02_Bewerbungs_und_Angebotsbedingungen_Technische_Fachplanung_ES27_Stand_2026-11-05.pdf

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EuroSkills 2027 GmbH – Vergabestelle – Vergabeverfahren „Technische Fachplanung und technische Leitung EuroSkills 2027“ – offenes Verfahren (§ 119 Abs. 3 GWB, § 15 VgV) – Vergabe-Nr. ES27-2026-001

BEWERBUNGS- UND ANGEBOTSBEDINGUNGEN Verfahrensbedingungen für die Abgabe von Angeboten (Anlage 02 der Vergabeunterlagen – Stand 05.11.2026

1. Auftraggeberin, Verfahren, Rechtsrahmen

Auftraggeberin ist die EuroSkills 2027 GmbH, Krefelder Straße 32, Haus B-West, 70376 Stuttgart (Geschäftsstelle: Kaiserswerther Straße 135, 40474 Düsseldorf). Vergeben wird der Dienstleistungsauftrag „Technische Fachplanung und technische Leitung EuroSkills 2027“ im offenen Verfahren nach dem Vierten Teil des GWB und der VgV. Das Verfahren wird elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) geführt: https://s2.dtvp.de/Satellite/notice/CXPIYDJYYH3. Das Vorhaben wird aus Zuwendungen des Bundes und des Landes Nordrhein-Westfalen gefördert; es gilt der Fördermittelvorbehalt nach Ziff. 12.

2. Kommunikation und Bieterfragen

Sämtliche Kommunikation in diesem Verfahren – Fragen, Antworten, Mitteilungen, Nachforderungen, Aufklärungsersuchen und die Angebotsabgabe – erfolgt ausschließlich elektronisch über die Projekträume des DTVP. Telefonische oder sonstige Auskünfte werden nicht erteilt und sind unverbindlich. Unternehmen wird empfohlen, sich auf der Plattform zu registrieren, um automatisch über Änderungen, Antworten auf Bieterfragen und Berichtigungen informiert zu werden; bei freiem (nicht registriertem) Zugriff obliegt die laufende Information dem Unternehmen. Bieterfragen sind bis spätestens 27.11.2026 über die Plattform zu stellen; die Beantwortung erfolgt in anonymisierter Form gegenüber allen Unternehmen bis spätestens 01.12.2026 (sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist, § 20 Abs. 3 VgV).

3. Vergabeunterlagen; Rügeobliegenheit

Die Vergabeunterlagen stehen uneingeschränkt, vollständig und unentgeltlich über den in der Auftragsbekanntmachung genannten Zugang zum Abruf bereit (§ 41 VgV). Die Unternehmen haben die Unterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit, Unklarheiten und etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften zu prüfen. Erkannte Verstöße sind innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen; Verstöße, die in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1–3 GWB). Auf die Rechtsbehelfsbelehrung in der Auftragsbekanntmachung wird verwiesen (zuständig: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100, 76137 Karlsruhe). Soweit Unterlagen zusätzlich in bearbeitbaren Formaten (DOCX, XLSX) bereitgestellt werden, dient dies allein der Arbeitserleichterung; bei Abweichungen ist die PDF-Fassung maßgeblich, beim Angebots-LV die bereitgestellte Excel-Struktur.

4. Form, Übermittlung und Frist der Angebote

Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über die Angebotsfunktion des DTVP einzureichen (§ 53 Abs. 1 VgV); eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich, die erklärende Person ist im Angebotsschreiben zu benennen. Angebote per E-Mail, Telefax oder Post sind unzulässig und werden ausgeschlossen. Dateien sind in gängigen Formaten (PDF; das Angebots-LV zusätzlich im Excel-Format) einzureichen. Die Angebotsfrist endet am 07.12.2026, 11:00 Uhr. Nicht fristgerecht eingegangene Angebote werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV). Die Öffnung erfolgt unverzüglich nach Fristablauf durch mindestens zwei Vertreter gemeinsam (§ 55 VgV); Bieter sind nicht zugelassen.

5. Inhalt des Angebots – einzureichende Unterlagen

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen. Die Spalte „Nachforderung“ gibt an, ob eine fehlende Unterlage nach § 56 VgV nachgefordert werden kann; wertungsrelevante leistungsbezogene Unterlagen sind von der Nachforderung ausgeschlossen (§ 56 Abs. 3 Satz 1 VgV) – ihr Fehlen führt zu null

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Punkten im betroffenen Kriterium bzw. bei Mindestanforderungen zum Ausschluss. Inhalte werden dem sachlich einschlägigen Prüfungspunkt zugeordnet, auch wenn sie an anderer Stelle des Angebots dargestellt sind:

Eigenerklärungen genügen zunächst; die Auftraggeberin behält sich vor, Nachweise (u. a. Versicherungsbestätigung, VfV-Qualifikationsnachweise, Auszüge nach § 48 VgV, Sprachnachweise nach Ziff. 8/10 der Leistungsbeschreibung) vom Bieter, dessen Angebot in die engere Wahl kommt, binnen angemessener Frist anzufordern.

6. Nebenangebote, Preise, Höchstbetrag

Nebenangebote sind nicht zugelassen. Jeder Bieter darf nur ein Angebot abgeben. Alle Preise sind in Euro netto anzugeben; sie sind Festpreise bis zum Vertragsende. Die Reisekostenpauschale (Pos. 9) ist abschließend; weitere Nebenkosten werden nicht erstattet. Die Phasenpauschalen umfassen sämtliche Personal- und Vor-Ort-Aufwände der jeweiligen Phase einschließlich der Mindestbesetzung nach Ziff. 8 der Leistungsbeschreibung und des Zwei-Schicht-Betriebs in der Auf-/Abbau- und Veranstaltungsphase.

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Preisnachlässe ohne Bedingung sind im Angebotsschreiben auszuweisen; an Bedingungen geknüpfte Nachlässe bleiben unberücksichtigt.

Höchstbetrag: Das Auftragsvolumen einschließlich beider Optionen beträgt höchstens 600.000 € netto. Maßgeblich ist die Angebotssumme der LV-Positionen 1–11 (Basisleistung einschließlich Reisekostenpauschale zuzüglich beider Optionspauschalen) ohne die Tagessatztabelle für Zusatzleistungen. Angebote, deren Angebotssumme den Höchstbetrag überschreitet, werden von der Wertung ausgeschlossen. Die Angebotssumme für den Höchstbetrag ist von der Wertungssumme nach Ziff. 3 der Wertungsmatrix zu unterscheiden.

7. Bindefrist

Die Bieter sind an ihre Angebote bis zum 31.01.2027 gebunden.

8. Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Sie haben mit dem Angebot ihre Mitglieder, die Aufteilung der Leistungen und ein für Angebot und Vertragsdurchführung bevollmächtigtes Mitglied zu benennen und erklären die gesamtschuldnerische Haftung. Die EEE ist für jedes Mitglied einzureichen. Mehrfachbeteiligungen (als Einzelbieter und Mitglied einer Bietergemeinschaft) sind nur zulässig, soweit der Geheimwettbewerb gewahrt bleibt; dies ist auf Verlangen darzulegen. Dieselbe Schlüsselperson darf nur in einem Angebot benannt werden.

9. Nachunternehmer und Eignungsleihe

Der Einsatz von Nachunternehmern ist zugelassen (§ 36 VgV); Art und Umfang der Unterauftragsleistungen sind im Verzeichnis anzugeben, die Benennung der Unternehmen erfolgt spätestens auf gesondertes Verlangen. Bei Eignungsleihe (§ 47 VgV) sind das eignungsverleihende Unternehmen, dessen EEE und die Verpflichtungserklärung bereits mit dem Angebot vorzulegen. Schlüsselpersonen können beim Bieter angestellt oder als freie Mitarbeiter eingesetzt sein; maßgeblich ist die verbindliche persönliche Verfügbarkeitszusage. Stammt eine Schlüsselperson von einem anderen Unternehmen, gelten §§ 36, 47 VgV entsprechend.

10. Eignung und Ausschlussgründe

Es gelten die in der Auftragsbekanntmachung aufgestellten Eignungskriterien und Nachweise sowie die Ausschlussgründe der §§ 123, 124 GWB (Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich). Für Referenzen gilt: mindestens eine Referenz über eine Veranstaltung mit mehr als 50.000 Besuchenden oder ein mehrhalliges oder mehrflächiges Format (mehrere Hallen, Venues oder parallel bespielte Veranstaltungsflächen) mit zusammen mehr als 50.000 m² Veranstaltungsfläche; die übrigen Referenzen müssen nach technischer Komplexität und Leistungsumfang vergleichbar sein. Auftragsvolumina sind je Referenz anzugeben; sie sind keine Mindestbedingung. Die „Zusammenarbeit mit Messegesellschaften“ ist ebenfalls keine Mindestbedingung; einschlägige persönliche Erfahrungen der benannten Schlüsselpersonen fließen in die Wertung des Projektteams ein.

11. Prüfung, Aufklärung, Wertung

Die Prüfung und Wertung erfolgt nach Maßgabe der Wertungsmatrix (Anlage 03): Preis 45 %, Konzept 25 %, Projektteam 30 %. Verhandlungen finden nicht statt; die Auftraggeberin kann Aufklärung über Angebot und Eignung verlangen (§ 15 Abs. 5 VgV), auch im Wege einer Videokonferenz; Aufklärungsgespräche werden nicht bewertet. Erscheint eine Wertungssumme ungewöhnlich niedrig, wird Aufklärung nach § 60 VgV verlangt; hierfür ist das Pflichtblatt Kalkulationsannahmen maßgeblich.

12. Zuschlag, Information, Fördermittel- und Aufhebungsvorbehalt

Der Zuschlag ist auf das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl vorgesehen; die nicht berücksichtigten Bieter werden vor Zuschlagserteilung nach § 134 GWB informiert (Wartefrist zehn Kalendertage bei

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elektronischer Übermittlung). Das Vorhaben wird aus Zuwendungen finanziert; das Verfahren steht unter dem ausdrücklichen Vorbehalt der fördermittelseitigen Freigaben. Die Auftraggeberin behält sich vor, das Verfahren aus den Gründen des § 63 VgV ganz oder teilweise aufzuheben, insbesondere wenn erforderliche Bewilligungen, Freigaben oder Zustimmungen der Zuwendungsgeber nicht oder nicht rechtzeitig vorliegen. Ein Anspruch auf Zuschlagserteilung besteht nicht; Aufwendungen für die Angebotserstellung werden nicht erstattet.

13. Folgevergaben; Vorbefassung (§ 7 VgV)

Der Auftragnehmer dieses Verfahrens erstellt die technischen Leistungsbeschreibungen der nachfolgenden Gewerkevergaben; dies ist Hauptleistungspflicht, eine Freistellung durch eigene Beteiligungsanzeige findet nicht statt. Ein genereller Ausschluss des Auftragnehmers von den Folgevergaben besteht nicht. Beabsichtigen der Auftragnehmer oder mit ihm verbundene Unternehmen die Beteiligung an einem Folgelos, ist dies der Auftraggeberin unverzüglich anzuzeigen, spätestens bevor mit der Erstellung der Vergabeunterlagen des betroffenen Loses begonnen wird; allein die Auftraggeberin entscheidet, ob sie das Los ausnahmsweise ohne Mitwirkung des Auftragnehmers vorbereiten lässt – nur dann kommt eine Beteiligung in Betracht. Haben der Auftragnehmer oder ein mit ihm verbundenes Unternehmen an der Vorbereitung eines Loses mitgewirkt, insbesondere dessen Leistungsbeschreibung erstellt, ist die Beteiligung an diesem Los – als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft, Nachunternehmer oder eignungsverleihendes Unternehmen – ausgeschlossen, sofern nicht im Einzelfall nachgewiesen wird, dass der Wettbewerb nicht verzerrt ist (§ 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB). Der Ausschluss wirkt unternehmensbezogen; er erfasst nicht die benannten Schlüsselpersonen als natürliche Personen. An Prüfung und Wertung von Losen mit eigener Beteiligung wirkt der Auftragnehmer in keinem Fall mit; sämtliche Verfahrensentscheidungen trifft die Auftraggeberin. Die Anzeige-, Vertraulichkeits-, Neutralitäts- und Datenherausgabepflichten sowie die Honoraranpassung für den Fall der Entbindung von der Vorbereitung einzelner Lose sind im Vertragsentwurf geregelt und werden Vertragsbestandteil; mit Abgabe eines Angebots erkennt der Bieter diese Bedingungen an.

Hinweis zur Vorbefassung in diesem Verfahren: An der Vorbereitung hat ein externer Berater mitgewirkt, der von der Beteiligung an diesem Verfahren ausgeschlossen ist. Sämtliche für die Angebotslegung relevanten Informationen sind in den Vergabeunterlagen enthalten (§ 7 VgV).

14. Vertraulichkeit, Datenschutz

Die Vergabeunterlagen und alle im Verfahren erlangten Informationen sind vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Angebotserstellung zu verwenden. Personenbezogene Daten werden zur Durchführung des Vergabeverfahrens verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO); Die Datenschutzhinweise sind als Anlage 11 Bestandteil der Vergabeunterlagen. Der Bieter stellt sicher, dass die von ihm benannten Personen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert sind (Art. 13, 14 DSGVO).

15. Anlagenverzeichnis der Vergabeunterlagen

01 Anschreiben/Aufforderung zur Angebotsabgabe 02 diese Bewerbungs- und Angebotsbedingungen 03 Wertungsmatrix 04 Vertragsentwurf 05 EEE (elektronisch) 06 Sanktionserklärung 07 Formblattsatz a Angebotsschreiben, b Referenzblatt, c Lebenslauf-Formblatt, d Personaleinsatzplan, e Kalkulationsannahmen, f Bietergemeinschaft,

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g Nachunternehmer/Eignungsleihe, h TVgG-Erklärung) 08 Leistungsbeschreibung 09 Angebots-LV/Preisblatt 10 Anlagen zur Leistungsbeschreibung: Skill-Liste (Stand 11/2026), Gesamtlageplan V3 (Änderungen vorbehalten), Allgemeine Mietbestimmungen, Technische Richtlinien 2027, Hinweisblatt „Wichtige Hinweise 2027“. 11 Datenschutzhinweise

Die Technical Descriptions und Infrastructure Lists der Skills werden dem Auftragnehmer nach Vertragsschluss in einem Datenraum mit Stichtagsfassung bereitgestellt.

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