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Aufforderung zur Angebotsabgabe

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg

Postdienstleistungen

Abholung und Zustellung von Briefpost

national/international/PZA

Lose 1 – 5

Offenes Verfahren

Aufforderung zur Angebotsabgabe Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg Vergabe: Postdienstleistungen Vergabenummer: KVBW_2026_01 Seite 1 von 10

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Auftraggeber

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg Albstadtweg 11 70567 Stuttgart

Allgemeines

Wir freuen uns, dass Sie an vorliegendem Vergabeverfahren teilnehmen möchten und bitten Sie, für die ausgeschriebenen Leistungen ein Angebot zu fertigen und dieses innerhalb der Angebotsfrist am Abgabeort gem. Ziffer 6 dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe einzureichen.

Die in diesen Ausschreibungsunterlagen verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen verstehen sich für beide Geschlechter.

Mit „Bieter“ sind sowohl einzelne Unternehmer als auch Bietergemeinschaften gemeint, mit „Auftragnehmer“ sind Bieter oder Bietergemeinschaften bezeichnet, die den Zuschlag erhalten haben. Dies gilt, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.

Die Ausschreibungsunterlagen für dieses Verfahren bestehen neben dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe aus folgenden Dokumenten:

Angebotsblatt
Postdienstleistungsvertrag nebst Leistungsbeschreibung
Referenzbogen
Preisblatt
Bietergemeinschaftserklärung
Erklärung zum Nachunternehmereinsatz
Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden- Württemberg
BVB Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg
Erklärung Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz
BVB Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz
Eigenerklärung zum Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014
Klischees (KVBW; BÄK SW; BÄK Südbaden; Arge)

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Allgemeine Pflichten der Bieter

Die Bieter haben sich unmittelbar nach Erhalt der Ausschreibungsunterlagen über deren Vollständigkeit zu vergewissern. Der Bieter ist verpflichtet, die Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Unterlagen sofort zu überprüfen.

Die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Ausschreibungsunterlagen enthalten vertrauliche Informationen. Die Bieter haben die Vertraulichkeit der Unterlagen zu wahren. Die Ausschreibungsunterlagen dürfen durch den Bieter nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Eine sonstige Verwendung, insbesondere die Weitergabe an Dritte, bedarf der schriftlichen Freigabe durch den Auftraggeber.

Die Bieter beteiligen sich an keinen unzulässigen oder gegen die Interessen des Auftraggebers gerichteten Wettbewerbsabsprachen. Sie haften dem Auftraggeber für sämtliche durch unzulässige oder gegen die Interessen des Auftraggebers gerichtete Wettbewerbsabsprachen, an denen sie beteiligt waren, verursachten Schäden.

Übermittlung und Auskünfte

Enthalten die Ausschreibungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unvollständigkeiten, Unklarheiten oder Rechtsverstöße, so hat der Bieter den Auftraggeber unverzüglich, bis spätestens 11.09.2026, 12:00 Uhr darauf hinzuweisen.

Bieterfragen können nur über die Vergabeplattform https://dtvp.de/ gestellt werden und werden nur über die Vergabeplattform beantwortet. Um eine Bieterfrage zu stellen ist es notwendig, dass sich die Bieter auf der Vergabeplattform https://dtvp.de/ registrieren. Bieterfragen, die nach dem 11.09.2026, 12:00 Uhr eingehen, können nicht mehr beantwortet werden. Das Risiko der vollständigen und lesbaren Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bieter. Die Bieterantworten sind über die Vergabeplattform https://dtvp.de/ abrufbar.

Nur durch diese Verfahrensbedingungen verbleibt dem Auftraggeber ausreichend Gelegenheit, angemessen auf Anzeigen zu reagieren, dies allen Bietern mitzuteilen und die Möglichkeit zu geben, diese Aspekte bei der Bearbeitung der Angebote rechtzeitig zu berücksichtigen.

Anforderung an das Angebot

Das Angebot ist ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform verschlüsselt bis zum unter Ziffer 6 genannten Einreichungstermin einzureichen.

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Vom Bieter sind dem Angebot sämtliche geforderten Unterlagen beizulegen. Mündliche Ergänzungen werden nicht berücksichtigt. Ein auf dem Postweg oder ein nicht verschlüsseltes, insbesondere als Telefax, per E-Mail oder im Wege anderer elektronischer Medien eingebrachtes Angebot kann nicht berücksichtigt werden.

Im Angebot ist einmal an der dafür vorgesehenen Stelle (Angebotsblatt) der Name des Erklärenden anzugeben. Sofern im Angebot der Name des Erklärenden nicht angegeben ist, gilt es als nicht abgegeben!

Das Angebot ist nach dem folgenden Schema zusammengestellt abzugeben:

 Kapitel 1: Ausgefülltes Angebotsblatt mit Datum und Name des Erklärenden separat für jedes angebotene Los  Kapitel 2: Vollständig ausgefülltes Preisblatt für jedes angebotene Los  Kapitel 3: Konzepte für jedes angebotene Los  Kapitel 4: Referenzen für jedes angebotene Los  Kapitel 5: Eignungsnachweise für jedes angebotene Los  Kapitel 6: Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und Mindestentlohnung für jedes angebotene Los  Kapitel 7: Erklärung Saubere-Fahrzeuge-Beschaffungs-Gesetz für jedes angebotene Los  Kapitel 8: Erklärung zum Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 für jedes angebotene Los  Kapitel 9: ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz und Verpflichtungserklärung Nachunternehmer für jedes angebotene Los  Kapitel 9: ggf. Bietergemeinschaftserklärung für jedes angebotene Los

Das Angebot muss vollumfänglich den Anforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Bedingungen, Einschränkungen, Änderungen etc. führen zum Ausschluss des Angebotes.

Klarstellend weisen wir auf folgendes hin:

 Soweit die Formblätter der Unterlagen die Möglichkeit vorsehen anzukreuzen für welches Los das jeweilige Formblatt gilt, darf nur ein Los angekreuzt sein, d.h. die Formblätter sind individuell für jedes Los einzeln auszufüllen.

 Soweit vom Bieter zu erstellende Unterlagen einzureichen sind (z.B. Konzepte, Eignungsnachweise) sind diese ebenfalls für jedes Los einzeln einzureichen. Der Bieter hat dabei darauf zu achten, dass eindeutig klar wird, für welches jeweilige Los die eingereichte Unterlage gilt (z.B. durch entsprechende Kennzeichnung).

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HINWEISE:

Die Nachweise und Erklärungen sind bei Bietergemeinschaften von allen Mit- gliedern der Bietergemeinschaft zu erbringen.

Der/die Bieter/Bietergemeinschaft kann sich der Fähigkeiten anderer Unter- nehmen bzw. Nachunternehmen bedienen.

Dabei sind zwei Konstellationen zu unterscheiden:

andere Unternehmen, die für die Erfüllung der Anforderungen gemäß Zif. 5.1.9 der Bekanntmachung zur Eignungsleihe herangezogen werden und
Nachunternehmen, die Leistungen ausführen, ohne dass sich der Bieter zum Nachweis seiner Eignung auf den oder die Nachunternehmer beruft.

In beiden Konstellationen müssen die Bieter / Bietergemeinschaften die Art und den Umfang der von den Nachunternehmer(n) übernommenen Teilleistungen zweifelsfrei angeben (Erklärung zum Nachunternehmereinsatz).

In der ersten Konstellation müssen die Bieter / Bietergemeinschaften auf den jeweiligen Formblättern für die Eignungsnachweise im Einzelnen deutlich machen, welche Angaben von diesem/diesen anderen Unternehmen stammen. Die Verpflichtungserklärung ist im Fall der Eignungsleihe bereits mit dem An- gebot vorzulegen.

In der zweiten Konstellation müssen die Bieter / Bietergemeinschaften in ihrem Angebot die Art und den Umfang der von dem/den Nachunternehmer(n) übernommenen Teilleistungen zweifelsfrei angeben. Die Verpflichtungserklärung ist in diesem Fall (im Gegensatz zum Fall der Eignungsleihe) erst auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen.

Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter vor Zuschlagserteilung unter Fristsetzung von sämtlichen Nachunternehmern darüber hinaus die folgenden Erklärungen anfordern:

Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nach- weis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung/- ummeldung bzw. Ein- tragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvor- schriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Nachunter- nehmers. Der Auszug aus dem Handelsregister darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 6 Monate sein;

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Erklärungen des Nachunternehmers, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen;
Erklärung, dass kein Verfahren bei der BNetzA zur Überprüfung bzw. Untersagung der Tätigkeit eingeleitet ist;
Nachweis der Eintragung in das Anbieterverzeichnis gemäß § 4 Postgesetz (ggf. i. V. m. § 112 Abs. 1 Postgesetz);
Eigenerklärung Haftpflichtversicherung nach Ziffer 5.1.9 12)

Werden diese Unterlagen nicht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.

Darüber hinaus wird der Auftraggeber von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter vor Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 WRegG beim Bundeskartellamt anfordern.

Hinweis zur Teilleistungserbringung im Rahmen der Briefbeförderung durch die Deutsche Post AG: Teilleistungen, bei denen es sich um Briefbeförderungs- dienstleistungen der Deutschen Post AG gemäß § 15 Abs. 1 i. V. m. § 54 Abs. 1 PostG handelt, die im Rahmen der Auftragsabwicklung erbracht werden, sind keine Nachunternehmerleistungen. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass Niederlegungsstellen i. S. d. § 181 ZPO keine Nachunternehmer sind.

Die ausgeschriebenen Leistungen betreffen fünf Lose. Es steht Bietern frei, für ein oder mehrere Lose anzubieten.

Der Bieter hat dabei Sorge dafür zu tragen, dass aus seinem Angebot zweifels- frei hervorgeht, auf welches Los sich sein (jeweiliges) Angebot bezieht. In dem Falle, dass auf mehrere Lose angeboten wird, wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass alle notwendigen Bestandteile für jedes Los separat vorliegen müssen. Bitte achten Sie darauf, die entsprechenden Formblätter bzw. Eigenerklärungen entsprechend zu kennzeichnen.

Angebotsfrist

Die Frist für den Eingang der Angebote endet am

21.09.2026, 12.00 Uhr.

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Die Angebote sind formgerecht ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform

https://dtvp.de/

einzureichen.

Ein verspätetes Angebot wird für das Vergabeverfahren nicht berücksichtigt. Das Risiko der Rechtzeitigkeit des Eingangs trägt der Bieter.

Zuschlagskriterien

Maximal können 100 Punkte (=100%) erreicht werden. Die Bewertung setzt sich wie folgt zusammen:

Preis 30 Punkte Konzept Zustellzeiten 20 Punkte Konzept Versandspitzen 20 Punkte Konzept Reklamationsmanagement 15 Punkte Konzept Kostenstellenzuordnung 15 Punkte

7.1 Preis

Dieses Kriterium wird mit maximal 30 Punkten bewertet.

Das Angebot mit dem geringsten Bruttopreis für die ausgeschriebene Leistung (vgl. Preisblatt) erhält 30 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt:

Punktzahl Bieter XY = Niedrigstpreis x 30 Preis Bieter XY

Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg.

7.2 Konzept Zustellzeiten

Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Konzept einzureichen, in dem er darstellt, wie er eine Minimierung der Zustellzeiten erreicht. Hierbei ist insbesondere darauf einzugehen, ob und wie die angestrebte Zustellung am Tag nach der Abholung beim Auftraggeber erreicht wird.

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Das Konzept darf 2 DIN A4 Seiten nicht überschreiten. Der Inhalt des Konzepts wird im Fall des Zuschlags Bestandteil der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

Bewertung: sehr gute Lösung: 17-20 Punkte gute Lösung: 12-16 Punkte ausreichende Lösung: 5-11 Punkte schlechte Lösung: 0-4 Punkte

7.3 Konzept Versandspitzen

Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Konzept einzureichen, in dem er darstellt, wie er Versandspitzen bewältigt. Hierbei ist insbesondere darauf einzugehen, wie die gewünschten Postlaufzeiten auch bei vorübergehend sehr hohen Beförderungsmengen eingehalten werden. Darüber hinaus sollte dargestellt werden, wie er eine ausreichende und flexible Anzahl von Versand- /Sortierbehältern zur Verfügung stellt.

Das Konzept darf 2 DIN A4 Seiten nicht überschreiten. Der Inhalt des Konzepts wird im Fall des Zuschlags Bestandteil der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

Bewertung: sehr gute Lösung: 17-20 Punkte gute Lösung: 12-16 Punkte ausreichende Lösung: 5-11 Punkte schlechte Lösung: 0-4 Punkte

7.4 Konzept Reklamationsmanagement

Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Konzept einzureichen, in dem er darstellt, wie er mit Reklamationen umgeht. Hierbei geht es um sämtliche Reklamationen, die aufgrund von mangelhafter Leistung an den Auftragnehmer herangetragen werden. Wichtig ist die Möglichkeit, Reklamationen zu kommunizieren sowie die Art und Weise der Reklamation.

Das Konzept darf 1 DIN A4 Seiten nicht überschreiten. Der Inhalt des Konzepts wird im Fall des Zuschlags Bestandteil der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

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Bewertung: sehr gute Lösung: 13-15 Punkte gute Lösung: 9-12 Punkte ausreichende Lösung: 4-8 Punkte schlechte Lösung: 0-3 Punkte

7.5 Konzept Kostenstellenzuordnung

Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Konzept einzureichen, in dem er darstellt, wie er die vom Auftraggeber geforderte Zuordnung auf die genannten Kostenstellen vornimmt. Hierbei ist insbesondere auf die Details in der Umsetzung und Organisation sowie die Rechnungslegung einzugehen.

Das Konzept darf 1 DIN A4 Seiten nicht überschreiten. Der Inhalt des Konzepts wird im Fall des Zuschlags Bestandteil der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistung.

Bewertung: sehr gute Lösung: 13-15 Punkte gute Lösung: 9-12 Punkte ausreichende Lösung: 4-8 Punkte schlechte Lösung: 0-3 Punkte

Zuschlag

Die Zuschlags- und Bindefrist läuft am 31.10.2026 ab. Der Auftraggeber strebt dennoch an, den Zuschlag zu einem früheren Zeitpunkt zu erteilen. Ein Anspruch auf eine vorzeitige Zuschlagserteilung besteht nicht.

Umgang mit Daten des Bieters

Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können und im Falle einer vorgesehenen Zuschlagserteilung an ihn gegenüber nicht berücksichtigten Bietern eine Vorabinformation gem. § 134 GWB erfolgt.

Kosten für die Teilnahme am Verfahren

Für die Teilnahme am Verfahren, insbesondere die Ausarbeitung der Angebote, erfolgt keine Vergütung, Kostenerstattung oder Entschädigung.

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Akteneinsicht in einem Nachprüfungsverfahren

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens nach den §§ 160 ff. GWB grundsätzlich allen Verfahrensbeteiligten ein Akteneinsichtsrecht zusteht (§ 165 GWB). Jedes Angebot wird in die Vergabeakte aufgenommen. Der Auftraggeber ist gem. § 163 Abs. 2 GWB verpflichtet, der Vergabekammer die gesamten Akten sofort zur Verfügung zu stellen. Die Bieter müssen daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass ihr gesamtes Angebot von den Verfahrensbeteiligten eingesehen wird. Es liegt somit im eigenen Interesse eines jeden Bieters, geheimhaltungsbedürftige Unterlagen bereits mit der Abgabe des Angebots entsprechend zu kennzeichnen. Dies sollte durch Anbringung der Kennzeichnung „Geheim“ o.ä. neben den jeweiligen Seitenzahlen der Blätter des Angebots erfolgen. Die Entscheidung über den Umfang der Akteneinsicht obliegt allein der Vergabekammer.

Nachprüfungen

Bieter können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße an folgende Stelle wenden:

Vergabekammer Baden-Württemberg Regierungspräsidium Karlsruhe Durlacher Allee 100 76137 Karlsruhe Telefon: 0721 / 926 8730 Fax: 0721 / 926 3985

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