I 20 - Anlage 18 - Anforderungsmanagement - SAP-ABAKUS.docx

Anlage 18

zum Rahmenvertrag zwischen der Helaba (nachfolgend „Auftraggeber“ genannt) und [Bezeichnung des Auftragnehmers] (nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt) vom TT.MM.JJJJ

Anforderungsmanagement

Helaba Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale Neue Mainzer Straße 52-58 60311 Frankfurt

Inhaltsverzeichnis

1 Gegenstand dieser Anlage 3

2 Hinweispflicht 3

3 Leistungsbeschreibung Anforderungsmanagement 3

4 Unterschriften 8

Gegenstand dieser Anlage

Gegenstand dieser Anlage ist die Beschreibung der Leistungen zum Anforderungsmanagement für SAP/ABAKUS.

Im Rahmen des Anforderungsmanagements werden beim Auftraggeber standardisierte Methoden und Verfahren für eine effiziente, strukturierte und nachvollziehbare Handhabung aller Änderungen verwendet. Ziel des Anforderungsmanagements ist die planmäßige, dokumentierte und kontrollierte Durchführung von Änderungen.

Als Anforderung gelten alle Software-Änderungen, die durch Customizing und/oder Programmierung im SAP/ABAKUS durchgeführt werden. Daneben können auch Projektmanagement-, Schulungs-, IT-Beratungs-, IT-Betreuungs- und fachlich-konzeptionelle Unterstützungsleistungen im Rahmen des Anforderungsmanagements beim Auftragnehmer angefordert werden.

Sämtliche Anforderungen werden über das Anforderungstool des Auftraggebers abgebildet und dokumentiert.

Hinweispflicht

Ist für den Auftragnehmer erkennbar, dass Anforderungen des Auftraggebers fehlerhaft, unvollständig, nicht eindeutig oder objektiv nicht ausführbar sind, muss er dem Auftraggeber diesen Umstand sowie die ihm erkennbaren Folgen hieraus unverzüglich, jedoch spätestens innerhalb von drei Werktagen, in Textform mitteilen. Der Auftraggeber hat hierauf unverzüglich über eine Anpassung der Anforderung zu entscheiden.

Leistungsbeschreibung Anforderungsmanagement

1. Der Auftragnehmer stellt einen Ansprechpartner („Single Point of Contact“) für die Steuerung und Überwachung von Anforderungen sowie als generellen Ansprechpartner für den Auftraggeber zur Verfügung (siehe Anhang 7.1 Kommunikationsmatrix).
2. Die gesamte Kommunikation mit dem Auftraggeber hat in deutscher Sprache zu erfolgen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Im folgenden Abschnitt sind die Aufgaben des Auftraggebers (AG) und des Auftragnehmers (AN) für das Anforderungsmanagement von SAP/ABAKUS dargestellt. Diese Aufzählung ist nicht abschließend und umfasst nur die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses wesentlichen Aufgaben.

Die Verantwortlichkeiten sind dabei wie folgt definiert:

Anforderungsprozess

Anforderung eröffnen

1. Die konkreten Anforderungen für SAP/ABAKUS und deren individueller Inhalt werden jeweils einzeln im Anforderungstool des Auftraggebers (zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses REMUS (Requirements Management User System)) durch den Auftraggeber erfasst.
2. Für die Verwaltung, Bearbeitung und die Verfolgung von Anforderungen im Anforderungstool sind nachfolgende Prämissen durch den Auftragnehmer einzuhalten:
3. Keine Umsetzung von Änderungen ohne (genehmigte) Anforderung. Das bedeutet, dass nur Anforderungen umgesetzt werden dürfen, wenn für diese eine Anforderung im Anforderungstool eröffnet und durch den Auftraggeber genehmigt wurde.
4. Anforderungen werden vom Auftraggeber gestellt.

Ausnahmen von diesen Vorgaben sind nur in Abstimmung und nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig.

1. Zur ordnungsgemäßen Bedienung des beim Auftraggeber eingesetzten Anforderungstools erhält der Auftragnehmer zu Vertragsbeginn eine einmalige Tool-Einweisung. Darüber hinaus wird das aktuelle Benutzerhandbuch zur Verfügung gestellt.

Angebotserstellung

1. Der Auftragnehmer wird auf Grundlage von individuellen Anforderungen zur Abgabe eines Lösungsangebotes aufgefordert. Dabei ist die vereinbarte Frist zur Abgabe des Lösungsangebotes durch den Auftragnehmer einzuhalten (Angebotsfrist, siehe Anlage 19 Vergabe von Einzelaufträgen (Mini-Wettbewerb)).
2. Erscheint die Frist für eine qualifizierte Angebotserstellung als zu kurz, kann durch den Auftragnehmer vor Ablauf der Frist in begründeten Fällen eine Verlängerung beantragt werden. Die Entscheidung liegt im Ermessen des Auftraggebers und gilt für alle bietenden Rahmenvertragspartner.
3. Der Auftragnehmer erstellt ein Angebot, in dem die Umsetzung der Lösung beschrieben, der geplante Liefertermin aufgeführt und ein qualifizierter Festpreis abgegeben wird. In begründeten Fällen kann eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart werden.
4. Bei Anforderungen über Software-Änderungen ist der Liefertermin auf den gültigen Release-Kalender für SAP/ABAKUS des Auftraggebers abzustellen. Ausnahmen von den im Release-Kalender aufgeführten Terminen sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.
5. Darüber hinaus ist vom Auftragnehmer ein Auftragsverantwortlicher zu benennen und das Datum der spätestens Auftragserteilung anzugeben, bis zu diesem der Auftragnehmer den im Lösungsangebot benannten Liefertermin gewährleisten kann.
6. In begründeten Fällen kann durch den Auftraggeber der vom Auftragnehmer benannte Auftragsverantwortliche abgelehnt werden.
7. Die Struktur, inhaltliche sowie die kostenbezogene Detaillierung des Lösungsangebotes für die individuelle Anforderung erfolgt in Abhängigkeit vom Umfang der Umsetzung sowie deren Aufwand. Dazu werden durch den Auftraggeber Templates vorgegeben.
8. Die Erstellung von Lösungsangeboten wird nicht gesondert vergütet.

Durchführung Mini-Wettbewerb

1. Nach Ablauf der Angebotsfrist wird das Lösungsangebot geöffnet und vom Auftraggeber bewertet. Verspätet eingehende Lösungsangebote sind nicht berücksichtigungsfähig.
2. Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses werden für die Bewertung der Lösungsangebote des Auftragnehmers die nachfolgenden Kriterien angewendet:
3. Angebotspreis,
4. Terminzusage (Wunsch-(Release-)Termin des Auftraggebers),
5. Lieferqualität aus a) Liefertreue und b) Umsetzungsqualität der letzten 3 Monate gemittelt gem. SLA Report.
6. Die Bewertungskriterien und –methodik sind in Anlage 19 Vergabe von Einzelaufträgen (Mini-Wettbewerb) in Verbindung mit Anhang 19.1 Entscheidungsmatrix „Miniwettbewerb Einzelanforderung“ beschrieben. Sie können im Einvernehmen aller Rahmenvertragsparteien angepasst werden.
7. Bei Vorliegen von triftigen, zwingenden Gründen, wie wesentliche Störungen des Produktionssystems, kann in Ausnahmenfällen eine ad-hoc Direktbeauftragung des Auftragnehmers (ohne vorherigen Mini-Wettbewerb) durch den Auftraggeber erfolgen.
8. Die kurzfristige Einführung neuer Anforderungen, gleich aus welchem Grund (außer den vorgenannten), fällt ausdrücklich nicht unter diese Ausnahmesituation.

Beauftragung / Ablehnung eines Angebotes

1. Nach Bewertung und interner Genehmigung des Lösungsangebotes sowie Bestätigung des Umsetzungstermins wird die Anforderung zur Umsetzung als Einzelauftrag beim Auftragnehmer beauftragt.
2. Bei einer Nichtberücksichtigung des Lösungsangebotes bzw. bei Rückzug der Anforderung wird der Auftragnehmer hierüber informiert.

Umsetzung der Anforderung und Lieferung

1. Nach Umsetzung / Fertigstellung der Anforderung erfolgt die Übergabe zur Abnahme an den Auftraggeber.
2. Der Auftraggeber erwartet fehlerfreie Lieferungen (erwartete Lieferqualität, siehe Anlage 19 Vergabe von Einzelaufträgen (Mini-Wettbewerb)).
3. Jede Anforderung, die produktiv gesetzt werden soll, muss vorher durch den Auftraggeber abgenommen sein.
4. Die Abnahme wird durch den Auftraggeber im Anforderungstool dokumentiert. Das Defect Management erfolgt durch den Auftraggeber und den Auftragnehmer über das Defect Management Tool bzw. Anforderungstool.
5. Sollte sich ein Terminverzug für die Umsetzung der Anforderung abzeichnen, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch eine Woche vor Lieferung, zu informieren und mit dem Auftraggeber einen neuen verbindlichen Termin zu vereinbaren. Das Ergebnis ist nachvollziehbar zu dokumentieren. Lieferverzögerungen, deren Ursache im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers liegen oder die nicht rechtzeitig angezeigt werden, können zu Vertragsstrafen führen.
6. Für die Terminüberwachung ist der Auftragnehmer verantwortlich.

Berechtigungen

Um entsprechende Zugriffsberechtigungen für das beim Auftraggeber eingesetzte Anforderungstool fristgerecht einrichten zu können, sind dem Auftraggeber die zu berechtigenden Mitarbeiter des Auftragnehmers spätestens vier Wochen vor Vertragsbeginn bzw. während der Vertragslaufzeit mit einer Vorlaufzeit von vier Wochen vor Beginn der Tätigkeiten zu benennen.

Optionale Leistungen – Sonderarbeitszeiten und Rufbereitschaft

1. Im Rahmen der Umsetzung von Anforderungen, insb. bei Produktivsetzungen, kann es gelegentlich kann es gelegentlich erforderlich sein, dass der Auftragnehmer Sonderarbeitszeiten und Rufbereitschaft zu leisten hat. Der Auftraggeber wird im Bedarfsfall eine schriftliche Anfrage mit den konkreten Rahmenbedingungen für Sonderarbeitszeiten und Rufbereitschaft stellen.
2. Sonderarbeitszeiten und Rufbereitschaft werden vom Auftragnehmer auf Anforderung als Leistung optional angeboten (siehe Anhang 5.1 Preisblatt). Der Auftragnehmer gibt entsprechend den vereinbarten Fristen eine Rückmeldung, ob die angeforderten Leistungen innerhalb der Sonderarbeitszeiten bzw. der Rufbereitschaft erbracht werden können.

Unterschriften

Dieses Dokument wurde von den nachstehenden Unterzeichnern genehmigt.