Unterstützung bei der weiteren Implementierung des Workflow-Managementsystems Flowable

LOT-0001 · Rahmenvereinbarung zur Unterstützung bei der weiteren Implementierung des Workflow-Managementsystems Flowable

Für die Angebotswertung wird eine Punkteskala von 0 bis 10 Punkte festgelegt. 10 Punkte erhält das Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme. Alle Angebote, die darüber lie-gen, werden ins Verhältnis zu dem Angebot mit der niedrigsten Wertungssumme gesetzt und mit 10 multipliziert. Die so ermittelte Punktebewertung wird auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet. Beispiel: Angebot "1" mit der niedrigsten Wertungssumme: 10.000,00 EUR Angebot "2" mit der Wertungssumme: 10.500,00 EUR Angebot 1 erhält 10 Punkte Angebot 2: 10.000 EUR x 10 Punkte ./. 10.500 EUR = 9,52 Punkte Im Preisblatt ist nur der Preis für "Expert" anzugeben. Dieser wird zur Wertung des Krite-riums herangezogen. Die Preise für Professional und Senior sind im Dokument "Zusätzliches Preisblatt - Staffel-preise" einzutragen. Sie gelte bei Zuschlag als vereinbart, sind allerdings nicht wertungs-relevant für dieses Kriterium.

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Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext)auf mind. 3 DIN A 4 Seiten Ihre Ausführun-gen zur konzeptionellen Idee für die Projektumsetzung (gemäß der Leistungsbeschrei-bung dieser Vergabeunterlagen). Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Die Anforderungen an das Konzept sind der Leistungsbeschreibung in dieser Unterlage zu entnehmen. Jedes Kon-zept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforderungserfüllung. Im Rahmen der konzeptionellen Idee muss mindestens schriftlich dargestellt werden: - Vorstellung des Grundverständnisses / der Interpretation des Auftrags: Anhaltspunkt Grundverständnis: Das CISPA - Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH ist das jüngste vollwertige Mitglied in der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren mit einem starken, personellen Wachstum. Diese starke Aufbau-Phase bedingt, dass auch alle operativen Prozesse in sehr kurzer Zeit stark skalieren müssen oder sogar neu etabliert werden müssen. Wandel und Veränderung sind ein wesentli-ches Merkmal dieser Organisation. Die starke Volatilität der Organisation ist Chance und Risiko zu gleich: Die Chance, eine moderne und effiziente Verwaltungsorgani-sation zu schaffen, und das Risiko, der Schnelligkeit der Veränderung nicht stand-zuhalten. Mit Flowable ist ein Instrument in Teilen etabliert worden, mit dem Chan-cen genutzt und Risiken weitgehend vermieden werden sollen sowie eine hohe und schnelle Flexibilisierung der Prozesse erreicht wird. Am Zentrum ist bereits ein Plattform-Team bestehend aus drei Personen etabliert, deren Mitglieder seit Beginn des Einführungsprojekts auf die Plattform-Rollen Re-quirements Engineering, Modelling und Architektur befähigt werden. Zum aktuel-len Zeitpunkt steht eine erste App mit einem mittel-komplexen bis komplexen Pro-zess vor dem Go Live, der bis zum Abschluss des Rahmenvertrags bereits erfolgt ist. Weitere, weniger komplexe Apps werden im Rahmen des Enablements bereits mo-delliert. Zusätzlich zum Plattform-Team strebt das Zentrum einen Citizen Modelling Ansatz an, bei dem befähigte Zentrumsmitarbeitende von Änderungen in ihren ei-genen Prozessen bis hin zum Implementieren wenig komplexer Prozesse selbstständig handeln können. Zur Weiterentwicklung der Plattform sollen in den nächs-ten Jahren vor allem, aber nicht abschließend 1) die Zentrumsmitarbeitenden (wei-ter) befähigt werden, 2) einfache bis mittel-komplexe Prozesse durch CISPA imple-mentiert werden, bei Bedarf mit Unterstützung durch den externen Dienstleister, 3) mittel-komplexe Prozesse durch den externen Dienstleister mit den CISPA-internen Process Ownern umgesetzt werden und 4) komplexe, abteilungsübergrei-fende Prozesse in Zusammenarbeit zwischen CISPA und externem Dienstleister implementiert werden. - Enablement-Konzept für die Zentrumsmitarbeitenden mit unterschiedlichen Wissensständen (Anfänger, Erste Erfahrungen, Fortgeschrittene) - Konzept für die Umsetzung o einfacher bis mittel-komplexer Prozesse mit den Process Ownern o komplexer Prozesse mit Process Ownern und CISPA-Plattform-Team - Konzept für Ihr Projektteam: Beschreiben Sie einzelnen Rollen und jeweilige Zuständigkeiten, sowohl CISPA-extern als auch CISPA-intern. Wie soll die Projektsteuerung für die Zusammenarbeit aussehen? - Konzept für Support: Stellen Sie dar, inwiefern Sie für den laufenden Betrieb Support nach welchem Konzept gewährleisten können, auch für bestehende Apps. Anhaltspunkt Supportbedarfe: - Support bei der Analyse von Plattform- oder Anwendungsfehlern, Performanceschwächen oder allgemeinen Störungen. - Beratung und Konzeptionshilfe für Redesign, Best Practices und allgemeinen Verbesserungspotentialen im Plattform und Applikationskontext. - Support bei Fragen zu Upgrades, Updates, Housekeeping sowie allen Fragen des technischen Betriebs auf Plattform- und Applikationsebene - Support bei der Weiterentwicklung des Plattformteams durch gezielte Analyse von Bedarfen und deren zukünfigter Deckungsstrategie - Konzept zur Weiterentwicklung der Plattform: Wie sind die Erwartungen der Plattform an sonstige Systeme, wie Bestell-System, HR-System und andere, u. a. SAP (aktuell in Nutzung für Finanzen und Abrechnung). Stellen Sie das Konzept dar unter der Annahme, dass die Landschaft um ein Archiv und ein DMS erweitert wird. Anhaltspunkt Landschaft: Die aktuelle Landschaft besteht dabei u. a. aus den folgenden Komponenten: o LDAP o Keycloak o Flowable o Veenion (eine Beschaffungsplattform mit Anbindung an das SAP System) o SAP (Bisher verwendet als FI/CO/MM System. Kein HR) o Eigenentwicklung eines zentralen Systems zum Anbieten von Microservices auf REST Basis für Flowable. Dieses System stellt u.a. Informationen aus Non-FlowableSystemen, Dateien oder sonstigen Datenquellen für Flowable und andere Systeme bereit. Perspektivisch erfolgt der Erweiterungsausbau in Stufen um die folgenden Komponenten: - HR-Managementsystem - DMS - Archiv Im ersten Schritt erfolgt die Einbindung eines neuen HR-Managementsystems, mit dessen Hilfe die bisherigen Strukturen abgelöst werden sollen. Das HRMS wird anschließend als führendes System für Personalinformationen genutzt werden. Zusammen mit einem Organisationsmanagement, das perspektivisch in SAP gepflegt wird, ergeben sich hieraus die Identitäts- und Hierarchiedaten für Flowable zum automatisierten Ablauf der Entscheidungspfade, Accounts und Teile der Gruppenzugehörigkeiten. DMS und Archiv sollen dann möglichst zeitnah so in die bestehende Landschaft integriert werden, dass alle beteiligten Systeme eine möglichst zentrale Ablage der Dokumente ohne Duplikate oder komplizierte Umschlüsselung mit möglichst jeweils applikationsinterner Anzeige und Bearbeitungsmechanismus realisieren können. Eine Variante mit einem einheitlichen Viewer und Bearbeitungsclienten muss noch geprüft und auf Machbarkeit in unserer sehr heterogenen Firmenlandschaft getestet werden. Aus Sicht der Flowablenutzer soll dab...

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Es wurden seit Bereitstellung von Flowable bereits erste Prozesse implementiert. Bislang war die Firma Mimacom Deutschland GmbH mit der Leistung betraut. Bitte beschreiben Sie in freier Form (Fließtext)auf mind. 1 DIN A 4 Seite Ihre Ausführun-gen zur konzeptionellen Idee zur Migration. Zusätzlich darf zum schriftlichen Konzept auch gerne eine Skizze o. ä. zur konzeptionellen Idee eingereicht werden. Jedes Konzept wird dabei geprüft auf Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Anforde-rungserfüllung. Im vorzulegenden Konzept muss mindestens Folgendes zwingend dargestellt wer-den: - Wie planen Sie innerhalb von 6 Wochen den Erwerb des erlangten Wissens des bisherigen Auftragnehmers, um die weiteren Prozesse gleichgelagert zu implementieren? Die konzeptionelle Idee zur Migration wird wie folgt gewertet: Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium: Sehr gute Konzeptvorstellung, weil sehr gut auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 10 Punkte Gute Konzeptvorstellung, weil gut auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 8 Punkte Ausreichende Konzeptvorstellung, weil ausreichend auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 5 Punkte Schlechte Konzeptvorstellung, weil schlecht auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 3 Punkte Ungenügende Konzeptvorstellung, weil ungenügend auf die Vorgaben in der Leistungsbeschreibung des CISPA eingehend 0 Punkte Zur Bewertung der konzeptionellen Idee zur Migration schriftlicher Teil: Sehr gutes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Aspekte vollständig abgedeckt und hervorragend verständlich dargestellt und strukturiert Schlüssigkeit: Argumentation hervorragend und umfassend dargestellt mit klarer Wertung und Darstellung Anforderungserfüllung: Hervorragend nachvollziehbar, dass die Lösung den Anforderungen in allen Aspekten gerecht wird Gutes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Aspekte vollständig abgedeckt und verständlich dargestellt und strukturiert Schlüssigkeit: Argumentation in den wichtigsten Aspekten dargestellt mit klarer Wertung und Darstellung Anforderungserfüllung: Gut nachvollziehbar, dass die Lösung den Anforderungen allen wichtigen Aspekten gerecht wird Ausreichendes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Aspekte im Wesentlichen vollständig abgedeckt und verständlich dargestellt und strukturiert Schlüssigkeit: Argumentation ausreichend vollständig dargestellt mit evtl. Schwächen bei Wertung und Dar-stellung Anforderungserfüllung: Ausreichend nachvollziehbar, dass die Lösung den Anforderungen in wichtigen Aspekten ge-recht wird Schlechtes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Wichtige Lücken bei der Abdeckung der Themen oder mangelnde Verständlichkeit oder Strukturierung Schlüssigkeit: Lückenhafte Argumentation oder Fehler bei Wertung und Darstellung Anforderungserfüllung: Lösung wird den Anforderungen nur in Teilen gerecht oder Lücken/Fehler in der Darstellung Ungenügendes Konzept liegt vor: Vollständigkeit: Fehlende, unverständliche oder am Thema vorbeigehende Darstellung Schlüssigkeit: Fehlende, unverständliche oder am Thema vorbeigehende Darstellung Anforderungserfüllung: Fehlende, unverständliche oder am Thema vorbeigehende Darstellung

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