Verfahrensbedingungen_Los 1_V2.pdf

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Ausschreibung zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem

Unternehmen: Agenturleistungen zur Unterstützung der Bundesstiftung

Gleichstellung bei der Umsetzung von Maßnahmen der zielgruppenadäquaten

Öffentlichkeitsarbeit, vor allem im Bereich der Umsetzung integrierter

Kommunikationsmaßnahmen, der Weiterentwicklung der Stiftungswebsite

und der Grafik- und Content-Erstellung u. a. für die Social-Media-Kanäle der

Stiftung.

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach dem Gesetz gegen

Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und nach der Verordnung über die

Vergabe öffentlicher Aufträge – Vergabeverordnung (VgV). Das Verfahren wird

als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV

durchgeführt.

Verfahrensbedingungen – Los 1

Berlin, 21.08.2026

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INHALTSVERZEICHNIS

1 ALLGEMEINER TEIL ......................................................................................................................................... 4

1.1 EINLEITUNG ............................................................................................................................................. 4 1.1 LEISTUNGSBILD ......................................................................................................................................... 4 1.2 ZU VERGEBENDE LEISTUNGEN ...................................................................................................................... 5 1.3 GESCHÄTZTER AUFTRAGSWERT .................................................................................................................... 5 1.4 ERWEITERUNG DER LEISTUNGSPAKETE ........................................................................................................... 5

2 VERGABEVERFAHREN .................................................................................................................................... 7

2.1 AUFTRAGGEBERIN UND VERGEBENDE STELLE ................................................................................................... 7 2.2 KONTAKTSTELLE DER AUFTRAGGEBERIN ......................................................................................................... 7 2.3 AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN .................................................................................................................... 8 2.4 RÜCKFRAGEN DER BEWERBERINNEN BZW. DER BIETERINNEN .......................................................................... 8 2.5 VERFAHRENSSPRACHE ................................................................................................................................ 9 2.6 ART DES VERGABEVERFAHRENS .................................................................................................................... 9 2.6.1 Erste Stufe des Verhandlungsverfahrens ................................................................................................................. 9 2.6.2 Zweite Stufe des Verhandlungsverfahrens (erste Angebotseinreichung) ..................................................................... 10 2.6.3 Einreichung des Last and Final Offer (LAFO) ........................................................................................................... 10 2.6.4 Bekanntgabe des Ergebnisses nach Last and Final Offer (LAFO) ................................................................................ 11 2.7 VERTRAULICHKEIT UND DATENSCHUTZ ......................................................................................................... 11 2.8 BEKANNTMACHUNG ................................................................................................................................. 12 2.9 TERMINPLAN .......................................................................................................................................... 12 2.9.1 Terminliche Planung - Einleitung .......................................................................................................................... 12 2.9.2 Terminliche Planung der ersten Verfahrensstufe .................................................................................................... 13 2.9.3 Terminliche Planung der zweiten Verfahrensstufe .................................................................................................. 13 2.10 VERGÜTUNG .......................................................................................................................................... 14 2.11 ZUSCHLAGS- UND BINDEFRIST .................................................................................................................... 14 2.12 RECHENFEHLER (GILT FÜR DIE ANGEBOTSEINREICHUNG IN DER ENDFASSUNG - LAFO) ........................................... 14 2.13 VOLLSTÄNDIGKEIT DER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN ................................................................................... 15 2.14 MEHRERE HAUPTANGEBOTE ...................................................................................................................... 15 2.15 NEBENANGEBOTE .................................................................................................................................... 15 2.16 AUSFÜHRUNG DER LEISTUNG ..................................................................................................................... 15 2.17 BEWERBERINNEN BZW. BIETERINNENGEMEINSCHAFT .................................................................................. 15 2.18 NACHUNTERNEHMEN*INNEN .................................................................................................................... 16 2.19 SCHADENERSATZ ..................................................................................................................................... 17

3 EIGNUNGSKRITERIEN ................................................................................................................................... 18

3.1 ALLGEMEINES - EIGNUNGSKRITERIEN UND EIGNUNGSNACHWEISE ...................................................................... 18 3.1.1 Nachweise über die allgemeine Zulassung ............................................................................................................. 18 3.1.2 Nachweis der wirtschaftlichen / finanziellen Leistungsfähigkeit ................................................................................ 19 3.1.3 Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit ......................................................................................................... 19 3.2 MINDESTANFORDERUNGEN FÜR DIE BETEILIGUNG AM VERFAHREN .................................................................... 19 3.2.1 Exceltabelle....................................................................................................................................................... 19 3.2.2 Allgemeines zu den Mindestanforderungen ........................................................................................................... 19 3.2.3 Eignungsleihe .................................................................................................................................................... 20

4 AUSWAHLVERFAHREN ................................................................................................................................. 21

4.1 ZIEL DES AUSWAHLVERFAHRENS ................................................................................................................. 21 4.2 AUSWAHLKRITERIEN ÜBERSICHT ................................................................................................................. 21

Verfahrensbedingungen 2

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5 ZUSCHLAGSKRITERIEN ................................................................................................................................. 21

5.1 ANGEBOTSBEWERTUNG ............................................................................................................................ 21 5.2 BEWERTUNGSMATRIX UND ZUSCHLAGSKRITERIEN .......................................................................................... 22 5.3 PREIS .................................................................................................................................................... 22 5.3.1 Einleitung ......................................................................................................................................................... 22 5.4 BEWERTUNGSMETHODIK QUALITÄTSKRITERIEN / KOMMISSION ......................................................................... 22 5.5 GESAMTBEWERTUNG ............................................................................................................................... 25 5.5.1 Berechnung Gesamtpunkte - Zuschlagskriterien ..................................................................................................... 26

6 INFORMATION NACH § 134 GWB UND WARTEFRIST................................................................................... 27

7 ZUSCHLAGSERTEILUNG ................................................................................................................................ 27

8 FORM UND INHALT DER TEILNAHMEANTRÄGE ........................................................................................... 28

8.1 EINREICHUNG ......................................................................................................................................... 28 8.2 ÖFFNUNG DER TEILNAHMEANTRÄGE ........................................................................................................... 28 8.3 EINZUREICHENDE FORMBLÄTTER ................................................................................................................ 29

Verfahrensbedingungen 3

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1 ALLGEMEINER TEIL

1.1 Einleitung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung wird ein Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV mit

Teilnahmewettbewerb zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung und voraussichtlich einer

Auftragsverhandlung durchgeführt. Die Bundesstiftung Gleichstellung behält sich vor, die

Ausschreibung jederzeit aufzuheben, wenn der Stiftungsrat der Auftragsvergabe nicht zustimmt. In

diesem Fall sind Ansprüche gleich welcher Rechtsgrundlage gegen die Auftraggeberin ausgeschlossen.

1.1 Leistungsbild

Vergabe von Dienstleistungen gem. Leistungsbeschreibung.

Die Erbringung der Dienstleistungen soll als Rahmenvereinbarung erbracht werden. Es handelt sich um

den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen im sogenannten

Oberschwellenbereich für die Dauer von 2 Jahren gerechnet ab dem Zeitpunkt des Abschlusses der

Rahmenvereinbarung. Die Vertragslaufzeit beginnt mit der Unterzeichnung des Vertrags und endet

nach 2 Jahren, sofern dieser nicht auf Grund der vorgesehenen Option, verlängert wird.

Die Auftraggeberin behält sich die Option einer zweimaligen Vertragsverlängerung um jeweils ein

weiteres Jahr bis zu einer Gesamtvertragslaufzeit von maximal vier Jahren vor. Es besteht kein

Rechtsanspruch auf die Verlängerung.

Diese Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung der Auftraggeberin

Die auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge sind bei der Berechnung des

geschätzten Auftragswertes (Oberschwellenvergabe) berücksichtigt. Sofern Teile der Leistungen

abgerufen werden, ist der Auftraggeberin für den Zeitraum der Geltung der Rahmenvereinbarung nicht

verpflichtet, die Leistungen zur Gänze abzurufen.

Die Vergabe hinsichtlich der auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge soll

grundsätzlich unmittelbar aufgrund der Bedingungen der Rahmenvereinbarung erteilt werden. Die

Auftraggeberin wird - je nach Bedarf - von § 21 Absatz 3 letzter Satz VgV Gebrauch machen und sofern

erforderlich das an der Rahmenvereinbarung beteiligte Unternehmen auffordern, sein Angebot zu

vervollständigen.

Verfahrensbedingungen 4

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1.2 Zu vergebende Leistungen

Die Auftraggeberin sieht für die Vergabe der Leistungen ein Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV mit

Teilnahmewettbewerb vor.

1.3 Geschätzter Auftragswert

Der geschätzte Auftragswert der auszuschreibenden Leistung ohne Umsatzsteuer wurde von der

öffentlichen Auftraggeberin vor der Durchführung des Vergabeverfahrens gemäß § 3 VgV sachkundig

ermittelt. Maßgeblicher Zeitpunkt für die Ermittlung ist der Zeitpunkt der Einleitung des

Vergabeverfahrens durch die öffentliche Auftraggeberin. Bei einem Verhandlungsverfahren mit

Teilnahmewettbewerb ist dies der Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung. Grundlage für die

Berechnung des geschätzten Auftragswertes der ausgeschriebenen Leistung ist der Gesamtwert ohne

Umsatzsteuer, der von der Auftraggeberin voraussichtlich zu zahlen sein wird. Bei dieser Berechnung

wurde der geschätzte Gesamtwert aller der zum Vorhaben gehörigen Leistungen einschließlich etwaiger

Vertragserweiterungen, die in der Ausschreibung ausdrücklich vorgesehen sind, berücksichtigt.

Es besteht jedoch kein Anspruch der Auftragnehmer*innen gegen die Auftraggeberin auf einen Abruf

von Leistungen bis zum Erreichen der geschätzten Vergütungsobergrenze. Die Auftraggeberin ist

ebenfalls nicht verpflichtet, eine bestimmte Mindestmenge an Leistungen zu beauftragen

Die Auftraggeberin hat eigene Schätzungen bzw. Ermittlungen vor Einleitung des Verfahrens

vorgenommen. Siehe dazu Leistungsbeschreibung.

Erweiterungen sind dann keine wesentliche Änderung des Vertrages im Sinne des § 132 GWB, weil sie

im Rahmen der Ausnahmebestimmung des § 14 Abs 4 Nr. 9 VgV als zulässig angesehen werden und

bereits zum jetzigen Zeitpunkt angegeben wird, dass der Umfang solcher Änderungen bis + 30% des

gesamten geschätzten Auftragswertes (somit jährlich und für maximal 4 Jahre ab dem Zeitpunkt des

Abschlusses der Rahmenvereinbarung) betragen darf.

1.4 Erweiterung der Leistungspakete

Es wird ausdrücklich hervorgehoben, dass bei einem Vertrag (wie hier ausgeschrieben) künftig und im

Zuge der Leistungserbringung durchaus der Bedarf an zusätzlichen Leistungen entstehen kann.

Grundlage für solche Erweiterungen des Leistungspaketes können Leistungen sein, die derzeit nicht vom

Leistungsbild erfasst sind und derzeit noch nicht im Rahmen der Ausschreibung geplant sind bzw.

Dienstleistungen, die derzeit nicht als Teil der Leistungsbeschreibung anzusehen sind.

Verfahrensbedingungen 5

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Daher behält sich die Auftraggeberin ausdrücklich die Anwendung des §14 Abs. 4 Nr. 9 VgV vor:

Die öffentliche Auftraggeberin kann Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb

vergeben, wenn eine Dienstleistung beschafft werden soll, die in der Wiederholung gleichartiger

Leistungen besteht, die durch dieselbe öffentliche Auftraggeberin an das Unternehmen vergeben

werden, das den ersten Auftrag erhalten hat, sofern sie einem Grundprojekt entsprechen und dieses

Projekt Gegenstand des ersten Auftrags war, das im Rahmen eines Vergabeverfahrens mit Ausnahme

eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb vergeben wurde; die Möglichkeit der

Anwendung des Verhandlungsverfahrens wurde bereits in der Auftragsbekanntmachung dieses

Verfahrens angegeben.

Verfahrensbedingungen 6

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2 VERGABEVERFAHREN

2.1 Auftraggeberin und vergebende Stelle

Auftraggeberin der vorliegenden Ausschreibung ist:

Bundesstiftung Gleichstellung

Karl-Liebknecht-Str. 34

10178 Berlin

2.2 Kontaktstelle der Auftraggeberin

Die Kontaktstelle fungiert für die Dauer des Vergabeverfahrens ausschließlich als Schnittstelle zwischen

Auftraggeberin und Interessenten bzw. Bieter*innen und koordiniert die Kommunikation.

Kontaktstelle ist die

Bundesstiftung Gleichstellung

Frau Karyna Romanova

romanova@bundesstiftung-gleichstellung.de

Die Kontaktstelle ist hiermit durch die Auftraggeberin bevollmächtigt, im Zuge der Ausschreibung und

im Namen der Auftraggeberin Mitteilungen und Informationen an die Bieter*innen zu übermitteln bzw.

bereitzustellen (eine solche Übermittlung von Mitteilungen, die beispielsweise die Bewertung, der

Ausschluss des Angebotes etc. betreffen kann, darf per E-Mail an die Bieter erfolgen), diese

Informationen einzuholen und mit den zuständigen Behörden zu kommunizieren und als Kontaktstelle

zu fungieren.

Die Kontaktstelle ist auch bevollmächtigte Ansprechpartnerin für behördliche Stellen, die den Kontakt

zur Auftraggeberin führen müssen oder führen möchten.

Die Bereitstellung aller Informationen oder Aufklärungsschreiben, Aufforderungen zur Nachreichung

von Unterlagen bzw. Mitteilungen per E-Mail gilt als rechtswirksame Zustellung an die Bieter*innen und

muss von Seiten der Auftraggeberin nicht gesondert qualifiziert signiert werden (Textform ist

ausreichend).

Verfahrensbedingungen 7

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2.3 Ausschreibungsunterlagen

Die Ausschreibungsunterlagen bestehen aus folgenden Teilen:

• Excel-Datei „Eignungskriterien“

• Excel-Datei „Auswahlkriterien“

• Excel-Datei „Zuschlagskriterien“

• Rahmenvereinbarung - Entwurf

• Verfahrensbedingungen

• Leistungsbeschreibung

Alle Teile der Ausschreibungsunterlagen sind verbindlich und entfalten die darin vorgesehenen

Rechtsfolgen, die u. a. auch zum Ausschluss einer Bewerbung vom weiteren Verfahren oder

Ausscheiden eines Angebotes führen können bzw. müssen.

Die Auftraggeberin behält es sich vor, innerhalb der Angebotsfrist, gegebenenfalls unter Verlängerung

der Frist, Berichtigungen und Ergänzungen zu den Ausschreibungsunterlagen vorzunehmen und diese

allen Interessentinnen bzw. Bewerberinnen und Bieter*innen über die elektronische

Vergabeplattform mitzuteilen.

Stellen die Interessentinnen bzw. Bewerberinnen oder Bieter*innen in den Unterlagen Widersprüche

fest oder erscheinen ihnen einzelne Punkte nicht zweifelsfrei, so hat er sich durch Rückfragen an die

Auftraggeberin Klarheit zu verschaffen. Fallen den Interessentinnen, Bewerberinnen bzw.

Bieter*innen Fehler oder (vermutete) Verstöße gegen Vergabebestimmungen auf oder haben diese

Bedenken gegen die Art der Ausführung, haben sie diese umgehend, spätestens jedoch bis zehn Tage

vor dem Ende der Teilnahmefrist bzw. der Angebotsfrist, der Auftraggeberin (siehe Bekanntmachung –

elektronische Vergabeplattform) mitzuteilen.

2.4 Rückfragen der Bewerberinnen bzw. der Bieterinnen

Die Bewerberinnen bzw. die Bieterinnen haben inhaltliche Rückfragen zu den

Ausschreibungsunterlagen möglichst frühzeitig und in elektronisch leicht bearbeitbarer Form zu

übermitteln (siehe EU-weite Bekanntmachung – elektronische Vergabeplattform der Auftraggeberin).

Verspätete Rückfragen werden nicht beantwortet, sofern es sich nicht um erforderliche Klarstellungen

handelt. Die Beantwortung der Rückfragen erfolgt unter Anführung der anonymisierten Fragen.

Verfahrensbedingungen 8

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Fragen an die Kontaktstelle sind dann zulässig, wenn die Bewerberinnen bzw. der Bieterinnen

beispielsweise Unterstützung bei der Anonymisierung benötigen oder der Meinung ist, dass die

Fragestellung notwendig ist, aber ihr Geschäftsinteresse beeinträchtigt werden könnte, wenn diese

über die elektronische Vergabeplattform der Auftraggeberin gestellt würde etc.

Die Bewerberinnen bzw. die Bieterinnen haben Fragen so zu stellen, dass kein Rückschluss auf die

Fragenden erkennbar ist. Im Zweifel erfolgt die Anonymisierung durch die Auftraggeberin, die es sich

insbesondere in diesem Zusammenhang vorbehält, zum Zwecke der Geheimhaltung ausformulierte

Fragen so zu modifizieren, dass die Anonymität der fragenden Bieter*innen jedenfalls gewährleistet

wird.

2.5 Verfahrenssprache

Die Verfahrenssprache ist ausschließlich Deutsch.

2.6 Art des Vergabeverfahrens

Die Vergabestelle verfährt bei dieser Vergabe nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen

(GWB) und nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge – Vergabeverordnung (VgV).

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV

durchgeführt.

Die angekündigten Einzelabrufe oder Gesamtabrufe mittels Beauftragungsschreiben oder die

Erweiterungsmaßnahmen sind für die gesamte Dauer der Rahmenvereinbarung zulässig. Die

Leistungserbringung aufgrund von Einzelabrufen darf je nach Festlegung im Beauftragungsschreiben

auch nach der Geltungsdauer der Rahmenvereinbarung erfolgen.

Wie in der Richtlinie 2014/24/EU angeführt, muss die Leistungserbringung nicht während der

aufrechten Dauer der Rahmenvereinbarung erfolgen, sondern die Beauftragung auf Basis dieser

Rahmenvereinbarung.

2.6.1 Erste Stufe des Verhandlungsverfahrens

Im Hinblick auf den Verfahrensablauf der ersten Verfahrensstufe werden für das Auswahlverfahren nur

Teilnahmeanträge von Bewerber*innen berücksichtigt, bei denen die Eignung gegeben ist. Von den

geeigneten Bewerbe*innen werden gemäß den in den Unterlagen der ersten Verfahrensstufe

aufgestellten Auswahlkriterien die besten drei Bewerber*innen in die zweite Verfahrensstufe

Verfahrensbedingungen 9

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eingeladen. Erreichen mehrere Bewerber*innen auf dem dritten Rangplatz die gleiche Punktzahl,

werden alle Bewerber*innen mit dieser Punktzahl in die zweite Verfahrensstufe eingeladen.

2.6.2 Zweite Stufe des Verhandlungsverfahrens (erste Angebotseinreichung)

Nach Abschluss der ersten Stufe werden die 3 (drei) bestplatzierten Bewerber eingeladen, ihr Angebot

einzureichen (erste Angebotseinreichung).

Diese Bieter*innen haben in den Verhandlungen die Möglichkeit, ihre Preisangebote

weiterzuentwickeln. Die Detaildefinition, Optimierung und Umsetzung der geplanten

Leistungserbringung werden im Zuge der Verhandlungsgespräche gemeinsam mit den Bieter*innen der

zweiten Verfahrensstufe festgelegt.

Die Feinjustierung der Leistungsbeschreibung ist Gegenstand der Verhandlungen. Zielsetzung der

Verhandlungen ist die inhaltliche Abstimmung der Leistungsbeschreibung und der vertraglichen

Bestimmungen, die eine genauere Kalkulation ermöglichen soll.

Unterlagen, die die zweite Verfahrensstufe betreffen, liegen daher zu diesem Zeitpunkt nur als Entwürfe

vor und dienen ausschließlich zur Information.

2.6.3 Einreichung des Last and Final Offer (LAFO)

Die Auftraggeberin wird nach Abschluss aller Verhandlungen die Bieterinnen zur Legung eines

endgültigen Angebotes einladen und dieses endgültig bewerten (Einreichung des LAFO).

Dieses Angebot wird als „LAFO“ bezeichnet und darf kalkulatorisch vom ursprünglichen Preisangebot

abweichen. Alle Änderungen sind durch die Bieter*innen schriftlich hervorzuheben, zu erläutern, zu

begründen und somit in eine eindeutige Relation zum Verhandlungsergebnis zu bringen.

Die Kalkulation der Bieter*innen wird im Rahmen der ersten Angebotseinreichung als Entwurf

angesehen und die Preisangaben werden nach Einreichung des LAFO bewertet. Das Kriterium Preis setzt

sich aus verschiedenen Preiskomponenten zusammen. Diese Preiskomponenten sind mit einer eigenen

Gewichtung versehen. Die Gesamtbewertung eines Angebotes ergibt sich aus der Addition der

erreichten Punkte für alle Zuschlagskriterien der zweiten Stufe.

Jenes Angebot in der Fassung des LAFO, dass in Summe die höchste Punktezahl erreicht, geht als

technisch und wirtschaftlich günstigstes Angebot hervor und wird auf Rang 1 gereiht.

Verfahrensbedingungen 10

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2.6.4 Bekanntgabe des Ergebnisses nach Last and Final Offer (LAFO)

Jenes Angebot in der Fassung des LAFO, welches gemäß Punkt 5 der Verfahrensbedingungen und somit

im Sinne der Bewertung die höchste Punkteanzahl erreicht, ist als bestgereihtes Angebot für den

Zuschlag (Abschluss der Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen) vorzusehen. Im Übrigen gelten

die Bestimmungen unter Punkt 6 der Verfahrensbedingungen.

2.7 Vertraulichkeit und Datenschutz

Bei der Bewerbung wird die Pflicht eingegangen, alle mit den angesprochenen Verfahren in

Zusammenhang stehenden Informationen und Unterlagen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte

weiterzugeben. Beispielsweise dürfen die Bewerberinnen bzw. Bieterinnen zu keinem Zeitpunkt

Informationen an Dritte (z.B. durch Medienarbeit oder Veröffentlichung auf eigenen Social-Media-

Plattformen) weitergeben, die Rückschlüsse auf seine Teilnahme bzw. sein Angebot ermöglichen.

Handeln Bieter*innen nachweislich gegen diese Bestimmungen, ist die Auftraggeberin gezwungen,

diese aus dem Verfahren auszuschließen.

Diese Geheimhaltungsverpflichtung gilt zeitlich und örtlich unbeschränkt und auch gegenüber den mit

den Bewerberinnen bzw. Bieterinnen verbundenen Unternehmen, Nachunternehmern oder

sonstigen Dritten. Jede Weitergabe von vertraulichen Informationen durch die Bewerber*innen bzw.

die Bieterinnen an die von ihnen beigezogenen Personen (Beraterinnen, Mitarbeitende,

Gesellschaftsorgane, Nachunternehmer*innen, sonstige Dritte etc.) ist nur insoweit zulässig, als dies für

Zwecke der Teilnahme am gegenständlichen Vergabeverfahren notwendig ist und die Bewerber*innen

bzw. Bieterinnen auf Verlangen der Auftraggeberin nachweisen können, dass sich die beigezogenen

Personen zur Wahrung der Vertraulichkeit der ihnen weitergegebenen vertraulichen Informationen in

schriftlicher Form verpflichtet haben oder gesetzlich dazu verpflichtet sind. Im Falle einer Weitergabe

der vertraulichen Informationen an eine beigezogene Person haften die Bewerber*innen bzw. der

Bieter*innen gegenüber der Auftraggeberin für jeden diesbezüglichen Verstoß durch die beigezogene

Person. Im Zuge der Angebotserstellung haben die Bewerberinnen bzw. Bieterinnen für jene

Personen, die eingebunden werden, die Vertraulichkeit und Verschwiegenheit zu sichern. Bei

Zuwiderhandeln behält sich die Auftraggeberin vor, die betroffenen Unternehmen aus dem weiteren

Verfahren auszuschließen (die beteiligten Unternehmen tragen die Beweislast).

Soweit die Auftraggeberin von dritter Seite in Anspruch genommen wird, weil ein Unternehmen bzw.

Bieter*in oder von ihm beigezogene Personen gegen diese Geheimhaltungsverpflichtung verstoßen

Verfahrensbedingungen 11

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haben, bedeutet das, dass die Bewerberinnen bzw. der Bieterinnen gegenüber dem Auftraggeber die

volle Haftung für jeden, verschuldeten, Schaden zu übernehmen hat.

Die von den Bewerberinnen bzw. Bieterinnen erbetenen, personenbezogenen Angaben werden im

Rahmen des Vergabeverfahrens nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet und

gespeichert. Mit der Registrierung in der Vergabeplattform oder der Abgabe eines Teilnahmeantrages

bzw. von einem Angebot erklären sich die Bewerberinnen bzw. die Bieterinnen damit einverstanden,

dass die bekanntgegebenen personenbezogenen Angaben und übrigen Daten im Rahmen des

Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert werden.

Ergänzend zu jeder Datenschutzerklärung teilt die Auftraggeberin mit, dass Daten auch zum Zweck der

Durchführung des Vergabeverfahrens verarbeitet werden. Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung

ist Art.6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Im Rahmen des Vergabeverfahrens darf die Auftraggeberin

personenbezogene Daten direkt über die bevollmächtigte Kontaktstelle übermittelt bekommen.

Weitere Übermittlungsempfänger*innen können von der Auftraggeberin für die Durchführung des

Vergabeverfahrens beigezogene Berater*innen sein.

2.8 Bekanntmachung

Die Versendung der EU-weiten Bekanntmachung erfolgte am Freitag, 21. August 2026

2.9 Terminplan

2.9.1 Terminliche Planung - Einleitung

Die Termine sind zwingend einzuhalten. Terminliche Änderungen werden nur dann verbindlich, wenn

von der Auftraggeberin eine entsprechende Berichtigung der Planung vorgenommen und den

Bewerber*innen diese über die Plattform entsprechend mitgeteilt wird. In diesem Zusammenhang wird

ausdrücklich festgehalten, dass die terminliche Planung im Rahmen der zweiten Verfahrensstufe derzeit

nur als Planungs- und Orientierungshilfe der Bewerber*innen zu verstehen sind. Änderungen müssen

daher vorbehalten bleiben. Der vorgegebene Verhandlungstermin ist aus derzeitiger Sicht der

Auftraggeberin dennoch zu reservieren.

Verfahrensbedingungen 12

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2.9.2 Terminliche Planung der ersten Verfahrensstufe

2.9.3 Terminliche Planung der zweiten Verfahrensstufe

Bei den Terminen können Verschiebungen eintreten. Ein solcher Umstand wird den Bewerber*innen

bzw. Bieter*innen jedoch umgehend bekannt gegeben. Die Kommunikation erfolgt über die

elektronische Vergabeplattform. Die in der Bekanntmachung angeführte Kontaktstelle dient als

Verfahrensbegleitung und Verfahrensaufsicht. Die Zustellung von Rückfragen an die Kontaktstelle gilt

nicht als verbindlich eingegangen und ersetzt nicht die elektronische Vergabeplattform. Die

Beantwortung der Rückfragen erfolgt unter Anführung der anonymisierten Fragen.

Verfahrensbedingungen 13

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2.10 Vergütung

Aufgrund der Teilnahme (erste Verfahrensstufe) bestehen für die Bewerber*innen kein Anspruch auf

eine Auftragserteilung und auch kein weiterer Anspruch auf eine Abgeltung der Kosten, die im

Zusammenhang mit der Teilnahme am Verfahren und der sonstigen Aktivitäten im Verlauf des

betreffenden Verfahrens entstehen. Für die Teilnahme an der zweiten Verfahrensstufe wird eine

Aufwandsentschädigung i.H.v. 1.000€ netto gezahlt. Die Rechnung ist spätestens 4 Wochen nach dem

Präsentationstermin an rechnung@bundesstiftung-gleichstellung.de zu stellen.

Eine Aufwandsentschädigung für allfällige Zusatz- und Sonderleistungen im Rahmen der Teilnahme am

Verfahren, ist nicht möglich.

2.11 Zuschlags- und Bindefrist

Die Bieter*innen sind einen Monat ab Ablauf der Angebotsfrist zur Einreichung des Last and Final

Offer an ihre Angebote gebunden. Die genaue terminliche Planung der Angebotseinreichung ist den

Verfahrensbedingungen der zweiten Verfahrensstufe zu entnehmen.

Bei zeitaufwändiger Angebotsprüfung bzw. der Notwendigkeit Gutachten einzuholen etc., kann eine

entsprechende Verlängerung der Frist notwendig sein. In diesem Fall ergeht eine gesonderte

Benachrichtigung.

2.12 Rechenfehler (gilt für die Angebotseinreichung in der Endfassung - LAFO)

Rechnerisch fehlerhafte Angebote sind nur solche, die aufgrund einer falschen Anwendung eines

mathematischen Vorgangs rechnerische Fehler aufweisen oder die das irrtümliche Mitaddieren einer

Eventualposition betreffen (sofern eine solche überhaupt vorgesehen ist). Eine Berichtigung ist zulässig.

Die Berichtigung erfolgt nach Aufklärung der Auftraggeberin. Eine Vorreihung infolge einer solchen

Berichtigung eines Rechenfehlers ist zulässig. Die Bieter*innen sind in diesem Sinne (nach Berichtigung)

an in ihrem Angebot angegebenen und berichtigten Gesamtpreis in jedem Fall gebunden. Die

Behauptung eines Irrtums durch die Bieter*innen wegen unrichtiger Angebotserstellung ist während

des Verfahrens und nach Abschluss des Vertrages ausgeschlossen. Diese Regelung ist für alle

Preiskomponenten analog anzuwenden.

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2.13 Vollständigkeit der Ausschreibungsunterlagen

Mit der Abgabe des Angebotes (zweite Verfahrensstufe) erkennen die Bewerber*innen bzw.

Bieter*innen die Ausschreibungsunterlagen als vollständig an. Für die Erstellung des Teilnahmeantrages

erklären die Bewerber*innen mit ihrer Teilnahme ausdrücklich an, dass die Informationen, die sie

erhalten haben, zur Erstellung eines Teilnahmeantrages ausreichend sind.

2.14 Mehrere Hauptangebote

Die Abgabe mehrerer Hauptangebote (zweite Verfahrensstufe) ist nicht zugelassen. Reichen

Bieter*innen mehrere Hauptangebote ein, so wird keines dieser Angebote berücksichtigt.

2.15 Nebenangebote

Nebenangebote (zweite Verfahrensstufe) sind nicht zugelassen.

2.16 Ausführung der Leistung

Mit der Ausführung der Lieferung bzw. Leistung darf erst nach Beauftragung durch die Auftraggeberin

(siehe allgemein die Ausführungen bezüglich Abschlusses einer Rahmenvereinbarung) begonnen

werden.

2.17 Bewerberinnen bzw. Bieterinnengemeinschaft

Eine Bewerberinnen- bzw. eine Bieterinnengemeinschaft liegt dann vor, wenn eine Gemeinschaft von

Unternehmen sich insbesondere zum Zweck der Einreichung eines gemeinsamen Teilnahmeantrages

bzw. eines Angebotes zusammenschließt. Eine Bewerberinnen- bzw. eine Bieterinnengemeinschaft

hat die Stellung einesr Bewerbersin bzw. einesr Bietersin, welcher als Zusammenschluss mehrerer

Unternehmen die Übermittlung eines gemeinsamen Teilnahmeantrages bzw. eines Angebotes

beabsichtigt.

Im Falle der Zuschlagserteilung kommt eine rechtliche Beziehung unmittelbar zwischen der

Auftraggeberin und der Bieterinnengemeinschaft zustande. Die Mitglieder der

Bieterinnengemeinschaft haften gegenüber der Auftraggeberin als Gesamtschuldnerin.

Eine Änderung der Zusammensetzung einer Bieter*innengemeinschaft ist nach Ablauf der Angebotsfrist

unzulässig und führt zum Ausschluss aller Mitglieder der Bieter*innengemeinschaft vom weiteren

Verfahrensbedingungen 15

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Verfahren. Das Formular (siehe Vergabeplattform) für die Bildung einer Bewerber*innen- bzw.

Bieter*innengemeinschaft ist zwingend mit dem Teilnahmeantrag bzw. dem Angebot einzureichen.

Die Mitglieder einer Bewerberinnen- bzw. einer Bieterinnengemeinschaft haben zwingend mit dem

Angebot eine gemeinsame Erklärung abzugeben, aus welcher eindeutig hervorgeht, welches Mitglied

der Bewerberinnen- bzw. der Bieterinnengemeinschaft alle anderen Mitglieder vertreten darf und

für welche Leistungsbereiche jedes Mitglied zuständig und befugt ist. Diese Inhalte bilden einen

Bestandteil der Vergabeunterlagen.

2.18 Nachunternehmen*innen

Die Bewerberinnen bzw. Bieterinnen können zur Erfüllung einzelner Tätigkeiten

Nachunternehmer*innen beiziehen. Die Weitergabe des gesamten Auftrages ist unzulässig. Die

Weitergabe der Leistung ist nur insoweit zulässig, als der betreffende Nachunternehmer*innen, die für

den ihm konkret zufallenden Leistungsteil erforderliche Eignung besitzen.

Im Übrigen gilt als zwingend, dass – sofern ein Unternehmen zum Nachweis der erforderlichen

finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit Nachunternehmer*innen in Anspruch nehmen

möchte – alle betroffenen Unternehmen im Auftragsfall der öffentlichen Auftraggeberin die solidarische

Leistungserbringung schulden.

Für die Nennung der Nachunternehmen ist das entsprechende Formular (siehe Vergabeplattform) nach

Bedarf entsprechend auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Für alle Nachunternehmen werden folgende Nachweise festgelegt:

1. Nachweis über die tatsächliche Verfügungsmöglichkeit über die beim Nachunternehmen

vorhandenen Mittel und Kapazitäten durch Vorlage einer Erklärung dieser

Nachunternehmer*innen;

2. Falls sich die Bieter*innen zum Nachweis seiner finanziellen und wirtschaftlichen

Leistungsfähigkeit auf Kapazitäten der Nachunternehmen stützt, haben sie eine Erklärung

dieses Nachunternehmens über die solidarische Haftung des Nachunternehmens gegenüber

der Auftraggeberin zu erbringen;

3. Nachweise über die Befugnis;

4. Nachweise über die berufliche Zuverlässigkeit.

Verfahrensbedingungen 16

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Der Wechsel von erforderlichen Nachunternehmen nach Ablauf der Teilnahmefrist führt zwingend zum

Ausschluss der Bewerber*innen vom weiteren Verfahren.

Der Wechsel eines einfachen Nachunternehmens und eine allfällige Hinzuziehung weiterer

Nachunternehmen sind während des Verfahrens nur mit Zustimmung der Auftraggeberin zulässig. Die

Auftraggeberin wird einem Wechsel des Nachunternehmens zustimmen, wenn die Gleichwertigkeit der

Nachunternehmen gewährleistet ist, wofür die Bewerberinnen bzw. der Bieterinnen beweispflichtig

sind.

Für die Einreichung sind die Formulare der Vergabeplattform zu verwenden, sofern solche den

Bewerberinnen bzw. den Bieterinnen vonseiten der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt werden.

Diese können den Vergabeunterlagen dieser Ausschreibung entnommen werden. Erforderliche

Angaben, die seitens der Auftraggeberin nicht in Form eines Formulars dargestellt sind, sind von

Bewerberinnen bzw. Bieterinnen selbst zu gestalten und einzubringen. Für den Wechsel des

Nachunternehmens nach Vertragsabschluss sind die Vertragsbestimmungen zu beachten.

2.19 Schadenersatz

Die Auftraggeberin haftet ausschließlich im Falle nachgewiesener grob fahrlässiger oder vorsätzlicher

Handlungen für Schäden. Wird eine der Zuschlagserteilung zugrunde liegende Entscheidung eines

Gerichtes und dem Zuschlag in einem allfällig fortgesetzten Verfahren vor der Nachprüfungsbehörde

nachträglich die vergaberechtliche Legitimität entzogen (ein vergaberechtlicher Verstoß festgestellt),

verzichten die Bieter*innen mit Abgabe des Angebots gegenüber der Auftraggeberin auf jeglichen

Haftungsanspruch, sofern diese kein grobes Verschulden an dem Rechtsverstoß trifft.

Unternehmen, die sich an Wettbewerbsabsprachen beteiligen, haften der Auftraggeberin solidarisch

für sämtliche durch solche Wettbewerbsabsprachen verursachte Schäden und haben allfällige durch

diese Wettbewerbsabsprachen gewonnenen Vorteile an die Auftraggeberin herauszugeben.

Überhaupt verpflichten sich die Bewerberinnen bzw. der Bieterinnen mit Abgabe des Angebots, sich

während des Vergabeverfahrens so zu verhalten, dass ein Schaden oder eine Ersatzpflicht für die

Auftraggeberin so weit wie möglich vermieden wird.

Verfahrensbedingungen 17

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3 EIGNUNGSKRITERIEN

3.1 Allgemeines - Eignungskriterien und Eignungsnachweise

Die Bewerber*innen müssen für die Erbringung der anzubietenden Leistungen geeignet sein. Geeignet

sind Unternehmen, die befugt, beruflich zuverlässig, finanziell und wirtschaftlich sowie technisch

leistungsfähig sind. Grundsätzlich sind sämtliche in diesen Unterlagen geforderten Nachweise in

letztgültiger Fassung vorzulegen. Sofern sich die Aktualität der einzelnen Nachweise nicht aus den

Vorgaben der Ausschreibung ergibt, dürfen diese dem Angebot beigelegten Unterlagen bei Vorlage

nicht älter als drei Monate sein. Nachweise deutscher Behörden sind in Kopie beizulegen. Nachweise

von Behörden aus dem EU-Ausland sind, soweit sie in deutscher Sprache abgefasst sind, im Original

oder in Kopie beizulegen. Fremdsprachige Nachweise sind in Kopie und in beglaubigter Übersetzung

beizulegen. Wenn Nachweise nicht dem Teilnahmeantrag zu entnehmen sind bzw. wenn nur eine

Eigenerklärung eingereicht wird, so sind diese nach Aufforderung der Auftraggeberin einzureichen,

sofern nicht Gegenteiliges festgehalten wurde.

Teilnahmeberechtigt sind bei dieser Ausschreibung ausschließlich in den EU- bzw. EWR-Mitgliedstaaten

oder in der Schweiz ansässige natürliche und juristische Personen, die nachweislich gemäß den

Rechtsvorschriften ihres Heimatstaates zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistung befugt sind.

Diesen Nachweis haben die Bewerber*innen selbst zu erbringen und nach Bedarf zu begründen.

Bei Bewerberinnen- bzw. Bieterinnengemeinschaften sind die festgelegten Nachweise oder die

Eigenerklärung von allen Mitgliedern der Gemeinschaft beizulegen. Bei Namhaftmachung eines

Nachunternehmens haben die Bewerberinnen bzw. Bieterinnen für dieses Nachunternehmen die

festgelegten Nachweise oder eine Eigenerklärung des Nachunternehmens beizulegen.

3.1.1 Nachweise über die allgemeine Zulassung

1. Mehrfachbewerbungen natürlicher oder juristischer Personen oder von Mitgliedern von

Bewerber*innengemeinschaften können zum Ausschluss der Beteiligten führen. Siehe Punkt

3.15 der Verfahrensbedingungen.

2. Bewerber*innengemeinschaften natürlicher und juristischer Personen sind ebenfalls

teilnahmeberechtigt, wenn jedes Mitglied der Bewerber*innengemeinschaft

teilnahmeberechtigt ist.

Verfahrensbedingungen 18

[Seite 19]

3. Zur Teilnahme ist als Nachweis der Auszug aus Handelsregister erforderlich (wenn zutreffend)

3.1.2 Nachweis der wirtschaftlichen / finanziellen Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit sind von den Bieter*innen nachfolgend

angeführte Nachweise in einer formlosen Eigendarstellung beizubringen:

a) Angaben über die Anzahl der derzeit beschäftigten Mitarbeitenden. Als Mitarbeitende gelten

neben den geschäftsführenden Organen (Geschäftsführer*innen, Vorstände etc.) Beschäftigte

mit aufrechtem Dienstverhältnis (Arbeitnehmer*innen, freie Beschäftigte oder Ähnliches

b) Angaben über die Jahresumsätze der letzten drei Jahre

c) Darüber hinaus sind die Mindestanforderungen an die Eignung gemäß Exceltabelle zu beachten.

3.1.3 Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit

Zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit sind von den Bieter*innen nachfolgend angeführte

Nachweise in einer formlosen Eigendarstellung beizubringen:

a) Liste der wesentlichen in den letzten fünf Jahren erbrachten Dienstleistungen

b) Erklärung, dass der Bewerber*innen die für die Erbringung der Dienstleistung erforderliche

berufliche Befähigung, Fachkunde und Erfahrung besitzt

c) Darüber hinaus sind die Mindestanforderungen an die Eignung gemäß Exceltabelle zu beachten.

3.2 Mindestanforderungen für die Beteiligung am Verfahren

3.2.1 Exceltabelle

Es gelten die Vorgaben gemäß der Datei Eignungskriterien – Mindestanforderungen (siehe

Exceltabelle).

3.2.2 Allgemeines zu den Mindestanforderungen

Im Übrigen ist die Tabelle, wie bereitgestellt, zu beachten (siehe Datei Eignungskriterien –

Mindestanforderungen). Die Unterlagen über alle Mindestanforderungen sind von den Bieter*innen

mit einzureichen. Es handelt sich um verbindliche Erklärungen der Bieter*innen. Stellt sich heraus,

dass die Erklärung der Bieter*innen nicht den Anforderungen entspricht, so wird sein Angebot im

weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Das Nichterfüllen der Mindestanforderungen führt zwingend

zum Ausschluss des Angebotes vom weiteren Verfahren.

Verfahrensbedingungen 19

[Seite 20]

Nachweise von Mitgliedern einer Bewerber*innengemeinschaft und von Nachunternehmen, die

Eignungsleihe gewährleisten, werden zusammengerechnet. Die Inhalte der Vorgaben in den

Exceldateien sind zwingend zu beachten und sind Bestandteil der Unterlagen des

Verhandlungsverfahrens. Die Nichtbeachtung der Vorgaben kann zum Ausschluss des Bieters aus dem

weiteren Verfahren führen.

Die Bewerberinnen bzw. der Bieterinnen erklären sich mit der Einreichung des Teilnahmeantrages

bzw. des Angebotes einverstanden, dass die Auftraggeberin (bzw. die Kontaktstelle) der zur

Überprüfung der angegebenen Referenzprojekte, mit den genannten Referenzauftraggeber*innen

Kontakt aufnehmen darf. Die Auftraggeberin behält sich Aufklärungen und die Nachforderung von

Einzelnachweisen vor.

3.2.3 Eignungsleihe

Nehmen Bieter*innen zum Nachweis ihrer Leistungsfähigkeit die Mittel anderer

Wirtschaftsteilnehmer*innen (als solche gelten auch Unterauftragnehmende, verbundene

Unternehmen oder sonstige Dritte) in Anspruch (Eignungsleihe), haben mit der Angebotsabgabe

folgende Unterlagen (kumulativ) vorzulegen:

1. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB

gesondert für jeden Eignungsverleiher,

2. Eigenerklärung zum Unternehmen/Büro gesondert für jeden Eignungsverleiher,

3. Eigenerklärung und Belege zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung – soweit

zutreffend – gesondert für jeden Eignungsverleiher

Verfahrensbedingungen 20

[Seite 21]

4 AUSWAHLVERFAHREN

4.1 Ziel des Auswahlverfahrens

Das Auswahlverfahren ist Teil des vorliegenden Verfahrens und dient dazu, nach durchgeführter

Eignungsprüfung der Bewerber gemäß den in diesen Unterlagen aufgestellten Auswahlkriterien die

3 (drei) bestgereihten Bewerber*innen

zur Abgabe eines Angebotes einzuladen (Es gelten die Vorgaben gemäß Datei Auswahlkriterien - siehe

Excel-Tabelle als PDF-Datei).

Sofern nur drei oder weniger Bewerber*inne geeignet sind oder am Verfahren teilnehmen und

vorbehaltlich einer eventuellen Aufhebung des Verfahrens durch die Auftraggeberin, entfällt das

Auswahlverfahren.

Es wird festgehalten, dass die Reihung nach „Positionen“ erfolgt, innerhalb derer Ex-aequo-

Platzierungen (gleiche Punkteanzahl) möglich sind. Die Anzahl der eingeladenen Bewerber*innen kann

somit mehr als drei betragen, wenn sich innerhalb der gereihten und zur Erreichung der gewünschten

Teilnehmerinnenzahl zu berücksichtigenden Positionen mehr als drei Bewerberinnen mit

gleichwertiger Punktebewertung befinden. Es werden jene Bewerber*innen eingeladen, welche die

höchste Punktezahl (im Hinblick auf die gereihten Positionen; siehe oben) erreichen. Die Auswahl der

Bewerber*innen wird von der Auftraggeberin anhand der Auswahlkriterien beurteilt und das Ergebnis

wird Ihnen als Entscheidungsgrundlage vorgelegt.

4.2 Auswahlkriterien Übersicht

In Bezug auf die genaue Systematik der Punktevergabe gelten die Vorgaben gemäß Datei

Auswahlkriterien (Excel-Tabelle als PDF-Datei).

5 ZUSCHLAGSKRITERIEN

5.1 Angebotsbewertung

Der Zuschlag wird – vorbehaltlich einer Aufhebung des Verfahrens – anhand der Zuschlagskriterien und

Unterkriterien sowie der beschriebenen Bewertungsmethodik auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt

(§ 127 GWB, § 58 Abs. 1, und Abs 2 Nr. 2 und 3 VgV).

Verfahrensbedingungen 21

[Seite 22]

5.2 Bewertungsmatrix und Zuschlagskriterien

In Bezug auf die genaue Systematik der Punktevergabe gelten die Vorgaben gemäß Excel-Tabelle (sie

diesbezügliche PDF-Datei).

5.3 Preis

5.3.1 Einleitung Das Zuschlagskriterium „Preis“ wird bewertet und setzt sich wie folgt zusammen:

Die Bewertung wird nach folgender Rechenroutine ermittelt:

Preis/ jeweilige Komponente zu bewertendes Angebot Punkte zu bewertendes Angebot jeweilige Komponente = [1+(1- )] x G1 Preis/.jeweilige Komponente niedrigstes Angebot

BERECHNUNG GESAMTPUNKTE PREIS

Nach Ermittlung der Bewertungspunkte für die jeweilige Preiskomponente werden die Gesamtpunkte

jedes Angebotes im Kriterium Preis errechnet.

Gesamtpunkte Preis = Summe aller Punkte jeweilige Komponente

Es gilt als klargestellt, dass nach Anwendung der Formel, Minuspunkte möglich sind, diese jedoch nicht

zugelassen werden und diese in der Bewertung nicht berücksichtigt werden. Vielmehr werden

Angebote, die aufgrund der Preisangaben und unter Anwendung der Formel Minuspunkte in einer

Preiskomponente ausweisen müssten, im Rahmen des Preiskriteriums 0 (null) Punkte erhalten.

Alle Preispositionen (o.a. Leistungen) sind anzubieten und auszupreisen (keinesfalls zum Preis von 0,00

Euro, anderenfalls darf das Angebot nicht berücksichtigt werden).

5.4 Bewertungsmethodik Qualitätskriterien / Kommission

Die Bewertung der Qualitätskriterien findet durch eine Bewertungs- bzw. Vergabekommission im

Rahmen der Bewertungssitzung statt und betrifft die Bewertung der Qualitätskriterien. Eine

1 Unter G ist die Angabe der Detailgewichtung zu verstehen, z.B. 25 % somit ist G=25 .

Verfahrensbedingungen 22

[Seite 23]

Untergewichtung der Unterkriterien ist nicht erforderlich, dies ist auch in der Excel-Tabelle angeführt

und entspricht § 127 GWB. Die Notenvergabe wird hiermit erläutert. Gewichtet sind die Hauptkriterien.

Um alle Aspekte des Angebots objektiv und fachlich fundiert bewerten zu können, ist die Kommission

aus Expert*innen aus unterschiedlichen Fachbereichen zusammengesetzt. Die Mehrheit der Mitglieder

der Bewertungskommission sind jedenfalls Vertreter der Auftraggeberin.

In der Bewertungssitzung (diese darf auch online stattfinden) findet eine „gemeinsame Beratung“ der

Kommissionsmitglieder im Sinne eines Meinungsaustausches und einer Beratung statt. Der jeweilige

Bewertungsbogen des jeweiligen Kommissionsmitgliedes wird nach der gemeinsamen Beratung, welche

protokolliert wird, von jedem Mitglied der jeweiligen Kommission eigenhändig ausgefüllt und

unterzeichnet. Die Begründungen werden im Sinne des Zuschlagssystems und unter Verweis auf die

gemeinsame Beratung schriftlich festgehalten. Die Benotung durch die Kommission berücksichtigt stets

alle Qualitätskriterien.

Beurteilungsrahmen der Mitglieder der Vergabekommission:

Es wird ausdrücklich festgehalten, dass jedes Mitglied der Bewertungskommission eine eigene

Benotung vornimmt und diese auf Basis des Beurteilungsrahmens des jeweiligen Qualitätskriteriums

nachvollziehbar in einem eigenen Beurteilungsbogen schriftlich einträgt. Der konkrete Verweis auf die

Niederschrift der gemeinsamen Beratung, welche im Rahmen der Sitzung stattgefunden hat, ist als

Begründung im Beurteilungsbogen zulässig und ausreichend. Folgendes gilt für die Bewertung des

jeweiligen Qualitätskriteriums:

Die Bewertung wird von der Kommission wie folgt vorgenommen.

a) Notensystem der Kommission:

4 = sehr gut

3 = gut

2 = befriedigend

1 = ausreichend

0 = mangelhaft

Werden alle in dem jeweiligen Qualitätskriterium genannten Punkte mangelhaft dargestellt,

wird das Subkriterium mit der Note 0 bewertet.

Verfahrensbedingungen 23

[Seite 24]

b) Zu den einzelnen Noten:

• Sind alle angeführten Punkte (Unterpunkte) des Beurteilungsrahmens im jeweiligen

Qualitätskriterium erfüllt, darf – mit entsprechender Begründung des jeweiligen Mitglieds

der Vergabekommission (siehe Niederschrift) – die Note 4 vergeben werden. Dies bedeutet

in letzter Konsequenz nicht, dass nur geprüft und behauptet wird, dass ein Unterpunkt als

gegeben bejaht oder verneint wird, sondern vielmehr im Zuge einer eingehenden

Begründung dargestellt wird, warum dem qualitativen Anspruch der Auftraggeberin im

Sinne eines weichen Kriteriums entsprochen wird.

• Ist einer der Punkte (Unterpunkte) des Beurteilungsrahmens im jeweiligen Qua-

litätskriterium nicht erfüllt, darf – mit entsprechender Begründung des jeweiligen Mitglieds

der Vergabekommission (siehe Niederschrift) – die Note 3 vergeben werden. Dies bedeutet

in letzter Konsequenz nicht, dass nur geprüft und behauptet wird, dass ein Unterpunkt als

gegeben bejaht oder verneint wird, sondern vielmehr im Zuge einer eingehenden

Begründung dargestellt wird, warum dem qualitativen Anspruch der Auftraggeberin im

Sinne eines weichen Kriteriums entsprochen wird.

• Ist maximal die Hälfte der Punkte (Unterpunkte) im jeweiligen Qualitätskriterium nicht

erfüllt, darf – mit entsprechender Begründung der Kommissionsmitglieder (siehe

Niederschrift) – die Note 2 vergeben werden. Dies bedeutet in letzter Konsequenz nicht,

dass nur geprüft und behauptet wird, dass ein Unterpunkt als gegeben bejaht oder verneint

wird, sondern vielmehr im Zuge einer eingehenden Begründung dargestellt wird, warum

dem qualitativen Anspruch der Auftraggeberin im Sinne eines weichen Kriteriums

entsprochen wird.

• Sind mehr als die Hälfte der Punkte (Unterpunkte) im jeweiligen Qualitätskriterium nicht

erfüllt, darf – mit einer entsprechenden Begründung der Kommissionsmitglieder (siehe

Niederschrift) – die Note 1 vergeben werden. Dies bedeutet in letzter Konsequenz nicht,

dass nur geprüft und behauptet wird, dass ein Unterpunkt als gegeben bejaht oder verneint

wird, sondern vielmehr im Zuge einer eingehenden Begründung dargestellt wird, warum

dem qualitativen Anspruch der Auftraggeberin im Sinne eines weichen Kriteriums

entsprochen wird.

Verfahrensbedingungen 24

[Seite 25]

• Werden alle in dem jeweiligen Qualitätskriterium genannten Punkte mangelhaft dargestellt,

und somit nicht erfüllt, wird das Subkriterium mit der Note „0“ bewertet.

Die Bestnote (4 = sehr gut) darf in dem jeweiligen Qualitätskriterium einem Angebot nur dann gegeben

werden, wenn die Inhalte des Beurteilungsrahmens des jeweiligen Qualitätskriteriums optimal

berücksichtigt erscheinen.

Jedes Mitglied der Kommission wird alle Angebote hinsichtlich des jeweiligen Qualitätskriteriums mit

einer Note bewerten, wobei die möglichen Noten 4, 3, 2, 1 und 0 sind und 4 die Bestnote darstellt. Es

sind lediglich Noten in absoluten Zahlen zu vergeben. Die Kommissionsnote des Angebots in jedem

Kriterium wird dann durch Bildung des arithmetischen Mittels aller vergebenen Noten der Mitglieder

der Vergabekommission gebildet. Anhand dieser Bewertung werden nach Bewertung sämtlicher

Angebote die erreichten Kommissionsnoten der Angebote mittels folgender Rechenroutine korrigiert:

Bewertungspunkte in einem Qualitätskriterium bewertetes Angebot = (arithmetisches Mittel aller Noten in diesem Kriterium bewertetes Angebot) x

(Korrekturfaktor)

wobei sich der Korrekturfaktor wie folgt ermittelt:

Gewichtung

Korrekturfaktor Qualitätskriterium =

arithmetisches Mittel aller Noten in diesem Kriterium bestbewertetes Angebot in diesem Kriterium

5.5 Gesamtbewertung

Die Gesamtbewertung ergibt sich somit aus der Addition der erreichten Punkte für die

Zuschlagskriterien Preis und der Qualitätskriterien – somit sind insgesamt maximal 100 Punkte

erreichbar.

Jenes Angebot hingegen, das in Summe die höchste Punktezahl (Preis und Qualität) erreicht, geht als

wirtschaftlich günstigstes Angebot hervor und wird auf Rang 1 gereiht. Dieses Angebot darf für den

Vertragsabschluss herangezogen werden (sofern das Verfahren nicht nach Ermessen der

Auftraggeberin aufgehoben werden muss). Sofern ein Bieter*in der zweiten Verfahrensstufe übrig

bleibt, entfällt das Bewertungsverfahren, weil das Ergebnis selbsterklärend ist (sofern das Verfahren

nicht nach Ermessen der Auftraggeberin aufgehoben werden muss).

Verfahrensbedingungen 25

[Seite 26]

Es gilt als klargestellt, dass nach Anwendung der Formel Minuspunkte möglich sind, diese jedoch nicht

zugelassen werden und diese in der Bewertung nicht berücksichtigt werden. Vielmehr werden

Angebote, die aufgrund der Preisangaben und unter Anwendung der Formel Minuspunkte in einer

Preiskomponente ausweisen müssten, im Rahmen des Preiskriteriums 0 (null) Punkte erhalten. Alle

Preispositionen (o. a. Leistungen) sind anzubieten und auszupreisen (keinesfalls zum Preis von 0,00 €,

da dieser Umstand zum Ausschluss des Angebotes führen muss).

5.5.1 Berechnung Gesamtpunkte - Zuschlagskriterien Jene Bieter*innen mit dem Angebot mit der höchsten Gesamtpunktezahl (Gesamtpunkte Preis +

Gesamtpunkte Qualität) wird für den Abschluss der Rahmenvereinbarung als

Rahmenvereinbarungspartner vorgesehen.

.

Verfahrensbedingungen 26

[Seite 27]

6 INFORMATION NACH § 134 GWB UND WARTEFRIST

Jenes Angebot, welches gemäß Punkt 5 der Verfahrensbedingungen und somit im Sinne der Bewertung

die höchste Punkteanzahl erreichen wird, ist als das Angebot für den Zuschlag (Abschluss der

Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen) vorzusehen.

Die öffentliche Auftraggeberin wird den im Vergabeverfahren verbliebenen Bieter*innen mitteilen, mit

welcherm Bieterin die Rahmenvereinbarung abgeschlossen werden soll.

Diese Mitteilung erfolgt als Information an die Bieter*innen über die Vergabeplattform. Sie gilt auch

dann als ein nach § 134 erfolgtes Informationsschreiben, wenn an die Bieter*innen, eine Information

zugegangen wird, dass auf der Plattform neue Informationen zum Herunterladen zur Verfügung stehen.

Der Textform sei auch dann Genüge getan, wenn diese E-Mail zunächst den Hinweis auf die Mitteilung

nach § 134 GWB aufweist.

In der Mitteilung selbst werden den verbliebenen Bieter*innen das jeweilige Ende der Wartefrist

bekannt gegeben, der Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden solle, die

Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung des jeweils unterliegenden Angebots und den

frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Die Übermittlung des Informationsschreibens nach § 134 GWV kann darüber hinaus in Papierform, auch

per Fax, Computer-Fax oder E-Mail erfolgen. Die Auftraggeberin hat eine grundsätzliche Wahlfreiheit,

welchen Übertragungsweg sie wählt.

7 ZUSCHLAGSERTEILUNG

Im Anschluss – frühestens nach Ablauf der Stillhaltefrist bzw. Wartefrist des § 134 Abs. 2 GWB – erfolgt

die Erteilung des Zuschlags an die erfolgreichen Bieter*innnen.

Verfahrensbedingungen 27

[Seite 28]

8 FORM UND INHALT DER TEILNAHMEANTRÄGE

8.1 Einreichung

Der Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache und unter Beifügung sämtlicher einzureichender

Erklärungen und Unterlagen fristgerecht und elektronisch ausschließlich, wie in der EU-weiten

Bekanntmachung angeführt, in der Vergabeplattform der Auftraggeberin, welche in den

Verfahrensbedingungen auch „Vergabeplattform“ genannt wird, einzubringen. Der Teilnahmeantrag ist

in Textform nach § 126b BGB elektronisch zu übermitteln (vgl. §§ 10 bis 12 VgV). Die Teilnahmeanträge

müssen nicht mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Verspätet eingetroffene

Teilnahmeanträge nach § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV dürfen nicht mehr berücksichtigt werden, sondern sind

vom Verfahren auszuschließen. Teilnahmeanträge außerhalb der Vergabeplattform (per E-Mail, Post,

Fax) werden im Verfahren nicht berücksichtigt. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen setzt die

vorherige Registrierung und Aktivierung der Teilnahme am Vergabeverfahren auf der o.g.

Vergabeplattform voraus. Änderungen und Berichtigungen des Teilnahmeantrages müssen als solche

gekennzeichnet und innerhalb der Teilnahmefrist in der für die Abgabe des Teilnahmeantrages

vorgeschriebenen Form ebenfalls über die Vergabeplattform eingereicht werden. Die Verwendung der

von der Auftraggeberin vorgegebenen Formulare ist zwingend. Die bereitgestellten Formulare sind

auszufüllen. Änderungen an diesen Formularen sowie den weiteren Vergabeunterlagen sind im Übrigen

unzulässig und können zum Ausschluss des Teilnahmeantrages führen. Sofern weitergehende

Erklärungen, Unterlagen oder Nachweise mit dem Angebot übermittelt werden sollen, sind die

Dateiformate WORD, EXCEL, POWERPOINT oder PDF zu verwenden.

Sämtliche in der EU-Bekanntmachung sowie in den Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen, wie

Erklärungen, Angaben oder sonstige Nachweise, müssen bis zum Ablauf der Teilnahmefrist übermittelt

worden sein, es sei denn, die Auftraggeberin hat ausdrücklich etwas anderes bestimmt.

8.2 Öffnung der Teilnahmeanträge

Die Öffnung der Teilnahmeanträge wird elektronisch von Vertreter*innen der Auftraggeberin

durchgeführt. Die Teilnahme der Bewerberinnen bzw. Bieterinnen ist ausgeschlossen.

Verfahrensbedingungen 28

[Seite 29]

8.3 Einzureichende Formblätter

Mit dem Teilnahmeantrag sind die folgenden Unterlagen einzureichen:

1. Vollständig ausgefüllte Excel-Tabelle „Eignungskriterien“

2. Formulare bzw. Formblätter

3. Nachweise

Verfahrensbedingungen 29