Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste_01-07-25.pdf

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

Leistungsbeschreibung zur Durchführung von Veranstaltungsdiensten

für die Gasteig München GmbH

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

1 VORHABEN ..................................................................................................... - 4 -

1.1 AUFTRAGGEBERIN ...................................................................................................................................... - 4 - 1.2 ZIELSETZUNG............................................................................................................................................. - 4 -

2 ANGABEN ZUM AG UND DEN OBJEKTEN ..............................................................................................- 5 -

2.1.1 Gasteig-HP 8 ......................................................................................................................................- 5 - 2.2 HANS-PREIßINGER-STR. 8, 81379 MÜNCHEN .............................................................................................. - 5 - 2.3 AUSFÜHRUNGSZEITEN DES AN ..................................................................................................................... - 6 - 2.4 EINORDNUNG IN DIE AUFBAUORGANISATION DES AG .................................................................................... - 6 -

3 GESETZLICHE ANFORDERUNGEN ..........................................................................................................- 6 -

4 ANFORDERUNGEN AN DEN AN ...............................................................................................................- 7 -

4.1 VERPFLICHTUNGEN DES AN ......................................................................................................................... - 7 - 4.2 ORGANISATIONSSTRUKTUR ......................................................................................................................... - 7 - 4.3 AUFTRAGSÜBERNAHME ................................................................................................................................ - 8 - 4.4 SERVICESTANDARDS ................................................................................................................................... - 8 - 4.5 ARBEITSSCHUTZ ......................................................................................................................................... - 8 - 4.6 QUALITÄTSMANAGEMENT ............................................................................................................................ - 9 - 4.6.1 Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung ..........................................................................................- 9 - 4.6.2 Qualitätssicherung.............................................................................................................................- 9 - 4.6.3 Kontrollen durch AG ..........................................................................................................................- 9 - 4.6.4 Melde- und Berichtswesen..............................................................................................................- 10 - 4.6.5 Leistungsbilanz Sicherheit ..............................................................................................................- 10 - 4.6.6 Beschwerdebearbeitung .................................................................................................................- 11 - 4.6.7 Nachweis über sicherheitsrelevante Vorfälle .................................................................................- 11 - 4.6.8 Nachweisführung Anwesenheitskontrolle ......................................................................................- 11 - 4.7 EINSATZ VON NACHUNTERNEHMERN........................................................................................................... - 12 - 4.8 ARBEITSZEIT UND PAUSEN ........................................................................................................................ - 12 -

5 AUFGABENBESCHREIBUNG ...................................................................................................................- 12 -

5.1 GENERELLE AUFGABEN DES AN ................................................................................................................. - 12 - 5.2 BRANDBEKÄMPFUNG ................................................................................................................................. - 13 - 5.3 UMGANG MIT FUNDSACHEN ....................................................................................................................... - 13 - 5.4 GRUNDANFORDERUNGEN AN ALLE EINGESETZTEN MITARBEITERINNEN ......................................................... - 13 - 5.5 SCHICHTEINTEILUNG ................................................................................................................................ - 14 - 5.6 VERANSTALTUNGSDIENSTE ........................................................................................................................ - 14 - 5.6.1 Dienstleiterin .................................................................................................................................- 15 - 5.6.2 Ebenenleiter*in................................................................................................................................- 16 - 5.6.3 Einlasspersonal ................................................................................................................................- 16 - 5.6.4 Ebenenleitung Halle E .....................................................................................................................- 17 - 5.6.5 Garderobenpersonal ........................................................................................................................- 18 - 5.7 SONDERDIENSTE ...................................................................................................................................... - 19 -

6 PERSONAL ..................................................................................................................................................- 19 -

6.1 VERHALTEN AM ARBEITSPLATZ .................................................................................................................. - 19 - 6.2 KURZPORTRAIT DES EINSATZPERSONALS .................................................................................................... - 20 - 6.2.1 Veranstaltungsdienste.....................................................................................................................- 20 - 6.3 EINWEISUNG ........................................................................................................................................... - 20 -

7 TECHNIK UND INFRASTRUKTUR ..........................................................................................................- 21 -

7.1 BEREITSTELLUNG DURCH DEN AUFTRAGGEBER ............................................................................................ - 21 - 7.1.1 Räumlichkeiten / Betriebseinrichtung / Gerätschaften .................................................................- 21 - 7.1.2 Gebäude und Ausstattung ..............................................................................................................- 21 - 7.1.3 Weitere Infrastruktur ......................................................................................................................- 21 -

Stand 01.07.2025 2/23

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7.1.4 Bestellvorgang ................................................................................... - 22 - 7.2 BEREITSTELLUNG DURCH DEN AUFTRAGNEHMER .......................................................................................... - 22 - 7.2.1 Dienstbekleidung .............................................................................................................................- 22 -

8 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS ..................................................................................................................- 22 -

9 ANLAGEN .....................................................................................................................................................- 23 -

Stand 01.07.2025 3/23

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1 Vorhaben

Die Gasteig München GmbH, nachfolgend AG genannt, sucht einen Dienstleister als Auftragnehmer, nachfolgend AN genannt, der die Verantwortung für die von ihr benannten Schutzziele, wie z.B.

• den Schutz der körperlichen Unversehrtheit (Leib, Leben und Gesundheit) der Besucherinnen, Mitarbeiterinnen, Fremdfirmenangehörigen und sonstiger AG-fremder Personen während der Beauftragung in dem Veranstaltungsbetrieb zugewiesenen Flächen • den Bereich Veranstaltungsschutz sowie • Servicedienstleistungen (z.B. Einlass- und Garderobenpersonal)

übernimmt. Darüberhinausgehende Sicherheitsdienstleistungen wie Objektschutz, Baustellensicherung, Revierdienste sind nicht Teil der Leistung. Diese Leistungen werden im Rahmen eines separaten Auftrags vergeben und ausgeführt.

Der AN ist verantwortlich für die Auswahl und den Einsatz von Personal und Logistik. Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist es,

• einen Partner zu finden, mit dem der AG eine effiziente Serviceorganisation gewährleisten kann, welche die Anforderungen der beauftragten Dienstleistungen umfassend erfüllt, • auf die zukünftigen Entwicklungen reagieren zu können, indem auf die Erfahrung und Kompetenz eines leistungsfähigen Dienstleistungsunternehmens zurückgegriffen werden kann sowie • Servicedienstleistungen in verschiedenen Gebäuden zu unterschiedlichen Zeiten

erbringen zu lassen.

In der vorliegenden Leistungsbeschreibung werden die Anforderungen an Servicedienstleistungen der Objekte und zugehörige Außenflächen im Gasteig HP8, die vom AN zu erbringenden Leistungen und Qualitäten sowie die Schnittstellen zu den internen Anforderungen definiert.

Mit dieser Ausschreibung sucht der AG einen Dienstleister, der leistungs- und qualitätsorientiert arbeitet. Dies zeigt sich unter anderem durch konstante und regelmäßige Weiterbildung von Stammmitarbeitern*Stammmitarbeiterinnen, durch eine proaktive Zusammenarbeit mit dem AG und durch eine effektive und effiziente Ausführung des Auftrages.

1.1 Auftraggeberin

Gasteig München GmbH

Rosenheimer Straße 5 81667 München

1.2 Zielsetzung

Die oberste Prämisse für den zukünftigen AN ist die Erfüllung aller beschriebenen Anforderungen, hohe Fachkompetenz, Vertragstreue, Kontinuität, Flexibilität in der Erbringung der Dienstleistungen, sehr hohe Servicequalität sowie die Ausschöpfung vereinbarter qualifizierter und falls erforderlich, zertifizierter Dienste. Die Prozesssicherheit ist für alle Leistungspakete in gesondert beschriebenen Fällen nach Maßgabe der DIN 77200-1, der DIN 77200-2 (hier nur Ziffer 5) in der jeweils aktuellsten Fassung sowie der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen.

Stand 01.07.2025 4/23

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2 Angaben zum AG und den Objekten

2.1.1 Gasteig-HP 8

2.2 Hans-Preißinger-Str. 8, 81379 München

Abbildung 1: Gasteig HP8, Hans-Preißinger-Str. 8, 81379 München 1

Das gesamte Areal befindet sich im Eigentum der Stadtwerke München SWM und ist vom Gasteig für den Zeitraum der Generalsanierung als zentrales Quartier für das Publikum angemietet. Die denkmalgeschützte Halle E (ca. 7.600 qm) übernimmt die Funktion eines Foyers, sowie eines zentralen Eingangsbereichs für alle Institute:

• Münchner Philharmoniker – MPHIL • Münchner Stadtbibliothek – MSB • Münchner Volkshochschule – MVHS • Hochschule für Musik und Theater München – HMTM • Gasteig München GmbH – GMG

Sie nimmt einen Großteil der Nebennutzungen der Isarphilharmonie, den öffentlichen Bibliotheksbereich und weitere zentrale Funktionen der Institute und Gastronomie auf, und bildet so das ‚Forum Gasteig‘. Daneben ist die Isarphilharmonie (ca. 7.600 qm) angebaut. Die Isarphilharmonie nimmt außer dem Konzertsaal mit 1.800 Frontview-Sitzplätzen Proben-, Stimm- und Übungszimmer im Backstage- Bereich sowie das Foyer auf. Der weitere Nutzerbedarf der Institute wird in 3 maßgeschneiderten Modulen untergebracht. Im Haus G (ca. 5.400 qm) sind die Räumlichkeiten der HMTM und Verwaltungsräume der MPHIL und GMG untergebracht.

Im Haus K (ca. 3.600 qm) sind Unterrichtsräume der MVHS, ein Veranstaltungssaal (kleiner Saal) und Gastronomie untergebracht. Im eingeschossigen Saal X (ca. 400 qm) ist ein Veranstaltungssaal mit 248 Sitzplätzen untergebracht.

Weitere Nebenflächen sind in Bestandsgebäuden untergebracht.

1 Quelle: Gasteig München GmbH

Stand 01.07.2025 5/23

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2.3 Ausführungszeiten des AN

Die Ausführungszeiten des AN ergeben sich aus dem Veranstaltungsbetrieb des AG. Die Ausführungszeiten werden dem AN über Monatspläne mitgeteilt. Die genauen Einsatzzeiten sind in der Isarphilharmonie: Dienstleiter: 105 Minuten vor Veranstaltungsbeginn Ebenenleitungen: 75 Minuten vor Vorstellungsbeginn Einlasspersonal: 75 Minuten vor Vorstellungsbeginn Garderobenpersonal: 60 Minuten vor Vorstellungsbeginn

In allen anderen Sälen beginnen die Ausführungszeiten 45 Minuten vor Vorstellungsbeginn.

Bei Sonderveranstaltungen können sich geänderte Ausführungszeiten ergeben, auf die der AN flexibel reagieren muss. Grundsätzlich muss sich der AN darauf einstellen, zusätzliche Leistungen im Rahmen seiner Kapazitäten zu jeder Zeit, auch kurzfristig, erbringen zu müssen. Dies gilt insbesondere bei Veranstaltungen und Veränderungen der Sicherheitslage.

2.4 Einordnung in die Aufbauorganisation des AG

Die Veranstaltungsdienste sind dem Geschäftsbereich Veranstaltungsmanagement zugeordnet.

3 Gesetzliche Anforderungen

Der AN verpflichtet sich, die ihm übertragenen Leistungen stets unter Wahrung sämtlicher gesetzlicher Vorschriften und Pflichten zu erfüllen. Der AN weist den AG schriftlich auf sämtliche Änderungen der für die Leistungserbringung relevanten Gesetze und Vorschriften und die sich daraus ergebenden notwendigen bzw. empfehlenswerten Maßnahmen hin. Über das weitere Verfahren entscheidet dann der AG.

Darüber hinaus gelten u. a. folgende Vorschriften in der jeweils gültigen Version als Grundlage für die Leistungserbringung:

• Staatliche und berufsgenossenschaftliche Arbeitsschutzvorschriften (insb. DGUV-Vorschriften 23 und 24) • Hausinterne Vorschriften des AG, hier insbesondere die Hausordnung des AG sowie detaillierte Anforderungen in den Bereichen Sicherheit, Brandschutz, Arbeitsplatzrichtlinie, Geschäftsanweisungen etc. • VStättV • Brandschutzkonzept • Sicherheitskonzept • Einschlägige DIN-Normen • Hygienevorschriften ggf. weitere Vorschriften bzw. Regelungen, die durch den AN zu beachten sind Sofern während der Vertragszeit neue Regelungen in Kraft treten, die die Leistungserbringung berühren, werden diese in den Vertrag mit einbezogen.

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4 Anforderungen an den AN

4.1 Verpflichtungen des AN

Der AN verpflichtet sich, die Bestimmungen entsprechend der Verordnung über das Bewachungsgewerbe, (Bewachungsverordnung – BewachV) vom 03. Mai 2019 (BGBl. I S. 692) einzuhalten (soweit für Veranstaltungsdienstleistungen einschlägig). Es gilt die jeweils aktuelle Veröffentlichung.

Der AN verpflichtet sich, zusätzlich zu den in diesem Dokument, der DIN 77200-1 sowie der Ziffer 5 der DIN 77200-2 (in den jeweils aktuellsten Fassungen) dargelegten Anforderungen, dazu

• keine kostenauslösenden Maßnahmen außerhalb der Vergütung zu Lasten des AG zu veranlassen (Ausnahme: bei Gefahr im Verzug), • auf Umstände aufmerksam zu machen, die dem Ansehen des AG und / oder den Nutzern Schaden oder wirtschaftliche Nachteile herbeiführen können, • seine gewonnenen Erkenntnisse bei veränderter Sicherheitslage dem benannten Ansprechpartner des AG bekanntzugeben und Lösungsansätze zu entwickeln, • Optimierungsvorschläge für die Besetzungszeiten der Positionen dem AG mitzuteilen, zugunsten oder zulasten des AN. • Mitwirkung bei der Durchführung der im Sicherheitskonzept des AG bezeichneten Maßnahmen.

Der AN verpflichtet sich, die für das Tarifgebiet Bayern geltenden Lohn- und Rahmentarifabkommen des Bewachungsgewerbes sowie alle zum Schutz der Arbeitnehmer erlassenen Vorschriften, insbesondere die Vorschriften zum Arbeitsschutz (z.B. DGUV-V 23), einzuhalten, insofern für Veranstaltungsdienstleistungen Tarifgruppen bzw.eine Tarifbindung vorliegt. Derzeit gilt der Entgelttarifvertrag für Sicherheitsdienstleistungen Nr. 39 in Bayern vom 15.01.2025.

Das ArbZG sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten sind unbedingt einzuhalten.

4.2 Organisationsstruktur

Die Organisationsstruktur, die der AN vorsieht, um die Dienstleistungen entsprechend der Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung durchzuführen, ergibt sich aus dem Angebot.

Es ist eine Führungskraft vorzusehen, welche dem AG als Hauptansprechpartnerin benannt, für die administrative Umsetzung des Auftrags verantwortlich und allen MitarbeiternMitarbeiterinnen am Objekt gegenüber weisungsbefugt ist („Administrativer Leiterin“). Die Beschreibung der Aufgaben und Tätigkeiten desder Administrativen LeistersLeiterin und des sonstigen eingesetzten Personals erfolgt in den weiteren Kapiteln. Die routinemäßig vom AN zu erbringenden Leistungen werden nach der Zuschlagserteilung im Detail abgestimmt.

Das Personal des AN unterliegt nicht dem direkten Weisungsrecht durch Mitarbeiter*innen des AG. Die Weisungsbefugnisse sind mit Beginn der Tätigkeit zwischen AG und AN im Detail abzustimmen und in den nach Vertragsschluss zu erstellenden Dienstanweisungen zu dokumentieren.

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4.3 Auftragsübernahme

Der AN verpflichtet sich, bereits vor Leistungsbeginn mit den Aufgaben und Abläufen des Veranstaltungsbetriebs des AG vertraut zu machen, um seine vertraglich geschuldeten Leistungen ab dem festgelegten Leistungsbeginn ordnungsgemäß erbringen zu können. Die Einweisung soll unmittelbar an der Anlage erfolgen und darf den laufenden Betrieb nicht tangieren. Pro Einweisung ist ein halber Arbeitstag einzuplanen. Diese Zeiten sind mit dem Angebotspreis abgegolten. Der AN hat keinen Anspruch auf gesonderte Vergütung der Einweisungs- und Schulungszeiten. Die Schulungszeiten sind somit Bestandteil der projektbezogenen Einweisung des Personals.

4.4 Servicestandards

Der AN ist verpflichtet, zur Erbringung seiner Leistungen die zur Verfügung gestellten Einrichtungen und Werkzeuge bzw. Hilfsmittel einzusetzen. Hierzu zählen:

• die Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen und die unverzügliche Information des Kundenbeauftragten des AG bei allen erkannten Sicherheitsrisiken, • die Erstellung und die Pflege von Alarmplänen und Dienstanweisungen auf Grundlage der Planungen des AG; die Mitarbeiterinnen sind unverzüglich über Veränderungen zu unterrichten, • die lückenlose Dokumentation der Kenntnisnahme der Dienstanweisungen durch das Personal, • die Führung von Teilnehmerlisten mit persönlicher Unterschrift der Mitarbeiterinnen, um die inhaltliche Kenntnisnahme und die Teilnahme an Schulungen, Einweisungen etc. zu bestätigen, • die Führung von Ereignistagebüchern oder sonstigen geeigneten Dokumentationsmitteln über alle Ereignisse, die über den normalen Dienstbetrieb hinausgehen (besondere Vorkommnisse wie zum Beispiel Beschwerden, Auffinden und Abnahmen von Gegenständen usw.) sowie

Darüber hinaus gelten die Inhalte, die sich aus den mit dem Angebot eingereichten Konzepten ergeben. Der AG behält sich vor, eigene Audits - sowohl angemeldet als auch unangemeldet - durchzuführen bzw. Dritte hierzu zu beauftragen. Zur Bewertung der Zufriedenheit der Nutzer mit den Leistungen des AN kann vom AG nach Bedarf eine Nutzerbefragung durchgeführt werden.

Die aus diesen Audits resultierenden Erkenntnisse und ggf. notwendigen Verbesserungsmaßnahmen des AN können nicht nur personelle, sondern auch ablauforganisatorische und technische Gegebenheiten berücksichtigen.

Das eingesetzte Personal hat externe Qualitätsaudits, die durch den AG veranlasst werden, aktiv zu unterstützen.

4.5 Arbeitsschutz

Die Durchführung sämtlicher beauftragter Leistungen erfolgt nach den in Deutschland geltenden Regelungen und Vorschriften über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

Der AN verpflichtet sich, eine gemäß den gültigen Vorschriften entsprechende Arbeitsschutzorganisation zu unterhalten, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (FaSi) sowie

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entsprechende Sicherheitsbeauftragte zu benennen, zu qualifizieren und weiterzubilden. Weiterhin hat er für seine Arbeitsplätze eine Gefährdungsbeurteilung gem. §§ 6 und 8 DGUV-Vorschrift 23 und 24 durchzuführen, zu dokumentieren sowie darauf aufbauend sein Personal wiederkehrend entsprechend zu belehren bzw. zu schulen. Die Nachweise und Dokumentationen hierzu sind dem AG mindestens einmal jährlich ohne Aufforderung vorzulegen.

Abhängig von den Tätigkeiten und den damit verbundenen Risiken an den verschiedenen Arbeits- / Einsatzplätzen hat der AN die erforderliche entsprechende persönliche Schutzausrüstung (PSA) zu stellen. Der AN wird für die vom AG zur Nutzung überlassenen Anlagen/Einrichtungen und Geräte prüfen, um den aus den Aspekten der Arbeitssicherheit einwandfreien Zustand zu bestätigen.

4.6 Qualitätsmanagement

Der AN weist nach, dass er über ein zertifiziertes Qualitätsmanagement-System verfügt und während der Vertragslaufzeit erhält. Er gewährleistet im Rahmen der Tätigkeit durch einen stetigen Qualitäts- und Optimierungsprozess die Prozessqualität sicherzustellen. Wiederholungsnachweise sind regelmäßig zu erbringen bzw. dem AG unaufgefordert vorzulegen.

Alle Abläufe sind eindeutig zu beschreiben und die entsprechende Umsetzung sicherzustellen. Darüber hinaus hat der AN regelmäßige Prozess-Audits durchzuführen. Die Dokumentation der Auditergebnisse hat digital (auswertbar) und in Papierform zu erfolgen. Die Dokumentation der Audits ist dem AG unverzüglich vorzulegen.

4.6.1 Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung

Es gelten die durch den AN in dem mit dem Angebot eingereichten Konzept beschriebenen Verfahren. Diese sind durch den AN zu nutzen, um die Qualität der erbrachten Dienstleistung zu erfassen und positiv zu beeinflussen.

4.6.2 Qualitätssicherung

Der AN wird durch dendie benannten Ansprechpartner*in an regelmäßigen Jour-fixe-Terminen mit dem AG teilnehmen. Der Turnus wird durch den AG je nach Bedarf festgelegt, voraussichtlich einmal pro Monat. Weiterhin werden Qualitätssicherungsgespräche vereinbart, die den Stand der Leistungserbringung bewerten sowie Anpassungen und Veränderungen in den betrieblichen Abläufen aufzeigen.

Der AN ist verpflichtet, an allen Positionen eine regelmäßige Dienstaufsicht, besonders auch außerhalb der büroüblichen Zeiten, durch Führungskräfte des AN durchzuführen.

Dem AG bleibt es unbenommen, durch eigene Maßnahmen, wie zum Beispiel Lieferantenaudits oder Realtests, die Qualität der erbrachten Dienstleistungen zu ermitteln und zu bewerten. Bei Audits des AG und dessen Kunden ist der AN zur Mitwirkung verpflichtet.

4.6.3 Kontrollen durch AG

Der AG ist berechtigt, den AN bezüglich der Einhaltung von Vertragsverpflichtungen zu kontrollieren oder einen Dritten mit der Durchführung der Kontrollen zu beauftragen.

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Hierzu gehört insbesondere auch die Einsicht in Personalunterlagen einschließlich Aus- und Weiterbildungsnachweisen, Entgeltabrechnungen usw. Die hierfür notwendige Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter*innen ist durch den AN schriftlich einzuholen. Dieser Nachweis ist dem AG vor dem erstmaligen Einsatz zusammen mit dem Kurzportrait (siehe Ziffer 6.2) vorzulegen.

Mitarbeiter*innen, die diese Zustimmung nicht abgeben oder eine gegebene Zustimmung widerrufen, dürfen beim AG nicht eingesetzt werden.

Der AG wird eine permanente Kontrolle der zu erbringenden Leistung durchführen. Dazu bedient sich der AG u.a. folgender Hilfsmittel:

• Abgleich angegebener Besetzungszeiten der Positionen mit den Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung, • Stichproben des AG zur Kontrolle der Kleidung, des Auftretens und des Verhaltens der eingesetzten Mitarbeiter*innen, • Prüfung der Qualität, Plausibilität und Pünktlichkeit der an den AG zu übermittelnden Berichte und Dokumentationen, • Auswertung der durch die Zutrittskontrollanlage erfassten Daten.

4.6.4 Melde- und Berichtswesen

Für ein funktionierendes Meldewesen und die erforderliche statistische Auswertung sind durch den AN geeignete Organisationsmittel (Vordrucke, Formulare, Tagebücher). .

Folgende Dokumentationen bzw. Berichte sind ständig zu führen: • Meldung von Mängeln an Einrichtungen, Ausrüstung und Gerät an die Zentrale im Haus G • Entgegennahme von Fundmeldungen und Dokumentation • Erfassung und Erstellung von Statistiken zur Leistungserbringung in Abstimmung mit dem AG

Der AN führt sein Melde- und Berichtswesen nach den Vorgaben des AG. Dieses ist vor Auftragsaufnahme mit dem AG abzustimmen.

Sicherheitsrelevante Vorkommnisse sind unverzüglich persönlich oder telefonisch der Sicherheitszentrale und dem verantwortlichen Ansprechpartner des AG zu melden und in dem Schichtberichte zu dokumentieren.

Für die Erstellung von Meldungen und Berichten sind Besonderheiten im internen Verfahrensablauf mit dem AG rechtzeitig vor Leistungsbeginn abzustimmen.

4.6.5 Leistungsbilanz Sicherheit

Der AN verpflichtet sich, eine vierteljährliche Leistungsbilanz mit der sicherheitsrelevanten Lageeinschätzung zu erstellen. Die genannten Leistungsbilanzen sind demder Ansprechpartnerin des AG spätestens drei Arbeitstage nach Beendigung des jeweiligen Zeitraumes zu übermitteln.

Einzelheiten hinsichtlich Gestaltung und Empfänger werden nach Auftragserteilung vereinbart.

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4.6.6 Beschwerdebearbeitung

Der AN ist dem AG gegenüber für ein kundenorientiertes und hilfsbereites Auftreten seiner Mitarbeiter*innen verantwortlich. Beschwerden sind in diesem Zusammenhang auf ein Minimum zu reduzieren.

Beschwerden von Besuchern*Besucherinnen, Lieferanten oder sonstigen Stellen über das eingesetzte Personal des AN leitet der AG zur Stellungnahme an den AN weiter. Der AN verpflichtet sich, zu den Beschwerden innerhalb von maximal fünf Kalendertagen ab Zugang der Beschwerden beim AN umfassend begründet und schriftlich Stellung zu nehmen.

In Fällen von besonderer Bedeutung, Dringlichkeit oder Öffentlichkeitswirksamkeit kann der AG die entsprechende Bearbeitung der Beschwerde innerhalb von 24 Stunden ab Zugang beim AN verlangen.

Beschwerden, welche direkt an den AN gerichtet sind und sich auf den Einsatz beziehen, sind dem AG unverzüglich und unaufgefordert anzuzeigen und zu übergeben.

Bei nicht fristgemäßer oder nicht genügender Beantwortung der an den AN weitergeleiteten Beschwerden, kann der AG vom AN verlangen, dass derdie von der Beschwerde betroffene Mitarbeiterin des AN bis zum Eingang einer umfassend begründeten Stellungnahme beim AG und bis zur Klärung des Sachverhaltes mit sofortiger Wirkung vom Dienst für den AG auszunehmen ist.

In Fällen mit besonderer Öffentlichkeitswirksamkeit oder von besonderer Schwere hat der AN eigenverantwortlich dafür zu sorgen, dass die betroffenen Mitarbeiterinnen bis zur Klärung des Sachverhaltes unverzüglich von einem weiteren Einsatz beim AG ausgenommen werden. Die Entfernung desder Mitarbeiters*Mitarbeiterin aus dem Einsatz beim AG ist dem AG unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

In regelmäßigen Gesprächen mit dem AN wird ein fester Tagesordnungspunkt verankert, anlässlich dessen der AN über seine Maßnahmen zur Vermeidung der Beschwerden berichtet. Dies gilt insbesondere dann, wenn gegen Mitarbeiterinnen des AN innerhalb eines Zeitraumes von zwei Monaten drei berechtigte Beschwerden vorliegen oder Mitarbeiterinnen des AN durch unangemessene Bekleidung aufgefallen sind. Die durch den AN ergriffenen oder zu ergreifenden Maßnahmen sind zu protokollieren und deren Durchführung dem AG gegenüber in geeigneter Form nachzuweisen. Darüber hinaus hat der AN eine Statistik über Beschwerden inkl. Beschwerdegrund und Erfassung desder betroffenen MitarbeitersMitarbeiterin zu führen.

4.6.7 Nachweis über sicherheitsrelevante Vorfälle

Der AN ist verpflichtet, alle Vorkommnisse und sicherheitsrelevanten Vorgänge / Vorfälle unverzüglich zu melden.

Einzelheiten hinsichtlich Format, Gestaltung und Empfänger der Meldungen werden nach Auftragserteilung vereinbart.

4.6.8 Nachweisführung Anwesenheitskontrolle

Die Nachweisführung des AN in Bezug auf die Anwesenheit des Einsatzpersonals ergeben sich ausdem pro Veranstaltungstag zu erstellenden Anwesenheitsprotokolls, das nach Ende der letzten Veranstaltung dem AG zu übermitteln ist.

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4.7 Einsatz von Nachunternehmern

Der AN muss die Leistungen grundsätzlich durch die Unternehmen erbringen, die er in seinem Angebot hierfür benannt hat.

Der AN darf von der angegebenen Arbeitsteilung zwischen den benannten Unternehmen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG abweichen. Dies gilt auch für einen eventuellen Einsatz einer Tochtergesellschaft oder einer sonstigen konzerneigenen Gesellschaft des AN.

Der AN hat dem AG die beabsichtigte Einschaltung eines Nachunternehmers spätestens 10 Werktage vor dem geplanten Nachunternehmereinsatz anzuzeigen und die schriftliche Zustimmung des AG einzuholen. Die Gründe für den Einsatz eines Nachunternehmers sind dem AG mit der Anzeige schriftlich darzulegen.

Der AG darf der Beauftragung eines Nachunternehmers oder dessen weiterem Einsatz widersprechen, wenn Zweifel an dessen Fachkunde, Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit im Hinblick auf die von ihm auszuführenden Leistungen bestehen. Das Widerspruchsrecht des AG besteht bis zwei Wochen nach Beantragung der Zustimmung und vollständiger Erteilung der vom AG geforderten Auskünfte und Vorlage der vom AG geforderten Nachweise durch den AN.

Für alle Nachunternehmer gelten die Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung sowie die Vertragsbedingungen in gleicher Weise wie für den AN.

4.8 Arbeitszeit und Pausen

Der AG erwartet, dass das ArbZG sowie die darauf basierende Rechtsprechung strikt eingehalten werden.

Das Konzept des Bieters zur Dienstplangestaltung sowie zur Umsetzung der vertragsgemäßen Besetzung der einzelnen Positionen unter Berücksichtigung von Pausenregelungen ergibt sich aus seinem Angebot / Konzept des AN.

Es ist darauf zu achten, dass die sich aus der Rechtsprechung ergebenden Anforderungen an Ruhepausen erfüllt werden. Diese besagen insbesondere, dass während der Pausen die Mitarbeiter*innen

• sich nicht zur Arbeitsleistung bereithalten müssen, • nicht dem Direktionsrecht des Arbeitgebers unterliegen und • nicht verpflichtet werden können, sich in einem bestimmten Raum bzw. an einem bestimmten Ort aufzuhalten (außer dies wäre in einer Betriebsvereinbarung abweichend geregelt). Dies gilt auch für den Fall, dass der AN Kurzpausen gem. § 7 Abs. 1 Ziff. 2 in Verbindung mit § 4 Ziff. 2 MRTV Bund anordnet.

5 Aufgabenbeschreibung

5.1 Generelle Aufgaben des AN

Der AN hat gemäß den Anforderungen des AG die Besetzung der Einzelpositionen und Sonderdienste durch qualifiziertes und eingewiesenes Ppersonal zu erbringen. Hierzu zählen insbesondere folgende Aufgaben:

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• Sicherheitsdienstleistungen bei Veranstaltungen, z. B. Einlasskontrolle, Garderobendienste, Unterstützung bei Räumungen usw.Durchsetzung der jeweiligen Hausordnung • Dokumentation von Störungen und Ereignissen • Vollzähligkeitsüberprüfung der Schlüssel an den einzelnen Positionen im Rahmen der Dienstübergabe inkl. Dokumentation • Weiterleitung relevanter Informationen, z.B. bei Zwischenfällen, Vandalismus, Einbruch und Diebstahl • Pflicht zur Informationseinholung im Allgemeinen • Durchsetzungspflicht bezogen auf die Gesetze, Verordnungen, Normen (u.a. DIN, EN), usw., die dem Betrieb und dem Einsatz von Personal und technischen Geräten zugrunde liegen, soweit diese die Aufgabenerfüllung betreffen. • Regelmäßige Überprüfung der eigenen personellen Dienstleistung auf ihre Wirksamkeit und ggf. deren Anpassung. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der technischen Infrastruktur. Abweichungen oder Änderungen sind mit dem AG abzustimmen. • Benennung einer verantwortlichen Person zur Umsetzung und Überwachung des Service- und Schulungskonzeptes. Die Erstellung von Service- und Schulungsmaßnahmen und deren verbindliche Dokumentation ist Teil des Leistungsumfangs. • Alarmverfolgung auf Basis von Dienstanweisungen und vorgegebener Szenarien

Die Begleitung von Rettungsdienste erfolgt durch das Sicherheitspersonal.

5.2 Brandbekämpfung

Die Bekämpfung von Bränden obliegt grundsätzlich der Münchner Berufsfeuerwehr. Die Brandschutzordnung des AG wird bei Vertragsübernahme zur Verfügung gestellt. Für die Bekämpfung von Klein- und Entstehungsbränden sind entsprechende Handfeuerlöscher und Kleinlöschgeräte verfügbar. Der AN stellt sicher, dass das eingesetzte Sicherheitspersonal über ausreichende Kenntnisse über die vorhandenen Brandschutzeinrichtungen verfügt, diese Löschgeräte im Ereignisfall fachgerecht bedienen und einsetzen zu können. Alle Mitarbeiterinnen, für die die Weiterbildung „Brandschutzhelferin“ gefordert wird, müssen diese mind. alle drei Jahre wiederholen.

5.3 Umgang mit Fundsachen

Aufgefundene bzw. übergebene Gegenstände sind dem AG zur Weiterleitung an das zuständige Fundbüro zu übergeben. Es wird darauf hingewiesen, dass das Personal des AN in Ausübung seiner Tätigkeiten für den AG nicht Finder im Sinne der §§ 965 ff. BGB werden kann und damit auch keine Eigentumsrechte oder Anspruch auf Finderlohn erwirbt.

In den Dienstanweisungen ist eine entsprechende und mit dem AG abgestimmte Verfahrensanweisung zu erstellen.

5.4 Grundanforderungen an alle eingesetzten Mitarbeiter*innen

Die Tätigkeiten des AN haben eine erhebliche Außenwirkung. Die Qualität der erbrachten Leistungen steht in direktem Verhältnis mit dem Anspruch an das Gesamterscheinungsbild des AG bei Besuchern*Besucherinnen und Kunden.

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

Die für feste Positionen vorgesehenen Mitarbeiterinnen der Dienst- und Ebenenleitung sind dem AG auf dessen Wunsch vor der ersten Einweisung persönlich vorzustellen und vom AG freizugeben. Der AN stellt sicher, dass seine Mitarbeiterinnen für die von ihnen gemäß Leistungsbeschreibung geforderten Arbeiten geschult, körperlich geeignet, ausreichend qualifiziert und in jeder Hinsicht zuverlässig sind.

Der AN muss grundsätzlich in der Lage sein, ausgeschriebene und erforderliche Aufgaben durch Fachkräfte abzudecken. Das entsprechende Personal mit den erforderlichen Kenntnissen, die für die jeweilige Erbringung der Leistungen notwendig sind, wird vom AN vorgehalten. Des Weiteren hat der AN sicherzustellen, dass diese Mitarbeiter*innen über die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Kenntnisse bezüglich Sicherungseinrichtungen, Gebäudespezifikationen und der örtlichen Gegebenheiten verfügen.

Es gelten folgende allgemeinen Qualifikationen und Mindestanforderungen für das vom AN einzusetzende operative Servicepersonal:

• Umfassende und vollständige Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift (entsprechend GER B1, formale Nachweise müssen nicht erbracht werden) • sicheres und freundliches Auftreten, gepflegtes Erscheinungsbild (inkl. Dienstkleidung) • aktueller Nachweis eines Erste-Hilfe-Lehrgangs (9 UE) • Unterweisung in Bedienung von Eva-Chairs • Technisches Verständnis

Hiervon abweichende Anforderungen sind bei den jeweiligen Einzelaufgaben aufgeführt.

Der Auftraggeber behält sich vor, bei Vorliegen einer Falschangabe, einer falschen Darstellung oder sonstigen dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten oder von ihm angeforderten Informationen den Einsatz eineseiner MitarbeitersMitarbeiterin des AN abzulehnen.

Aufgrund der Qualifikationsanforderungen und der damit verbundenen Dauer von Aus- und Weiterbildungen räumt der AG dem AN eine Karenzzeit von drei Monaten nach Auftragsbeginn zur Erlangung der Qualifikationen. ein. Dies gilt nicht für Führungskräfte. Der AG kann die Karenzzeit einmalig um weitere drei Monate verlängern. Nach Ablauf der Karenzzeit dürfen nur noch SMA eingesetzt werden, die über alle geforderten Qualifikationen verfügen.

5.5 Schichteinteilung

Für alle im Folgenden genannten Dienstzeiten gilt, dass es sich dabei um die Zeiträume handelt, in denen die jeweils genannten Positionen zu besetzen sind. Die tatsächliche Schichteinteilung (im Rahmen der Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung) verbleibt in der alleinigen Verantwortung des AN.

Die bei den Einzelaufgaben genannten Qualifikationsnachweise sind zusammen mit dem Kurzportrait (Ziffer 6.2) vor dem ersten Einsatz vorzulegen.

5.6 Veranstaltungsdienste

Die Zahl an Veranstaltungen, die in den Gebäuden des AG durchgeführt werden, sind unterschiedlich, die Dienststärke hängt beim Einlasspersonal von den Verkaufszahlen (Rang und

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

Chorbalkon) und Art der Veranstaltung, beim Garderobenpersonal von den Verkaufszahlen, Jahreszeit und Witterung ab.

Bei Einführung einer elektronischen Zugangskontrolle kann die erforderliche Personenzahl des Einlassdienstes reduziert werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei den Veranstaltungsdiensten kein Anspruch und auch keine berechtigte Erwartung des AN besteht, dass in einem bestimmten Jahr der Auftragsdurchführung eine bestimmte Menge an Stunden abgerufen wird.

Die Veranstaltungsdienste sind in der Regel Ordnungsdienste und damit keine Bewachungsdienste gem. § 34a GewO. Daher geltendie Grundanforderungen der Ziffer 5.7 nicht. Allerdings wird für bestimmte Funktionen dennoch die Forderung nach einer Qualifikation für das Bewachungsgewerbe gestellt, da unter Umständen Sicherheitsaufgaben anfallen können (z.B. bei aggressiven Besuchern*Besucherinnen), die bei den jeweiligen Positionen benannt werden.

5.6.1 Dienstleiter*in

5.6.1.1 Aufgaben

Eine Dienstleiterin wird bei Veranstaltungen (VA) in der Philharmonie und Sonderveranstaltungen im Gasteig HP8 benötigt. Ersie fungiert als direkter Ansprechpartnerin für dendie Veranstaltungsleiterin des AG und setzt die Anforderungen des AG bzgl. des Besucherservices um. Derdie Dienstleiterin ist mit Weisungsbefugnis gegenüber den MitarbeiternMitarbeiterinnen des Ordnungsdienstes der jeweiligen Veranstaltung zu versehen.

Zu den Aufgaben gehören u.a.

• Verantwortung für den reibungslosen Einlass zu den Veranstaltungen • Verantwortung für die Erfassung der Besucherzahlen durch Zählsystem • Weisungsbefugnis gegenüber Garderobenpersonal, Ebenenleitung und dem Einlasspersonal • Einweisung des Einlasspersonals in VA-bezogene Inhalte, Programmabläufe, Besonderheiten • Behebung der auftretenden Probleme vor, während und nach der VA mit Besuchern, z.B. Doppelbelegungen, Kartenverlust, etc. • Verantwortung für die Umsetzung der festgelegten Vorgehensweise bei Räumung/ Störungen/Notfällen in Bezug auf die Mitarbeiterinnen des AN • Unterweisung vor jeder VA in die sicherheitsrelevanten Aufgaben der Mitarbeiterinnen • Informationspflicht u.a. bei erkennbaren Störungen, Auffälligkeiten, Besucherbeschwerden unmittelbar an Veranstaltungsleiter

5.6.1.2 Dienststärke und -ort

Auf Anforderung des AG:

Philharmonie: 1 Position

5.6.1.3 Qualifikationen und Nachweise

• Qualifikation gem. DIN 77200-1, Ziffer 4.19.1 und DIN 77200-2, Ziffer 5.3 (in den jeweils aktuellsten Fassungen) bei Sonderveranstaltungen nach Anforderung • Sachkundenachweis gem. § 34a GwO

Stand 01.07.2025 15/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

• Sprachkenntnisse Englisch, Stufe B1, gem. GER • Aus- oder Weiterbildung zum Räumungs- und Evakuierungshelfer • aktueller Nachweis eines Erste-Hilfe-Lehrgangs (9 UE) • aktueller Nachweis der Ausbildung in der Handhabung von Handfeuerlöschgeräten (Brandschutzhelfer gem. DGUV-Information 205-023)

5.6.2 Ebenenleiter*in

5.6.2.1 Aufgaben

Die Ebenenleiterinnen führen und unterstützen bei Bedarf die Mitarbeiterinnen in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen. Sie sind mit entsprechender Weisungsbefugnis zu versehen.

Zu den Aufgaben gehören u.a.

• Empfang der Gäste, • Auskunfts-/Orientierungshilfe für Besucher*innen • Unterstützung des Einlasspersonals bei allen anfallenden Problemen während des Einlassvorganges • Sicherheitsrelevante Aufgaben im Zuge einer Räumung, bei Störungen/Notfällen, hier besonders für Personen mit eingeschränkter Mobilität

5.6.2.2 Dienststärke und -ort

Auf Anforderung des AG:

Parkett 1 Position ZG, Oberes Parkett 1 Position

1. OG, Balkon / Chorbalkon 1 Positionen
2. OG Rang / Seitenrang 1 Positionen

5.6.2.3 Qualifikationen und Nachweise

• Unterweisung gem. § 34a GewO für Parkett oder Halle E • Sprachkenntnisse Englisch, Stufe A2, gem. GER • Aus- oder Weiterbildung zum Räumungs- und Evakuierungshelfer aktueller Nachweis eines Erste-Hilfe-Lehrgangs (9 UE) incl. Bedienung evac-chair. • aktueller Nachweis der Ausbildung in der Handhabung von Handfeuerlöschgeräten (Brandschutzhelfer gem. DGUV-Information 205-023)

5.6.3 Einlasspersonal

5.6.3.1 Aufgaben

Die spezifischen Aufgaben des Einlasspersonals richtet sich nach der jeweiligen Position, auf der die Mitarbeiter*innen eingesetzt werden.

Generell müssen folgende Aufgaben wahrgenommen werden können:

• Empfang der Gäste • Scannen bzw. Kontrolle und Zählung der Tickets • Pandemie-bedingte zusätzliche Aufgaben (z.B. Kontrolle von Schnelltests, Impfnachweisen etc.)

Stand 01.07.2025 16/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

• Kontrolle der Sauberkeit, Sicherheit und der uneingeschränkten Nutzbarkeit des zugewiesenen Bereichs vor Einlassbeginn • Auskunfts-/Orientierungshilfe für Besucherinnen • Unterstützung bei allen anfallenden Problemen im Zuge des Einlassvorgangs • Unterstützung des Garderobenpersonals • Sicherung der Bühne vor dem Betreten durch Besucherinnen in der Pause, nach VA • Sicherheitsrelevante Aufgaben im Zuge einer Räumung/Störungen/Notfällen, hier besonders für Personen mit eingeschränkter Mobilität • Programmverkauf

Aufgrund des internationalen Publikums ist es notwendig, dass ein Teil der eingesetzten Mitarbeiterninnen über Sprachkenntnisse in Englisch verfügt (siehe Ziffer 5.11.3.3). Die Zahl ist so zu bemessen, dass sich die Mitarbeiterinnen in jedem Bereich gegenseitig verzugslos unterstützen können.

Der Bieter stellt in seinem Angebot sein Konzept vor, wie er diese Anforderungen erfüllen wird.

5.6.3.2 Dienststärke und -ort

Auf Anforderung des AG:

EG, Parkett 4 Positionen ZG, Oberes Parkett 2 Positionen

1. OG, Balkon / Chorbalkon 4 Positionen
2. OG Rang / Seitenrang 4 Positionen Carl-Amery-Saal 1 Position Kleiner Konzertsaal 1 Position Saal X 2 Positionen

5.6.3.3 Qualifikationen und Nachweise

• Sprachkenntnisse Englisch, Stufe A1, gem. GER (mind. eine Position pro Bereich) • Aus- bzw. Weiterbildung zum Räumungshelfer (nur Mitarbeiter*innen, die solche Aufgaben wahrnehmen sollen) incl. Bedienung evac-chair • Hohe Serviceorientierung • aktueller Nachweis eines Erste-Hilfe-Lehrgangs (9 UE, mind. eine Position pro Bereich) • aktueller Nachweis der Ausbildung in der Handhabung von Handfeuerlöschgeräten (Brandschutzhelfer gem. DGUV-Information 205-023, mind. eine Position pro Bereich)

5.6.4 Ebenenleitung Halle E

Die Isarphilharmonie verfügt über eine Beschilderung für die Garderobennummern. Der AN stellt sicher, dass beim Einsatz von mehr als 5 Garderobenpersonal eine dem der Beschilderung der Garderoben des AG entsprechende Sätze an Garderobenscheinen zur Verfügung stellt.

5.6.4.1 Aufgaben

Die Ebenenleitung Halle E führt verantwortlich das Garderobenpersonal und dient dem AG als primärer Ansprechpartnerin in Belangen des Garderobendienstes. Sie ist mit entsprechender Weisungsbefugnis gegenüber dem Garderobenpersonal zu versehen. Sie ist ebenfalls erster Ansprechpartner der Besucher in der Halle E

Stand 01.07.2025 17/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

Zu den Aufgaben gehört u.a.

• Personaleinteilung vor Ort • Verantwortung für reibungslose und zügige Abwicklung der Garderobenab-/ausgabe • Einweisung des Garderobenpersonals in VA-bezogene Inhalte, Programmabläufe, • Behebung der auftretenden Probleme vor, während und nach der VA mit BesuchernBesucherinnen, • Verantwortung für die Umsetzung der festgelegten Vorgehensweise bei Räumung/ Störungen/ Notfällen • Informationspflicht u.a. bei erkennbaren Störungen, Auffälligkeiten, Besucherbeschwerden unmittelbar an Dienstleiterin • Abrechnung der Garderobeneinnahmen mit Dienstleiterin • Abrechnung des Programmverkaufs mit dem Dienstleiterin

5.6.4.2 Dienststärke und -ort

Auf Anforderung des AG:

Philharmonie 1 Positionen

5.6.4.3 Qualifikationen und Nachweise

• Sprachkenntnisse Englisch, Stufe A2, gem. GER • Unterweisung gem. § 34a GewO (entweder Halle E oder Ebenenleitung Parkett) • Aus- bzw. Weiterbildung zum Räumungshelfer • Hohe Serviceorientierung • aktueller Nachweis eines Erste-Hilfe-Lehrgangs (9 UE, mind. eine Position pro Bereich) • aktueller Nachweis der Ausbildung in der Handhabung von Handfeuerlöschgeräten (Brandschutzhelfer gem. DGUV-Information 205-023, mind. eine Position pro Bereich)

5.6.5 Garderobenpersonal

5.6.5.1 Aufgaben

Das Garderobenpersonal nimmt folgende Aufgaben wahr:

• Garderobenab- / -ausgabe • Abrechnung der Garderobeneinnahmen mit der Ebenenleitung Halle E

Aufgrund des internationalen Publikums ist es notwendig, dass ein Teil der eingesetzten Mitarbeiterninnen über Sprachkenntnisse in Englisch verfügt . Die Zahl ist so zu bemessen, dass sich die Mitarbeiterinnen in jedem Bereich gegenseitig verzugslos unterstützen können.

Der Bieter stellt in seinem Angebot sein Konzept vor, wie er diese Anforderungen erfüllen wird.

5.6.5.2 Dienststärke und -ort

Auf Anforderung des AG:

Philharmonie max. 11 Positionen

Stand 01.07.2025 18/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

Im Angebotspreis sind sämtliche Kosten, z.B. für Garderobenversicherung, Druckkosten, Kosten für cash-handling etc. einzukalkulieren. Eine separate Vergütung erfolgt nicht.

5.6.5.3 Qualifikationen und Nachweise

• Sprachkenntnisse Englisch, Stufe A1, gem. GER (mind. eine Position pro Garderobe) • Hohe Serviceorientierung aktueller Nachweis eines Erste-Hilfe-Lehrgangs (9 UE, mind. eine Position pro Garderobe) • aktueller Nachweis der Ausbildung in der Handhabung von Handfeuerlöschgeräten (Brandschutzhelfer gem. DGUV-Information 205-023, mind. eine Position pro Garderobe)

5.7 Sonderdienste

Der AN stellt sich darauf ein, weitere Sicherheitsaufgaben auf besondere Anordnung des AG (z.B. bei Baumaßnahmen) im Rahmen seiner verfügbaren Kapazitäten zu übernehmen.

Für diese Sonderdienste können vom AG Mitarbeiter*innen angefordert werden, deren Qualifikation von der Grundanforderung gem. Ziffer 5.6 abweicht.

6 Personal

6.1 Verhalten am Arbeitsplatz

Die vorbildliche Einhaltung der Hausordnung durch das Personal des AN ist von besonderer Bedeutung. An allen Einsatzstellen sind Beschäftigungen, die möglicherweise geeignet sind, die Aufmerksamkeit abzulenken, nicht gestattet. Die Einsatzstellen müssen jederzeit ordentlich und sauber gehalten werden.

Den Mitarbeitern*Mitarbeiterinnen ist untersagt:

• eigenmächtig eine Vertretungsperson einzusetzen, • Angehörige, Kinder oder sonstige, nicht mit den in der Ausschreibung beinhalteten Arbeiten beauftragte Personen in die nicht-öffentlich zugänglichen Bereiche mitzunehmen, • Akten einzusehen, innerhalb des Betriebes gemachte Erfahrungen oder erlangte Kenntnisse technischer oder kaufmännischer Art an Dritte weiterzugeben, es sei denn, diese Handlungen sind zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten erforderlich, • Handlungen vorzunehmen, die den Geschäftsbetrieb des AG über das für die Erfüllung der Vertragspflichten erforderliche Maß hinausgehend stören, • Alkohol und sonstige Drogen oder Rauschmittel im Dienst oder unmittelbaren Umfeld der Objekte (einschließlich Tiefgaragen) zu konsumieren; dies umfasst auch die Verpflichtung, zum Dienstantritt nüchtern zu erscheinen, • das Rauchen sowie die Einnahme von Speisen und Getränken in nicht dafür ausgewiesenen Bereichen, • Tiere mitzubringen, • innerhalb der nicht-öffentlich zugänglichen Bereiche ohne dienstliche Erlaubnis zu fotografieren, zu filmen oder Tonträgeraufnahmen zu erstellen, es sei denn, dies ist für die beauftragte Leistung erforderlich, • die Nutzung elektronischer Geräte, sofern diese nicht der Dienstausübung dienen, • sonstige Tätigkeiten, die geeignet sind, die Aufmerksamkeit desder MitarbeitersMitarbeiterin zu beeinträchtigen,

Stand 01.07.2025 19/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

eigenständig anderen nicht zutrittsberechtigten Personen Zutritt zu gewähren, sofern es nicht ausdrücklich durch den AG gefordert wird 6.2 Kurzportrait des Einsatzpersonals

6.2.1 Veranstaltungsdienste

Vor der ersten Dienstaufnahme von Dienst- und Ebenenleitung im Bereich des AG muss jeder neue Mitarbeiter demder Ansprechpartnerin des AG vorgestellt und vom AG freigegeben werden. Hierzu wird der AN für jeden neuen Mitarbeiter*in ein Kurzportrait vorlegen, welches folgende Angaben enthält:

• Name, Vorname • Geschlecht • Geburtsdatum • Staatsangehörigkeit • Schulbildung / Berufsbildung • Einstellungsdatum beim AN • besondere Fähigkeiten / Ausbildungsnachweise / Qualifikationen • Zustimmung desder MitarbeitersMitarbeiterin, dass der AG bzw. von ihm hierzu beauftragte Dritte Einsicht in die Personalunterlagen, insb. auch Entgeltabrechnungen und Weiterbildungsnachweise, Einsicht nehmen darf (vgl. Ziffer 4.5.3)

Vor Weitergabe dieser Daten an den AG ist vom AN die entsprechende Zustimmung einzuholen. Änderungen dieser Angaben sind dem AG unaufgefordert schriftlich bekanntzugeben. Der AG behält sich vor, nicht auf diese Weise gemeldetem Sicherheitspersonal den Einsatz in seinem Bereich zu verwehren.

6.3 Einweisung

Das gesamte eingesetzte Personal des AN ist über die objektspezifischen Regelungen, Verfahrensanweisungen und Aufgaben in geeigneter Art und Weise durch den AN zu schulen. Deshalb ist für alle vorgesehenen Mitarbeiter*innen vor deren erstem Einsatz eine objekt- und positionsbezogene Ersteinweisung durchzuführen, zu dokumentieren und dem AG unaufgefordert nachzuweisen.

Mitarbeiterinnen dürfen erst dann eigenständig Dienste durchführen, wenn sie die Tätigkeiten der jeweiligen Position beherrschen. Des Weiteren hat der AN sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinnen über die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Orts- und Gebäudekenntnisse verfügen. Zur Sicherung des Betriebes ist es unerlässlich, dass keine überhöhten Reaktionszeiten des AN auf Grund nicht ausreichender Orts- und Anlagenkenntnisse oder örtlicher Abwesenheit entstehen. In der Phase nach Vertragsübernahme (Start-Up-Phase) muss sich der AN die erforderlichen Projekt-, Orts- und Anlagenkenntnisse aneignen, die ihn in die Lage versetzen, individualisierte Schulungen durchzuführen.

Die Einweisungen sind anhand der Dienstanweisungen und gemäß den Vorgaben aus § 9 der DGUV-V 23 und 24 durchzuführen sowie jährlich zu wiederholen. Sie sind für den AG kostenfrei.

Stand 01.07.2025 20/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

7 Technik und Infrastruktur

7.1 Bereitstellung durch den Auftraggeber

Folgende Hauptsysteme werden durch den AG bereitgestellt. In die Nutzung werden die Mitarbeiter*innen des AN eingewiesen und fortlaufend geschult.

• Sprachkommunikationsanlagen • Zutrittskontrollsystem (soweit vorhanden)

7.1.1 Räumlichkeiten / Betriebseinrichtung / Gerätschaften

Seitens des AG werden die erforderlichen Infrastruktureinrichtungen, wie etwa

• Dienst- und Umkleideräume • Geräte zur Telekommunikation und Telefone (Festnetz) • Ticketscanner

unentgeltlich bereitgestellt.

Der AN ist nicht verantwortlich für die Bereitstellung der sonstigen Infrastruktur an den Einsatzstellen, soweit es nicht anders beschrieben bzw. vereinbart wurde.

7.1.2 Gebäude und Ausstattung

Die notwendigen Flächen und Gebäude einschließlich der Gebäudeleittechnik werden durch den AG gestellt und instand gehalten.

Die vorhandenen Telekommunikationsanlagen werden durch den AG zur Verfügung gestellt.

Soweit IT-Einrichtungen in Datennetzwerken des AG eingebunden sind, erfolgt die Ausstattung ebenfalls durch den AG. Die erforderliche Soft- und Hardware sowie die Netzwerktechnik wird durch den AG gestellt.

Benötigt der AN aus seiner Sicht zusätzliche IT-Einrichtungen für seine Dienstausübung, erfolgt die Beschaffung auf Kosten des AN. Der Anschluss an IT-Netzwerkverbindungen des AG ist grundsätzlich nicht gestattet bzw. muß vom AG genehmigt werden.

7.1.3 Weitere Infrastruktur

Der AG stellt weiterhin folgende Mittel bereit:

• Daten und Informationen zur Leistungserbringung des AN, sofern vorhanden und notwendig • Zugang zu den Räumlichkeiten der Standorte soweit erforderlich und im Rahmen des geltenden Sicherheitskonzeptes • Kostenfreie Bereitstellung notwendiger Energien (Strom, Wasser, Wärme etc.), die für die Leistungserbringung des AN bei ressourcenschonender Nutzung notwendig sind

AN-eigene Rechner und IT-Equipment sowie Internetzugang sind nicht Bestandteile der Leistungen des AG. Der pflegliche Umgang mit dem Eigentum des AG wird für selbstverständlich erachtet.

Die Möblierung der dem AN zur Verfügung gestellten Flächen erfolgt durch den AG.

Stand 01.07.2025 21/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

7.1.4 Bestellvorgang

Die Bestellung des Einlasspersonals für alle Säle erfolgt jeweils am 20. des aktuellen Monats für den folgenden Monat. Nachbestellungen bzw. Abbestellungen des Personals je nach Vorverkauf, Veranstaltungsabsagen, kurzfristigen neuen Veranstaltungen und speziellen Anforderungen durch den Veranstalter, müssen flexibel gehandhabt werden können.

Die Bestellung des Garderobenpersonals für Veranstaltungen in der Philharmonie erfolgt am Donnerstag der Vorwoche.

Nachbestellungen bzw. Abbestellungen des Personals je nach Wetterlage, Vorverkauf, Veranstaltungsabsagen, kurzfristigen neuen Veranstaltungen, speziellen Anforderungen durch den Veranstalter, müssen flexibel gehandhabt werden können. Der Bieter muss in der Lage sein, auch kurzfristig (Vorlaufzeit unter 24 Stunden) Personal stellen zu können. Im Angebot muss dargestellt werden, wie viel Personal der Bieter mit welcher Vorlaufzeit maximal stellen wird.

7.2 Bereitstellung durch den Auftragnehmer

7.2.1 Dienstbekleidung

Die Mitarbeiter*innen des AN stehen im Fokus der Öffentlichkeit. Eine entsprechende repräsentative Dienstbekleidung wird daher erwartet. Der AG stellt hierbei hohe Ansprüche und bedingt sich ein ausdrückliches Mitspracherecht bei der Auswahl der Bekleidung aus. Dadurch eventuell entstehende Mehrkosten werden vom AG getragen.

Die Rahmenbedingungen sind in der Anlage „Anforderung an Dienstkleidung Einlasspersonal Gasteig HP8“ beschrieben und entsprechend kalkulatorisch zu berücksichtigen.

Der Bieter stellt mit seinem Angebot einen Vorschlag zur Dienstkleidung vor. Die finale Abstimmung erfolgt zwischen AG und AN nach Zuschlagserteilung.

Der AN ist entsprechend verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiterinnen des AN eine dem Objektstandard angemessene hochwertige, ordentliche, witterungsangepasste und einheitliche Arbeitskleidung tragen. Sie müssen durch ihre Kleidung als Servicepersonal erkennbar sein. Der AN ist verpflichtet, die benötigte Berufsbekleidung den eingesetzten Mitarbeiterinnen unentgeltlich und in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen.

Ist spezielle Kleidung für die Ausführung von Arbeiten notwendig (z. B. Arbeitsschutzkleidung für den Außeneinsatz oder persönliche Schutzausrüstung gemäß den Vorgaben der DGUV-Vorschriften), so ist diese ebenfalls unentgeltlich durch den AN zu stellen. Ersatzkleidung ist im ausreichenden Umfang vorzuhalten. Der AN hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die Dienstkleidung jederzeit einheitlich getragen wird. Für alle Mitarbeiter*innen ist die Ausstattung mit Warnwesten vorzusehen.

8 Abkürzungsverzeichnis

Stand 01.07.2025 22/23

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Leistungsbeschreibung Veranstaltungsdienste

9 Anlagen

• Planunterlagen
• Mengengerüste
• Anforderung an Dienstkleidung Einlasspersonal Gasteig HP8

Stand 01.07.2025 23/23