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Information zum Ablauf der Ausschreibung

Aufforderung zur Abgabe der Angebote

Leistung: System-Standbau und begleitende Werkleistungen im Bereich „Messegestaltung“

Vergabestelle: Messe Augsburg ASMV GmbH

Projektnummer: 2026BS210

Verfahren: Offene Ausschreibung

Inhaltsverzeichnis

Präambel ................................................................................................................................................. 2
Informationen zum Auftraggeber .......................................................................................................... 2
Beschreibung des Bedarfs ................................................................................................................... 2
Ablauf des Vergabeverfahrens ............................................................................................................. 3
Zuschlagskriterien nach §58 VgV iVm §127 GWB ............................................................................. 4
Form des Angebotes und Preise ......................................................................................................... 4
Relevante Nachweise und Unterlagen vom Bieter ............................................................................ 5
Datenschutz ............................................................................................................................................ 5
Vertragsbedingungen: ........................................................................................................................... 6

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Präambel

Die Augsburger Schwabenhallen Messe- und Veranstaltungsgesellschaft mbH, im Folgenden „Messe Augsburg“ oder „ASMV“, schreibt die wiederkehrende veranstaltungsspezifische Leistung „System-Standbau und begleitende Werkleistungen“ hiermit aus. Gleichzeitig fordert ASMV eine un- begrenzte Anzahl der Bieter auf, die Angebote abzugeben.

Das Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit mindestens zwei geeigneten Bieter gemäß den wirtschaftlichsten Angeboten. Die Kriterien zur Vergabe von Einzelaufträgen sind „Vergügbarkeit“ und „Preis“. Alle relevanten Ausschreibungsunterlagen sind kostenfrei auf der Webseite von ASMV zu finden: https://www.messeaugsburg.de/de/unternehmen/ueber-uns/beschaffung

Die in dieser Ausschreibung gewählte männliche Form bezieht sich immer zugleich auf weibliche, männliche und diverse Personen. Auf eine Mehrfachbezeichnung wird in der Regel zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.

Informationen zum Auftraggeber

ASMV GmbH betreibt die Messe Augsburg und bietet einen erfolgreichen Treffpunkt für die Teilneh- mer der Messen, Kongressen und Show-Events. Am drittgrößten bayerischen Messestandort mit ei- ner für Veranstaltungen genutzten Bruttofläche von ca. 48.000 m2, einem Freigelände von ca. 10.000 m2 sowie einem modularen Tagungscenter werden jährlich bis zu 45 Veranstaltungen jährlich unter- schiedlicher Komplexität und Planungstiefe durchgeführt. Weitere Informationen zu dem Messegelände inkl. den digitalen 360° Rundgang sind auf der Webseite von ASMV abrufbar: https://www.messeaugsburg.de/de/locations-services/locations

Beschreibung des Bedarfs

Messebau bezieht sich im Allgemeinen auf die Gestaltung und den Bau von Ausstellungsständen für Messen und Veranstaltungen. Es geht hierbei nicht nur darum, einen physischen Raum zu schaffen, sondern auch darum, eine ansprechende und funktionale Umgebung zu gestalten, die die Marke und die Produkte eines Kunden von ASMV optimal präsentiert. Dabei wird der Begriff „Messebau“ über- greifend für alle Tätigkeiten der Hallengestaltung und „Standbau“ speziell für die Gestaltung des je- weiligen Ausstellerstandes verstanden. Ein wichtiger Aspekt des Standbaus ist die Individualität im definierten Standard: jeder Stand wird speziell für die Bedürfnisse und Ziele der jeweiligen Veranstaltung und des jeweiligen Ausstellers gestaltet. Aus Gründen eines harmonischen Erscheinungsbildes wird in der Regel auf den System- Standbau zurückgegriffen: die normierten Zuschnitte der Trennwände sowie die einheitliche Nutzung von Zubehör wie Zargen, Diagonalen und Elementen zur Aussteifung erlauben ein kontenoptimales Angebot an die Kunden von ASMV. Dabei kann die Form des Standes (beispielsweise U oder L) sowie die Ausgestaltung (mit oder ohne Trennwände und/oder unterschiedliche Beleuchtung mit LED-Strahler) und Ausstattung mit Funktionsmöbeln variieren. Zusätzlich kann durch eine Blende mit Foliendruck (in schwarz/weiß oder farbig) die Individualität des Auftritts hervorheben. Die Gestaltung muss nicht nur optisch ansprechend sein, sondern auch die Markenbotschaft effektiv zum Ausdruck bringen.

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Neben der optischen Gestaltung spielt auch die Funktionalität eine entscheidende Rolle. Dazu gehört die Integration von Präsentations- und Meetingbereichen sowie die Gewährleistung eines reibungs- losen Auf- und Abbaus des Standes. Ein gut durchdachter Ausstellerstand zieht nicht nur Besucher an, sondern fördert auch die Interaktion und den Dialog, was letztlich zu erfolgreichen Geschäftsab- schlüssen führen sollte.

3.1. Leistungsbeschreibung

Der Umfang der Leitungen unterteilt sich in folgende vier (4) Lose. Jeder Bieter kann das An- gebot für ein, mehrere oder alle Lose abgeben. Die Wertung erfolgt pro Los separat.

Bodenbelag
System-Standbau/ Montage der vertikalen Abtrennung
Ausstattung der Messestände mit Funktionsmöbeln und Zubehör
Individualstandbau wie Sonderschau- und Aktionsflächen (wahlweise mit ASMV-eige- nem Material oder dem Material des Bieters)

Weitere Informationen sind der Vertragsunterlagen, Anlage 1 „Leistungsbeschreibung“ zum Rahmen- vertrag, zu entnehmen.

3.2. Leistungszeitraum/ Fristen

Frist zur Angebotsabgabe: 27.07.2026 Angebotsbindefrist: 30.10.2026 Beginn der Ausführung: 01.09.2026 Ende der Ausführung: 31.08.2027 Anmerkung zur Verlängerung: automatische Verlängerung des Rahmenvertrages um weitere 12 Mo- nate bis max. 31.07.2030.

3.3. Leistungsort Messe Augsburg ASMV GmbH, Am Messezentrum 5, 86159 Augsburg

Die Erbringung der Leistungen erfolgt für ASMV unter Einhaltung von Arbeitszeitgesetz (ArbZG)), Mindestlohngesetz (MiLoG), Arbeitnehmerentsendegesetz (AentG), Arbeitnehmerüberlassungs- gesetz (AÜG) einschließlich hierzu erlassener Rechtsverordnungen und einschlägigen Tarifver- trägen, von den einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften, Arbeitsstättenverordnung und Hygi- eneverordnung, sonstigen Vorgaben der Bauämter, der Arbeitsschutz und Gewerbeaufsichtsbe- hörden sowie der Regelungen für Vertragspartner von ASMV (RfV) und Technischen Richtlinien (TRL) von ASMV.

Ablauf des Vergabeverfahrens

Die Vergabe erfolgt als einstufiges Verfahren „Offenes Verfahren“ entsprechend den Bestimmun- gen des GWB und der VgV, d.h. unter Berücksichtigung der Richtlinie 2014/24/EU des Europäi- schen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und

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zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (§15 VgV iVm §119GWB). Die Angebote werden nicht verhandelt und müssen bereits so kalkuliert werden, um die finale Entscheidung über die Vergabe treffen zu können.

4.1 Voraussetzungen für die Eignungsprüfung gem. §48 VgV: Abgabe aller Nachweise und Erklärun- gen gem. Ziffer 6 (unten) dieser Information.

4.2 Eignungskriterien:

20% wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit gem. §45 Abs. 1 S. 2 Ziff. 3 VgV: Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung (Personen-/ Sachschäden)
80% technische/berufliche Leistungsfähigkeit gem. §46 Abs. 3 Ziff. 1 VgV: Angabe der geeigneten Referenzen in den letzten Jahren 3 Jahren

Das Nichtvorliegen der geforderten Nachweise und Erklärungen (Ziff. 4.1-4.2 oben) führt zur Unmög- lichkeit der Eignungsprüfung und somit zum Ausschluss des Bieters im Ausschreibungsverfahren.

4.3 Zuschlagskriterien nach §58 VgV iVm §127 GWB, detailliert in der Auftragsbekanntmachung und Anhang 2 dieser Information.

4.3.1 Preis (60%):

4.3.2 Qualitatives Kriterium (20%):

4.3.3 Umweltbezogenes Kriterium/Nachhaltigkeit (40%)

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot ohne die Durchführung von Verhandlungen erteilt. Es ist daher notwendig, dass das Angebot inkl. den dazugehörigen Unterlagen/ Aufgaben bereits so durchdacht, begründet und aufbereitet sind, dass eine verlässliche Grundlage für die Be- wertung durch die Vergabestelle und die Zuschlagserteilung besteht.

Form des Angebotes und Preise

Jeder Bieter ist verpflichtet, die Unterlagen und Informationen auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit kritisch zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Fehler, so hat der Bieter die Vergabestelle unverzüglich in Textform darauf hinzuweisen. Inte- ressenten-/Bewerber-/Bieterfragen können die Meldungen per Nachrichtenmodul im Vergabeportal „Deutsche eVergabe“ oder per E-Mail an nachstehende E-Mail-Adresse versenden.

Die in den Vergabeunterlagen angegebenen Mengen sind Schätzwerte und stellen weder Mindest- noch Maximalgrenzen dar. Diese dienen lediglich einer realitätsnahen Visualisierung zur möglichen Volumenhöhe und -verteilung auf die jeweiligen Leistungsbereiche dar, weil die Umsatzentwicklung maßgeblich vom Veranstaltungsportfolio auf dem Messegelände Augsburg abhängig ist. Damit sind sämtliche aus geschriebenen Leistungen optional und können einzeln oder in Kombination von ASMV abgerufen werden. Eine Untervergabe der Vertragsleistungen gesamt oder zu einem überwiegenden Teil an einen oder

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mehrere Unterauftragnehmer ist untersagt. Das Ignorieren dieser bevorstehenden Verpflichtung wird als Vertragsverletzung ausgelegt.

Die Beantwortung von Fragen in der Angebotsphase, die bis zum 22.07.2026 eingegangen sind, erfolgt ausschließlich über das Nachrichtenmodul im Vergabeportal „Deutsche eVergabe“, wobei alle Bieterfragen und Antworten von ASMV - unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers - allen Bietern auf der Plattform „Deutsche eVergabe“ zugestellt werden. Die Interessenten/Bewerber/Bieter haben sicherzustellen, dass die Anonymität auch bei der Frageformulierung gewahrt wird; ggf. wer- den die Fragestellungen, die geeignet sind, die Anonymität aufzuheben, textlich bearbeitet, um die Anonymität zu wahren.

Mitteilungen sind zu richten an: Augsburger Schwabenhallen Messe- und Veranstaltungsgesellschaft mbH Am Messezentrum 5, 86159 Augsburg, E-Mail: beschaffung@messeaugsburg.de

Elektronische Angebote sind zugelassen. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Relevante Nachweise und Unterlagen vom Bieter

Vollständig ausgefüllte Selbstauskunft (Excel-basierte Vorlage von ASMV) samt Angaben der Referenzen
Nachweis der aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung
Auszug aus dem Handelsregister
Auszug aus dem Gewerbezentralregister
Eigenerklärungen in der vorgegebenen Form: • Eigenerklärung der Nicht-Vorliegen der Ausschlussgründe §123 u. 124 GWB • Eigenerklärung zu „Russland Sanktionen“ • Eigenerklärung Tarif- und Gesetztreue • Eigenerklärung Antikorruption • Falls zutrifft: Eigenerklärung Unterauftragnehmer • Falls zutrifft: Auflistung Unterauftragnehmer
Formlose Erklärung über nachhaltige Materialien und Prozesse im Unternehmen
Angebot in Form der vorgegebenen Excel-basierten Kalkulation Anlage 2 „kfm. Konditionen“: • Arbeitsblatt „Anlage2_ANGEBOT_kaufKondi“ • Arbeitsblatt „Anhang1_Aufgabe-MusterMesse“

Datenschutz

ASMV informiert jeden Bieter und Interessenten über die Verarbeitung der personenbezogenen Da- ten auf der Webseite unter: https://www.messeaugsburg.de/de/rechtliche-informationen/datenschutz

Mit Abgabe des Angebotes verpflichtet sich der Bieter: • zur Einhaltung der DSGVO und BDSG; • zur sicheren Aufbewahrung und Nutzung aller Unterlagen nur zum Zwecke der Teilnahme an der Ausschreibung; • zur Nutzung sicherer Kommunikationswege über die Plattform „Deutsche eVergabe“

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Vertragsbedingungen: Jeder Bieter gibt das Angebot zu den Bedingungen des Rahmenvertrags ab. Der Rahmenvertrag (als Entwurf) samt den Anlagen ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. • Anlage 1: Leistungsbeschreibung • Anlage 2: Kaufmännisches Angebot (entspricht dem wirtschaftlichsten Angebot) • Anlage 3: Generelle Einkaufs- und Bestellbedingungen (GEB) der ASMV GmbH • Anhage 4: Regelungen für Vertragspartner (RfV) der ASMV GmbH • Anlage 5: Haus- und Benutzerordnung (HBO) der ASMV GmbH • Anlage 6: Nachweis der gültigen Betriebshaftpflichtversicherung

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters finden in dieser Ausschreibung keine Anwen- dung, selbst wenn diese beigefügt werden oder in Bezug genommenen Allgemeinen Geschäftsbe- dingungen von ASMV nicht ausdrücklich widersprochen wird.

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Anhang 1: Matrix „Eignung“

Anhang 2: Matrix „Zuschlag“

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01_Information-Ausschreibung_Standbau_BS210.pdf