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Leitfaden Ausschreibung Veranstaltungsdienste
A Gasteig Ausschreibung Veranstaltungsdienste
Leitfaden Ausschreibung Rahmenvereinbarung Veranstaltungsdienste Gasteig HP8
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Inhalt
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Einleitung 4
2.1. Ausgangslage 4
Kultur-, Bildungs- und Tagungszentrum 4
Generalsanierung 4
Veranstaltungsdienste 4
2.2. Bestimmungen zum Verfahren 5
- Randbedingungen des Vergabeverfahrens 5
3.1. Bestandteile der Ausschreibung 5
3.2. Ablauf und Termine 5
Fragen / Korrespondenz 6
3.3. Verfahrensbedingungen 6
Aufteilung der Angebote in Lose 6
Teilangebote / Nebenangebote 6
Projektsprache 6
Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen 6
Hinweispflicht bei Unvollständigkeit oder Unklarheiten 6
Geheimhaltung / Zweckbindung der Vergabeunterlagen 6
Urheberrecht und Kennzeichnung von Geheimnissen 7
Ausschreibung über Vergabeplattform 7
Die Rügepflicht 7
Kosten 7
Eindeutigkeit des Bewerbers 7
Bezugnahme auf die Informationen in der EU-Bekanntmachung 8
- Vergabeverfahren 8
4.1. Eignung 8
Verfahrensablauf 8
Formale inhaltliche Prüfung- Ausschlusskriterien 8
Eignungsprüfung - Auswahlkriterien 9
Einzureichende Unterlagen Präqualifikation 9
4.2. Prüfung Angemessenheit der Angebotspreise 10
4.3. Prüfung der Wirtschaftlichkeit 10
4.4. Zuschlagskriterien 10
4.5. Bewertung der Qualitätskriterien 10
4.6. Punktesystem - Kriterien D1-A und D2 bis D3 11
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4.7. Kriterien D1-B 12
4.8. Kriterien D2 12
- Vertragliche Unterlagen 12
Vertrag 12
Gültigkeit des Preisangebotes/Bindefrist 12
Datenaustausch 12
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- Einleitung
2.1. Ausgangslage
Kultur-, Bildungs- und Tagungszentrum Der Gasteig ist das große, zentral gelegene Kultur-, Bildungs- und Tagungszentrum Münchens.
Generalsanierung
Im Stammhaus des Gasteig und auf dem Gasteig-Gelände in der Rosenheimer Str. 5 sind um- fangreiche Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen (Generalsanierung) geplant. Die Ge- schäftsbetriebe der Nutzer werden in Interimsquartieren fortgeführt.
Veranstaltungsdienste
Die Gasteig München GmbH (GMG) führt die Ausschreibung der Veranstaltungsdienste für das Kulturzentrum Gasteig mit der Münchner Stadtbibliothek (MSB), der Hochschule für Musik Mün- chen (HMTM), der Münchner Volkshochschule (MVHS), den Münchner Philharmonikern (MPhil) und der Betreibergesellschaft Gasteig München GmbH (GMG) während der Sanierung des Gasteig-Stammgebäudes bezieht, durch.
Der Hauptstandort befindet sich in der Hans-Preißinger-Str. 8, 81379 München mit der Philhar- monie (1.800 Sitzplätze) und 3 weiteren Veranstaltungssälen, der Bibliothek, Unterrichts- und Büroräumen auf ca. 25.600 qm.
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2.2. Bestimmungen zum Verfahren
Nachfolgend vorab die wichtigsten Verfahrensinformationen: Auftragsbezeichnung: Veranstaltungsdienste CPV-Code: 79710000 Dienstleistungen von Sicherheitsdiensten
79990000-0 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
79992000-4 Empfangsdienste
Auftraggeber: Gasteig München GmbH, Rosenheimer Str. 5, 81667 München
Leistungsart: Dienstleistungsauftrag
Vergabeverfahren: Offenes Verfahren
Vergabestelle: Gasteig München GmbH, Rosenheimer Str. 5, 81667 München
- Randbedingungen des Vergabeverfahrens
3.1. Bestandteile der Ausschreibung
Die Ausschreibung ist in die folgenden Bestandteile strukturiert:
Teil A: Leitfaden Ausschreibung
Teil B1: Formblatt Unternehmensabfrage Zuschlagskriterien
Formblatt L124
B2: Leistungsbeschreibung, Kalkulation, Preisblatt
Planunterlagen Geheimhaltungserklärung
Teil C: Vertrag
3.2. Ablauf und Termine
Für die Erstellung des Angebots werden folgende Termine festgelegt:
• Bekanntmachung 02.07.2025 • Einreichung von Fragen 11.07.2025, 12.00 Uhr • Beantwortung der Fragen bis 15.07.2025 • Objektbesichtigung auf Anfrage KW 28 • Einreichung der Angebote 18.07.2025, 10:00 Uhr • Voraussichtlicher Vergabeentscheid (Information §134 GWB) KW 31 2025 • Arbeitsvorbereitung (Einweisung, Dienstanweisungen) KW33 - KW36 2025 • Leistungsbeginn mit Personal Vorort 01.09.2025
Es wird ein Termin zur Objektbesichtigung auf Nachfrage angeboten. Der Auftraggeber behält sich vor, die Termine anzupassen und die Bieter rechtzeitig über Anpassungen zu informieren. Die Besichtigung des Objekts wird dringend empfohlen, ist jedoch keine Mindestbedingung.
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Fragen / Korrespondenz
Sämtliche Korrespondenz, Fragen und gewünschte Auskünfte sind ausschließlich schriftlich über die eVergabe-Plattform der Deutschen eVergabe einzureichen.
3.3. Verfahrensbedingungen
Aufteilung der Angebote in Lose
Die Veranstaltungsdienste wurden in einem vorangegangenen Verfahren (Veröffentlichungs- nummer: 276986-2025) zusammen mit den Sicherheitsdienstleistungen für die Liegenschaft HP8 und den übrigen Interimsquartieren des Gasteig im April 2025 ausgeschrieben. Aufgrund eines Fehlers im Mengengerüst musste die Ausschreibung zu den Veranstaltungsdienstleistun- gen (Los 2) aufgehoben werden. Gegenstand der vorliegenden Leistung ist somit ausschließlich das ehemalige Los 2 der Veranstaltungsdienstleistungen.
Teilangebote / Nebenangebote
Teilangebote / Nebenangebote sind nicht zugelassen. Alle ausgeschriebenen Leistungen müssen angeboten werden.
Projektsprache
Die Sprache der Vertrags- und Projektabwicklung ist deutsch.
Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Teilnahmeanträge/Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabever- fahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.
Wesentliches Kennzeichen einer Auftragsvergabe im Wettbewerb ist die Gewährleistung eines Geheimwettbewerbs zwischen den teilnehmenden Bietern.
Hinweispflicht bei Unvollständigkeit oder Unklarheiten
Die Bieter haben sich von der Vollständigkeit der ihnen überlassenen Unterlagen zu überzeu- gen. Bei Unvollständigkeit der Unterlagen haben sie den Auftraggeber in Textform unverzüglich darüber zu unterrichten.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung der Bieter Unklarheiten, so haben die Bieter den Auftraggeber unverzüglich und vor Abgabe ihrer Teilnahmeanträge in Textform darauf hin- zuweisen. Ferner haben die Bieter den Auftraggeber auf eventuelle Widersprüche in den Verdin- gungsunterlagen unverzüglich in Textform aufmerksam zu machen. Gleiches gilt, falls die Bieter der Auffassung sind, dass die Unterlagen gegen geltendes Recht verstoßen.
Geheimhaltung / Zweckbindung der Vergabeunterlagen
Die Bieter sind verpflichtet, sämtliche Vergabeunterlagen, die sie von dem Auftraggeber erhal- ten, vertraulich zu behandeln. Diese Unterlagen dürfen ausschließlich zu dem Zweck verwendet werden, um dem Auftraggeber ein Angebot zu machen. Eine Weitergabe an Dritte oder eine an- derweitige Verwendung ist verboten. Soweit ein Bieter kein Angebot an den Auftraggeber ab- gibt, hat er die Unterlagen zu vernichten.
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Urheberrecht und Kennzeichnung von Geheimnissen
Die Bieter werden aufgefordert, die Teile ihres Angebotes, die ein Betriebs- oder Geschäftsge- heimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung auf Ein- sicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z.B. andere Bieter) ausgehen (vgl. § 165 Abs. 3 Satz 2 GWB).
Ausschreibung über Vergabeplattform
Die Gasteig München GmbH wird die Ausschreibungen für das Projekt Veranstaltungsdienste mittels der Applikation der Deutschen eVergabe, betrieben durch den Dienstleister Healy Hud- son, durchführen. Sofern zur Durchführung der Ausschreibung die Erhebung personenbezoge- ner Daten erforderlich sein sollte, werden diese personenbezogenen Daten durch den Dienst- leister Healy Hudson als für die Datenverarbeitung eigenverantwortliche Stellen erhoben, verar- beitet und an Gasteig München GmbH zur weiteren Durchführung der Ausschreibung übermit- telt. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Healy Hudson gelten daher die Daten- schutzbestimmungen von Healy Hudson. Die Gasteig München GmbH wird im Rahmen der Aus- schreibung erhobene personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung der Ausschrei- bung verarbeiten. Eine Übermittlung betreffender personenbezogener Daten durch Gasteig München GmbH an Dritte erfolgt in diesem Zusammenhang nur, sofern dies zur Durchführung der Ausschreibung erforderlich ist. Im Rahmen der Ausschreibung erhobene personenbezogene Daten werden durch Gasteig München GmbH gelöscht, sobald deren Kenntnis für die Durchfüh- rung der Ausschreibung nicht mehr erforderlich ist. Betroffene i. S. d. § 1 Abs. 1 Bundesdaten- schutzgesetz können ihre Rechte gemäß § 6 Bundesdatenschutzgesetz gegenüber der Healy Hudson als auch gegenüber Gasteig München GmbH, Rosenheimer Straße 5, 81667 München getrennt geltend machen.
Die Rügepflicht
Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach § 160 GWB. Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Vergabe- verstoß im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Angebots- oder Teilnah- mefrist gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr.2 und Nr. 3 GWB).
Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mit- teilung schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB), wobei für die Fristwahrung der Ein- gang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer maßgeblich ist.
Kosten
Für die Bearbeitung und die Einreichung der Teilnahmeanträge wird keine Entschädigung ge- währt. Die eingereichten Unterlagen verbleiben kostenfrei bei dem Auftraggeber.
Eindeutigkeit des Bewerbers
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Bitte achten Sie darauf, dass aus dem Angebot eindeutig hervorgeht, wer sich um die Vergabe dieser Leistungen bewirbt. Im Falle einer Auftragsvergabe kann der Vertrag nur mit der/dem Anbieter geschlossen werden, der im Angebot namentlich benannt ist.
Bezugnahme auf die Informationen in der EU-Bekanntmachung
Ergänzend wird ausdrücklich auf die Informationen, die in der EU-Bekanntmachung enthalten sind, Bezug genommen und verwiesen.
- Vergabeverfahren
Die Leistungen der Sicherheits- und Veranstaltungsdienste im Projekt Interimsquartiere Gasteig werden im einstufigen Offenen Verfahren ausgeschrieben:
Nachfolgend wird der Ablauf des Verfahrens inklusive der Bewertungskriterien dargestellt.
4.1. Eignung
Verfahrensablauf
Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird eine unbegrenzte Anzahl Bewerber öffentlich und EU- weit zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Die Angebotsunterlagen sind bis zum 18.07.2025, 10:00 Uhr über das online-Vergabeportal der Deutschen eVergabe einzureichen. Die eingereichten Angebote werden in mehreren Schritten geprüft. Erstens werden die Ange- bote ausgeschlossen, welche die in Kapitel 4.1.2 benannten Ausschlusskriterien aufweisen. Zweitens werden die Angebote, welche keine Ausschlusskriterien aufweisen, bewertet. Als Er- gebnis der ersten Stufe des ersten Wertungsschrittes liegt der Auftraggeberin eine Rangfolge der Bewerber entsprechend der erreichten Wertungspunkte vor.
Formale inhaltliche Prüfung- Ausschlusskriterien
Der Auftraggeber wird im ersten Prüfungsschritt (Präqualifikation) des Verfahrens anhand nach- folgend dargestellter Ausschlusskriterien (siehe hierzu Formblatt „Unternehmerabfrage Los1/Los2“ die eingehenden Angebote auswerten:
• Formalien
Fristgerechter Eingang der Bewerbung Bewerbungsunterlagen entsprechend der Ausschreibung Erklärung zur Teilnahme am Wettbewerb
• Rechtslage
Ausschlussgründe nach §§ 123 Abs. 1, 2, 3 GWB, Nachweis durch Eigenerklärung und Nachweis der Selbstreinigung Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 4 GWB, Nachweis durch Eigenerklärung Ausschlussgründe nach § 124 GWB, Nachweis durch Eigenerklärung
• Erklärungen
- Bestätigung über die Einhaltung von Mindestentgeltsätzen im Sinne des AEntG und des MiArbG, Nachweis durch Eigenerklärung
- Nachweis Finanzamt über Zahlung von Steuern und Abgaben oder gleichwertige Be- scheinigung des ursprungs- oder Herkunftslandes
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- Nachweise von mind. zwei Krankenkassen über Zahlung der Sozialabgaben im vergan- genen und laufenden Geschäftsjahr.
- Führungszeugnis aus dem Bundeszentralregister für die Geschäftsführung oder gleich- wertige Bescheinigung des ursprungs- oder Herkunftslandes
• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (oder vergleichbar) notwendig (nicht älter als 6 Monate)
• Mitgliedschaften
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft oder gleichwertige Bescheini- gung des ursprungs- oder Herkunftslandes.
• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Berufshaftpflichtversicherung: Personen- und sonstige Schäden mind. 5 Mio. EUR, 5.000.000,00 EUR für Umweltschäden, für Bearbeitungsschäden, Nachweis der Versiche- rung der gesetzlichen Haftpflicht des Bewerbers bei Schäden durch Sicherheitsmitarbei- ter in ursächlichem Zusammenhang mit strafbaren Handlungen bei Abhandenkommen, Beschädigung oder Vernichtung bewachter Sachen. (Nachweis jeweils im Teilnahmeantrag; akzeptiert wird auch eine Zusage des Versiche- rers, dass im Auftragsfall die Deckungssummen entsprechend und auf Kosten des Auf- tragnehmers angehoben werden)
- Mindestjahresumsatz in den Jahren 2022 – 2024 mind. 2 Mio. Euro/Jahr
• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
- Vorlage geeigneter und vergleichbarer Referenzen (die Vergleichbarkeit ist im Formblatt „Unternehmerabfrage“ definiert)
- Nachweis eines eingeführten und durch betriebliche Anweisungen umgesetzten Quali- tätsmanagementsystems entsprechend der DIN EN ISO 9001-er Reihe oder vergleich- bar.
Eignungsprüfung - Auswahlkriterien
Die eingehenden Angebote, bei denen keine der vorgenannten Ausschlusskriterien vorliegen und die genannten Mindestbedingungen (siehe Formblatt Unternehmensabfrage) erfüllen, wer- den als geeignet bewertet. .
.
Einzureichende Unterlagen Präqualifikation Folgenden Unterlagen ausgefüllt einzureichen:
- Unternehmerabfrage inkl. aller geforderter Nachweise
- Formular L124 Eigenerklärung
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4.2. Prüfung Angemessenheit der Angebotspreise
Angebote mit der höchsten Punktzahl aus der Eignungsprüfung, werden in diesem Prüfungs- schritt hinsichtlich der Angemessenheit der Preise geprüft. Bei ungewöhnlichen Abweichungen der Preise wird eine Aufklärung durchgeführt.
4.3. Prüfung der Wirtschaftlichkeit In diesem Prüfungsschritt werden folgende Angebotsbestandteile geprüft:
- Leistungsverzeichnis, Kalkulation, Preisblatt
- Konzept Thema Soziale Aspekte
- Darstellung Qualifikation und Erfahrung der Führungskräfte
- Umsetzungskonzept in Bezug zum Auftrag
- Einweisungs- und Schulungskonzept
- Plan für die Auftragsübernahme
- Darstellung Servicequalität und Kundenorientierung
- Darstellung Business Continuity Management
4.4. Zuschlagskriterien
Der Auftraggeber wird die eingehenden Angebote anhand der im Formblatt Zuschlagskriterien dargestellten Kriterien bewerten und die erreichten Leistungspunkte je Angebot ermittelt. Der Preis wird linear interpoliert.
4.5. Bewertung der Qualitätskriterien
Die Bewertung der Qualität erfolgt anhand der mit dem Angebot vorgelegten und ausgefüllten Formblätter D1-D3. Hierbei wird berücksichtigt, inwieweit die gemachten Angaben des Bieters erkennen lassen, dass die vorgelegten Konzeptunterlagen sowie deren Qualitätssicherungsmaß- nahmen das grundlegende Interesse des Auftraggebers unterstützen, das Projekt planungskon- form umzusetzen und die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Hierzu werden die in der Leistungs- beschreibung und den Formblättern D1-D3 angefragten Anforderungen mit Unterlagen des Bie- ters jeweils hinsichtlich der Umfänglichkeit des Konzeptes, der hinterlegten Qualitätssicherungs- maßnahmen, dem Bezug zum Projekt sowie angefragter weiterer Kenngrößen bewertet.
Die Höchstpunktzahl für diese Kriterien beträgt 10.000 Punkte. Die Verteilung der Punkte erfolgt gemäß der nachfolgenden prozentualen Aufteilung auf die folgenden Themen:
• Soziale Aspekte / Außertarifliche Zulagen (D1) Gewichtung 5% (500 Punkte)
• Führungskräfte (D2) Gewichtung 8% (500 Punkte)
• Umsetzung des Auftrags (D3) Gewichtung 27% (3000 Punkte)
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Das Thema „Umsetzung des Auftrags“ (D3) teilt sich noch einmal in folgende Unterkriterien auf:
D3-A1 Organisation und Durchführung der Dienstleistung Gewichtung 10% D3-A2 Personalgewinnung- und Gestellung Gewichtung 7% D3-A3 Qualitätsmanagement Gewichtung 10%
Die detaillierte Aufschlüsselung der Kriterien finden sich in der Vergabeunterlage B2_Zuschlags- kriterien_Los1 und in der Vergabeunterlage B2_Zuschlagskriterien_Los2“.
4.6. Punktesystem - Kriterien D1-A und D2 bis D3
Für die Bewertung der Angaben in den Formblättern D1-A und D3-A (Darstellung mit maximal 6000 Zeichen ohne Leerzeichen, ohne Sonderzeichen, Schriftgröße 11) wird ein Punkteverfahren angewendet. Bei Überschreitung der vorgegebenen Zeichenzahl erfolgt ein Punktabzug in der Bewertung der vom Bieter eingereichten Antworten.
Das Verfahren für die Bewertung jedes einzelnen Kriteriums sieht eine Skala von 0 bis 4 Punkten vor. Das Bewertungskonzept ergibt sich aus der Seite „Bewertungskriterien“ in der Vergabeun- terlage B2_Zuschlagskriterien_Los1 und in der Vergabeunterlage B2_Zuschlagskriterien_Los2.
Im verwendeten Bewertungstool wird jeder Frage der Formblätter D1 bis D3 eine separate Ge- wichtung durch den Auftraggeber gegeben. Der jeweils maximal erreichbare absolute Punktwert der Fragen ergibt sich aus deren prozentualem Anteil am Gesamtwert des Kriteriums Qualität. Einzelne Fragen werden zu Themenblöcken zusammengefasst.
Die jeweilige Wertung (0 - 4 Punkte) wird mit dem Punktwert multipliziert. Der resultierende Score eines Themenblocks wird durch die Anzahl der zu vergebenden Wertungspunkte (4) ge- teilt.
Beispiel:
Aus der vom AG festgelegten Gewichtung der einzelnen Fragen des Themenblocks D3-A1 („Or- ganisation und Durchführung der Dienstleistung“) ergibt sich für diesen ein prozentualer Anteil von 10% am Kriterium „Umsetzung des Auftrags“.
Der Block besteht aus drei Fragen.
| Frage Nr. | Gewich- tung | Max. Punktwert | Bewertung | Score | erreichter Punktwert |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 5,0% | 4 | 3 | 3,75% | 375 |
| 2 | 5,0% | 4 | 3 | 3,75% | 375 |
| 3 | 5,0% | 4 | 2 | 2,5% | 200 |
| 4 | 5,00% | 4 | 4 | 5,0% | 500 |
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Leitfaden Ausschreibung Veranstaltungsdienste
| 5 | 2,50% | 4 | 4 | 2,5% | 250 |
|---|---|---|---|---|---|
| 6 | 2,50% | 4 | 3 | 1,88% | 187,5 |
| 7 | 5,0% | 4 | 1 | 1,25% | 125 |
Insgesamt ergibt sich damit ein Score von 2062,5 Punkten von maximal möglichen 3000 Punkten.
4.7. Kriterien D1-B Die Bewertung eventuell vorgesehener außertariflicher Zulagen (ATZ) erfolgt analog zur Bewer- tung des Preisangebots. Die im "Preisblatt Personaleinsatz" aufgeführten außertariflichen Zulagen (ATZ) werden addiert. Das Angebot mit den höchsten ATZ erhält die maximale Punktzahl (4 Punkte). Die übrigen Ange- bote werden nach der Interpolationsmethode bewertet.
4.8. Kriterien D2
Die Bewertung der Führungskräfte (administrativer Leiter) erfolgt anhand eines Punkteverfahrens analog zu Ziffer 3.6. Das Bewertungskonzept ergibt sich aus der Seite „Bewertungskriterien“ des den Bietern in der Stufe 1 zugesandten Formblatts „Zuschlagskriterien“.
- Vertragliche Unterlagen
Vertrag
Vor Abgabe des Angebots kann der Bieter Fragen zum Vertrag stellen. Die Vergabestelle wir ge- mäß Terminplan 2.2 antworten und prüfen, ob die Vertragsunterlage angepasst werden kann. Nach Zuschalgserteilung sind die Vertragsbedingungen abschließend geklärt und nicht mehr verhandelbar.
Gültigkeit des Preisangebotes/Bindefrist
Der Bieter bindet sich an sein Angebot für mindestens 60 Tage über den Eingabetermin hinaus.
Datenaustausch
Für den Datenaustausch sind mindestens die folgenden Dateiformate zu gewährleisten:
CAD-Pläne: DWG und PDF Sonstige Dokumente: Word 2003, Excel 2003, MS-Project 2003, PDF-Format Bilddateien: JPEG-Format
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