08_Leistungsbeschreibung_Technische_Fachplanung_ES27_Stand_2026-11-05.pdf

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EUROSKILLS 2027 DÜSSELDORF | LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Anlage 08 der Vergabeunterlagen · Vergabe-Nr. ES27-2026-001 · Stand: 05.11.2026

Leistungsbeschreibung zur Vergabe der technischen Fachplanung für die EuroSkills 2027 in Düsseldorf

1. Gegenstand der Ausschreibung Gegenstand der Ausschreibung ist die Beauftragung einer technischen Fachplanung als externe Unterstützung für die Durchführung der EuroSkills 2027 (ES27) in Düsseldorf. Die EuroSkills 2027 sind eine internationale Großveranstaltung mit rund 150.000 erwarteten Besucherinnen und Besuchern und der Nutzung von insgesamt sieben (+ eine optionale) Messehallen und dem Freigelände. Daraus ergeben sich besondere Anforderungen an die technische Planung, Koordination, Sicherheit, Schnittstellensteuerung und Umsetzung.

Der Auftragnehmer übernimmt die Funktion eines zentralen technischen Ansprechpartners für das EuroSkills- Team und begleitet und verantwortet die technische Umsetzung des Projekts während der Planungs-, Ausschreibungs-, Vergabe-, Vorbereitungs-, Aufbau-, Veranstaltungs- und Abbauphase. Er übernimmt die übergeordnete technische Projektsteuerung und Gesamtkoordination. Er führt die Fachplanungen der einzelnen Gewerke zu einer integrierten technischen Gesamtplanung zusammen und koordiniert deren Schnittstellen. Die Verantwortung der einzelnen Fachplaner und ausführenden Gewerke für ihre jeweiligen Planungs- und Ausführungsleistungen bleibt hiervon unberührt.

Ziel ist eine integrierte, belastbare und gewerkeübergreifende technische Gesamtplanung, die eine sichere, effiziente, termingerechte und veranstaltungsgerechte Umsetzung der ES27 ermöglicht. Eine zentrale Aufgabe ist die Prüfung der technischen Machbarkeit sowie die kontinuierliche Optimierung der fortschreitenden Planung unter Berücksichtigung der Anforderungen und technischen Vorgaben der Messe Düsseldorf. Die technischen Leistungen sind so rechtzeitig zu konkretisieren und auszuschreiben, dass geeignete Dienstleister unter Berücksichtigung der knappen Projektlaufzeit, der erforderlichen Vorlaufzeiten, der geltenden Messevorgaben und der Kostensicherheit beauftragt werden können.

2. Zielsetzung und Aufgabenverständnis Der Auftragnehmer berät und unterstützt das EuroSkills-Team in sämtlichen relevanten Fragen der technischen Veranstaltungsplanung fachlich, planerisch und strategisch. Er prüft die fortschreitende Planung auf technische Machbarkeit, bauliche Sicherheit, Optimierungsmöglichkeiten und Rechtskonformität. Sie umfasst sämtliche für die Veranstaltung maßgeblich rechtlichen Vorschriften, technischen Regelwerke und behördlichen Auflagen, einschlägigen Bauverordnungen sowie die Vorgaben der Messe Düsseldorf. Stellt der Auftragnehmer Abweichungen oder Risiken fest, weist er das ES27-Team unverzüglich darauf hin und zeigt Lösungsmöglichkeiten auf. Der Auftragnehmer ist zentraler Ansprechpartner für technische Belange gegenüber der Messe Düsseldorf, den beauftragten Dienstleistern, etwaigen Fachplanern und Gewerken. Die Zusammenarbeit erfolgt in enger Abstimmung mit dem ES27-Team. Die Beauftragung umfasst die Leistungen von der technischen Konzept- und Planungsphase über die Vorbereitung und Begleitung der Ausschreibungen der Gewerke und Vergabe bis zur technischen Begleitung von Aufbau, Veranstaltungsbetrieb, Abbau und Nachbereitung. Dazu gehören auch die Vorbereitung, Koordination und Begleitung aller erforderlichen bau- und sicherheitstechnischen Abnahmen der Aufbauten und des Hallenlayouts bis zur Abnahmefähigkeit. Die Einarbeitung in die besonderen Anforderungen der verschiedenen Formate ist Voraussetzung für die sachgerechte Erfüllung der Aufgabe:

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• Ca. 47 unterschiedlichen Wettbewerbsformate (Skills), darunter je ein Signature-Skill pro Halle, für den die bestehende Vision in ein umsetzbares technisches Konzept zu überführen ist

• Fünf Arenabereiche (à 500 qm), mit Dialogformat, Mitmachaktionen und Ausstellungen, für die die bestehende Vision ebenfalls in ein umsetzbares technisches Konzept zu überführen ist

• Partnerpräsentationen (Exhibitor, Sponsor & Partner, Try-a-Skill, Showcase Skills)

• Back of House Bereiche für Lounges, Offices und Aufenthaltsräume die temporär in den Hallen errichtet werden

• optional eine Konferenzsituation in Halle 17 mit bis zu 450 Gästen, 4 Break-out Rooms mit bis zu 100 Teilnehmern, umfassender Konferenztechnik, Live-Übertragung sowie einer Abendveranstaltung

• optional Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung im PSD Bank Dome, am 22. und 26.09.27, (2 Tage Auf und 1 Tag Abbau) mit großer Bühnensituation und ca. 10.000 Besuchern. Beide Events sind stark protokollarisch: Die Eröffnungsfeier umfasst die „Parade of Nations“, die Abschlussfeier neben dem protokollarischen Programm mit Preisverleihung (Award Ceremony) eine anschließende große Party, Gesamtveranstaltungsdauer ca. 7 Std.

Die Veranstaltung würde zusammen mit einem Kreativteam/Regisseur gestaltet werden.

Die Leistungsbereiche sind inhaltlich gegliedert; aufgrund des engen Projektzeitplans sind sie teilweise parallel und iterativ zu erbringen. Insbesondere sind Ausschreibungen frühzeitig auf Grundlage hinreichend konkretisierter Anforderungen vorzubereiten. Die weitere Konkretisierung der Fachplanungen sowie die Abstimmung und Fortschreibung technischer Schnittstellen erfolgen begleitend und unter Einbeziehung der beauftragten Dienstleister. Offene Punkte, technische Abhängigkeiten und daraus entstehende Risiken sind frühzeitig zu erkennen, zu dokumentieren, Lösungsansätze vorzuschlagen und mit dem Auftraggeber abzustimmen.

3. Leistungsumfang 3.1 A – Technische Gesamtplanung und Planungsgrundlagen Der Auftragnehmer entwickelt und aktualisiert auf Grundlage der bestehenden Ideen und Konzepte eine technische Gesamtplanung für die ES27. Dabei sind die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zwischen dem EuroSkills-Team und dem Auftragnehmer eindeutig abzustimmen und festzulegen. Die Planung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem EuroSkills-Team. Sämtliche Planungsunterlagen stellt der Auftragnehmer der Auftraggeberin in ihrem jeweils aktuellen Stand in editierbarem Format sowie als PDF zur Verfügung; die Auftraggeberin erhält daran ein uneingeschränktes Nutzungs- und Bearbeitungsrecht. Die Leistungen umfassen insbesondere:

• Aufnahme, Prüfung und Bewertung der bestehenden Planungsgrundlagen und technischen Anforderungen. • Ermittlung der technischen Anforderungen und Bedarfe der einzelnen Wettbewerbsbereiche (Skills) in Abstimmung mit dem EuroSkills-Team, den zuständigen Skill Experten (Workshop Manager und Chief Experts) sowie den relevanten technischen Ansprechpartnern / Gewerke der Messe Düsseldorf. • Erstellung und Fortschreibung technischer Planungsgrundlagen sowie technischer Grundrisse und CAD- Detailpläne auf Basis der bestehenden Standplanungen, in laufender Abstimmung und mit regelmäßigem Datenaustausch mit dem CAD-Team von ES27 • Technische Dimensionierung der Wettbewerbs- und Veranstaltungsflächen sowie Ermittlung erforderlicher Kapazitäten und Anschlussleistungen. • Prüfung der technischen Machbarkeit, Identifikation und Bewertung technischer Risiken sowie Entwicklung geeigneter Lösungsansätze. • Beratung des EuroSkills-Teams bei technischen Grundsatzentscheidungen und bei Optimierungen der technischen Infrastruktur mit dem Ziel einer effizienten Umsetzung und möglicher Kostenreduzierungen.

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• Ermittlung der erforderlichen technischen Gewerke, Festlegung der voraussichtlichen Leistungsumfänge sowie Kostenschätzung pro Gewerk als Grundlage für die Ausschreibung • Erste Termin-, Meilenstein- und Ablaufplanung unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten und erforderlichen Vorlaufzeiten.

3.2 B – Ausschreibung und Vergabe der technischen Gewerke Aufgrund des engen Zeitplans ist die Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung der technischen Gewerke frühzeitig zu beginnen. Die Ausschreibungsunterlagen sind auf Grundlage der zu diesem Zeitpunkt hinreichend konkretisierten Bedarfe und Planungsgrundlagen zu erstellen. Noch offene Details sind transparent zu kennzeichnen und – soweit vergaberechtlich und fachlich geeignet – im weiteren Planungsverlauf zu konkretisieren.

• Erstellung und Prüfung technischer Leistungsbeschreibungen, Ausführungsplanungen und Spezifikationen für die erforderlichen Gewerke; u.U. in Rücksprache mit dem Anwalt für Vergaberecht der ES27. • Beratung bei der Strukturierung des Leistungsumfangs und der Bildung geeigneter Vergabeeinheiten / Lose. • Abgleich der ausgeschriebenen Leistungen mit den technischen Anforderungen, Planungsgrundlagen, Kosten- und Terminzielen. • Unterstützung bei der Beantwortung technischer Bieterfragen und bei der Vorbereitung bzw. Durchführung von Bietergesprächen. • Technische Prüfung und fachliche Bewertung eingehender Angebote hinsichtlich Leistungsumfang, technischer Eignung, Vollständigkeit, Schnittstellen und erkennbarer Risiken. • Unterstützung des Auftraggebers bei der Auswahl geeigneter Dienstleister und Gewerke sowie bei der technischen Vergabevorbereitung. • Mitwirkung bei der Klärung technischer Fragestellungen im Rahmen von Abstimmungen mit dem Auftraggeber und gegebenenfalls dessen rechtlicher Beratung. • Die Ausschreibung einzelner Gewerke kann bereits beginnen, während Planungsgrundlagen und Schnittstellen anderer Bereiche noch weiterentwickelt werden. Die für das jeweilige Gewerk wesentlichen Anforderungen, Leistungsgrenzen und Verantwortlichkeiten müssen in den Ausschreibungsunterlagen nachvollziehbar beschrieben sein. Die voraussichtlichen Kosten sind im Zuge der Planung und Ausschreibung zu verifizieren und mit dem verfügbaren Budgetrahmen der ES27 abzugleichen. Absehbare Budgetüberschreitungen sind frühzeitig aufzuzeigen und mit dem ES27 -Team hinsichtlich möglicher Anpassungen abzustimmen.

3.3 C – Technische Planung und gewerkeübergreifende Integration

Der Auftragnehmer übernimmt die übergeordnete technische Fachplanung und führt die technischen Anforderungen und Planungen der einzelnen Gewerke zu einer abgestimmten technischen Gesamtplanung zusammen. Hierzu stimmt er sich mit den beauftragten Gewerken sowie – soweit im Planungsverlauf erforderlich – mit weiteren Fachplanern und technischen Ansprechpartnern, insbesondere der Messe Düsseldorf, ab. Die Leistungen umfassen insbesondere:

• Abstimmung und Integration der technischen Planungen der Gewerke sowie Prüfung auf technische, räumliche und terminliche Widersprüche. • Sicherstellung des inhaltlichen und zeitlichen Ineinandergreifens der Gewerke; Koordination gewerkeübergreifender technischer Anforderungen sowie Überwachung relevanter Abhängigkeiten und Übergabepunkte. • Fortschreibung der technischen Gesamtplanung auf Grundlage der weiterentwickelten Planungen und der beauftragten Leistungen. 3

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• Frühzeitige Identifikation von Planungslücken, Konflikten und Optimierungsmöglichkeiten sowie Entwicklung von Lösungsvorschlägen. • Abstimmung der Planung mit den technischen und organisatorischen Anforderungen des EuroSkills-Teams und der Messe Düsseldorf. • Kostenverfolgung der beauftragten Gewerke sowie Prüfung und Bewertung von Nachträgen • Prüfung und Freigabe der Werk- und Montageplanungen der beauftragten Gewerke auf Übereinstimmung mit der Ausführungsplanung und der technischen Gesamtplanung. • Erstellung und Fortschreibung eines übergreifenden Bauzeitenplans.

Die übergeordnete Koordinationsverantwortung des Auftragnehmers lässt die Verantwortung der einzelnen Fachplaner und ausführenden Gewerke für die fachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und vertragsgemäße Erbringung ihrer jeweiligen Planungs- und Ausführungsleistungen unberührt. Der Auftragnehmer bleibt für die vertragsgemäße Erbringung sämtlicher seiner eigenen Planungs-, Prüf-, Koordinations- und Integrationsleistungen verantwortlich. Dies umfasst auch Fehler der Widersprüche in Unterlagen Dritter, die er im Rahmen seiner Prüf- und Koordinationsleistungen bei fachgerechter Bearbeitung hätte erkennen müssen.

3.4 D – Schnittstellenmanagement Der Auftragnehmer übernimmt das zentrale Schnittstellenmanagement zwischen dem EuroSkills-Team, der Messe Düsseldorf und den im Rahmen der Ausschreibungen zu ermittelnden und zu beauftragenden technischen Dienstleistern und Gewerken. Er identifiziert und koordiniert die technischen und organisatorischen Schnittstellen, insbesondere zu den technischen Infrastrukturen und Anschlussleistungen der Messe Düsseldorf, klärt Leistungsgrenzen, Zuständigkeiten und Übergabepunkte und führt die Anforderungen der beteiligten Gewerke und ca. 400 Sponsoren zu einer abgestimmten Gesamtplanung zusammen. Offene Punkte, Abhängigkeiten und Konflikte sind frühzeitig zu erkennen, mit den Beteiligten abzustimmen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die wesentlichen Zuständigkeiten und Schnittstellen sind in geeigneter Form darzustellen und im Projektverlauf fortzuschreiben.

3.5 E – Technische Projektbegleitung und Umsetzung Der Auftragnehmer begleitet die technische Ausführung von der Mobilisierung der beauftragten Dienstleister über deren Werk- und Montageplanungen und den Aufbau bis zum Veranstaltungsbetrieb, Abbau und Projektabschluss.

Mobilisierung und Integration der beauftragten Dienstleister und weiterer Beteiligter • Onboarding der beauftragten Dienstleister sowie Erfassung ihrer Projektleiter und technischen Ansprechpartner. • Integration der Dienstleister in die technische Projektorganisation, Durchführung gewerkespezifischer Kick-off- Termine sowie Festlegung der Kommunikations- und Entscheidungswege und des Umgangs mit Konflikten und Risiken. • Übergabe Planungsgrundlagen sowie Abstimmung der Schnittstellen und Übergabepunkte. • Koordination von Site Visits mit den Dienstleistern und Gewerken. • Abstimmung der technischen Konzepte der Dienstleister und Klärung sowie Festlegung von gewerkeübergreifenden Schnittstellen. • Einbindung relevanter Dritter, insbesondere Partner und Aussteller von ES27, in die erforderlichen technischen Abstimmungen und Klärung der Schnittstellen zu deren Aufbauten und Leistungen. • Erstellung und Fortschreibung des Bauzeitenplans, einschließlich gewerkeübergreifender Abhängigkeiten, Meilensteine und Übergaben.

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Ausführungsplanung • Detaillierung und Fortschreibung der Ausführungsplanungen in Zusammenarbeit mit den beauftragten Gewerken. • Prüfung und Freigabe der Werk- und Montagepläne der Gewerke auf Übereinstimmung mit der Ausführungsplanung und der technischen Gesamtplanung • Fortschreibung technischer CAD-Detailpläne. • Erstellung und Fortschreibung von Zeit-, Ablauf- und Logistikplänen einschließlich Koordination von Anlieferungen und Abholungen der Gewerke, Sponsoren und sonstigen Beteiligten. • Prüfung und Koordination technischer Änderungen sowie Mitwirkung bei der Bewertung von Nachträgen. • Vorbereitung und Abstimmung von Prüf-, Abnahme- und Inbetriebnahmeprozessen.

Auf-, und Abbau sowie Veranstaltungsbetrieb • Technische Leitung und Koordination des Auf- und Abbaus sowie Kontrolle der Umsetzung der abgestimmten Planung. • Koordination der technischen Gewerke vor Ort und Sicherstellung der gewerkeübergreifenden Schnittstellen. • Begleitung von Prüfungen, Abnahmen und Inbetriebnahmen. • Lösungsfindung bei technischen Problemen und Koordination kurzfristig erforderlicher Anpassungen. • Technische Gesamtkoordination während des Veranstaltungsbetriebs. • Zentrale Ansprechfunktion für technische Fragestellungen. • Überwachung der technischen Betriebsbereitschaft und Koordination bei technischen Störungen. • Schnittstellenmanagement zwischen den Gewerken sowie Unterstützung bei kurzfristig erforderlichen technischen Anpassungen. • Kommunikation & Reporting an ES27 (Head of Technicals), bei Bedarf Zusammenarbeit mit Behörden, Messe Düsseldorf, Security Consultant, Health & Safety-Manager, Veranstaltungsleiter, etc.

Nachbereitung • Dokumentation relevanter Vorkommnisse • Erstellung der technischen Abschlussdokumentation und Unterstützung bei der Auswertung sowie bei der Erstellung von Lessons-Learned-Unterlagen. • Technische und sachliche Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen der technischen Dienstleister im Hinblick auf erbrachte Leistungen, Mengen, Leistungsstand und die vertraglich vereinbarten technischen Leistungen.

4. Zu planende Gewerke und technische Bereiche Die technische Fachplanung umfasst die vollumfängliche technische Planung und die Vorbereitung der Ausschreibung der folgenden Gewerke und Bereiche für sämtliche genutzten Flächen der Veranstaltung, einschließlich der Hallen, Eingangsbereiche und des Freigeländes, in Absprache mit der ES27:

• Rigging, Traversensysteme und Hängepunkte inkl. statischer Vorbetrachtungen zum Nachweis der Baubarkeit • Beleuchtung • Beschallung • Stromversorgung und elektrische Infrastruktur • Zäune, Absperrungen und Besucherlenkung • Messebau einschließlich statischer Vorbetrachtungen zum Nachweis der Baubarkeit und skillspezifische Sonderbauten; für einzelne Skills sind konstruktive Sonderbauten erforderlich, die individuell angefertigt und vor Ort montiert werden müssen. • Bodenschutz 5

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• Skill-spezifische Infrastrukturen (wie z.B. Zuwasser & Abwasser / Druckluft / Absaugungsanlagen (Staub, Schweißrauch, Holz, Ölnebel, Gase, etc.) sowie handwerksspezifische Wand- und Bodenflächen zur Umsetzung der Handwerksarbeiten • Funk und Intercom, hallenübergreifend einschließlich dem Freigelände • IT-Services, insbesondere eine temporäre, hallenübergreifende und zentral administrierbare Netzwerkinfrastruktur unter Einbindung der vorhandenen Internetanschlüsse (Hallenbetreiber bzw. lokaler Versorger) sowie die Anbindung des von der ES27 betriebenen Akkreditierungs- und Ticketingsystems. • Video- und Medientechnik • Enduser Equipment, z.B: ca. 400 Tablets zur Dokumentation der Wettbewerbsergebnisse, Mobiltelefone für Volunteers, Laptops etc. • Signage und Wegeführung, in Bezug auf Hängung und ggf. baulichen Konstruktionen • Container, z.B. Lagercontainer, Kühlcontainer, WC-Container und Bürocontainer • Bedarfsermittlung der Arbeitsgeräte aller Dienstleister (z.B. Hubarbeitsbühnen, Stapler, etc.) und deren Koordination vor Ort • Für Gewerke und Leistungen, die nicht Gegenstand dieser Beauftragung und der daraus resultierenden Ausschreibung sind und von ES27 gesondert vergeben werden, berücksichtigt der Auftragnehmer die technischen Schnittstellen in seiner Gesamtplanung und stimmt diese mit den jeweiligen Beteiligten ab. • Gewerke, die nicht explizit genannt sind, die aber für einen reibungslosen Ablauf notwendig, bzw. in der weiteren Planung notwendig geworden sind.

5. Projektphasen und zeitliche Einordnung Für alle Phasen gelten die folgenden von der Messe Düsseldorf mit Stand 05.11.2026 bestätigten Nutzungs- und Arbeitsfenster auf dem Messegelände Düsseldorf (Hallen 10–16, optional Halle 17):

Die täglichen Auf- und Abbauzeiten folgen den Technischen Richtlinien 2027 der Messe Düsseldorf (Ziff. 1.2.1). Die Erlaubnis zur Nachtarbeit (24/7-Nutzung der Hallen) liegt dem Grunde nach vor; die konkreten Nachtarbeitszeiten werden im weiteren Planungsverlauf mit der Messe abgestimmt. Messeseitige Mehrkosten des Nacht- und Mehrschichtbetriebs trägt die Auftraggeberin; seinen eigenen Personaleinsatz für den Schichtbetrieb kalkuliert der Auftragnehmer in die Phasenpauschalen ein.

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Die nachfolgend genannten Zeiträume bilden den derzeitigen Planungsstand ab und sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Aufgrund des engen Projektzeitplans sind die Phasen nicht strikt nacheinander, sondern teilweise parallel und iterativ zu bearbeiten. Insbesondere Grundlagenplanung und Ausschreibungsvorbereitung müssen sich überschneiden.

Phase 1 – Grundlagenstudium und technische Detailplanung | Januar–März 2027 • Aufnahme und Bewertung der Bedarfe und Anforderungen der 47 Skills/Wettbewerbe • Identifikation kritischer technischer Themen und Prüfung der Machbarkeit. • Technische Dimensionierung der Skill Flächen, Partner- und Sponsorenflächen • Abstimmung technischer Spezifikationen mit den zuständigen Skill Experten • Erstellung und Fortschreibung technischer Planungsunterlagen und CAD-Detailpläne auf Grundlage der bestehenden Standplanungen. • Definition der Leistungsumfänge für Dienstleister und Gewerke. • Erste Termin- und Ablaufplanung.

Phase 2 – Ausschreibungserstellen und Vergabe | März–Mai 2027 • Erstellung technischer Leistungsbeschreibungen und Ausführungsplanungen auf Basis der ermittelten Bedarfe und in Absprache mit der Auftraggeberin und ihrer Verfahrensbetreuung. • Unterstützung bei der Definition geeigneter Vergabeeinheiten/Lose. • Beantwortung technischer Bieterfragen und Unterstützung bei Bietergesprächen. • Fachliche Bewertung der Angebote, Bietergespräche und Vergabe im Mai

Phase 3 – Mobilisierung und Integration | voraussichtlich Mai–Juni 2027 • Onboarding der beauftragten Dienstleister und Benennung ihrer Projektleiter bzw. technischen Ansprechpartner. • Integration in die technische Projektorganisation und Kick-off je Gewerk. • Prüfung und Übernahme der Planungsgrundlagen sowie Durchführung von Site Visits. • Konkretisierung und Abstimmung der Schnittstellen und Übergabepunkte zwischen Gewerken und Messe. • Prüfung der technischen Konzepte der Dienstleister. • Erstellung von Logistik- und Bauzeitenplänen. • Abstimmung von Kommunikations-, Entscheidungs- und Eskalationswegen. • Abstimmung von Plänen und Details der Dienstleister mit ES27 und Kommunikation von Änderungen Seitens ES27 an die Dienstleister. Sicherstellung regelmäßiger Termine zum gegenseitigem Wissenstransfer.

Phase 4 – Ausführungsplanung | Juni–August 2027 • Detaillierung und Fortschreibung der Ausführungsplanung mit den beauftragten Gewerken. • Prüfung und Freigabe der Werk- und Montageplanungen der Gewerke. • Fortschreibung technischer CAD-Detailpläne und Ablaufpläne. • Prüfung und Koordination technischer Änderungen einschließlich Bewertung ihrer Kosten- und Terminauswirkungen sowie Mitwirkung bei der Bewertung von Nachträgen. • Vorbereitung von Prüfungen, Abnahmen und Inbetriebnahmen. • Fortschreibung von Logistik- und Bauzeitenplänen sowie Koordination von Anlieferungen und Abholungen

Phase 5 – Aufbau und technische Umsetzung | September 2027 • Übernahme der Technische Leitung vor Ort und Koordination des Aufbaus inkl. Proben. • Hauptansprechpartner der Umsetzung der Planung und Koordination der Gewerke vor Ort.

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• Prüfung der Schnittstellen sowie Begleitung von Abnahmen und Inbetriebnahmen. • Lösung technischer Probleme und Koordination kurzfristiger Anpassungen.

Phase 6 – Veranstaltungsbetrieb | September 2027 • Technische Gesamtkoordination und zentrale Ansprechfunktion. • Überwachung der technischen Betriebsbereitschaft. • Koordination bei technischen Störungen und gewerkeübergreifenden Fragestellungen. • Unterstützung bei kurzfristig erforderlichen technischen Anpassungen.

Phase 7 – Abbau und Nachbereitung | September–Oktober 2027 • Technische Begleitung und Koordination des Abbaus • Überwachung der Abbauvorgaben und Rückbau bzw. Übergabe der technischen Infrastruktur. • Dokumentation relevanter Vorkommnisse und Erstellung der technischen Abschlussdokumentation. • Unterstützung bei der Nachbereitung und Erstellung von Lessons-Learned-Unterlagen. • Technische und sachliche Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen im vereinbarten Umfang.

6. Vom Auftragnehmer zu erbringende Unterlagen Der Auftragnehmer erstellt und aktualisiert abhängig von der jeweiligen Projektphase insbesondere folgende Unterlagen:

• Technisches Gesamtkonzept für die Veranstaltung einschließlich aller Teilbereiche (z.B. Signature Skills, Arenen, etc.) und technische Projekt- bzw. Organisationsstruktur. • Technische Leistungsbeschreibungen, Spezifikationen und Bieter-LV der vorgenannten Gewerke. • Gewerkeliste und Übersicht der technischen Bedarfe und Kapazitäten. • Dokumentation der Kommunikations-, Entscheidungs- und Eskalationswege einschließlich Ansprechpartnern und Entscheidungsbefugnissen. • Ausführungsplanung, technische Grundrisse und CAD-Detailpläne, auch zur Vorlage bei der Messe Düsseldorf und für erforderliche Genehmigungsverfahren. • Produktionsordnung zur Unterweisung der beteiligten Dienstleister einschließlich der für die technische Umsetzung maßgeblichen organisatorischen, zeitlichen, logistischen, kommunikativen und sicherheitsbezogenen Vorgaben. • Termin- und Meilensteinplanung sowie Bauzeitenplan mit Gewerken und Abhängigkeiten. • Logistikplanung für Anlieferungen und Abholungen. • Prüf- und Freigabevermerke zu den Werk- und Montageplanungen der Gewerke. • Abfrage und Koordination evtl. notwendiger technischer Prüfberichte, Abnahme- und Inbetriebnahmeprotokolle. • Laufende Fortschrittsberichte sowie etwaige technische Entscheidungshilfen für das ES27 Team. • Technische Abschlussdokumentation und Beiträge zu Lessons Learned.

Die konkrete Dokumentenstruktur, die erforderlichen Detaillierungsgrade und die Form der Fortschrittsberichte sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.

7. Anforderungen an die technische Fachplanung Der Auftragnehmer muss über nachweisbare Erfahrung in der technischen Planung und Begleitung vergleichbarer komplexer Großveranstaltungen verfügen. Erwartet werden insbesondere:

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• Umfassende Erfahrung in der technischen Planung von Großveranstaltungen und Kenntnisse der technischen Anforderungen unterschiedlicher Wettbewerbsformate bzw. Skills. • Erfahrung mit großflächigen Veranstaltungs- oder Messeformaten von mind. 50.000qm. • Erfahrung in der gewerkeübergreifenden technischen Koordination und technischen Projektsteuerung. • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Messegesellschaften und zahlreichen Playern. • Erfahrung mit internationalen Veranstaltungen vergleichbarer Größenordnung und Komplexität. • Nachweisbare Kompetenz in der Planung und Steuerung technischer Dienstleister. • Ausreichende personelle Ressourcen für die unterschiedlichen Projektphasen. • Etablierte Prozesse für Qualitäts-, Termin-, Kosten- und Risikomanagement.

8. Anforderungen an das Team der technischen Fachplanung

Der Auftragnehmer benennt mit Auftragserteilung eine verantwortliche Projektleitung, die über die gesamte Projektlaufzeit als zentrale Ansprechperson für die Auftraggeberin zur Verfügung steht. Bis Ende April 2027 kann der Auftragnehmer die Teamgröße eigenverantwortlich am Planungsbedarf ausrichten; maßgeblich ist die fristgerechte Erbringung der vereinbarten Leistungen und Meilensteine. Spätestens ab Mai 2027 stellt der Auftragnehmer zusätzlich vier technische Leiter, die jeweils für zwei Hallen verantwortlich sind. Während des Auf- und Abbaus sowie des Veranstaltungsbetriebs ist eine bedarfsgerechte technische Betreuung in einer zweischichtigen Besetzung sicherzustellen. Dabei muss jederzeit mind. zwei qualifizierte und verantwortliche Ansprechperson für Veranstaltungstechnik (VfV) verfügbar sein. Vertretungsregelungen sind vorzusehen. Das Team verantwortet die technische Gesamtkoordination, das Schnittstellenmanagement sowie die Abstimmung mit dem ES27-Team, der Messe Düsseldorf und den beteiligten Dienstleistern. Es steuert technische Entscheidungs- und Eskalationsprozesse und überwacht im Rahmen des beauftragten Leistungsumfangs die Einhaltung der einschlägigen baurechtlichen, sicherheitsbezogenen und technischen Vorgaben. Die Arbeitssprache im Projekt ist Deutsch. Die eingesetzten Schlüsselpersonen müssen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Darüber hinaus werden gute bis sehr gute Englischkenntnisse vorausgesetzt, um eine reibungslose Kommunikation und Abstimmung mit den internationalen Wettbewerbsteilnehmenden, Chief Experts und weiteren Beteiligten sicherzustellen.

Die technische Fachplanung bringt Fachwissen und Erfahrungen in der Koordination und Umsetzung technischer Anforderungen unterschiedlicher Branchen und Anwendungsbereiche mit, wie:

verpflichtend: • Veranstaltungstechnik einschließlich Rigging • Stromversorgung und Elektroinstallationen • IT und Netzwerk • Kommunikation und Intercom • Messe- und Sonderbau • Sicherheits- und Genehmigungsthemen

wünschenswert: • technischer Anforderungen im Umgang mit Gasen, Lacken, Druckluft und Schweißtechnik • Hygiene-, Qualitäts-, Prozessanforderungen, wie sie in der Lebensmittelindustrie vorkommen • Arbeitsprozesse aus industriellen und fertigungstechnischen Bereichen, beispielsweise aus der Automobilindustrie.

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9. Erwartete Arbeitsweise, Verfügbarkeit und Kommunikation Vom Auftragnehmer wird eine vorausschauende, lösungsorientierte und gewerkeübergreifende Arbeitsweise erwartet. Technische Risiken, Planungsdefizite und Schnittstellenkonflikte sind frühzeitig zu erkennen, transparent zu dokumentieren und dem Auftraggeber zusammen mit konkreten Lösungsvorschlägen vorzulegen. Der Auftragnehmer soll aktiv zur Entwicklung und Sicherstellung einer technisch belastbaren Gesamtplanung beitragen.

Präsenz und Erreichbarkeit • Während der Planungsphase ist mindestens ein technischer Leiter für zwei Tage alle zwei Wochen vor Ort in Düsseldorf präsent, um den Stand der technischen Planung eng zu begleiten. • Die telefonische Erreichbarkeit der zuständigen Ansprechpartner ist während der regulären Arbeitszeiten zwischen 9:00 und 18:00 Uhr sicherzustellen. • Auf E-Mails ist spätestens am folgenden Arbeitstag zu reagieren; bei dringenden projektkritischen Sachverhalten ist eine angemessene kurzfristige Abstimmung sicherzustellen. • Während der Auf-, Abbau- und Veranstaltungsphase gewährleistet der Auftragnehmer im 2-Schichten Einsatz bedarfsgerechte und kontinuierliche technische Betreuung. Präsenz, Einsatzzeiten und Vertretungsregelungen sind rechtzeitig mit dem Auftraggeber abzustimmen und am Projektbedarf sowie am Ablauf- und Produktionsplan auszurichten. Die Arbeitsfenster und der Nachtarbeitsvorbehalt ergeben sich aus Ziff. 5 und den Technischen Richtlinien 2027 (Ziff. 1.2.1 und 1.2.2).

Auftakttermin mit Skill Experts und Venue Managern Das ES27-Team wird am 21. und 22. Januar 2027 in Düsseldorf mit den Skill Experts und Venue Managern der ES27 zusammenkommen, um diverse organisatorische Themen in Vorbereitung auf die Veranstaltung zu besprechen. Dazu zählt u.a. die Feinabstimmung des Layouts (Größe, Anzahl Räume, Fläche für Competitor, Lager, etc.), um dieses final zu beschließen. Dies ist eine ideale Gelegenheit für die Abstimmung von technischen Rückfragen im Zusammenhang mit dem Equipment, dem Aufbau und dem Ablauf der Wettbewerbe. Mindestens zwei (idealerweise alle vier) der benannten technischen Leiter sollen persönlich an diesem Termin teilnehmen, um die Anforderungen aufzunehmen, die Beteiligten kennenzulernen und sich frühzeitig in Abläufe und Organisation einzuarbeiten.

10. Anforderungen an die Bieter und einzureichende Unterlagen Mit dem Angebot sind mindestens folgende Unterlagen einzureichen:

11. Unternehmensdarstellung auf max.10 Seiten Inkl. Angabe zum Jahresumsatz der letzten 3 Jahre sowie Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme mind. 5 Mio. €). Darstellung der fachlichen Eignung durch mindestens 3 und höchstens 5 Referenzen vergleichbarer Projekte; mindestens eine Referenz betrifft eine Veranstaltung mit mehr als 50.000 Besuchenden oder ein mehrhalliges oder mehrflächiges Format (mehrere Hallen, Venues oder parallel bespielte Veranstaltungsflächen) mit zusammen mehr als 50.000 m² Veranstaltungsfläche; die übrigen Referenzen sind nach technischer Komplexität und Leistungsumfang vergleichbar. Je Referenz sind das Auftragsvolumen (Angabe; keine Mindestbedingung), Leistungsumfang und verantwortete Gewerke sowie ein Ansprechpartner des Referenzgebers anzugeben. Nachweise über die Zusammenarbeit mit vergleichbaren Messe- und Veranstaltungsstätten sind erwünscht (keine Mindestbedingung).

12. Darstellung des vorgesehenen Projektteams und der Projektorganisation. Für die Projektleitung und vier Technischen Leiter sind Lebensläufe, Qualifikation, Berufserfahrung und einschlägige Projektreferenzen nachzuweisen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind für jede dieser Personen nachzuweisen: Deutsch mindestens auf Niveau C1, nachzuweisen durch ein anerkanntes Sprachzertifikat; der

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Nachweis ist entbehrlich bei einem deutschsprachigen Studien- oder Ausbildungsabschluss oder bei dokumentierter mehrjähriger Berufstätigkeit in deutscher Sprache. Englisch: sehr gute Kenntnisse; eine Eigenerklärung nebst internationalen Projektreferenzen der jeweiligen Person genügt.

3. Darstellung der Verfügbarkeit des Projektteams (Personaleinsatz) im Planungs- und Veranstaltungszeitraum gemäß der oben genannten Phasen.

4. Darstellung des vorgesehenen Vorgehens zur technischen Gesamtplanung, Vorbereitung der Ausschreibungen, Fachplanungskoordination, Risikomanagement und Schnittstellensteuerung (3 – 5 Seiten)

Hinweis zu den Folgevergaben: Für eine Beteiligung des Auftragnehmers oder mit ihm verbundener Unternehmen an den nachfolgenden Gewerkevergaben gilt Ziff. 13 der Bewerbungs- und Angebotsbedingungen (Anzeigepflicht vor Beginn der Erstellung der Vergabeunterlagen des betroffenen Loses; Ausschluss bei Mitwirkung an dessen Vorbereitung; Entscheidung allein durch die Auftraggeberin).

11. Kalkulation von Nebenkosten Reise- und Übernachtungskosten werden nicht gesondert vom Auftraggeber übernommen. Sie sind für den gesamten Planungs- und Ausführungszeitraum im Angebot zu berücksichtigen und transparent auszuweisen. Crewcatering wird während der Auf- und Abbautage sowie der Veranstaltungstage vom Auftraggeber beigestellt: je Schicht eine warme Mahlzeit (Mittag- oder Abendessen) mit vegetarischer Option. Darüber hinausgehende Verpflegungskosten sind vom Auftragnehmer einzukalkulieren.

12. Ziel der Beauftragung Ziel der Ausschreibung ist die Auswahl eines fachlich und personell geeigneten Partners, der dem EuroSkills-Team während der gesamten Projektlaufzeit als zentraler Ansprechpartner für die technische Fachplanung zur Verfügung steht.

Der Auftragnehmer begleitet die EuroSkills 2027 in Düsseldorf in den Bereichen technische Planung, Koordination und strategische technische Beratung. Er trägt im Rahmen seines Auftrags dazu bei, eine sichere, funktionsfähige, termingerechte und gewerkeübergreifend abgestimmte technische Umsetzung zu gewährleisten. Im Vordergrund steht die Fähigkeit, die Vielzahl der beteiligten technischen Gewerke, Dienstleister und Schnittstellen zu einer konsistenten technischen Gesamtplanung zusammenzuführen und den Auftraggeber in technischen Belangen gegenüber der Messe Düsseldorf zu unterstützen. Dabei sollen Optimierungsmöglichkeiten, insbesondere im Hinblick auf technische Umsetzbarkeit und Kosten, geprüft und aufgezeigt werden.

Anlagen in der Ausschreibung:

• Skill-Liste (Stand 11/2026)
• Gesamtlageplan V3 – aktueller Grundriss der Hallenplanung; Änderungen vorbehalten
• Pflichtblatt „Kalkulationsannahmen“
• Allgemeine Mietbestimmungen der Messe Düsseldorf
• Technische Richtlinien 2027 der Messe Düsseldorf
• Hinweisblatt „Wichtige Hinweise 2027“ der Messe Düsseldorf

Die Brandschutz-, Bauordnungs- und sonstigen Sicherheitsbestimmungen der Messe Düsseldorf gelten in der jeweils gültigen Fassung; sie werden auf Anforderung über die Auftraggeberin zur Verfügung gestellt. Die Einzelpläne und Detailunterlagen der Skills (Technical Descriptions, Infrastructure Lists) werden dem Auftragnehmer nach Vertragsschluss in einem Datenraum mit Stichtagsfassung bereitgestellt; für die 11

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Angebotskalkulation sind die Skill-Liste (Stand 11/2026) und der Gesamtlageplan V3 abschließend maßgeblich. Layoutverschiebungen innerhalb dieses Rahmens sind von den Pauschalen umfasst.

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