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Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege von Leasing durch Entgeltumwandlung für die Beschäftigten u.a. der Marktgemeinde Türkheim

Teil D: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Marktgemeinde Türkheim

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege von Leasing durch Entgeltumwandlung

Unterlagen zur Angebots- und Verhandlungsphase

Teil D: Vergabebedingungen für die

Angebots- und Verhandlungsphase

– zum Verbleib beim Interessenten / Bewerber / Bieter bestimmt –

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Teil D: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Inhaltsverzeichnis

I. Geltung der Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase .............. 3 II. Vorgaben zur Einreichung des Angebots ....................................................................... 3

1. Einzureichende Unterlagen ........................................................................................... 3
2. Elektronische Einreichung des Angebots ....................................................................... 4
3. Frist zur Einreichung der Angebote (Angebotsfrist) ........................................................ 4
4. Zuschlags- und Bindefrist der Angebote ........................................................................ 4 III. Aufklärung, Nachforderung von Unterlage und nachträglich Änderungen ...................... 4
5. Mögliches Aufklärungsersuchen .................................................................................... 4
6. Nachforderung von Unterlagen ...................................................................................... 5 IV. Verhandlungsgespräche mit den Bietern ....................................................................... 5
7. Inhalt der Verhandlungsgespräche ................................................................................ 5
8. Termin, Uhrzeit und Ort ................................................................................................. 6
9. Teilnehmer auf Seiten des Bieters und der Auftraggeber ............................................... 6
10. Ablauf und Zeitplanung .................................................................................................. 6
11. Präsentation des Bieters ................................................................................................ 6
12. Vorbehalt zu weiteren Angebots- und Verhandlungsrunden .......................................... 7
13. Abschluss der Verhandlungen und endgültiges Angebot ............................................... 7 V. Wertungsmethode und Erteilung des Zuschlags ............................................................ 7
14. Methode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ............................................... 7
15. Wertung der leistungsbezogenen Kriterien .................................................................... 9 a) Leistungskriterien und deren Gewichtung ...................................................................... 9 b) Maßstab für die Punktevergabe bzgl. der leistungsbezogenen Kriterien ...................... 12
16. Wertung der preisbezogenen Kriterien ........................................................................ 12 a) Preiskriterien und deren Gewichtung ........................................................................... 12 b) Angaben zur Preiskalkulation ...................................................................................... 13
17. Erteilung des Zuschlages ............................................................................................ 13

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Teil D: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

I. Geltung der Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Das vorliegende Dokument „Teil D – Vergabebedingungen für die Angebots- und Ver- handlungsphase“ gilt ergänzend für die Angebots- und Verhandlungsphase als zweite Stufe des Vergabeverfahrens und ist somit als Ergänzung der Bestimmungen in der Be- kanntmachung der im elektronischen Amtsblatt der Europäischen Union sowie „Teil A – Allgemeine Verfahrensbedingungen“ zu sehen. Auf die dortigen Ausführungen wird je- weils vollumfänglich Bezug genommen.

II. Vorgaben zur Einreichung des Angebots

1. Einzureichende Unterlagen

Für das Angebot sind die von dem Auftraggeber bereitgestellten Formblätter (Teil E der Vergabeunterlagen („Angebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)“) zu verwenden und elektronisch auszufüllen. Neben der Rahmenvereinbarung sind fol- gende Anlagen, nämlich

 Anlage 2 Muster eines Einzel-/Rahmenleasingvertrag

 Anlage 3 Muster eines Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrages

 Anlage 4 Konzept zur Auftragsdurchführung

 Anlage 5 Preisblatt

elektronisch an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt und über das Bietercockpit der eVergabeplattform einzureichen. Die in der WORD-Datei vorgegebenen hellgrau unterlegten Felder können hierbei durch Ausfüllen auch erweitert werden. Die Bieter sind verpflichtet, ihre Eintragungen in den vorgesehenen Feldern zu machen. Änderun- gen an den vorgedruckten Inhalten der Formblätter sind unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Bei dem im Bietercockpit vom Bieter auszufüllenden „Preisblatt zum Angebotsschrei- ben“ handelt es sich um einen systemimmanenten Arbeitsschritt. Dieser ist für die An- gebotsauswertung dahingehend relevant, dass vom Bieter das Datum der Angebotsab- gabe, der Angebotsendpreis und der Klarnamen des Unterzeichners als Unterschrift einzutragen sind.

Die den Vergabeunterlagen beigefügte Rahmenvereinbarung stellt ein gesamtheitliches Vertragswerk dar und kann Gegenstand von Verhandlungen sein. Sollten aus Sicht der Bieter tatsächlich Verhandlungen zu konkreten Punkten erforderlich sein, so muss der Bieter diese schriftlich auf einem gesonderten Beiblatt zusammen mit dem Angebot im

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Vorfeld der Verhandlungsgespräche einreichen, um dem Auftraggeber in diesem Fall eine ordnungsgemäße und effiziente Vorbereitung zu ermöglichen.

Gehen keine Verhandlungspunkte schriftlich ein, wird von einem Einverständnis des je- weiligen Bieters mit den vorgegebenen vertraglichen Bedingungen zum Auftragsverhält- nis ausgegangen.

2. Elektronische Einreichung des Angebots

Das Angebot muss alle geforderten Angaben enthalten und ist gemäß § 53 Abs. 1 VgV i.V.m. § 126b BGB in Textform elektronisch zu übermitteln. Das heißt, die verbindlichen Angaben im Angebot müssen dabei durch Unterschrift, Nachbildung der Unterschrift (Faksimile), eingescannte Unterschrift oder Nennung des Namens des Erklärenden er- sichtlich sein. Das Angebot ist mit Teil E der Vergabeunterlagen („Angebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)“) als PDF-Datei(en) und das Preisblatt als An- lage 5 zu Teil E der Vergabeunterlagen („Angebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)“) als EXCEL-Datei per elektronischem Upload über das Bietercockpit auf die eVergabeplattform einzureichen. Weitere Formen der Einreichung wie z.B. per Post, E-Mail oder per Telefax sind nicht vorgesehen und gelten nicht als form- und fristwah- rend.

Es wird ausdrücklich empfohlen, den Upload auf die eVergabeplattform rechtzeitig vor Ablauf der unten benannten Angebotsfrist vorzunehmen. Der ordnungsgemäße Upload obliegt ausschließlich dem Verantwortungsbereich der Bieter. Bei technischen Proble- men ist die technische Hotline des Anbieters der eVergabeplattform zu kontaktieren, die dort auf der Website genannt ist.

3. Frist zur Einreichung der Angebote (Angebotsfrist)

Die Angebotsfrist wird den Bietern mit dem Schreiben mitgeteilt, mit dem zur Abgabe eines Angebots und zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert wird. Angebote, die nach Ablauf dieser schriftlich festgelegten Frist eingehen, werden nicht berücksichtigt.

4. Zuschlags- und Bindefrist der Angebote

Die Bieter halten sich bis zum Ablauf von drei Monaten ab dem Ende der Angebotsfrist an ihre Angebote gebunden (Zuschlags- und Bindefrist).

III. Aufklärung, Nachforderung von Unterlage und nachträglich Änderungen

1. Mögliches Aufklärungsersuchen

Die Auftraggeber können eine Aufklärung des Inhalts des Angebots durchführen. Dies gilt insbesondere bei Anzeichen für ein ungewöhnlich niedriges Angebot gemäß § 60

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VgV. Die Bieter haben keinen Anspruch auf ein Aufklärungsgespräch oder eine schriftli- che Aufklärung.

2. Nachforderung von Unterlagen

Die Auftraggeber behalten sich vor, nach Ablauf der Frist zur Einreichung der Angebote (Angebotsfrist) nach Maßgabe von § 56 Abs. 2 VgV fehlende oder unvollständige leis- tungsbezogene Unterlagen nachzufordern oder Gelegenheit zur Vervollständigung zu geben. Hingegen ist die Nachforderung von Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewer- tung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ausgeschlossen, d.h. das Preisblatt und die Konzepte können nicht nachgefordert werden. Ein Anspruch der Bieter auf die Möglichkeit zur Nachreichung oder Vervollständigung besteht nicht.

Unterlagen, die die Auftraggeber nach Angebotsabgabe nachfordern oder für die er Ge- legenheit zur Nachreichung geben, können nur bis zu dem durch die Auftraggeber ge- mäß § 56 Abs. 4 VgV bestimmten Zeitpunkt eingereicht werden. Werden nachgeforderte Unterlagen nicht innerhalb des durch den Auftraggeber bestimmten Zeitpunkts einge- reicht, wird der Bieter vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.

IV. Verhandlungsgespräche mit den Bietern

Die Auftraggeber werden mit den Bietern individuelle Verhandlungsgespräche nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen führen. Voraussetzung hierfür ist der form- und fristgerechte Eingang des jeweiligen Angebots über die eVergabeplattform beim Auf- traggeber.

Die Details zu den individuellen Verhandlungsgesprächen ergeben sich in Ergänzung zu den nachfolgenden Bestimmungen zu gegebenem Zeitpunkt aus dem Schreiben an den jeweiligen Bieter, mit dem zur Teilnahme an Verhandlungsgesprächen aufgefordert wird.

Im Einzelnen:

1. Inhalt der Verhandlungsgespräche

Die Verhandlungsgespräche dienen zum einen der kurzen Präsentation des Unterneh- mens und zum anderen der schriftlichen Angebote mit den Konzepten, angebotenen Lö- sungen und Preisen der einzelnen Bieter. Dazu werden Verhandlungen sowohl über den Gegenstand der Leistung als auch über die im Rahmen der Verhandlung abgeforderten Konzepte und Preisangebote der Bieter sowie die vertragliche Ausgestaltung geführt.

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2. Termin, Uhrzeit und Ort

Die Angaben zu Termin, Uhrzeit und Art (Videokonferenz oder Ortstermin) sind im jewei- ligen Schreiben zur Aufforderung zur Angebotsabgabe und zur Teilnahme an Verhand- lungen enthalten.

3. Teilnehmer auf Seiten des Bieters und der Auftraggeber

Auf Seiten der Bieter ist die Anwesenheit des im Falle einer Beauftragung vorgesehenen Projektleiters und / oder des stellvertretenden Projektleiters gewünscht. Auf die Anwe- senheit der vorgenannten Personen wird durch den Auftraggeber großen Wert gelegt, um eine effiziente Verhandlung sicherzustellen.

Auf Seiten der Auftraggeber wird an den Verhandlungsgesprächen ein noch zu bestim- mendes Gremium teilnehmen, das sich aus mehreren Teilnehmern zusammensetzt.

4. Ablauf und Zeitplanung

Für die jeweiligen Verhandlungsgespräche mit einer Dauer von rund zwei Stunden ist folgender Ablauf geplant:

1. Begrüßung und Vorstellung durch den Auftraggeber (ca. 10 Minuten)

2. Kurzvorstellung des/der Unternehmen/s durch den Bieter (ca. 10 Minuten)

3. Erörterung des Angebots und der Konzepte, der angebote- (ca. 50 Minuten) nen Lösung und Preisangebot durch den Bieter sowie ge- gebenenfalls Darlegung von Verhandlungspunkten

4. Verhandlungen über Inhalt der Leistungen, Konzepte, kom- (ca. 30 Minuten) merzielle Aspekte sowie vertragliche Ausgestaltung

5. Erörterung von Rückfragen (ca. 20 Minuten)

6. Präsentation des Bieters

Es ist vorgesehen, dass sich die Bieter vor dem Gremium präsentieren und dass eine Kurzvorstellung des/der Unternehmen(s) sowie daran anschließend die Erörterung der über die eVergabeplattform eingereichten Angebote nebst der Konzepte erfolgt. Sofern aus Sicht der Bieter Verhandlungspunkte bestehen – die im Vorfeld schriftlich mit dem Erstangebot einzureichen sind –, sind diese ebenfalls in der Präsentation darzustellen.

Die projektspezifische Präsentation des Bieters im POWERPOINT-Format darf eine Sei- tenanzahl von maximal 20 Seiten (im Sinne von Folienseiten) nicht überschreiten. Die

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Teil D: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Bieter haben ihre Präsentation im Vorfeld und spätestens fünf Werktage vor dem Tag des individuellen Verhandlungsgesprächs als Anhang über die Nachrichtenfunktion der eVergabeplattform an den Auftraggeber zu übersenden.

6. Vorbehalt zu weiteren Angebots- und Verhandlungsrunden

Die Auftraggeber behalten sich ausdrücklich vor, eine oder mehrere weitere Angebots- bzw. Verhandlungsrunden durchzuführen. Den Bietern wird in diesem Fall die Möglich- keit eingeräumt, die Angebote mit der angebotenen technischen Lösung und der gefor- derten Konzepte unter Berücksichtigung der Erkenntnisse aus der / den Verhandlung(en) jeweils fortzuschreiben und gegebenenfalls im Ganzen oder bezogen auf die aktualisier- ten Teile nochmals zu präzisieren. Die Auftraggeber behalten sich dazu seinerseits vor, die Vergabeunterlagen nach der jeweiligen Verhandlungsrunde fortzuschreiben und sämtlichen Bietern als Grundlage für den darauffolgenden Angebotslauf zur Verfügung zu stellen.

7. Abschluss der Verhandlungen und endgültiges Angebot

Nach Abschluss der Verhandlungen gemäß § 17 Abs. 14 VgV erfolgt an sämtliche Bieter eine Aufforderung, endgültige Angebote unter Berücksichtigung des aktuellen Stands der Vergabeunterlagen einzureichen.

V. Wertungsmethode und Erteilung des Zuschlags

1. Methode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach Maßgabe von § 127 Abs. 1 GWB i.V.m. § 58 Abs. 2 VgV nach dem besten Preis-/Leistungsverhältnis. Neben dem Preis werden durch den Auftraggeber auch qualitative bzw. leistungsbezogene Kriterien bewertet.

Die Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt nach der sog. einfachen Richt- wertmethode (vgl. UfAB 2018 des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des In- nern in der Version vom April 2018).

Für die Wertung werden

 die in den leistungsbezogenen Zuschlagskriterien erzielten Wertungspunkte sowie

 der anhand der im Preisblatt angegebenen Preise errechnete Gesamtpreis (brutto)

herangezogen.

Zum Wertungsvorgang im Einzelnen:

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a) Die festgelegten leistungsbezogene Kriterien werden anhand der Angaben der Bieter im Konzept zur Auftragsdurchführung als Anlage 4 der Rahmenvereinbarung in Teil E („An- gebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)“) und nach Maßgabe des sog. umgekehrten Schulnotensystems unter Berücksichtigung der Zielerreichungsgrade mit Bewertungspunkten von 1 (= schlechteste erreichbare Punktzahl) bis 6 (= beste erreich- bare Punktzahl) bewertet. Es werden ausschließlich ganzzahlige Punktwerte vergeben. Die im jeweiligen Leistungskriterium erzielten Bewertungspunkte werden mit dem dafür festgelegten Gewichtungsfaktor multipliziert und in Summe in die Wertung eingestellt (gewichteter Gesamtpunktwert = L).

b) Die festgelegten preisbezogenen Kriterien werden anhand der Angaben der Bieter im Preisblatt von Anlage 5 der Rahmenvereinbarung in Teil E („Angebotsunterlagen (Rah- menvereinbarung nebst Anlagen)“) in EUR erfasst. Die Preisangaben werden inklusive der geltenden Umsatz- bzw. Versicherungssteuer in die Wertung eingestellt. Daraus wird nach Maßgabe der Festlegungen ein Vergleichsgesamtpreis in EUR (brutto) als Grund- lage für die Bewertung errechnet (Vergleichsgesamtpreis = P).

c) Der gewichtete Gesamtpunktwert (L) wird durch den ermittelten Vergleichsgesamtpreis (P) geteilt, daraus ergibt sich die Kennzahl des Preis- / Leistungsverhältnisses (Zu- schlagswert = Z), die zur besseren Darstellung mit einem Skalierungsfaktor von 1000 multipliziert wird. Der Zuschlagswert (Z) wird auf vier Nachkommstellen gerundet.

Daraus ergibt sich folgende Formel:

𝐿 (𝑔𝑒𝑤𝑖𝑐ℎ𝑡𝑒𝑡𝑒𝑟 𝐺𝑒𝑠𝑎𝑚𝑡𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑤𝑒𝑟𝑡) 𝑍 (𝑍𝑢𝑠𝑐ℎ𝑙𝑎𝑔𝑠𝑤𝑒𝑟𝑡) = ( )∗1000 𝑃 (𝑉𝑒𝑟𝑔𝑙𝑒𝑖𝑐ℎ𝑠𝑔𝑒𝑠𝑎𝑚𝑡𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠)

d) Das Angebot mit dem höchsten Zuschlagswert (Z) erhält den Zuschlag. Sofern Angebote denselben Zuschlagswert (Z) erreichen sollten, gelten für die Ermittlung des wirtschaft- lichsten Angebots die nachfolgenden Leitlinien.

Im Einzelnen:

 Haben zwei oder mehrere Angebote den höchsten Zuschlagswert (Z) erzielt, ge- winnt von diesen Angeboten dasjenige Angebot, das die höchste Wertung beim gewichteten Gesamtpunktwert (L) und damit in den leistungsbezogenen Kriterien erzielt hat.

 Sofern auch bezogen auf den gewichteten Gesamtpunktwert (L) und damit in den leistungsbezogenen Kriterien dann noch Angebote denselben Punktwert erzielt ha- ben, entscheiden die Auftraggeber auf Grundlage eines Losentscheids zwischen den gleichauf liegenden Angeboten.

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2. Wertung der leistungsbezogenen Kriterien

a) Leistungskriterien und deren Gewichtung

Die Wertung der nachfolgenden leistungsbezogenen Kriterien und deren Gewichtung er- folgt auf Grundlage der Angaben der Bieter nach Maßgabe der folgenden Festlegungen.

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Summe: 600 100 %

Insgesamt können (mit jeweiliger Gewichtung) maximal 600 Punkte als gewichteter Ge- samtpunktwert (L) erreicht werden. Die Bewertung der einzelnen Kriterien erfolgt dabei gemäß den nachfolgenden Bestimmungen.

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Die Konzepte sind auf nicht mehr als 10 DIN A4-Seiten in Schriftart Arial, Schriftgröße 11 Punkt, Zeilenabstand von mindestens 1,15 Zeilen sowie Seitenränder von mindestens 2 cm inkl. etwaiger Bilder, Grafiken oder Anlagen zu begrenzen.

Sofern die Ausführungen zwar den Formatierungsvorgaben entsprechen, aber die Sei- tenbegrenzung überschreiten, erfolgt eine Berücksichtigung der Ausführungen aus- schließlich inklusive der 10. DIN A4-Seite. Sofern die Ausführungen nicht den Formatie- rungsvorgaben entsprechen, werden die Auftraggeber ihrerseits die Formatierung ge- mäß den Anforderungen vornehmen, um eine Vergleichbarkeit der Konzepte der Bieter sicherzustellen.

b) Maßstab für die Punktevergabe bzgl. der leistungsbezogenen Kriterien

3. Wertung der preisbezogenen Kriterien

Die Wertung der nachfolgenden preisbezogenen Kriterien und deren Gewichtung erfolgt auf Grundlage der preislichen Angaben der Bieter und nach Maßgabe der folgenden Festlegungen.

a) Preiskriterien und deren Gewichtung

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8. Fahrrad 8: EUR 7.000,00

Die Auftraggeber ziehen für die preisbezogenen Kriterien die Angaben der Bieter im Preisblatt von Anlage 5 der Rahmenvereinbarung in Teil E der Vergabeunterlagen („An- gebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)“) in EUR heran. Zunächst wer- den die Preisangaben unter Berücksichtigung der zu Wertungszwecken angegebenen Anzahl der Fahrräder für die Produktkategorien addiert.

Die Preisangaben werden inklusive der geltenden Umsatz- bzw. Versicherungssteuer in die Wertung eingestellt. Daraus wird nach Maßgabe der Festlegungen ein Vergleichsge- samtpreis in EUR (brutto) als Grundlage für die Bewertung gebildet.

b) Angaben zur Preiskalkulation

Der Bieter hat die Gesamtleasingrate für jede der vorgegebenen Produktkategorien an- zugeben. Für die Kalkulation der monatlichen Gesamtleasingraten für die jeweilige Pro- duktkategorie sowie für die Umsetzungsleistungen sollen die Bieter für die Kalkulation von folgenden unverbindlichen Leitlinien als Hilfestellen ausgehen:

 Die Laufzeit eines Einzelleasingvertrages beträgt grundsätzlich 36 Monate.

 Es können nur Fahrräder bis zu einem Wert von EUR 7.000,00 (brutto) inklusive leasingfähigem Zubehör und Versicherung über die Laufzeit eines Einzelleasing- vertrages geleast werden.

 Es ist für den Preis des Fahrrads inklusive leasingfähigem Zubehör die unverbind- liche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließ- lich der Umsatzsteuer maßgeblich.

 Zu Wertungszwecken und zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Angebote sind im Preisblatt in den Produktkategorien fiktive Angaben zur Anzahl der jeweils abgerufenen Fahrräder enthalten.

4. Erteilung des Zuschlages

Die Auftraggeber erteilen demjenigen Bieter nach Maßgabe von § 127 GWB i.V.m. § 58 VgV den Zuschlag, dessen Angebot anhand der bekannt gemachten Zuschlagskri- terien und deren Gewichtung das beste Preis-/Leistungsverhältnis aufweist. Nach Ermitt- lung des Bestbieters unter Berücksichtigung des höchsten Zuschlagswerts (Z) erfolgt eine Befassung der zuständigen Gremien mit dem Vergabevorschlag.

Im Anschluss der Entscheidung durch die zuständigen Gremien und im Falle einer posi- tiven Beschlussfassung erfolgt die schriftliche Vorabinformation nach Maßgabe von

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§ 134 Abs. 1 GWB an die nicht berücksichtigten Bieter unter Angabe des Zeitpunkts der frühestens beabsichtigen Zuschlagserteilung. Nach Ablauf der gesetzlich vorgesehenen Wartefrist wird dann der Zuschlag an den Bestbieter erteilt.

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