Leistungsbeschreibung Arbeitsplatzdrucker monochrom.pdf

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Leistungsbeschreibung

zum offenen Verfahren

Rahmenvereinbarung „Arbeitsplatzdrucker Monochrom“

für die

Landeshauptstadt München

2026

Stand: 29.09.2026

Landeshauptstadt München

IT-Referat, it@M

Agnes-Pockels-Bogen 33, 80992 München

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1 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung ........................................................................... 3

1.1 Überblick ................................................................................................................... 3

1.2 Bedarfsschätzung ..................................................................................................... 3

1.3 Vereinbarungsüberblick ............................................................................................ 4

2 Aufstellung des Auftraggebers........................................................................................... 4

2.1 Die Stadtverwaltung München .................................................................................. 4

2.2 Aufstellung Servicebereich der LHM ......................................................................... 5

3 Anforderungen .................................................................................................................. 6

3.1 Preisbildung .............................................................................................................. 6

3.2 Servicefähigkeit der Geräte ....................................................................................... 7

3.3 Im Kaufpreis inkludierte Instandhaltungsleistungen ................................................... 7

3.4 Verifizierende Teststellung ........................................................................................ 8

3.5 Informationspflicht und Aktualisierung ..................................................................... 10

3.6 Schulungen ............................................................................................................. 11

3.7 Leistungsanforderungen des Leistungsverzeichnisses ............................................ 11

3.8 Innovationsklausel .................................................................................................. 11

3.9 Technologieklausel ................................................................................................. 12

3.10 Rechtliche Rahmenbedingungen ............................................................................ 13

3.11 Instandhaltung nach Aufwand ................................................................................. 13

3.11.1 Bearbeitung der Instandhaltung nach Aufwand ............................................... 13

3.11.2 Kosten der Instandhaltung nach Aufwand ....................................................... 14

3.12 Unterstützung bei Implementierung und Betrieb von Flottenmanagement-Software 15

4 Anhänge zur Leistungsbeschreibung............................................................................... 15

5 Glossar und Abkürzungsverzeichnis Im Folgenden finden Sie alle Abkürzungen und

Fachbegriffe, die in diesem Dokument erwähnt werden. ........................................................ 16

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1 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung

1.1 Überblick

Die Landeshauptstadt München (im Folgenden als LHM abgekürzt) benötigt für Ihre Referate

und Eigenbetriebe moderne, leistungsfähige, ergonomische und zuverlässige Monochrom-

Arbeitsplatzdrucker.

Unter Berücksichtigung der dezentralen Beschaffungsstruktur der LHM, der Schnelllebigkeit im

IT-Bereich, die eine rasche und flexible Beschaffung sowie den Betrieb geeigneter,

umweltverträglicher und kostengünstiger Arbeitsplatzdrucker voraussetzt, wird eine

Rahmenvereinbarung über den Kauf, die Lieferung und Instandhaltung von

Arbeitsplatzdruckern sowie dazu passende Flottenmanagementsoftware und

Serviceleistungen europaweit ausgeschrieben.

Die Vereinbarung hat eine Laufzeit von 2 Jahren (24 Monaten), mit der optionalen

Verlängerung um 2 Jahre (24 Monate).

Frühester Vertragsbeginn der Rahmenvereinbarung ist der 01.04.2027.

Arbeitsplatzdrucker im Sinne der zu schließenden Rahmenvereinbarungen sind Drucker, die

aufgrund fachlicher und/oder räumlicher Anforderungen direkt bei den einzelnen Anwendern

oder in separaten Räumen in unmittelbarer Nähe aufgestellt werden.

1.2 Bedarfsschätzung

Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden

Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem

Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen

des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.

Der Auftraggeber schätzt die Abrufmenge (Schätzmenge) auf die maximal mögliche

Vertragslaufzeit (zwei Jahre (24 Monate) plus Verlängerung um weitere zwei Jahre (24

Monate)):

Leistungsaspekt Mengenangaben für 48 Monate

Arbeitsplatzdrucker 3.000 Geräte Monochromdruck

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Mögliche Bedarfe aus der Technologieklausel (siehe Kapitel 3.9 dieser

Leistungsbeschreibung) wurden hierbei nicht berücksichtigt.

Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass trotz einer zentralen Beschaffung keine genauen monatlichen Abnahmemengen vorhergesagt werden können. Der Grund dafür ist die Vielzahl

der Fachreferate und deren unterschiedliche Organisationseinheiten.

1.3 Vereinbarungsüberblick

Es wird eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Arbeitsplatzdruckern, auf Basis der

EVB-IT Kauf-AGB über eine Laufzeit von 2 Jahren (24 Monaten) mit der optionalen

Verlängerung um 2 Jahre (24 Monate) ab Zuschlagserteilung, frühester Vertragsbeginn der

Rahmenvereinbarung ist jedoch der 01.04.2027, geschlossen.

Die in dem Kaufpreis inkludierte Instandhaltungsleistung und die kostenpflichtige

Instandhaltungsleistung nach Aufwand außerhalb der in dem Kaufpreis inkludierten

Instandhaltungsleistung erfolgt auf Basis der EVB-IT Instandhaltungs-AGB. Der Zeitraum für

die in dem Kaufpreis inkludierten Instandhaltungsleistung beträgt 3 Jahre (36 Monate).

Die Überlassung und Pflege einer Flottenmanagementsoftware zur Geräteverwaltung erfolgt

auf Basis der EVB-IT Überlassung Typ A-AGB sowie EVB-IT Pflege S-AGB über die

Vertragslaufzeit von 4 Jahren (48 Monaten).

2 Aufstellung des Auftraggebers

2.1 Die Stadtverwaltung München

Die LHM ist die größte kommunale Verwaltung in Deutschland und beschäftigt unmittelbar über

45.000 Beschäftigte. Die Stadtverwaltung München besteht aus 15 Referaten und sechs

Eigenbetrieben. Es handelt sich dabei um 350 Standorte innerhalb des Stadtgebietes, inklusive

Branddirektion und der Münchner Stadtentwässerung (MSE). Außerhalb der Münchner

Stadtgrenze bestehen zusätzlich noch acht Standorte dazu (Unterföhring, Ismaning, Pöttmes,

Feldafing, Starnberg, Oberammergau, Stockdorf, Dietersheim).

Jedes Referat und jeder Eigenbetrieb der LHM hat eigene Aufgabenbereiche und

Geschäftsprozesse und damit höchst unterschiedliche Anforderungen an die städtische IT. Die

dezentralen IT-Einheiten (GPAM = Geschäftsprozess- und Anforderungsmanagement) kennen

die Prozesse und Anforderungen vor Ort in den Referaten und Eigenbetrieben der LHM. Die

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GPAMs sind das Gesicht zum Fachbereich – dem IT-Kunden sowie IT-Anwender – und bilden

die Schnittstelle zu ihrem Fachbereich.

Zentrale Leistungen werden vom städtischen Eigenbetrieb „Dienstleister für Informations- und

Telekommunikationstechnik der Stadt München“ – it@M (nachfolgend it@M) wahrgenommen.

Den Service vor Ort erbringt der Field Service als Organisationseinheit von it@M. Bei der

Branddirektion und der MSE wird der Service durch eigene IT- Abteilungen erbracht.

Zu it@M gehören die Geschäftsfelder Digitale Kundenlösungen (DKL) und

Infrastruktur, Basisservice und Support (IBS). Der Geschäftsbereich Arbeitsplatz – Entwicklung

und zentraler Betrieb umfasst unter anderem die Servicebereiche Planung, Controlling,

Koordination, Windows-Arbeitsplätze, Remote Desktop Services, Mobile Services, Stadtweite

Basisanwendungen, Arbeitsplatzausstattung & Standards und Quality Center.

2.2 Aufstellung Servicebereich der LHM

Die it@M betreibt eine umfangreiche eigene Serviceorganisation, die die Aufgabe hat, alle

Serviceleistungen für die IT-Arbeitsplätze sicherzustellen.

Die Serviceorganisation unterhält ein Servicedesk (qualifiziertes Service Desk (qSD)) zur

Annahme und Bearbeitung aller Störungen und einen Field Service der die Umsetzung der

erforderlichen Serviceleistungen vor Ort sicherstellt.

Der Field Service hat seinen zentralen Standort am Agnes-Pockels-Bogen 15, 80992

München, vgl. Kapitel 2.1.

Zusätzlich werden die Serviceleistungen von der Münchner Stadtentwässerung (MSE) und der

Branddirektion selbst erweitert.

Der Field Service der it@M betreut insgesamt alle 350 Standorte der PC-Anwender der

verschiedenen Fachbereiche der LHM.

Die Vor-Ort-Versorgung der Standorte wird über eine mit den Standorten abgestimmte

Tourenplanung durchgeführt. Minderschwere Serviceleistungen werden in die Tourenplanung

aufgenommen.

Ergänzende Serviceanforderungen wie insbesondere die geplanten Umzüge von mehr als 5

Mitarbeitern werden über ein Ticketsystem aufgenommen und separat geplant.

Der Servicebereich der it@M hat den Fachreferaten der LHM ein umfassendes Versprechen zur

Erbringung eines qualitativ hochwertigen und zuverlässigen Service gemacht. Hierzu gehören:

• eine hohe Zuverlässigkeit zu den gemachten Leistungszusagen

• die Durchführung von einwandfreier und sauberer Arbeit

• Pünktlichkeit bei der Umsetzung

• Ansprache der Nutzer in deutscher Sprache (mindestens fließend gemäß Niveau C1)

• eine hohe Flexibilität auch bei spontanen Leistungsanforderungen

• eine gute Erreichbarkeit und

• eine freundliche und qualifizierte Ansprache der Nutzer

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Die Leistungen des Servicebereich werden regelmäßig in einer objektiven, extern betreuten

Zufriedenheitsstudie überprüft.

3 Anforderungen

3.1 Preisbildung

Die Preise und Preiskonditionen müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Es muss eine

verbindliche Konditionenregelung für die angebotenen Arbeitsplatzdrucker und deren

Nachfolgemodelle innerhalb der Laufzeit der Rahmenvereinbarung angeboten werden. Ziel ist

es dabei, während der Vertragslaufzeit eine transparente Preisgestaltung sicherzustellen, die

sowohl die allgemeine Marktsituation als auch die Kalkulationsgrundlage des Angebotes

abbildet.

Vom Auftragnehmer ist für die angebotenen Arbeitsplatzdrucker ein fester,

d. h. für die gesamte Vertragslaufzeit, sowie auch für Nachfolgemodelle geltender Nachlass

(Rabatt) auf den (Gesamt-)Listenpreis anzubieten.

Als Listenpreis ist dabei derjenige Preis zu verstehen, den der Hersteller eines Produktes als

unverbindlichen Verkaufspreis für jeden Kunden allgemein gültig festsetzt.

Mit Angebotsabgabe ist die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen gültige

Listenpreisliste für die angebotenen Geräte vorzulegen.

Bestandteil der abzuschließenden Rahmenvereinbarungen ist die aktuell gültige Listenpreisliste

zusammen mit dem angebotenen, festen Nachlass (Rabatt) auf den aktuell gültigen

(Gesamt-)Listenpreis.

Beispiel:

Listenpreis

• in dem Kaufpreis inkludierte Instandhaltungskosten für 36 Monate + Vorkonfiguration +

Einrichtung und Konfiguration des Webinterfaces + Flottenmanagementsoftwarepflege +

Pauschalabgabe laut § 54 Abs. 1 Urheberrechtsgesetz + Entsorgung + Projektleitungskosten +

Reporting + Personal und Nebenkosten

= Gesamtlistenpreis: 278,00 EUR netto

Von dem Gesamtlistenpreis (im Beispiel 278,00 EUR netto) wird dann der vereinbarte Nachlass

(Rabatt) abgezogen.

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Dies gilt zu jedem Zeitpunkt der jeweiligen Rahmenvereinbarungslaufzeit. Über die gesamte

Vertragslaufzeit ist der Rabatt fix, den der Auftragnehmer auf die Preise – der jeweils aktuellen

– Preisliste angeboten hat. Der angegebene Nachlass (Rabatt) ist damit eine wesentliche

Bedingung, die in der Rahmenvereinbarung festgelegt wird.

Der Preis muss in Euro (netto) ausgewiesen sein.

Preise sind vollständig zu kalkulieren. Dem Auftraggeber dürfen keine weiteren Kosten

berechnet werden.

Für den Fall, dass das angebotene Modell durch den Hersteller abgekündigt oder nicht mehr

lieferbar ist usw., wird der Auftraggeber zusammen mit dem Auftragnehmer ein entsprechendes

Nachfolgemodell mit denselben oder höheren Leistungsmerkmalen bestimmen. Die oben

genannte Konditionenregelung gilt ausnahmslos auch für Nachfolgemodelle.

3.2 Servicefähigkeit der Geräte

Da die meisten Hersteller bei Hardware keinen direkten Service gewähren, ist es notwendig,

dass sämtliche Geräte beim Hersteller für Service-Zwecke zur Verwendung in der

Bundesrepublik Deutschland registriert sind. Aus Gründen eines angestrebten langen

Lebenszyklus der Drucker ist ausschließlich Neuware anzubieten und zu liefern.

Die Hardware im Sinne dieser Leistungsbeschreibung umfasst den Lieferumfang der Drucker

einschließlich der zum Betrieb benötigten Software.

3.3 Im Kaufpreis inkludierte Instandhaltungsleistungen

Die im Kaufpreis inkludierten Instandhaltungsleistungen des Auftragnehmers für die Drucker

sind über einen Zeitraum von 36 Monaten sicher zu stellen.

Davon unbeschadet bleiben darüberhinausgehende Gewährleistungen und Garantien (z. B.

des Herstellers). Eine Einschränkung dieser ist nicht zulässig. Der Zeitraum der 36 Monate

berechnet sich ab dem Tage der Lieferung. Sofern zur Wahrung einer

Herstellergewährleistung oder -garantie Meldungen an den Hersteller erforderlich sind, hat

diese der Auftragnehmer vorzunehmen.

Für die Erbringung der Leistungen im Fall der in dem Kaufpreis inkludierten Instandhaltung

sind folgende Punkte zu erfüllen:

• Die Kommunikation erfolgt über Telefon, E-Mail oder auch über ein vom Auftragnehmer

bereitgestelltes Portal.

• Der Auftragnehmer stellt mindestens einen Ansprechpartner mit einer Vertretungskraft

zur Verfügung, so dass die Erreichbarkeit, während der, gem. der im Kapitel 1.3 und in

dem Rahmenvertrag genannten EVB-IT AGBs, Servicezeiten gewährleistet ist.

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• Kann eine Störung am Arbeitsplatzdrucker nicht in der im Rahmenvertrag

vorgegebenen Wiederherstellungszeit behoben werden, hat der Auftragnehmer für die

Dauer der Reparatur auf Anforderung durch den Auftraggeber ein Leihgerät innerhalb

der Wiederherstellungszeit zu liefern. Diese Bereitstellungen erfolgen beim Field

Service der LHM, vgl. Kapitel 2.1.

Innerhalb des jeweiligen Zeitraums der 36 Monate verpflichtet sich der Auftragnehmer

bei häufigen Störungen eines Gerätes (als Richtwert gelten drei Störungen pro Monat

bzw. je zwei monatliche Störungen über einen Zeitraum von drei Monaten, die nicht

vom Anwender verursacht wurden, den Nachweis hat der Auftragnehmer zu führen)

das Gerät innerhalb der vereinbarungsgemäßen Wiederherstellungszeit nach

Aufforderung kostenlos durch ein baugleiches Gerät zu ersetzen.

Diese Instandhaltungsleistungen beinhalten alle Kosten für die Instandsetzung und den

Transport (Teile, Arbeitszeit, Parkgebühren, An- und Abfahrten, Leihgerät, usw.).

Die Abwicklung der Instandhaltung erfolgt immer per Abholung des defekten Gerätes

und Rücklieferung des reparierten Gerätes an den Field Service nach Kapitel 2.1.

Dem Auftragnehmer steht es frei, die Instandhaltungsleistung auch direkt durch

Austausch gegen ein baugleiches Gerät zu erbringen, wenn dieses Tauschgerät nicht

älter als das defekte Gerät ist und eventuell bestehende Garantie- und

Gewährleistungsansprüche des defekten Gerätes auf das Tauschgerät übertragen

werden.

3.4 Verifizierende Teststellung

Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird eine verifizierende Teststellung der angebotenen

Arbeitsplatzdrucker (inkl. angebotener Treiber und Flottenmanagementsoftware) durchgeführt,

wobei weder für die durchzuführenden Leistungen noch für die zeitweise zur

Verfügungstellung der Geräte eine Vergütung durch den Auftraggeber erfolgt. Die Teststellung

dient der Überprüfung und Bestätigung der vom Bieter schriftlich zugesicherten Angaben in

seinem Angebot. Aufgrund des Ergebnisses der verifizierenden Teststellung kann es zu einer

neuen Bewertung der Angebote kommen. Im Rahmen der verifizierenden Teststellung werden

Mehrleistungen gegenüber den schriftlich zugesicherten Angaben im Angebot nicht

berücksichtigt. Erfüllt der vom Bieter bereitgestellte Gerät (ggf. nach Lieferung der

Ersatzgeräte) nicht die in den Angeboten schriftlich zugesicherten A-Kriterien

(= Ausschlusskriterien), so wird das jeweilige Angebot von der weiteren Wertung

ausgeschlossen.

Die im Angebotspreis enthaltene Teststellung beinhaltet folgende Aufwände für den Bieter:

Durchzuführende Leistungen (Unterstützung zur Nutzung und Verifizierung der angebotenen

Gesamtlösung, technischer Support, etc.), sowie die zeitweise zur Verfügungsstellung der

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Arbeitsplatzdrucker (inkl. Anlieferung und Abholung) und Zurverfügungstellung der Software-

Lösungen (wie z.B. Gerätetreiber, als auch sonstige zur Nutzung der geforderten bzw.

angebotenen Funktionen erforderliche Software, die für die angebotenen Eigenschaften

notwendige Firmware, Softwarelizenzen für den Test mit einer Laufzeit von mind. 60 Tagen,

Installationshandbuch, Bedienungsanleitung, etc.).

In diesem Zusammenhang stellen die Bieter voraussichtlich in der KW 49 und nach

Aufforderung durch die Vergabestelle einen voll funktionsfähigen Arbeitsplatzdrucker für die

Teststellung zur Verfügung. Ein Arbeitsplatzdrucker für die Teststellung wird nach

Rücksprache mit dem Auftraggeber an den vom Auftraggeber genannten Ort im Stadtgebiet

der Landeshauptstadt München geliefert. Ein weiterer identischer Arbeitsplatzdrucker wird

beim Bieter vorgehalten, falls bei dem gelieferten Gerät technische Störungen den Testbetrieb

einschränken bzw. unmöglich machen sollten. Dieses Ersatzgerät ist auf Anforderung

innerhalb von drei Werktagen zur Verfügung zu stellen. Grundsätzlich werden nur die zwei

führenden Bieter (laut Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots gem. Abschnitt 2.5. der

Bewerbungsbedingungen) zu einer Teststellung aufgefordert. Jedoch behält sich der

Auftragnehmer vor weitere Bieter zu einer Teststellung aufzufordern.

Die Teststellung beinhaltet auch die Installationsunterstützung für die angebotene

Softwarelösung (Treiber und sonstige zur Nutzung der geforderten bzw. angebotenen

Funktionen erforderliche Software). Hierfür steht seitens des Bieters eine qualifizierte

Ansprechperson für die Installationsunterstützung und für technische Anfragen zur Verfügung.

Diese Ansprechperson wird mit Abgabe des Angebots benannt und unterstützt während des

gesamten Zeitraums der Teststellung.

Für die Vorbereitung der Teststellung ist eine Übersicht über alle notwendigen Infrastruktur-

Voraussetzungen für den Einsatz der angebotenen Lösung zu liefern (u. a. Server,

CPU, RAM, Speicherkapazitäten, Betriebssystem, Datenbank-Engine, Virtualisierung, Quell-

und Zielports für Portfreischaltungen, etc.).

Der Bieter sichert während der Teststellung vollen Support zu.

Für die Teststellung gilt folgendes:

• die Aufforderung zur Teststellung durch die Vergabestelle ist für die KW 49 geplant

(siehe Bewerbungsbedingungen Abschnitt 1.3.)

• Die kostenfreie Anlieferung des voll funktionsfähigen Arbeitsplatzdruckers für die

Teststellung muss durch den Bieter spätestens eine Kalenderwoche nach

Aufforderung durch die Vergabestelle erfolgen. Die mit der Angebotsabgabe

benannte qualifizierte Ansprechperson steht für alle Fragestellungen während der

Teststellung zur Verfügung.

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• Der Arbeitsplatzdrucker muss für die Teststellung über einen Zeitraum von

geplanten vier Kalenderwochen kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.

• Bereitstellung eines Downloadlinks zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe für

Gerätetreiber und die angebotene Flottenmanagement-Software (siehe

Leistungsverzeichnis, Kriterium A 8.2

• Die bereitgestellte Flottenmanagement-Software muss funktional mit der dann

später produktiv genutzten Software identisch sein. Die Anzahl der zu den

verwaltenden Geräten kann unter 10 liegen, darf aber in Ihren Funktionen keine

Einschränkungen beinhalten

• Für den Zeitraum der Teststellung der Hard- und Software entstehen der LHM keine

Kosten.

• Unterstützung bei der Installation der angebotenen Flottenmanagement- Software

innerhalb der Infrastruktur der LHM zur Nutzung über den gesamten Zeitraum der

Teststellung.

• Die kostenfreie Abholung der Arbeitsplatzdrucker durch den Bieter muss spätestens

zwei Kalenderwochen nach Aufforderung durch den Auftraggeber erfolgen.

Eine Teststellung ist auch bei sich während der Vertragslaufzeit ändernden Voraussetzungen

(zum Beispiel kommt ein Nachfolgemodell für den ursprünglich angebotenen

Arbeitsplatzdrucker zum Einsatz o. ä.) jedes Mal aufs Neue vom Auftragnehmer zu leisten;

dies muss im Angebotspreis enthalten sein. Bei der Markteinführung des Nachfolgemodells

eines aktuellen Arbeitsplatzdrucker-Modells benötigt der Auftraggeber einen Zeitraum von bis

zu sechs Monaten, um den Nachfolger des Arbeitsplatzdruckers zu testen und diesen final

technisch freizugeben. Ein Testgerät wird spätestens vier Wochen nach Abkündigung eines

angebotenen Arbeitsplatzdruckers bereitgestellt.

3.5 Informationspflicht und Aktualisierung

Im Rahmen dieser Vereinbarung verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Auftraggeber in

regelmäßigen Abständen über Neuerungen und Entwicklungen bezüglich gelieferter Drucker

zu informieren, sowie aktuelle, neue und verbesserte Treiber, Firmware oder Ähnliches der

Hersteller dem Auftraggeber automatisch und kostenlos unverzüglich nach Bekanntwerden zur

Verfügung zu stellen.

Für diese Kommunikation und im Besonderen auch die Information zur Aktualisierung von

Treibern benennt der Auftraggeber eine Kontakt-E-Mail-Adresse.

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3.6 Schulungen

Die jeweilige Fachdienststelle kann optional vor dem effektiven Einsatz der Arbeitsplatzdrucker

nach terminlicher Abstimmung mit den Fachabteilungen eine qualifizierte Schulung der

städtische Dienstkräfte oder des Service Desk Personals bzw. der Administratoren

beauftragen.

Aufgrund der Abhängigkeit von der Komplexität der angebotenen Hard- und Softwarelösung

und den Bedarfen einer Vielzahl von Fachabteilungen kann zum aktuellen Zeitpunkt ein

potenzieller Bedarf an Schulung nur geschätzt werden.

An die Schulungen hat der Auftraggeber folgende Mindestanforderungen:

a) Multiplikatoren-Schulung für städtische Dienstkräfte: • Dauer: Halbtägig (1 Schulungsstunde = 45 Minuten) • Inhalt: Handhabung des Geräts • Anzahl Schulungsteilnehmerinnen: maximal zehn Schulungsteilnehmerinnen

b) Schulung für Service Desk Personal und/oder Administrator*innen • Dauer: Ganztägig (1 Schulungsstunde = 45 Minuten) • Inhalt: technische Administration der Hard- und Software / Handhabung des Geräts /

Konfigurationen im Detail / Fehlerbehandlung • Anzahl Schulungsteilnehmerinnen: maximal zehn Schulungsteilnehmerinnen

Die Schulungen können jeweils je Schulungstag einzeln beauftragt werden und erfolgen in den

Diensträumen der Fachdienststellen der LHM. Der Auftragnehmer hat die dafür notwendige

Hardware und Unterlagen (z. B. Schulungs-Skripte) sowie qualifiziertes Schulungspersonal zur

Verfügung zu stellen. Die für die Schulungen anfallenden Kosten sind im

„Leistungsverzeichnis“ für Arbeitsplatzdrucker als Gesamtkosten anzugeben.

3.7 Leistungsanforderungen des Leistungsverzeichnisses

In den „Leistungsanforderungen“ des Leistungsverzeichnisses werden die

Rahmenbedingungen und Anforderungen aus den Kapiteln 2, 3 und 4 dieser

Leistungsbeschreibung klassifiziert und als Ausschlusskriterien definiert. Als

Ausschlusskriterium klassifizierte Rahmenbedingungen oder Anforderungen sind als Pflicht-

/Mindestanforderungen zu verstehen. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte den

Bewerbungsbedingungen unter Abschnitt 2.1. zu diesem Verfahren.

3.8 Innovationsklausel

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Der Auftraggeber kann im Sinne dieser Innovationsklausel jederzeit eine technische

Anpassung der angebotenen Arbeitsplatzdrucker verlangen. Dies gilt insbesondere in Fällen,

in denen neue Arbeitsplatzdrucker auf dem Markt verfügbar sind.

Die Innovationsklausel gilt auch in den Fällen, in denen angebotene Arbeitsplatzdrucker aus

unvorhersehbaren Gründen zum Lieferzeitpunkt vom Hersteller nicht mehr hergestellt und

auch sonst nicht mehr bezogen werden können oder dass für die Nutzung und den Betrieb

des Arbeitsplatzdruckers benötigte Verschleißteile nicht mehr zur Verfügung stehen.

Der Auftragnehmer hat dies auf Anfrage des Auftraggebers nachzuweisen. Dem Auftraggeber

obliegt in allen Fällen das alleinige Bestimmungsrecht, festzulegen, welche der angebotenen

Ersatz-Arbeitsplatzdrucker geliefert werden. Die angebotenen Ersatz-Arbeitsplatzdrucker

müssen mindestens den Leistungsmerkmalen des Vorgängermodells entsprechen. Der

Auftraggeber verifiziert die Kompatibilität innerhalb seiner Betriebsumgebung und kann bei

Nicht-Kompatibilität einen Alternativ-Arbeitsplatzdrucker fordern.

3.9 Technologieklausel

Gemäß § 1 Abs. 3 und 4 der Betriebssatzung ist der Eigenbetrieb it@M als Auftraggeber

verpflichtet, alle Dienststellen, Referate und Eigenbetriebe mit den notwendigen Geräten

auszustatten. Von daher muss der Auftragnehmer hinsichtlich der zu liefernden Geräteklassen

flexibel sein und auch über den vereinbarten Vertragsgegenstand hinaus Drucker schnell und

umfänglich bereitstellen können, falls Dienststellen bedient werden müssen, die aufgrund ihres

Aufgabenzuschnittes besondere Anforderungen haben, die die angebotenen Drucker nicht

erfüllen können. Sofern nicht im Einzelfall anders vereinbart, gelten für Lieferungen und

Leistungen gem. Technologieklausel die Bedingungen der Rahmenvereinbarungen

einschließlich der in dem Kaufpreis inkludierten Instandhaltungsleistung.

• Farbdruck,

als auch hinsichtlich besonderer Anforderungen wie z. B.

• mehr Seiten pro Minute Druckleistung (Hochleistungsdrucker),

• höhere optische Auflösung: z. B. 2400dpi, 3200dpi,

• kleinere bzw. größere Formate wie z. B. DIN-A6, DIN-A5, DIN-A3

• geringere bzw. stärkere Papiergrammaturen wie z. B. Beleggut mit 250g/m², Fotopapier

• höhere Papierzufuhrkapazität wie z. B. 500 Blatt, 1000 Blatt,

• andersartige Anschlussmöglichkeiten wie z. B. WLAN, Bluetooth,

• Zusatzfunktionen für das Drucken von z. B. Folien, Fotos, Stoff,

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• alternative / andere Gehäuseabmessungen,

• alternative / andere Drucktechnologien z.B. 3D- oder Fotodruck,

• Drucker-Zubehör

3.10 Rechtliche Rahmenbedingungen

Die angebotenen Arbeitsmittel entsprechen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe dem Stand

der Technik sowie den gültigen Vorschriften, insbesondere den europäischen (EN), den

einschlägigen DIN-Normen, sowie den relevanten Vorschriften hinsichtlich Betriebssicherheit,

Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin und Umweltschutz.

Stellt sich nach der Prüfung heraus, dass der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen nicht

eingehalten werden, so verpflichtet sich der Auftragnehmer, die Mängel unverzüglich zu

beseitigen bzw. die Geräte auszutauschen.

Der Auftragnehmer hält bei Lieferung und Instandhaltung der angebotenen Geräte und dafür

notwendigen Arbeitsmittels die gültigen Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften sowie

erforderliche Sicherheitsvorgaben des Auftraggebers (Anmeldung bei Lieferung, besondere

Zugangsbeschränkungen usw.) ein.

3.11 Instandhaltung nach Aufwand

3.11.1 Bearbeitung der Instandhaltung nach Aufwand

Wenn ein Schadensfall eintritt, der nicht durch die in dem Kaufpreis inkludierten

Instandhaltung (z. B. wegen Verschulden des Auftraggebers oder nach Ablauf der 36 Monate)

abgedeckt ist, erstellt der Auftragnehmer einen kostenpflichtigen Kostenvoranschlag und

sendet diesen an die zuständige Organisationseinheit des Auftraggebers. Der Auftraggeber

wird anhand des Kostenvoranschlages über die Störungsbeseitigung entscheiden und

gegebenenfalls beauftragen.

Der Auftragnehmer führt eine Störungsbeseitigung, nur nach ausdrücklicher Beauftragung

mittels einer aus dem SAP generierten Bestellung von

IT@M Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik der Landeshauptstadt

Business Operation (BO)

ITM-BO5 Zentraler Einkauf und Beschaffung

ITM-BO52 Beschaffung

durch.

Die Abwicklung der Instandhaltung erfolgt immer per Abholung des defekten Gerätes und

Rücklieferung des reparierten Gerätes an die jeweilige Filiale, die Branddirektion oder die

MSE.

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Dem Auftragnehmer steht es frei, die Instandhaltungsleistung auch direkt durch Austausch

gegen ein baugleiches Gerät zu erbringen, wenn dieses Tauschgerät nicht älter als das

defekte Gerät ist und eventuell bestehende Garantie- und Gewährleistungsansprüche des

defekten Gerätes auf das Tauschgerät übertragen werden. Die Vergütung einer beauftragten

kostenpflichtigen Störungsbeseitigung erfolgt gemäß verbindlichem Kostenvoranschlag je

Störungsfall als Festpreis. Weitere Kosten und Mehraufwände, die über die veranschlagten

Kosten des verbindlichen Kostenvoranschlages hinausgehen, dürfen nur nach einer expliziten

Beauftragung und Freigabe durch den Auftraggeber anfallen.

Bei einem eventuell notwendigen Austausch beinhaltet dies auch die vereinbarungsgerechte

Löschung von verbauten Druckerspeichern. Es ist sicherzustellen, dass vor Auslieferung die

Vorkonfiguration erfolgt.

3.11.2 Kosten der Instandhaltung nach Aufwand

Die Vergütung für die Bereitstellung eines Kostenvoranschlages (Pauschale) ist (inklusive An-,

Abfahrt, Arbeitszeit) im Leistungsverzeichnis durch den Auftragnehmer anzugeben. Dem

Auftraggeber dürfen keine weiteren Kosten (z. B. Parkgebühren, Übernachtungs- und

Fahrtkosten) für die Bereitstellung eines Kostenvoranschlags berechnet werden.

Der zu erstellender Kostenvoranschlag je Störungsfall enthält folgende Angaben:

• Anzahl aufzuwendender Arbeitsstunden multipliziert mit dem Stundenverrechnungssatz

• tatsächliche zu reparierende Komponenten des Druckers und die daraus

resultierenden detailliert aufgelisteten Materialkosten

• Kostenvoranschlagspauschale

Dem Auftraggeber stehen folgende Varianten für die Entscheidung einer Reparatur zur

Verfügung: • tatsächliche Aufwände (Stunden + Materialkosten) und Kostenvoranschlagspauschale • Geräteaustausch- und Kostenvoranschlagspauschale • Ablehnung der Reparatur und Vergütung der Kostenvoranschlagspauschale

In dem Angebot für die Reparatur ist eindeutig auszuweisen, ob die Kostenvoranschlags-

pauschale enthalten ist, entfällt oder anderweitig verrechnet wurde. Eine nachträgliche

Geltendmachung dieser Pauschale wird nicht akzeptiert.

Der Festpreis ist auch bei der Rechnungsstellung in die o. g. Positionen aufzuschlüsseln. Falls

der Auftraggeber nach Übermittlung des Kostenvoranschlages keinen Auftrag erteilt, so wird er

sämtliche Aufwendungen mit einer einmaligen Zahlung der Pauschale für die Bereitstellung des

Kostenvoranschlages abgelten.

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Mit der jeweiligen Höhe des Stundenverrechnungssatzes sind sämtliche Lohn- und

Nebenkosten (z. B. Parkgebühren, Übernachtungs- und Fahrtkosten) abgegolten.

Stundenverrechnungssätze sind vollständig zu kalkulieren.

Das Ende der Arbeiten der Störungsbehebung ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

Bei Störungen, die nach Aufwand abgerechnet werden, beginnt die Wiederherstellungszeit mit

der Beauftragung der kostenpflichtigen Reparatur auf Basis des zuvor erstellten

Kostenvoranschlags.

3.12 Unterstützung bei Implementierung und Betrieb von

Flottenmanagement-Software

Für die angebotenen Arbeitsplatzdrucker benötigt der Auftraggeber eine Softwarelösung für

die Geräteverwaltung (Flottenmanagement-Software). Der geforderte Funktionsumfang des

Tools ist im Leistungsverzeichnis unter Punkt KG 8, dargestellt.

Der Auftraggeber unterstützt den Auftragnehmer im Zuge der Installationsvorbereitung (Port-

Freischaltungen, Server, Datenbank, etc.) zur Schaffung der vom Auftragnehmer darzustellen-

den Installationsanforderungen und ermöglicht den Zugriff während der Installationstermine

und im Supportfall vor Ort.

Der Auftragnehmer hat die Installation und Inbetriebnahme der angebotenen Softwarelösung

innerhalb der IT-Infrastruktur des Auftraggebers (siehe IT-Infrastruktur für die Vergabe von

Fachanwendungen) durchzuführen.

Die Pflege der Softwarelösung im Fehlerfall unterliegt während der Vertragslaufzeit den

vereinbarten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten im Vertrag. Bei etwaigen Fragen und

bei Problemen während der Vertragslaufzeit unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber

zum Beispiel per E-Mail oder telefonisch. Dies ist im Angebotspreis bereits berücksichtigt.

4 Anhänge zur Leistungsbeschreibung

• Anhang_Netzaufbau_LHM.pdf

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5 Glossar und Abkürzungsverzeichnis

Im Folgenden finden Sie alle Abkürzungen und Fachbegriffe, die in diesem Dokument

erwähnt werden.

BEGRIFF DEFINITION, ERLÄUTERUNG

CPU Central Processing Unit

bzw. beziehungsweise

d. h. das heißt

Dpi dots per inch

Field Service Der Field Service ist das Gesicht der IT gegenüber den

Anwendenden im Rahmen des Vor-Ort-Supports.

G Gramm

LHM Landeshauptstadt München

M Meter

m² Quadratmeter

max. maximal

Nachfolgemodell Die Anforderungen an das Nachfolgemodell werden unter Abschnitt

3.8 der Leistungsbeschreibung definiert.

o. ä. oder Ähnliches

o. g. oben genannten

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RAM Random Access Memory (Arbeitsspeicher)

LHM Landeshauptstadt München

usw. und so weiter

vgl. vergleiche

Werktage Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder

gesetzliche Feiertage sind.

z. B. zum Beispiel