I 21 - Anlage 19 - Vergabe von Einzelaufträgen - SAP-ABAKUS.docx

Anlage 19

zum Rahmenvertrag zwischen der Helaba (nachfolgend „Auftraggeber“ genannt) und [Bezeichnung des Auftragnehmers] (nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt) vom TT.MM.JJJJ

Vergabe von Einzelaufträgen (Mini-Wettbewerb)

Helaba Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale Neue Mainzer Straße 52-58 60311 Frankfurt

Inhaltsverzeichnis

1 Gegenstand dieser Anlage 3

2 Vergabe von Einzelaufträgen innerhalb des Rahmenvertrages 3

3 Anhänge 5

4 Unterschriften 6

Gegenstand dieser Anlage

Dieses Dokument dient der verbindlichen Erläuterung und Festlegung der Vergabe von Einzelaufträgen im Rahmen eines Mini-Wettbewerbs an die auftragnehmenden Rahmenvertragspartner.

Der Begriff „Mini-Wettbewerb“ bezeichnet die Durchführung eines Teilnahme-Wettbewerbs unter den Rahmenvertragspartnern zur Ermittlung des besten Angebots gemäß den vereinbarten Bewertungskriterien.

Vergabe von Einzelaufträgen innerhalb des Rahmenvertrages

1. Nachfolgend werden der Prozess zur Vergabe von Einzelaufträgen innerhalb des Rahmenvertrages anhand eines Mini-Wettbewerbs und die zum Zeitpunkt des Vertragsabschusses geltenden Bewertungskriterien beschrieben.
2. Die Bedingungen zur Vergabe von Einzelaufträgen im Rahmen des Mini-Wettbewerbs können im Einvernehmen aller Rahmenvertragsparteien nachträglich angepasst werden.

Angebotsaufforderung und –einreichung

1. Der Auftraggeber fordert die Rahmenvertragspartner zur Abgabe eines Angebots auf.
2. Die Vertragspartner sind zur Abgabe eines Angebots verpflichtet, wenn und soweit keine triftigen Hinderungsgründe vorliegen, aufgrund derer sie zur Angebotsabgabe bzw. Leistungserbringung nicht in der Lage sind.
3. Die regelmäßige Nichtteilnahme am Mini-Wettbewerb ohne triftigen Grund kann eine Vertragsstrafe zur Folge haben. Der Auftraggeber ist insbesondere berechtigt den Auftragnehmer von der Teilnahme an künftigen Mini-Wettbewerben auszuschließen.
4. Ist nur ein auftragnehmender Rahmenvertragspartner zur Leistungserbringung in der Lage, findet kein Mini-Wettbewerb statt. Das Angebot kann in diesem Fall vom Auftraggeber bezuschlagt werden. Der Auftraggeber ist zur Annahme des Angebotes und damit zur Erteilung des Einzelauftrages insbesondere dann nicht verpflichtet, wenn das Angebot unwirtschaftlich ist.
5. Die Angebotsfrist beträgt fünf Arbeitstage. Die Frist kann in begründeten Einzelfällen auf Antrag eines bietenden Rahmenvertragspartners angemessen verlängert werden und gilt dann für alle Rahmenvertragspartner. Es liegt im Ermessen des Auftraggebers einem Verlängerungsantrag zu entsprechen.
6. In Fällen besonderer Dringlichkeit kann durch den Auftraggeber auch eine kürzere Frist vorgegeben werden.
7. Die Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der Frist. Verspätet eingehende Angebote sind nicht berücksichtigungsfähig.

Bewertungskriterien und -konzept

1. Den Zuschlag erhält derjenige Rahmenvertragspartner, der nach den folgenden, aktuell geltenden Bewertungsmaßstäben die höchste Gesamtpunktzahl erhält. Ein Anspruch auf Beauftragung besteht jedoch grundsätzlich nicht.
2. Zu vergeben ist eine Maximalzahl von 102 Punkten. Die Punktevergabe bestimmt sich nach den hier aufgeführten Bewertungskriterien auf Grundlage des Anhangs 19.1 Entscheidungsmatrix „Mini-Wettbewerb Einzelanforderung“. Die für die einzelnen Kriterien vergebenen Punkte werden zusammengerechnet und ergeben in der Addition die für die Wertung maßgebliche Gesamtpunktzahl.

Preis

1. Alle Preisangaben sind in Euro (€) und verstehen sich als Festpreise, sofern in der individuellen Anforderung nicht abweichend gefordert.
2. Zu bewerten mit maximal 25 Punkten.
3. Die Bewertung der Angebotspreise erfolgt wie folgt:
4. Das niedrigste Angebot wird mit der maximalen Punktzahl von 25 Punkten bewertet.
5. Ein teureres Angebot wird mit 24 Punkten bewertet, wenn es maximal 5% teurer ist als das niedrigste Angebot, mit 23 Punkten, wenn es maximal 10% teurer ist als das niedrigste Angebot, mit 22 Punkten, wenn es maximal 15% teurer ist als das niedrigste Angebot, mit 20 Punkten, wenn es maximal 20% teurer ist als das niedrigste Angebot und mit 15 Punkten, wenn es mehr als 20% teurer ist als das niedrigste Angebot, mit 0 Punkten, wenn es mehr als 50% teurer ist als das niedrigste Angebot.

Terminzusage

1. Zu bewerten mit maximal 15 Punkten.
2. Das Angebot, welches die Umsetzung zu dem gewünschten (Release)Termin des Auftraggebers verbindlich zusagt, wird mit der maximalen Punktzahl von 15 Punkten bewertet. Die verbindliche Zusage erst zu dem darauffolgenden (Release)Termin wird mit 10 Punkten bewertet, die Zusage zu einem (Release)Termin, der zwei Termine nach dem Wunschtermin liegt wird mit 5 Punkten bewertet und eine noch spätere verbindliche Zusage wird mit 0 Punkten bewertet.

Erwartete Lieferqualität

1. Zu bewerten mit maximal 62 Punkten gesamt.
2. Die zu erwartende Lieferqualität wird anhand der Qualifikation und Erfahrung sowie anhand der Verlässlichkeit der für die Auftragsausführung maßgeblich verantwortlichen Person bewertet.
3. Zur Bewertung der Lieferqualität heranzuziehende SLA Reports können dann unberücksichtigt bleiben, wenn eine sich in ihnen ausdrückende schlechte Lieferqualität auf dem Verhalten des Auftraggebers beruht, welches der Auftragnehmer nicht zu verschulden hat.

Unterkriterium – Liefertreue

1. Zu bewerten mit maximal 25 Punkten.
2. Die Bewertung der Liefertreue erfolgt auf Grundlage von SLA-Reports und wird anhand der verhältnismäßigen Anzahl der nicht eingehaltenen Liefertermine für die Übergabe eines Auftrages in die gesteuerte Umgebung (Abnahmesystem) gemessen (siehe Anlage 1 Verzeichnis der Service Level Agreements).
3. Die maximale Punktzahl von 25 Punkten wird vergeben, wenn die SLA-Reports der letzten drei Monate im Durchschnitt eine Liefertreue von 100% aufweisen, d.h., keine Lieferverschiebungen festzustellen sind. Eine Punktzahl von 20 Punkten wird vergeben, wenn die durchschnittliche Liefertreue bei mindestens 90% aber unter 100% liegt, d.h., maximal 10% Lieferverschiebungen festzustellen sind. Eine Punktzahl von 10 Punkten wird vergeben, wenn die durchschnittliche Liefertreue bei unter 90% liegt, d.h., Lieferverschiebungen von mehr als 10% bis 100% festzustellen sind.

Unterkriterium – Umsetzungsqualität

1. Zu bewerten mit maximal 37 Punkten.
2. Die Bewertung der Umsetzungsqualität erfolgt auf Grundlage von SLA-Reports und wird anhand der verhältnismäßigen Anzahl der notwendigen Nach- (Delta-)Transporte auf die Abnahmeumgebung auf Grund von Programmierfehlern des Auftragnehmers gemessen (siehe Anlage 1 Verzeichnis der Service Level Agreements).
3. Die maximale Punktzahl von 37 Punkten wird vergeben, wenn die SLA Reports der drei letzten Monate, im Durchschnitt einen Erfüllungsgrad von mindestens mehr als 90% aufweisen, d.h., in höchstens 9,99% der Fälle Nach- / Deltatransporte auf die Abnahmeumgebung auf Grund von Programmierfehlern notwendig geworden sind. Eine Punktzahl von 31 Punkten wird vergeben, wenn der durchschnittliche Erfüllungsgrad bei mindestens mehr als 80% aber unter bis maximal 90% liegt. Eine Punktzahl von 9 Punkten wird vergeben, wenn der durchschnittliche Erfüllungsgrad bei unter maximal 80% liegt.

Punktegleichstand

1. Im Falle eines Punktegleichstandes nach Wertung aller Zuschlagskriterien entscheidet die vergebene Punktzahl in dem Unterkriterium Umsetzungsqualität über den Zuschlag.
2. Liegen die bietenden Rahmenvertragspartner hierbei gleichauf, entscheidet die vergebene Punktzahl in dem Unterkriterium Liefertreue über den Zuschlag. Liegen die bietenden Rahmenvertragspartner hierbei ebenfalls gleichauf, entscheidet die vergebene Punktzahl in dem Kriterium Preis über den Zuschlag. Liegen die bietenden Rahmenvertragspartner hierbei ebenfalls gleichauf, entscheidet die vergebene Punktzahl in dem Kriterium Terminzusage über den Zuschlag.
3. Kann hiernach noch immer keine Entscheidung getroffen werden, wird ein zufälliger Losentscheid durchgeführt. Der Losentscheid wird in Anwesenheit eines unabhängigen Dritten durchgeführt, um die Transparenz des Verfahrens zu gewährleisten.

Anhänge

Weiterer Vertragsbestandteil ist:

Anhang 19.1 Entscheidungsmatrix „Mini-Wettbewerb Einzelanforderung“

Unterschriften

Dieses Dokument wurde von den nachstehenden Unterzeichnern genehmigt.