19_Datenschutz_Stand 09_2022.docx

Hinweise zum Datenschutz im Vergabeverfahren (Art. 13 DSGVO*)

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die

Landrätin

Frau Elfi Heesch

Kurt-Wagener-Straße 11

25337 Elmshorn

Tel.: 04121/4202-0

E-Mail: info@kreis-pinneberg.de

Der Datenschutzbeauftragte der Kreisverwaltung Pinneberg ist erreichbar unter der Adresse: Kurt-Wagener-Straße 11, 25337 Elmshorn oder per E-Mail an datenschutz@kreis-pinneberg.de .

II. Zweck der Datenerhebung

Im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe erhebt die Kreisverwaltung Pinneberg ggf. personenbezogene Daten. Die Daten werden erhoben, um Vergabeverfahren nach den Vorgaben der einschlägigen Vergabebestimmungen effizient und rechtssicher abwickeln zu können. Dies erfolgt nur soweit die Daten für ein Vergabeverfahren notwendig sind.

Personenbezogene Daten können in allen Teilen des Angebots enthalten sein, z.B. in:

• Angebotsschreiben (Name des Bearbeiters)
• Eignungsnachweisen:
• geforderten Angaben zu Referenzaufträgen in Form von Kontaktdaten des Auftraggebers (Name und Telefonnummer) zur Überprüfung der Referenz im Rahmen der Eignungswertung,
• geforderten Mitarbeiterprofilen des eingesetzten Personals des Bieters/Bewerbers (Name, Berufsausbildung, berufliche Erfahrung, usw.) für die Eignungsprüfung bzw. Angebotswertung
• Erklärungen zum Gewerbezentralregister/Wettbewerbsregister
• Personaleinsatzkonzepten und Benennungen des verantwortlichen Personals
• Anlagen, die Sie selbst als Bieter zum Angebot hochladen
• Bieterfragen (E-Mails, usw.)

Sofern die Kreisverwaltung Pinneberg bei Ihnen personenbezogene Daten betroffener Dritter (Referenzauftraggeber, Mitarbeiter, Unterauftragnehmer, usw.) erheben, obliegen Ihnen die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber diesen Dritten. Es ist Pflicht der Bieter, vor Abgabe des Angebots sicherzustellen, dass Dritte mit der Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten an die Kreisverwaltung Pinneberg und der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die Kreisverwaltung Pinneberg einverstanden sind.

Bitte achten Sie darauf ausschließlich nur solche personenbezogenen Daten zu übermitteln, die auch abgefragt werden.

III. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der Daten des Bieters und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgt:

• auf Basis einer vertragsrechtlichen Grundlage – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen – gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b ) DSGVO
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO. Die rechtliche Verpflichtung zur Speicherung von Teilnahmeanträgen und Angeboten ergibt sich aus § 8 Abs. 2 VgV bzw. § 6 Abs. 1 UVgO (Pflicht zur umfassenden Dokumentation in einem Vergabevermerk)
• auf Basis einer unmittelbaren gesetzlichen Grundlage gem. Art 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 Satz 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 und § 5 Abs. 1 LDSG SH
• i.V.m. mit den vergaberechtlichen Bestimmungen insb. den Regelungen der Vergabeverordnung (VgV), des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

Nur im Ausnahmefall erfolgt eine Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung i.S.v. Art. 7 DSGVO gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

IV. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung; Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihr Angebot inkl. aller Daten wird mit Angebotsabgabe über das seitens der Kreisverwaltung Pinneberg genutzte eVergabe-System auf den dortigen Servern gespeichert und ist nur der Vergabestelle zugänglich. Zusätzlich dazu wird Ihr Angebot im behördeninternen IT-gestützten Ablagesystem der Kreisverwaltung Pinneberg für die Angebotswertung und zur Wahrung der gesetzlichen Dokumentationspflichten gespeichert. In diesem Zusammenhang werden die Daten auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der jew. Beschaffungsstellen (interne Fachabteilungen oder externe Kooperationspartner) zugänglich gemacht. Im Rahmen von Prüfungen sind die Angebote ggf. auch den jew. Prüfungsorganen zugänglich. Im Falle eines Nachprüfungsverfahrens (nur EU-weite Vergaben) besteht außerdem die Verpflichtung, die Daten auch an die zuständige Vergabekammer bzw. das OLG Schleswig weiterzugeben. Rechtsgrundlage hierfür ist § 8 Abs. 5 VgV (Pflicht zur Bereitstellung des Vergabevermerks auf Anforderung der zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörde).

Sonstige Einsichtnahme durch Dritte erfolgt ausschließlich aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder mit Ihrem vorherigen Einverständnis.

V. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist die Kreisverwaltung Pinneberg verpflichtet, diese Daten mindestens 10 Jahre nach Auftragserteilung (Vertragsschluss) aufzubewahren, in Ausnahmefällen auch länger.

VI. Rechte der betroffenen Person

• Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO)
• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO)
• Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis gesetzlicher Vorgaben, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben. Nur in Ausnahmefällen benötigt die Kreisverwaltung Pinneberg Ihr Einverständnis. Falls Sie in einem solchen Ausnahmefall in die Verarbeitung durch die Kreisverwaltung Pinneberg mit einer entsprechenden Erklärung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt
• Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften des Datenschutzrechts verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 Abs. 1 DSGVO). In Schleswig-Holstein ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24171 Kiel, Telefon: 0431 988-1200, Telefax: 0431 988-1223, Online-Beschwerdeformular: https://uldsh.de/beschwerde, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de (Hinweise zur Verschlüsselung von E-Mail-Kommunikation finden Sie unter https://uldsh.de/mail) Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dagegen zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Kreisverwaltung Pinneberg liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die der Kreisverwaltung Pinneberg übertragen wurde, erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 LDSG), so basiert die Verarbeitung nicht auf einer Einwilligung, sondern ist gesetzlich geregelt. Ein Recht auf Widerruf besteht in diesen Fällen nicht.

VII. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Beteiligung am Vergabeverfahren und für einen Vertragsschluss erforderlich. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihr Angebot im Zuge des Vergabeverfahrens somit nicht berücksichtigt werden.

Mit Angebotsabgabe bestätigen Sie die Kenntnisnahme und Beachtung dieser Hinweise.