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Vergabeverfahren
Servicekontingente für Unterstützungsleistungen zur HISinOne-Einführung
Bewerbungsbedingungen
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitten wir Sie um Abgabe eines verbindlichen Angebots im Rahmen des
vorbezeichneten Vergabeverfahrens auf Basis der nachfolgenden Bewerbungsbedingungen
sowie unter Beachtung der erfolgten Bekanntmachung.
- Allgemeines
Das Beschaffungsvorhaben betrifft Servicekontingente für Unterstützungsleistungen zur
HISinOne-Einführung für die Humboldt-Universität zu Berlin (Auftraggeberin).
Das Vergabeverfahren wird nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
und der Vergabeverordnung (VgV) im Rahmen eines Offenen Verfahrens durchgeführt.
- Beachtung mittelständischer Interessen
Eine umfassende Prüfung und Interessenabwägung der Auftraggeberin hat zu einer Aufteilung
in 10 Lose geführt. Überwiegende technische (fachliche) und wirtschaftliche Gründe auf
Seiten der Auftraggeberin sowie die Marktlage sprechen gegen eine weitere Aufteilung.
Die Auftraggeberin weist vorab darauf hin, dass es keinen bieterseitigen Anspruch auf eine
Gestaltung des Verfahrens nach deren jeweiligen Geschäftsmodell gibt. In der Definition des
Beschaffungsgegenstandes ist ein öffentlicher Auftraggeber nach allgemeiner Auffassung
frei.
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- Inhalt der nachgefragten Leistung
3.1 Übersicht
| Zusammenstellung der zu vergebenden Lose | |||
|---|---|---|---|
| Los-Nr. | HISinOne-Produktbereich/HU-Teilprojekt | Los-Name | |
| 1 | SYS | Technische Infrastruktur | SYS – Webservices |
| 2 | SYS – Sonstige Aufgaben | ||
| 3 | PSV | Personalisierte Services und Verzeichnisse | PSV |
| 4 | Portal | HISinOne-Portal | Portal |
| 5 | OR | Operatives Reporting | OR |
| 6 | STU/STU-GEB | Studierendenmanagement/Gebühren | STU/STU-GEB |
| 7 | DOC | Promovierendenmanagement | DOC |
| 8 | EXA | Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement | EXA - Prüfungsordnungen |
| 9 | EXA – Sonstige Aufgaben | ||
| 10 | DOC | Promovierendenmanagement | DOC II |
3.2 Die Auftraggeberin hat die Lose 1 bis 6 sowie 8 bereits vergeben. Die hiermit
nachgefragten Leistungen betreffen die Lose 7 und 9 (in Gelb in der unter Ziffer 3.1
abgebildeten Tabelle hinterlegt). Los 10 wird später vergeben.
- Hinweise und Fragen zu den Vergabeunterlagen, Kontaktstelle
4.1. Bieterfragen oder Hinweise zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren sind
ausschließlich über das Kommunikationstool der Vergabeplattform bis zum
28.08.2026
zu richten.
Nur über das vorgenannte Kommunikationstool können Fragen und Hinweise gerichtet
werden. Fragen, die bis zum Ende der Fragefrist nicht zu den Vergabeunterlagen mit
aktuellem Inhalt eingegangen sind, werden nicht mehr beantwortet.
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4.2. Die Fragen der Bieter werden ausschließlich über das Kommunikationstool beantwortet.
Da auch eventuell mit den Bieterinformationen einhergehende, wichtige Änderungen an
den Vergabeunterlagen auf diesem Wege kommuniziert werden, wird dringend
empfohlen, dass sich die Unternehmen regelmäßig auf der Vergabeplattform
informieren, um die Bieterinformationen zu erhalten. Bieter können sich nicht darauf
berufen, Informationen nicht zur Kenntnis genommen zu haben.
4.3. Es werden weder telefonische noch mündliche Auskünfte erteilt. Alle von der
Auftraggeberin gegebenen Auskünfte sind bei der Ausarbeitung der Angebote zu
berücksichtigen.
4.4. Mit Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter, dass er die Vergabeunterlagen einer
vollständigen Prüfung unterzogen hat und in der Lage ist, die zu erbringende Leistung
sowie die damit verbundenen Kosten auf Grundlage der Vergabeunterlagen mit der
erforderlichen Genauigkeit zu beurteilen.
- Vorgaben an das Angebot, formale Bewertung
5.1. Das Angebot ist einzureichen bis zum
04.09.2026, 10 Uhr
Es handelt sich um eine Ausschlussfrist. Nach Ablauf der Frist eingehende Angebote
werden vom Wettbewerb ausgeschlossen.
5.2. Der Bieter hat das Angebot elektronisch über die Vergabeplattform fristgerecht in
Textform einzureichen. Der Zuschlag seitens der Auftraggeberin und damit
einhergehende Vertragsschluss wird ebenfalls über die Vergabeplattform erteilt bzw.
stattfinden.
5.3. Das Angebot wird allein über die Vergabeplattform eingereicht. Nur hierdurch wird die
geforderte Verschlüsselung gewährleistet. Es ist nicht ausreichend, das Angebot als
Anhang zu einer Nachricht über die Funktion Kommunikation zu übersenden.
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5.4. Angebote in Textform müssen grundsätzlich nicht signiert werden. Bei elektronischer
Übermittlung des Angebots in Textform sind der Bieter und die zur Vertretung des
Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Fehlen diese Angaben, wird das
Angebot ausgeschlossen.
5.5. Soweit von der Auftraggeberin Vordrucke zur Verfügung gestellt werden, sind diese für
das Angebot zu verwenden.
5.6. Das Angebot muss die geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen enthalten.
Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Nicht von der
Auftraggeberin verlangtes Prospektmaterial (allgemeine Werbebroschüren etc.) o. ä.
darf nicht beigefügt werden.
5.7. Der Bieter hat sich bis zum 31.10.2026 im Angebotsblatt ausdrücklich an sein Angebot
zu binden. Ein Bevollmächtigter ist als Ansprechpartner im Unterschriftsfeld der
Eigenerklärung Eignung zu benennen.
5.8. Die Angebote werden nicht verlesen, Bieter und Preise nicht bekannt gegeben.
5.9. Die Auftraggeberin behält sich vor, unvollständige, unrichtige, inhaltlich unzureichende
und inhaltlich unvollständige Angebote auszuschließen. Sie behält sich vor, Bietern, die
derart fehlerhafte Angebote vorgelegt haben, eine Korrektur zu ermöglichen. Auf eine
solche Korrektur besteht kein Anspruch. Wenn die Nachfrage um Korrektur erfolgt, hat
der Bieter innerhalb der vorgegebenen Frist wie nachgefragt zu korrigieren. Die
Auftraggeberin behält sich weiter vor, Bieter, die nicht bzw. nicht vollständig bzw. nicht
fristgemäß korrigiert haben, ggf. nochmals die Chance auf eine Korrektur zu geben.
Ebenso ist es denkbar, dass die Auftraggeberin bei einer misslungenen Korrektur den
Ausschluss des Bieters entscheidet. Gegebenenfalls führt die Auftraggeberin ein
Aufklärungsgespräch mit Bietern, insbesondere über deren Konzepte oder die
Zusammensetzung der Preise. Es besteht kein Anspruch auf nochmalige Korrektur oder
ein Aufklärungsgespräch. All die vorbezeichneten Regeln stehen unter dem Vorbehalt
gesetzlicher Vorgaben, d.h. zwingende Ausschlussgründe gemäß § 57 VgV werden
nicht eingeschränkt.
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6.3 Korrekturen oder Kommentierungen dürfen weder im Preisteil noch am Ausschrei-
bungstext vorgenommen werden.
7 Wertungsgrundlagen
Die Entscheidung über das für den Vertragsschluss vorgesehene Angebot wird auf Basis
der nachfolgenden Wertungsgrundlagen fallen.
7.1 Preis 30 Punkte
Das Angebot mit dem niedrigsten summierten Gesamtpreis (netto) laut Preisblatt je Los
erhält 30 Punkte (siehe „Wertungssumme“ im Preisblatt). Die von der Vergabeplattform
abgefragte Gesamtsummenabfrage ist für die Preiswertung irrelevant.
Die anderen Angebotspreise werden wie folgt bepunktet:
Die Wertungssumme des Angebotspreises ist ausschlaggebend für die jeweilige
preisliche Rangfolge. Das günstigste Angebot erhält die höchste Bepunktung (30
Wertungspunkte). Die anderen Angebote werden in absteigender Bepunktung jeweils
im Verhältnis zum günstigsten Angebot gewertet (Formel: 30 x günstigstes Angebot /
Angebot). Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Nachkommastellen.
7.2 Organisation, Qualifikation und Erfahrung des einzusetzenden Personals 70 Punkte
Jeder Bieter hat auf maximal fünfzehn Seiten die Organisation, Qualifikation und
Erfahrung des einzusetzenden Personals (DIN A 4, Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1 ½,
Schriftart Arial, PDF-Format) vorzulegen. Falls ein Bieter für mehrere Lose anbietet,
ist die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des einzusetzenden Personals auf alle
angebotenen Lose zu beziehen
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| Zuschlagskriterium Organisation, Qualifikation und Erfahrung des einzusetzenden Personals | |
|---|---|
| Worauf bezieht sich | |
| Mit welchen Informationen kann der Nachweis erbracht werden? | |
| der Nachweis? | |
| Projektorganisation | • Benennung der einzusetzenden Projektleitung sowie Stellvertretung und maßgebender Referenzprojekte samt Qualifikationen i. S. d. Tabelle 6 LV 7 bzw. 9 • Benennung des einzusetzenden Kernteams und maßgebender Referenzprojekte samt Qualifikationen i. S. d. Tabelle 6 LV 7 bzw. 9 • Kennzeichnung der einzusetzenden Kontaktpersonen |
| Arbeitsorganisation | • tabellarische Darstellung der Arbeitsorganisation, einschließlich • der Rollen (der Arbeitsteilung) im Kernteam • der personellen Besetzung der Rollen • der vorzuhaltenden Kapazität, in Form von Zeitkontingenten der einzusetzenden Personen in Bezug auf Umfänge und Zeiträume in Tabelle 4 LV (mit Berücksichtigung des Umstandes, dass zeitweise auch höhere Umfänge pro Zeiteinheit auftreten können) • der organisatorischen Vorkehrungen zur Sicherstellung der personellen Verfügbarkeit, insbesondere durch Vertretungsregelungen und Kapazitätsreserven |
| Reaktionszeit | • Darstellung der organisatorischen/personellen Strukturen, um eine Reaktion auf Anliegen der Auftraggeberin innerhalb von höchstens einer Woche zu ermöglichen |
Die Bieterangaben werden bei Beauftragung als Anlage 8 Vertragsbestandteil und sind
somit über die gesamte Vertragslaufzeit für den Auftragnehmer bindend (vgl. Ziffer
1.2.1 EVB-IT Dienstvertrag).
Das Konzept erhält maximal 70 Punkte. Bei der Bewertung des Konzepts gibt es
folgende Kategorien:
| Bewertungssystematik für Organisation, Qualifikation und Erfahrung des einzusetzenden Personals | ||
|---|---|---|
| Wertungsstufen und Punkte | Beschreibung | |
| Herausragend | 70 | • Exzeptionell anschauliche, detaillierte und herausragend nachvollziehbare Beschreibung. • Inhalt erfüllt in herausragender Weise die Anforderungen. |
| Sehr gut | 60 | • Anschauliche, detaillierte und sehr gut nachvollziehbare Beschreibung. • Inhalt erfüllt in sehr guter Weise die Anforderungen. |
| Gut | 50 | • Anschauliche und gut nachvollziehbare Beschreibung. • Inhalt erfüllt in überzeugender Weise die Anforderungen. |
| Befriedigend | 40 | • Bedingt anschauliche, aber insgesamt noch nachvollziehbare Beschreibung. • Inhalt erfüllt mit Einschränkungen die |
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Anforderungen.
| Ausreichend | 30 | • Lückenhafte und nicht in Gänze nachvollziehbare Beschreibung. • Inhalt erfüllt in vielerlei Hinsicht nicht die Anforderungen. |
|---|---|---|
| Mangelhaft | 20 | • Kaum nachvollziehbare Beschreibung. • Inhalt entspricht im Wesentlichen nicht den Anforderungen. |
| Ungenügend | 10 | • Nicht nachvollziehbare Beschreibung • Inhalt entspricht nicht den Anforderungen. |
| Formverstoß | 0 | • Kein Konzept abgegeben. • Konzept entspricht nicht den formalen Anforderungen. |
Eine weitere Hinterlegung der Bewertung kann naturgemäß wegen der individuellen
Konzeptionierung je Bieter nicht vorgenommen werden.
7.3 Ermittlung des finalen Ergebnisses
Die Punkte aus den vorbezeichneten Wertungskriterien werden addiert. Das Angebot,
das durch diese Addition die meisten Punkte aufweist, erhält den Zuschlag.
8 Kostenerstattung
Kosten, die dem Bieter für die Ausarbeitung der Angebotsunterlagen oder ansonsten im
Zusammenhang mit der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren entstehen, werden von
der Auftraggeberin nicht erstattet. Die eingereichten Unterlagen verbleiben kostenfrei
bei der Auftraggeberin.
9 Nebenangebote, mehrere Hauptangebote
Die Abgabe von Nebenangeboten ist nicht zulässig; dennoch vorgelegte Nebenangebote
werden ausgeschlossen. Die gleichzeitige Abgabe von mehreren eigenständigen
Hauptangeboten ist ebenfalls unzulässig und führt zum Ausschluss sämtlicher Angebote
eines Bieters.
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10 Wichtige Daten
-
bis 28.08.2026 Bieterfragen
-
bis 04.09.2026, 10:00 Uhr, Angebotseingang
-
bis 31.10.2026 Bindefrist
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