteuer: S Preis pro Einheit (netto) 0,00 Gesamtpreis (netto) 0,00 Umsatzsteuersatz: 19,00%

Rabatt (netto): 0

Artikelinformationen Bezeichnung: Bitte die ausgeführte Leistung eintragen Beschreibung: Bitte die ausgeführte Leistung eintragen X % der Positionssumme

2

Position: 2

Preiseinzelheiten

Menge Einheit

Preis pro Einheit (ne Gesamtpreis (netto) Rabatt (netto):

Artikelinformationen Bezeichnung: Bitte die ausgeführte Leistung eintragen Beschreibung: Bitte die ausgeführte Leistung eintragen X % der Positionssumme

3

Position: 3

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Alle Angaben stammen vom Sender der Rechnung. Eingangsdatum: 12.04.2024 13:36:57 Beim zentralen Rechnungseingang findet keine ZRE-ID: 11031119 inhaltliche Prüfung der gemachten Angaben statt.

Preiseinzelheiten Menge 0 Listenpreis (netto): 0,00 Einheit EUR 0,00 Umsatzsteuer: S Preis pro Einheit (netto) Gesamtpreis (netto) 0,00 Umsatzsteuersatz: 19,00%

Rabatt (netto): 0

Artikelinformationen

Bezeichnung: Hier die Bezeichnung des Artikels/der Beschreibung: Projektleiter : 3 Std. Leistung entragen

Zusätze

Informationen zum Verkäufer

Bundesland: Baden-Württemberg Register-/Registrier- xxxxx nummer: Elektronische Adresse- Umsatzsteuer-ID: DExxxxxx Schema der elektro- DE Steuernummer: xxxxxxx nischen Adresse:

Informationen zum Käufer

Bundesland: Baden-Württemberg Schema der elektro- DE nischen Adresse: Elektronische Adresse- : xxx@vbv.bwl.de Abrechnungsdatum der Umsatzsteuer:

Informationen zum Vertrag

Spezifikationsken- Prozesskennung: nung:

Anlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen

Kennung: Anlage mit hochladen Name des Anhangs- Anlage 1 mit hochladen dokuments:

Format des Anhang- dokuments:

Kennung: Anlage 2 mit hochladen Name des Anhangs- dokuments:

Format des Anhang- dokuments:

Kennung: Anlage 3 mit hochladen Name des Anhangs- dokuments: Format des Anhang- dokuments:

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Alle Angaben stammen vom Sender der Rechnung. Eingangsdatum: Beim zentralen Rechnungseingang findet keine ZRE-ID: inhaltliche Prüfung der gemachten Angaben statt.

Kennung: Name des Anhangs- dokuments: Format des Anhang- dokuments:

Kennung: Name des Anhangs- dokuments: Format des Anhang- dokuments:

Hinweise

Hinweis zur Aufbewahrung

Vereinbarungsgemäß wurde diese Rechnung von service-bw in die zentrale Rechnungsablage aufgenommen.

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