00_Bewerber_Bieterbedingungen_V.1.0.pdf

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Bewerber- und

Bieterbedingungen

Ausschreibung: Weiterentwicklung der DV-

Anwendung SAP/ABAKUS der Öffentlichen

Förderung (ohne Landwirtschaftsförderung)

16.07.2024

Vergabenummer: 437-24

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Gender-Erklärung:

Aus Gründen der Lesbarkeit und Übersichtlichkeit sowie in Orientierung an den grundsätzlichen Richtlinien der deutschen Rechtschreibung werden im vorliegenden Dokument nicht an allen Stellen explizit geschlechtsneutrale Begriffe verwendet. Soweit Begriffe, wie z. B. „der/die Mitarbeiter“ (Singular/Plural) verwendet werden, wird darunter immer der Einbezug aller Geschlechter (m/w/d) verstanden.

Rechtliche Hinweise:

Die hierin enthaltenen Informationen dürfen ausschließlich zum Zwecke der Angebotserstellung im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet werden.

Eine Weitergabe dieser Unterlage oder von Teilen an Dritte ist untersagt und bedarf der expliziten schriftlichen Erlaubnis durch den Auftraggeber.

Alle Rechte vorbehalten.

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Inhalt

Inhalt 3

1 Einführung ........................................................................... 4 1.1 Gegenstand der vorliegenden Beschaffung ............................................. 4 1.2 Öffentlicher Auftraggeber, Vergabestelle, Vergabekammer ....................... 5 1.3 Kommunikation während des Vergabeverfahrens, Anzeigepflichten ........... 7 1.4 Veröffentlichung von Informationen im Rahmen der Vergabebekanntmachung .................................................................... 9

2 Vergabeverfahren ................................................................ 9 2.1 Vergabeart ......................................................................................... 9 2.2 Voraussichtliche Termine und Fristen im Verfahren ................................. 9 2.3 Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebotsunterlagen ......................... 10 2.4 Nebenangebote ................................................................................ 11 2.5 Parallelbewerbungen ......................................................................... 11 2.6 Vergütung und Kostenerstattung ........................................................ 11 2.7 Angebotssprache .............................................................................. 11 2.8 Verschwiegenheit .............................................................................. 11 2.9 Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ................................................... 11 2.10 Verwendung der Vergabeunterlagen .................................................... 11 2.11 Bedenken zur Ausführung .................................................................. 11

3 Verfahrensablauf ............................................................... 12 3.1 Teilnahmewettbewerb: Eignungsprüfung der Bewerber .......................... 12 3.1.1 Unternehmensvorstellung/Nichtvorliegen von Ausschlussgründen-/Schutz der Vertraulichkeit ............................................................................ 12 3.1.2 Fachkunde und Leistungsfähigkeit ....................................................... 13 3.1.3 Eignungsleihe ................................................................................... 13 3.1.4 Einsatz Dritter/Nachunternehmer ........................................................ 13 3.1.5 Bewerber-/Bietergemeinschaften ........................................................ 14 3.2 Angebotsphase ................................................................................. 14 3.2.1 Leistungsbewertung der Angebote ...................................................... 15 3.2.2 Verhandlungsphase ........................................................................... 15 3.2.3 Preisblatt ......................................................................................... 16 3.2.4 Finale Angebote ................................................................................ 16 3.3 Zuschlag .......................................................................................... 16

4 Vergabeunterlagen und einzureichende Unterlagen........... 16 4.1 Vergabeunterlagen............................................................................ 16 4.2 Teilnahmewettbewerb ....................................................................... 18 4.3 Angebotsphase ................................................................................. 18

5 Vertragsunterlagen ............................................................ 19

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1 Einführung

Mit den in diesem Dokument formulierten Bedingungen erhalten die Interessenten/Bewerber/Bieter Informationen über das Vergabeverfahren „Weiterentwicklung der DV-Anwendung SAP/ABAKUS der Öffentlichen Förderung (ohne Landwirtschaftsförderung)“.

Die Interessenten/Bewerber/Bieter haben diese Bedingungen sorgfältig zu lesen und im Rahmen des Vergabeverfahrens unbedingt zu beachten.Ein Nichtbeachten kann unter Umständen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

1.1 Gegenstand der vorliegenden Beschaffung Die WIBank als Anstalt in der Anstalt (AIDA) in der Landesbank Hessen-Thüringen (Helaba) wird vom Bereich Informationstechnologie (IT) der Auftraggeberin mit allen erforderlichen IT-Services versorgt. Die im Verantwortungsbereich der IT liegenden und von der WIBank benötigten IT-Leistungen im Umfeld des öffentlichen Fördergeschäfts (ohne Landwirtschaftsförderung) sollen zukünftig von maximal 3 Dienstleistern als Rahmenvertragspartnern erbracht werden.

Gegenstand der zu erbringenden Unterstützungsleistungen ist die Sicherstellung einer den unions-, bundes- und landesrechtlichen Vorschriften entsprechenden IT- technischen Abwicklung des öffentlichen Fördergeschäfts (ohne Landwirtschaftsförderung) gemäß den Aufgaben der WIBank. In diesem Zusammenhang sind die Dienstleister im Rahmen der jeweiligen Einzelbeauftragungen verantwortlich für die Weiterentwicklung der DV-Anwendung SAP/ABAKUS sowie der angebundenen Schnittstellen zu Drittsystemen, die für die Abwicklung der Wirtschafts- , Wohnungsbau- und Infrastrukturförderung benötigt werden. Die DV-Anwendung SAP/ABAKUS, besteht derzeit im Wesentlichen aus dem Förderbanken- Antragssystem ABAKUS (SAP-Eigenentwicklung der Bankenkooperation) sowie den SAP-Standardmodulen SAP CML, SAP FI, SAP CMS und SAP TRM. Neben der Weiterentwicklung der Anwendungen sind auch die erforderlichen Projektmanagement-, Schulungs-, IT-Beratungs- und IT-Betreuungs- und Konzeptionierungsleistungen durch die Dienstleister im Rahmen der jeweiligen Einzelbeauftragungen zu erbringen. Die Unterstützung im Rahmen der Umsetzung von programmtechnischen Anpassungen in SAP/ABAKUS erfordert teilweise tiefgehendes Spezialwissen und Programmierkenntnisse. Die Anpassungs- und Entwicklungsarbeiten sind durch eine ungleichmäßige Kapazitätsauslastung in einem sehr komplexen Umfeld gekennzeichnet. Zunehmend müssen externe Daten und Schnittstellen aus „Nachbarsystemen“ berücksichtigt und zur Verfügung gestellt zu stellen.

Zwischen der Helaba und den Dienstleistern soll eine Rahmenvereinbarung nach § 21 VgV geschlossen werden, innerhalb derer die Helaba die Einzelaufträge zur Softwareerstellung an die Rahmenvereinbarungspartner in einem Miniwettbewerb vergibt. Eine Abrufverpflichtung der Helaba besteht nicht.

Darüber hinaus plant der Auftraggeber die Migration seiner SAP-Landschaft. Ziel der Migration ist die Umstellung des bestehenden SAP-Systems einschließlich des SAP- basierten förderbankspezifischen Moduls ABAKUS auf SAP NewGL und SAP S/4HANA. Die geplante Migration wird auch im Rahmen einer Einzelbeauftragung nach Miniwettbewerb vergeben.

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Das bestehende System umfasst Fachanwendungen, die auf Basis des Moduls ABAKUS entwickelt wurden. Im Zuge der Migration sollen alle diese Fachanwendungen auf die neue Plattform SAP S/4HANA migriert bzw. angepasst werden. Für die erfolgreiche Durchführung des Migrationsprojektes sind spezifische Erfahrungen und Kenntnisse erforderlich. Dazu gehören fundierte Erfahrungen in der Einführung von SAP NewGL sowie SAP S/4HANA sowohl im SAP-Standard als auch im Modul SAP ABAKUS. Darüber hinaus sind fundierte Kenntnisse im Förderbankgeschäft sowie umfassende Kenntnisse des im System vorhandenen Custom Codes erforderlich, um die notwendigen Anpassungen für SAP S/4HANA erfolgreich durchführen zu können.

1.2 Öffentlicher Auftraggeber, Vergabestelle, Vergabekammer

Öffentlicher Auftraggeber ist:

Landesbank Hessen Thüringen-Girozentrale (Helaba) Neue Mainzer Straße 52-58 60311 Frankfurt am Main

Vergabe- und Kontaktstelle:

Mit der rechtlichen und formalen Vorbereitung und Begleitung als Vergabe- und Kontaktstelle ist die KanzleiLEINEMANN PARTNER RECHTSANWÄLTE mbB betraut. Hiervon unberührt werden sämtliche Entscheidungen im Vergabeverfahren von den Auftraggebern in eigener Verantwortung getroffen. Die benannten Sachverständigen bereiten diese Entscheidungen lediglich vor.

Kontakt:

LEINEMANN PARTNER RECHTSANWÄLTE mbB Rechtsanwalt Dr. Thomas Kirch Rechtsanwalt Moritz Schmidt Friedrichstraße 185-190 DE-10117 Berlin Telefon: +49 (0)30 206419-0 Telefax: +49 (0)30 206490-92 E-Mail: sapabakus2024@leinemann-partner.de

Die zuständige Vergabekammer ist:

Vergabekammern des Landes Hessen Wilhelminenstraße 1 – 3 64283 Darmstadt Telefon: +49 (0)6151-126603 Telefax: +49 (0)6151-125816 E-Mail: Vergabekammer@rpda.hessen.de

Ein Verfahren vor der zuständigen Vergabekammer ist nach den §§ 155 ff. GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber

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nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

1.1. Verzeichnis der Vergabeunterlagen

Die durch den Auftraggeber über die Vergabeplattform Deutsche eVergabe bereitgestellten Vergabeunterlagen bestehen bei Einleitung des Verfahrens aus:

00_Bewerber_Bieterbedingungen 01_Teilnahmeantrag 02_Erklärung zur Eignung 02.1_Vordruck Referenzen 03_Bewerber-Bietergemeinschaftserklärung 04_Erklärung zum Einsatz Dritter 05_Verpflichtungserklärung 06_Erklärung zu Ausschlussgründen 07_Eigenerklärung Russland Sanktionen 08_Erklärung zu Datenschutz und Verschwiegenheit 09_Verpflichtungserklaerung Tariftreue HVTG 10_Bewertungsmatrix-Teilnahmeantrag 11_Hinweise zur Datenverarbeitung 13_Bewertungsmatrix-Zuschlag* 14_Zuschlagskriterien* 15_Verhandlungsvorschläge I 01 - Hauptvertrag - SAP-ABAKUS* I 02 - Anlage 1 - Verzeichnis der SLAs - SAP-ABAKUS* I 03 - Anlage 2 - Berichtswesen - SAP-ABAKUS* I 04 - Anlage 3 - Informationssicherheit - SAP-ABAKUS* I 05 - Anhang 3.1 - Anforderungskatalog - SAP-ABAKUS* I 06 - Anlage 5 - Preis- und Mengenvereinbarung - SAP-ABAKUS* I 07 - Anhang 5.1 - Preisblatt - SAP-ABAKUS* I 08 - Anlage 6 - Verzeichnis der Leistungsempfaenger - SAP-ABAKUS* I 09 - Anlage 7 - Governance - SAP-ABAKUS* I 10 - Anhang 7.1 - KommMatrix - SAP-ABAKUS* I 11 - Anlage 8 - Verzeichnis der Subunternehmer - SAP-ABAKUS* I 12 - Anlage 10 - Compliance - SAP-ABAKUS* I 13 - Anlage 11 - Auftragsverarbeitungsvertrag AVV - SAP-ABAKUS* I 14 - Anhang 11.1 - AVA Formblatt - SAP-ABAKUS* I 15 - Anhang 11.2 - AVA Kommunikation AVV - SAP-ABAKUS* I 16 - Anhang 11.3 - AVA TOMs AVV - SAP-ABAKUS*

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I 17 - Anlage 15 - Softwareerstellung und -weiterentwicklung - SAP-ABAKUS* I 18 - Anlage 16 - Verhaltenskodex Vertragspartner - SAP-ABAKUS* I 19 - Anlage 17 - Service Management - SAP-ABAKUS* I 20 - Anlage 18 - Anforderungsmanagement - SAP-ABAKUS* I 21 - Anlage 19 - Vergabe von Einzelaufträgen - SAP-ABAKUS* I 22 - Anhang 19.1 - Entscheidungsmatrix Einzelaufträge - SAP-ABAKUS*

• Diese Unterlagen werden erst in der Angebotsphase vervollständigt.

Die Bieter sind verpflichtet anhand der vorstehenden Auflistung zu kontrollieren, ob ihnen ein vollständiger und lesbarer Satz der Vergabeunterlagen zur Verfügung steht.

Es wird darauf hingewiesen, dass die erzeugte Gesamtsummenabfrage in der Angebotsphase durch die in diesem Vergabeverfahren von der Vergabestelle genutzten Vergabeplattform Deutsche eVergabe automatisch erfolgt. Wertungsrelevant sind jedoch allein die Preisangaben des Bieters in dem von der Auftraggeberin oder der Kontaktstelle bereitgestellten Preisblatt.

1.3 Kommunikation während des Vergabeverfahrens, Anzeigepflichten Die Kommunikation während des gesamten Vergabeverfahrens erfolgt ausschließlich elektronisch über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform „Deutsche eVergabe“. Sämtliche Anfragen und Auskünfte sind elektronisch über diese Nachrichtenfunktion an die oben genannten Vertreter der Vergabestelle zu richten. Bei Fragen zu den Vergabe- oder sonstigen Unterlagen ist bitte das betroffene Dokument mit Angabe von Kapitel/Seite/Abschnitt und der konkret hinterfragten Textpassage zu benennen.

Es wird daraus hingewiesen, dass telefonische Anfragen oder Auskünfte sowie Anfragen oder Auskünfte per E-Mail oder per Postnicht bearbeitet werden.

Alle Bewerber- bzw. Bieterfragen werden von der Vergabestelle grundsätzlich nur bis zu 10 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahme-/ Angebotsfrist über die Vergabeplattform entgegengenommen. Die schriftliche Beantwortung erfolgt bei rechtzeitig gestellten Fragen möglichst bis spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahme-/ Angebotsfrist. Die Fragen und Antworten werden anonymisiert allen Bewerbern bzw. Bietern über die Vergabeplattform zugänglich gemacht.

Der Bewerber/Bieter ist verpflichtet, die Vergabeunterlagen sofort auf Vollständigkeit und Lesbarkeit zu prüfen. Falls Teile der Vergabeunterlagen in sich oder untereinander Widersprüche, Fehler, Unklarheiten oder Unvollständigkeiten beinhalten, so hat der Bewerber/Bieter dies der Vergabestelle unverzüglich über die Vergabeplattform mitzuteilen, um eine entsprechende Klarstellung bzw. Korrektur zu erhalten. Die Vergabestelle hat somit die Möglichkeit, rechtzeitig darauf zu reagieren und auch alle Bewerber und Bieter darüber zu informieren.

1.2. Allgemeines zur Teilnahmeantrags- und Angebotsabgabe

Der Teilnahmeantrag und nachgelagert auch das Angebot sind vollständig in deutscher Sprache einzureichen.

Der Teilnahmeantrag und nachgelagert auch das Angebot sind ausschließlich elektronisch in Textform einzureichen über die

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Vergabeplattform „Deutsche eVergabe“

(https://www.deutsche-evergabe.de).

Eine postalische Einreichung ist nicht zugelassen.

Gemäß § 11 Abs. 3 VgV muss der Auftraggeber den Unternehmen alle notwendigen Infor- mationen zur Verfügung stellen über die in einem solchen Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren. Diese Informationen stehen auf der Ver- gabeplattform „Deutsche eVergabe“https://www.deutsche-evergabe.de/home/supplier bereit.

Die Vergabeunterlagen werden nur elektronisch über die Vergabeplattform „Deutsche eVergabe“ (https://www.deutsche-evergabe.de) zur Verfügung gestellt. Die Antrags- bzw. Angebotsabgabe hat ausschließlich über diese Vergabeplattform mit dem dort bereitgestellten Antrags- bzw. Angebotsassistenten zu erfolgen. Der Antrags- bzw. Angebotsassistent verschlüsselt den Antrag / das Angebot und ermöglicht die elektronische Übersendung an die Antrags- bzw. Angebotsstelle. Erst nach Ablauf der Antrags- bzw. Angebotsfrist wird der Antrag bzw. das Angebot von der Antrags- bzw. Angebotsstelle an die Vergabestelle übergeben.

Um an dem Vergabeverfahren teilnehmen zu können, insbesondere um Bewerber- bzw. Bieterfragen einzureichen, Antworten auf von Bewerbern/Bietern eingereichte Bewerber- bzw. Bieterfragen und weitere etwaige Informationen zu erhalten sowie den Antrag bzw. das Angebot einzureichen, ist es notwendig, dass die Bewerber/Bieter sich auf der Vergabeplattform „Deutsche eVergabe“ registrieren. Nähere Informationen erhalten die Bewerber/Bieter unter https://www.deutsche-evergabe.de/home/supplier.

Bei technischen Fragen zur Nutzung der Vergabeplattform wenden sich die Bewerber/Bieter bitte direkt an den IT-Support unterhttps://www.deutsche-evergabe.de

Kontakt > Technische Unterstützung > Zum Portal für Unternehmen > Kontakt

1.3. Dateinamen

Die Dateinamenlänge ist auf 100 Zeichen begrenzt.

Erlaubt sind dabei alle Zeichen der Codepage UTF-8 mit Ausnahme der Zeichen:

< (kleiner als)

(größer als)

: (Doppelpunkt)

" (doppeltes Anführungszeichen)

/ (Schrägstrich)

\ (umgekehrter Schrägstrich)

| (senkrechter Strich)

? (Fragezeichen)

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• (Sternchen)

Diese Vorgaben entsprechen der Windows-Dateinamen-Konvention. Die Nichtbeachtung kann dazu führen, dass ein Antrag/Angebot nicht ordnungsgemäß eingereicht werden kann. Es liegt im Verantwortungsbereich der Bieter, diese Rahmenbedingungen für Dateinamen zu beachten.

1.4 Veröffentlichung von Informationen im Rahmen der Vergabebekanntmachung Der Bieter erklärt sich mit Angebotsabgabe damit einverstanden, dass Informationen über sein Unternehmen und den Auftragsinhalt mit der europaweiten Vergabebekanntmachung gemäß § 39 VgV nach den Vorgaben der Spalte 29 der Tabelle 2 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 in Verbindung mit § 10a VgV veröffentlicht werden.

Sofern die Veröffentlichung einzelner Angaben den berechtigten geschäftlichen Interessen des Bieters schaden oder den lauteren Wettbewerb zwischen Unternehmen beeinträchtigen würden (vgl. § 39 Abs. 6 Ziff. 3, 4 VgV), kann von einer Veröffentlichung abgesehen werden. Der Bieter ist dazu aufgefordert, derartige Angaben unter Bezeichnung der Gründe zu benennen und in seinem Angebot kenntlich zu machen. Macht der Bieter hierzu keine Angaben wird davon ausgegangen, dass einer Veröffentlichung keine Gründe im Sinne der § 39 Abs. 6 Ziff. 3, 4 VgV entgegenstehen.

2 Vergabeverfahren

2.1 Vergabeart Das europaweite Ausschreibungsverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) in ihrer aktuell gültigen Fassung durchgeführt.

Das Verfahren gliedert sich in die beiden Stufen Teilnahmewettbewerb sowie in die dann anschließende Angebotsphase mit Verhandlungsverfahren. Der Teilnahmewettbewerb ist für alle Interessenten offen. Auf Grundlage der Eignungskriterien werden im Teilnahmewettbewerb mindestens fünf und maximal fünf Bewerber für die Abgabe eines Angebotes ausgewählt.

2.2 Voraussichtliche Termine und Fristen im Verfahren Für die Durchführung und den Ablauf des Vergabeverfahrens sind folgende Termine und Fristen als voraussichtlich geplant.

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Die Vergabestelle behält sich Änderungen an dem Terminplan ausdrücklich vor. Änderungen des Terminplans werden den Bewerbern bzw. Bietern mitgeteilt.

2.3 Abgabe der Teilnahmeanträge und Angebotsunterlagen Der Teilnahmeantrag und die Angebotsunterlagen müssen jeweils vollständig und fristgerecht mit allen Dokumenten und Anlagen über die Vergabeplattform elektronisch eingereicht werden.

Die Vergabestelle behält sich vor, den Bewerber oder Bieter innerhalb einer angemessenen Frist aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen, § 56 VgV. Fehlende, lückenhafte oder auf sonstige Weise unzureichende Projektbeschreibungen im Rahmen der Referenzdarstellungen werden nicht nachgefordert, sondern bei der Eignungsbewertung berücksichtigt. Gleiches gilt für leistungsbezogene Unterlagen in der Angebotsphase, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung nach den Zuschlagskriterien betreffen. Fehlende oder unvollständige Projektbeschreibungen im Rahmen der Referenzdarstellungen und fehlende oder unvollständige wertungsrelevante leistungsbezogene Unterlagen führen zur Abwertung.

Die Öffnung, Prüfung und Auswertung der fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge bzw. Angebote erfolgt nach Ablauf der jeweiligen Frist. Zum jeweiligen Öffnungstermin sind keine Bewerber oder Bieter zugelassen.

Bis zum Ablauf der Frist können Teilnahmeanträge und Angebote geändert und/oder zurückgezogen werden. Etwaige Änderungen müssen eindeutig und zweifelsfrei sein. Änderungen des Bewerbers an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.

Der Teilnahmeantrag muss bis spätestens 16.08.2024, 12:00 Uhr auf der Vergabeplattform eingegangen sein.

Die Erstangebote müssen voraussichtlich bis spätestens 25.09.2024, 12:00 Uhr, die finalen Angebote bis spätestens 10.11.2024, 12:00 Uhr auf der Vergabeplattform eingegangen sein.

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Die vorgenannten Termine sind durch die Auftraggeberin veränderlich.

2.4 Nebenangebote Es sind keine Nebenangebote zugelassen.

2.5 Parallelbewerbungen Ist ein Bewerber/Bieter dieser Ausschreibung zur gleichen Zeit als Nachunternehmer innerhalb dieser Ausschreibung für einen anderen Bewerber/Bieter tätig, können die Angebote von der Ausschreibung ausgeschlossen werden, wenn anzunehmen ist, dass durch Kenntnis des Inhalts der gegenseitigen Angebote der Geheimwettbewerb nicht mehr gewährleistet ist und diese Vermutung von den Bietern nicht widerlegt werden kann. Gleiches gilt bei anderen Formen einer parallelen Beteiligung, etwa von Konzernunternehmen.

2.6 Vergütung und Kostenerstattung Für die Verfahrensbeteiligung findet eine Kostenerstattung durch den Auftraggeber nicht statt.

2.7 Angebotssprache Die Sprache für Unterlagen des Teilnahmeantrages, der Angebotsunterlagen und der Verhandlungen ist Deutsch. Ausgenommen davon sind gebräuchliche Fachbegriffe. Verwendete Abkürzungen, Produktnamen oder Verfahren sind durch die Bewerber/Bieter zu erläutern.

2.8 Verschwiegenheit Jeder Bewerber/Bieter hat über die ihm bei der Erstellung der Teilnahmeanträge bzw. Angebotsunterlagen bekannt gewordenen Informationen und Kenntnisse Verschwiegenheit zu bewahren. Dies gilt auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens. Eine entsprechende Erklärung ist mit dem Teilnahmeantrag abzugeben.

2.9 Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Sind in den Teilnahmeanträgen und Angebotsunterlagen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse aufgeführt, so sind diese durch den Bewerber/Bieter für eine Einsichtnahme durch Dritte bei etwaigen Nachprüfungsverfahren als „vertraulich“ deutlich zu kennzeichnen.

2.10 Verwendung der Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung der Teilnahmeanträge und der Angebote durch den Bewerber/Bieter verwendet werden.

2.11 Bedenken zur Ausführung Vor Abgabe des Teilnahmeantrages bzw. des Angebotes hat sich der Bewerber/Bieter über alle Bedingungen und Einzelheiten des Vergabeverfahrens, der Ausschreibungsunterlagen, der geforderten Leistungen und der geltenden Vertragsbedingungen eigenverantwortlich und ausführlich zu informieren.

Mit der Abgabe eines Angebotes bestätigt der Bieter, dass er alle Bedingungen des Vertrages kennt und erfüllt sowie die Leistungen umfänglich, vollständig und ausführlich beschrieben und bewertet hat. Eventuelle Bedenken und Unklarheiten des Bieters bzgl. Auslegung der Vergabeunterlagen muss der Bieter vor Angebotsabgabe klären.

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3 Verfahrensablauf

Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb geführt, da der Auftrag konzeptionelle und innovative Lösungen umfasst. Auf Grund der Komplexität kann der Auftrag nicht sinnvoll ohne Verhandlungen über die angebotenen Leistungen vergeben werden. Das Verhandlungsverfahren gliedert sich in die Phasen Teilnahmewettbewerb mit Eignungsprüfung und die sich anschließende Angebotsphase, zu der nur die erfolgreichen Bewerber zugelassen werden.

3.1 Teilnahmewettbewerb: Eignungsprüfung der Bewerber In der ersten Wertungsstufe erfolgt die formelle Prüfung der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge. Bewerber, deren Teilnahmeanträge die formellen Voraussetzungen nicht erfüllen, werden ggf. ausgeschlossen.

Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag seine Eignung nachzuweisen. Anhand der Bewertungsübersicht der Eignungskriterien und der eingereichten Unterlagen erfolgt die inhaltliche Prüfung und Bewertung.

Die Auswahl der aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei nach folgendem Verfahren:

a. Um sich zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu qualifizieren, muss ein Bewerber alle Eignungskriterien erfüllen.

b. Sollten sich nach dieser Auswertung mindestens 5 Bewerber qualifiziert haben, werden mindestens 5, aber nur maximal 5 Bewerber mit der jeweils höchsten Bewertungspunktzahl zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert. Die Bewertung erfolgt wie in der Bekanntmachung und der Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb dargelegt. Ein Anspruch darauf, dass mehr als 5 Unternehmen aufgefordert werden, besteht nicht. Bei gleicher Kriterienpunktzahl entscheidet, wenn erforderlich, das Los.

3.1.1 Unternehmensvorstellung/Nichtvorliegen von Ausschlussgründen- /Schutz der Vertraulichkeit Eine Unternehmensvorstellung nebst Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten erfolgt für den Bewerber bzw. die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft über die Erklärung zur Eignung (02_Erklärung zur Eignung).

Der Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen erfolgt für den Bewerber bzw. die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft über die Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (06_Erklärung zu Ausschlussgründen). Es ist zu bestätigen, dass folgende Ausschlussgründe nicht vorliegen:

Des weiteren wurden am 08.04.2022 auf EU-Ebene umfangreiche Sanktionen gegen Russland normiert. Unter anderem besteht gemäß Art. 5k der Sanktions-Verordnung Nr. 2022/576 ein Zuschlags- und Vertragserfüllungsverbot. Es ist deshalb zu erklären, dass die Bewerber/Bieter nicht zu den in Artikel 5k der Sanktions-Verordnung genannten Personen oder Unternehmen gehören, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen. Hierzu sind die folgenden Erklärungen abzugeben:

 Eigenerklärung zu Art. 5k der Sanktions-Verordnung Nr. 2022/576 (07_Formblatt Russland Sanktion)

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Die Bewerber unterliegen der Verpflichtung zur Abgabe einer Eigenerklärung gem. § 4 HVTG. Die Verpflichtungserklärung Tariftreue (09_Verpflichtungserklaerung Tariftreue HVTG) ist von allen beteiligten Unternehmen vollständig auszufüllen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

3.1.2 Fachkunde und Leistungsfähigkeit Der Auftraggeber stellt die Eignung mit Blick auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit auf Basis der Tabelle in dem Dokument 10_Bewertungsmatrix Teilnahmeantrag Eignungskriterien aufgeführten Kriterien fest. Die Eignungskriterien finden sich zudem einzeln aufgeführt in der Auftragsbekanntmachung, dort Ziff. 5.1.9. Bei Widersprüchen in den Angaben sind die dortigen Angaben maßgeblich Die Eignung liegt vor, wenn die Kriterien erfüllt sind.

Die Nichterfüllung eines Eignungskriteriums sowie falsche Angaben führen zur Ablehnung des Teilnahmeantrags und damit zum Ausschluss des Bewerbers vom weiteren Vergabeverfahren.

Die zu jedem gewerteten Kriterium im Einzelnen zu erreichenden Punkte ergeben sich aus der Bewertungsmatrix, dort Spalte D.

Wie die Punkte erzielt werden, ist der Auftragsbekanntmachung in Ziff. 5.1.9 zu jedem gewerteten Eignungskriterium zu entnehmen. Der Wertungsmaßstab für die Bewertung der Referenzen kann dem Blatt Referenzen in dem Dokument 10_Bewertungsmatrix Eignungskriterien entnommen werden.

3.1.3 Eignungsleihe Greift ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft für den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und/oder seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zurück, so ist durch eine Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens nachzuweisen, dass dem Bewerber die für diesen Auftrag erforderlichen Kapazitäten durch das eignungsleihende Unternehmen tatsächlich zur Verfügung gestellt werden (Formblatt 05_Verpflichtungserklärung). Ferner ist für das eignungsleihende Unternehmen die Eigenerklärung zur Eignung Teil A (Formblatt 02_Erklärung zur Eignung), die Erklärung Russlandsanktionen (Formblatt 07) sowie die Erklärung zu Datenschutz und Verschwiegenheit (Formblatt 08) vollständig ausgefüllt einzureichen. Die Eigenerklärung zur Eignung Teil B ist im Rahmen einer Eignungsleihe in dem Umfang ausgefüllt einzureichen, in dem sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft auf den Dritten zum Nachweis der Eignung beruft. Ferner ist die Erklärung zum Einsatz Dritter ausgefüllt einzureichen (Formblatt 04_Erklärung zum Einsatz Dritter).

Der Bewerber kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten des anderen Unternehmens nur dann in Anspruch nehmen, wenn dieses die Leistung erbringt, für die die Kapazitäten benötigt werden (§ 47 Abs. 1 S. 3 VgV).

3.1.4 Einsatz Dritter/Nachunternehmer Ist der Einsatz Dritter/von Nachunternehmen im Rahmen der Auftragsausführung geplant, ohne dass eine Eignungsleihe stattfindet, sind die vorgesehenen

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Leistungsteile im Formblatt 04_Erklärung zum Einsatz Dritter anzugeben und die insoweit vorgesehenen Unternehmen auf gesonderte Anforderung zu benennen.

3.1.5 Bewerber-/Bietergemeinschaften Bei Teilnahmeanträgen von Bietergemeinschaften muss die „Eigenerklärung der Bewerber- und Bietergemeinschaft“ von allen Mitgliedern der Bewerber- /Bietergemeinschaft vollständig ausgefüllt sein (Formblatt 03_Bewerber- Bietergemeinschaftserklärung). Für alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft ist die Eigenerklärung zur Eignung Teil A sowie die Erklärung Russlandsanktionen (Formblatt 07) jeweils gesondert ausgefüllt einzureichen. Die geforderten Angaben/Nachweise in der Eigenerklärung zur Eignung Teil B sind durch die Bietergemeinschaft kumuliert, also von jedem Mitglied in dem Umfang beizubringen, wie sich die Bewerber-/Bietergemeinschaft insoweit zum Nachweis der Eignung auf das Mitglied stützt (Formblatt 02_Erklärung zur Eignung). Für jedes Mitglied ist das für das jeweilige Unternehmen soweit relevant ausgefüllte Formblatt 02_Erklärung zur Eignung einzureichen.

3.2 Angebotsphase

Die erfolgreichen Bewerber werden mit Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Einreichung erster Angebote aufgefordert. Das erste Angebot ist auf Grundlage der Vergabeunterlagen einschließlich Vertrag und Leistungsbeschreibung zu erstellen. Es wird darauf hingewiesen, dass es sich bei den zum Stand der Veröffentlichung aktuellen Vertragsdokumente um fortgeschrittene Entwurfsstände handelt, die vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe auftraggeberseitig noch weiter bearbeitet werden. Dies betrifft im Einzelnen die Unterlagen:

 01 - Hauptvertrag - SAP-ABAKUS  02 - Anlage 1 - Verzeichnis der SLAs - SAP-ABAKUS  03 - Anlage 2 - Berichtswesen - SAP-ABAKUS  04 - Anlage 3 - Informationssicherheit - SAP-ABAKUS  05 - Anhang 3.1 - Anforderungskatalog - SAP-ABAKUS  06 - Anlage 5 - Preis- und Mengenvereinbarung - SAP-ABAKUS  07 - Anhang 5.1 - Preisblatt - SAP-ABAKUS  08 - Anlage 6 - Verzeichnis der Leistungsempfaenger - SAP-ABAKUS  09 - Anlage 7 - Governance - SAP-ABAKUS  10 - Anhang 7.1 - KommMatrix - SAP-ABAKUS  11 - Anlage 8 - Verzeichnis der Subunternehmer - SAP-ABAKUS  12 - Anlage 10 - Compliance - SAP-ABAKUS  13 - Anlage 11 - Auftragsverarbeitungsvertrag AVV - SAP-ABAKUS  14 - Anhang 11.1 - AVA Formblatt - SAP-ABAKUS  15 - Anhang 11.2 - AVA Kommunikation AVV - SAP-ABAKUS  16 - Anhang 11.3 - AVA TOMs AVV - SAP-ABAKUS  17 - Anlage 15 - Softwareerstellung und -weiterentwicklung - SAP-ABAKUS  18 - Anlage 16 - Verhaltenskodex Vertragspartner - SAP-ABAKUS  19 - Anlage 17 - Service Management - SAP-ABAKUS  20 - Anlage 18 - Anforderungsmanagement - SAP-ABAKUS  21 - Anlage 19 - Vergabe von Einzelaufträgen - SAP-ABAKUS  22 - Anhang 19.1 - Entscheidungsmatrix Einzelaufträge - SAP-ABAKUS

Diese Vergabeunterlagen werden in finaler Fassung erst in der Angebotsphase zur Verfügung gestellt. Dem Erstangebot sind dann die jeweils aktualisierten Dokumente

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zu Grunde zu legen. Es werden ggf. Änderungsfassungen der betroffenen Dokumente zur Verfügung gestellt, was sämtliche Unterlagen betreffen kann.

Sollte der Auftrag nicht auf Grundlage der Erstangebote vergeben werden, werden die ausgewählten Bieter im Nachgang zu Verhandlungsgesprächen eingeladen. Der Bieter kann hierzu mit seinem Erstangebot Ergänzungen und Modifikationen zur Leistungsbeschreibung als Verhandlungsvorschläge unterbreiten. Hierzu ist das Formular 15_Verhandlungsvorschläge zu verwenden. Diese Verhandlungsvorschläge können nach Ermessen der Auftraggeberin in der Verhandlungsrunde aufgegriffen und erörtert werden. Ein Anspruch der Bieter hierauf besteht nicht. Die Bepreisung des Erstangebots ist auf Basis der vorliegenden leistungsbeschreibenden Unterlagen verbindlich vorzunehmen.

Vor Übergang in die Verhandlungsrunde werden die ersten Angebote anhand der Wertungskriterien einer Erstbewertung unterzogen und im Anschluss gegebenenfalls die Anzahl der am weiteren Verfahren beteiligten Bieter auf 3 Bieter reduziert, wenn mehr Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und nicht bereits auf Grundlage der Erstangebote der Zuschlag erteilt wird. Nur die drei Bieter mit den nach der Erstbewertung bestplatzierten Erstangeboten werden zu den Verhandlungen eingeladen.

3.2.1 Leistungsbewertung der Angebote Für die zu beschaffenden Leistungen wird die Verteilung der Wertungspunkte (Leistungspunkte) auf Basis einer Bewertungsmatrix durchgeführt (13_Bewertungsmatrix Zuschlag). Diese Unterlage wird den Bietern für die Ausarbeitung der Angebote als auszufüllende Excel-Datei zur Verfügung gestellt. Die Matrix wird von der Auftraggeberin zur Angebotswertung befüllt; von den Bietern ist die Matrix nicht auszufüllen und/oder einzureichen. Die Matrix dient lediglich zur Darstellung der Wertungspunkte und -methodik. Die in dem Blatt Mengenmodell, Spalte Tagessatz eingetragenen Zahlen dienen allein der Veranschaulichung der Wertungsmethodik und stellen keine Vorgaben an die Bieter dar.

Ebenso wird die Entscheidung (nach Erstangebot), ggf. welche der drei (3) von fünf (5) Bietern, die aus dem Teilnahmewettbewerb hervorgehen, Verhandlungen eingeladen werden, über diese Bewertungsregelung getroffen.

Die Zuschlagskriterien ergeben sich aus dem Blatt 14_Zuschlagskriterien.

Als wirtschaftlichstes Angebot gilt das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus allen Zuschlagskriterien.

3.2.2 Verhandlungsphase Sofern der Zuschlag nicht auf die ersten Angebote erfolgt ist vorgesehen, dass mit jedem ausgewählten Bieter eine Verhandlungsrunde durchgeführt wird. Die Verhandlung erfolgt immer nur mit einem Bieter. Für alle Termine gelten die gleichen Rahmenbedingungen. Der zeitliche Umfang sowie die finale Terminierung der Verhandlungen werden nach Wertung der Erstangebote und mit der Einladung zur Verhandlung festgelegt.

Die Verhandlungen können sich grundsätzlich auf alle Inhalte der Angebote und Vorgaben der Vergabe- und Vertragsunterlagen beziehen. Hiervon ausgenommen sind die Mindestanforderungen. Verhandelbar sind auch die Inhalte der Angebote zu den einzelnen Wertungskriterien, wobei eine Anpassung der Zuschlagskriterien als solche,

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wie sie sich aus der Bewertungsmatrix ergeben, jeweils ausgeschlossen ist. Hiervon unberührt kann der Auftraggeber auf Grundlage der Verhandlungen ggf. Anforderungen inhaltlich anpassen oder auch wegfallen lassen.

3.2.3 Preisblatt Alle Preisangaben sind in dem Dokument 07 - Anhang 5.1 - Preisblatt - SAP-ABAKUS einzutragen. Die angegebenen Preise sind Nettopreise und beziehen sich auf die geforderten Leistungen gem. Leistungsbeschreibung. In dem ReiterMengenmodell der Wertungsmatrix Angebot werden die Preise zu einer Gesamtsumme (netto) summiert und gehen zzgl. der aktuell gültigen Umsatzsteuer (19%) als Gesamtpreis (brutto) in die Wertung ein. Fehlende Preisangaben können nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorgaben zum Ausschluss führen.

Sämtliche Aufwendungen sind in den Einzelpositionen der Preisblätter einzukalkulieren, ggf. sind die Preisangaben auf ergänzenden Beiblättern/Anlagen zu detaillieren. Alle Leistungen, die für eine funktionsfähige, zuverlässige und performante Leistungserbringung notwendig sind, sind im Angebot des Bieters zu berücksichtigen und zu bepreisen. Der Bieter bestätigt mit der Angebotseinreichung, dass keine „verdeckten“ Kosten auf den Auftraggeber zukommen werden und der Preis alle erkennbar erforderlichen Leistungen für eine performante und funktionsfähige Überführung in den Wirkbetrieb umfasst.

3.2.4 Finale Angebote Nach Abschluss der Verhandlungsrunden werden die Bieter ggf. aufgefordert, fristgebunden ein überarbeitetes, finales Angebot einzureichen.

Die Auftraggeberin behält sich vor, die Vergabeunterlagen nach den Verhandlungen anzupassen und diese angepassten Vergabeunterlagen den überarbeiteten Angeboten zugrunde zu legen.

Die Prüfung und Bewertung der finalen Angebote (Final Offer) erfolgt anhand der mitgeteilten Bewertungsmatrix (siehe vorstehend Ziffer 3.2.1).

3.3 Zuschlag Die unterlegenen Bieter werden über die vorgesehene Zuschlagserteilung gem. § 134 GWB benachrichtigt. Die Informations- und Wartefrist nach § 134 GWB von 10 Tagen (bei elektronischem Versand) beginnt mit dem Tag der Absendung der Informationen durch den Auftraggeber.

Der Zuschlag erfolgt auf die drei wirtschaftlichsten Angebote. Der Zuschlag kann auch nur zwei oder einem Bieter/n erteilt werden wenn weniger als drei Angebote in der abschließenden Wertung verbleiben.

4 Vergabeunterlagen und einzureichende Unterlagen

4.1 Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen beinhalten folgende Dokumente:

00_Bewerber_Bieterbedingungen 01_Teilnahmeantrag 02_Erklärung zur Eignung 02.1_Vordruck Referenzen

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03_Bewerber-Bietergemeinschaftserklärung 04_Erklärung zum Einsatz Dritter 05_Verpflichtungserklärung 06_Erklärung zu Ausschlussgründen 07_Eigenerklärung Russland Sanktionen 08_Erklärung zu Datenschutz und Verschwiegenheit 09_Verpflichtungserklaerung Tariftreue HVTG 10_Bewertungsmatrix-Teilnahmeantrag 11_Hinweise zur Datenverarbeitung 12_Angebotsvordruck* 13_Bewertungsmatrix-Zuschlag* 14_Zuschlagskriterien* 15_Verhandlungsvorschläge 16_Vordruck Konzept Unterauftragnehmer* 17_Vordruck Konzept Mitwirkungsleistungen* 18_Vordruck Konzept Vorgehensweise und Methoden* 19_Vordruck Konzept Projektmanagement* 20_Vordruck Konzept Personal* 21_Vordruck Konzept Leistungsübergang* 22_Vordruck Konzept Migration SAP* 23_Vordruck Konzept Nachhaltigkeit* I 01 - Hauptvertrag - SAP-ABAKUS* I 02 - Anlage 1 - Verzeichnis der SLAs - SAP-ABAKUS* I 03 - Anlage 2 - Berichtswesen - SAP-ABAKUS* I 04 - Anlage 3 - Informationssicherheit - SAP-ABAKUS* I 05 - Anhang 3.1 - Anforderungskatalog - SAP-ABAKUS* I 06 - Anlage 5 - Preis- und Mengenvereinbarung - SAP-ABAKUS* I 07 - Anhang 5.1 - Preisblatt - SAP-ABAKUS* I 08 - Anlage 6 - Verzeichnis der Leistungsempfaenger - SAP-ABAKUS* I 09 - Anlage 7 - Governance - SAP-ABAKUS* I 10 - Anhang 7.1 - KommMatrix - SAP-ABAKUS* I 11 - Anlage 8 - Verzeichnis der Subunternehmer - SAP-ABAKUS* I 12 - Anlage 10 - Compliance - SAP-ABAKUS* I 13 - Anlage 11 - Auftragsverarbeitungsvertrag AVV - SAP-ABAKUS* I 14 - Anhang 11.1 - AVA Formblatt - SAP-ABAKUS* I 15 - Anhang 11.2 - AVA Kommunikation AVV - SAP-ABAKUS* I 16 - Anhang 11.3 - AVA TOMs AVV - SAP-ABAKUS* I 17 - Anlage 15 - Softwareerstellung und -weiterentwicklung - SAP-ABAKUS* I 18 - Anlage 16 - Verhaltenskodex Vertragspartner - SAP-ABAKUS* I 19 - Anlage 17 - Service Management - SAP-ABAKUS* I 20 - Anlage 18 - Anforderungsmanagement - SAP-ABAKUS* I 21 - Anlage 19 - Vergabe von Einzelaufträgen - SAP-ABAKUS* I 22 - Anhang 19.1 - Entscheidungsmatrix Einzelaufträge - SAP-ABAKUS*

• Diese Unterlagen werden erst in der Angebotsphase zur Verfügung gestellt bzw. vervollständigt.

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4.2 Teilnahmewettbewerb Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist der Teilnahmeantrag für die Eignungsprüfung zusammen mit den Eigenerklärungen durch den Bewerber auszufüllen und mit den erforderlichen Nachweisen einzureichen – nähere Einzelheiten zur Bewertung der Teilnahmeanträge siehe oben Ziff. 3.1.

Der Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde gem. § 47 VgV der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen ("Eignungsleihe", siehe oben Ziff. 3.1.3).

Mehrere Unternehmen können eine Bewerber- und Bietergemeinschaft eingehen (siehe oben Ziff. 3.1.5).

Folgende Dokumente sind durch den Bewerber/die Bewerbergemeinschaft vollständig auszufüllen und fristgerecht im Teilnahmewettbewerb einzureichen:

01 Teilnahmeantrag nebst geforderten Anhängen, Anlagen und Erklärungen 02_Erklärung zur Eignung 02.1_Vordruck Referenzen Ggf. 03_Bewerber- Bietergemeinschaftserklärung Ggf. 04_Erklärung zum Einsatz Dritter Ggf. 05_Verpflichtungserklärung 06_Erklärung zu Ausschlussgründen 07_Eigenerklärung Russland Sanktion 08_Erklärung zu Datenschutz und Verschwiegenheit 09_Verpflichtungserklaerung Tariftreue HVTG

4.3 Angebotsphase Im Rahmen der Angebotsabgabe wird durch die Auftraggeberin ausdrücklich gewünscht, dass durch den Bieter potentielle wirtschaftliche Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt und deren Auswirkungen dargestellt werden (Formblatt 15_Verhandlungsvorschläge).

Im Rahmen der Abgabe seines Angebotes hat der Bieter die in dem Dokument 14_Zuschlagskriterien aufgeworfenen konzeptionellen Aufgabenstellungen sämtlich zu beantworten (Finalisierung der Anforderungen erfolgt auftraggeberseitig erst in der Angebotsphase). Die Bieter reichen die in Ziff. 2 des Dokuments 15_Zuschlagskriterien aufgeführten Konzepte mit dem Angebot ein. Die Aufgabenstellung – welche Detailanforderungen werden an die Inhalte der Konzepte gestellt – gibt die Auftraggeberin mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe bekannt und finalisiert in diesem Zuge auch die Vordrucke, in welchen die Konzepte zu beschreiben und einzureichen sind.

Durch den Bieter ist das Preisblatt (20_Preisblatt) in den dafür vorgesehenen Feldern elektronisch auszufüllen. Das vollständig ausgefüllte Preisblatt ist als MS-Exceldatei dem Angebot beizufügen.

Wird im Laufe der Angebotsphase beabsichtigt, Teile des Auftrags durch Unterauftragnehmer erbringen zu lassen – ohne sich auf deren Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde zu berufen –, sind die hiervon betroffenen Auftrags- /Leistungsanteile im Vordruck Nachunternehmer anzugeben und auf gesondertes

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Verlangen der Vergabestelle der/die Unterauftragnehmer zu benennen sowie Unterlagen gem. 4.2 zum Nachweis der Eignung für diese/n sowie die entsprechenden Verpflichtungserklärungen vorzulegen. Eine weitergehende Prüfung der Eignung für diese Unterauftragnehmer bleibt vorbehalten.

Folgende Dokumente sind durch den Bieter vollständig auszufüllen bzw. auszuarbeiten, soweit gefordert zu unterschreiben bzw. zu zeichnen und als Erstangebot einzureichen:

12_Angebotsvordruck* I 07 - Anhang 5.1 - Preisblatt - SAP-ABAKUS* 15_Verhandlungsvorschläge 16_Vordruck Konzept Unterauftragnehmer* 17_Vordruck Konzept Mitwirkungsleistungen* 18_Vordruck Konzept Vorgehensweise und Methoden* 19_Vordruck Konzept Projektmanagement* 20_Vordruck Konzept Personal* 21_Vordruck Konzept Leistungsübergang* 22_Vordruck Konzept Migration SAP* 23_Vordruck Konzept Nachhaltigkeit*

• Diese Unterlagen werden erst in der Angebotsphase zur Verfügung gestellt bzw. vervollständigt.

5 Vertragsunterlagen

DerRahmenvertrag für Auslagerungen nebst Anlagen liegt den Vergabeunterlagen bei. Die Dokumente bilden ein einheitliches Vertragswerk.

Der Bieter erklärt mit der Angebotsabgabe, dass er den Vertrag mitsamt den Anlagen zur Kenntnis genommen hat und anerkennt. Die Vertragsunterlagen werden (wo vorgesehen) nach Zuschlagserteilung (= Vertragsschluss) von den Vertragsparteien nur noch deklaratorisch unterzeichnet.

Eigene allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters sind unzulässig und werden nicht Vertragsbestandteil.

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