Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Zwischen der

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Ellerstraße 56

53119 Bonn – nachfolgend „BImA“ genannt –

Und

– nachfolgend „Bieter“ genannt –.

Präambel

Die Auftraggeberin beabsichtigt, dem Bieter Planunterlagen in Form von vermassten Leerplänen als PDF-Datei (nachfolgend „vertrauliche Informationen“) für das Projekt Akademie der Künste, Pariser Platz 4 in Berlin zur Verfügung zu stellen. Die Weitergabe erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, dem Bieter die Prüfung und Ausarbeitung eines Angebots zu ermöglichen.

Daher vereinbaren die Parteien folgendes:

§ 1 DEFINITION

Vertrauliche Informationen sind sämtliche Informationen (ob mündlich, schriftlich, digital verkörpert oder in anderer Form), die von den Parteien im Rahmen der Arbeiten offenbart werden.

Als vertrauliche Informationen gelten insbesondere:

• alle Informationen, welche der Bieter vor der vorliegenden Vertraulichkeitsverpflichtung erhalten hat

• alle für den Dienstgebrauch bestimmten Informationen, Verschlusssachen (VS), Geschäftsgeheimnisse, Produkte, Herstellungsprozesse, Know-how, Erfindungen, geschäftliche Beziehungen, Geschäftsstrategien, Businesspläne, Finanzplanung, Personalangelegenheiten, digital verkörperte Informationen

• jegliche sonstige Unterlagen und Informationen der Parteien, die Gegenstand technischer und organisatorischer Geheimhaltungsmaßnahmen sind und als vertraulich oder schutzbedürftig gekennzeichnet oder nach Art der Information oder den Umständen der Übermittlung als vertraulich anzusehen sind

• alle Planungen und/oder zugehörigen Baumaßnahmen (inkl. deren Zwischenstände) sowie den Betrieb des Nutzers betreffende Informationen (z. B. Grundrisse, Gebäude- und IT-Infrastruktur, Medienversorgung, Sicherheitskonzept, dienstliche und betriebliche Abläufe)

• Fotos o.ä. von mit Urheberrechten und Geschmacksmusterrechten geschützten Gegenständen oder Werken

• die vorliegende Vertraulichkeitserklärung selbst

§ 2 GEHEIMHALTUNGSVERPFLICHTUNG

Der Bieter verpflichtet sich, alle ihm zugänglich gemachten vertraulichen Informationen nicht an unbefugte Personen weiter zu geben bzw. zugänglich zu machen. Er darf diese nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers weder ganz noch teilweise Dritten offenlegen.
Der Bieter wird die Informationen ausschließlich für den oben genannten Zweck (Angebotserstellung) verwenden. Eine Nutzung für eigene wirtschaftliche Zwecke oder für andere Projekte ist strikt untersagt.

§ 3 – AUSNAHMEN DER GEHEIMHALTUNGSVERPFLICHTUNG

Die Vertraulichkeitserklärung ist nicht anwendbar auf Informationen,

a) welche zum Zeitpunkt der Offenlegung nachweislich bereits öffentlich allgemein bekannt und zugänglich waren oder zu einem späteren Zeitpunkt ohne Verletzung dieser Erklärung durch den Bieter öffentlich bekannt und zugänglich wurden,

b) welche der Bieter nachweislich rechtmäßig von Dritten ohne Auferlegung einer Vertraulichkeitsverpflichtung oder einer Verpflichtung unter der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum materiellen Geheimschutz – VSA oder zu Vorgaben des personellen Geheimschutzes erhält oder erhalten hat,

c) für welche der Bieter den Beweis erbringen kann, dass sie diese von Dritten, die nach ihrer Kenntnis keine Geheimhaltungspflicht gegenüber der BImA verletzt haben, erhalten hat,

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d) für welche der Bieter den Beweis erbringen kann, dass diese unabhängig und ohne Rückgriff auf Vertrauliche Informationen entwickelt worden sind,

e) welche durch die BImA schriftlich zur Offenlegung freigegeben wurden, oder

f) welche die der Bieter offenlegen muss, um Gesetzesbestimmungen, Vorschriften, hoheitliche Maßnahmen einer Behörde und Gerichtsentscheidungen einzuhalten. Dies setzt voraus, dass der Bieter vorher der BImA schriftlich in dem Umfang, in welchem das anwendbare Recht dies erlaubt, eine solche Offenlegung mitteilt. Der Bieter ergreift die angemessenen und gesetzlich erlaubten Maßnahmen, um eine solche Offenlegung zu verhindern und/oder deren Umfang auf ein Minimum zu reduzieren.

§ 4 WEITERGABE VON VERTRAULICHEN INFORMATIONEN

Der Bieter darf die vertraulichen Informationen nur solchen Mitarbeitern zugänglich machen, die direkt mit der Angebotserstellung befasst sind und die von Ihm vorab schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet wurden.
Die Weitergabe von vertraulichen Informationen an externe Partner oder Nachunternehmer ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber dem vorher ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat und der Partner eine gleichwertige Vertraulichkeitserklärung im Vorfeld unterzeichnet hat.

§ 5 RÜCKGABE- oder VERNICHTUNG VON UNTERLAGEN

Kommt es nicht zum Vertragsschluss hat der Bieter sämtliche erhaltenen Planunterlagen (inklusive aller Kopien) unverzüglich zu vernichten.
Die Vernichtung elektronisch gespeicherter vertraulicher Informationen erfolgt durch die vollständige und unwiderrufliche Löschung der Dateien oder nach Absprache unwiederbringliche Zerstörung des Datenträgers. Vollständige und unwiderrufliche Löschung bedeutet bei elektronisch gespeicherten vertraulichen Informationen, dass die vertraulichen Informationen derart gelöscht werden, dass jeglicher Zugriff auf diese Informationen unmöglich wird, wobei spezielle Löschverfahren (z. B. mittels „Wiping“) zu verwenden sind, welche den anerkannten Standards des BSI genügen.
Diese Verpflichtung zur Rückgabe, Löschung oder Zerstörung gilt nicht für routinemäßig angefertigte Sicherungskopien des elektronischen Datenverkehrs und soweit und solange die vertraulichen Informationen und/oder deren Kopien, aus zwingenden gesetzlichen oder anderen hoheitlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Für diese vertraulichen Informationen und/oder deren Kopien gilt eine Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß den Bestimmungen dieser Vereinbarung.
Die Vernichtung ist gegenüber der BImA schriftlich zu bestätigen.
Ausgenommen von den vorstehenden Regelungen sind Unterlagen, welche die Empfangende Partei für die Wahrung der eigenen Rechte im Falle einer gerichtlichen oder außergerichtlichen Auseinandersetzung benötigt.

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§ 6 IT-SICHERHEIT

(1) Der Bieter trägt dafür Sorge, dass sie und ihre Beschäftigten sowie alle an der Vertragserfüllung beteiligten Sub- oder Nachunternehmer und weitere Personen (insbesondere Architekten, Ingenieure, Berater), sofern diese IT-Systeme zur Auftragserfüllung einsetzen, die BImA-Standards zu IT-Grundschutz 200-X einhalten und die Anforderungen zum jeweils gültigen IT-Grundschutz- Kompendium gesetzt und gewahrt werden. Alternativ sind projektspezifisch die jeweils gültigen ISO-Normen zugrunde zu legen.

(2) Der Bieter stimmt zu, dass die BImA sowie beauftragte Organisationseinheiten der BImA inkl. Dritter im Bedarfsfall Kontrollen zur Wahrung der IT-Sicherheit bei dem Bieter durchführen dürfen. Die Kontrollen sind im Vorfeld anzukündigen.

§ 7 HAFTUNG UND SCHADENERSATZ IM ZUSAMMENHANG AUSSCHLIESSLICH MIT DIESER VERTRAULICHKEITSERKLÄRUNG

(1) Die BImA übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung hinsichtlich der Richtigkeit, Fehlerfreiheit, Freiheit von Schutzrechten Dritter, Vollständigkeit und/oder Verwendbarkeit der offen gelegten vertraulichen Informationen, soweit sie nicht aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift zwingend haftet.

(2) Hat der Bieter vertrauliche Informationen an ihre Verbundenen Unternehmen oder an die für sie tätigen Planer, Sub-Unternehmer oder Berater preisgegeben oder ihnen zugänglich gemacht, haftet er für deren Handlungen und Unterlassungen wie für eigene.

(3) Die Parteien sind sich einig, dass die Offenlegung vertraulicher Informationen durch den Bieter unter Verstoß gegen diese Vereinbarung bei der BImA zu einem nicht wieder- gutzumachenden, erheblichen Schaden führen kann, dessen Umfang nicht absehbar sein kann. Vor diesem Hintergrund erkennt der Bieter an, dass die BImA berechtigt ist, eine Rechtsverletzung auch im Wege eines einstweiligen Rechtsschutzes untersagen zu lassen. Unabhängig davon hat die BImA für jeden Fall der Verletzung dieser Vertraulichkeitserklärung das Recht, Unterlassungsansprüche und/oder Schadenersatz geltend zu machen.

§ 8 ÜBERTRAGUNG

Diese Vereinbarung oder einzelne Rechte oder Pflichten aus dieser Vereinbarung dürfen nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei auf Dritte übertragen werden.

§ 9 LAUFZEIT

Die Geheimhaltungspflicht tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie bleibt auch dann bestehen, wenn kein Auftrag erteilt wird, und endet nach einem Zeitraum von 5 Jahren ab dem Datum dieser Vereinbarung.

§ 10 DATENSCHUTZ

(1) Der Bieter trägt während und auch nach Beendigung der Tätigkeit dafür Sorge, dass alle Personen, die von ihr mit der Bearbeitung oder Erfüllung dieses Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten und die erlangten Informationen nicht an Dritte,

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die nicht mit der Auftragsabwicklung befasst sind, weitergeben oder in anderer Weise als für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen verwenden.

(2) In Zweifelsfällen stimmt sich der Bieter hierzu rechtzeitig im Vorfeld mit der BImA ab.

§ 11 SCHLUSSBESTIMMUNGEN

(1) Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung - einschl. dieses § 11 - bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform (z. B. Brief, Telefax).

(2) Auf diese Erklärung findet unter Ausschluss des Kollisionsrechts ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung.

(3) Der Bieter stellt die BImA von allen Schadensersatzansprüchen oder Kosten frei (einschließlich Gerichtsgebühren und Anwaltsgebühren nach den geltenden Bestimmungen des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG)), die sich aus der Verletzung dieser Vertraulichkeitserklärung im Verhältnis zu Dritten ergeben. Diese Verpflichtung erstreckt sich auch auf eine Verletzung der Vertraulichkeitserklärung durch die Arbeitnehmer des Bieters. Freistellungsansprüche, die im Innenverhältnis zwischen der Gegenseite in Ihrer Funktion als Arbeitgeber und ihren Arbeitnehmern bestehen, bleiben hiervon unberührt.

(4) Für den Fall, dass die BImA die Regelungen dieser Erklärung durchsetzen muss, ist sie im Erfolgsfall berechtigt, die hiermit im Zusammenhang entstandenen erforderlichen und angemessenen Kosten einschließlich Kosten einer rechtlichen Beratung ersetzt zu verlangen.

(5) Der Gerichtsstand ist Berlin.

(6) Falls einzelne Bestimmungen dieser Vertraulichkeitserklärung ganz oder teilweise unwirksam und/oder undurchführbar sein oder werden sollten oder diese Vertraulichkeitserklärung Lücken enthält, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen, undurchführbaren oder fehlenden Bestimmungen gilt eine solche wirksame Bestimmung als vereinbart, die dem von den Vertragsparteien mit dieser Vertraulichkeitserklärung Gewollten am nächsten kommt. Sollte eine Bestimmung dieser Vertraulichkeitserklärung wegen des darin vereinbarten Leistungsumfangs unwirksam sein oder werden, ist der in der Bestimmung vereinbarte Leistungsumfang dem rechtlich zulässigen Maß anzupassen.

[Ort, Datum] ______________________

[Nachname, Vorname in Druckbuchstaben] ______________________

Unterschrift Bieter ______________________

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[Ort, Datum] ______________________

[Nachname, Vorname in Druckbuchstaben] ______________________

Unterschrift Vertreter:in BImA ______________________

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AdK PP4_Vertraulichkeitsvereinbarung_020926.pdf