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VERFAHRENSBEDINGUNGEN
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INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis ........................................................................................................................... 2
1 Einführung ............................................................................................................................... 4
2 Allgemeine Verfahrensbedingungen ................................................................................... 4
2.1 Vergabestelle .................................................................................................................. 4
2.2 Sprache ............................................................................................................................ 4
2.3 Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote .................................................................. 4
2.4 Elektronische Kommunikation, Form des Teilnahmeantrages/Angebotes ............... 5
2.5 Nebenangebote .............................................................................................................. 6
2.6 Mehrere Angebote .......................................................................................................... 6
2.7 Berichtigungen/Änderungen oder Rücknahme des Angebotes ............................... 6
2.8 Bieterfragen ..................................................................................................................... 6
2.9 Kennzeichnung von Geheimnissen ............................................................................... 7
2.10 Datenschutz ................................................................................................................. 7
2.11 Haftungsausschluss ..................................................................................................... 7
2.12 Gender-Hinweis ........................................................................................................... 8
2.13 Kosten für die Beteiligung am Vergabeverfahren ................................................... 8
3 Besondere Verfahrensbedingungen .................................................................................... 8
3.1 Fristen ............................................................................................................................... 8
3.2 Verschwiegenheitserklärung (Nur bei Bedarf) ............................................................. 8
3.3 Angebot ............................................................................................................................ 9
3.4 Unternehmen mit Sitz Außerhalb Deutschlands .......................................................... 9
3.5 Eigenerklärung zu Ausschlussgründen ......................................................................... 9
3.6 Bietergemeinschaften ................................................................................................... 10
3.7 Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) ....................... 11
3.7.1 Eignungsleihe ......................................................................................................... 11
3.7.2 Unteraufträge ......................................................................................................... 12
3.8 Unternehmensbezogene Eignung ............................................................................... 13
3.9 Nachforderung von Unterlagen .................................................................................. 13
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4 Prüfung und Wertung der Angebote .................................................................................. 14
4.1 Formale Prüfung ............................................................................................................ 14
4.2 Prüfung der Eignung ..................................................................................................... 14
5 Prüfung und Wertung der Angebote .................................................................................. 14
6 Durchführung von Verhandlungen (Nur bei Bedarf) ........................................................ 16
7 Verifizierende Teststellung (Nur bei Bedarf) ...................................................................... 17
7.1 Gegenstand und Zeitpunkt .......................................................................................... 17
7.2 Durchführung ................................................................................................................. 17
7.3 Rahmenbedingungen ................................................................................................... 17
7.4 Folgen der Teststellung ................................................................................................. 17
8 Vergabeentscheidung ......................................................................................................... 18
9 Vertragsunterzeichnung ....................................................................................................... 18
10 Zweitbieterklausel ............................................................................................................. 18
11 Rügepflicht (Bei EU-Verfahren) ........................................................................................ 19
12 Vergabekammer (Bei EU-Verfahren) .............................................................................. 20
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1 EINFÜHRUNG
Die Verfahrensbedingungen setzen sich aus den allgemeinen und den besonderen Verfah- rensbedingungen zusammen. Soweit in den besonderen Verfahrensbedingungen Abwei- chendes formuliert ist, geht dies den allgemeinen Verfahrensbedingungen vor.
Die in diesen Verfahrensbedingungen genannten Regelungen aus dem Gesetz gegen Wett- bewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) sind zunächst für euro- paweite Vergabeverfahren einschlägig. Für nationale Vergabeverfahren gelten die Bedin- gungen entsprechend den in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) genannten Rege- lungen.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des jeweiligen Bewerbers/Bieters Un- klarheiten, haben die Bewerber/Bieter die Vergabestelle über die in Ziffer 2.4 genannte Vergabeplattform unverzüglich darauf hinzuweisen.
2 ALLGEMEINE VERFAHRENSBEDINGUNGEN
2.1 VERGABESTELLE
Vergabe- und Kontaktstelle im Vergabeverfahren ist
Polizei Berlin Direktion Zentraler Service - Abteilung Finanzen Dir ZS Fin 5 - Vergabeservice Platz der Luftbrücke 6 12101 Berlin
Die Kommunikation hat ausschließlich über das unter Ziffer 2.4 näher erläuterte Vergabe- plattform zu erfolgen.
2.2 SPRACHE
Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Jegliche Dokumente, Nachweise und Erklärungen sowie die Korrespondenz mit der Vergabestelle sind in deutscher Sprache abzufassen.
2.3 ABGABE DER TEILNAHMEANTRÄGE/ANGEBOTE
Die Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote ist ausschließlich elektronisch über das unter Ziffer 2.4 näher erläuterte Vergabeportal zugelassen.
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Für die Abgabe der Teilnahmeanträge/Angebote sind ausschließlich die in den Vergabe- unterlagen zur Verfügung gestellten Angebotsvordrucke und Formblätter zu verwenden.
Alle Unterlagen sind vollständig auszufüllen und an der vorgegebenen Stelle in Textform gemäß § 126b BGB einzureichen. Nicht formgerecht bzw. unvollständig abgegebene Un- terlagen können zum Ausschluss des Teilnahmeantrages/Angebotes führen.
Alle Angaben im Teilnahmeantrag/Angebot müssen klar und eindeutig sein.
2.4 ELEKTRONISCHE KOMMUNIKATION, FORM DES TEILNAHME-
ANTRAGES/ANGEBOTES
Das Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch auf der komplett webbasierten Vergabeplattform des Landes Berlin (https://www.berlin.de/vergabeplattform/) durchge- führt. In technischer Hinsicht erfolgt die Vergabe über das Bieterportal iTWO Tender der RIB Software GmbH (Vergabeportal). Das bedeutet, dass die Kommunikation zwischen den Bewerbern/Bietern und der Vergabestelle während der gesamten Dauer des Vergabever- fahrens über die Plattform zu führen ist. Dies schließt insbesondere das Stellen von Bieter- fragen sowie die Abgabe von Teilnahmeanträgen/Angeboten ein. Eine anderweitige elekt- ronische oder schriftliche Abgabe von Teilnahmeanträgen/Angeboten (auch per E-Mail) ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages/Angebotes. Die Vergabe- plattform ist kostenfrei über das Internet zugänglich: https://www.meinauftrag.rib.de. Zur Nutzung der Vergabeplattform ist das Formblatt Wirt 2121 „Teilnahmebedingungen bei elektronischen Vergabeverfahren über die Vergabeplattform“ zu beachten.
Das Support-Center zum Vergabeportal ist unter https://download.arriba-net.de/filead- min/downloaddaten/meinauftrag.rib.de/hilfe/index.html zu erreichen. Zur Teilnahme am Vergabeverfahren müssen sich die interessierten Unternehmen auf der Vergabeplattform registrieren. Die Registrierung ist zugleich Voraussetzung für eine Abgabe von Teilnahme- anträgen/Angeboten. Die Registrierung erfordert die Angabe der Basis- und Kontaktdaten des Unternehmens und mindestens eines verantwortlichen Mitarbeitenden sowie einer gül- tigen E-Mail-Adresse. Die Registrierung ist kostenfrei.
Nachrichten und Mitteilungen der Vergabestelle werden ausschließlich über das Vergabe- portal an registrierte interessierte Unternehmen versendet (in der Regel erfolgt zugleich eine Benachrichtigung an die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse). Diese Nach- richten oder Mitteilungen können zusätzliche Informationen, Ergänzungen, Änderungen o-
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der Aktualisierungen der Vergabeunterlagen beinhalten. Es obliegt den interessierten Un- ternehmen, ihre Registrierung unverzüglich vorzunehmen, um rechtzeitig über solche Nach- richten und Mitteilungen der Vergabestelle informiert zu sein.
2.5 NEBENANGEBOTE
Nebenangebote sind in diesem Vergabeverfahren nicht zugelassen.
2.6 MEHRERE ANGEBOTE
Die Abgabe mehrerer Hauptangebote ist grundsätzlich zugelassen.
2.7 BERICHTIGUNGEN/ÄNDERUNGEN ODER RÜCKNAHME DES AN-
GEBOTES
Berichtigungen und Änderungen des Teilnahmeantrages/Angebotes sind bis zum Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist zulässig und unterliegen denselben Formerfordernissen wie die Abgabe des Teilnahmeantrages/Angebotes selbst.
Die Rücknahme eines Teilnahmeantrages/Angebotes ist bis zum Ablauf der entsprechen- den Frist zulässig. Sie hat in der gleichen Form wie die Abgabe des Teilnahmeantrages/An- gebotes über das unter Ziffer 2.4 bezeichnete Vergabeportal zu erfolgen. Bei notwendigen Berichtigungen oder Änderungen des Teilnahmeantrages/Angebotes zunächst eine Rück- nahme des bereits abgegebenen Teilnahmeantrages/Angebotes zu veranlassen und an- schließend die entsprechend berichtigte Version des Teilnahmeantrages/Angebotes über das Vergabeportal erneut abzugeben.
2.8 BIETERFRAGEN
Soweit im Rahmen der Erstellung des Teilnahmeantrages/Angebotes Fragen zu den Unter- lagen auftreten, ist die unter Ziffer 2.1 genannte Vergabestelle unverzüglich zu informieren.
Die Fragen sind ausschließlich über die Vergabeplattform gemäß Ziffer 2.4 zu übermitteln. Um die Bieterfragen richtig zuordnen zu können, ist zu jeder Frage der konkrete Bezug in den Vergabeunterlagen anzugeben (insbesondere Dokumentenname und ggf. Seitenzahl bzw. Ziffer).
Mit der Übersendung einer Frage stimmt der Bewerber/Bieter zugleich zu, dass die Frage den anderen Bewerbern/Bietern in anonymisierter Form bekanntgegeben wird. Die Fragen sollten daher so formuliert sein, dass eine Bekanntgabe ohne vorherige Überarbeitung möglich ist. Sofern Gründe gegen eine Veröffentlichung bestimmter Daten/Informationen
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bestehen, hat der Bewerber/Bieter diese bitte bei der Übersendung der Frage ausdrücklich mitzuteilen.
Die Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen und sind somit verbindlich für die Erstellung des Angebotes sowie für die Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote. Antworten, die sich auf Vertragsbedingungen oder auf die Leistungsbeschreibung beziehen, werden darüber hinaus verbindlicher Vertragsbestandteil.
Es werden ausschließlich Fragen beantwortet, deren Beantwortung für die Erstellung des Teilnahmeantrages/ Angebotes erforderlich ist.
Um die Fragen im Sinne der vergaberechtlichen Gleichbehandlung gegenüber allen Be- werbern/Bietern beantworten zu können, müssen sie bis zu der in der Vergabeplattform spezifizierten Frist gestellt werden. Auf die Beantwortung später gestellter Fragen besteht kein Anspruch.
2.9 KENNZEICHNUNG VON GEHEIMNISSEN
Der Bewerber/Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Teilnahmeantrages/Angebots, die ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von seiner Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfah- rensbeteiligte ausgehen (vgl. § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB).
2.10 DATENSCHUTZ
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens gilt die beigefügte Datenschutzerklärung des Auftraggebers. Auf diese wird verwiesen.
Der Bewerber/Bieter wird darauf hingewiesen, dass seine Beschäftigten in die Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens bzw. der Leistungser- bringung eingewilligt haben müssen (Art. 7 Europäische Datenschutz-Grundverordnung). Die Einwilligung muss vor Abgabe des Teilnahmeantrages/Angebotes vorliegen. Die Verga- bestelle behält sich vor, sich die Einwilligungen im Zweifel vorlegen zu lassen.
2.11 HAFTUNGSAUSSCHLUSS
Es wird darauf hingewiesen, dass die Vergabeunterlagen – trotz Anwendung größtmögli- cher Sorgfalt des Auftraggebers bei ihrer Erstellung – unbeabsichtigt Angaben enthalten können, die unzutreffend, unvollständig und/oder mit den geltenden Verfahrensvorschriften
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unvereinbar sind. Hierfür ist die Haftung des Auftraggebers, soweit gesetzlich zulässig, aus- geschlossen.
2.12 GENDER-HINWEIS
In den Vergabeunterlagen werden unterschiedliche Sprachformen bezüglich des Ge- schlechts verwendet. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen, männli- chen oder diversen Geschlechts, sondern ist im Sinne der Gleichbehandlung jeweils als geschlechtsneutral zu verstehen.
2.13 KOSTEN FÜR DIE BETEILIGUNG AM VERGABEVERFAHREN
Für die Erstellung des Teilnahmeantrags/Angebots und der ggf. geforderten Angebotsmus- ter wird in diesem Vergabeverfahren keine Kostenerstattung oder Vergütung gewährt.
3 BESONDERE VERFAHRENSBEDINGUNGEN
3.1 FRISTEN
Die jeweiligen Einzelfristen sind auf der Vergabeplattform spezifiziert. Die Vergabestelle behält sich vor, diesen Zeitplan im Verlauf des Verfahrens abzuändern, soweit es sich für einen ordnungsgemäßen und zweckentsprechenden Verfahrensablauf als notwendig er- weist.
Der Teilnahmeantrag/das Angebot muss vor dem Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist voll- ständig eingegangen sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Berichtigungen und Ände- rungen des Teilnahmeantrages/Angebotes.
Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurück- gezogen werden. Die Bindefrist endet mit Ablauf der Zuschlagsfrist.
Fragen zur Auftragsbekanntmachung und veröffentlichten Vergabeunterlagen müssen bis spätestens 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabestelle über die Vergabe- plattform eingegangen sein.
3.2 VERSCHWIEGENHEITSERKLÄRUNG (NUR BEI BEDARF)
Mit Veröffentlichung der Vergabeunterlagen wird den Bewerbern/Bietern die Leistungsbe- schreibung einschließlich des Anforderungskatalogs zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus
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enthalten die Vergabeunterlagen weitere spezifische Informationen oder Anlagen, die ver- trauliche bzw. geheimhaltungsbedürftige Informationen enthalten und daher nur nach vor- heriger Abgabe einer von den Bewerbern/Bietern unterzeichneten Verschwiegenheitserklä- rung übermittelt werden.
Dazu ist es notwendig, dass interessierte Bewerber/Bieter das Formblatt „Vertraulichkeits- erklärung“ ausfüllen, unterzeichnen und per Bieterfragenfunktion der Vergabeplattform an die Vergabestelle senden. Anschließend erhält der Bewerber/Bieter per Antwort über die Vergabeplattform die weiteren Informationen bzw. Unterlagen.
3.3 ANGEBOT
Die Abgabe des Angebots hat unter Verwendung des Formblatts Wirt 213 „Angebots- schreiben“ zu erfolgen. Das Formblatt ist vollständig auszufüllen. Es muss vom Bieter bzw. dem Bevollmächtigten der Bietergemeinschaft in Textform gem. § 126b BGB über die unter Ziffer 2.4 genannte Vergabeplattform eingereicht werden.
Ist bei einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform nach § 126 b BGB der Name und Vorname der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, im Formblatt Wirt 213 nicht erkennbar, wird das Angebot ausgeschlossen.
Dem Angebotsschreiben sind die Anlagen, Nachweise und ausgefüllten sonstigen Form- blätter beizufügen. Die Formblätter und Erklärungen sind – wie in den einzelnen Formblät- tern vorgesehen – vollständig auszufüllen und in Textform gemäß § 126b BGB einzureichen. Geldbeträge sind in EUR anzugeben.
Die mit dem Angebot eingereichten Unterlagen sind im Verzeichnis der Unterlagen (Form- blatt Wirt 213 „Angebotsschreiben“) vollständig aufzulisten.
3.4 UNTERNEHMEN MIT SITZ AUßERHALB DEUTSCHLANDS
Zur Teilnahme am Vergabeverfahren sind nur Unternehmen zugelassen, die Ihren Sitz in Ländern haben, welche dem Agreement on Government Procurement (GPA) ausdrücklich beigetreten sind und einen wechselseitigen Zugang zu öffentlichen Aufträgen gewährleis- ten. Angebote von Unternehmen aus anderen Staaten werden ausgeschlossen.
3.5 EIGENERKLÄRUNG ZU AUSSCHLUSSGRÜNDEN
Das Formblatt Wirt 124 „Erklärungen zu Ausschlussgründen und Angaben zum Unterneh- men“ ist vom Bewerber/Bieter, von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft sowie von jedem
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Unternehmen, das dem Bieter/der Bietergemeinschaft seine Eignung i.S.v. § 47 VgV leiht, mit dem Angebot abzugeben.
Sofern zumutbar, soll auch ein Drittunternehmen, das Nachunternehmer i.S.v. § 36 VgV ist, diese Erklärung bereits mit Angebot abgeben. Spätestens vor der Zuschlagserteilung wird die Auftraggeberin von diesem Nachunternehmer die Abgabe dieser Erklärung fordern.
Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden. Hierfür ist der Nachweis der Eintragung in dem amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) bzw. dem Unternehmer und Lieferantenverzeichnis (ULV) vorzulegen oder die entsprechende Zertifi- katsnummer anzugeben.
Der Unterzeichner versichert mit der Erklärung, dass fakultative bzw. zwingende Ausschluss- gründe im Sinne der §§ 123, 124 GWB nicht vorliegen. Sollte einer der dort genannten Erklärungen nicht zutreffen, kann zur Vermeidung eines Unternehmensausschlusses der Nachweis einer Selbstreinigung gemäß § 125 GWB geführt werden.
Als ausreichende Belege werden von der zuständigen Behörde des Herkunftslandes oder des Niederlassungsstaates des Unternehmens ausgestellte Bescheinigungen anerkannt. Darüber hinaus wird auf die Regelungen in § 48 Abs. 6 VgV hingewiesen.
Der Auftraggeber akzeptiert zum vorläufigen Nachweis der Eignung und zum Nichtvorlie- gen von Ausschlussgründen die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) in der Form des Anhangs 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 der Kommis- sion vom 05.01.2016 zur Einführung des Standardformulars für die Einheitlichen Europäi- schen Eigenerklärung.
3.6 BIETERGEMEINSCHAFTEN
Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer selbstständiger Unternehmen, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag zu erhalten und ihn nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen.
Bietergemeinschaften müssen mit der Abgabe des Angebotes alle Mitglieder der Bieterge- meinschaft benennen sowie Art und Umfang des jeweiligen Leistungsteils des einzelnen Mit- glieds angeben. Sie müssen ein Mitglied als Vertreter für die Abgabe von Erklärungen im Vergabeverfahren sowie für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bevoll- mächtigen und müssen sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Ver- bindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.
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Für die mitzuteilenden Angaben, die Bevollmächtigung und die Verpflichtung ist in den Vergabeunterlagen das Formblatt Wirt 238 „Bieter-/Bewerbergemeinschaft“ vorgese- hen. Bei der Verwendung des Formblatts ist auf Vollständigkeit der Angaben zu achten. Das Formblatt ist in Textform gemäß § 126b BGB abzugeben. Mit dem Angebot sind daneben für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft alle in dieser Hinsicht geforderten Eigenerklärun- gen einzureichen.
Zum Nachweis der Eignung sind für jedes Mitglied entsprechend seinem Leistungsumfang zudem die geforderten Unterlagen/Nachweise nach gesonderter Aufforderung vorzulegen.
Die Bildung oder Änderung von Bietergemeinschaften ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Zuschlagserteilung im Grundsatz unzulässig und kann zum Ausschluss der betroffenen Angebote bzw. Unternehmen führen.
Die gleichzeitige Angebotsabgabe eines Unternehmens als Einzelbieter und als Mitglied einer Bietergemeinschaft ist unzulässig.
3.7 KAPAZITÄTEN ANDERER UNTERNEHMEN (EIGNUNGSLEIHE,
UNTERAUFTRÄGE)
Beabsichtigt der Bewerber/Bieter,
− Teile der zu vergebenden Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen
(Unteraufträge, § 36 VgV) oder − sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftli-
che, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen
zu bedienen (Eignungsleihe, § 47 VgV),
so muss der Bewerber/Bieter den Auftraggeber von seiner Absicht in Kenntnis setzen und die hierfür vorgesehenen Leistungen/Kapazitäten im Formblatt Wirt 235 „Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen Unteraufträge, Eignungsleihe“ benennen. Hinsichtlich des Zeitpunkts, zu dem die Erklärungen und Nachweise einzureichen sind, ist zwischen Eignungsleihe und Unteraufträgen zu unterscheiden (siehe sogleich unter 3.7.1 und 3.7.2).
3.7.1 EIGNUNGSLEIHE
Im Falle der Eignungsleihe müssen die anderen Unternehmen mit der Abgabe des Teilnah- meantrages/Angebots benannt werden und es sind Art und Umfang der von ihnen in An- spruch genommenen Kapazitäten anzugeben. Jedes der benannten Unternehmen hat sich
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zudem zu verpflichten, für den Zuschlagsfall dem Bewerber/Bieter die entsprechenden Ka- pazitäten zur Verfügung zu stellen. Für die mitzuteilenden Angaben und die Verpflichtung ist in den Vergabeunterlagen das Formblatt Wirt 236 „Verpflichtungserklärung anderer Un- ternehmer“ vorgesehen. Bei der Verwendung des Formblatts ist auf Vollständigkeit der An- gaben zu achten. Das Formblatt ist in Textform gemäß § 126b BGB einzureichen.
Zum Nachweis der Eignung hat der Bewerber/Bieter für jedes andere Unternehmen neben den betreffenden Eigenerklärungen zudem auf gesonderte Anforderung, die geforderten Unterlagen/Nachweise bezüglich derjenigen Eignungskriterien einzureichen, für die die Ka- pazitäten in Anspruch genommen werden.
Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit haften der Be- werber/Bieter und das andere/die anderen Unternehmen entsprechend dem Umfang der jeweiligen Eignungsleihe als Gesamtschuldner für die Auftragsausführung. Eine dement- sprechende Haftungserklärung ist dem Auftraggeber nach gesonderter Aufforderung vor- zulegen. Als Haftungserklärungen kommen je nach Einzelfall insbesondere eine sogenannte harte Patronatserklärung, Garantie oder selbstschuldnerische Bürgschaft in Betracht.
Wenn der Bewerber/Bieter beabsichtigt, einen Teil des Auftrags an einen Dritten im Wege der Unterauftragsvergabe zu vergeben, und sich zugleich im Hinblick auf seine Leistungs- fähigkeit auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens beruft, gelten ebenfalls die vor- genannten Regelungen.
Der Auftraggeber überprüft, ob Gründe für den Ausschluss des Unternehmens, das die Eig- nung leiht, vorliegen. Zu diesem Zweck hat das Unternehmen das Formblatt Wirt 124 „Er- klärungen zu Ausschlussgründen und Angaben zum Unternehmen“ auszufüllen. Diese Formblätter sind mit dem Teilnahmeantrag/Angebot des Bewerbers/Bieters abzugeben.
3.7.2 UNTERAUFTRÄGE
Im Falle der Unterauftragsvergabe an andere Unternehmen sind mit der Abgabe des An- gebots Art und Umfang des zu übertragenden Leistungsteils anzugeben und, falls zu diesem Zeitpunkt schon zumutbar, spätestens aber nach Zuschlagserteilung, die anderen Unter- nehmen zu benennen.
Für die mitzuteilenden Angaben ist in den Vergabeunterlagen das Formblatt Wirt 235 „Ver- zeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen Unteraufträge, Eignungs- leihe“ vorgesehen.
Ferner muss der Bieter nachweisen, dass ihm zum Zeitpunkt der Auftragserfüllung die erfor- derlichen Kapazitäten und Mittel der vorgesehenen Unterauftragnehmer zur Verfügung ste-
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hen. Hierfür steht in den Vergabeunterlagen das Formblatt Wirt 236 „Verpflichtungserklä- rung anderer Unternehmer“ bereit. Mit gleichem Formblatt muss die Verpflichtungserklä- rung des Unterauftragnehmers vorgelegt werden. Für die Beachtung der Formvorgaben ist Textform gemäß § 126b BGB einzuhalten.
Der Auftraggeber überprüft bis zur Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss i.S.v. §§ 123, 124 GWB des Unterauftragnehmers vorliegen. Zu diesem Zweck hat das als Unterauftragnehmer benannte Unternehmen das Formblatt Wirt 124 „Erklärungen zu Aus- schlussgründen und Angaben zum Unternehmen“ auszufüllen und mit dem Teilnahmean- trag/Angebot einzureichen. Bei Vorliegen zwingender Ausschlussgründe muss der Auftrag- geber die Ersetzung des Unterauftragnehmers verlangen. Bei Vorliegen fakultativer Aus- schlussgründe steht es im pflichtgemäßen Ermessen des Auftraggebers, ob sie die Erset- zung verlangt.
3.8 UNTERNEHMENSBEZOGENE EIGNUNG
Der Auftraggeber führt die Eignungsprüfung entsprechend den vergaberechtlichen Vorga- ben durch. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen (siehe Ziffer 3.5) erfolgt zunächst durch die Vorlage von Eigenerklärungen.
Der Bewerber/Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot eine Eigenerklärung einzu- reichen, in dem er seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit bestätigt. Hierfür soll der Bewerber/Bieter vorzugsweise das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ benutzen.
Ergänzende Nachweise und Bescheinigungen werden grundsätzlich nur von aussichtsrei- chen Bewerbern/Bietern verlangt, die nach der vorläufigen Prüfung für eine Zuschlagser- teilung in Betracht kommen bzw. im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs weiter berück- sichtigt werden sollen.
Eine Übersicht der einzureichenden Nachweise, Unterlagen, Dokumente und Formblätter ist dem Formblatt „Einzureichende Unterlagen und Nachweise“ zu entnehmen.
3.9 NACHFORDERUNG VON UNTERLAGEN
Für die Nachforderung von Unterlagen wird auf § 56 VgV verwiesen.
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4 PRÜFUNG UND WERTUNG DER ANGEBOTE
Die Teilnahmeanträge/Angebote werden wie folgt geprüft und gewertet:
4.1 FORMALE PRÜFUNG
Die Teilnahmeanträge/Angebote, die nicht fristgerecht eingegangen sind oder die formel- len Anforderungen nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Eine Nachforderung fehlender Unterlagen gem. § 56 VgV bleibt vorbehalten.
Teilnahmeanträge/Angebote, die auch nach eventueller Nachforderung die formellen An- forderungen nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
4.2 PRÜFUNG DER EIGNUNG
Die Teilnahmeanträge/Angebote, die form- und fristgerecht eingegangen sind, werden auf die Erfüllung der bekanntgegebenen Eignungs- und Mindestanforderungen geprüft.
Der Auftraggeber prüft mithin die Einhaltung der Mindestanforderungen an die Eignung so- wie das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungs- fähigkeit und die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bewerber/Bieter/Bieter- gemeinschaften sowie ggf. der Drittunternehmen, auf deren Fähigkeiten sich der Bewer- ber/Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft beruft.
Ein Bewerber/Bieter/eine Bietergemeinschaft, der/die nach dem Ergebnis dieser Prüfung als nicht geeignet angesehen wird oder der/die die Mindestanforderungen an die Eignung nicht erfüllt, wird vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
5 PRÜFUNG UND WERTUNG DER ANGEBOTE
Der Zuschlag im Vergabeverfahren wird gem. § 127 Abs. 1 Satz 1 GWB auf das wirtschaft- lichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot, welches das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist.
Soweit keine zu bewertenden Qualitätskriterien für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung benö- tigt werden, entscheidet nur der Angebotspreis bzw. die Lebenszykluskosten.
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In den Fällen, in denen Qualitätskriterien Teil der Angebotsbewertung darstellen, werden dafür Leistungspunkte ermittelt. Die Bewertung der angebotenen Leistung erfolgt unter Be- rücksichtigung der vorgegebenen Gewichtungen der jeweiligen Qualitätskriterien gemäß der beiliegenden Bewertungsmatrix. Sofern die Matrix K.O.-Kriterien als Mindestanforderun- gen enthält und diese nicht erreicht werden bzw. dazu keine Angabe erfolgt, wird das An- gebot nicht gewertet und muss ausgeschlossen werden. Zusätzlich kann die Matrix sowohl bei K.O.-Kriterien weitere Bewertungsmöglichkeiten als auch reine Bewertungskriterien ent- halten. Wird die Mindestanforderung erfüllt oder liegt sie darüber, werden bis zum Erreichen eines wirtschaftlich relevanten Maximalwertes Punkte vergeben (diese sind ebenfalls in der Matrix konkretisiert). Die Bewertungspunkte können eine unterschiedliche Gewichtung ha- ben. Zudem müssen für die weitere Berücksichtigung des Angebotes ggf. die in der Matrix angegebenen Mindestpunkte erreicht werden. Im Anschluss wird durch Addition der gewich- teten Bewertungspunkte die Gesamtzahl der Leistungspunkte ermittelt.
Haben Preis oder Kosten bzw. die Qualitätskriterien die gleiche Gewichtung kommt für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes die einfache Richtwertmethode zur Anwen- dung.
Bei der einfachen Richtwertmethode wird für jedes Angebot das Leistungs-Preis-Verhältnis- mit der gleichen Gewichtung (50%/50%) gebildet. Die entsprechende Formel stellt sich fol- gendermaßen dar:
Z (Angebot) = (L (Angebot)) / (P (Angebot))
Z (Angebot) = Kennzahl für Leistungs-Preis-Bewertung des zu bewertenden Angebotes L (Angebot) = Leistungspunktzahl des zu bewertenden Angebotes P (Angebot) = Preis (Euro) des zu bewertenden Angebotes
Aus einer Gegenüberstellung aller noch in der Wertung befindlichen Angebote wird dann auf der Basis der Kennzahl Z (Angebot) das wirtschaftlichste Angebot ausgewählt. Dieses ist das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z (Angebot).
Haben Preis oder Kosten bzw. die Qualitätskriterien eine unterschiedliche Gewichtung, wird zur Ermittlung des Preis-Leistungs-Verhältnisses der Angebotspreis im Rahmen einer linea- ren Interpolation in Punkte umgerechnet.
Das Angebot mit dem niedrigsten Nettogesamtpreis ( ) erhält die volle Punktzahl der Wertungspunkte für den Preis. Ein fiktives Angebot mit einem Angebotspreis vom Zweifachen 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 des niedrigsten Angebotspreises erhält null Wertungspunkte. Angebote, die teurer als das fiktive Angebot sind, erhalten ebenfalls null Wertungspunkte.
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Angebotspreise, die zwischen dem niedrigsten Gesamtpreis und dem fiktiven doppelten Angebotspreis liegen, werden nach der folgenden Formel linear interpoliert:
) 𝐏𝐏𝐏𝐏 P = Gesamtpreis umgerechnet in Wertungspunkte 𝐏𝐏 = 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 × (𝟐𝟐 − 𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏𝐏 PA = Preis des jeweiligen Angebotes (netto) Pmin = Preis des niedrigsten Angebotes (netto) PPmax = maximal zu erzielende Preispunkte
Bei der Umrechnung wird auf zwei Dezimalstellen hinter dem Komma genau gerechnet und kaufmännisch gerundet.
Die ermittelten Punkte zum Preis oder Kosten und zu den Qualitätskriterien werden sodann unter Berücksichtigung des vorgegebenen Gewichtungsverhältnisses addiert. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erreicht und damit das wirt- schaftlichste Angebot abgegeben.
Im Falle der Gleichheit des Wertungsergebnisses mehrerer Angebote, entscheidet das Los.
6 DURCHFÜHRUNG VON VERHANDLUNGEN (NUR BEI BEDARF)
Sofern in dem Vergabeverfahren grundsätzlich Verhandlungen möglich sind, beabsichtigt der Auftraggeber mit allen Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und ein ordnungsgemäßes Erstangebot eingereicht haben, eine Verhandlungsrunde durchzuführen.
Abweichend von den grundsätzlich beabsichtigten Verhandlungen behält sich die Auftrag- geber jedoch gemäß § 17 Abs. 11 VgV ausdrücklich vor, den Auftrag auf Grundlage der eingereichten Erstangebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.
Im Falle der Durchführung einer Verhandlungsrunde wird der Auftraggeber die Bieter hier- über rechtzeitig informieren und mit gesondertem Einladungsschreiben zum Verhandlungs- termin einladen. Die Gespräche werden – vorbehaltlich etwaiger Änderungen – in den Räu- men des Auftraggebers stattfinden. Der Auftraggeber behält sich ferner vor, die Gespräche unter Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel durchzuführen. Hierüber werden die Bie- ter ebenfalls rechtzeitig informiert.
Der Auftraggeber beabsichtigt grundsätzlich, den Zuschlag auf das nach Abschluss der ersten Verhandlungsrunde eingereichte wirtschaftlichste verbindliche Angebot – ohne wei- tere Verhandlungen – zu erteilen.
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Sollte das Verfahren jedoch eine weitere Verhandlungs- und Angebotsrunde erfordern, be- hält sich der Auftraggeber vor, weitere Verhandlungs- und Angebotsrunden durchzuführen.
7 VERIFIZIERENDE TESTSTELLUNG (NUR BEI BEDARF)
7.1 GEGENSTAND UND ZEITPUNKT
Der Auftraggeber führt nach Abschluss der Bewertung und vor Zuschlagserteilung eine ve- rifizierende Teststellung mit dem Produkt desjenigen Angebots, welches das beste Preis- Leistungsverhältnis erlangt hat, durch.
Ziel der Teststellung ist ausschließlich die Aufklärung, ob die angebotene Leistung die in den Vergabeunterlagen definierten Anforderungen erfüllt. Die Teststellung ist kein Zu- schlagskriterium und hat keine eigenständige Wertungswirkung. Sie dient der Verifikation des schriftlichen Angebots. Abweichungen vom Angebot werden dokumentiert und können – soweit vergaberechtlich geboten – zur Klarstellung oder zum Ausschluss des Angebots führen.
7.2 DURCHFÜHRUNG
Die Teststellung hat unter möglichst realitätsnahen Einsatzbedingungen zu erfolgen. Den konkreten Ort der Teststellung legt der Auftraggeber fest. Der Bieter ist verpflichtet, die Test- stellung entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers durchzuführen.
7.3 RAHMENBEDINGUNGEN
Die Teststellung verursacht keine Kosten für den Auftraggeber; beim Bieter entstehende Auf- wendungen trägt der Bieter selbst. Der Bieter hat die Installation entsprechend den Vorga- ben des Auftraggebers sicherzustellen. Der Auftraggeber wird unterstützend tätig. Die Ein- zelheiten zur Durchführung, Ausgestaltung und Testmethodik sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Der Auftraggeber setzt den Bieter mit ausreichendem Vorlauf über den Be- ginn der Teststellung in Kenntnis und stellt alle hierfür relevanten Informationen zur Verfü- gung.
7.4 FOLGEN DER TESTSTELLUNG
Werden zwingende Muss-Anforderungen nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen. Geringfügige Abweichungen werden dokumentiert; Nachbesserungen sind nur im Rahmen des vergaberechtlich zulässigen Vorgehens möglich.
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Wird der Bieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis aufgrund der Teststellung ausge- schlossen, behält sich der Auftraggeber vor, mit dem Bieter, welcher den nachfolgenden Rang in der Wertung erreicht hat, eine verifizierende Teststellung durchzuführen.
8 VERGABEENTSCHEIDUNG
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot im Sinne von Ziffer 5 dieser Verfah- rensbedingungen erteilt.
Der Auftraggeber wird gem. § 134 Abs. 1 GWB die nicht berücksichtigten Bieter über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot den Zuschlag erhalten soll, über die Gründe der Nichtberücksichtigung und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses fristge- recht informieren.
Der Auftraggeber ist nach § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz bei der Vergabe öffentli- cher Aufträge mit einem geschätzten Auftragswert ab 50.000 EUR ohne Umsatzsteuer ver- pflichtet, vor der Erteilung des Zuschlags abzufragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragun- gen zu demjenigen Bieter, an den sie den Auftrag zu vergeben beabsichtigt, gespeichert sind.
Der Auftraggeber wird den bestplatzierten Bieter über den beabsichtigten Zuschlag infor- mieren.
9 VERTRAGSUNTERZEICHNUNG
Der ausgeschriebene Auftrag ist mit Zuschlagserteilung rechtswirksam erteilt. Der Auftrag- geber behält sich vor, nach Zuschlagserteilung deklaratorisch einen separaten Bestell- schein zu versenden oder eine Vertragsunterzeichnung durchzuführen. Nachverhandlungen finden nicht statt.
10 ZWEITBIETERKLAUSEL
Falls in diesem Vergabeverfahren der bezuschlagte oder für den Zuschlag vorgesehene Auftragnehmer wegen Kündigung oder aus anderen Gründen für die Erfüllung der Leistung endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die Ausführung des Auftrages in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses den Bietern anzutragen, die im Vergabever- fahren ein wirtschaftlich annehmbares Angebot abgegeben haben und nicht aus anderen Gründen auszuschließen waren.
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11 RÜGEPFLICHT (BEI EU-VERFAHREN)
Auf die Rügepflicht des § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprü- fungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer zulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin in- nerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Be- werbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
- nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
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12 VERGABEKAMMER (BEI EU-VERFAHREN)
Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:
Vergabekammer des Landes Berlin
Martin-Luther-Str. 105
10825 Berlin
Fax: +49 30 9028-5300
beA/ beBPo: Vergabekammer des Landes Berlin vergabekammer@senweb.berlin.de
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