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Anlage 04 der Vergabeunterlagen – Vertragsentwurf (Vertragsbedingungen i. S. d. § 29 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
Der Vertrag kommt durch die Zuschlagserteilung auf das Angebot zustande (§§ 145 ff. BGB); dieser Entwurf wird damit – vervollständigt um die Angaben des bezuschlagten Angebots – Vertragsinhalt. Der Bieter füllt den Entwurf weder aus noch reicht er ihn ein; das Rubrum vervollständigt die Auftraggeberin nach Zuschlag anhand des Formblatts 07a, die anschließende Unterzeichnung dient allein der Dokumentation (§ 14 Abs. 4). Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen durch den Bieter sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).
VERTRAG über technische Fachplanungs- und Leitungsleistungen für die EuroSkills 2027 (Vergabe-Nr. ES27-2026-001)
zwischen der EuroSkills 2027 GmbH, Krefelder Straße 32, Haus B-West, 70376 Stuttgart (Geschäftsstelle: Kaiserswerther Straße 135, 40474 Düsseldorf), vertreten durch die Geschäftsführung – nachfolgend: Auftraggeberin –
und dem Bieter, dessen Angebot bezuschlagt wird – Firma, Anschrift, Registereintrag und Vertretung gemäß Formblatt 07a des Angebots; Eintrag durch die Auftraggeberin bei der Vertragsausfertigung – nachfolgend: Auftragnehmer –
§ 1 Vertragsgegenstand und Vertragsgrundlagen (1) Der Auftragnehmer erbringt die technische Fachplanung und technische Leitung für die EuroSkills 2027 in Düsseldorf (22.–25.09.2027) nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung in der Fassung vom 05.11.2026 einschließlich ihrer Anlagen. (2) Vertragsgrundlagen sind in dieser Rangfolge: (a) dieser Vertrag, (b) die Leistungsbeschreibung mit Anlagen (einschließlich der Eckdaten-Tabelle der Nutzungszeiten), (c) das ausgefüllte Angebots- LV/Preisblatt einschließlich des Pflichtblatts „Kalkulationsannahmen“, der Personaleinsatzplan und die Formblatt-Lebensläufe, (d) das Konzept und das übrige Angebot des Auftragnehmers. Die Bewerbungs- und Angebotsbedingungen gelten fort, soweit sie Pflichten für die Vertragsdurchführung begründen (insbesondere deren Ziff. 13). (3) Der Auftragnehmer hält die auf dem Messegelände geltenden Regelwerke ein, insbesondere die Allgemeinen Mietbestimmungen, die Technischen Richtlinien 2027 und die Brandschutz-, Bauordnungs- und sonstigen Sicherheitsbestimmungen der Messe Düsseldorf in der jeweils gültigen Fassung sowie die SBauVO NRW. Für Leistungen am PSD Bank Dome (Option 2) gelten die dortigen Betreibervorgaben.
§ 2 Leistungsumfang; Änderungen (1) Der Leistungsumfang ergibt sich aus den Leistungsbereichen A–E und den Projektphasen 1–7 der Leistungsbeschreibung. Die Pauschalen umfassen sämtliche zur vertragsgemäßen Erfüllung erforderlichen Leistungen einschließlich des Zwei-Schicht-Betriebs in der Auf-/Abbau- und Veranstaltungsphase; Layout- und Planungsfortschreibungen innerhalb des in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Rahmens sind abgegolten. (2) Die Auftraggeberin kann Änderungen oder Ergänzungen der Leistung in Textform verlangen, soweit sie dem Auftragnehmer zumutbar sind und die Grenzen des § 132 GWB gewahrt bleiben. Führt eine Änderung zu nachweisbarem Mehr- oder Minderaufwand außerhalb des Rahmens nach Absatz 1, passen die Parteien die
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Vergütung vor Ausführung in Textform an; Grundlage sind die Tagessätze des Preisblatts und die Kalkulationsannahmen.
§ 3 Optionen (1) Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Optionsleistungen Pos. 10 (Konferenzsituation Halle 17) und Pos. 11 (Eröffnungs- und Abschlussfeier PSD Bank Dome) einzeln oder zusammen durch Erklärung in Textform abzurufen. Die Ausübungserklärung muss dem Auftragnehmer jeweils bis zum 28.02.2027 zugehen. (2) Mit Zugang der Ausübungserklärung wird die betreffende Optionsleistung zu den Konditionen des Preisblatts Vertragsbestandteil. Wird eine Option nicht oder nicht fristgerecht ausgeübt, bestehen insoweit keine Leistungspflichten und keine Vergütungs- oder Ersatzansprüche.
§ 4 Laufzeit und Termine (1) Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung; Leistungsbeginn ist der 04.01.2027. Der Vertrag endet mit vollständiger Erbringung der Leistungen, spätestens am 30.11.2027; Nutzungsrechte, Vertraulichkeit, Herausgabe- und Dokumentationspflichten sowie die Pflichten nach §§ 10 und 13 bestehen fort. (2) Verbindliche Termine sind insbesondere: Planungsworkshop 21./22.01.2027 in Düsseldorf (Teilnahme von mindestens zwei, nach Möglichkeit allen vier technischen Leitern); die Nutzungs-, Auf- und Abbaufenster gemäß Ziff. 5 der Leistungsbeschreibung (13.09.2027, 7:30 Uhr, bis 29.09.2027, 20:00 Uhr); die Terminkette der Gewerke-Ausschreibungen (Bedarfserfassung bis März, Bekanntmachungen ab Anfang April, Zuschläge Mai 2027).
§ 5 Personal; Schlüsselpersonen (1) Schlüsselpersonen sind die im Angebot benannte Projektleitung und die vier benannten technischen Leiter. Sie erbringen die ihnen zugeordneten Leistungen persönlich im zugesagten Umfang (Personaleinsatzplan). Die VfV-Doppelabdeckung (§§ 38 ff. SBauVO NRW) und die Sprachanforderungen gemäß Leistungsbeschreibung sind während der gesamten Laufzeit sicherzustellen. (2) Ein Austausch von Schlüsselpersonen ist nur mit vorheriger Zustimmung der Auftraggeberin in Textform zulässig und setzt den Nachweis mindestens gleichwertiger Qualifikation und Erfahrung voraus; die Zustimmung darf nur aus sachlichem Grund verweigert werden. Bei einem vom Auftragnehmer zu vertretenden Austausch trägt dieser die Einarbeitungskosten; eine etwaige Minderqualifikation berechtigt die Auftraggeberin zur angemessenen Minderung der betroffenen Phasenpauschalen. (3) Das Verstärkungspersonal der zweiten Schicht (September 2027) muss die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllen; seine namentliche Benennung erfolgt spätestens bis 31.07.2027. Schlüsselpersonen und weiteres Personal können beim Auftragnehmer angestellt oder als freie Mitarbeiter tätig sein; das Status-, Sozialversicherungs- und Überlassungsrisiko (AÜG) trägt der Auftragnehmer. Der Einsatz von Nachunternehmern bedarf der Anzeige; §§ 36, 47 VgV bleiben unberührt.
§ 6 Vergütung; Zahlungsplan (1) Die Vergütung ergibt sich aus dem Preisblatt (Pos. 1–11; Festpreise, netto, zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer). Mit den Pauschalen sind sämtliche Leistungen einschließlich Nebenkosten abgegolten; die Reisekosten- und Übernachtungspauschale (Pos. 9) ist abschließend. (2) Die Vergütung wird je Position fällig nach vollständiger Erbringung der jeweiligen Phasenleistung und Vorlage einer prüffähigen Rechnung; die Pos. 9 wird in acht gleichen Teilbeträgen mit den Rechnungen der Pos. 1–8 abgerechnet. Zahlungsziel: 30 Kalendertage nach Zugang der prüffähigen Rechnung. Vorauszahlungen werden nicht geleistet. (3) Rechnungen sind haushaltsjahresbezogen zu stellen: Leistungen des Jahres 2027 sind spätestens mit der Schlussrechnung zum 15.11.2027 abzurechnen; die Auftraggeberin kann zum Jahresende sowie zu zuwendungsrechtlichen Stichtagen Zwischenabrechnungen des jeweils erreichten Leistungsstands verlangen. Jede Rechnung weist die Vergabe-Nr., die Position des Preisblatts und den Leistungszeitraum aus. (4) Wird der Auftragnehmer nach § 10 Abs. 2 von der Vorbereitung einzelner Folgelose entbunden, mindert sich die Pauschale der Phase 2 um den auf das betroffene Los entfallenden Anteil; maßgeblich sind die
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Kalkulationsannahmen, hilfsweise eine Schätzung nach billigem Ermessen (§ 315 BGB). Die Anpassung wird in Textform dokumentiert.
§ 7 Beistellungen und Mitwirkung der Auftraggeberin (1) Die Auftraggeberin stellt bei: das Crewcatering während der Auf- und Abbautage sowie der Veranstaltungstage (je Schicht eine warme Mahlzeit mit vegetarischer Option); die Flächen-Grundrisse des internen CAD-Teams (Skill-Flächen); den Datenraum mit den Technical Descriptions und Infrastructure Lists (Stichtagsfassung nach Vertragsschluss); die erforderlichen Zugänge zum Messegelände im Rahmen der Nutzungszeiten. (2) Die Auftraggeberin trifft die ihr obliegenden Entscheidungen und Freigaben ohne schuldhaftes Zögern. Messeseitige Mehrkosten eines angeordneten Nacht- oder Mehrschichtbetriebs trägt die Auftraggeberin; der eigene Personaleinsatz des Auftragnehmers ist mit den Pauschalen abgegolten.
§ 8 Planungsergebnisse; Nutzungsrechte (1) Sämtliche Planungs- und Arbeitsergebnisse werden der Auftraggeberin fortlaufend im jeweils aktuellen Stand in editierbaren Formaten sowie als PDF übergeben; bei Vertragsende vollständig und geordnet (Datenherausgabe). (2) Der Auftragnehmer räumt der Auftraggeberin an allen Arbeitsergebnissen das ausschließliche, übertragbare, unterlizenzierbare, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungs- und Bearbeitungsrecht für alle bekannten Nutzungsarten ein, einschließlich der Verwendung in den Vergabeverfahren der Gewerke und gegenüber den Zuwendungsgebern. Die Rechtseinräumung ist mit der Vergütung abgegolten. Rechte Dritter stellt der Auftragnehmer frei.
§ 9 Vertraulichkeit; Datenschutz (1) Die Parteien behandeln alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag erlangten Informationen vertraulich; dies gilt insbesondere für Kalkulations- und Budgetdaten, Vertragsinhalte der Auftraggeberin mit der Messe Düsseldorf und Inhalte der vorbereiteten Vergabeunterlagen der Folgevergaben. Die Pflicht besteht nach Vertragsende fort. Gesetzliche Offenbarungspflichten und die Weitergabe an Zuwendungsgeber und Prüfinstanzen bleiben unberührt. (2) Personenbezogene Daten werden nur zur Vertragsdurchführung verarbeitet; die Parteien beachten die DSGVO und verpflichten eingesetzte Personen entsprechend.
§ 10 Folgevergaben; Interessenkonflikte (1) Die Erstellung der Vergabeunterlagen sämtlicher Folgelose ist Hauptleistungspflicht des Auftragnehmers; eine Freistellung durch eigene Beteiligungsanzeige findet nicht statt. Beabsichtigen der Auftragnehmer oder mit ihm verbundene Unternehmen (§§ 15 ff. AktG entsprechend) die Beteiligung an einem Folgelos, zeigt der Auftragnehmer dies der Auftraggeberin unverzüglich in Textform an, spätestens bevor mit der Erstellung der Vergabeunterlagen des betroffenen Loses begonnen wird. (2) Allein die Auftraggeberin entscheidet, ob sie das betroffene Los ausnahmsweise ohne Mitwirkung des Auftragnehmers vorbereiten lässt; nur in diesem Fall kommt eine Beteiligung in Betracht. Der Auftragnehmer stellt dann durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass die mit dem Angebot befassten Personen keine nicht öffentlich zugänglichen Informationen über dieses Los erhalten (Informationsabschottung); § 6 Abs. 4 gilt für die Honoraranpassung. (3) Haben der Auftragnehmer oder ein mit ihm verbundenes Unternehmen an der Vorbereitung eines Loses mitgewirkt, ist ihre Beteiligung an diesem Los ausgeschlossen (Ziff. 13 der Bewerbungs- und Angebotsbedingungen). An Prüfung und Wertung von Losen mit eigener Beteiligung wirkt der Auftragnehmer in keinem Fall mit; sämtliche Verfahrensentscheidungen trifft die Auftraggeberin. Die Mitwirkung des Auftragnehmers an den Folgevergaben erfolgt neutral und gleichbehandlungskonform; ein Verstoß gegen die Pflichten dieses Paragrafen berechtigt die Auftraggeberin zur Kündigung aus wichtigem Grund.
§ 11 Haftung; Versicherung Die Parteien haften nach den gesetzlichen Vorschriften. Der Auftragnehmer unterhält für die Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen von mindestens 5 Mio. € je Personen- und
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Sachschaden, zweifach maximiert je Versicherungsjahr, und weist dies vor Leistungsbeginn sowie auf Verlangen nach.
§ 12 Kündigung (1) Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für die Auftraggeberin insbesondere vor bei nachhaltiger Verletzung der Pflichten aus §§ 5, 9 oder 10 oder bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes nach §§ 123, 124 GWB in der Person des Auftragnehmers. (2) Werden bewilligte Zuwendungen ganz oder teilweise widerrufen, zurückgenommen oder nicht ausgezahlt oder untersagt ein Zuwendungsgeber die Fortführung, kann die Auftraggeberin den Vertrag mit einer Frist von 14 Kalendertagen in Textform kündigen. Der Auftragnehmer erhält in diesem Fall die Vergütung für die bis zum Wirksamwerden der Kündigung vertragsgemäß erbrachten Leistungen; weitergehende Ansprüche bestehen nicht, soweit die Auftraggeberin die Umstände nicht zu vertreten hat.
§ 13 Fördermittelbindungen; Prüfrechte (1) Das Vorhaben wird aus Zuwendungen des Bundes (BIBB) und des Landes Nordrhein-Westfalen (PtJ) gefördert. Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin bei der zuwendungskonformen Abwicklung, insbesondere durch prüffähige, den Positionen zugeordnete Abrechnungen und die für Zwischen- und Verwendungsnachweise erforderlichen Angaben. (2) Der Auftragnehmer gewährt den Zuwendungsgebern, ihren beauftragten Stellen sowie dem Bundesrechnungshof und dem Landesrechnungshof NRW auf Verlangen Einsicht in die diesen Vertrag betreffenden Unterlagen und erteilt die erforderlichen Auskünfte. Er bewahrt die Unterlagen mindestens fünf Jahre ab Schlusszahlung auf, längere gesetzliche oder zuwendungsrechtliche Fristen bleiben unberührt.
§ 14 Schlussbestimmungen (1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist; dies gilt auch für die Änderung dieses Formerfordernisses. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. § 132 GWB bleibt unberührt. (2) Die Abtretung von Forderungen aus diesem Vertrag bedarf der Zustimmung der Auftraggeberin (§ 354a HGB bleibt unberührt). Aufrechnen kann der Auftragnehmer nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen. (3) Es gilt deutsches Recht. Erfüllungsort für die Vor-Ort-Leistungen ist Düsseldorf; ausschließlicher Gerichtsstand ist Stuttgart. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die Regelung, die dem wirtschaftlich Gewollten am nächsten kommt. (4) Der Vertrag kommt mit Zugang der Zuschlagserteilung zustande (§§ 145 ff. BGB). Die Ausfertigung und Unterzeichnung dieser Urkunde haben lediglich dokumentierenden Charakter; ihre Verzögerung oder ihr Unterbleiben berührt die Wirksamkeit des Vertrags nicht. Weicht die Ausfertigung vom Inhalt des durch den Zuschlag geschlossenen Vertrags ab, ist dieser maßgeblich.
– Deklaratorische Vertragsausfertigung nach Zuschlagserteilung –
Düsseldorf, den ____________________
EuroSkills 2027 GmbH (Auftraggeberin)
[Ort]_________________________________, den ____________________
[Firma] (Auftragnehmer)
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