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2026-07-09 Leistungsverzeichnis · Allgemeines

IT-Dienstleistungen zur Unterstützung der HISinOne-Einführung an der Humboldt-Universität zu Berlin

L e i s t u n g s v e r z e i c h n i s

A l l g e m e i n e s

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung................................................................................................................................................................................1 1A. HISinOne-Einführung an der HU.........................................................................................................................1 1B. Aufteilung der zu vergebenden Leistungen in Lose................................................................................2 1C. Ausgangspunkte für die Vergabe......................................................................................................................3

2. Zusammenarbeit zwischen AG und AN..................................................................................................................4 2A. Grundlagen der Zusammenarbeit....................................................................................................................4 2B. Formen der Zusammenarbeit............................................................................................................................5 2C. Sonstiges......................................................................................................................................................................6

3. Einleitung

1A. HISinOne-Einführung an der HU

Seit Oktober 2023 läuft an der Humboldt-Universität zu Berlin (im Folgenden auch: AG) das Projekt zur Einführung des neuen Campus Management Systems HISinOne. Die geplante Projektlaufzeit en- det im Dezember 2030. Im Dezember 2024 wurde der Produktbereich HISinOne-APP (Bewerbung und Zulassung) produktiv gesetzt und im April 2025 das erste Bewerbungs- und Zulassungsverfahren auf Basis von HISinOne erfolgreich abgeschlossen. Im Mai 2026 ist die Produktivsetzung des Produktbereichs HISinOne-STU vorgesehen. Weil die HISinOne-Releasewechsel stets während laufender Bewerbungs- und Zulassungsverfahren stattfinden, betreibt die HU das HISinOne-System stets in der (einer) Version, die vor dem aktuellen Bewerbungs- und Zulassungsverfahren veröffentlich wurde. HISinOne löst als Nachfolgeprodukt die älteren und inzwischen abgekündigten Systeme der GX/QIS- Welt ab. Die Ablösung erfolgt Schritt für Schritt, innerhalb des Einführungsprojektes. Während dieser Zeit wird der Student-Lifecycle für Studierende und Promovierende gemeinsam, zunehmend durch HISinOne und abnehmend durch die Systeme der GX/QIS-Welt abgedeckt. Der parallele, so genannte ‹Mischbetrieb› erfordert regelmäßig Datenmigrationen zwischen den eingesetzten Systemen. Die folgende Tabelle zeigt den aktuellen Stand von Student-Lifecycle und eingesetzten Systemen in Gegenüberstellung zu dem für Mai 2026 geplanten Stand.

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Die Außenbahnen im Student-Lifecycle stehen für Studierende, die Innenbahnen für Promovierende. Die Systeme POS-GX, QIS-POS, LSF sind zum 2. Quartal 2030 abgekündigt. Die rechtzeitige Ablösung dieser Systeme hat im Projektverlauf eine sehr hohe Priorität.

1B. Aufteilung der zu vergebenden Leistungen in Lose

Zur Unterstützung der HISinOne-Einführung im weiteren Projektverlauf wurde die Vergabe von zehn Fachlosen beschlossen. Angesichts der für die Leistungserbringung erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen wendet sich der AG vornehmlich an erfahrene Implementierungspartner für die Soft- ware HISinOne. Die folgende Tabelle stellt die zu vergebenden Lose zusammen.

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Die verwendeten Bezeichnungen orientieren sich am Sprachgebrauch des Softwarelieferanten, der HIS Hochschul-Informations-System eG.

1C. Wichtige Prämissen

Für die Leistung werden folgende Prämissen festgestellt:

1. Die im Angebot vom AN benannten Personen werden tatsächlich eingesetzt.
2. Eine kurzzeitige Vertretung einer der benannten Personen muss hinsichtlich Eignung und Qualifikation gleichwertig erfolgen. Eine längere Vertretung oder eine Ersetzung bedürfen der schriftlich oder in Textform erteilten Zustimmung des AG (vgl. Tabellen 8.b und 8.c).
3. Die Reaktionszeit beträgt höchstens eine Woche.
4. Der AG orientiert darauf, dass der Anteil des Aufwandes zur internen Projektorganisation des Bieters höchstens 10-20 Prozent des Aufwandes zur Leistungserbringung beträgt.
5. Die Grenze zwischen kurzzeitiger und längerer Vertretung liegt bei drei Wochen. Eine Reakti- on setzt immer ein schriftlich oder in Textform mitgeteiltes Anliegen voraus und beinhaltet wenigstens eine Darstellung der nächsten Schritte des AN, nicht unbedingt gleich einen Lö- sungsvorschlag.
6. In den Aufwand zur internen Projektorganisation fallen auch kurze Abstimmungen (telefo- nisch, per E-Mail, virtuelles Meeting) zwischen AG und AN über Termine, Stundenzettel, Rechnungen etc. Wenn die Aufwände zur internen Projektorganisation des Bieters tendenzi- ell über der genannten Größenordnung liegen, behält sich der AG eine detaillierte Überprü- fung dieser Aufwände vor.

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2. Zusammenarbeit zwischen AG und AN

2A. Grundlagen der Zusammenarbeit

Der AG erwartet, dass ein Bieter auf ein Los für dieses Los eine Projektorganisation vorsieht, die sich aus einer Projektleitung und einem Kernteam zusammensetzt. Die Projektleitung kann auch durch ein Mitglied des Kernteams wahrgenommen werden. Aufkommen, Komplexität und Dynamik der zu erbringenden Leistungen verlangen der Projektleitung ein hohes Maß an Übersicht und strukturiertem Vorgehen ab. Die dafür notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten setzen eine jahrelange Berufserfahrung in der Leitung & Koordination von IT-Projekten voraus. Entsprechend erwartet der AG, dass ein Bieter auf ein Los für dieses Los eine Projektleitung benennt, die auf wenigstens fünf Jahre einschlägiger Berufserfahrung in der Leitung & Koordination von IT-Projekten verweisen kann. Um je nach Los über eine Vertragslaufzeit von mehreren Monaten bis Jahren einen kontinuierlichen Lernfortschritt und eine darauf aufbauende, möglichst effiziente Zusammenarbeit zwischen AG und AN sicherzustellen, erwartet der AG, dass ein Bieter auf ein Los für dieses Los ein bis auf begründete Ausnahmen feststehendes Kernteam benennt, zu diesen Ausnahmen gehören Krankheit, Kündigung etc. Außerdem beschreibt der Bieter für dieses Kernteam eine Arbeitsorganisation, welche schlüssig darlegt, dass es hinsichtlich Kapazität und Verfügbarkeit die für das Los zu erbringenden Leistungen in den erforderlichen Umfängen und Zeiträumen tatsächlich erbringen kann. Unter 4 findet sich eine Tabelle, aus der diese Umfänge und Zeiträume zu entnehmen sind. Die Arbeitsorganisation muss es einem AN außerdem ermöglichen, innerhalb höchstens einer Woche auf ein schriftlich oder in Text- form mitgeteiltes Anliegen des AG zu reagieren. Die Arbeitssprache innerhalb des Projektes und insbesondere auch in der Zusammenarbeit mit dem Softwarelieferanten oder mit Dienstleistern ist Deutsch. Entsprechend wurden in der Vergangenheit und werden weiterhin sämtliche Projektunterlagen, Tickets etc. in Deutsch gepflegt. Es ist deshalb unerlässlich, dass alle Personen, die ein Bieter in der mündlichen oder schriftlichen Kommunikation mit dem AG einzusetzen beabsichtigt, über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen (C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen).

2B. Formen der Zusammenarbeit

Es werden vier Formen der Zusammenarbeit voneinander abgegrenzt. Diese Formen werden in den Leistungsverzeichnissen der Lose den jeweils durchzuführenden Tätigkeiten zugeordnet. Auf diese Weise werden weitere Anhaltspunkte für die Beschreibung der Arbeitsorganisation geliefert. Die vier Formen sind in der folgende Tabelle dargestellt.

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In der Tabelle ist sowohl von Problemen als auch von Aufgaben die Rede. Bei vielen sich ergebenden Fragestellungen ist nicht von vornherein klar, ob ein Problem oder (nur) eine Aufgabe vorliegt. Nach dem hier verwendeten Sprachgebrauch ist bei einer Aufgabe eine Vorgehensweise zur Bearbeitung bekannt, wohingegen diese bei einem Problem erst noch gefunden werden muss. Um die weitere Darstellung von dieser Unterscheidung freizuhalten, wird der Oberbegriff ‹Tätigkeit› eingeführt. Tätigkeiten können sich aus mehreren Schritten zusammensetzen, von denen jeder eine Lösung eines Problems oder eine Bearbeitung einer Aufgabe sein kann. Ganz entsprechend können einige Formen der Zusammenarbeit bei einer Tätigkeit in Kombination auftreten.

Weil ein AN keinen Zugriff auf Dateisystem- oder Betriebssystemebene (hingegen aber ein Login im Testsystem) erhalten soll, sind Tätigkeiten denkbar, die Formen kombinieren, z.B.

1. AG und AN erarbeiten gemeinsam ein Konzept für ein Script (I).
2. Der AN erstellt das Script in seiner eigenen HISinOne-Entwicklungsumgebung (III).
3. Der AN unterstützt den AG dabei, das Script im System des AG zu implementieren (II).

Wenn bei einer bestimmten Tätigkeit verschiedene Formen der Zusammenarbeit auftreten können, so bedeutet das nicht unbedingt, dass diese Formen in Kombination auftreten. Bei der Bearbeitung von Supportaufgaben sind zwar die Formen II-IV denkbar, diese treten dort aber eher isoliert auf. Welche Formen der Zusammenarbeit wann und wofür konkret benötigt werden, hängt stets von den konkreten Fragestellungen ab, wobei insbesondere auch die Kenntnisse und Erfahrungen des AN im Hinblick auf vergleichbare Fragestellungen eine Rolle spielen. Entscheidungen zur Zusammenarbeit zwischen AG und AN werden ausnahmslos in enger Abstimmung zwischen AG und AN getroffen.

2C. Sonstiges

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Zur Planung der zu erbringenden Leistungen wird ein monatlicher Jour Fixe für den folgenden Monat angestrebt. Dabei wird gemeinsam eine Übersicht der Aufgaben und Probleme gepflegt, so dass für AG und AN stets transparent ist, welche Positionen erledigt und welche offen sind. Diese Übersicht kann sich ggf. auch auf mehrere Lose beziehen. Der AG richtet eine zentrale Ablage für die Arbeitsergebnisse der AN ein. Jeder AN kann sich in allen organisatorischen Fragen an das Projektbüro des AG als zentralem Ansprechpartner wenden. Die Abrechnung erfolgt monatlich mit Bezug auf einen Stundenzettel. Der AG gibt noch Angaben vor, die in den Rechnungen und Stundenzetteln der AN zu pflegen sind.

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