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B. Teil B Leistungsbeschreibung
(wird bei Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil)
Umzugsdienstleistung RIM München
Anlagen zur Leistungsbeschreibung
Anlage 1: Hausordnung
Anlage 2.0: Information E-Rechnung
Anlage 2.1: Allgemeine Informationen PeP
Anlage 2.4: Weiterführende Informationen Direktbestellung
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Inhaltsverzeichnis I.0 Ziel und Umfang der Vergabe .......................................................................... 3 I.1 Zeitrahmen ......................................................................................................... 3 I.2 Durchführung der Umzüge ............................................................................... 4 I.3 Geltungsbereich – betroffene Liegenschaften................................................ 5 I.4 Bereitstellung von Arbeitskräften .................................................................... 7 I.5 Umzugsdienstleistung – allgemeine Beschreibung ....................................... 8 I.6 Behördengenehmigung/Umweltzone/Kontrollen ............................................ 9 I.7 Außenaufzüge/ Hilfsmittel/ Transportgeräte ................................................... 9 I.8 Schutzmaßnahmen ............................................................................................ 9 I.9 Transportmittel und Packmaterial.................................................................. 10 I.10 Pack- und Montageleistungen ........................................................................ 10 I.11 Durchführung der Umzüge ............................................................................. 11 I.12 Gefahrenübergang/ Verkehrshaftung/Abnahme ........................................... 11 I.13 Hausrecht ......................................................................................................... 12 I.14 Verschwiegenheitspflicht ................................................................................ 12 I.15 Unethisches Verhalten .................................................................................... 12
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Vorbemerkungen
Die Gliederung der Bundesagentur für Arbeit (BA) ist im Internet unter www.arbeitsagentur.de ( Über uns Organisation) zu finden. Die Zentrale hat ihren Sitz in Nürnberg. Der Zentrale sind die Regionaldirektionen mit den Agenturen für Arbeit (AA) und ihren Geschäftsstellen nachgeordnet, sowie besondere Dienststellen (z. B. das BA-Service-Haus). Die Aufgaben der BA ergeben sich insbesondere aus dem Sozialgesetzbuch (SGB) III - Arbeitsförderung- und aus dem SGB II -Grundsicherung für Arbeitssuchende-. Sie erfordern bundesweit entsprechende Dienstleistungsangebote. Im Rahmen der Optimierung der internen Verwaltung der BA wurden bundesweit Regionale Infrastrukturmanagement- Verbünde (RIM) eingerichtet, die u. a. die infrastrukturellen Dienste für die betreuten Dienststellen im RIM-Verbund - auch für Jobcenter (gemeinsame Einrichtungen - gE) nach dem SGB II - wahrnehmen. Für den Bereich des Einkaufs und der grundsätzlichen Vertragsangelegenheiten ist das BA- Service-Haus, Regensburger Str. 104, 90478 Nürnberg, zuständig.
I.0 Ziel und Umfang der Vergabe Die Umzugsdienstleistungen werden für die dem Regionalen Infrastrukturmanagement (RIM) München zugeordneten Liegenschaften mit einem geschätzten Volumen von 550.500,00 Euro netto / 655.095,00 Euro brutto ausgeschrieben. Das geschätzte Volumen stellt einen Erfahrungswert aus den Abrufen aus der Vergangenheit dar. Der Höchstwert des Vertrages beträgt 660.600,00 Euro netto / 786.114,00 Euro brutto. Eine Abrufverpflichtung seitens der BA besteht nicht. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand.
Die Leistung wird in 3 Losen vergeben. Es kann ein Angebot für ein Los, mehrere Lose oder alle Lose abgegeben werden.
• Los 1: München 291.500 EUR netto (346.885,- brutto) • Los 2: Augsburg 94.000 EUR netto (111.860,- brutto) • Los 3: Regensburg 165.000 EUR netto (196.350,- brutto)
Der Umfang der von der Ausschreibung betroffenen Liegenschaften ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (siehe Kapitel I.3 – Geltungsbereich).
Neben den aktuell genannten Liegenschaften umfasst der Rahmenvertrag auch sämtliche hinzukommenden Liegenschaften der o. g. Dienststellen und gE nach SGB II. Im Einzelfall können Transporte zu anderen, nicht genannten Liegenschaften durch den RIM beauftragt werden.
Der Auftragnehmer (AN) muss auf Grund seiner technischen, personellen sowie logistischen Voraussetzungen in der Lage sein, die geforderte Leistung zu erbringen.
I.1 Zeitrahmen Das Vertragsverhältnis beginnt mit dem Zuschlag und endet nach 48 Monaten, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
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Es wird für beide Parteien zum 01.01.2028 eine schriftliche Kündigungsmöglichkeit mit einer Frist von 8 Monaten vereinbart. Die Parteien sind hinsichtlich der Ausübung des Sonderkündigungsrechts in ihrer Entscheidung frei.
I.2 Durchführung der Umzüge Zum Abruf von Leistungen aus diesem Rahmenvertrag sind ausschließlich die vom RIM München noch zu benennenden Personen berechtigt. Die Benennung erfolgt nach Zuschlag. Die Abrufe aus dem Vertrag können vorab telefonisch erfolgen und werden im Anschluss in Textform bestätigt. Nach Eingang dieser Beauftragung hat der AN sich schnellstmöglich mit dem Ansprechpartner des RIM in Verbindung zu setzen, den Auftrag in Textform (per E-Mail) zu bestätigen und klärt mit diesem (ggf. auch bei einer Besichtigung) die notwendigen Anforderungen/Voraussetzungen für den geplanten Umzug.
Wenn nichts anderes mit dem Ansprechpartner des RIM vereinbart wurde, sind die Umzüge innerhalb von spätestens 10 Arbeitstagen nach Beauftragung durchzuführen. Die Umsetzung erfolgt im Regelfall zu den üblichen Büro- und Öffnungszeiten der betroffenen Liegenschafften. Im Einzelfall kann es zu Einsätzen am Wochenende kommen. Stellt der AN vor oder während der Durchführung der Leistungen fest, dass diese nicht rechtzeitig abgeschlossen werden können, so hat er die Verzögerung dem RIM unverzüglich mitzuteilen. Die Entscheidung, ob eine Terminverschiebung oder eine Auftragserweiterung erfolgt, liegt beim AG. Sobald die vereinbarten Tätigkeiten am Ausführungstag abgeschlossen sind, erfolgt unverzüglich eine Meldung an dem RIM. Der AG beauftragt den AN entweder volle (max. 8 Stunden) oder halbe Arbeitstage (max. 4 Stunden).
Der AN stellt sicher, dass die Beschäftigten die dem AG angebotsgemäß zugesicherte und für die Erfüllung der jeweiligen Aufgaben erforderliche Ausrüstung erhalten und die erforderlichen Fähigkeiten besitzen.
Die Hausordnung der BA (Anlage 1) sowie die ggf. für die jeweilige Liegenschaft geltende Hausordnung sind zwingend zu beachten und durch das zum Einsatz kommende Personal des AN zu unterzeichnen.
Im Laufe des Vertragszeitraums kann ggf. die BA neue Zutrittsregelungen bestimmen, welche ebenfalls vom AN zu beachten sind.
I.2.1 Elektronische Bestellung / Rechnungsstellung Die Bundesagentur für Arbeit wickelt Bestellungen von Gütern und Dienstleistungen über einen eigenen elektronischen Marktplatz (PeP = Public Electronic Procurement) ab.
Nicht direkt abbildbare Kosten werden über das PeP-Bestellsystem über eine Position „sonstige Kosten“ abgerechnet. Diese ist mit 0,01€ hinterlegt und wird durch das RIM in der Menge der tatsächlich nachgewiesenen Kosten bestellt. Durch einen Positionstext teilt das RIM mit, um welche Kosten es sich hier genau handelt.
Besteht Einigkeit bzgl. der abzurechnenden Kosten, erhält der AN von der beauftragenden Stelle innerhalb von 10 Arbeitstagen eine abschließende elektronische Freitext-Bestellung zusammengefasst in einer Sammelposition über den Gesamtbetrag. Diese elektronische Freitext-Bestellung stellt die Grundlage zur Erstellung der Rechnung dar.
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E-Rechnung: Die öffentlichen Institutionen – damit auch die BA/der Auftraggeber – sind gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet, Rechnungen zu Aufträgen elektronisch anzunehmen und medienbruchfrei verarbeiten zu können. In Deutschland sind gemäß der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E- Rechnungsverordnung – ERechV) alle Rechnungen betroffen, die nach Erfüllung öffentlicher Aufträge ausgestellt wurden und darüber hinaus gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die von dem Auftragnehmer zwingend zu beachtenden und einzuhaltenden Einzelheiten zu den Voraussetzungen und dem Ablauf entnehmen Sie bitte der Anlage 2.0 zur Leistungsbeschreibung.
Arbeitsbericht / Rechnungsstellung Direkt nach erfolgreich abgeschlossenem Umzug erstellt der AN einen detailliert aufgeschlüsselten Arbeitsbericht mit folgenden Angaben, mindestens mit folgendem Inhalt:
- Anzahl und Art der eingesetzten Arbeitskräfte
- Zeitraum (= tatsächliche Einsatzzeit vor Ort einschließlich gesetzlich vorgeschriebener Pausen gemäß gültigem Arbeitsschutzgesetz)
- sowie Anzahl und Art der eingesetzten Hilfs- und Transportmittel
- ggf. weitere vom RIM benötigten Angaben.
Angefangene Stunden werden viertelstündlich abgerechnet. Angefangene Kilometer werden in 0,5er Schritten abgerechnet.
Hierzu müssen die Einsatzkräfte und Hilfs- und Transportmittel eindeutig den Positionen im Leistungsverzeichnis/Angebot zuordenbar sein. Der Arbeitsbericht ist von beiden Seiten durch Unterzeichnung freizugeben und der Rechnung beizufügen.
I.3 Geltungsbereich – betroffene Liegenschaften Der Geltungsbereich dieses Vertrages erstreckt sich auf die internen Umzüge des RIM München, seine ausgelagerten Dienststellen sowie Umzüge zwischen den vorhandenen Dienststellen. Diese sind derzeit (Aufzählung ist nicht abschließend):
Los 1 Verbund der AA München, (geschätzter Auftragswert 346.885,- Euro brutto – Höchstwert 416.262,- Euro brutto):
Agentur für Arbeit München Kapuzinerstr. 26 80337 München div. Geschäftsstellen München
Agentur für Arbeit Weilheim Karwendelstr. 1 82362 Weilheim Geschäftsstelle Garmisch Chamonixstr. 3-9 82467 Garmisch-Partenkirchen Geschäftsstelle Landsberg Mühlweg 3a 86899 Landsberg am Lech Geschäftsstelle Schongau Marktoberdorferstr. 29 86956 Schongau Geschäftsstelle Fürstenfeldbruck Oskar-v.Miller-Str. 4f 82256 Fürstenfeldbruck Geschäftsstelle Starnberg Hanfelderstr. 15b 82319 Starnberg
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Agentur für Arbeit Freising Parkstr. 11 85356 Freising Geschäftsstelle Erding Berghamerstraße 14 85435 Erding Geschäftsstelle Dachau Münchner Str. 61a 85221 Dachau Geschäftsstelle Ebersberg Kolpingstr. 1 85560 Ebersberg
Agentur für Arbeit Rosenheim Wittelsbacherstr. 57 83022 Rosenheim Geschäftsstelle Bad Tölz Prof.-Max-Lange-Platz 9, 83646 Bad Tölz Geschäftsstelle Holzkirchen Herdergarten 2 83607 Holzkirchen Geschäftsstelle Wolfratshausen Sauerlacherstraße 7-9 82515 Wolfratshausen
Los 2 Verbund der AA Augsburg, (geschätzter Auftragswert 111.860,- Euro brutto – Höchstwert 134.232.- Euro brutto):
Agentur für Arbeit Augsburg Wertachstr.28, 86153 Augsburg Geschäftsstelle Aichach Hauptstr. 2, 86551 Aichach Geschäftsstelle Schwabmünchen Fuggerstr. 13, 86830 Schwabmünchen
Agentur für Arbeit Donauwörth Zirgesheimer Straße 9, 86609 Donauwörth Geschäftsstelle Dillingen Rosenstraße 4, 89407 Dillingen Geschäftsstelle Günzburg Ichenhauser Straße 20 b, 89312 Günzburg Geschäftsstelle Illertissen Gustav-Stresemann-Straße 1 a, 89257 Illertissen Geschäftsstelle Neu-Ulm Reuttier Str. 39, 89231 Neu-Ulm Geschäftsstelle Nördlingen Bürgermeister-Reiger-Str. 4, 86720 Nördlingen
Agentur für Arbeit Ingolstadt Heydeckplatz 1, 85049 Ingolstadt Geschäftsstelle Eichstädt Weißenburger Straße 17, 85072 Eichstätt Geschäftsstelle Neuburg Längenmühlweg 24, 86633 Neuburg Geschäftsstelle Pfaffenhofen Hauptplatz 39, 85276 Pfaffenhofen an der Ilm
Agentur für Arbeit Kempten Rottachstr. 26, 87439 Kempten Geschäftsstelle Memmingen Wielandstraße 1-3, 87700 Memmingen Geschäftsstelle Füssen Abt-Hafner-Str. 8, 87629 Füssen Geschäftsstelle Kaufbeuren Otto-Müller-Straße 2, 87600 Kaufbeuren Geschäftsstelle Lindau Hundweilerstraße 1, 88131 Lindau Geschäftsstelle Marktoberdorf Jörglweg 10, 87616 Marktoberdorf Geschäftsstelle Mindelheim Bahnhofstraße 6, 87719 Mindelheim Geschäftsstelle Sonthofen Schloßstraße 10, 87527 Sonthofen
Los 3 Verbund der AA Regensburg, (geschätzter Auftragswert 196.350,- Euro brutto – Höchstwert 235.620,- Euro brutto):
Agentur für Arbeit Regensburg Galgenbergstr. 24 93053 Regensburg Geschäftsstelle Kelheim Donaupark 20 93309 Kelheim Geschäftsstelle Neumarkt Mariahilfstr. 37 92318 Neumarkt in der Oberpfalz Geschäftsstelle Mainburg Am Graben 10 94048 Mainburg
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Agentur für Arbeit Deggendorf Hindenburgstr. 32 94469 Deggendorf Geschäftsstelle Regen Industriestr. 4 94209 Regen Geschäftsstelle Bogen Bahnhofstr. 21b 94327 Bogen Geschäftsstelle Straubing Elbinger Str. 8 94315 Straubing
Agentur für Arbeit Passau Innstr. 30 94032 Passau Geschäftsstelle Pocking Simbacher Str. 6 94060 Pocking Geschäftsstelle Vilshofen Kapuzinerstr. 25 94474 Vilshofen Geschäftsstelle Waldkirchen Bahnhofstr. 3 94065 Waldkirchen
Agentur für Arbeit Landshut Leinfelderstr. 6 84034 Landshut Geschäftsstelle Dingolfing Aitrachstr. 7 84130 Dingolfing Geschäftsstelle Pfarrkirchen Max-Breiherr-Str. 3 84347 Pfarrkirchen Geschäftsstelle Landau Viehmarkt Str. 3 94405 Landau Geschäftsstelle Vilsbiburg Frauensattlinger Str. 10 84137 Vilsbiburg
Agentur für Arbeit Traunstein Chiemseestr. 35 83278 Traunstein Geschäftsstelle Mühldorf Am Kellerberg 11 84453 Mühldorf am Inn Geschäftsstelle Altötting Gabriel-Mayer-Str. 6-8 84503 Altötting Geschäftsstelle Bad Reichenhall Bahnhofstr. 22 83435 Bad Reichenhall
Des Weiteren umfasst der Rahmenvertrag sämtliche hinzukommenden Liegenschaften des RIM. Im Einzelfall können Transporte zu anderen, nicht genannten Liegenschaften (auch außerhalb des benannten RIM-Gebietes) durch den AG beauftragt werden. Dies erfolgt zu den gleichen vertraglich vereinbarten Konditionen.
I.4 Bereitstellung von Arbeitskräften Es sind Arbeitskräfte in qualitativ und quantitativ angemessener Anzahl zur Verfügung zu stellen, so dass die Umzüge (ggf. auch mehrere Umzüge an verschiedenen Standorten zeitgleich) im jeweils vorgegebenen zeitlichen Rahmen erfolgen können. Die finale Entscheidung wie viele Mitarbeitende benötigt wird, liegt beim AG.
Die Einsatzplanung muss so gestaltet werden, dass der Dienstleistungsbeginn am Umzugs- / Verladeort auch inkl. Anfahrt spätestens um 8:00 Uhr sichergestellt ist.
Der AN hat insbesondere bei komplexeren und umfangreicheren Umzügen (es werden 4 und mehr Arbeitskräfte benötigt) mindestens eine verantwortliche Person (Vorarbeiter/ Projektleitung) zu benennen, welche während des gesamten Umzuges ständig erreichbar sein muss und mit dem Personal der Hausverwaltung bzw. des RIM zusammenarbeitet sowie bei der Umzugsplanung dem RIM als verantwortliche Kontaktperson und zur Koordination zur Verfügung steht. Der vom AN entsprechend dem Kapitel I.4 benannte Mitarbeiter ist für die zur Annahme und Abgabe von für den AN bindenden Erklärungen berechtigt. Diese Verpflichtung endet mit der Abnahme.
Der AN teilt jeden Wechsel/Austausch der verantwortlichen Person unverzüglich mit. Auf Wunsch des AG erfolgt im Vorfeld eine kostenfreie Vor-Ort-Projektierung. Das Personal des AG ist gegenüber dem ausführenden Personal des AN nicht weisungsbefugt.
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I.5 Umzugsdienstleistung – allgemeine Beschreibung Über die genaue Umsetzung der Projekte entscheidet der AG. Die Umzugstätigkeit umfasst grundsätzlich folgende Tätigkeiten (diese Aufzählung ist nicht abschließend):
• Rechtzeitige Anlieferung und Bereitstellung des gesamten notwendigen Packmaterials nach vorheriger Terminabsprache mit dem RIM • Fachgerechter Abbau der IT-Arbeitsplatzkomponenten • Zerlegen von Möbel- und Schreibtischkombinationen • Ab-, Auf- und Umbau sowie Transport von Aktenregalen nach Planungsunterlagen (z. B. Aufstellskizzen) • bei Außer-Haus-Umzügen müssen Rollwägen nach Absprache mit dem RIM ggf. mit undurchsichtiger, z. B. schwarzer Folie umwickelt werden • Fachgerechtes Beladen und Sichern der vorgesehenen geeigneten Transportmittel, Transport von Büromobiliar und sonstigem Umzugsgut erfolgt sowohl liegenschaftsübergreifend (in der Regel aber innerhalb des RIM-Verbunds) als auch innerhalb der Liegenschaften • Das Umzugsgut ist unter Berücksichtigung der nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten kürzesten Wegstrecke zu transportieren, die Fahrzeuge sind so zu wählen, dass immer ausreichend Platz bereitsteht, die Anzahl der Fahrten soll so gering wie möglich gehalten werden • Aufbau der Aktenregale in den Aktenhaltungen, standsichere Verankerung der Regale sowie deren Abnahme nach § 14 Abs. 1 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) • Aufbau demontierter Möbel und Schreibtischkombinationen • Fachgerechter Aufbau des IT-Arbeitsplatzes entsprechend der vom AG vorgegebenen Konfiguration (i. d. R. die ursprüngliche Konfiguration) • Anschluss und stolperfreie Verkabelung des IT-Arbeitsplatzes unter Nutzung der am Schreibtisch befindlichen Kabelkanäle und der AGseitig bereitgestellten Tritt-/ Fußbodenkanälen inkl. Betriebsfähigkeitsprüfung - Funktionstest nach Vorgaben des AGs • Anfallendes Entsorgungsgut ist, nur nach Aufforderung des RIM, vom AN mitzunehmen und fachgerecht zu entsorgen. Die Entsorgungsstätte ist nach wirtschaftlichen Anhaltspunkten auszuwählen. Die für die Entsorgung anfallenden Kosten sind schriftlich nachzuweisen und entweder als einzelner Posten auf der Gesamtrechnung auszuweisen oder separat in Rechnung zu stellen. Zu den Entsorgungskosten zählen die schriftlich nachgewiesenen Kosten für die Entsorgung sowie die Arbeitszeit für max. zwei Mitarbeitende des AN inkl. Hin- und Rückfahrt zum jeweiligen Einsatzort.
Hinweis: Neben Möbel- und Schreibtischkombinationen sowie IT-Arbeitsplatzgeräten kann durch den AG der Umzug weiterer Gegenstände beauftragt werden (z. B.: Umzugskartons, Tresore, Teeküchen, Kühlschränke, Geschirrspüler, Selbstbedienungssysteme, Pflanzen und Pflanzkübel, Bilder usw.).
In der Regel erfolgt im Vorfeld eine entsprechende Einweisung durch den AG. Übliches Verbrauchsmaterial (Kabelbinder, Klebebänder usw.) ist in ausreichendem Umfang durch den AN vorzuhalten. Die Kosten hierfür sind in die Angebotspreise einzukalkulieren. Eine gesonderte Vergütung erfolgt nicht.
Nur spezielles Verbrauchsmaterial (Kabelbrücken, Anschlusskabel, usw.) wird durch den AG gestellt und ist durch den AN ggf. an die örtlichen Gegebenheiten anzupassen.
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Kopiergeräte (Multifunktionsgeräte) werden durch den jeweiligen Wartungsservice umgezogen und sind somit nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.
Bezüglich der Zufahrten zu den einzelnen Liegenschaften ist die Planung des gesamten Umzugsverkehrs gemeinsam mit dem RIM abzustimmen. Grundsätzlich werden die An- und Abfahrten innerhalb des in Lose aufgeteilten Einsatzgebietes nicht gesondert vergütet. Die Bereitstellung der vorgeschriebenen Transportmittel erfolgt immer nach vorheriger Abstimmung mit dem RIM.
I.6 Behördengenehmigung/Umweltzone/Kontrollen Die Prüfung und das Einholen aller notwendigen Behördengenehmigungen ist Aufgabe des ANs. Die hierfür von den Behörden erhobenen Kosten trägt der AG. Sie werden vom AN verauslagt und auf Nachweis erstattet.
Für den Fall, dass eine Umweltzone eingerichtet ist, ist für Umzüge innerhalb des Stadtgebietes oder Umzüge in das Stadtgebiet durch den AN zu beachten, dass ggf. nur Fahrzeuge eingesetzt werden dürfen, die mit den erforderlichen Umweltplaketten gekennzeichnet sind.
Der AN hat sicherzustellen, dass das eingesetzte Personal die entsprechenden notwendigen Legitimationsnachweise mit sich führt.
Eventuelle Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben, die zudem vom AN vermeidbar wären, werden vom AG nicht übernommen bzw. erstattet.
I.7 Außenaufzüge/ Hilfsmittel/ Transportgeräte Die Prüfung, ob Außenaufzüge aufgestellt werden können, obliegt ausschließlich dem AN. Alle für den Umzug erforderlichen Hilfsmittel, wie Niederflurfahrzeuge, weitere Transportgeräte, Hebezüge usw., sind durch den AN zu stellen.
I.8 Schutzmaßnahmen Alle Transporte sind so abzusichern, dass Beschädigungen am Umzugsgut nicht entstehen können.
Insbesondere die umzusetzende IT-Hardware darf im Gebäude oder im offenen Transportwagen nicht unbeaufsichtigt stehen gelassen werden. Dies gilt auch in Pausen oder bei Arbeitsende.
Alle für den Innentransport eingesetzten Fördergeräte müssen über abriebfreie Räder/Rollen verfügen, da die Transportwege teilweise mit sensiblen Bodenbelägen ausgestattet sind. In einigen Bereichen können Maßnahmen zur Lastverteilung notwendig werden. Diese sind vom AN in Abstimmung mit dem RIM vorzunehmen. Soweit erforderlich, sind Schutzvorrichtungen in Aufzügen, an Türzargen, Geländern, Wänden und anderen Einrichtungen anzubringen. Die Entscheidung, ob und wann Schutzvorrichtungen erforderlich sind trifft der AN. Für Schäden, die wegen fehlender oder mangelnder Schutzvorrichtungen entstehen, haftet der AN.
Die erstmalige Einrichtung notwendiger Schutzmaßnahmen wird vom AG nicht gesondert vergütet. Sollten die Schutzmaßnahmen ausschließlich aus Gründen, die das RIM zu vertreten
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hat (z. B. nicht vorhersehbare dienstlich bedingte Verzögerungen), entfernt und zu einem späteren Zeitpunkt erneut wieder angebracht werden müssen, trägt der AG hierfür die Kosten.
I.9 Transportmittel und Packmaterial Für Umzugsgüter, die der RIM selbst verpackt, sind die Transportmittel und sonstigen Packmaterialien (nur wiederablösbare Etiketten zur Kennzeichnung des Umzugsgutes) durch den AN rechtzeitig in Abstimmung mit dem RIM bereitzustellen. Überzählige und nach dem Umzug frei gewordene Transportmittel sind durch den AN kostenfrei und zeitnah einzusammeln und ggf. zu entsorgen. Die Kosten für die vorherige Anlieferung von Umzugskartons an die einzelnen Liegenschaften („frei Haus“) sind mit in die angebotenen Preise einzukalkulieren und können nicht gesondert in Rechnung gestellt werden.
Das durch den AN zu verwendende Transportmittel (insbesondere für Aktentransporte) ist mit dem RIM spätestens mit Beginn der Umzugsplanung abzustimmen.
I.10 Pack- und Montageleistungen Die Verpackung des in den Umzugslisten aufgeführten Umzugsgutes erfolgt, soweit nicht eindeutig anders angegeben, durch den AN in stoßsicheren, staub- und nässegeschützten Behältnissen. Die Umzugslisten werden dem AN rechtzeitig vor den einzelnen Umzügen durch den RIM zur Verfügung gestellt.
Schriftstücke, Akten und sonstige Unterlagen in den Büroräumen werden durch den AG separat verpackt, verschlossen und ausgepackt, sodass durch den AN keine Einsicht möglich ist. Anderes Umzugsgut, in den Archiven und Bibliotheken wird, soweit dies dem AN nicht ausdrücklich anders mitgeteilt wird, durch den AN ein- und ausgepackt und am Zielort wieder in das entsprechende Möbelstück zurückgepackt. Hierbei sind die Bedingungen des Kapitels I.14 (Verschwiegenheitspflicht) zu beachten.
Das zu transportierende Umzugsgut muss durch den AN demontiert und wieder fachgerecht montiert werden, soweit dies zum sachgerechten Transport erforderlich ist. Die Montagen sind durch den AN mit geschultem Personal mit eigenen, geeigneten Werkzeugen durchzuführen. Demontage, Verpacken, Transport, Auspacken und Montage ist so durchzuführen, dass keine Beschädigung am Umzugsgut erfolgt.
Umzugsgüter, insbesondere EDV-Hardware, Umzugskartons oder Rollwagen mit Akten dürfen im oder vor dem Gebäude oder im offenen Möbelwagen nicht unbeaufsichtigt stehen gelassen werden. Dies gilt auch in Pausen oder bei Arbeitsende.
Hinweis auf § 14 (1) BetrSichV: Ab- und Wiederaufbau von Aktenregalen sind vor Auftragsausführung zwingend mit dem RIM abzusprechen, weil hierbei eine Abnahme nach § 14 Abs. 1 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) durch eine befähigte Person im Sinne der Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS 1203) erforderlich ist (siehe auch die entsprechenden Positionen im Leistungsverzeichnis).
Verkabelungsarbeiten müssen stolperfrei ausgeführt werden.
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I.11 Durchführung der Umzüge Umzugsplanung und Umzugsleitstelle bei Umzügen:
Die Möblierungspläne werden vom RIM erstellt. Der AN hat detaillierte Ablauf- und Terminpläne zu erstellen und die erforderliche Feinabstimmung mit dem RIM durchzuführen. Die Unterlagen für Umzugsdetailplanung erstellt der AN und stellt diese dem RIM zum vereinbarten Termin zur Verfügung. Die Vorgaben der abgestimmten Umzugsplanung sind umzusetzen. Die erarbeiteten Feintermine sind bindend und zwingend einzuhalten.
Personaleinsatz- und Arbeitsablaufplanung, sowie -steuerung, obliegen dem AN. Stellt sich nachträglich ein Irrtum bei der Personaleinsatz- und Arbeitsablaufplanung fest, so geht dies zu Lasten des AN. Die Arbeitskräfte des ANs müssen über gute Deutschkenntnisse verfügen.
Möbel und Kartons wird vom Personal des AGs mit Aufklebern versehen, die die Zieladresse aufweisen. Im Bedarfsfall bringt der AG ein Exemplar eines Stellplans an der Außenseite der jeweiligen Raum-Eingangstür oder dem Fenster an. Für den Aufbau des Umzugsgutes ist der ausgehändigte Stellplan bindend.
Sofern das Einräumen nicht mit beauftragt wird, sind die Kartons gemäß ihren Aufklebern so in den Zielzimmern abzustellen, dass sie den weiteren Umzugsverlauf und das Betreten der Zimmer nicht behindern.
I.12 Gefahrenübergang/ Verkehrshaftung/Abnahme Die Durchführung bestimmter Transporte (entsprechend Auftrag durch RIM) erfolgt unter Aufsicht des RIM oder seines Bevollmächtigten und wird anhand eines Laufzettels oder digital protokolliert.
Der AN erhält für die auszuführenden Leistungen die erforderlichen Gegenstände (Schlüssel, Codekarten o. ä.). Die Übergabe bzw. die Rückgabe dieser Schlüssel, Codekarten und etwaiger Unterlagen wird in einem Protokoll schriftlich festgehalten. Das Protokoll ist von beiden Seiten zu unterzeichnen. Die ausgehändigten Gegenstände sind jederzeit auf Aufforderung, spätestens bei Auftragsende, unaufgefordert zurückzugeben.
Die ausgehändigten Gegenstände dürfen nur zu dem vertraglich vorgesehenen Zweck genutzt werden, sind vor Missbrauch zu schützen, müssen stets sorgfältig aufbewahrt werden und sind für alle Leistungen aus dieser Ausschreibung, insbesondere für den Transport, ausreichend zu versichern. Es ist sicherzustellen, dass Dritte keinen Zugriff erhalten. Bei Verlust, gleich aus welchen Gründen, ist der AN zur sofortigen Meldung gegenüber dem AG verpflichtet und in voller Höhe des eintretenden Schadens schadensersatzpflichtig.
Die vom RIM für die Umzugsdienstleistung bereitgestellten Produkte müssen außerdem so behandelt werden, dass ihre Identifikation und ihr Zustand sowohl sachlich, personell als auch örtlich jederzeit nachweisbar sind. Ausgehändigte Schlüssel, Codekarten etc. müssen auch während des Umzuges vor unberechtigtem Zugriff bzw. vor Verlust geschützt werden. Der AN muss dafür Sorge tragen, dass die bereitgestellten Produkte pfleglich behandelt werden.
Hinsichtlich der Haftung gem. § 451 ff HGB gilt der gesetzlich festgelegte Satz von max. 620,00 Euro pro Kubikmeter Laderaum, der zur Erfüllung des Vertrages benötigt wird. Die durchschnittlichen Kosten in Höhe von 800,00 Euro pro IT-Arbeitsplatz müssen zwingend abgedeckt sein. Durch Personal des ANs verursachte Schäden am Umzugsgut, technischen
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Einrichtungen und sonstigen Gegenständen und Gebäuden sind dem RIM unverzüglich zu melden und zu protokollieren. Die Meldung hat schriftlich zu erfolgen und ist von beiden Seiten zu unterschreiben. Der AN hat den entstandenen Schaden unverzüglich zu ersetzen. Nach Abschluss jeden Vorganges wird dieser durch einen berechtigten Mitarbeiter des AGs gegenüber dem AN schriftlich protokolliert/abgenommen.
Die Abnahme vor Ort erfolgt unter Vorbehalt. Die Vor-Ort-Unterzeichnung des Protokolls seitens des AGs geschieht unter dem Vorbehalt einer Nachprüfung. Der AG hat innerhalb von drei Arbeitstagen ab Beendigung der Durchführung der Leistung (Wochenendetage und Feiertage des jeweiligen Leistungsortes zählen nicht dazu) an den AN eine Rückmeldung in Textform zu übermitteln, ob Mängel vorliegen und in welcher Art und Weise Abhilfe geschafft werden soll. Nur wenn der AN innerhalb der im Einzelfall vordefinierten Zeit keine Rückmeldung erfolgt, gilt das Protokoll als endgültig freigegeben.
Bei Umzugsarbeiten an mehreren Umzugstagen ist keine tägliche Abnahme der Arbeiten zwingend erforderlich. Die Entscheidung liegt beim AG. Die Schlussabnahme erfolgt durch die Umzugsprojektverantwortlichen des AG. Der AN unterzeichnet die Abnahme entsprechend.
I.13 Hausrecht Aufgrund der sensiblen Arbeitsbereiche in den Dienststellen der BA haben die Einsatzkräfte des ANs einheitliche Arbeitskleidung und/oder einen Lichtbildausweis öffentlich zu tragen, damit sie als Beschäftigte des ANs erkennbar sind.
Es haben ausschließlich das Personal/ Aufsichtspersonen des ANs Zutritt zu den von der Leistungserbringung betroffenen Objekten. Der AN stellt sicher, dass von seinem Personal keine betriebsfremden Personen in das Objekt mitgebracht werden.
In allen Räumlichkeiten des AGs besteht absolutes Alkohol- und Rauchverbot. Die Mitarbeiter des ANs dürfen nicht alkoholisiert oder unter sonstigem Suchtmitteleinfluss zur Arbeit erscheinen.
I.14 Verschwiegenheitspflicht Dem Personal des ANs ist es untersagt, Einsicht in Schriftstücke, Akten und sonstige Unterlagen zu nehmen. Der AN und seine Mitarbeiter sind Dritten gegenüber bezüglich aller ihnen bekanntwerdenden Vorgänge zu absoluter Verschwiegenheit verpflichtet.
Alle zum Einsatz beim AG vorgesehenen Arbeitskräfte des ANs sind zur Wahrung des Datengeheimnisses gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu verpflichten. Der AN legt dem AG auf Anforderung Kopien dieser Verpflichtungserklärungen vor.
Auf Verlangen des AGs hat der AN zuwiderhandelndes Personal von der weiteren Tätigkeit auszuschließen und durch geeignetes Personal zu ersetzen. Dadurch entstehende Kosten trägt der AN. Ungeeignetes Personal ist auf Verlangen des AGs ohne Zusatzkosten auszutauschen.
I.15 Unethisches Verhalten
Die BA ist als eine der größten Sozialbehörden Europas lebendiger Teil der freiheitlich demokratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland. Alle Mitglieder und
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Angehörigen der BA bekennen sich zur freiheitlich demokratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland. Dieses Bekenntnis setzt sich in allen Phasen der Beschaffung von Leistungen gegenüber sämtlichen Teilnehmern am Wirtschaftsleben fort. Zu diesem Bekenntnis gehört insbesondere auch, dass die BA von ihren Leistungserbringern (AN) ebenfalls das Bekenntnis zur freiheitlich demokratischen Grundordnung erwartet. Die BA duldet insbesondere weder eine verfassungsfeindliche noch eine antisemitische Geisteshaltung. Darüber hinaus setzt die BA bei dem AN und den von ihm eingesetzten Mitarbeitern zusätzlich ein für die Leistungserbringung erforderliches Maß an sozialer Kompetenz voraus, dass sich in den folgenden Anforderungen an ein ethisches Verhalten während sämtlicher Tätigkeiten bei der Leistungserbringung realisiert. Dies kommt auch in den Anforderungen der „Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO)“ bzw. der Vorschriften, mit denen die Kernarbeitsnormen der ILO in nationales Recht umgesetzt worden sind, zum Ausdruck. Der AN und die von ihm eingesetzten Mitarbeiter haben jegliche verfassungs-feindliche Verhaltensweise zu unterlassen. Mitarbeiter ist dabei jede natürliche Person, die als AN oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung zu dem AN, zu einem Subunternehmer oder zu einem weiteren Subunternehmer Leistungen im Zusammenhang mit diesem Vertrag schuldet. Verfassungsfeindlich sind namentlich Verhaltensweisen, die ein Eintreten gegen die freiheitlich demokratische Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland, das Eintreten, das Unterstützen oder das geistige Teilen verfassungsfeindlicher Ziele sowie das Befürworten eines absoluten Alleinanspruchs einer Religion oder Weltanschauung oder eine antisemitische Geisteshaltung erkennen lassen. In gleichem Umfang unterlassen der AN und die von ihm eingesetzten Mitarbeiter ähnliche Verhaltens-weisen. Ähnliche Verhaltensweisen sind namentlich Verhaltensweisen, die sich gegen die soziale und rechtliche Gleichheit nach dem Grundgesetz, namentlich dessen Art. 3, richten oder antipluralistische Ziele oder eine homogene und identitäre Sozialordnung befürworten. Die Besorgnis eines Zuwiderhandelns oder das tatsächliche Zuwiderhandeln gegen das oben beschriebene Unterlassen kann zur Abmahnung des ANs oder zum Austausch des betroffenen Mitarbeiters des ANs führen. Bei dem Vorliegen erheblicher oder gravierender Gründe in Bezug auf einen Verstoß gegen die Anforderungen an ein ethisches Verhalten können dem AN und den von ihm eingesetzten Mitarbeitern weitere Rechtsfolgen drohen. Ein Grund ist dann erheblich, wenn er den Verdacht einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat begründet. Ein Grund ist auch erheblich, wenn nach einer bereits abgemahnten Verhaltensweise ein anderer Mitarbeiter des ANs erstmalig die vorgenannte Besorgnis begründet. Ein Grund ist insbesondere gravierend, wenn er den Verdacht einer – auch nur versuchten – Straftat gegen die öffentliche Ordnung, insbesondere gemäß §§ 84 ff., 130, 130a StGB, gegen Leib und Leben oder gegen die körperliche Unversehrtheit begründet. Sowohl der AN als auch die BA streben regelmäßig zunächst eine einvernehmliche Lösung im Rahmen von Abwicklungsmeetings, Lieferantengesprächen oder anderen Gesprächen auf Projekt- bzw. Fachebene an, sobald auch nur die Besorgnis der Zuwider-handlung gegen die oben beschriebenen Maßstäbe an ein ethisches Verhalten aufkommt. Die Sanktionierung im Rahmen vertraglicher und gesetzlicher Bestimmungen bleibt jedoch in je-dem Fall unbenommen.
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