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Vergabebedingungen Version 1.0.
Auftraggeber KDN Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister Am Turm 40 53721 Siegburg
Projekt EU-weites offenes Verfahren zur Vergabe eines Rah- menvertrags für Beamer
Vergabenummer KDN-19-2026-01_2 Beamer
Version 1.0.
Datum 01.10.2026
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Vergabebedingungen EU-weites offenes Verfahren zur Vergabe eines Rahmenvertrags für digitale Displays Produktneutrale Ausschreibung von Beamern
- Allgemeine Verfahrenshinweise ........................................................ 4
1.1 Verfahrensart ............................................................................................... 4
1.2 Verwendung von Vordrucken und elektronische Angebotsabgabe ... 4
1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen ........................................................ 5
1.4 Fristen und Termine ................................................................................... 5
1.5 Losaufteilung .............................................................................................. 5
1.6 Abweichung vom Grundsatz der Produktneutralität .................. Fehler! Textmarke nicht definiert.
1.7 Angebotskosten ......................................................................................... 5
1.8 Verfahrenssprache ..................................................................................... 5
1.9 Fehler oder Unklarheiten/Fragen ............................................................. 6
1.10 Beantwortung von Bieterfragen ............................................................... 6
- Eignungsanforderungen .................................................................... 6
2.1 Eigenerklärungen zum Nachweis der fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit ...................................................................................... 6
2.2 Eigenerklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ...................... 7
2.3 Eigenerklärungen Nachunternehmereinsatz/Bietergemeinschaft ....... 7
2.4 Ggf. geforderte weitere Nachweise ......................................................... 7
2.5 Bildung einer Bietergemeinschaft ............................................................ 8
2.6 Eignungsleihe ............................................................................................. 8
2.7 Einsatz von Unterauftragnehmern ............................................................ 9
2.8 Präqualifikation ........................................................................................... 9
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- Angebot ...........................................................................................10
3.1 Angebotsabgabe .....................................................................................10
3.2 Nebenangebote .......................................................................................10
3.3 Eröffnungstermin ......................................................................................10
- Wertungsbedingungen ....................................................................11
4.1 Zuschlagskriterien .......................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
4.2 Erläuterung der ZuschlagskriterienFehler! Textmarke nicht definiert.
4.2.1 Preis .......................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.
-
Zuschlagserteilung ...........................................................................11
-
Rechtsnachfolge bei Vertragskündigung .........................................11
-
Rechtsschutz ....................................................................................11
7.1 Rügen und Nachprüfungsanträge ..........................................................11
7.2 Vergabekammer .......................................................................................12
7.3 Akteneinsicht und Geheimnisschutz ......................................................12
Hinweis zum Dokument
Die Verwendung der männlichen Form (z. B. „Mitarbeiter") ohne gleichzeitige Verwendung der weiblichen (z. B. „Mitarbeiterin“) bzw. diversen Form in den Unterlagen zu diesem Vergabeverfahren dient lediglich der Vereinfa- chung und der besseren Lesbarkeit des Dokuments. Mit der Verwendung der männlichen Form ist immer gleich- zeitig auch die weibliche bzw. diverse Form gemeint (und umgekehrt), sofern dies nicht ausdrücklich abweichend vermerkt ist.
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- Allgemeine Verfahrenshinweise
1.1 Verfahrensart
Bei der zu vergebenden Leistung handelt es sich um einen öffentlichen Auftrag oberhalb der maßgeblichen EU-Schwellenwerte. Vorliegend ist die geforderte Leistung abschließend be- schreibbar, so dass nach Auffassung des öffentlichen Auftraggebers keine Verhandlungen nötig sind. Das Vergabeverfahren erfolgt daher nach § 14 Abs. 2 S.1 Alt. 1 VgV als offenes Verfahren.
Der KDN (im Weiteren als „Auftraggeber“ bezeichnet) verfährt nach der Vergabeverordnung (VgV) und dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB).
1.2 Verwendung von Vordrucken und elektronische Angebotsabgabe
Für die Abgabe der Angebote sind ausschließlich die in diesen Ausschreibungsunterlagen enthaltenen Vordrucke zu verwenden.
Die Angebote müssen vor Ablauf der Angebotsfrist auf elektronischem Weg über die Verga- beplattform eingereicht werden. Eine elektronische Angebotsabgabe ist verpflichtend.
Maßgeblich für den fristgerechten Eingang des Angebotes ist der von der Vergabeplattform generierte Zeitstempel der Einreichung des Angebotes. Später eingehende Angebote sind gemäß VgV von der Wertung ausgeschlossen. Das Risiko der fristgerechten Zustellung liegt beim Bieter.
Hinweis zur elektronischen Angebotsabgabe:
Bei elektronischer Angebotsabgabe ist das Angebot elektronisch in Textform nach § 126b BGB abzugeben.
Auf anderem Wege übermittelte Angebote, wie z. B. per Post (sog. schriftliches Angebot), Telefax und E-Mail etc. sind nicht zugelassen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, nicht elekt- ronisch abgegebene Angebote auszuschließen.
Mit Angebotsabgabe erklären Sie, dass Ihrem Angebot neben den Preisangaben die Aus- schreibungsunterlagen sowie die geforderten Angaben und Erklärungen zugrunde liegen. An diese Angebotserklärungen sind Sie bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden.
Die von Ihnen erbetenen, personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabe- verfahrens verarbeitet und gespeichert. Ihre Angaben sind Voraussetzung für die Berück- sichtigung Ihres Angebotes.
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Ein Verstoß gegen die nachfolgend genannten Vergabebedingungen führt zum Ausschluss des Angebots, sofern sich aus den Vergabebedingungen nicht ausdrücklich ein Ermessens- spielraum ergibt.
1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen
Soweit Allgemeine Geschäftsbedingungen im Sinne von § 305 BGB in den hier referenzier- ten Dokumenten des Auftragnehmers bzw. den sonstigen vom Auftragnehmer beigefügten Anlagen zu diesem Vertrag Regelungen in den beigefügten Vertragsbedingungen wider- sprechen, sind sie ausgeschlossen, soweit nicht eine anderweitige Vereinbarung in den Ver- tragsbedingungen zugelassen ist. Weitere Geschäftsbedingungen sind ausgeschlossen, so- weit in diesen Vergabeunterlagen nichts anderes vereinbart ist.
1.4 Fristen und Termine
Ende der Frist zur Abgabe der Angebote: 03.11.2026, 11:00 Uhr
Ende der Bindefrist: 31.12.2026
1.5 Losaufteilung
Eine Losaufteilung ist nicht vorgesehen.
1.6 Angebotskosten
Für die Teilnahme am Vergabeverfahren steht dem Bieter kein Anspruch auf Entschädigung seines Aufwands zu. Dies gilt auch für den Fall, dass sich das Vergabeverfahren verzögert bzw. die Zuschlags- und Bindefrist verlängert oder das Vergabeverfahren aufgehoben oder auf die Vergabe verzichtet wird.
Wird das Verfahren aufgehoben, sind zudem Schadenersatz- und Entschädigungsansprüche der Bieter ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für nicht in der Sphäre des Auftraggebers liegende und zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens nicht oder nicht eindeutig erkennbare Sachverhalte, die eine Aufhebung rechtfertigen. In derartigen Fällen entsteht bei den Bietern kein Vertrauensschutz auf Durchführung des Beschaffungsvorhabens oder eines Vertrags- schlusses.
1.7 Verfahrenssprache
Das Angebot ist in allen ihren Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Der Schrift- verkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen.
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1.8 Fehler oder Unklarheiten/Fragen
Enthalten die Vergabeunterlagen Fehler oder Unklarheiten, die der Bieter erkennt oder er- kennen kann, so hat er den Auftraggeber unverzüglich vor Angebotsabgabe elektronisch über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat. Diese Fragen oder Einwände müssen un- verzüglich, spätestens bis zum 01.07.2026 bei der zuvor genannten Plattform eingegangen sein.
1.9 Beantwortung von Bieterfragen
Der Auftraggeber beantwortet Bieterfragen so rechtzeitig, dass die Fristen nach § 20 Abs.1 VgV gewahrt werden.
- Eignungsanforderungen
2.1 Eigenerklärungen zum Nachweis der fachlichen und beruflichen Leistungsfähig- keit
Mit dem Angebot ist der den Vergabeunterlagen beiliegende Vordruck „03_einzureichende Unterlagen“ abzugeben. In diesem sind Angaben zu folgenden Eignungsanforderungen und -nachweisen zu machen:
| Anforderung | Nachgewiesen durch | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Ausreichende Er- fahrung des Bieters in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung | Der Bieter hat zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mindestens drei vergleichbare Referenzen über vergleichbare Leistungen einzureichen. Als vergleichbar gelten Leistungen über die Lieferung, Imple- mentierung und gegebenenfalls Inbetriebnahme von Beamern einschließlich zugehöriger Hardwarekomponenten in vergleich- barer Größenordnung und Komplexität. Die Referenzen müssen innerhalb der letzten drei Jahre erbracht worden sein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der vollständigen Leistungserbringung der Referenz und der Angebotsabgabe- schluss. Für jede Referenz sind mindestens folgende Angaben zu ma- chen: • Auftraggeber • Kontaktdaten des Auftraggebers • Leistungszeitraum, |
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| • Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen, • Anzahl der gelieferten Displaysysteme, • Auftragsvolumen. Die ausschreibende Stelle behält sich vor, die angegebenen Re- ferenzen zu überprüfen. Sofern sich der Bieter zum Nachweis der Eignung auf Referen- zen eines Nachunternehmers oder eines eignungsverleihenden Unternehmens stützt, ist nachvollziehbar darzulegen, in welcher Weise die dort vorhandenen personellen und fachlichen Res- sourcen für die Auftragsausführung tatsächlich zur Verfügung stehen. | |
|---|---|
| Ausreichende Ver- sicherung, um im Schadensfall abge- sichert zu sein | Eigenerklärung, dass eine Berufshaftpflichtversicherung von mindestens 500.000 € für Sach- und Vermögensschäden und mindestens 1.000.000 € für Personenschäden je Schadensfall abgeschlossen wurde oder im Auftragsfalle abgeschlossen wird. Die Versicherungssummen müssen mindestens 3-fach maxi- miert sein. |
2.2 Eigenerklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Mit dem Angebot ist der den Vergabeunterlagen beiliegende Vordruck „03_einzureichende Unterlagen“ abzugeben. In diesem sind verschiedene Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, zur Einhaltung des Mindestlohns und zur Einhaltung der Russlandsank- tionen zu machen.
2.3 Eigenerklärungen Nachunternehmereinsatz/Bietergemeinschaft
Folgende Erklärungen sind nur abzugeben, wenn der jeweilige Tatbestand erfüllt ist:
• Erklärung Bietergemeinschaft • Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe • Verpflichtungserklärung Nachunternehmer
2.4 Ggf. geforderte weitere Nachweise
Auf Verlangen des Auftraggebers sind zudem folgende Nachweise zur Eignungsprüfung zu erbringen:
• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes
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• Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherer (Krankenkasse, Berufsgenos- senschaft) • Auszug Handelsregister • Auszug Handwerksrolle oder Gewerbeanmeldung nach § 14 GewO NRW • Anzahl / Qualifikation der Mitarbeiter der letzten drei Geschäftsjahre und zum Zeit- punkt der Auftragsvergabe (ggf. gegliedert nach Berufsgruppen) • Maßnahmen zur Gewährleistung der Qualifikation der Beschäftigten des Bieters • Angaben über weitere erbrachte Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre, die mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sind (inkl. Auftraggeber mit Namen, An- sprechpartner und Telefon-Nr.) • Bestätigung des Versicherungsgebers zur Berufshaftpflichtversicherung
Die geforderten Erklärungen sind mit dem Angebot abzugeben. Der Auftraggeber behält sich vor, (soweit vergaberechtlich zulässig) die geforderten Erklärungen nachzufordern, die dann spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber vom Bieter vorzulegen sind. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Aufforderung durch den Auftraggeber. Werden die Erklärungen nicht innerhalb der Nachfrist vorgelegt, kann das Angebot ausgeschlossen werden.
Hinsichtlich der Forderung von Fremdnachweisen gilt das Bestbieterprinzip: Der Auftragge- ber behält sich vor, vor der Zuschlagserteilung entsprechende Nachweise nur vom Bestbie- ter zu fordern.
2.5 Bildung einer Bietergemeinschaft
Bietergemeinschaften haben im Angebot jeweils die Mitglieder zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Die Gründe zur Bildung der Bietergemeinschaft sind auf Anforde- rung darzulegen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gegenüber dem Auftragge- ber gesamtschuldnerisch.
Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft in Form einer entspre- chenden Erklärung zu erbringen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Mitgliedern ei- ner Bietergemeinschaft eine Patronatserklärung zu verlangen.
2.6 Eignungsleihe
Bedient sich der Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leis- tungsfähigkeit und/ oder Fachkunde der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Eignungs-
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leihe), muss er in diesem Fall der Ausschreibende Stelle nachweisen, dass ihm die erforder- lichen Mittel bei der Erfüllung des Auftrags zur Verfügung stehen, indem er eine entspre- chende Erklärung abgibt. Art und Umfang der Mittel müssen in der Erklärung dargestellt werden.
2.7 Einsatz von Unterauftragnehmern
Der Bieter oder die Bietergemeinschaft haben bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, anzugeben. Auch die Unterauftragnehmer müssen die geforderten Eignungskriterien im vollen Umfang erfüllen. Entsprechend geforderte Nachweise sind auch von den Unterauftragnehmern be- reits mit dem Angebot einzureichen.
Eine Benennung der einzusetzenden Unterauftragnehmer und die Beibringung der für diese erforderlichen Nachweise nach Zuschlagserteilung ist nicht möglich.
Vor Zuschlagserteilung sind der Ausschreibende Stelle von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, die Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer im Falle der Zuschlagserteilung zur Verfügung stehen. Der Bieter, dem der Auftrag erteilt wird, sowie sein/e Unterauftrag- nehmer haften gesamtschuldnerisch.
2.8 Präqualifikation
Unternehmen, die in den Präqualifizierungsdatenbanken www.pq-vol.de oder www.pq-verein.de registriert sind, sollen dies bei Abgabe des Angebotes durch Angabe der Registrierungsnummer angeben. Folgende Nachweise werden von dem Auftraggeber bei Präqualifikation anerkannt:
• Erklärungen zu Zahlung von Steuern, Zahlung zur gesetzlichen Sozialversicherung, Gewerbeanmeldung, Gewerbeerlaubnis, Insolvenzverfahren, • maximal 12 Monate alter Handelsregisterauszug oder Berufsregistereintrag oder den hierzu in der „Liste der geforderten Erklärungen, Eigenerklärungen und Eignungs- nachweise“ geforderten anderen Nachweis.
Bieter aus anderen Staaten als der Bundesrepublik Deutschland müssen nach EU-Vorschrif- ten vergleichbare Unterlagen, äquivalente Nachweise von vergleichbaren Institutionen (siehe auch EG-Liefer- und Dienstleistungsrichtlinie) mit einer beglaubigten Übersetzung in die deutsche Sprache einreichen. Gleichwertige Bescheinigungen von Stellen aus anderen EU-Mitgliedstaaten oder Vertragsstaaten des EWR-Abkommens werden anerkannt.
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- Angebot
3.1 Angebotsabgabe
Grundlage der Angebotsabgabe sind die Vergabeunterlagen (einschließlich des Vertrags) und die dazugehörige Leistungsbeschreibung und das Preisblatt.
Für das Angebot sind die vom Auftraggeber erstellten Vordrucke zu verwenden. Die Ver- wendung selbst gefertigter Vervielfältigungen, Abschriften oder Kurzfassungen ist unzuläs- sig.
Das Angebot muss vollständig sein; unvollständige Angebote können ausgeschlossen wer- den. Das Angebot muss die Preise und die in den Vergabeunterlagen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Die Möglichkeit einer Nachforderung von Unterlagen im Sinne von § 56 VgV bleibt unberührt. Alle Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Angebote, die diese Voraussetzungen nicht erfül- len, können ausgeschlossen werden.
Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes, die aus Sicht des Bieters erforder- lich erscheinen, können dem Angebot als besondere Anlage beigefügt werden. Auf Anla- gen ist im Angebot hinzuweisen. Anlagen auf die nicht ausdrücklich im Angebot hingewie- sen wurde, können unberücksichtigt bleiben.
Änderung an den Vergabeunterlagen gem. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV führen zum Ausschluss, wenn sich herausstellt, dass die angebotenen Leistungen nicht den geforderten Vorgaben entsprechen.
Nicht zu wertende Preisnachlässe mit Bedingungen für Zahlungsfristen bleiben Inhalt des Angebots und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsinhalt. Sie werden jedoch nicht in die Bewertung mit einbezogen.
Die Preise sind in Euro mit nicht mehr als zwei Nachkommastellen anzubieten. Die Preise sind ohne Umsatzsteuer in der vorgesehenen Spalte anzugeben.
Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden.
3.2 Nebenangebote
Nebenangebote werden nicht zugelassen. Nebenangebote in Verbindung mit einem Hauptangebot sind ebenfalls ausgeschlossen.
3.3 Eröffnungstermin
Zum Eröffnungstermin sind Bieter oder deren Vertreter nicht zugelassen.
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- Wertungsbedingungen
Der Zuschlag wird nach folgender Gewichtung erteilt:
| Kriterium | Gewichtung | |||
|---|---|---|---|---|
| Preis | 100 % |
- Zuschlagserteilung
Die Zuschlagserteilung erfolgt elektronisch und nicht vor Ablauf der nach § 134 Abs.2 GWB bestimmten Frist (ggf. nach Nutzung der zulässigen Fristverkürzungen).
- Rechtsnachfolge bei Vertragskündigung
Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung we- gen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Platz 5 auf der Grundlage ihrer Angebote anzutragen.
- Rechtsschutz
7.1 Rügen und Nachprüfungsanträge
Sollten die Vergabeunterlagen Unklarheiten oder Fehler enthalten ist eine Haftung des öf- fentlichen Auftraggebers ausgeschlossen, sofern dies rechtlich zulässig ist. Eine Haftung ist insbesondere dann ausgeschlossen, wenn der Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer gegen die nachfolgende Rügeobliegenheit verstoßen hat.
Auf die Rügeverpflichtung vor Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens nach § 160 Abs. 3 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Dieser lautet:
„Der Antrag ist unzulässig, soweit
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein- reichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
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Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsab- gabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, ver- gangen sind.“
Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, eingereichte Rügen und die dazu gehörigen Antworten anonymisiert im Rahmen der Bieterkommunikation zu veröffentlichen, sofern diese nach seiner Ansicht verfahrensrelevante Informationen enthalten.
7.2 Vergabekammer
Die zuständige Vergabekammer ist die
Vergabekammer Westfalen Albrecht-Thaer-Straße 9 48147 Münster Fax: +49 251 411-2165 vergabekammer@bezreg-muenster.nrw.de
7.3 Akteneinsicht und Geheimnisschutz
Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens nach §§ 160 GWB alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB grundsätzlich ein Aktenein- sichtsrecht haben.
Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrages oder Angebotes werden diese Unterlagen in die Vergabeakte aufgenommen. Jeder Bewerber oder Bieter muss daher mit der Möglichkeit rechnen, dass sein Teilnahmeantrag oder sein Angebot, mit allen wesentlichen Bestandtei- len, von den Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse aller Verfahrensbeteiligten schon in den Angebotsunterlagen bzw. den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese entsprechend kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Be- triebs- oder Geschäftsgeheimnisse).
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Der öffentliche Auftraggeber ist als Vergabestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsver- fahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 GWB). Ein Bieter hat sich daher in einem solchen Fall zur Durchsetzung seiner Rechte an die Vergabekammer zu wenden.
Ende der Vergabebedingungen
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