Leistungsbeschreibung_Los 1.pdf

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Ausschreibung zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Unter-

nehmen: Agenturleistungen zur Unterstützung der Bundesstiftung Gleichstel-

lung bei der Umsetzung von Maßnahmen der zielgruppenadäquaten Öffent-

lichkeitsarbeit, vor allem im Bereich der Umsetzung integrierter Kommunikati-

onsmaßnahmen, der Weiterentwicklung der Stiftungswebsite und der Grafik-

und Content-Erstellung u. a. für die Social-Media-Kanäle der Stiftung.

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach dem Gesetz gegen

Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und nach der Verordnung über die

Vergabe öffentlicher Aufträge – Vergabeverordnung (VgV). Das Verfahren wird

als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV durchge-

führt.

Leistungsbeschreibung

Berlin, 21.08.2026

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INHALTSVERZEICHNIS

1 BESCHREIBUNG DES AUFTRAGS ............................................................................................................................... 3

1.1. HINTERGRUNDINFORMATIONEN ..................................................................................................................................... 3

1.2. AUFTRAGSGEGENSTAND ............................................................................................................................................... 4

1.3. LEISTUNGSZEITRAUM ................................................................................................................................................... 6

1.4. BESONDERE ANFORDERUNGEN ...................................................................................................................................... 7

1.5. GESCHÄTZTER AUFTRAGSWERT ...................................................................................................................................... 7

2 AUFGABENSTELLUNG – ANGEBOTSPHASE................................................................................................................ 7

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1 Beschreibung des Auftrags

1.1. Hintergrundinformationen

Seit Mai 2021 gibt es die Bundesstiftung Gleichstellung als rechtsfähige bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts. Ihre Aufgabe ist es, Informationen bereitzustellen, die Praxis zu stärken und die Entwicklung neuer Ideen für die Gleichstellung zu unterstützen. Die Bundesstiftung Gleichstellung versteht sich qua ihres gesetzlichen Auftrags als Bindeglied zwischen Akteur*innen aus Bund, Län- dern, Kommunen, Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft.

Zur Erfüllung dieses Stiftungszwecks führt das Errichtungsgesetz (abzurufen unter: https://www.bun- desstiftung-gleichstellung.de/stiftung/ueber-uns/) insbesondere folgende Aufgaben an:

1. Zusammentragen, Aufbereiten und Bereitstellen von Informationen, Daten und Fakten zum Themenbereich Gleichstellung sowie durch Beauftragung von Studien im Bedarfsfall
2. Begleitung und Unterstützung des bundesweiten öffentlichen Diskurses zu gleichstellungspo- litischen Themen
3. Stärkung der praktischen Gleichstellungsarbeit, insbesondere durch Beratung von Verwal- tung, Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft bei der Entwicklung von Lösungsansätzen und deren Umsetzung
4. Entwicklung und Erprobung von innovativen Maßnahmen zur Verwirklichung von Gleichstel- lung, gegebenenfalls einschließlich zugehöriger Fördermaßnahmen
5. Vernetzung von Bund, Ländern, Kommunen, Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft
6. Unterstützung gleichstellungspolitischer Initiativen, insbesondere, indem die Stiftung als Ver- netzungsplattform der Zivilgesellschaft im Sinne eines offenen Hauses für Gleichstellung fun- giert

Damit die Gleichstellung von Frauen und Männern als gesamtgesellschaftliche Aufgabe etabliert und ein bundesweiter öffentlicher Diskurs angeregt werden kann, ist es der Stiftung Auftrag und Anlie- gen, neue Zielgruppen über bereits interessierte gleichstellungspolitisch Aktive und die (in großen Teilen) gut vernetzte gleichstellungspolitische Szene hinaus zu erschließen – von Gleichstellungsbe- auftragten (in Kommunen, Ministerien, Hochschulen …) über Unternehmensvertreterinnen der Pri- vatwirtschaft und feministische NGOs bis hin zu feministisch-engagierten Einzelpersonen und Online- Aktivistinnen. Beispielsweise sollen gezielt Forschungseinrichtungen (zu Geschlechterthemen, zu Gleichstellung und zur Gleichstellungspraxis) zur Kommunikation ihrer wissenschaftlichen Ergebnisse angesprochen werden. Außerdem will die Stiftung den Kreis um Organisationen und Verbände erwei- tern, die als Multiplikator*innen aus der engagierten Zivilgesellschaft, Wohlfahrt sowie Jugend- und politischen Bildung als Schlüssel für einen Transfer in breite Gesellschaftsschichten dienen.

2024 hat die Bundesstiftung Gleichstellung an ihrem zentralen Standort am Berliner Alexanderplatz das „Offene Haus der Gleichstellung“ eröffnet. Die Räumlichkeiten stehen gleichstellungspolitischen Akteurinnen aus dem gesamten Bundesgebiet für Vernetzung, Austausch und Wissensvermittlung in unterschiedlichsten Formaten zur Verfügung. Gerade jungen Initiativen und Gruppen mit ver- schiedensten Schwerpunkten wie Migration, Flucht, Alter, Behinderung, TransInterNicht-Bi- närQueer, soziale Benachteiligung, Ost-West etc. kann so niedrigschwellig ein Raum für vielfältige, auch intersektionale, gleichstellungspolitische Arbeit eröffnet werden.

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1.2. Auftragsgegenstand

Die Bundesstiftung Gleichstellung beabsichtigt, innerhalb einer Rahmenvereinbarung eine Agentur zur Unterstützung bei der Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Wissen- schaftskommunikation zu beauftragen.

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Unterstützung der Bundesstiftung Gleichstellung bei der Umsetzung von Maßnahmen der zielgruppenadäquaten Öffentlichkeitsarbeit, vor allem im Bereich der Umsetzung integrierter Kommunikationsmaßnahmen, der Weiterentwicklung der Stiftungsweb- site, der Erstellung von Designs und Layout für Publikationen der Stiftung und der Grafik- und Con- tent-Erstellung, u. a. für die Social-Media-Kanäle der Stiftung.

Gesucht wird eine Agentur, die in der Lage ist, in erster Linie folgende Leistungen zu erbringen:

A. Kommunikationsdienstleistungen: Integrierte Kommunikationsmaßnahmen Im Wesentlichen sollen Kommunikationsmaßnahmen umgesetzt werden. Dies umfasst fol- gendes: o Konzeption und Umsetzung geeigneter Kommunikationsmaßnahmen sowohl für themen- übergreifende als auch für spezifische, zeitlich begrenzte Kommunikationsschwerpunkte: Entwicklung ganzheitlicher Kommunikationskonzepte (z. B. zur kommunikativen Positio- nierung und Steigerung der Bekanntheit der Bundesstiftung Gleichstellung im Rahmen der Imagekommunikation) sowie Umsetzung zielgruppenspezifischer Maßnahmen (Print/Digital/Social Media) für Projekte der Auftraggeberin (z. B. zum Transfer von Stu- dien im Rahmen der Wissenschaftskommunikation) o Kampagnenmanagement: Entwicklung von Kampagnenmotiven und -claims vorwiegend im Online- und Social-Media-Bereich, in geringem Umfang deutschlandweite OoH-Maß- nahmen, anlass- und themenbezogen, ca. 1x im Jahr o Kommunikationsmittel zu einzelnen Schwerpunkten (z. B. zum jeweiligen Jahresschwer- punktthema oder den vier Fokusthemen der Stiftung)

B. Kreation, Branding und Corporate Design: Dienstleistungen im Bereich Grafik und Layout (einmalig und wiederkehrend) für unterschiedliche Bereiche der Stiftung (einschließlich Gleichstellungsberichte und Gleichstellungs-Check) o Grafikdesign und Layouts (für Web und Print) von:

• (wissenschaftlichen) Publikationen (variierender Seitenumfang, als Printprodukt und in Form digitaler Dokumente wie PDF oder Flip- book)

• Broschüren (DIN A5, 3-4x pro Jahr)

• Factsheets (DIN A4, 5x pro Jahr)

• Flyern (faltbar, z. B. DIN A5/A6, Leporello, 4x pro Jahr)

• Postkarten (Format DIN A6, 2x pro Jahr)

• weiteren Materialien zur Wissenschaftskommunikation und Öffent- lichkeitsarbeit (3x pro Jahr) o Erstellung von Mailing-Templates (ca. 2x pro Jahr für Brevo)

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o Layout von Jahresendkarten (1x jährlich) und anderen anlassbezogenen Druckerzeugnis- sen etc. o Erstellung und Produktion von Gestaltungselementen für die Öffentlichkeitsarbeit (Icons, Headergrafiken für Mailings etc.) o Regelmäßige Erstellung von Infografiken für den Wissensbereich der Stiftungswebsite o Design von Social-Media-Kacheln (auch themenspezifisch, zu besonderen Anlässen, Rei- hen o. Ä.) o Brandingprodukte/Merchandising (Recherche, Erstellung Druckunterlagen, Abwicklung der Produktion)

C. Dienstleistungen im Bereich inhaltliche Weiterentwicklung, Wartung, Programmierung und Layout der Websiten www.bundesstiftung-gleichstellung.de, gleichstellungsbericht.de und gleichstellungs-check.de (einmalig und wiederkehrend) o Gestaltung und Programmierung neuer Website-Bereiche o UX/UI-Design o technischer Support und Beseitigung von Software- und Anwendungsfehlern o Barrierefreiheit o SEO-Beratung o Gelegentlich Einpflege neuer Inhalte (Texte, Grafiken) in das CMS

D. Content-Erstellung und Social-Media-Betreuung o Regelmäßige Erstellung und Abstimmung des Redaktionsplans anhand von Themenvor- gaben der Auftraggeberin sowie Posten von Beiträgen auf den Kanälen der Bundesstif- tung Gleichstellung o projektbezogen Erstellung spezifischer Social-Media-Kacheln und Social-Media-Reihen, kurze animierte Erklärfilme von ca. 1-3 Minuten, Animationen, Illustrationen, ggf. Bear- beitung von Video-Rohmaterial o Berücksichtigung von folgenden Social-Media-Kanälen und Leistungen:

• Instagram (bs.gleichstellung)
• LinkedIn (Bundesstiftung Gleichstellung)
• YouTube (@bundesstiftunggleichstellung)
• Ggf. weiterer wie bluesky

E. Erstellung barrierefreier Dokumente und Unterlagen gemäß BITV 2.0 und BGG

F. Lektorat und Korrektorat von Publikationen der Stiftung o Lektorat und Korrektorat verschiedener (wissenschaftlicher) deutschsprachiger Stiftungspub- likationen, z. B.:

• Studien (80-100 A4-Seiten, 1-2x jährlich)

• Factsheets (4-6 Seiten, 2-3x jährlich)

• Handreichungen (1-2x jährlich) o Lektorat und Korrektorat erfolgen nach den redaktionellen Regeln der Bundesstiftung Gleich- stellung

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G. Allgemeine Anforderungen an die Zusammenarbeit o Die Kundinnenbetreuung durch die Agentur soll eine enge Zusammenarbeit mit der Auf- traggeberin garantieren. o Dieder Auftragnehmer*in verpflichtet sich, die abgerufenen Leistungen während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung zu dokumentieren und der Auftraggeberin in regelmä- ßigen Abständen eine entsprechende Übersicht zur Verfügung zu stellen. o Die Auftraggeberin verpflichtet sich, während der Zusammenarbeit mit der Agentur zu keiner Exklusivität und ist berechtigt andere Unternehmen mit Teilbereichen der unten beschriebenen Leistungen zu beauftragen, ohne dass der Agentur Honorarforderungen zustehen. o Es soll eine Integration bestehender oder in Entwicklung befindlicher technischer Voraus- setzungen in die Dienstleistungsprozesse gewährleistet werden. Eine genaue Einbindung der Agentur in bestehende Prozesse wird erst nach Abschluss der Ausschreibung geklärt. o Das Leistungsspektrum der Agentur und deren Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin können im Rahmen der Verhandlungen (sofern solche erforderlich sind) noch genauer festgelegt werden.

Die Agentur soll insbesondere auch bei den folgenden Tätigkeiten die Auftraggeberin unterstützen: o Laufende Beratungsleistung o Regelmäßige Jour-Fixe Termine mit entsprechender Protokollierung

Die Bundesstiftung Gleichstellung verfügt über ein eingeführtes Corporate Design. Die Umsetzung der gefragten Leistungen erfolgt unter Anwendung des bestehenden Designs.

1.3. Leistungszeitraum

Die Rahmenvereinbarung wird zunächst für zwei Jahre geschlossen (Näheres siehe Rahmenvereinba- rung zweite Verfahrensstufe). Die Auftraggeberin behält sich die Option einer zweimaligen Vertrags- verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr bis zu einer Gesamtvertragslaufzeit von maximal vier Jah- ren vor. Es besteht kein Rechtsanspruch auf die Verlängerung.

Angestrebter Auftragsbeginn ist der 01.01.2027.

Die zu erbringenden Leistungen werden auf der Grundlage einer Rahmenvereinbarung jeweils konk- ret durch Einzelaufträge bei Bedarf der Auftraggeberin abgerufen.

Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung. Es besteht keine Beauf- tragungsverpflichtung durch die Auftraggeberin. Der Abruf einzelner Teilleistungen wird nicht garan- tiert, und es besteht kein Rechtsanspruch auf eine Mindestmenge beim Abruf von Einzelleistungen.

Für die Abrufe (die einzelnen Beauftragungen auf Basis der Rahmenvereinbarung) ist Folgendes zu beachten: Die nachfolgenden Inhalte der Leistungsbeschreibung sind lediglich eine demonstrative Darstellung und können daher immer an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

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1.4. Besondere Anforderungen

Dieder Auftragnehmerin stellt für die gesamte Dauer der Beauftragung einen Ansprechpartnerin für das Gesamtprojekt. Zudem ist eine Vertretung zu benennen, die diese Aufgaben in Abwesenheit dieser Person übernimmt.

Es wird weiter vorausgesetzt, dass das Corporate Design der Bundesstiftung Gleichstellung eingehal- ten wird.

1.5. Geschätzter Auftragswert

Das jährliche geschätzte Auftragsvolumen beläuft sich auf 210.000 Euro netto p. a.

2 Aufgabenstellung – Angebotsphase

Im Hinblick auf den Verfahrensablauf der ersten Verfahrensstufe, werden für das Auswahlverfahren nur Teilnahmeanträge von Bewerberinnen berücksichtigt, bei denen die Eignung gegeben ist. Von den geeigneten Bewerbeinnen werden gemäß den in den Unterlagen der ersten Verfahrensstufe aufgestellten Auswahlkriterien die besten drei Bewerber*innen in die zweite Verfahrensstufe einge- laden. Weitere Informationen können den Verfahrensbedingungen entnommen werden.

a) In der zweiten Verfahrensstufe sind Entwürfe zu unten angeführten Themen einzureichen:

o Web-Design für eine Landingpage zum Thema Antifeminismus (einschließlich Startseiten- Element)

• Kein Clickdummy erforderlich
• Zusätzlich: Kosten- und Zeitplan für Programmierung, Testing und Go-Live von Landingpage und Startseitenelement

o Konzeption einer Social-Media-Reihe zu Antifeminismus in den Kanälen der Bundesstif- tung Gleichstellung:

• Konzept und Kacheldesign
• Vorschläge für Hashtags und passende Social-Media-Formate
• Beispielhaft sind zudem einzureichen: zwei Instagram-Feedbeiträge mit Kachelgestaltung und Text für die Caption

b) Anforderungen an die Entwürfe:

o Ermöglichung eines niedrigschwelligen Zugangs für eine breite Öffentlichkeit (über Fachöffentlichkeit hinaus) o allgemeinverständliche Vermittlung komplexer Inhalte o Wiedererkennbarkeit durch Einsatz von Logo und Typo o Anmutung der grafischen Gestaltung: modern, frisch und kreativ, ohne zu verspielt zu sein; hoher Wiedererkennungseffekt

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o Als Designelement, zum Beispiel auf der Stiftungswebsite sowie dem Instagram-Kanal, wird zur Verdeutlichung des Ziels der Geschlechtergerechtigkeit mit geteilten Farbflä- chen im Verhältnis 50:50 gearbeitet. Auch dies kann für die Gestaltung aufgegriffen wer- den. o Anwendungs- und Bedienfreundlichkeit

Anhang: Styleguide und weitere Unterlagen

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