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VV-Bau Anlage 5-060 DSGVO-Information
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der
datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14
der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
für Vergabeverfahren
Vorwort
Die Vergabestellen (VSt) der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) vergeben öffentliche Aufträge und Konzessionen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren. Im Rahmen die- ser Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet die FHH per- sonenbezogene Daten von Bietern, Bewerbern und Vertragspartnern.
Daten sind personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte Daten.
Das Verarbeiten personenbezogener Daten durch die VSt bedeutet, dass sie diese Daten zum Bei- spiel erheben, speichern, verwenden, übermitteln, zum Abruf bereitstellen oder löschen.
Im Folgenden werden Sie darüber informiert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit diesen Daten gemacht wird. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen in Kenntnis gesetzt und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Inhaltsverzeichnis
1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? ........................................................... 1 2 Wer ist Datenschutzbeauftragter? ................................................................................... 2 3 Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet? ......................................................................... 2 4 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? ................................................ 2 5 Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben werden? ................................................................................... 3 6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? .................................................................... 3 7 Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie? .......................... 4
1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist die jeweilige Behörde, in welche die Vergabestelle eingegliedert ist. Sie erreichen diese unter den nachfolgenden Kontaktdaten: Freie und Hansestadt Hamburg Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen Millerntorplatz 1 20359 Hamburg
E-Mail: frank.arians@lig.hamburg.de Tel.: +49 40 42823 – 4297
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Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Fragen zum Inhalt oder Ablauf des Vergabeverfahrens ausschließ- lich über die Bieterkommunikation der E-Vergabe gestellt werden dürfen und auch nur über diese beantwortet werden.
2 Wer ist Datenschutzbeauftragter?
Zuständige/r Datenschutzbeauftragte/r ist:
Datenschutzbeauftragte/r der Finanzbehörde:
Freie und Hansestadt Hamburg Finanzbehörde Behördliche Datenschutzbeauftragte/r
Postanschrift: Gänsemarkt 36, 20354 Hamburg Tel.: +49 40 428 23 - 0 E- Mail: fbbehoerdlichedatenschutzbeauftragte@fb.hamburg.de
3 Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre personenbezo- genen Daten verarbeitet?
Für die Beteiligung als Bieter oder Bewerber am Vergabeverfahren sowie die spätere Durchführung der daraus resultierenden Verträge durch die VSt werden personenbezogene Daten benötigt. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist Voraussetzung für die Teilnahme am Verga- beverfahren und die daraus ggf. resultierende Begründung eines Vertragsverhältnisses. Unvollstän- dige Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Die erhobenen Daten werden unter anderem für die Kommunikation zwischen den Bietern/Bewerbern/Vertragspartnern und der Vergabestelle, die Durchführung der Angebotswertung, insbesondere die Überprüfung der Bieter- eignung, sowie die spätere Vertragsabwicklung verwendet.
Die Erhebung erfolgt im Rahmen der Abgabe eines Angebots, eines Teilnahmeantrags oder einer Interessenbekundung. Darüber hinaus werden im Einzelfall auch personenbezogene Daten bei Drit- ten erhoben, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung verpflichtet bzw. berechtigt sind oder mit Ihrer Einwilligung.
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung von Verga- beverfahren und im Falle der Auftragserteilung für die Vertragsdurchführung erhoben und verarbei- tet.
Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c bzw. e i.V.m. Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 58 LHO sowie § 4 HmbDSG und § 50 UVgO i.V.m. § 2a HmbVgG u. a.
4 Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Identifikations- und Kontaktangaben Zum Beispiel Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechpersonen, Adresse/Sitz des Unter- nehmens, Nummer des Eintrags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer
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Angaben zur Überprüfung der Bietereignung Zum Beispiel werden im Rahmen der Eignungsprüfung u.a. auch Daten zur Überprüfung von Referenzen und / oder teilweise die Schul- und Berufsausbildung, Berufserfahrung der einge- setzten Mitarbeiter/innen u.ä. erhoben
Erhebung von Daten bei Dritten Darüber hinaus werden auch personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit diese ge- setzlich zur Mitteilung verpflichtet oder berechtigt sind oder mit Ihrer Einwilligung. Es werden beispielsweise Auszüge aus dem Gewerbezentralregister abgefordert oder Wirtschaftsauskünfte von entsprechenden Auskunfteien abgefragt.
5 Unter welchen Voraussetzungen dürfen Ihre Daten an Dritte weitergegeben wer- den? Alle personenbezogenen Daten dürfen nur dann an andere Personen oder Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt werden, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Über- mittlung gesetzlich zugelassen ist. Im Rahmen des Vergabeverfahrens und ggf. der Vertragsdurch- führung werden ihre personenbezogenen Daten an folgende Stellen weitergegeben:
Dienststellen der FHH Bei Rahmenvereinbarungen werden die laut Vertrag jeweils abrufberechtigten Dienststellen (i.d.R. die Kernverwaltung sowie die Hochschulen und teilweise öffentliche Unternehmen) mittels Rundschreiben über das Ergebnis der Ausschreibung informiert und zum Abruf aus dem Vertrag verpflichtet. Hierbei werden der Name des erfolgreichen Bieters, der Name des zuständigen An- sprechpartners sowie die Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail) an die Dienststellen übermittelt.Sonstige Gremien In verschiedenen Dienststellen der FHH sind bestimmte Vergabeverfahren z.B. dem Verga- beausschuss oder sonstigen Gremien vor der Zuschlagserteilung vorzulegen. In diesem Zusam- menhang werden den Deputierten oder Gremienmitgliedern neben Einzelheiten zum Ablauf des Verfahrens auch die Namen der beteiligten Bieter sowie die Ergebnisse der Wertung ihrer An- gebote mitgeteilt.
Vergabekammern/Gerichte Die Vergabestelle ist im Falle eines Nachprüfungsverfahrens oder sonstiger rechtlicher Streitig- keiten verpflichtet, die vollständige Vergabeakte der Vergabekammer oder dem zuständigen Ge- richt vorzulegen. Zudem können auch Bieter im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens Akten- einsicht verlangen. Es erfolgt jedoch in diesen Fällen eine Schwärzung der personenbezogenen Daten sowie der Betriebs-und Geschäftsgeheimnisse der übrigen Bieter.
6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unterliegen bestimmten Löschfristen, die sich aus den gesetzlichen Bestimmungen ergeben, wonach Daten nur solange aufbewahrt werden dür- fen, wie dies für die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen unserer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprü- chen unter Beachtung von Aufbewahrungsfristen in Rechts- und Verwaltungsvorschriften erforder- lich ist. Maßgeblich hierfür sind unter anderem die gesetzlichen Verjährungsfristen nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), die Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO – VV-ZBR (Zahlungen, Buchführung, Rechnungslegung)) sowie die Aktenordnung der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Ham- burg.
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7 Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich aus den Artikeln 15 bis 18, 21 und 77 DSGVO.
Recht auf Auskunft (Artikel 15 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 15 DSGVO können Sie vom Verantwortlichen Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.
Recht auf Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie unverzüglich eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie unter Berücksichti- gung der Zwecke der Verarbeitung eine Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung/„Recht auf Vergessenwerden“ (Artikel 17 DSGVO) Unter den Voraussetzungen des Artikels 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personen- bezogenen Daten verlangen. Ob Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Da- ten verlangen können, hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von der zuständigen Vergabestelle zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben oder rechtlicher Verpflichtungen noch benötigt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO) Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.
Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) Sie haben unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden perso- nenbezogenen Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht nachgekommen werden, wenn der Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Recht auf Beschwerde (Artikel 77 DSGVO) Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbe- hörde Beschwerde einlegen. Dies ist die bzw. der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Die entsprechenden Kontaktdaten der bzw. des Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit lauten:
Haus-/Postanschrift:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Ludwig-Erhard-Str. 22 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 – 40 40 E-Fax: (040) 4 279 – 11 811 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
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