BEWERBUNGSBEDINGUNGEN.docx

Grundsätzliches

Bei diesem Dokument handelt es sich um Bewerbungsbedingungen i.S.v. § 29 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 VgV, die mit den weiteren Vergabeunterlagen für dieses Vergabeverfahren die Bestimmungen des

• Vierten Teils (§§ 97 ff.) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB),
• Abschnitt 2 Unterabschnitt 1 der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV),
• Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG),
• Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG)

konkretisieren.

Die genannten Gesetze und Verordnungen gelten uneingeschränkt in der zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens jeweils geltenden Fassung und gehen in ihrem Rang vor.

Alle Angaben im Angebot und im Rahmen der Kommunikation mit der Vergabestelle haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise für die entsprechenden Angaben zu fordern. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss führen. Es wird auf § 124 Abs. 1 Nr. 1 a) und c) GWB hingewiesen.

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden. Die Vergabeunterlagen einschließlich der Kommunikation mit dem Auftraggeber einschließlich ggf. von diesem eingeschalteter Dritter sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur für die Teilnahme an dem Vergabeverfahren verwendet werden. Jede Veröffentlichung, Weitergabe oder Offenlegung (auch auszugsweise) bedarf der schriftlichen Zustimmung durch die Vergabestelle. Gleiches gilt für die Weitergabe an Dritte. Unterauftragnehmer, Bietergemeinschaftsmitglieder und zur Rechtsverfolgung eingeschaltete Personen sind nicht Dritte in diesem Sinne. Der Bieter hat auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bekannt gewordenen Interna des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Bei Verzicht auf eine Angebotsabgabe sind alle Vergabeunterlagen zu vernichten und zu löschen.

Änderungen am Dokument gegenüber der ursprünglichen Fassung und der ggf. folgenden Fassungen werden jeweils farbig in Gelb oder auf andere Weise (z.B. durchgestrichen) kenntlich gemacht.

Es gilt immer nur die aktuellste Version der Unterlagen. Diese Version ist immer mit der höchsten Versionsnummer in der Fußzeile und/oder am Ende des Dateinamens versehen (z.B. „Stand: 09.05.2019-v2“ und „Bewerbungsbedingungen-v2.docx“). Die Ausgangsversion („-v1“) erhält keine besondere Kennzeichnung. Alle anderen Versionen verlieren damit ihre Gültigkeit. Lediglich die Dokumente, bei denen Änderungen vorgenommen wurden, erhalten einen neuen Versionsstand. Dokumente bei denen keine Änderung vorgenommen wurden, behalten ihren Versionsstand bei.

Elektronische Mittel, Vergabeplattform, Registrierungspflicht, Bietercockpit

Der Auftraggeber führt das Vergabeverfahren mithilfe elektronischer Mittel nach Maßgabe der in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen festgelegten Konkretisierungen und Anforderungen unter ausschließlicher Verwendung der eHAD – Vergabeplattform der Auftragsberatungsstelle Hessen e.V. (kurz: „Vergabeplattform“) durch. Nähere Informationen zur Vergabeplattform können im Internet unter der URL https://www.absthessen.de/ehad-bieter-software.html sowie unter https://www.absthessen.de/ehad-bieter-bieterbroschuere.html abgerufen werden.

Bei technischen Problemen mit der Vergabeplattform hat der Bieter sich zunächst an die eHAD als Betreiber der Vergabeplattform zu wenden. Die Kontaktdaten und Servicezeiten können unter folgender URL eingesehen werden: https://www.had.de/kontakt-hotline.html.

Der Auftraggeber fordert für die Teilnahme am Vergabeverfahren von jedem Bieter eine Registrierung auf der genannten Vergabeplattform. Erforderlich ist die Angabe einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung sowie einer elektronischen Adresse und ggf. weiterer Informationen (Registrierung). Die Registrierung erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform durch Eingabe der geforderten Daten. Erst nach erfolgter Registrierung hat der Bieter Zugriff auf das Bietercockpit der Vergabeplattform. Bei dem Bietercockpit handelt es sich um eine Softwarekomponente, die dem Bieter die Teilnahme an der Ausschreibung mit elektronischen Mitteln ermöglicht. Die Registrierung und Nutzung des Bietercockpits ist zwingende Voraussetzung für sämtliche Aktivitäten des Interessenten oder des Bieters gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens, wie zum Beispiel für die Kommunikation mit der Vergabestelle, das Stellen von Fragen zum Vergabeverfahren oder für das Einreichen eines Angebots.

Lediglich die Vergabeunterlagen sind jedem Interessierten ohne Registrierung frei, direkt, unmittelbar und elektronisch zugänglich.

Bei Registrierung werden die Interessenten zudem über Änderungen im Vergabeverfahren und zusätzliche Informationen, wie beispielsweise beantwortete Fragen, informiert.

Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der EU

Das Vergabeverfahren wurde dem Amt für amtliche Veröffentlichungen der EU unter dem im Zeitplan angegebenen Datum (vgl. Nummer 9) zur EU-weiten Bekanntmachung übersandt und im Supplement des Amtsblatts der EU veröffentlicht.

Die Vergabebekanntmachung und alle weiteren Bekanntmachungen zu diesem Vergabeverfahren können in der TED-Datenbank (Tenders Electronic Daily) online eingesehen werden. TED ist die Datenbank der Europäischen Union für öffentliche Ausschreibungen. Der Zugriff auf die Datenbank erfolgt unter der URL http://ted.europa.eu/.

Aufforderung zur Angebotsabgabe

Interessierte Wirtschaftsteilnehmer werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots erfolgt schon durch die Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der EU.

Die veröffentlichte Bekanntmachung können Sie in der TED-Datenbank einsehen (vgl. Nummer 3).

(Öffentlicher) Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber (im Folgenden nur „Auftraggeber“) der ausgeschriebenen Leistungen sind in der Bekanntmachung benannt.

Kontakt- und Vergabestelle

Kontaktstelle in diesem Vergabeverfahren ist die

ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Körperschaft des öffentlichen Rechts

Vergabestelle

Knorrstr. 30

34134 Kassel

Telefax: +49 561204-2010

E-Mail: vergabestelle@ekom21.de

Wichtiger Hinweis: Die Kommunikation mit der Vergabestelle hat grundsätzlich unter Nutzung der in Nummer 2 beschriebenen Vergabeplattform zu erfolgen. Darüber hinaus sind für die Kommunikation mit der Vergabestelle die in Nummer 10 festgelegten Anforderungen zu beachten. Nur in begründeten Ausnahmefällen darf die Kommunikation mit der Vergabestelle über die zuvor genannte Kontaktstelle erfolgen.

Vertragspartner und Vertragsunterlagen

Vertragspartner für die abzuschließenden Verträge ist der oder die gem. Nummer 5 genannten öffentliche/n Auftraggeber.

Der Vertrag kommt mit Annahme des Angebots (Zuschlag) zustande. Die Gültigkeit des jeweiligen Angebotes (Bindefrist) hat sich daher mindestens bis zu diesem Zeitpunkt zu erstrecken. Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer verlangen, dass der Vertrag in einer besonderen schriftlichen Urkunde dokumentiert wird.

Die Vertragsunterlagen bestehen aus der Leistungsbeschreibung, dem Preisblatt und den Vertragsbedingungen (§ 29 Abs. 1 Nr. 3 VgV).

Vertragsbedingungen sind

• für den ausgeschriebenen Auftrag geltenden EVB-IT-Vertragsunterlagen/ Mustervertragsunterlagen.

Darüber hinaus werden nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) und dem Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG) folgende Anlagen Bestandteile der abzuschließenden Rahmenvereinbarung:

• die Allgemeinen Beschaffungsbedingungen der ekom21 (ABB)
• darüber hinaus folgende Erklärungen:
  • Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S. 1

Es gelten ausschließlich die in den Vergabeunterlagen enthaltenden Vertragsbedingungen.

Vergabeart

Die für dieses Vergabeverfahren gewählte Vergabeart ist in der Bekanntmachung angegeben.

Gegenwärtige Zeitplanung

Die für das Vergabeverfahren jeweils gültige Zeitplanung ist der Datei „ZEITPLANUNG.docx“ und – soweit eine Bekanntmachungspflicht besteht – der Auftragsbekanntmachung und etwaiger Korrekturbekanntmachungen zu entnehmen.

Alle Termine sind für den Auftraggeber unverbindlich. Es ist die Zeitplanung in ihrer jeweils mitgeteilten Fassung verbindlich. Es besteht kein Anspruch auf Einhaltung dieses Terminplans, insbesondere nicht im Hinblick auf die Geltendmachung von Schadenersatz und/oder Aufwandsentschädigungen.

Der Auftraggeber ist jedoch bemüht, den Zeitplan einzuhalten. Unvorhergesehene Ereignisse (z.B. die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens) können aber entsprechende Anpassungen erfordern. Bei der Anpassung des Zeitplans wird der Auftraggeber auf die Bedürfnisse der Bieter soweit möglich Rücksicht nehmen.

Abweichend von der Verbindlichkeit von Anpassungen des Zeitplans für die Bieter gilt im Hinblick auf die Bindefrist:

Jeder Bieter ist bis zum Ablauf der Bindefrist an sein (letztverbindliches) Angebot gebunden. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, die Bindefrist angemessen zu verlängern, wenn das erforderlich wird, insbesondere im Fall eines Nachprüfungsverfahrens. Bieter, die einer solchen Fristverlängerung nicht zustimmen, scheiden mit Ablauf der für sie geltenden Bindefrist (d.h. der hier veröffentlichten ursprünglichen oder der letzten später festgelegten Bindefrist, der sie nicht widersprochen haben) aus dem Vergabeverfahren aus.

Im Fall einer Verzögerung des Vergabeverfahrens, insb. aufgrund eines laufenden Nachprüfungsverfahrens, wird die Zuschlagserteilung (Beginn der Leistungserbringung) zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen. Die in der Bekanntmachung angegebene Vertragslaufzeit verlängert sich um die Verzögerungszeit entsprechend.

Kommunikation

Grundsätzliches

Interessierte Unternehmen und Bieter sind mit den in diesen Bewerbungsbedingungen an die Kommunikation gestellten Anforderungen und die verwendeten elektronischen Mittel ausdrücklich einverstanden, wenn sie dagegen nicht binnen 48 Stunden nach Download der Vergabeunterlagen rechtlich begründete Einwendungen mindestens in Textform bei der in Nummer 6 bezeichneten Kontaktstelle einreichen.

Die Kommunikation mit der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform und das Bietercockpit. Der Versuch einer anderweitigen Kontaktaufnahme (beispielsweise telefonisch, persönlich) stellt einen Verfahrensverstoß dar und kann zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen.

Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, Informationen neben den in Nummer 2 genannten elektronischen Mitteln auch per Telefax oder auf dem Postweg zu übermitteln. Hierzu dienen die erforderlichen Angaben zum Ansprechpartner im Angebotsdeckblatt.

Sprache

Vertrags-, Arbeits-, Kommunikations- und Korrespondenzsprache ist ausschließlich deutsch. Sofern nicht ausdrücklich hiervon Abweichendes zugelassen ist, gilt daher insbesondere folgendes:

Alle Dokumente in fremder Sprache sind Übersetzungen in deutscher Sprache beizufügen. Der Bieter hat die inhaltlich richtige Übersetzung zu bestätigen. Nur auf ausdrückliches Verlangen der Vergabestelle muss der Bieter die Übersetzung durch einen in der Bundesrepublik Deutschland für die jeweilige Sprache amtlich vereidigten Übersetzer bestätigen lassen.

Eine Ausnahme hiervon bilden spezielle Nachweise, wie evtl. geforderte autorisierte Händler- / Partner-Zertifikate, welche in englischer Sprache sein können. Dies gilt auch für Hersteller-Unterlagen, sofern diese nur in englischer Sprache verfügbar sind.

Fragen, Auskünfte, Rügen und Informationen zum Vergabeverfahren

Grundsätzliches

Fragen, Auskünfte und Anfragen (insgesamt „Fragen“) und Rügen sind über das Bietercockpit elektronisch an die Vergabestelle zu richten und sollen dabei auf die in der Bekanntmachung angegebenen Bezeichnung des Auftrags und die betroffene Stelle in den Vergabeunterlagen möglichst genau Bezug nehmen (z.B. Los-Nummer, Name des Vergabedokuments, Seite, Absatz, Gliederungsnummer, Zeile/Zelle etc.). Es ist das Dokument „Bieterfragenformular für Bieter.docx“ für die Einreichung der Bieterfragen über die Vergabeplattform zu nutzen.

Eingangsbestätigungen für eingereichte Fragen und Rügen werden von der Vergabestelle nicht erteilt. Sollten gestellte Fragen nicht in den Bieterinformationen aufgegriffen worden sein, ist die Vergabestelle hierauf hinzuweisen.

Die Antworten auf die Fragen sowie sonstige Mitteilungen und Informationen der Vergabestelle sind im Rahmen der Angebotserstellung und -kalkulation zwingend zu berücksichtigen.

Frageforum, Informationen während des Vergabeverfahrens

Im Interesse der Effektivität sollen Fragen im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren umgehend gestellt werden. Die Vergabestelle behält sich vor, Anfragen, die später eingehen, als „nicht rechtzeitig“ eingegangen zu behandeln und nicht mehr zu beantworten. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht daher kein Anspruch.

Fragen- und Informationsöffentlichkeit

Eingegangene Fragen zum Vergabeverfahren werden allen in der jeweiligen Phase des Vergabeverfahrens verbliebenen interessierten Unternehmen in anonymisierter Form transparent und diskriminierungsfrei auf der Vergabeplattform öffentlich zugänglich gemacht. Dies erfolgt in der Regel in Form eines fortlaufenden „Fragen- und Antwortkatalogs“. Im Rahmen der Anonymisierung und Klarstellung bleibt die Umformulierungen in der Fragestellung vorbehalten.

Abweichend hiervon wird die Öffentlichkeit allenfalls bei der Beantwortung solcher Fragen eingeschränkt, die lediglich einem rein subjektiven Informationsbedürfnis des Fragestellers dienen oder seine Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse betreffen. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sind daher bei Fragen ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Erfolgt dies nicht, geht die Vergabestelle davon aus, dass die Fragenöffentlichkeit hergestellt werden kann

Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft der Auftraggeber im jeweiligen Einzelfall, ob er diese beantwortet.

Teststellung der angebotenen Leistungen

Der Auftraggeber behält sich vor, für das/die bestplatzierte/n Angebot/Angebote jederzeit eine verifizierende Teststellung durchzuführen. Angebote von Bietern, die der Aufforderung zur Teststellung nicht fristgerecht nachkommen oder an der Teststellung nicht teilnehmen, werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die Teststellung findet grundsätzlich in den Räumlichkeiten des Auftraggebers statt und dient der Überprüfung, ob das Angebot die in der Leistungsbeschreibung gestellten Anforderungen erfüllt und ob die Bieterangaben zutreffend sind (verifizierende Teststellung). Sie kann sich auf einzelne oder alle gestellten Anforderungen beziehen.

Ablauf, Termine und Zeiten werden dem Bieter rechtzeitig mitgeteilt.

Die zur Teststellung aufgeforderten Bieter sind verpflichtet, die Teststellung grundsätzlich kostenlos zu ermöglichen.

Vergabe in Losen

Der ausgeschriebene Auftrag wird einheitlich vergeben, es sei denn in der Bekanntmachung zum Vergabeverfahren ist ausdrücklich eine Vergabe in Lose vorgesehen.

Für den Fall, dass in der Auftragsbekanntmachung ausdrücklich eine Aufteilung des ausgeschriebenen Auftrags in Lose festgelegt hat, gilt Folgendes:

Der Auftraggeber fordert teilweise für alle Lose dieselben Nachweise. Für die einzureichenden Angebote bedeutet dies Folgendes: Der Bieter braucht nur ein Angebotsdeckblatt abgeben und muss dort vermerken, für welche Lose er ein Angebot abgibt. Im Angebotsdeckblatt ist je Nachweis angegeben, ob der Nachweis losübergreifend oder je Los gesondert einzureichen ist.

Auftragsunterlagen

Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen (auch als Auftragsunterlagen bezeichnet) im Sinne von § 29 Abs. 1 VgV umfassen neben diesen Bewerbungsbedingungen sämtliche vom Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens bereitgestellten Dokumente, Informationen und Dateien. Sie stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei im Downloadbereich elektronisch in der jeweils aktuell geltenden Fassung zur Verfügung (vgl. Nummer 10 der Bewerbungsbedingungen).

Erfassungsformulare

Den Vergabeunterlagen sind Erfassungsformulare beigefügt, bei denen es sich um spezielle Microsoft Word-Dateien oder Microsoft Excel-Dateien handelt, die an den dafür vorgesehenen Stellen elektronisch auszufüllen und zu vervollständigen sind sowie anschließend als PDF-Dateien zu speichern sind.

Die Erfassungsformulare sind für das Angebot zu verwenden, soweit nicht ausnahmsweise andere Unterlagen zugelassen (z.B. die EEE-Dokumente [vgl. Nummer 18], Präqualifizierungssystem [Nummer 17]) oder gefordert sind.

Die Erfassungsformulare enthalten teilweise Hinweise, die zwingend zu beachten und einzuhalten sind! Um die Hinweise in den Erfassungsformularen für den Ausdruck auszublenden, ist in dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word die Funktion „Formatierungssymbole anzeigen (¶)“ zu deaktivieren. Die Hinweise wieder sichtbar zu machen, muss die Funktion Formatierungssymbole anzeigen (¶)“ wieder aktiviert werden.

Allgemeine Anforderungen an die einzureichenden Unterlagen und geforderten Angaben

Verweise auf Literatur, Broschüren oder die Verwendung von Internet-Links dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Auftraggeber nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen, geforderte Angaben, einzureichende Konzepte etc. müssen in einer in sich abgeschlossenen Form beantwortet werden. Querverweise werden grundsätzlich als nicht relevante Zusatzinformation angesehen. Die in den Vergabeunterlagen geforderten Nachweise und Erklärungen müssen vorliegen, um das Angebot umfassend prüfen zu können.

Angebot

Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebots

Angebote können bis zum Ende der Angebotsfrist berichtigt, geändert oder zurückgezogen werden.

Die Berichtigung, das Ändern oder das endgültige Zurückziehen von Angeboten hat ausschließlich über das in der Vergabeplattform bereitgestellte „Bietercockpit“ und mittels der dafür vorgesehenen Funktionalitäten zu erfolgen.

Änderungen an den Vergabeunterlagen (z.B. Vertragsbedingungen, Leistungsbeschreibung, Preisblatt sowie ggf. Anforderungskatalog, Eintragungen außerhalb der für die Bietereinträge vorgesehenen Stellen/Zellen etc.) sind unzulässig (vgl. § 53 Abs. 7 S. 1 VgV).

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Soweit nicht in den Vergabeunterlagen ausdrücklich ein Abweichendes zugelassen ist (z.B. hinsichtlich der Geltung von Softwarelizenzbedingungen des Herstellers), gilt hinsichtlich von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) im Sinne der §§ 305 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) folgendes:

• Sofern AGB des Bieters oder Dritter in den eingereichten Angebotsunterlagen enthalten sind oder auf diese direkt oder indirekt Bezug genommen wird, führt dies bei damit verbundener Änderung der Vergabeunterlagen zum zwingendenAusschluss des Angebotes.
• Die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind grundsätzlich ausgeschlossen, insbesondere auch dann, wenn auf diese im Rahmen der Ausführung in Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder in anderer Weise verwiesen wird, selbst wenn der /die Auftraggeber nicht erneut widersprechen.

Bindefrist

Der Bieter ist an das von ihm eingereichte Angebot bis mindestens zum Ablauf der jeweils gültigen Bindefrist gebunden. Im Einvernehmen mit den in Frage kommenden Bietern behält sich die Vergabestelle vor, die Bindefrist zu verlängern, wenn dies für den Verfahrensverlauf nützlich ist.

Haupt- und Nebenangebote, Änderungsvorschläge, Varianten

Es darf (sofern eine Aufteilung nach Losen erfolgt, je Los) jeweils nur ein (Haupt-) Angebot eingereicht werden.

Nebenangebote sind nicht zugelassen. Änderungsvorschläge und Varianten werden als Nebenangebote gewertet und sind ebenfalls unzulässig.

Bei Nichteinhaltung der vorstehenden Vorgaben werden alle Angebote des betreffenden Unternehmens von der Wertung ausgeschlossen.

Übermittlung und Form der Angebote, § 53 VgV

Angebote sind ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel und nach Maßgabe der für dieses Vergabeverfahren festgelegten Konkretisierungen und Anforderungen verschlüsselt einzureichen. Angebote die diese Bedingungen nicht erfüllen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Der Ausschluss gilt auch für Angebote, die über die Vergabeplattform als einfache Bieternachricht unverschlüsselt verschickt werden.

Die Abgabe von Angeboten in Papierform ist ausgeschlossen. Ebenso ist die Abgabe von Angeboten ausschließlich auf einem Datenträger (z.B. USB-Sticks, CD-ROM) oder per E-Mail unzulässig.

Im Rahmen der Angebotseinreichung sind folgende Besonderheiten vom Bieter zwingend zu beachten:

• Das Angebot ist insgesamt in Textform nach § 126b BGB einzureichen (vgl. § 53 Abs. 1 VgV) und muss alle geforderten Angaben zum Erklärenden enthalten (z.B. Vor- und Zuname, Funktion/Stellung des Erklärenden sowie Ort- und Datum der Erklärung). Die Angebote müssen nicht mit einer elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) versehen sein.
• Voraussetzung für die Abgabe eines Angebots ist die Registrierung auf der genannten Vergabeplattform.
• Das Angebot ist bis zum Ablauf der festgelegten Frist für die Einreichung der Angebote in einem Sendevorgang einschließlich aller Anlagen und Dokumente unter Nutzung des „Bietercockpits“ elektronisch an die Vergabeplattform (vgl. Nummer 2) zu übermitteln.
• Für die Angebotseinreichung sind die in den Vergabeunterlagen enthaltenen, elektronisch ausfüllbaren Erfassungsformulare, Vorlagen und Preisblätter/Erfassungsblätter (zusammen „Angebotsdokumente“) zu verwenden.
• Die elektronisch und vollständig ausgefüllten Angebotsdokumente sind vom Bieter in das PDF-Format zu konvertieren und dem elektronischen Angebot beizufügen. Microsoft Excel-Dateien sind zusätzlich im originären Ausgangsformat beizufügen.
• Gesonderte Anlagen des Bieters sind ohne Passwortschutz/Druckschutz und im Ausgangsformat (Word, Excel etc.) zugelassen.
• Alle vom Bieter eingereichten elektronischen Unterlagen sind ohne Passwortschutz oder Kopierschutz beizufügen.
• Für
  • das Erfassungsformular – „Erklärung bei einer Bietergemeinschaft“,
  • das Erfassungsformular – „Verfügbarkeitsnachweis bei Eignungsleihe“

im Fall des Einsatzes Dritter, Nachunternehmen oder Eignungsleihe

gilt folgende zusätzliche Anforderung:

Die genanntenErfassungsformulare sind ausgefüllt auszudrucken und an den für die eigenhändige Unterschrift vorgesehenen Stellen im Sinne des § 126 BGB zu unterzeichnen (d.h. eigenhändig zu unterschreiben) und mit Firmenstempel zu versehen. Eine Kopie davon (d.h. Scan des vollständigen Erfassungsformulars) ist mit dem Angebot im PDF-Format einzureichen.

• Ansonsten gilt, dass eventuell in den Vergabedokumenten vorgesehene Eintragungsmöglichkeiten für eigenhändige Unterschriften und Firmenstempel lediglich mit dem Vor- und Zunamen des Erklärenden zu befüllen sind. Eine Unterschrift ist an diesen Stellen nicht erforderlich.
• Hinweis: Das Dokument „PREISBLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN.aiform“ wird systemseitig generiert,
  • muss zwingend vom Bieter mit den Angebotspreisen (zumindest mit 0,00 €) ausgefüllt werden und
  • ist bei einer Losaufteilung nur für die Lose auszufüllen, für die ein Angebot eingereicht wird.

Es ist nicht eigenhändig zu unterzeichnen.

Vollständigkeit, geforderte Unterlagen

Das Angebot muss vollständig sein.

Das Angebot ist nur vollständig, wenn bis zur Angebotsfrist sämtliche geforderten Unterlagen, Dokumente, Angaben und Eintragungen vollständig erfolgt und alle geforderten Lieferungen und Leistungen angeboten und enthalten sind. Hierzu zählen auch ggfs. „als optional“-nachgefragte Leistungen.

Sämtliche geforderten Unterlagen (d.h. z.B. Eigenerklärungen, Nachweise, Preisblätter und sonstige Dokumente) müssen vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllt eingereicht werden. Soweit nicht ausdrücklich etwas anderes zugelassen ist, müssen alle geforderten Unterlagen zusammen mit dem Angebot fristgerecht bei der in Nummer 6 bezeichneten Stelle eingereicht werden.

Auf die Einreichung nicht angeforderter Unterlagen (wie z.B. Begleitschreiben) soll verzichtet werden, da dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren aus formalen Gründen führen kann (gem. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung

Der Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft sowie alle Unterauftragnehmer haben neben den Verpflichtungserklärungen nach §§ 4, 18, 20 HVTG (Tariftreue, Mindestlohnpflicht) mit dem Angebot auch alle weiteren Verpflichtungserklärungen zu den besonderen Bedingungen für die Auftragsausführung mit dem Angebot abzugeben (Erfassungsformular – „Ausschlussgründe, besondere Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen“).

Darüber hinaus haben der Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft sowie alle Unterauftragnehmer die geforderten Verpflichtungserklärungen nach dem Thüringer Vergabegesetz (ThürVerG) einzureichen.

Unklarheiten im Angebot

Im Zweifel gehen Unklarheiten im Angebot und anderen Unterlagen und Angaben die vom Bieter eingereicht werden zu seinen Lasten.

Preisangaben und Preisprüfung

Das Angebot muss alle im Preisblatt geforderten Angaben und Erklärungen enthalten.

Alle Preise sind durchgängig in Euro unter Anwendung der kaufmännischen Rundung auf zwei Stellen nach dem Komma anzugeben.

Die Preise sind ohne Umsatzsteuer anzugeben und haben alle im Angebot beschriebenen Leistungen und Inhalte abzudecken. Der Umsatzsteuerbetrag ist, soweit gefordert, unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes anzugeben. Bieter aus anderen EU-Mitgliedstaaten haben die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten.

Skonti werden nicht bewertet.

Auf die in den Angeboten enthaltenen Preise findet die Verordnung über Preise VO PR Nr. 30/53 (Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (BAnz. 1953 Nr. 244), die zuletzt durch Artikel 70 des Gesetzes vom 8. Dezember 2010 [BGBl. I S. 1864] geändert worden ist) Anwendung. Der Auftraggeber behält sich vor, eine Preisprüfung durchführen zu lassen. Diese erfolgt durch die zuständigen Preisprüfungsstellen.

Angebotslegitimation, Verfahrensbevollmächtigter

Mit Abgabe des Angebots gilt – vorbehaltlich der Regelung in Nummer 27 – für das gesamte Vergabeverfahren ab Öffnung des Angebots, nur noch der gemäß den Bewerbungsbedingungen als Bevollmächtigte Benannte als legitimiert, für den Bieter oder die Bietergemeinschaft Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen.

Präqualifizierungs-Systeme

Als Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB kann nach §§ 123 Abs. 2 GWB, 48 Abs. 8 VgV ganz oder teilweise durch Unterlagen und Angaben (Präqualifikationsnachweise) erbracht werden, die in Präqualifizierungssystemen niedergelegt sind, die den Anforderungen des Artikels 64 der Richtlinie 2014/24/EU entsprechen. Entsprechend anerkannte Präqualifizierungssysteme sind z.B. das Hessische Präqualifikationsregister – HPQR (www.hpqr.de) und die Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.pq-vol.de). Geforderte Unterlagen und Angaben, die durch Teilnahme an einem anerkannten Präqualifizierungssystem vorliegen, sind nur im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zugelassen.

Wird zum Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen von einem Präqualifizierungssystem Gebrauch gemacht, ist für jedes Unternehmen anzugeben, an welchem Präqualifizierungssystem das Unternehmen mit welcher Registrierungsnummer teilnimmt und welche geforderten Unterlagen und Angaben von den dort niedergelegten Informationen abgedeckt sind.

Falls mit den Eintragungen im Präqualifikationssystem nicht alle geforderten Unterlagen, Nachweise und Angaben vollständig abgedeckt sind, sind diese ergänzend (mittels der Erfassungsformulare oder Bescheinigungen Dritter) einzureichen; anderenfalls kann das Unternehmen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nach § 50 VgV akzeptiert.

Im Falle der Übermittlung der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) behält sich die Vergabestelle vor, den Bieter jederzeit während des Vergabeverfahrens aufzufordern, sämtliche oder einen Teil der geforderten Unterklagen beizubringen. In jedem Fall wird die Vergabestelle denjenigen Bieter, an den sie den Auftrag vergeben will, auffordern, die geforderten Unterlagen beizubringen, es sei denn, es liegt eine der Ausnahmen des § 50 Abs. 3 VgV vor.

Wird eine EEE vorgelegt, so muss diese aktuell und gültig sein sowie die Angaben und Inhalte umfassen, die für die Prüfung in diesem Vergabeverfahren erforderlich sind. Geforderte Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise), welche inhaltlich nicht vom Erklärungsumfang der EEE abgedeckt sind, müssen daher zusätzlich neben der EEE mit dem Angebot eingereicht werden.

Weitere Informationen über die EEE enthält die Durchführungsverordnung der Kommission (EU) Nr. 7/2016 vom 5. Januar 2016 zur Einführung des Standardformulars für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ABl. L 3 vom 6.1.2016, S. 16) (vgl. § 50 Abs. 1 S. 1 VgV 2016).

Nachforderung von Unterlagen

Es wird darauf hingewiesen, dass unvollständige Angebote vom Verfahren ausgeschlossen werden können. Es liegt daher im Interesse des Bieters, sämtliche von ihm geforderten Unterlagen, Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise bereits mit dem Angebot und fristgemäß vorzulegen.

Es liegt im Ermessen des Auftraggebers, zu diesem Zeitpunkt fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 bis 4 VgV nachzufordern. Der Auftraggeber wird grundsätzlich eine Nachforderung auf diejenigen Bieter beschränken, deren Angebote in die engere Wahl kommen.

Bei einem Verzicht auf die Nachforderung oder in dem Fall, wenn nachgeforderte Unterlagen nicht fristgerecht vorgelegt werden, wird der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Unternehmen im Vergabeverfahren

Konzerne im Vergabeverfahren

Für verbundene Unternehmen (Konzerne) wird darauf hingewiesen, dass die geforderten Unterlagen und Angaben für dasjenige rechtlich selbstständige Unternehmen (juristische Person) beizubringen sind, das als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmer auftritt.

Mehrfachbeteiligung

Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach, sei es als Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Unterauftragnehmer, am Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bieter und Bietergemeinschaften führen, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt oder als Unterauftragnehmer vorgesehen ist.

Eine parallele Beteiligung als Einzelbieter und zugleich als Mitglied einer Bietergemeinschaft ist grundsätzlich unzulässig und führt zum Ausschluss der betroffenen Angebote; es sei denn, die beteiligten Unternehmen weisen unaufgefordert und bereits mit Angebotseinreichung nach, dass es vorliegend entgegen der in der Rechtsprechung des Oberlandesgericht Düsseldorf (OLG Düsseldorf, B. v. 19.06.2003, Az. :VII-Verg 52/03) getroffenen Annahme ausnahmsweise zu keiner Beeinträchtigung des Wettbewerbsprinzips kommt:

https://www.justiz.nrw.de/nrwe/olgs/duesseldorf/j2003/VII_Verg_52_03beschluss20030916.html.

Das Gleiche gilt für eine parallele Beteiligung als Mitglied zweier oder mehrerer Bietergemeinschaften.

Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften werden wie Einzelbewerber behandelt. Ihre Teilnahme am Vergabeverfahren ist im Rahmen von § 43 Abs. 2 und § 53 Abs. 9 VgV und den in diesen Bewerbungsbedingungen enthaltenen Bestimmungen zugelassen. Mehrfachbeteiligungen sind unzulässig.

Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung bzw. Neubildung einer gegründeten Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern bzw. Neubildung) muss der Vergabestelle gegenüber unverzüglich mitgeteilt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach der vergaberechtlichen Rechtsprechung unzulässig sein und zum Ausschluss von dem Vergabeverfahren führen. Nach Mitteilung durch den Bieter behält sich die Vergabestelle eine entsprechende Prüfung vor.

Bietergemeinschaften müssen alle ihre Mitglieder vollständig angeben, eine Person als Ansprechpartner und bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benennen (Verfahrensbevollmächtigter) und sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten verpflichten. Dazu ist das Erfassungsformular – „Erklärung bei einer Bietergemeinschaft“ vollständig ausgefüllt und durch alle Mitglieder der Bietergemeinschaft unterschrieben mit dem Angebot eizureichen.

Der benannte Verfahrensbevollmächtigte muss das Angebotsdeckblatt unterschreiben und hat alle weiteren im Rahmen der Angebotserstellung für die gemeinschaftlich bietenden Unternehmen zu leistenden Unterschriften und rechtlich verbindlichen Erklärungen vorzunehmen.

Verwendet ein Mitglied oder verwenden mehrere Mitglieder der Bietergemeinschaft eine EEE oder nutzen ein Präqualifikationssystem, hat jedes Mitglied eine eigene EEE oder einen eigenen Präqualifikationsnachweis zu erbringen.

Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und die Erklärung zu den besonderen Ausführungsbedingungen muss für jedes Unternehmen, das Mitglied einer Bietergemeinschaft ist, individuell nachgewiesen werden. Hierfür ist das Erfassungsformular - „Ausschlussgründe, besondere Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen“ zu verwenden. Für die übrigen Eignungskriterien kommt es auf die Bietergemeinschaft insgesamt an. Der Auftraggeber macht insoweit von seiner Befugnis, Bedingungen zur Erfüllung der Eignungskriterien durch Bietergemeinschaften festzusetzen, Gebrauch (vgl. § 43 Abs. 2 S. 3 VgV).

Die Vergabestelle weist zudem vorsorglich darauf hin, dass die Mitglieder einer Bietergemeinschaft die rechtlichen, insbesondere vergabe- und kartellrechtlichen, Voraussetzungen und Bedingungen zur Bildung einer Bietergemeinschaft zu beachten, prüfen und erfüllen haben. Jedem Bieter (auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft) obliegt es selbst, die sachlichen und rechtlichen Voraussetzungen zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren zu prüfen und einzuhalten.

Bietergemeinschaften werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen, wenn die Vereinbarung über die Bildung einer Bietergemeinschaft zugleich eine wettbewerbsbeschränkende Abrede im Sinne von § 1 GWB darstellt. Denn eine solche Vereinbarung kann die Marktverhältnisse durch Beschränkung des Wettbewerbs spürbar einschränken.

Anlass für eine Überprüfung der Bildung von Bietergemeinschaft besteht für den öffentlichen Auftraggeber insbesondere dann, wenn sich Unternehmen zusammenschließen, die auch als Einzelbewerber den Auftrag (allein) ausführen könnten. Die unternehmerischen Entscheidungen der beteiligten Unternehmen für die Bildung einer Bewerbergemeinschaft müssen nach wirtschaftlichen und kaufmännischen Gesichtspunkten nachvollziehbar sein. Dazu wertet der Auftraggeber die entsprechenden Angaben im Erfassungsformular – „Erklärung bei einer Bietergemeinschaft“ aus. Erscheint demgemäß die Bildung der Bietergemeinschaft als wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännisch vernünftige Entscheidung vertretbar, so wird die Bietergemeinschaft zugelassen. Dabei ist je nach Natur des Beschaffungsgegenstandes, des jeweiligen Marktes sowie nach Größe, Geschäftstätigkeit und Marktpositionierung der beteiligten Unternehmen der Prüfungsmaßstab enger oder weiter anzuwenden.

Unterauftragnehmer (ohne Eignungsleihe)

Die Vergabe von Teilen des ausgeschriebenen Auftrags an Dritte im Wege der Unterauftragsvergabe an Unterauftragnehmer ist grundsätzlich zulässig (§ 36 VgV).

Wird von der Möglichkeit der Unterauftragsvergabe Gebrauch gemacht, ist dies im Angebotsdeckblatt an der dafür vorgesehenen Stelle anzugeben und das Erfassungsformular - „Vorgesehene Unteraufträge“ für jede beabsichtigte Unterauftragsvergabe zu vervollständigen und mit dem Angebot einzureichen. Falls zumutbar, z.B., weil der konkrete Unterauftragnehmer bereits namentlich feststeht, sind dort auch die vorgesehenen Unterauftragnehmer vollständig zu benennen und zusätzlich ist von jedem Unterauftragnehmer das Erfassungsformular - „Ausschlussgründe, besondere Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen“ mit dem Angebot einzureichen.

Wenn ein Bieter die Vergabe eines Teils des Auftrags an einen Dritten im Wege der Unterauftragsvergabe beabsichtigt und sich zugleich im Hinblick auf seine Leistungsfähigkeit gemäß den §§ 45 und 46 VgV auf die Kapazitäten dieses Dritten beruft, sind die zusätzlichen Anforderungen in Nummer 20.5 zu beachten (Eignungsleihe).

Vor Zuschlagserteilung müssen die Bieter, deren Angebote in die engere Wahl kommen, auf Verlangen ihre Unterauftragnehmer benennen und nachweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen.

Mit der Abgabe eines Angebotes verpflichtet sich der Bieter für den Fall der Zuschlagserteilung bei einer Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer,

• den Unterauftragnehmer darüber zu informieren, dass es sich bei dem Unterauftrag um einen Teil eines öffentlichen Auftrags handelt und dass für den Unterauftrag § 128 Abs. 1 GWB gilt,
• im Verhältnis zum Unterauftragnehmer angemessene Sanktionen bis hin zur Möglichkeit einer außerordentlichen Vertragskündigung für den Fall zu regeln, dass der Nachunternehmer die in § 128 Abs. 1 GWB genannten Pflichten verletzt,
• mittelständische Interessen bei der Vergabe des Unterauftrages, insbesondere durch Vergabe der Leistungen in Losen, zu berücksichtigen, soweit es mit der vertragsgemäßen Ausführung des Auftrags zu vereinbaren ist,
• die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen der Vergabeordnung für Leistungen (VOL/B) zum Vertragsbestandteil zu machen,
• den Nachunternehmen keine, insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise, ungünstigeren Bedingungen aufzuerlegen, als zwischen dem Auftragnehmer und dem öffentlichen Auftraggeber vereinbart sind.

Hinweis:

Unterauftragnehmer – auch als Sub- oder Nachunternehmer bezeichnet – sind nur diejenigen Dritten, derer sich der Bieter als Auftragnehmer zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten bedienen will, die also unmittelbar im vertraglichen Pflichtenkreis des Auftragnehmers tätig werden. Keine Unterauftragnehmer sind dagegen reine „Zulieferer“ oder sonstige Dritte, die lediglich mittelbar zur Auftragserfüllung beitragen. Ausgehend davon können je nach beabsichtigter Tätigkeit auch freie Mitarbeiter/Freelancer oder verbundene Unternehmen (Konzerne) als Unterauftragnehmer des Bieters angesehen werden.

Berufung auf die Eignung anderer Unternehmen (Eignungsleihe)

Im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit kann ein Bieter nach § 47 VgV die Kapazitäten eines Dritten in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung oder einen anderen geeigneten Nachweis dieser eignungsrelevanten Dritten vorlegt (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bieter und den Dritten bestehenden Verbindungen und gilt auch für Bietergemeinschaften.

Wird von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch gemacht, ist dies im Angebotsdeckblatt an der dafür vorgesehenen Stelle anzugeben. Zusätzlich ist für jeden Dritten, dessen Kapazitäten in Anspruch genommen werden sollen, das Erfassungsformular - „Verfügbarkeitsnachweis bei Eignungsleihe“ einschließlich der namentlichen Benennung des Unterauftragnehmers zu vervollständigen und mit dem Angebot einzureichen.

Zudem muss jeder Dritte seine Eignung in dem Umfang nachweisen und erfüllen, soweit sich der Bieter auf dessen wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit stützt. Die entsprechenden Unterlagen und Angaben müssen mit dem Angebot eingereicht werden.

Zudem sind die Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und zu den besonderen Auftragsbedingungen (Erfassungsformular - „Ausschlussgründe, besondere Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen“) mit dem Angebot vorzulegen.

Erfüllt der Dritte die Eignungskriterien, zu deren Nachweis sich der Bieter auf die Eignung des Dritten beruft, nicht oder liegen bei dem Dritten Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vor, so ist dieser Dritte auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann der Auftraggeber verlangen, dass der Bieter diesen Dritten ersetzt.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass Bieter im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit, wie Ausbildung- und Befähigungsnachweise nach § 46 Abs. 3 Nr. 6 VgV oder die einschlägige berufliche Erfahrung, die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen können, wenn diese Unternehmen die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

Veränderungen

Während des Vergabeverfahren eintretende Umstände und Veränderungen, die Einfluss auf die Eignung haben könnten sind unverzüglich der Kontaktstelle mitzuteilen – insbesondere, wenn hierdurch die vom Unternehmen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Der Auftraggeber kann bzw. muss dann in eine erneute Eignungsprüfung eintreten, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich.

Unternehmensdaten

Der Bieter und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft sollen dem Auftraggeber mit dem Angebot mitteilen, ob es sich bei ihnen jeweils um ein Kleinstunternehmen oder um ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) gemäß der „Empfehlung 2003/361/EG der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen“ handelt. Die Empfehlung ist in Internet abrufbar unter:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2003:124:0036:0041:de:PDF

Hierzu sollen die Unternehmen im Erfassungsformular - „Angebotsdeckblatt“ die dort geforderten Angaben machen. Die Angaben dienen lediglich statistischen Zwecken (Vergabestatistikverordnung – VergStatVO).

Ablauf des Verfahrens ab Eingang der Angebote

Alle eingehenden Angebote werden systemseitig mit einem elektronischen Eingangsvermerk versehen und verbleiben bis zum Ablauf der Angebotsfrist verschlüsselt (d.h. für die Einsichtnahme gesperrt). Der Eingangsvermerk umfasst Datum und Uhrzeit des Datenempfanges.

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden alle eingegangenen Angebote von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers in nichtöffentlicher Sitzung geöffnet. Die Öffnung wird gemeinsam durchgeführt und dokumentiert. Dabei wird mindestens Name und Anschrift des Bieters sowie Datum und Uhrzeit des Angebotseingangs festgehalten.

Sodann werden alle Angebote in folgenden Schritten geprüft, wobei sich der Auftraggeber gemäß § 42 Abs. 3 VgV vorbehält, die Prüfungsreihenfolge zu ändern und die Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung durchzuführen:

• Formale Prüfung
• Vorliegen von nur einem Angebot
• Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
• Vorliegen der sonstigen Erklärungen und Nachweise
• Eignungsprüfung
• Prüfung nicht auskömmlicher Angebote
• Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des Angebots gemachte Angaben zu verifizieren, insbesondere auch bei Dritten (z.B. Referenzgebern) Auskünfte dazu einzuholen. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren führen.

Formale Prüfung

Angebote, die die Erfordernisse nach §§ 57 Abs. 1, 53 Abs. 5 bis 9 VgV und die Anforderungen in den Vergabeunterlagen und der Bekanntmachung nicht erfüllen, werden von der Wertung aus formalen Gründen ausgeschlossen.

Danach werden Angebote ausgeschlossen, die insbesondere

• nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind; es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten;
• nicht vollständig sind, insbesondere nicht die beizubringenden oder nachgeforderten Unterlagen, Eintragungen oder Angaben enthalten;
• in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind;
• bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind;
• nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen;
• nicht an den dafür vorgesehenen Stellen in der vorgegebenen Form unterschrieben sind;
• nicht die formalen Anforderungen erfüllen, die ggf. in den Vergabeunterlagen oder der Bekanntmachung aufgestellt sind;
• und nicht die vorgeschriebenen Erfassungsformulare verwenden, es sei denn es ist ausdrücklich eine Ausnahme hiervon zugelassen.

Es empfiehlt sich daher, die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen so früh wie möglich, sorgfältig und vollständig zu lesen.

Die Nachforderung von Unterlagen, Eintragungen und Angaben richtet nach Nummer 19.

Vorliegen von nur einem Angebot

Sodann wird überprüft, ob jeder Bieter am Maßstab von Nummer 16.4 nur ein Angebot eingereicht hat und keine unzulässige Mehrfachbeteiligung im Sinne von Nummer 20.2 vorliegt.

Dazu wertet der Auftraggeber alle eingereichten Unterlagen aus, insbesondere die diesbezüglichen Angaben im Angebotsdeckblatt und zum Verfahrensbevollmächtigten und fordert ggf. weitere Nachweise (z.B. Bescheinigungen der Wirtschaftsprüfer oder Prüfungsgesellschaften) an. Soweit dem Auftraggeber keine gegenteiligen eigenen Erkenntnisse vorliegen, beschränkt sich die Prüfung zunächst allein auf die Auswertung der vorgenannten Nachweise.

Sonstige Nachweise und Erklärungen, Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Neben den geforderten Erklärungen und Nachweisen zur Eignung sind die nachstehenden sonstigen Erklärungen und Nachweise einzureichen:

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB

Der Auftraggeber schließt ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme aus, wenn in den vergangenen fünf (5) Jahren seit Absendung dieser Erklärung eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen nach § 123 Abs. 3 GWB zurechenbar ist, rechtskräftig nach einer der in § 123 Abs. 1 Nr. 1 1 bis Nr. 10 GWB aufgezählten Straftaten verurteilt worden ist oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten wegen einer dieser Straftaten rechtskräftig festgesetzt worden ist.

Ferner kann ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen, wenn

• in den zurückliegenden drei (3) Jahren seit Abgabe des Angebots einer der in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 9 GWB aufgezählten Ausschlussgründe erfüllt ist;
• eine schwere Verfehlung nach vorliegt;
• das Unternehmen in den vergangenen fünf (5) Jahren seit Abgabe des Angebots seinen Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht nachgekommen ist;
• das Unternehmen in den vergangenen drei (3) Jahren seit Absendung des Angebots wegen eines Verstoßes gegen § 21 MiLoG (Bußgeldvorschriften) mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt worden ist oder die Voraussetzungen für einen Ausschluss von der Auftragsvergabe nach § 19 Abs. 1 und 3 MiLoG vorliegen.

Die Unternehmen werden anhand der hierzu in derBekanntmachung geforderten Nachweise geprüft:

• Eigenerklärung des Unternehmens zu Ausschlussgründen, den besonderen Auftragsbedingungen sowie den Abschlusserklärungen (Erfassungsformular - „Ausschlussgründe, besondere Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen“).

Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern und bei Eignungsleihe ist von jedem Unterauftragnehmer ein gesonderter Nachweis vorzulegen. Dies gilt entsprechend für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft.

***Ergänzender Hinweis:***Vor der Auftragsvergabe wird ein Auszug des Wettbewerbsregisters eingeholt. Für den Zuschlag kommen nur Bieter in Frage, die keine auftragsverhindernden Eintragungen besitzt.

Erklärung betr. Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen

Es ist eine

• Eigenerklärung „Ausschluss von unzuverlässigen Unternehmen, Informationsstelle“ (Erfassungsformular – „Ausschlussgründe, besondere Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen“).

Zusätzlich weist die Vergabestelle an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter sowie die von ihm im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird.

Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung oder Wettbewerbsregister angefordert.

Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und zum Mindestentgelt

Es ist die

• Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) einzureichen (Erfassungsformular - „Ausschlussgründe, besondere Auftragsbedingungen, Abschlusserklärungen“). Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Verpflichtungen nach dem Thüringer Vergabegesetz

Die Verpflichtungserklärungen nach dem Thüringer Vergabegesetz (ThürVgG) können mit dem Angebot eingereicht werden. *

Erfassungsformulare für die Verpflichtungen nach dem ThürVgG

• Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S. 1

Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014

Es ist eine

• Eigenerklärung gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren (Erfassungsformular – „Erklärung Art. 5k EU-Verordnung 833-2014“) einzureichen.

Eignungsprüfung

Die Eignung der Unternehmen wird anhand der für dieses Vergabeverfahren aufgestellten Eignungskriterien geprüft (§ 42 VgV). Nach § 57 Abs. 1 VgV werden Angebote von der Wertung ausgeschlossen, die die aufgestellten Eignungskriterien oder die geforderten Mindeststandards nicht erfüllen. Die Mindeststandards sind in der Auftragsbekanntmachung im Sinne von Mindestbedingungen für die Eignung festgelegt.

Bei Bietergemeinschaften und Eignungsleihe sind weitere besondere Anforderungen einzuhalten, die u.a. in diesen Bewerbungsbedingungen aufgestellt sind.

Die Eignung hinsichtlich der

• Befähigung zur Berufsausübung,
• wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie
• technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit

wird anhand der geforderten Unterlagen wie folgt überprüft:

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

• [Eigenerklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung] Erklärung des Unternehmens, zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach § 44 VgV (Erfassungsformular – „Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung“).
• Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister, ggf. eidesstattliche Erklärung oder vergleichbare Bescheinigung einer Behörde des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist (Vorlage Kopie).
• Gewerbean- und ggf. -ummeldung, wenn keine Eintragungspflicht im Handels- bzw. Berufsregister besteht (Vorlage Kopie).

Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern und bei Eignungsleihe ist von jedem Unterauftragnehmer ein gesonderter Nachweis vorzulegen. Dies gilt entsprechend für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit; sofern in der Bekanntmachung verlangt

• **[Eigenerklärung zum Unternehmen]**Im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung aussagekräftige Darstellung zum Unternehmen (Erfassungsformular – „Erklärung zum Unternehmen“).
• **[Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung]**Erklärung des Unternehmens, dass für den Fall des Zuschlags eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den aufgestellten Mindeststandards für die Dauer der Vertragslaufzeit abgeschlossen wird bzw. - falls bereits vorhanden - eine solche besteht und für die Dauer der Auftragsausführung aufrechterhalten wird (Erfassungsformular – „Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung“).
• [Eigenerklärung zum Umsatz] Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens (vgl. § 277 HGB) bezogen auf die letzten drei (3) Geschäftsjahre (Erfassungsformular – „Erklärung zum Umsatz“).

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit; sofern in der Bekanntmachung verlangt

• [Eigenerklärung zu Personenkennzahlen] Erklärung aus der die durchschnittliche jährliche Anzahl der fest angestellten Beschäftigten – und soweit in der Bekanntmachung gefordert, die Anzahl der technischen Fachkräfte - des Unternehmens in den letzten drei (3) Geschäftsjahren umgerechnet auf Vollzeitkräfte ersichtlich ist (Erfassungsformular – „Personenkennzahlen“).

***Ergänzender Hinweis:***Es ist pro Jahr die durchschnittliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens insgesamt und umgerechnet auf Vollzeitkräfte anzugeben.

• **[Eigenerklärung zu geeigneten Referenzen]**Aufstellung über früher ausgeführte vergleichbare Liefer- und Dienstleistungen (Referenzen). Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind mindestens drei (3) geeignete, unabhängige Referenzleistungen über, in den letzten höchstens drei (3) Jahren, ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach Maßgabe der geforderten Angaben einzureichen. (Erfassungsformular– „Erklärung zu geeigneten Referenzen“).

Geeignet ist eine Referenz, wenn die ausgeführten Liefer- und Dienstleistungsaufträge erbracht worden und mit dem hier ausgeschriebenen Auftragsgegenstand im Wesentlichen vergleichbar sind sowie alle aufgestellten Mindeststandards erfüllen.

Im Wesentlichen vergleichbar mit dem Auftragsgegenstand sind die ausgeführten Liefer- und Dienstleistungsaufträge, wenn sie den sich aus der Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes ergebenden Rahmenbedingungen (Art und Umfang der Leistung, technisches Umfeld, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, vergleichbarer Auftraggeber) im Wesentlichen entspricht. Dies setzt ebenso voraus, dass die referenzierten Leistungen in technischer und organisatorischer Hinsicht einen in etwa gleich hohen oder auch höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen müssen und bedeutet zugleich, dass die referenzierten Leistungen der ausgeschriebenen Leistung soweit ähneln müssen, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit der Bieter für die ausgeschriebene Leistung eröffnen.

Wenn und soweit gefordert ist, dass die Referenzleistung abgeschlossen sein muss, bedeutet dies in diesem Zusammenhang, dass die Liefer- und Dienstleistungsaufträge ordnungsgemäß, planmäßig und in der vereinbarten Vertragslaufzeit ausgeführt worden sind und sie insbesondere nicht vorzeitig beendet worden sind. Sollte eine Überprüfung der Referenz beim Referenz-Ansprechpartner ergeben, dass die Leistungen erhebliche Mängel aufwiesen und zu einem nicht unerheblichen Teil nicht vertragskonform erbracht worden sind, gilt die Referenz nicht als „erfolgreich abgeschlossen“ und geht nicht mit in die Wertung ein.

• **[Eigenerklärung zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit]**Eigenerklärung, aus der ersichtlich ist, welche Maßnahmen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit im Unternehmen für den ausschreibungsrelevanten Bereich angewendet werden. (Erfassungsformular– „Erklärung zu Datenschutz und IT-Sicherheit“)
• **[Eigenerklärung zum Partnerstatus]**Nachweis über die Zertifizierung als autorisierter Partner des Herstellers der angebotenen Produkte einschließlich der Berechtigung zum Vertrieb der angebotenen Produkte in der Bundesrepublik Deutschland (Erfassungsformular – „Erklärung zum Partnerstatus“ einschließlich einer Kopie der Zertifizierung).
• **[Eigenerklärung zur Qualitätssicherung]**Eigenerklärung, aus der ersichtlich ist, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung im Unternehmen für die ausschreibungsrelevanten Bereiche angewendet werden (Erfassungsformular – „Erklärung zur Qualitätssicherung“).
• **[Eigenerklärung über die Nachhaltigkeit]**Eigenerklärung, aus der ersichtlich ist, welche Umweltmanagementmaßnahmen im Unternehmen für den ausschreibungsrelevanten Bereich angewendet werden. (Erfassungsformular– „Erklärung über die Nachhaltigkeit“).

Unternehmen, die die geforderten Unterlagen hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit nicht oder nicht vollständig erbringen können (z. B. neu gegründete Unternehmen), haben das dafür vorgesehene Feld im jeweiligen Erfassungsformular anzukreuzen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Konzepte, Unternehmensplanungen, Ausbildungsnachweise etc.) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht oder in fachlicher und technischer Hinsicht durch den Auftraggeber zulassen. Dadurch soll diesen Unternehmen die Möglichkeit eröffnet werden, am Wettbewerb teilzunehmen. Der Auftraggeber ist nicht dazu verpflichtet, solche Angebote mit vollständigen Angeboten als gleichwertig anzusehen.

Sofern keine gegenteiligen Erkenntnisse vorliegen, beschränkt sich die Prüfung der Eignung allein auf die Angaben in den eingereichten Unterlagen.

Prüfung nicht auskömmlicher Angebote

In diesem Schritt erfolgt eine Prüfung der Angebote gemäß §§ 60 Abs. 1 VgV. Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber vom Bieter Aufklärung in Textform.

Der Auftraggeber unternimmt auf Grundlage des Angebotes und unter Berücksichtigung der vom Bieter zusätzlich übermittelten Unterlagen eine Prüfung nach Maßgabe des § 60 Abs. 2 Nrn. 1 bis 5 VgV. Kann daraufhin die geringe Höhe des Preises oder der Kosten nicht zufriedenstellend aufgeklärt werden, kann dies zum Ausschluss des betroffenen Angebots führen.

Beruht die geringe Höhe des Preises oder der Kosten auf einer Nichteinhaltung der Verpflichtungen nach § 128 Abs. 1 GWB, insbesondere der für den Bieter geltenden umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften, führt dies zum zwingenden Ausschluss des betroffenen Angebotes.

Stellt der Auftraggeber fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, wird das Angebot ausgeschlossen, wenn der Bieter nicht fristgemäß nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig gewährt wurde.

Erfüllung der Mindestanforderungen

Angebote, die eines oder mehrere der Ausschlusskriterien nicht vollständig erfüllen, werden von der Wertung und dem Vergabeverfahren wegen Nichterfüllung der Mindestanforderungen ausgeschlossen.

Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Unter den in der Wertung verbleibenden Angeboten ist der Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit bis zu drei (3) Unternehmen je Los (soweit eine Losaufteilung vorgenommen wurde) – d.h. Zuschlag auf bis zu drei (3) Angebote – beabsichtigt. Der Zuschlag wird nach Maßgabe des § 127 GWB in Verbindung mit 58 VgV unter Anwendung der in dieser Nummer 22 und Nummer 22.1 der Bewerbungsbedingungen festgelegten Vorgaben auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Zuschlagkriterium

Zuschlagkriterien einschließlich deren Gewichtung bzw. Wertigkeit im Rahmen der Ermittlung der Wirtschaftlichkeit der Angebote sind („Leistungs-Preis-Bewertung“):

Im Rahmen der Leistungs-Preis-Bewertung der Angebote werden für jedes Zuschlagkriterium Wertungspunkte vergeben. Für alle Zuschlagkriterien können insgesamt maximal 100 Wertungspunkte erzielt werden. Je höher die für das Angebot ermittelte Summe der Wertungspunkte ist, desto wirtschaftlichster ist das Angebot. D.h. das Angebot mit der höchsten Wertungspunktzahl (maximal 100) ist für den Zuschlag vorgesehen.

Anwendung des Zuschlagkriteriums: Wertungspreis

Im Zuschlagkriterium „Preis“ können maximal 100 Wertungspunkte erzielt werden. Das Angebot mit dem geringsten Preis für die ausgeschriebene Leistung (vgl. Preisblätter je Los) erhält 100 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt:

Wertungspunktzahl Bieter XY = Niedrigster Wertungspreis x 100

Wertungspreis Bieter XY

Bei der so errechneten Wertungspunktzahl finden nur drei Nachkommastellen Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen unter Auf- oder Abrundung weg.

Der Wertungspreis wird anhand der Preiseintragungen im Erfassungs- und Preisblatt und der dort hinterlegten Berechnungsmethoden für jedes Angebot separat ermittelt (Datei: „Preisblatt.xlsx“).

Ermittlung der Rahmenvereinbarungs-Partner

Die Rahmenvereinbarungen werden mit den Unternehmen entsprechend der Rangfolge der Wirtschaftlichkeit der Angebote geschlossen („bestplatzierte Bieter“), wobei jedoch folgende weitere Maßgabe für die Zuschlagentscheidung gilt:

Der Auftraggeber möchte soweit auf die Lose zutreffend, in diesem Vergabeverfahren Rahmenvereinbarungen abschließen (Zuschlag), bei denen die Angebote der bestplatzierten Bieter unterschiedliche Hersteller umfassen. D.h. sollte unter den bestplatzierten Angeboten ein oder mehrere Hersteller mehr als einmal angeboten werden, erhält unter den Angeboten, die jeweils den gleichen Hersteller umfassen, jeweils nur das bestplatzierte Angebot den Zuschlag. Die anderen Angebote werden für den Zuschlag nicht mehr berücksichtigt und fallen aus der Wertung. An ihre Stelle treten dann die Angebote der nächstbestplatzierten Bieter, deren Angebote die Produkte eines Herstellers umfassen, der nicht von den bisher bestplatzierten Angeboten umfasst ist. Sollten nur drei oder weniger Angebote in der Wertung verbleiben und für den Zuschlag in Betracht kommen, gilt die vorstehende Regelung nicht.

Beispiel:

Angebote:

Rang 1 = Bieter 1: Produkte des Herstellers B

Rang 2 = Bieter 2: Produkte des Herstellers A

Rang 3 = Bieter 3: Produkte des Herstellers B

Rang 4 = Bieter 4: Produkte des Herstellers C

Zuschlagentscheidung:

Bieter 1, 2 und 4; Das Angebot des Bieters 3 verbleibt nicht in der Wertung und bleibt bei der Zuschlagentscheidung unberücksichtigt.

Wenn mehrere Angebote auf dem letzten Rang denselben Wertungspreis aufweisen (Preisgleichheit) entscheidet der Auftraggeber im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag auf dem letzten Rang. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt.

Einzelaufträge

Bei den Einzelaufträgen kann der Auftraggeber aus dem Kreis der Unternehmen (Auftragnehmer) auswählen, mit denen Rahmenvereinbarungen abgeschlossen wurden.

Die Auswahl des konkreten Auftragnehmers für einen Einzelauftrag erfolgt grundsätzlich mittels

1. des günstigsten Angebots anhand der vorliegenden aktuellen Preislisten oder
2. eines „Mini-Wettbewerbs“ zwischen den Unternehmen. Die Auswahl erfolgt hierbei über die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots jedes Unternehmens durch den Auftraggeber unter der Berücksichtigung folgender Aspekte:

• Wirtschaftlichkeit beim Auftraggeber, insbesondere den jeweils für den Einzelauftrag konkret angebotenen Gesamtpreis;
• nach der aktuellen oder zu erwartenden Fähigkeit der Unternehmen, den jeweiligen Einzelauftrag ausführen zu können (z.B. hinsichtlich Zeiten, Ort und Umfang der Arbeiten).

Statistikpflicht

Der Auftragnehmer ist bei Rahmenvereinbarungen oder Einzelaufträgen verpflichtet halbjährlich einen aktuellen und vollständigen Nachweis über alle abgerufenen und fakturierten Produkte und Leistungen zu führen (Statistik) und dem Auftraggeber in Form einer Gesamtauswertung aller in dieser Zeit getätigten Abrufe kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Gesamtauswertung ist dem Auftraggeber in geeigneter digitaler Form (Excel-Tabelle, nicht schreibgeschützt) vorzulegen.

Information der Nichtberücksichtigten Bieter, § 134 GWB

Die Bieter, die nach der Angebotsauswertung nicht für den Zuschlag vorgesehen sind, werden gemäß § 134 GWB in Textform über die Gründe ihrer Nichtberücksichtigung und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses informiert (Benachrichtigung per E-Mail an den Verfahrensbevollmächtigten).

Der Vertrag mit dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter darf erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden (Wartepflicht).

Der Bieter, der nach Ablauf der Wartepflicht den Zuschlag erhalten soll, wird darüber schriftlich oder in Textform in Kenntnis gesetzt.

Insoweit wird ausdrücklich auf die Bestimmungen des § 134 Abs. 1 und 2 GWB hingewiesen.

Schutzrechte, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, Akteneinsicht

Bieter haben anzugeben, ob für den Gegenstand des eingereichten Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind. Bieter haben anzugeben, wenn sie erwägen, Angaben aus dem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB unter Umständen ein Akteneinsichtsrecht haben und sich ggf. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen können. Mit der Abgabe eines Angebots wird dieses in die Akte des Auftraggebers aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit ggfs. allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten eingesehen wird.

Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung im GWB haben sie daher die Möglichkeit, in Ihren Angebotsunterlagen Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen, z. B. durch Beifügung einer weiteren Ausfertigung des Angebots, in dem Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse geschwärzt sind. Fehlt eine solche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung zur Einsichtnahme i. S. des § 165 Abs. 3 GWB auszugehen.

Der Auftraggeber wird von sich aus in keinem Fall entsprechende Kennzeichnungen an den Unterlagen vornehmen.

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Durchführung des Vergabeverfahrens werden personenbezogene Daten verarbeitet. Im Folgenden stellen wir Ihnen Informationen gemäß Art. 13, 14 DSGVO über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Verfügung:

Wer ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich:

ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen

Körperschaft des öffentlichen Rechts

Carlo-Mierendorff-Straße 11

35398 Gießen

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Julia Roth

E-Mail: julia.roth@ekom21.de

Tel.: +49 561 204 1200 | Fax: +49 561 204 2200

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Korrespondenz mit dem Bieter nach Anmeldung des Bieters zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Überprüfung der Angaben des Bieters im Wettbewerbsregister und des Korruptionsregisters gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. den vergaberechtlichen Vorschriften (u.a. GWB, VgV, HVTG) und Art. 6 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG)
• Überprüfung der angegebenen Referenzen des Bieters bei anderen Institutionen und Unternehmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. den vergaberechtlichen Vorschriften (u.a. GWB, VgV, HVTG) und Art. 6 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 HDSIG
• Erfüllung von vergaberechtlichen Dokumentationspflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. den vergaberechtlichen Vorschriften (u.a. GWB, VgV, HVTG)
• Auftragsaufführung nach Zuschlag sowie Abwicklung von Gewährleistungs- und gegebenenfalls vorliegenden Haftungsansprüchen bei Auftragserteilung und -ausführung und Abwicklung von Zahlungsvorgängen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Kategorien personenbezogener Daten:

Zu den oben genannten Zwecken werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Anrede, Vorname, Nachname und Funktion des Ansprechpartners (Kontaktperson des bietenden Unternehmens/Bieters);
• dienstliche E-Mail-Adresse des Ansprechpartners Kontaktperson des bietenden Unternehmens/Bieters);
• dienstliche Telefonnummer (Festnetz und mobil) des Ansprechpartners (Kontaktperson des bietenden Unternehmens/Bieters);
• dienstliche Telefaxnummer des Ansprechpartners (Kontaktperson des bietenden Unternehmens/Bieters);
• sofern erforderlich unter lit. a bis d angegebenen Daten weiterer Mitarbeiter des bietenden Unternehmens/Bieters.

Kategorien der Empfänger von personenbezogenen Daten:

Eine Weitergabe von personenbezogen Daten kann an folgende Empfänger und zu folgenden Zwecken erfolgen:

• Öffentliche Stellen (z.B. Rechnungshof, Rechtsaufsichtsbehörde) zu Kontrollzwecken des Wettbewerbs und zur Überprüfung von Vergabeverfahren und Beschaffungsvorgängen öffentlicher Auftraggeber, einschließlich der EU-Kommission.
• Bezugsberechtigte aus einer Rahmenvereinbarung für die Auftragsabwicklung.
• Dienstleistungsunternehmen zu Unterstützungszwecken bei der Durchführung von Vergabeverfahren: derzeit eHAD-Vergabeplattform der Auftragsberatungsstelle Hessen e.V.).
• In der Referenz genannte Auftraggeber zu Überprüfungszwecken
  • • Rechtsanwaltskanzleien zur Unterstützungszwecken im Rahmen von Vergabe-Nachprüfungsverfahren.

Die übermittelten personenbezogenen Daten werden von den an unter Punkt 5 lit. b genannten Empfängern ausschließlich zu den unter Punkt 5 lit. b genannten Zwecken verarbeitet werden.

Wie lange werden personenbezogenen Daten gespeichert:

Die personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht

• 10 Jahre ab Abschluss des Vergabeverfahrens gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften (u.a. GWB, VgV, HVTG).
• 10 Jahre ab Beendigung des Vertrages gemäß den Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen.

gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zu einer längeren Speicherung.

Welche Rechte stehen Ihnen als betroffene Person zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, stehen Ihnen als betroffene Person folgende Rechte gemäß der DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO

Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu überprüfen und Auskunft darüber zu verlangen, insbesondere welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck und welche Kategorien verarbeitet werden. Ferner besteht für Sie das Recht auf Information über die Empfänger und die Speicherdauer und ggf. über die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer oder an eine internationale Organisation. Zusätzlich können Sie, insbesondere Auskunft über das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden, verlangen.

Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

Sie haben nach Art. 16 DSGVO das Recht, die Berichtigung Ihrer gespeicherten unrichtigen personenbezogenen Daten sowie unter der Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO

Ferner haben Sie nach Art. 17 DSGVO das Recht, die Löschung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Notwendigkeit der Verarbeitung zur Erreichung des Zwecks besteht nicht mehr.
• Sie haben Ihre Einwilligung widerrufen und es besteht auch keine sonstige Rechtsgrundlage.
• Sie haben nach Art. 21 Abs. 1 oder 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt; im Falle des Art. 21 Abs. 1 gilt dies nur, soweit keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung personenbezogener Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

Nach Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

• Die Richtigkeit personenbezogener Daten wird von Ihnen bestritten.
• Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist unrechtmäßig; Sie verlangen anstatt der Löschung die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten.
• Der Verantwortliche benötigt nicht länger die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung; Sie benötigen diese jedoch als betroffene Person zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Sie als betroffene Person haben Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt.

Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Sie haben nach Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die ekom21 gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, besteht für Sie als betroffene Person die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO zu beschweren.

Grundsätzlich können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat wenden, in dem Sie als betroffene Person Ihren üblichen Aufenthaltsort oder Ihren Arbeitsplatz haben oder an die Aufsichtsbehörde unseres Geschäftssitzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde in Hessen

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden

poststelle@datenschutz.hessen.de

Tel. +49 611/1408-0

Fax +49 611/1408-611

Zuständige Aufsichtsbehörde in Thüringen

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)

Häßlerstraße 8

99096 Erfurt

Postfach 900455

99107 Erfurt

Telefon: +49 (361) 57-3112900

Fax: +49 (361) 57-3112904

E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de

Angabe der Vergabekammer, Nachprüfungsverfahren, Rügen

Die Vergabe öffentlicher Aufträge unterliegt der Nachprüfung durch die Vergabekammern nach §§ 155 ff. GWB.

Zuständige Vergabekammer im Sinne des § 156 GWB ist:

Vergabekammer des Landes Hessen

Regierungspräsidium Darmstadt

Wilhelminenstr. 1-3

D- 64283 Darmstadt

Telefon: +49 (6151) 12-6348

Fax: +49 (6151) 12-5816

Fristenbriefkasten:

Luisenplatz 2

D-64278 Darmstadt

Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist nach § 160 Abs. 2 GWB jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem ausgeschriebenen öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

Ein Antrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Der Auftraggeber weist ausdrücklich darauf hin, dass es im Interesse des Bieters liegt, Rügen nur

• (mindestens in Textform) gegenüber der in Nummer 6 bezeichneten Stelle sowie
• durch eine Person zu erheben, für die dem Auftraggeber eine entsprechende Bevollmächtigung bereits vorliegt oder für die eine solche in der Rüge nachgewiesen ist.

Aus Gründen der Klarheit bittet der Auftraggeber dennoch darum, nach Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote Rügen nur noch durch den benannten Verfahrensbevollmächtigten zu übermitteln.

Für die Erhebung eines Nachprüfungsantrags sind die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten.

Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot unter den Voraussetzungen des § 39 Abs. 1 - 4 VgV sein Name und der zu zahlende Auftragspreis nach dem in Anhang III der Durchführungsverordnung (EG) Nr. 2015/1986 enthaltenen Muster bekannt gegeben wird.

Sofern bereits im Angebot Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die Kontaktstelle nach pflichtgemäßem Ermessen, vgl. § 39 Abs. 6 VgV.