02_Anlage_Teilnahmebedingungen.pdf

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BA088-26

Teilnahmebedingungen

1 Einschlägige Rechtsvorschriften

Auf das Vergabeverfahren findet im Wesentlichen die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentli- cher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabe- ordnung – UVgO) in ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung.

Die Bestimmungen der UVgO werden nicht Vertragsbestandteil und geben den Bietern kein einklag- bares Recht auf ihre Anwendung.

Die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen findet in ihrer jeweils gülti- gen Fassung Anwendung.

2 Angebotsbedingungen

2.1 Form

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes www.evergabe-online.de („Meine e-Vergabe“) über die Funktion „Angebot abgeben“ zu übermitteln. Dem Angebot sind alle geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise gemäß Punkt 3 vollständig und zweifelsfrei ausgefüllt beizufügen.

Es ist kein zip-Ordner zu verwenden. Es wird darum gebeten, für hochgeladene Dokumente mög- lichst kurze und prägnante Dateinamen zu wählen. Das Leistungsverzeichnis ist ausschließlich als „aidf-Datei“ (Administration Intelligence Data Format) dem Angebot beizufügen, vgl. Punkt 3.2.

Angebote, welche auf anderem Wege, z. B. dem Postweg, persönlich, per E-Mail, per Fax oder über die Funktion „Vergabestelle kontaktieren“ der e-Vergabe-Plattform des Bundes („Meine e-Vergabe“) als Nachricht übermittelt werden, sind ausgeschlossen und können nicht berücksichtigt werden.

Nachträgliche Änderungen, Berichtigungen und/oder Ergänzungen sind nur durch Abgabe eines komplett neuen Angebotes (= Ersatzangebotes) möglich, vgl. Punkt 2.3.1.

Ein Ersatzangebot muss auch dann übermittelt werden, wenn das ursprüngliche Angebot unvollstän- dig ist. Das Hochladen nur einzelner Dateien/Dokumente ist über die e-Vergabe-Plattform des Bun- des nicht möglich.

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2.2 Sprache

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit der ZV-BMLEH ist in deut- scher Sprache zu führen.

2.3 Fristen

2.3.1 Schlusstermin für den Angebotseingang: 04.11.2026, 12:00 Uhr

Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übermittelt sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Änderungen und/oder Ergänzungen des An- gebotes (=Ersatzangebot). Maßgeblich für den fristgerechten Eingang ist die Zeitangabe der e-Vergabe-Plattform des Bundes.

Nachdem ein Angebot an die e-Vergabe-Plattform des Bundes übersandt wurde, sendet diese dem Bieter automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail.

Bis zum Ende der Angebotsfrist kann das Angebot zurückgezogen werden.

2.3.2 Wartungsfenster (technischer Hinweis)

Es ist zu beachten, dass an der e-Vergabe-Plattform des Bundes regelmäßig Wartungsarbeiten erfol- gen. Während der entsprechenden Zeiträume kann die Kommunikation (z. B. Angebotsabgabe, Bie- terfragen etc.) ggf. eingeschränkt sein.

Die Übersicht zu den planbaren Wartungsfenstern kann über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.de/status.html

2.3.3 Bindefrist: 31.12.2026

Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist ist der Bieter – soweit nicht zuvor durch Zuschlag ein Vertrag geschlossen wurde – an sein Angebot gebunden.

Das Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Bindefrist kein Auftrag erteilt wurde.

2.4 Inhalt

Das Angebot muss vollständig sein. Es muss sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Preis- angaben, Informationen, Nachweise und Erklärungen enthalten. Änderungen an Eintragungen müs- sen zweifelsfrei sein.

Das Angebot ist in Textform gemäß § 126b BGB über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu über- mitteln. Im Angebot ist an den vorgegebenen Stellen die Person des Erklärenden (idealerweise Vor- und Nachname) zu nennen (z. B. Angebotsbestätigung, Eigenerklärungen). Dies kann z. B. durch digi- tale Bearbeitung der betreffenden Passagen oder den Ausdruck, die handschriftliche Ergänzung und anschließendes Scannen der Dokumente erfolgen. In letzterem Fall ist auf eine ausreichende Lesbar- keit zu achten. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist darüber hinaus nicht erforderlich.

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Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf gesonder- ter Anlage beigefügt werden.

Die Leistung wird nicht in Lose aufgeteilt.

2.5 Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes und zur Erfüllung des eventuell er- folgenden Auftrages benutzt werden. Jede Benutzung für andere Zwecke oder Weitergabe an Dritte ist untersagt. Sich hieraus ergebende Patente oder ein Gebrauchsmusterschutz bleiben/bleibt Eigen- tum der BLE bzw. der Bundesrepublik Deutschland.

Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätigkeit be- kannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.

2.6 Fragen zum Vergabeverfahren

Fragen sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes, per E-Mail oder per Fax (0228 / 6845-4518) an folgende Kontaktperson zu richten:

Herr Fitterer, Referat 214 E-Mail: stefan.fitterer@ble.de

Eventuelle Fragen sowie deren Beantwortung und ggf. ergänzende Dokumente werden grundsätzlich allen potenziellen Bietern zur Verfügung gestellt, um eine Gleichbehandlung zu gewährleisten. Diese Informationen sind bei der Erstellung des Angebotes zu beachten!

Die Bereitstellung entsprechender Informationen erfolgt ausschließlich elektronisch über die e- Vergabe-Plattform des Bundes.Für einen Zugang zu diesen Informationen ist eine dortige Regist- rierung als am Vergabeverfahren teilnehmender Nutzer der e-Vergabe zwingend erforderlich! Am Vergabeverfahren teilnehmende Nutzer der e-Vergabe erhalten per E-Mail automatisierte Nach- richten über neue Informationen zum Vergabeverfahren.

Um etwaige Fragen zum Vergabeverfahren oder der zu erbringenden Leistung umfänglich beantwor- ten zu können, wird darum gebeten, alle Auskünfte rechtzeitig, also mindestens sieben Tage vor Ab- lauf der Angebotsfrist, anzufordern.

Für die Kommunikation über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zwischen der ZV-BMLEH und dem Bieter – einschließlich der eventuellen Zuschlagserteilung – werden automatisch die Daten zu Grunde gelegt, mit welchen der Bieter auf der Plattform registriert ist. Die im Formular „Angebotsbe- stätigung“ gemachten Angaben zur Ansprechperson werden nur in Ausnahmefällen herangezogen. Die Bieter achten selbstständig auf die Gültigkeit ihres von der e-Vergabe-Plattform des Bundes angelegten Accounts und die Einrichtung einer Vertretungsrege- lung in „Meine e-Vergabe“.

2.7 Hinweis gemäß § 11 Abs. 3 Vergabeverordnung (VgV)

Alle notwendigen Informationen über die im Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und

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Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und verwendete Verschlüsselungs- und Zeit- erfassungsverfahren können über den folgenden Link jederzeit aufgerufen werden:

https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/DE/3%20Unternehmen/Nutzungsvoraussetzun- gen/artikel_vgv11.html

2.8 Fragen zur e-Vergabe-Plattform des Bundes

Bei Fragen zur Nutzung der e-Vergabe-Plattform des Bundes und von „Meine e-Vergabe“ sowie bei technischen Problemen steht den Bietern die Hotline des Beschaffungsamtes des Bundesministeri- ums des Innern zur Verfügung.

Die aktuellen Nutzungsbedingungen und -voraussetzung der e-Vergabe-Plattform des Bundes befin- den sich ebenfalls auf der o. g. Homepage.

3 Geforderte Angaben, Erklärungen und Nachweise

3.1 Eignung

 Eigenerklärung Ausschlussgründe

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Ausschluss- gründe in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

 Referenzen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters

Der Bieter reicht geeignete Referenzen (mindestens eine) über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe des Werts, Probenarten (Produkt- und Materialgruppe), Anzahl der Produktproben, des Erbringungs- zeitpunkts bzw. -dauer sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers (möglichst mit Namen und Kontaktdaten der Ansprechperson) ein. Diese Referenz/en soll/en mit Blick auf den zu vergebenden Auftrag Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters geben können und müssen mindestens die Erfüllung der folgenden Anforderungen belegen:

• der Bieter besitzt die Befähigung, Erzeugnisse aus Gummi (verschiedene Gummiarten) auf das Vorhandensein von additiven Stoffen zu untersuchen sowie deren Konzentration zu quantifizie- ren und damit die gem. dem Vertragsentwurf (Anlage zu den Vergabeunterlagen) aufgeführten Leistungen nach Art und Umfang durchzuführen.

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 Abfrage des Wettbewerbsregisters

Ab einem Auftragswert von 30.000 Euro (ohne USt.) wird die ZV-BMLEH gemäß § 6 Wettbewerbsre- gistergesetz (WRegG) von Amts wegen eine Abfrage des Wettbewerbsregisters vornehmen, soweit Ihr Unternehmen für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt.

3.2 Sonstige Anforderungen, Nachweise und/oder Erklärungen

 Leistungsverzeichnis

Mit Angebotsabgabe ist das Leistungsverzeichnis vollständig und zweifelsfrei auszufüllen.

Das Leistungsverzeichnis ist im „aidf-Format“ (Administration Intelligence Data Format) zu verwen- den. Dieses kann mit der kostenlosen Software „AI LV-Cockpit“ der Firma Administration Intelli- gence AG bearbeitet und abgespeichert werden. Die aktuellste Version kann unter http://www.lv- cockpit.de/ heruntergeladen werden. Der Bieter hat das Leistungsverzeichnis als Datei im „aidf-For- mat“ mit dem Angebot über „Meine e-Vergabe“ auf die e-Vergabe-Plattform des Bundes hochzula- den.

Das Angebot darf die Datei „Leistungsverzeichnis.aidf“ nur einmal enthalten. Die Datei „Leistungsver- zeichnis.aidf“ darf in keinem zip-Ordner enthalten sein.

 Eigenerklärung Angebotsbestätigung

Mit Angebotsabgabe ist die vollständig und zweifelsfrei ausgefüllte Eigenerklärung Angebotsbestäti- gung in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln.

 Nachweis über eine Akkreditierung nach ISO/IEC 17025

Mit Angebotsabgabe ist/sind für das/die Labor/e des Bieters, in dem die Untersuchungen stattfinden werden, zum Nachweis über eine Akkreditierung nach ISO/IEC 17025 (2018) (für jedes Labor) eine gültige Urkunde/n, inkl. Anlagen vorzulegen. Sofern der vollständige Inhalt der Akkreditierungsur- kunde/n, inkl. Anlagen in der Datenbank akkreditierter Stellen der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) online einsehbar ist, genügt zum Nachweis eine Eigenerklärung des Bieters, aus der die (je- weilige) Urkundennummer ersichtlich wird, um den Inhalt der Urkunde auf der DAkkS einzusehen. Soweit der Bieter bereits zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe vorsieht, Untersuchungen durch ei- nen/mehrere Unterauftragnehmer durchführen zu lassen, so ist dem Angebot für das/die entspre- chende/n Labor/e des/der Unterauftragnehmer/s als Nachweis über die Akkreditierung nach ISO/IEC 17025 (2018) (jeweils) eine gültiges Urkunde, inkl. Anlagen, oder eine entsprechende Eigen- erklärung des Bieters, aus der die Urkundennummer, um den Inhalt der Urkunde auf der DAkkS ein- zusehen, ersichtlich wird, vorzulegen.

 Angebotskonzept

Mit Angebotsabgabe ist ein Konzept (maximal 30 DIN A4-Seiten, exklusive Anhänge; Arial, Schrift- größe 11; 1.5-Zeilenabstand) vorzulegen, in dem die Umsetzung der zu erbringenden Leistung gem. Vertragsentwurf (Anlage zu den Vergabeunterlagen) nachvollziehbar beschrieben wird. Der Auftrag- geber verfolgt mit dem Zuschlagskriterium „Angebotskonzept“ das Ziel, eine strukturierte, detail- lierte, qualitativ hochwertige, schlüssige und lückenlose Darstellung der vorgesehenen Umsetzung der in § 4 des Vertragsentwurfs beschriebenen Leistungen, inkl. Konkretisierung der im

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Vertragsentwurf beschriebenen Anforderungen sowie Erweiterung um eigene Ideen, zu erhalten, die eine erfolgreiche und effiziente Umsetzung der Leistung erwarten lässt. Zudem muss aus dem Kon- zept ersichtlich werden, dass die vom Bieter vorgesehenen Methoden zur Bearbeitung der unter § 4 Abs. 2 Nr. 3 und 4 des Vertragsentwurfs formulierten Leistungen zielführend sind und den wissen- schaftlichen Standards entsprechen. Als zwingende Bestandteile sind insbesondere Erläuterungen bzw. Informationen zu folgenden Punkten darzustellen:

Wissenschaftliche Qualität:

Die Bewertung des Angebotskonzeptes unterteilt sich in „Wissenschaftliche Qualität“ und „Formale Qualität“.

Die wissenschaftliche Qualität bewertet dabei zum einen das vom Bieter vorgesehene methodische Vorgehen hinsichtlich der Leistungen "Screening" und "Quantifizierung" (methodischer Teil). Der the- oretische Teil bezieht sich wiederum auf die „Probenlagerung/Entsorgung“ und auf die „Angaben zur Qualitätssicherung für Screening und Quantifizierung“.

Methodischer Teil

Das Angebotskonzept hat die Umsetzung der validen Analysemethoden per GC- bzw. LC-MS – oder falls stoff- bzw. matrixbedingt nötig auch mit Hilfe von FT-IR und/oder GC- bzw. LC-MS/MS mög- lich - inkl. Probenaufarbeitung/Extraktion zu beschreiben. Für jede eigenständige Analysemethode ist eine separate Beschreibung vorzunehmen. Der Bieter hat für alle Einzelstoffe der „Stoffliste“ (siehe Anhang A zum Vertragsentwurf) die zu verwendende Analysemethode anzugeben und auf mögliche Unsicherheiten einzugehen. Zudem ist anzugeben, ob für die zu quantifizierenden Stoffe/Stoffgruppen bereits Referenzstandards vorhanden und Analysemethoden im Labor etabliert sind oder noch entwickelt werden müssen. Zusätzlich ist der Umgang mit Matrixeffekten bzw. stö- renden Matrixkomponenten darzulegen. Die zur Strukturermittlung verwendeten Datenbanken sind ebenfalls mit anzugeben. Des Weiteren ist näher auf die im Screening und für die Quantifizierung verwendeten Referenzstandards einzugehen.

Theoretischer Teil

• Probenlagerung/Entsorgung:

Es ist zu beschreiben, wie die sachgemäße Probenlagerung über den Messungszeitraum sowie die sach- und umweltgerechte Entsorgung der Gummiprodukte im Anschluss an das Projekt gewährleis- tet werden.

• Angaben zur Qualitätssicherung für Screening und Quantifizierung:

Es sind Angaben zu den Qualitätsparametern (Reproduzierbarkeit und Robustheit der Analysemetho- den, der Wiederfindungsraten des Indikatorstandards, zu Retentionszeiten und zu Peakflächen, zum Limit of Detection (LOD) und Limit of Quantification (LOQ), zu den Signal Rausch-Verhältnissen/Li- nearitätsprüfung, der Auflösung sowie zu den Blindwertkontrollen) unter Angabe der zu benutzen- den Analysengeräte zu machen. Dies schließt die Angabe ein, wie die Qualitätsparameter bestimmt werden.

Formale Qualität:

Detaillierter Kostenplan

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Mit dem „Kostenplan“ möchte der Auftraggeber einen detaillierten und transparenten Überblick über die kalkulierten Kosten des Festpreises für die Leistungen gem. § 4 Abs. 2 des Vertragsentwurfs. Dadurch soll für den Auftraggeber erkennbar werden, wie sich der Festpreis für die Leistungen zu- sammensetzt und wie realistisch die Kostenaufstellung ist.

Es ist darzustellen, mit welchem Personal- und Mitteleinsatz je Arbeitspaket (siehe § 4 des Vertrags- entwurfs) kalkuliert wird. Hierbei ist insbesondere auf das benötigte Personal und die damit einher- gehenden Kosten für die Beschaffung und das Screening der Erzeugnisse sowie die Quantifizierung der Stoffe einzugehen. Des Weiteren sollen die Kosten für die benötigten Chemikalien und Geräte beim Screening und bei der Quantifizierung ersichtlich werden. Auch sind die Kosten für die Proben- beschaffung, -entsorgung und -lagerung, das Auftakt- und Abschlussgespräch sowie die Berichtsdar- legung aufzuschlüsseln.

Sofern der Bieter im methodischen Teil seines Angebotskonzeptes angibt, dass Analysemethoden für die zu quantifizierenden Stoffe/Stoffgruppen im Labor noch nicht etabliert sind und demnach noch entwickelt werden müssen, hat der Bieter die dafür kalkulierten Mittel ebenfalls in seinem Kosten- plan darzustellen.

Zeitplan

Der vom Bieter erstellte Projektzeitplan für die Bearbeitung der unter § 4 Abs. 2 des Vertragsentwurfs aufgeführten Arbeitspakete unter Berücksichtigung der zeitlichen Rahmenbedingungen gem. § 7 Abs. 1 des Vertragsentwurfs soll seine Fähigkeit bzgl. einer realistischen Zeitplanung für die zur Leistungs- erbringung notwendigen Arbeitspakete aufzeigen. Der Zeitplan ist in Form eines logisch strukturier- ten Zeitstrahls zu erstellen. Der Auftraggeber verfolgt mit dieser Ausarbeitung des Bieters das Ziel eine vollkommen ausführliche, transparente und schlüssige Planung zu erhalten, die darlegt, wie der Bieter eine termingerechte Durchführung der geforderten Leistungen erbringt.

Hinweis:

Bei Angebotskonzepten, die die maximale Seitenanzahl von 30 Seiten überschreiten, findet der Inhalt ab Seite 30 bei der Bewertung keine Berücksichtigung.

Das Angebotskonzept wird bewertet [Details siehe „Wertungsmatrix“ (Anhang zu den Teilnahmebe- dingungen)].

4 Bietergemeinschaften

Sofern beabsichtigt ist eine Bietergemeinschaft zu bilden, ist das Formular „Erklärung Bietergemein- schaft“ vollständig und zweifelsfrei auszufüllen und mit dem Angebot in Textform gemäß § 126b BGB zu übermitteln. Zudem ist die Eigenerklärung Ausschlussgründe von jedem Mitglied der Bieter- gemeinschaft vollständig und zweifelsfrei in Textform gemäß § 126b BGB auszufüllen und dem An- gebot beizufügen.

Sonstige Eignungsnachweise (vgl. Punkt 3.1) sind mindestens von demjenigen Mitglied zu erbringen, das die betreffende (Teil-) Leistung ausführen soll.

Im Angebot sind jeweils die Mitglieder sowie eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen (§ 38 Abs. 12 UVgO). Eine Darle- gung der einzelnen Zuständigkeiten ist dem Angebot beizufügen. Die Mitglieder der

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Bietergemeinschaft verpflichten sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Ver- bindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung.

Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft oder Veränderung ihrer Zusammensetzung wird nicht zugelassen.

5 Nachunternehmen/Unteraufträge/Eignungsleihe

Der Bieter soll sich insbesondere bei Großaufträgen bemühen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie es mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbart werden kann. Für den Fall der Weitergabe von Leistungen sind mit dem Angebot die vor- gesehenen Unterauftragnehmer namentlich zu benennen und Art und Umfang der Unterauftragsver- gabe zu beschreiben.

Zudem ist dem Angebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Zusammenarbeit mit dem bietenden Unterneh- men erfolgt.

Für den Fall der Eignungsleihe vermittelt durch den Einsatz eines Unterauftragnehmers ist dem An- gebot eine Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers beizufügen, aus der hervorgeht, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Zusammenarbeit mit dem bietenden Unternehmen erfolgt.

6 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

7 Zuschlag

7.1 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 43 Abs. 1 UVgO).

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leis- tungs-Verhältnisses, anhand der in der Wertungsmatrix (Anhang) dargelegten Zuschlagskriterien.

Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonti berücksichtigt, die eine Skontofrist von 14 Ta- gen nicht unterschreiten.

Der Zuschlag wird innerhalb der unter Punkt 2.3.3 genannten Frist erteilt.

7.2 Unterrichtung der Bieter gemäß § 46 UVgO

Die ZV-BMLEH unterrichtet jeden Bieter unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens, einschließlich der Gründe dafür.

Auf Verlangen des Bieters unterrichtet die ZV-BMLEH unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Ta- gen nach Eingang eines entsprechenden Antrages, die nicht berücksichtigten Bieter über die

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wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters.

8 Kosten

Für die Angebotserstellung wird keine Vergütung gezahlt.

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