Bewerbungsbedingungen_OV_Arbeitsplatzdrucker.pdf

[Seite 1]

Bewerbungsbedingungen

zum offenen Verfahren

„Rahmenvereinbarung Arbeitsplatzdrucker

monochrom“

Stand: 22.09.2026

[Seite 2]

Seite 2 von 13

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Hinweise ......................................................................................................... 3 1.1 Aufbau der Vergabeunterlagen ................................................................................... 3 1.2 Grundsätzliche Bestimmungen ................................................................................... 3 1.3 Termine und Fristen .................................................................................................... 3 1.4 Bieterfragen und sonstige Hinweise ........................................................................... 4 1.5 Einreichung des Angebots .......................................................................................... 4 1.6 Einzureichende Unterlagen ........................................................................................ 5 1.7 Löschung der Unterlagen ........................................................................................... 6 1.8 Eignungsleihe ............................................................................................................. 6 1.9 Unteraufträge ............................................................................................................. 7 1.10 Unterstützung des Auftraggebers ............................................................................... 7 1.11 Auftragnehmerwechsel ............................................................................................... 8

2 Prüfung und Bewertung des Angebots .............................................................................. 8 2.1 Allgemeines................................................................................................................ 8 2.2 Eignungsprüfung ........................................................................................................ 9 2.3 Leistungsbewertung ................................................................................................... 9 2.4 Ermittlung des Wertungspreises ................................................................................. 9 2.5 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ............................................................... 10

3 Eigenerklärungen ............................................................................................................ 10 3.1 Erklärung Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe ................................................. 10 3.2 Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft ................................................................. 11

4 Preise .............................................................................................................................. 11

Glossar und Abkürzungsverzeichnis ....................................................................................... 12

[Seite 3]

Seite 3 von 13

1 Allgemeine Hinweise

1.1 Aufbau der Vergabeunterlagen

Alle Vergabeunterlagen für dieses Vergabeverfahren sind im Dokument „631 – Aufforderung

zur Abgabe eines Angebots“ aufgeführt. Die vollständigen Vergabeunterlagen werden während

des gesamten Verfahrens im Bietercockpit der Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.

In den Vergabeunterlagen wird stets eine geschlechtergerechte Schreibweise verwendet. Wo

jedoch Rechtsbegriffe oder Begriffe aus den EVB-IT Verträgen verwendet werden, werden

diese in der dort benutzten Form übernommen, um sicherzustellen, dass diese Begriffe

einheitlich verstanden und Verweise eindeutig zugeordnet werden können. Diese Begriffe

werden im Glossar aufgeführt.

1.2 Grundsätzliche Bestimmungen

Für das Angebot ist ausschließlich das von der Landeshauptstadt München über die E-

Vergabe-Plattform zur Verfügung gestellte E-Vergabe-System zu verwenden. Hierfür ist eine

vorherige Registrierung an diesem System erforderlich. Mit der Registrierung erhält der Bieter

Zugriff auf ein individuelles Postfach, welches für die Zustellung von rechtserheblichen

Erklärungen im Vergabeverfahren genutzt wird.

Änderungen an den über das E-Vergabe-System zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen

sind unzulässig. Eintragungen des Bieters müssen zweifelsfrei sein. Gleiches gilt für

Änderungen eingereichter Angebote innerhalb der Angebotsfrist.

1.3 Termine und Fristen

Alle Termine und Fristen sind dem Dokument „Termine und Fristen“ in der jeweils aktuellen

Version zu entnehmen.

Mit der Angebotsabgabe ist die vorweggenommene Zustimmung der Bieter verbunden, im

Falle der Verzögerung der Zuschlagserteilung wegen eines Nachprüfungsverfahrens als am

Nachprüfungsverfahren beteiligter Bieter (§ 162 GWB, ggf. i.V.m. § 174 GWB) bis vier Wochen

[Seite 4]

Seite 4 von 13

nach Rechtskraft des letztinstanzlichen Beschlusses an sein Angebot gebunden zu sein.

Beteiligte an einem Nachprüfungsverfahren, deren Angebot nicht für den Zuschlag in Betracht

kommt, werden auf Wunsch aus der Bindefrist entlassen; Gleiches gilt für alle am

Nachprüfungsverfahren beteiligten Bieter unter den entsprechend angewandten

Voraussetzungen von § 313 BGB.

1.4 Bieterfragen und sonstige Hinweise

Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum im Dokument

„Termine und Fristen“ genannten Termin über das E-Vergabe-System zu stellen.

Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.

Es wird darum gebeten, auftretende Fragen zeitnah und in angemessenem Umfang (nicht jede

Frage einzeln, aber auch nicht alle Fragen zusammengefasst in einem großen Katalog zum

Ende der Frist), idealerweise in tabellarischer Form zu übersenden. Nur so kann sichergestellt

werden, dass alle Fragen bis zum im Dokument „Termine und Fristen“ genannten Termin

ordnungsgemäß und ohne Verfahrensverzögerung beantwortet werden können.

Unklarheiten in den Vergabeunterlagen (z. B. Widersprüche, Mehrdeutigkeiten,

Missverständnisse o. Ä.) sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen.

1.5 Einreichung des Angebots

Das Angebot ist ausschließlich über das E-Vergabe-System der Landeshauptstadt München

mittels der Aktion „Abgeben“ im Bereich „Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung)“ einzureichen.

Anderweitig eingereichte Angebote werden ausgeschlossen.

Alle eingereichten Unterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen. Ausnahmen hiervon

bedürfen der Zustimmung der Vergabestelle.

Sämtliche Anforderungen sind abschließend unter dem jeweiligen Gliederungspunkt zu

beantworten. In dem jeweiligen Gliederungspunkt sind jedoch Verweise auf andere Stellen des

Angebots möglich, soweit diese eindeutig sind. Nummerierung, Bezeichnung und Reihenfolge

der Kriterien sind beizubehalten.

[Seite 5]

Seite 5 von 13

Vom Bieter selbst zu erstellende Dokumente oder beizubringende Nachweise sowie

Dokumente, die zur Stützung des Angebotes vorgelegt werden, sind bei Abgabe des Angebots

über die Funktion „Datei importieren“ den einzureichenden Unterlagen hinzuzufügen. Dies gilt

auch für Formulare, die vom Bieter selbst oder von Unterauftragnehmern oder Mitgliedern

einer Bietergemeinschaft zusätzlich unterschrieben beizubringen sind.

Bei der Erstellung des Angebots ist eine unaufgeforderte Angabe von personenbezogenen

Daten zu unterlassen. Sollten weitere als die in diesem Vergabeverfahren konkret geforderten

Angaben getroffen werden, ergibt sich hierdurch keinerlei Vorteil für den Bieter. Werden im

Rahmen der Unterlagenerstellung durch den Bieter personenbezogene Daten seines

Personals, von Referenzgeber*innen o. Ä., welche durch den Auftraggeber konkret gefordert

wurden, benannt, so sind die Betroffenen durch den Bieter im Vorhinein darüber zu

unterrichten. Versäumt der Bieter die Unterrichtung der Betroffenen, so besteht ein

Ausschlussgrund aus § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB, da dadurch Zweifel an der Integrität des

Unternehmens bestehen.

Zu beachten ist der Datenschutzhinweis auf der Internetseite des Auftraggebers

https://vergabe.muenchen.de unter der Rubrik „Nutzungsbedingungen“ (Fußzeile).

1.6 Einzureichende Unterlagen

Mit dem Angebot sind die folgenden Unterlagen ausgefüllt einzureichen.

• Formulare, die im E-Vergabe-System direkt auszufüllen und bei denen gegebenenfalls

Nachweise beizubringen sind:

Angebotsschreiben o

Fragebogen zur Eignungsprüfung o

Leistungsverzeichnis o

• Formulare, die im E-Vergabe-System zur Verfügung gestellt werden und bei Abgabe

gesondert hinzugefügt werden müssen:

ausgefüllte und unterzeichnete Eigenerklärungen gem. Abschnitt 3, soweit o einschlägig

[Seite 6]

Seite 6 von 13

Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der „Kernarbeitsnormen ILO“ bzw. o entsprechende Bescheinigungen

Vertraulichkeitsvereinbarung o

• Dokumente/Nachweise, die vom Bieter selbst erstellt oder beigebracht werden

müssen:

Datenblätter für die angebotene Hardware o

Listenpreislisten für die angebotene Hardware o

1.7 Löschung der Unterlagen

Der Auftraggeber ist gesetzlich zur Aufbewahrung der im Rahmen eines Vergabeverfahrens

von den Bietern eingereichten Unterlagen verpflichtet. Eine Löschung der Unterlagen erfolgt

daher frühestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Aufbewahrung und

Löschung erfolgen im Sinne der geltenden Gesetze (insb. DSGVO, GeschGehG).

Die im Zusammenhang mit diesem Verfahren erstellten, beigefügten und weitergeleiteten

Unterlagen, Nachrichten und Inhalte unterliegen grundsätzlich der (nur LHM-intern relevanten)

Schutzbedarfsstufe 2, sofern diese nicht anders gekennzeichnet sind.

1.8 Eignungsleihe

Soweit ein Bieter sich Dritter im Wege der Eignungsleihe bedient, besteht der Auftraggeber

darauf, dass diese im Falle des § 47 Abs. 2 VgV sowohl bei Vorliegen von zwingenden

Ausschlussgründen im Sinne des § 123 GWB, als auch bei fakultativen Ausschlussgründen im

Sinne des § 124 GWB ersetzt werden. Darüber hinaus besteht der Auftraggeber im Falle des §

47 Abs. 3 VgV auf einer gemeinsamen Haftung im Sinne der Regelung.

Die Abgabe der entsprechenden Eigenerklärung „Erklärung Unterauftragsvergabe und

Eignungsleihe“ (s. Abschnitt 3.1.) ist verpflichtend.

[Seite 7]

Seite 7 von 13

1.9 Unteraufträge

Die vertragliche Weitergabe von Teilen des Auftrags an andere, rechtlich selbständige

Unternehmen ist für den Fall der (späteren) Auftragserteilung, ungeachtet des rechtlichen

Charakters der zwischen dem Bieter und diesem sog. Unterauftragnehmer bestehenden

Verbindungen, zulässig.

Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, dass er vor Zuschlagserteilung bei den Bietern,

deren Angebote in die engere Wahl kommen, die Benennung der Unterauftragnehmer und die

Bestätigung abfordern wird, dass die erforderlichen Mittel des/der Unterauftragnehmer(s) dem

Bieter zur Verfügung stehen.

Die Abgabe der entsprechenden Eigenerklärung „Erklärung Unterauftragsvergabe und

Eignungsleihe“ (s. Abschnitt 3.1) ist verpflichtend.

1.10 Unterstützung des Auftraggebers

Der Auftraggeber wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie insbesondere bei

der Bewertung der Angebote von Beratungsunternehmen unterstützt. Alle eingereichten

Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeiter*innen der Beratungsunternehmen

zugänglich gemacht. Diese unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bietern und zu

den Inhalten der Angebote der Geheimhaltungspflicht und wurden auf das Datengeheimnis

verpflichtet. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb der Beratungsunternehmen

durch entsprechende Compliance-Maßnahmen abgesichert.

Der Auftraggeber trifft selbstverständlich alle relevanten Entscheidungen, die dieses Verfahren

betreffen selbständig und in alleiniger Verantwortung. Die Beratungsunternehmen schlagen

insoweit lediglich die durch Anforderungen abzudeckenden Inhalte in objektiver und an den

Interessen des Auftraggebers orientierter Weise vor und überprüfen die vom Auftraggeber

aufgestellten inhaltlichen Anforderungen insbesondere auf technische Sinnhaftigkeit,

Realisierbarkeit und Vergaberechtskonformität (insbesondere hinsichtlich etwaiger

Diskriminierungen, Gleichbehandlungsgrundsatz, Transparenz, Produktneutralität etc.).

Als unterstützendes Unternehmen des Auftraggebers während des Vergabeverfahrens werden

keine Auftragnehmer eingesetzt, die in der vorliegenden Ausschreibung mit den Bietern im

[Seite 8]

Seite 8 von 13

Wettbewerb stehen.

1.11 Auftragnehmerwechsel

Wird der vorliegend ausgeschriebene Vertrag nach Zuschlagserteilung vorzeitig (dies bedeutet

vor der Erbringung aller vertraglich geschuldeten Leistungen bzw. vor Ende der

Vertragslaufzeit) beendet (wie etwa durch außerordentliche Kündigung oder eine

einvernehmliche Vertragsaufhebung), kann der Auftraggeber mit dem in vorliegendem

Vergabeverfahren zweitplatzierten Bieter sowie bei Nichtinteresse desselben dem in

vorliegendem Vergabeverfahren drittplatzierten Bieter usw. Verhandlungen auf maßgeblicher

Grundlage des jeweiligen letztgültigen eigenen Angebots des Bieters im Rahmen des

vorliegenden Vergabeverfahrens mit dem Ziel aufnehmen, einen Vertrag für die restliche

Vertragslaufzeit bzw. bezüglich der noch ausstehenden Leistungen unter Bezugnahme auf die

Regelungen des § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 und 4 Buchst. a GWB und damit ohne erneutes

Vergabeverfahren abzuschließen.

2 Prüfung und Bewertung des Angebots

2.1 Allgemeines

Es werden zwei „Arten“ von Kriterien unterschieden:

A – Ausschlusskriterien

Bei den mit „A“ gekennzeichneten Anforderungen handelt es sich um sog. Ausschlusskriterien.

Diese definieren die vom Auftraggeber geforderten Mindestanforderungen an die

Unternehmenseignung oder die angebotene Leistung.

I – Informationskriterien

Angaben zu allen I-Kriterien sind formell erforderlich (Pflichtangabe), inhaltlich besteht

allerdings keine Mindestanforderung. Auch eine Bewertung findet nicht statt.

[Seite 9]

Seite 9 von 13

2.2 Eignungsprüfung

Grundlage für die Eignungsprüfung sind die im Fragebogen zur Eignungsprüfung/in den

Eignungsanforderungen genannten Kriterien, sowie die geforderten Eigenerklärungen gem.

Abschnitt 3, Liste „Eigenerklärungen“. Der Auftraggeber behält sich vor, geforderte Referenzen

beim angegebenen, referenzgebenden Unternehmen zu prüfen.

Bei den dort genannten Eignungsanforderungen handelt es sich im Rahmen dieses

Verfahrens um

• Ausschlusskriterien, welche in der Aufstellung mit „A“ und

• Informationskriterien, welche in der Aufstellung mit „I“ kenntlich gemacht sind.

2.3 Leistungsbewertung

Grundlage für die Leistungsbewertung sind die im Leistungsverzeichnis genannten Kriterien.

Bei allen dort genannten Kriterien handelt es sich im Rahmen dieses Verfahrens um

Ausschlusskriterien, welche in der Aufstellung mit „A“ kenntlich gemacht sind.

2.4 Ermittlung des Wertungspreises

Das Vorgehen zur Bestimmung des Wertungspreises der einzelnen Angebote ist für dieses

Vergabeverfahren wie folgt festgelegt:

• Als Basis für den Wertungspreis wird zunächst der Angebotspreis ermittelt. Dieser setzt

sich aus der Summe der einzelnen Preispositionen des Leistungsverzeichnisses zu-

sammen.

• Eventuell vom Bieter gewährte Rabatte und Skonti werden bei der Ermittlung des Wer-

tungspreises unter folgenden Voraussetzungen berücksichtigt:

Rabatte, wenn sie ohne Bedingung gewährt werden. o

Skonto, wenn der Bieter mit dem Angebot erklärt, dass es sich auf alle Zahlun- o gen erstreckt und eine Skontofrist von mindestens 21 Tagen gewährt wird.

[Seite 10]

Seite 10 von 13

• Zu den einzelnen Preispositionen des Leistungsverzeichnisses wird die jeweils gesetz-

lich gültige Umsatzsteuer hinzuaddiert. Von der Umsatzsteuer befreite bzw. ermäßigte

Unternehmen fügen bitte die entsprechenden Nachweise ihrem Angebot bei. Andern-

falls wird bei der Ermittlung des Wertungspreises von dem zum Zeitpunkt des Schluss-

termins für die Angebotsabgabe gültigen Umsatzsteuersatz ausgegangen.

Folgende Position wird im Sinne eines Kostenansatzes bei der Ermittlung des

Wertungspreises zusätzlich berücksichtigt:

• Infrastrukturkosten, gemäß Leistungsverzeichnis, Freitext 1.3.1, „IT-Infrastruktur“, die

wie folgt berechnet werden:

Der Auftraggeber berechnet auf Basis des durch den Bieter ausgefüllten

Leistungsverzeichnisses, Freitext 1.3.1 „IT-Infrastruktur“ einen Preisaufschlag für die

durch den Betrieb des datenverarbeitenden Systems entstehenden

Lebenszykluskosten (LZK). Die genauen Preisaufschläge und deren Ermittlung

ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis, Freitext 1.3.1 „IT-Infrastruktur“.

2.5 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis (alleiniges

Zuschlagskriterium) erteilt.

Für den Fall, dass bei führenden Angeboten der Wertungspreis identisch ist, entscheidet ein

transparentes und diskriminierungsfreies Losverfahren.

3 Eigenerklärungen

3.1 Erklärung Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe

Werden zur Erfüllung des Auftrags oder zum Nachweis der Eignung die Kapazitäten Dritter in

Anspruch genommen (Unterauftragsvergabe mit oder ohne Eignungsleihe), ist diese

Eigenerklärung wie dort angegeben zu verwenden und über das E-Vergabe-System mit dem

Angebot einzureichen. Sie ist jeweils gesondert von jedem zur Unterauftragsvergabe oder

Eignungsleihe vorgesehenen Unternehmen auszufüllen und zu unterschreiben.

[Seite 11]

Seite 11 von 13

3.2 Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft

Werden zur Erfüllung des Auftrags oder zum Nachweis der Eignung die Kapazitäten Dritter in

Form der Bietergemeinschaft in Anspruch genommen, ist diese Eigenerklärung wie dort

angegeben zu verwenden und über das E-Vergabe-System mit dem Angebot einzureichen.

Sie ist jeweils gesondert von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft (inkl. des

Bevollmächtigten) auszufüllen und zu unterschreiben.

4 Preise

Die Preise des Angebots sind ausschließlich wie vorgegeben im Leistungsverzeichnis

einzutragen. Soll für eine Leistung kein Preis angegeben werden, weil dieser z. B. in einer

anderen Position enthalten ist, so ist das entsprechende Feld mit 0,00 auszufüllen.

Alle Geldbeträge sind einheitlich mit höchstens zwei Nachkommastellen in Euro anzugeben.

Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze, Stundenlohnzuschläge) sind

ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) anzugeben. Der Umsatzsteuersatz ist unter

Zugrundelegung der jeweils geltenden steuerrechtlichen Bestimmungen separat (im Falle

umsatzsteuerbefreiter Leistungen mit 0 %) auszuweisen, unabhängig davon, wer die

Umsatzsteuer schuldet.

Die Preise sind Endpreise (Ergänzungen, Einschränkungen oder Ähnliches sind nicht

zulässig) und umfassen auch sämtliche Auslagen und Nebenkosten (Spesen, Übernachtungs-

und Fahrtkosten, Aufenthalts- und Bürokosten, die Ausgaben für Post und Telefon, Ausgaben

für Büromaterial, Druck- und Versandkosten, etc.). Reisezeiten werden nicht vergütet.

[Seite 12]

Seite 12 von 13

Glossar und Abkürzungsverzeichnis

BEGRIFF DEFINITION, ERLÄUTERUNG

AEntG Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (Arbeitnehmer-Entsendegesetz)

Auftragnehmer Es handelt sich hierbei um einen Rechtsbegriff ohne Verwendung von geschlechterspezifischer oder geschlechterneutraler Schreibweise insbesondere aus GWB, VGV, EVB-IT.

Bevollmächtigter Es handelt sich hierbei um einen Rechtsbegriff ohne Verwendung von geschlechterspezifischer oder geschlechterneutraler Schreibweise insbesondere aus BGB.

DSGVO Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG – Datenschutz- Grundverordnung

[Seite 13]

Seite 13 von 13

GeschGehG Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/943 zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen vor rechtswidrigem Erwerb sowie rechtswidriger Nutzung und Offenlegung – Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen

MiLoG Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz)

VGV Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge in der zum Zeitpunkt des Beginns des Vergabeverfahrens geltenden Fassung