Externe Veranstaltungsmanagement-Unterstützung für den Europavillon der Deutschen Bundesbank

Status
Vergeben
Angebotsfrist
30.03.2026, 11:00 (Europe/Berlin)
Geschätzter Auftragswert
Nicht angegeben
Lose
1
Auftraggeber
Deutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenProfil ansehen
Erfüllungsregion
Hessen, Deutschland
Verfahren
Offenes Verfahren
Auftragsart
Dienstleistung · Rahmenvereinbarung
Veröffentlicht
16.02.2026
Bekanntmachungsnummer
110457-2026
Verfahrensnummer
934d53d4-1f2a-42b6-a74a-ca479be28c14
CPV-Codes
79950000 · Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

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Kurzbeschreibung

Die Deutsche Bundesbank sucht einen Agenturpartner für das Marketing, die operative Umsetzung sowie die Registrierung und den Einlass bei Veranstaltungen im Europavillon in Frankfurt am Main. Der Europavillon befindet sich in der Mainzer Landstraße 47; vorgesehen ist eine Rahmenvereinbarung mit einer maximalen Laufzeit von vier Jahren. Angebote können bis zum 30. März 2026 um 09:00 Uhr eingereicht werden.

KI-Zusammenfassung · Maßgeblich ist die Originalbekanntmachung.

Leistungsbeschreibung

Rahmenvereinbarung Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon der Deutschen Bundesbank Die Vertragslaufzeit beträgt max. 4 Jahre.

Leistungen nach Losen (1)

  • LOT-0001 · Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

    In ihrer Eventlocation "Europavillon der Deutschen Bundesbank" tritt die Bundesbank in den direkten Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern, um die Bundesbank und ihre Aufgaben bei den Zielgruppen positiv zu verankern. Für das Marketing, die operative Umsetzung sowie beim Registrierungs- und Einlassprozess suchen wir Unterstützung durch einen kompetenten Agenturpartner. Der Europavillon befindet sich in der Mainzer Landstr. 47 direkt vor dem Hochhaus "Frankfurter Büro Center", in dem die Deutsche Bundesbank aufgrund der Sanierung ihrer Zentrale ihr Übergangs-quartier bezogen hat. Der Europavillon ist Teil des Grundstücks und ist aufgrund seiner Lage besonders für öffentliche Veranstaltungen geeignet. Das Gebäude wurde mit moderner Veranstaltungs-technik ausgestattet . Im modularen Raumkonzept können Veranstaltungen mit bis zu 80 Personen stattfinden. Der Fokus liegt auf Veranstaltungen für Bürgerinnen und Bürger sowie für die Finanz- und Wirtschaftsszene. Es sollen ein bis zwei Events pro Monat bzw. 10-15 Veranstaltungen pro Jahr stattfinden. Bei den Referent:innen und Gästen liegt der Fokus auf Frankfurt und Rhein-Main. Ein belastbares Netzwerk in der Region ist daher für die Weiterentwicklung des Direkt- und Social-Media-Marketings und die Ansprache potenzieller Speaker:innen unverzichtbar. Im Jahr 2025 fanden bereits unterschiedliche neue Veranstaltungsformate für verschiedene Zielgruppen statt (siehe Website unter: www.bundesbank.de/europavillon). Bei Bedarf werden weitere zielgruppenspezifische Formate entwickelt und Sonderveranstaltungen durchgeführt. Leistungsumfang Der Agenturpartner nennt eine feste Ansprechperson/ein festes Projektteam und muss folgende Leistungen erbringen: 1) Beratung zum Veranstaltungsmarketing - Evaluation und Weiterentwicklung der Marketingmaßnahmen mit dem Ziel möglichst hoher Besucherzahlen und Erweiterung des Teilnehmerkreises - Beratung zum optimalen Marketingmix je nach Art der gewünschten Zielgruppe bei der jeweiligen Veranstaltung im vorgegebenen Budgetrahmen - Beratung zu zum Europavillon passenden Netzwerken in Frankfurt - Ggf. Beratung zum Aufbau und Management einer Europavillon-Community - Vorbereitung der Maßnahmen zur späteren Umsetzung durch die Bundesbank 2) Konzeptionelle Leistungen - Im Bedarfsfall konzeptionelle Unterstützung einzelner Veranstaltungen z. B. durch Vorschläge für Unterhaltungsacts, Speaker:innen und spezielle Raumgestaltung 3) Projektmanagement - Zentrale Ansprechperson (Key-Account Manager/in) - Aufstellen von Projekt- und Zeitplänen und Überwachung der Meilensteine sowie Budgetstatus - Teilnehmermanagement: Für das Teilnehmermanagement soll die aktuell in der Bundesbank eingesetzte Konferenzmanagement-Software (Ventari von U2D) genutzt werden. Die Agentur erhält einen personalisierten Zugang. Die Agentur-Mitarbeiter:innen erhalten eine Schulung. Pro Veranstaltungen sind bei Bedarf folgende Aufgaben zu übernehmen: o Einrichten und Verwalten der einzelnen Veranstaltungen in der Software Ventari o Versand von Emails an die registrierten Gäste, Wartelistenmanagement, etc. o Nachbereitung: Auswertung der Gäste- und No-Show-Raten sowie Durchführung und (grafische) Auswertung der Feedback-Befragung - Im Bedarfsfall: Auswahl, Steuerung und Beauftragung von Unterauftragnehmern (z. B. Künstlermanagement, besondere Raumausstattung, Catering-Dienstleister, Werbemaßnahmen). Die Fremdkosten werden nach Vorlage der Belege abgerechnet. 4) Registrierungs- und Einlassmanagement Die Aufgaben beim Einlassmanagement pro Veranstaltung umfassen: - Empfang und Registrierung der Gäste vor Ort mit bereitgestelltem Endgerät - Ggf. Vorbereitung und Ausgabe von Namensschildern - Ggf. Organisation und Handling der Garderobe

    Frist: 30.03.2026, 02:00 (Europe/Berlin)

Anforderungen an deinen Betrieb

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.

Wie wird das Angebot bewertet?

LOT-0001 · Externe Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement für den Europavillon

Die Ermittlung des Angebotsvergleichspreises erfolgt gemäß den Angaben im Dokument "C2_ Preisangebot_ 26-2000068787". Das preiswerteste Angebot erhält die volle Punktzahl i. H. v. 400 Punkten. Die Punktwerte der anderen Angebote errechnen sich nach der Formel: "Punkte"=400×"niedrigstes Angebot" /"zu bewertendes Angebot"
40 %
2. Qualität Untergliederung wie folgt: 2.1. Qualität der Leistung - Schriftliches Konzept (Buchbewertung) (40%) 2.2. Angebotspräsentation (20%) Die Ermittlung der Leistungspunkte zur Bewertung der Qualität der angebotenen Dienstleistung erfolgt gemäß den Angaben im Dokument "A4_Wertungsmatrix_26-2000068787". Insgesamt können 1.000 Punkte erreicht werden. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der Qualitätspunkte (max. 600) und der Preispunkte (max. 400). Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erteilt. Für die Qualität der Leistung - Schriftliches Konzept sind in Summe maximal 400 Leistungspunkte erzielbar. Rahmenbedingungen für die Konzepte: o Die Bewertung der Qualität erfolgt anhand der folgenden einzureichenden Konzepte (ergänzende Power Point Präsentationen möglich). 1. Konzept zum Veranstaltungsmarketing (max. 4 DIN A4 Seiten) mit folgenden Inhalten (max. 200 Punkte): 1.1 Marketingkonzept für den Europavillon als Dialograum der Bundesbank in der Frankfurter Innenstadt 1.2 Angemessener Einsatz von Marketingmaßnahmen und Budgetmitteln mit Blick auf Veranstaltungen der öffentlichen Hand 1.3 Realistisches Erwartungsmanagement für Kooperationen mit Netzwerkpartnern in Frankfurt/Rhein-Main 2. Kurz-Konzepte / Beschreibungen zur Planung und Umsetzung der Formate (max. 200 Punkte): 2.1 Eventformat breite Öffentlichkeit, (max. 2 DIN A4 Seiten pro Eventvorschlag) mit folgenden Inhalten (max. 100 Punkte): 2.1.1 Themen- und Speakervorschlag für zwei Events mit unterschiedlichen thematischen Schwerpunkten 2.1.2 Beschreibung der Zielgruppe mit Beispielen zum Veranstaltungsmarketing (geeignete Maßnahmen und Zeitplanung) 2.1.3 Beispielhafte Preiskalkulation für die vorgeschlagene Umsetzung Die Angebotspräsentation hat zum Ziel, die Umsetzungen der angebotenen Dienstleistung auf Grundlage des vorliegenden Angebotes zu plausibilisieren und zu konkretisieren. Die Präsentation sollte hierbei folgende Elemente umfassen: - Vorstellung und zusätzliche Erläuterung der mit dem Angebot eingereichten Konzepte - Erläuterung zu den allgemeinen Anforderungen der Leistungsbeschreibung - Vorstellung der zuständigen Ansprechpersonen, welche dem Auftraggeber über die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrages zur Verfügung stehen Für die Angebotspräsentation sind maximal 200 Leistungspunkte erzielbar.
60 %

Vergabeunterlagen

Keine abgerufenen Dateien hinterlegt. Ein abgeschlossener Abruf ist nicht dokumentiert.

Anforderungen

Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach § 147 GWB in Verbindung mit §§ 123 und 124 GWB Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.

Änderungen und Bieterfragen

1 Eintrag
  1. 18.05.2026VergabebekanntmachungBekanntmachung 337069-2026
Vergleichbare Verfahren272vergeben oder Frist abgelaufen
Mit erfasstem Zuschlag231 verschiedene Auftragnehmer
ZuschlagssummeMedian
Zuschlag zu SchätzwertMedian, 22 Vergaben

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GGgsm GmbHKiel3012.06.2026 - steigend
BDBildungswerk der Hessischen Wirtschaft e.V.Limburg3019.05.2026 - steigend
KAKPMG AG WirtschaftsprüfungsgesellschaftBerlin2230.06.2026 - steigend
FSFairplay Service GmbHEdingen-Neckarhausen2124.03.2026 - stabil
WGWBB GmbHFreising2008.09.2026 - steigend
GHGCH Hotels GmbHBerlin2027.08.2026 - steigend
MBmac. brand spaces GmbHLangenlonsheim2007.08.2026 - steigend
IBInternationaler Bund e.V. IB SüdStuttgart2007.08.20260,01 €steigend
EVeventteam Veranstaltungsservice- und management GmbHHamburg2028.07.2026641 Tsd. €stabil

Wer schreibt solche Vergaben aus?

Regionen: Berlin (78) · Hessen (66) · Bayern (32) · Nordrhein-Westfalen (30) · Baden-Württemberg (16) · Rheinland-Pfalz (12)

Laufende Rahmenverträge

Hessen
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    120,4 Mio. €
    28.06.2025noch 32 Monate31.05.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2028 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
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    4,5 Mio. €
    05.11.2024noch 38 Monate05.11.2029
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2029 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Dienstleistungen für den Messestand der Europäischen Zentralbank bei der Sibos 2026–2031WMH PROJECT SASEuropean Central BankFrankfurt am Main, Deutschland
    2,2 Mio. €
    22.07.2026noch 70 Monate22.07.2032
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2032 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen

Aktiv seit 2023 · 184 Verfahren
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Verfahren pro Jahr64Ø seit 2023
Ø Auftragswertgeschätzt, laut Bekanntmachung
VergebenVerfahren mit Zuschlag
RahmenverträgeAnteil an Verfahren
Verfahren je Woche · 184 seit 2023Spitze KW 33 · 2026 · 10

Leistungsbereiche

Top 5 nach Verfahren

Erfüllungsorte

nach Verfahren

Bisherige Auftragnehmer

Zuschläge dieses Auftraggebers, alle Leistungsbereiche

Laufende Rahmenverträge

nach voraussichtlichem Vertragsende
  • Catering, Objektschutz und Reinigung für Bundesbankstandorte in BerlinEurest Deutschland GmbHDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    0 €
    25.03.2025noch 9 Monate30.06.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2026 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Externes Projektcontrolling für die Migration auf SAP S/4HANABearingPoint GmbHDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    02.08.2024noch 10 Monate02.08.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Medientechnik für Konferenzräume einschließlich Betrieb und SupportVAV Medientechnik GmbHDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    -1 €
    23.08.2025noch 11 Monate23.08.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q1 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
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    0,01 €
    07.10.2025noch 13 Monate07.10.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Drucker-Verbrauchsmaterial und Verschleißteile für Drucker und MultifunktionsgeräteMUP Bürohandels GmbHDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    0 €
    31.10.2025noch 13 Monate31.10.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag für externe Beratungsleistungen zur Cloud-ArchitekturNTT DATA Deutschland SEDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    19.11.2024noch 14 Monate19.11.2027
    Neuausschreibung erwartet ca. Q2 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag für Beschaffung, Dienstleistungen, Wartung und Pflege von TelekommunikationstechnikNTT Germany AG & Co. KGDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    -1 €
    02.02.2026noch 16 Monate02.02.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q3 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Immobilienberatung zur Grundstückssuche für BundesbankfilialenBNP Paribas Real Estate Consult GmbHDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    -1 €
    19.05.2025noch 20 Monate19.05.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Herstellung und Lieferung von KunststoffsicherheitsplombenUnisto GmbHDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    18.06.2024noch 21 Monate18.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet
  • Rahmenvertrag für IT-Managementberatung und IT-UnterstützungKPMG AG WirtschaftsprüfungsgesellschaftDeutsche Bundesbank, Zentralbereich BeschaffungenFrankfurt am Main, Deutschland
    -1 €
    30.06.2026noch 21 Monate30.06.2028
    Neuausschreibung erwartet ca. Q4 2027 · Ende vsl., aus dem geplanten Zeitraum abgeleitet

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