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24. Juli 2026
Vergabenummer:
26A013
Ausschreibung Agenturpartner für die MAG-C 2028
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Inhaltsverzeichnis
1 Auftraggebende Stelle .......................................................................................................... 3 1.1 Zur MAG-C .................................................................................................................... 3 2 Anforderung .......................................................................................................................... 3 2.1 Unterstützung im Bereich Netzwerk und Akquise ....................................................... 4 2.2 Buchung & Betreuung Ehrengäste ............................................................................... 4 2.3 Budget für Ehrengäste ................................................................................................. 5 2.4 Transparente Kommunikation mit dem Projektteam .................................................. 5 3 Umsetzung folgender Aufgabenbereiche ............................................................................. 5 3.1 Cosplay Area ................................................................................................................. 5 3.2 Gaming Area ................................................................................................................. 6 3.3 Organisation und Durchführung des Programms auf der Hauptbühne ...................... 7 3.4 Social Media Unterstützung ......................................................................................... 8 3.5 Allgemeine Organisation .............................................................................................. 8 3.6 Optional: Pressearbeit ................................................................................................. 8 3.7 Optional: Erfolgsabhängige Akquise für Partner & Aussteller ..................................... 9 4 Zahlung ................................................................................................................................. 9 5 Veranstaltungslaufzeit .......................................................................................................... 9 6 Zuschlagskriterien ............................................................................................................... 10 6.1 Personelle Ressourcen ............................................................................................... 10 6.2 Referenzen ................................................................................................................. 10 7 Wertung der Angebote ....................................................................................................... 10 8 Laufzeit der Leistungserbringung ....................................................................................... 11
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Auftraggebende Stelle
Aufgabe der Messe Erfurt ist die Planung, Entwicklung, Finanzierung und der Betrieb eines Messegeländes in Erfurt sowie die Durchführung von Veranstaltungen aller Art (Messen, Ausstellungen, Kongresse etc.) auf eigenem oder fremdem Gelände. Der Freistaat Thüringen hat die Gesellschaft gegründet, um den Messestandort Erfurt gezielt zu sichern und auszubauen und damit struktur- und wirtschaftspolitische Ziele im Freistaat Thüringen umzusetzen. Alleiniger Gesellschafter der Messe Erfurt GmbH (Messe Erfurt) ist der Freistaat Thüringen. Zum alleinvertretungsberechtigten Geschäftsführer ist Herr Michael Kynast bestellt. Zur Überwachung der Gesellschaft besteht ein fakultativer Aufsichtsrat.
1.1 Zur MAG-C
Die MAG-C ist eine Publikumsmesse, welche die Schwerpunkte Manga, Anime, Games und Cosplay thematisiert. Sie vereint Fans, Creator, Künstler, Aussteller und Unternehmen rund um japanische Popkultur, Gaming und kreative Fandoms. Im Mittelpunkt stehen Community- Erlebnis, Austausch, Entertainment sowie interaktive Angebote wie Bühnenprogramme, Wettbewerbe und Workshops. Die MAG-C richtet sich vor allem an Jugendliche und junge Erwachsene mit Interesse an Manga, Anime, Gaming, Cosplay und Popkultur. Darüber hinaus spricht sie Content Creator, Künstlerinnen, Sammlerinnen, Cosplayer und Communities aus dem Bereich der digitalen und kreativen Kultur an.
2 Anforderung
2.1. Planung und Umsetzung einzelner Areas
Für die Community Convention MAG-C soll eine Agentur das Projektteam der Messe Erfurt in
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der Planung und Organisation der Veranstaltung unterstützen. Die Unterstützung beläuft sich unter anderem auf die Gestaltung verschiedener Themenwelten, den sogenannten Areas, welche auf der MAG-C verteilt sind. Diese sollen für die Besucher attraktiv und interaktiv sein aber auch thematisch passenden Ausstellern und Partnern eine optimale Präsentationsmöglichkeit im Rahmen der MAG-C bieten. Die Areas sollen ebenfalls optisch ansprechend sowie thematisch passend gestaltet werden. Eine detaillierte Auflistung der zu bespielenden Areas sowie deren Fokuspunkte ist unter Punkt 3 zu finden. Der Auf- & Abbau der durch die Agentur betreuten Areas und Bereiche soll durch das Team der Agentur unterstützt werden, in dem die durch die Messe Erfurt bereit gestellten Standleistungen im Bereich Mobiliar verteilt werden.
2.1 Unterstützung im Bereich Netzwerk und Akquise
Die Agentur soll das Projektteam bei der Akquise für Sponsoren, Partner und Ausstellende unterstützen. Die MAG-C soll von dem Netzwerk der Agentur profitieren können und weiterwachsen. Die Agentur bringt entsprechende Netzwerke aus sämtlichen ausschreibungsrelevanten Themen mit und kann daraus schöpfen.
2.2 Buchung & Betreuung Ehrengäste
Die Buchungen und das Briefing sämtlicher Ehrengäste für die Areas sowie das Bühnenprogramm erfolgt bis 6 Wochen vor der Veranstaltung über die Agentur. Die gebuchten Ehrengäste werden umfassend vom Team der Agentur betreut. Ein Fahrservice für Ehrengäste soll bei Bedarf durch die Agentur abgedeckt werden. Die Rechnungsstellung der Ehrengäste erfolgt hierbei an die Agentur. Anschließend wird eine Gesamtrechnung der Agentur an die Messe Erfurt gestellt.
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2.3 Budget für Ehrengäste
Das Budget für die Gagen der Ehrengäste beträgt maximal 50.000,00 € netto. Die Spesen (Beherbergung und Anfahrt) für die Gäste umfassen einen Betrag von 15.000,00 € netto pro Jahr. Dienstleister müssen in diesem Budgetrahmen mit inkludiert sein. Es gibt keine zusätzlichen Budgets.
Eine Überschreitung der festen Beträge ist strikt untersagt, es sei denn, es gibt vorher eine direkte Absprache mit der Messe Erfurt.
2.4 Transparente Kommunikation mit dem Projektteam
Die Kommunikation der Agentur mit dem Projektteam erfolgt regelmäßig und transparent. Der Stand des Projektes wird in regelmäßigen Meetings besprochen und die Besprechungsprotokolle durch das Projektteam der Messe Erfurt erstellt und verwaltet. Die Besprechungsprotokolle sind jederzeit für den Agenturpartner einsehbar. Das Projektteam erhält somit regelmäßig Einsicht in den aktuellen Stand der Projektplanung der Agentur. Zusätzlich wird es ein Projektplanungstool geben, womit jeder jeweils Aufgaben an andere Personen oder sich selbst zuteilen kann. Somit gestaltet sich der Workflow angenehmer. Die Auswahl des Tools erfolgt in gemeinsamer Abstimmung zwischen der Agentur und der Messe Erfurt. Die finale Auswahl des Tools liegt bei der Messe Erfurt. Eigentümer der Arbeitsfläche wird hierbei die Messe Erfurt sein. Die Gestaltung der Arbeitsfläche und der Workflow wird gemeinsam von der Messe Erfurt und der Agentur erarbeitet.
3 Umsetzung folgender Aufgabenbereiche
3.1 Cosplay Area
• Vollumfassende Vorbereitung, Organisation und Durchführung einer Cosplay Area von mindestens 600 m² • Umfangreiches und thematisch passendes Gestaltungskonzept • Umsetzung eines internationalen Line-Ups mit bekannten Cosplayern
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• Effiziente Nutzung von VIP-Ressourcen für Contests, Workshops & Signierstunden in entsprechendem Maß • Gestaltung der Area mit verschiedenen interaktiven Elementen (beispielsweise die Integration von Fotografen, ausstellenden Cosplayern und Hersteller von Kostümen und Zubehör) • Organisation des Cosplay Check zum Besuchereinlass der Veranstaltung auf dem Gelände der Messe Erfurt • Bestellung von Standbau (inkl. bedruckter Wände), Teppich, Strom, Möbel, Internet und Dekoration bei der Messe Erfurt. Eventuell benötigte externe Dienstleister für o.g. Leistungen müssen über den Agenturpartner in Absprache mit der Messe Erfurt beauftragt und von diesem an die Messe Erfurt abgerechnet werden. Der Gesamtwert der Bestellungen inklusive externer Dienstleister darf max. 21.000,00 € netto betragen. • Erarbeitung aller benötigten oben aufgeführten Leistungen für die Area und entsprechende Druckdaten bis zum 01.12.2027.
3.2 Gaming Area
• Gestaltung des Indie-Bereiches (mindestens 15 ausstellende Indie-Entwickler aus Deutschland mit Fokus auf Mitteldeutschland) mit ca. 600 m² Fläche • Nutzung der Synergieeffekte durch die Stärkung Thüringens als Wirtschaftsstandort • Akquise von zahlenden Ausstellern aus der Branche unter der Prämisse mindestens 3 Aussteller mit Gaming-Bezug in diesem Bereich zu platzieren (idealerweise umrahmt von Hardware-Partnern für die Peripherie) • Peripherie/Hardware darf maximal einen Kostenrahmen von 20.000,00 € netto aufweisen • Konzeption und Organisation einer Gaming Bühne mit abwechslungsreichem Programm (Einbeziehungen von unabhängigen Entwicklerstudios in Form von Interviews und gemeinsames Spielen der Games auf der Bühne) • Zusammenbringen von Content Creators und Spieleentwicklern durch eine geeignete Interaktionsplattform auf der MAG-C 2028. • namhafte Agentur für den Creator Bereich einsetzen, um weitere große Partner zu akquirieren und als Sponsoren zu gewinnen • Etablierung von Interaktionsmodulen für die Besucher innerhalb des gesamten Bereiches
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• Bestellung von Standbau (inkl. bedruckter Wände), Teppich, Strom, Möbel, Internet und Dekoration bei der Messe Erfurt. Eventuell benötigte externe Dienstleister für o.g. Leistungen müssen über den Agenturpartner in Absprache mit der Messe Erfurt beauftragt und von diesem an die Messe Erfurt abgerechnet werden. Der Gesamtwert der Bestellungen inklusive externer Dienstleister darf max. 18.000,00€ netto betragen. • Erarbeitung aller benötigten oben aufgeführten Leistungen für die Area und entsprechende Druckdaten bis zum 01.12.2027.
3.3 Organisation und Durchführung des Programms auf der Hauptbühne
• Organisation, Umsetzung und Durchführung eines Bühnenprogrammes in der Haupthalle der Veranstaltung • Stream der Hauptbühne während des gesamten Programmes auf der Plattform Twitch (Nutzung des MAG-C Kanals) • Unterstützung bei der technischen Umsetzung durch einen externen Dienstleister der Messe Erfurt GmbH • umfasst die Planung des Programmes, Definition der technischen Anforderungen, personelle Umsetzung von Regie und einem oder mehreren Stage Runnern sowie die Betreuung des Twitch Kanals während der Bühnenshow • Lieferung eines detaillierten Regieplanes bis 2 Wochen vor der Veranstaltung
Inhalte des Programmes: • Gestaltung zweier Cosplay Contests unter einem bestimmten Motto (Cosplay Championship und Performance Show Cup) inkl. Kommunikation mit den Bewerbern, Prejudging vor Showbeginn, Erstellung der Show Assets & Prüfung eingereichter Assets • Erstellung eines interaktiven Bühnenprogramms unter Einbeziehung aller auf der Veranstaltung vertretenen Themenbereiche in verschiedenen Formaten (beispielsweise Quiz-Shows, Interviews, Mini-Spiele und ähnliches) • Einbeziehung geladener Ehrengäste zu thematisch passenden Themen, um das Programm hochwertig und interessant zu gestalten sowie gemeinsame Auswahl eines passenden Moderators in Abstimmung mit dem Projektteam der Messe Erfurt • Show-Konzepte und entsprechendes Branding für Partner/Sponsoren in Abstimmung mit der Messe Erfurt GmbH zusammenstellen (Show-Paket)
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• Lieferung sämtlicher Inhalte für das Bühnenprogramm für die Ankündigung ab 15.11.2027 und bis spätestens 20.12.2027.
3.4 Social Media Unterstützung
• Unterstützung bei der Erstellung von Grafiken und Content innerhalb eines durch die Messe Erfurt professionell gestalteten Redaktionsplanes • Community Management vom 01.12.2027 bis 18.02.2028 • Community Management umfasst: o die regelmäßige und zeitnahe Beantwortung von Fragen per Direktnachricht sowie in den Kommentaren (Zeitfenster von ca. 24 Stunden) o Interaktion mit den Followern der MAG-C Accounts durch z.B. Liken, Teilen oder Kommentieren der Social Media Beiträge der Community o Ziele sind hierbei der Aufbau einer aktiven Community und Förderung von Engagement und emotionaler Bindung der Follower der MAG-C Accounts Ebenso gilt es, die Online-Aktivitäten der Community in Verbindung mit der MAG-C zu beobachten und bei drohender Schimpfrede einzuschreiten und zu schlichten und die Messe Erfurt darüber zu informieren • die zu betreuenden Plattformen sind: Instagram, Facebook, LinkedIn und Discord
3.5 Allgemeine Organisation
• Betreuung des Auf -und Abbaus der zuständigen Veranstaltungsbereiche/Areas • Arbeit mit der Organisationsstruktur des Projektteams • Einsatz eines Teammitgliedes der Agentur an der Messeleitung am Samstag 8 – 12 Uhr
3.6 Optional: Pressearbeit
• Unterstützung bei der Erstellung von Pressemitteilungen • Koordination und Verteilung der Pressemitteilungen in entsprechenden Fachkreisen (Nutzung des eigenen Netzwerkes aus der Games- und Pop-Kultur Branche)
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• Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung der Messe Erfurt GmbH • Kontakte zu relevanten Medien herstellen / ausbauen und die Sichtbarkeit erhöhen • Redakteure einladen und Unterstützung der Koordination vor Ort • Unterstützung zur Akkreditierung von Content Creators
3.7 Optional: Erfolgsabhängige Akquise für Partner & Aussteller
• Akquirieren von Partnern und Sponsoren über das bestehende Netzwerk • Abstimmung mit dem Projektteam zur Auswahl der Partner • Organisation der Gesprächsstrategie (Welcher potenzielle Partner soll wie angesprochen werden?) o Ausstellerakquise: Zahlung einer Provision von 10% der zu zahlenden Standflächenmiete vom akquirierten Aussteller. Es wird maximal eine Summe von 4.000,00€ netto für alle akquirierten Aussteller ausgezahlt. o Partnerakquise: Zahlung einer Provision von 20% der Sponsorensumme des akquirierten Partners. Es wird maximal eine Summe von maximal 4.000,00€ netto für alle akquirierten Partner ausgezahlt.
4 Zahlung
Zahlung erfolgt auf Rechnung und wird in 12 Raten von März 2027 bis Februar 2028 gezahlt.
5 Veranstaltungslaufzeit
Die MAG-C findet vom 05. Februar bis 06. Februar 2028 auf dem Gelände der Messe Erfurt GmbH statt. Der Aufbau findet am 03.02 und 04.02.2028 für Partner von 08:00 bis 20:00 Uhr statt. Der Abbau erfolgt am 06.02.2028 von 17:01 bis 22:00 Uhr, sowie am 09.02.2028 von 08:00 bis 16:00 Uhr.
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6 Zuschlagskriterien
6.1 Personelle Ressourcen
Die sich bewerbende Firma muss in der Lage sein ausreichend personelle Ressourcen für die umfassenden Anforderungen und Vorhaben der Ausschreibung zur Verfügung stellen zu können.
Während des Zeitraumes der Leistungserbringung muss die Erreichbarkeit der Agentur zu den Werktagen Montag bis Freitag mindestens von 10 bis 15 Uhr gewährleistet werden. Im Falle eines Ausfalles (z.B. krankheitsbedingt) muss eine Stellvertreterregelung angegeben werden. Die Personen müssen in der Bewerbung namentlich genannt werden.
6.2 Referenzen
Zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird gefordert, dass er mindestens zwei nachprüfbare Referenzen nachweist (Leistungsbeschreibung sowie Firmenname, Ansprechpartner, Adresse, Telefonnummer des Auftraggebers).
7 Wertung der Angebote
Die Angebote werden anhand folgender Kriterien bewertet:
70% Preis 20% personelle Ressourcen 10% Referenzen
Die Nichterfüllung eines Kriteriums führt nicht zwingend zum Ausschluss.
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8 Laufzeit der Leistungserbringung
Die Leistungserbringung beginnt am 01. März 2027 mit einer Laufzeit von 22 Monaten. Die Zusammenarbeit endet am 28.02.2028.
Das Recht zur außerordentlichen, fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn
a. eine Partei zahlungsunfähig wird b. die Messe Erfurt die Veranstaltung MAG-C nicht wie geplant durchführen kann und absagen muss c. ein Insolvenzantrag über das Vermögen einer Partei gestellt wird d. eine Partei eine wesentliche Pflicht aus dieser Vereinbarung verletzt e. eine Partei eine sonstige Pflicht aus dieser Vereinbarung trotz vorheriger schriftlicher Abmahnung verletzt und dadurch die ordnungsgemäße Leistungserbringung erheblich gefährdet f. die fachliche Arbeit des Agenturpartners wiederholt mangelhaft ist bzw. mehrfach von Kunden begründet als mangelhaft dargestellt wird und trotz Abmahnung keine Abhilfe geschaffen wird g. mangelndes serviceorientiertes Verhalten von Mitarbeitern der Agentur oder den von ihr eingesetzten Personals vorliegt und trotz Abmahnung keine Abhilfe geschaffen wird h. Handlungen der Agentur oder derjenigen Personen, für die die Agentur einzustehen hat, das Ansehen der Messe Erfurt in der Öffentlichkeit schädigen oder zu schädigen geeignet sind und trotz Abmahnung keine Abhilfe geschaffen wird i. die Agentur behördliche Auflagen nicht erfüllt und trotz Abmahnung keine Abhilfe geschaffen wird.