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08. Leistungsverzeichnis-Preisblatt.xlsx

KI-Assistenzsystem für die Bearbeitung von Wohngeldanträgen

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 14.10.2026, 23:13 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.evergabe-online.de

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Leistungsverzeichnis

Landratsamt Unstrut-Hainich-KreisUnnamed: 1Vergabenummer 2026-061-UHK-Dig-EUUnnamed: 3Unnamed: 4
Fachdienst BeschaffungKI-Assistent für die Wohngeldstelle
Leistungsverzeichnis
Die blau hinterlegten Eingabefelder sind vom Bieter auszufüllen.
BieternameBitte Bietername eintragen.
Pos.MindestanforderungenAnforderungen erfüllt?mit dem Angebot einzureichenErgänzende Hinweise des Bieters/zu den Anlagen
1.Leistungsumfang und Funktionen
1.1KI-Assistenten als Software-as-a-Service zur Unterstützung der Wohngeldsachbearbeitung als einsatzfähige Standardlösung.
Verarbeitung von Erst- und Weiterbewilligungsanträge für Mietzuschuss, Mietzuschuss für Heimbewohnende und Lastenzuschuss einschließlich zugehöriger Nachweise und Nachreichungen. Jeder Erst- oder Weiterbewilligungsantrag zählt als ein Fall. Zugehörige Dokumente, Nachreichungen, Korrekturen und erneute Prüfungen desselben Antrags zählen nicht als zusätzliche Fälle. Kalkulationsgrundlage sind 3.000 Wohngeldfälle je Vertragsjahr.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
1.2Eingang und Dokumentenverarbeitung
Automatisiertes Einlesen digitaler Anträge/nachgereichte Unterlagen sowie eingescannter und handschriftlich ausgefüllter Anträge und Nachweise/nachgereichte Unterlagen inkl. Überführung in strukturierte Daten.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
Das System muss mindestens folgende Eingangswege unterstützen: E-Mail-Anhänge, Online-Anträge, Scandokumente, PDF-Dateien, Bilddateien. Nicht lesbare oder nicht verarbeitbare Dokumente beziehungsweise Seiten müssen erkennbar gekennzeichnet werden. Eine nicht mögliche Auswertung darf nicht als erfolgreich durchgeführte Prüfung dargestellt werden.
Enthält eine Datei mehrere unterschiedliche Dokumente, muss das System diese erkennen, voneinander abgrenzen und den jeweiligen Dokumentarten zuordnen können (Klassifizierung zum Beispiel Mietvertrag, Einkommensnachweis, Kontoauszug oder Ausweisdokument).
Zuordnung der Dokumente zum richtigen Vorgang und Erkennen von Dubletten.
Unsicher oder fehlerhaft erkannte Angaben müssen erkennbar und durch Mitarbeiter korrigierbar sein. Fehlerhafte Trennungen und Zuordnungen müssen durch Mitarbeiter korrigierbar sein. Die Zuordnung zum ursprünglichen Eingangsdokumente muss erhalten bleiben.
Aufbewahrung und Löschung richten sich nach den vereinbarten Datenschutz- und Löschregelungen.
1.3Vollständigkeits-, Plausibilitäts- und Widerspruchsprüfung
Automatisierte, fallbezogene Vollständigkeitsprüfung von Anträgen und Nachweisen, sowie Nachreichungen und Berücksichtigung bei erneuten Prüfungen. Vollständige und unvollständige Fälle müssen filterbar sein.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
Anzeige vorhandener, fehlender Angaben und Unterlagen, unklarer und widersprüchlicher Angaben und Unterlagen mit Angaben zu den Dokumenten/Fundstellen. Fehlende Angaben und Unterlagen müssen konkret benannt, betroffene Dokumente und Textstellen verlinkt/gekennzeichnet werden. Wenn eine Prüfung nicht möglich ist oder es unklare Stellen gibt, ist ein Prüfhinweis mit Begründung zu erzeugen.
Individuelle Prüfung der Angaben aus Anträgen, Nachweisen und bereitgestellten Falldaten auf Widersprüche. Dies umfasst automatische Plausibilitäts- und Einkommensprüfungen. Hinweise müssen die betroffenen Angaben oder Dokumente und den Grund der Auffälligkeit nachvollziehbar benennen. Ausgelesene Angaben und fachliche Prüfhinweise müssen dem zugrunde liegenden Originaldokument und, soweit bestimmbar, der betreffenden Seite oder Textstelle zugeordnet sein. Mitarbeiter müssen das Originaldokument aus dem jeweiligen Bearbeitungskontext aufrufen und die Angaben beziehungsweise Hinweise überprüfen können.
Mögliche Prüfungen sind: unterschiedliche Namen oder Geburtsdaten in verschiedenen Dokumenten; abweichende Haushaltsgrößen; zeitliche Lücken bei Einkommensnachweisen; nicht zusammenpassende Miet- und Zahlungsangaben; Widersprüche zwischen Antrag und Anlagen; fehlende Seiten in Dokumenten; offensichtlich unleserliche oder beschädigte Dateien; doppelt eingereichte oder veraltete Unterlagen. Jeder Hinweis soll enthalten: betroffene Angabe; Fundstelle im Dokument; Art der Abweichung; mögliche Bedeutung; Vorschlag für die weitere Prüfung; Möglichkeit zur Bestätigung oder Zurückweisung durch die Sachbearbeitung.
1.4automatisiertes Nachforderungsmanagement mit individuellen Dokumentenvorlagen
Das System muss anhand der vom Auftraggeber bereitgestellten Vorlagen individualisierte Nachforderungsentwürfe erstellen und als bearbeitbare DOCX-Datei bereitstellen. Nachreichungen müssen bei aktualisierten Entwürfen berücksichtigt werden. Ein automatisierter Versand an Antragsteller ist ausgeschlossen. Eine vollständige manuelle Prüfung muss durch den Sachbearbeiter vor Versand erfolgen.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
Nachforderungsdokumente müssen in der eAkte d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) abgelegt werden können.
In Nachforderungsschreiben sind neben der konkreten Auflistung fehlender oder unklarer Angaben und Unterlagen außerdem Aktenzeichen, Name, Anschrift und Frist aufzunehmen. Es ist zu protokollieren, wer den Entwurf geprüft und freigegeben hat.
1.5Human in the loop
Mitarbeiter müssen KI-Ergebnisse prüfen, korrigieren oder verwerfen können. Wohngeldentscheidungen und die Freigabe nach außen gerichteter Schreiben verbleiben ausschließlich bei der Sachbearbeitung. Das System darf Entscheidungen lediglich vorbereiten und nicht automatisiert treffen, sodass das Prinzip des „Human in the loop“ umgesetzt wird.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
Änderungen an ausgelesenen fallbezogenen Angaben sowie die Bestätigung, Korrektur oder Verwerfung fachlicher KI-Ergebnisse müssen mit Zeitpunkt und bearbeitendem Benutzerkonto nachvollziehbar dokumentiert werden. Ursprünglicher und geänderter Wert müssen bei wesentlichen Änderungen erkennbar bleiben. Die Protokolle dürfen nur berechtigten Personen zugänglich sein.
1.6Zuweisung von Wohngeldfällen nach konfigurierbaren Regeln
Zu bearbeitende Fälle sind automatisch basierend auf zu definierten Regeln an die Sachbearbeiter zu verteilen. Mindestens nach Anfangsbuchstaben des Nachnamens des Antragstellers, sodass Sachbearbeiter 1 alle Anträge von Antragstellern mit den Anfangsbuchstaben A bis D des Nachnamens erhält. Zeitlich befristete Vertretungsregeln müssen einstellbar sein. Nach Fristablauf muss automatisch wieder die ursprüngliche Regel gelten.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
1.7Fachliche Recherchehilfe
Bereitstellung eines internen Chatbot (geschlossene, versionierte Wissenbasis) für Fragen zum Wohngeldrecht und zu hinterlegten fachlichen Unterlagen.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
Als Quellen kommen in Betracht: Wohngeldgesetz; Wohngeldverordnung; Wohngeldverwaltungsvorschrift; einschlägige Verwaltungsvorschriften des Landes; amtliche Formulare und Ausfüllhinweise; interne, freigegebene Arbeitshinweise/Dienstanweisungen; aktuelle Rechtsprechung, soweit vom Auftraggeber freigegeben.
Fachliche Antworten müssen überprüfbare Quellen und Fundstellen nennen. Fehlt eine belastbare Grundlage, muss dies kenntlich gemacht werden. Bei fachlichen Antworten muss der verwendete Versions- oder Aktualitätsstand der zugrunde liegenden Quellen erkennbar sein, soweit dieser verfügbar ist. Ist der Stand nicht feststellbar, muss dies kenntlich gemacht werden. Rechtsgrundlagen und interne Arbeitshilfen müssen als solche unterscheidbar sein. Nicht belegbare Aussagen dürfen nicht durch erfundene Quellen oder Fundstellen als gesichert dargestellt werden.
Berechtigte Mitarbeiter müssen eigene Quellen für den Chatbot einstellen, aktualisieren und deaktivieren können. Ersetzte oder deaktivierte Quellen dürfen nicht weiter als aktuelle Grundlage verwendet werden.
2.Schnittstellen und technische Anforderungen
2.1Der Auftragnehmer muss die Anbindung an die e-Akte d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) vollständig einrichten, testen und produktiv in Betrieb nehmen. Dokumente und zugehörige Metadaten müssen gemäß den festgelegten Ablageregeln erfolgreich übergeben werden. Die bloße Bereitstellung einer API oder Schnittstellendokumentation genügt nicht.Schnittstellen- und Umsetzungskonzept
2.2Das System muss Dokumente erkennen, nach den vereinbarten Dokumentarten klassifizieren und den passenden Ablagekategorien der E-Akte d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) zuordnen. Fehlerhafte Zuordnungen müssen korrigierbar sein.
2.3Erfolgreiche und fehlgeschlagene Übertragungen müssen nachvollziehbar sein. Die Anbindung muss eine Fehlerbehandlung und Maßnahmen gegen unbeabsichtigte Mehrfachablagen vorsehen.
2.4Automatische Datenübertragung an eWog von HZD
3.Inbetriebnahme
3.1Der Auftragnehmer stimmt Einrichtung, Integration, Tests, Schulungen und Produktivstart mit dem Auftraggeber in einem Ablaufplan ab. Der Auftraggeber stellt die vereinbarten Zugänge, fachlichen Ansprechpartner und Informationen zu seiner Systemumgebung bereit. Die Einführungsphase beginnt am 01.01.2027. Die Betriebsbereitschaft einschließlich der vereinbarten d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) und eWog Anbindungen und Schulungen ist bis zum 01.02.2027 herzustellen. Der Bieter bestätigt den Termin mit einem kurzen Einführungsterminplan und benennt die erforderlichen Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers einschließlich Umfang.kurzer Einführungsterminplan einschließlich Mitwirkungsleistungen
3.3Die produktive Nutzung beginnt erst nach erfolgreicher Funktions- und Schnittstellenprüfung und Freigabe durch den Auftraggeber. Betriebsverhindernde sowie sicherheits- oder datenschutzkritische Fehler sind vorher zu beheben. Als Fehler, die einer Freigabe zum Produktivbetrieb entgegenstehen, gelten insbesondere unberechtigte Zugriffe auf Falldaten, falsche fallübergreifende Dokumentzuordnungen und unzulässige Datenübermittlungen. Fehlerhafte Auslesungen oder fachliche KI-Ergebnisse sind danach zu beurteilen, ob sie erkennbar und korrigierbar sind oder die vereinbarte Bearbeitung wesentlich beeinträchtigen. Nach der Behebung freigabeverhindernder Fehler sind die betroffenen Tests zu wiederholen und die Ergebnisse zu dokumentieren.
4.Betrieb und Informationssicherheit
4.1Die Anwendung muss ohne lokale Zusatzinstallation über die jeweils aktuelle und die unmittelbar vorhergehende stabile Version der Browser Microsoft Edge und Mozilla Firefox nutzbar sein. Benutzeroberfläche, Hilfetexte und Anwenderdokumentation sind in deutscher Sprache bereitzustellen.Funktionsdarstellung, Testzugang, Video oder ähnliches
4.2Mindestens zwei interne Administratoren des Auftraggebers müssen Nutzerkonten und Rollen verwalten können. Zugriffe auf Fälle, Dokumente und Verwaltungsfunktionen müssen auf die jeweiligen Berechtigungen beschränkt sein.Rollen- und Berechtigungskonzept
4.3Der Zugang muss durch Mehrfaktor-Authentifizierung geschützt sein. Sicherheitsrelevante Zugriffe sowie Änderungen von Konten, Berechtigungen und wesentlichen Einstellungen müssen nachvollziehbar und gegen unbefugte Veränderung geschützt protokolliert werden.Rollen- und Berechtigungskonzept Datenschutz- und Sicherheitskonzept
4.4Datenübertragungen müssen nach dem Stand der Technik verschlüsselt erfolgen. Mindestens TLS 1.2 ist zu unterstützen. Gespeicherte personenbezogene Daten und Sicherungskopien müssen angemessen verschlüsselt und geschützt sein.Datenschutz- und Sicherheitskonzept einschließlich der erforderlichen technischen Beschreibungen
4.5Der Auftragnehmer übernimmt Hosting, Betriebsüberwachung, Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates und Softwarepflege einschließlich der vereinbarten Anbindung an die e-Akte d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) und eWog von der HZD. Er muss Datensicherungen sowie ein dokumentiertes und regelmäßig getestetes Wiederherstellungsverfahren vorhalten.Datenschutz- und Sicherheitskonzept C5-Prüfbericht oder gleichwertiger unabhängiger Prüfbericht
4.6Erforderlichen Wartungsleistungen, Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen, Standard-Updates und Weiterentwicklungen sind ohne zusätzliche Vergütung bereitzustellen, soweit sie keine gesonderten, über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehenden Zusatzmodule darstellen. Der vertraglich geschuldete Leistungsumfang darf durch Updates oder Versionswechsel nicht eingeschränkt werden.
4.7Support ist in deutscher Sprache über die vereinbarten Meldewege bereitzustellen. Allgemeiner Support während der vereinbarten Servicezeiten (EVB-IT-Cloudvertrag) ist in der laufenden Vergütung enthalten.
4.8Die Standardfunktionen und fachlichen Prüfregeln sind bei Änderungen des einschlägigen Wohngeldrechts innerhalb festgelegter Aktualisierungsfristen anzupassen. Der Auftraggeber stellt Informationen zu kommunalen Besonderheiten bereit und prüft die Ergebnisse im Einzelfall.Konzept zur Pflege fachlicher Prüfregeln und Standardfunktionalitäten
4.9Der Auftragnehmer stellt aktuelle Anwender- und Administrationsunterlagen einschließlich Supportwegen und einer Dokumentation der vereinbarten Anbindung digital bereit.
5.Datenschutz und Barrierefreiheit
5.1Personenbezogene Daten einschließlich Sicherungskopien dürfen ausschließlich innerhalb der EU/des EWR verarbeitet und gespeichert werden. Verarbeitungsorte und Unterauftragnehmer sind offenzulegen. Fernzugriffe auf personenbezogene Daten sind im Datenschutzkonzept ausdrücklich darzustellen.Datenschutz- und Sicherheitskonzept AV-Vertragsentwurf einschließlich Anlagen
5.2Vor Beginn der Verarbeitung muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie Unterauftragnehmerregelungen abgeschlossen sein.AV-Vertragsentwurf gemäß Art. 28 DSGVO einschließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) und der Angaben zu eingesetzten Unterauftragnehmern
5.3Die Daten des Auftraggebers dürfen weder zum Training noch zur Feinabstimmung, Evaluation, Qualitätsverbesserung oder sonstigen Weiterentwicklung allgemeiner, kundenübergreifender oder öffentlich zugänglicher KI-Modelle verwendet werden. Dies gilt auch für Metadaten, Protokolle, Prompts, Dokumenteninhalte und daraus abgeleitete Informationen, soweit diese einen Bezug zu Auftraggeberdaten oder betroffenen Personen aufweisen.Datenschutz- und Sicherheitskonzept
5.4Der Auftragnehmer muss ein produktspezifisches Datenschutz- und Sicherheitskonzept bereitstellen und bei wesentlichen Änderungen aktualisieren. Es umfasst mindestens Datenflüsse, Verarbeitungsorte, Rechte, Verschlüsselung, Protokollierung, Datensicherung, Löschung, Unterauftragnehmer und Sicherheitsvorfälle.Datenschutz- und Sicherheitskonzept
5.5Sicherheits- und Datenschutzvorfälle mit Auswirkungen auf die Leistung oder Auftraggeberdaten sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Der Auftragnehmer muss ihn bei Untersuchung und erforderlichen Folgemaßnahmen unterstützen.Datenschutz- und Sicherheitskonzept
5.6Der Auftragnehmer muss die für die konkrete Lösung und ihren Einsatz einschlägigen Pflichten der EU-KI-Verordnung erfüllen und die Einordnung sowie erforderlichen Nachweise produktspezifisch darstellen.produktspezifische Erklärung zur Einhaltung der einschlägigen Anforderungen der EU-KI-Verordnung
5.7Datenexport, Datenübergabe und Löschung bei Vertragsende erfolgen gemäß Leistungsbeschreibung Nr. 7. Der standardmäßige Export einschließlich Metadaten und Attributverzeichnis ist mit der laufenden Vergütung abgegolten. Eine zusätzliche Migration in ein Nachfolgesystem ist nur geschuldet, soweit ausdrücklich vereinbart.kurze Beschreibung der Exportformate und des Übergabeablaufs
5.8Die Benutzeroberfläche muss ohne Maus per Standardtastatur bedienbar sein.Barrierefreiheitskonzept gemäß Abschnitt 6 der Leistungsbeschreibung.
6.Schulungen
6.1Der Auftragnehmer führt zwei deutschsprachige Anwenderschulungen für vier beziehungsweise sieben Personen durch. Inhalte sind Bedienung, Bearbeitungsabläufe, Prüfung und Korrektur von KI-Ergebnissen, Datenschutz sowie Störungsmeldung.
6.2Der Auftragnehmer schult zwei interne Administratoren des Auftraggebers in Nutzer- und Rechteverwaltung, Fallverteilungsregeln, Quellenverwaltung und den für sie zugänglichen Administrationsfunktionen.
6.3Die Schulungen umfassen praktische Beispiele sowie Vor- und Nachbereitung. Digitale Schulungs- und Bedienunterlagen einschließlich Benutzerhandbuch sind spätestens zum jeweiligen Termin bereitzustellen.

Preisblatt

Landratsamt Unstrut-Hainich-KreisUnnamed: 1Unnamed: 2Unnamed: 3Vergabenummer 2026-061-UHK-Dig-EUUnnamed: 5Unnamed: 6
Fachdienst BeschaffungKI-Assistent für die Wohngeldstelle
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Preisblatt
Alle Anforderung gemäß Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis sind bei der Kallkulation zu berücksichtigen.
Ist eine Leistung bereits in einer anderen Preisposition enthalten, ist ein Preis von 0,00 € einzutragen. In der Spalte „Hinweise/Bemerkungen des Bieters“ ist die betreffende andere Position anzugeben. Die Leistung bleibt auch bei einem Preis von 0,00 € vollständig geschuldet.
Pos.LeistungEinheitMengeHinweise/Bemerkungen des BietersEinzelpreis nettoGesamtpreis netto
1. Einrichtung (einmalige Kosten)
1.1Einrichtung, Grundkonfiguration und produktive Bereitstellung der SaaS-Lösung zum 01.02.2027 Ausgenommen sind in Pos. 1.2 bis 1.5 gesondert ausgewiesenen Leistungen.pauschal1
1.2Einrichtung, Grundkonfiguration und Bereitstellung eines Testsystems der SaaS-Lösung für 3 Monatepauschal1
1.3Anbindung an die E-Akte e-Akte d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) Einrichtung, Test und produktive Inbetriebnahme. Enthalten sind die erfolgreiche Übergabe und Ablage der vereinbarten Dokumente und Metadaten. Die bloße Bereitstellung einer API oder Schnittstellendokumentation genügt nicht.pauschal1
1.4Automatische Übertragung an das Fachverfahren eWog von HzD Einrichtung, Test und produktive Inbetriebnahme. Enthalten sind die erfolgreiche Übergabe und Ablage der vereinbarten Dokumente und Metadaten.pauschal1
1.5Gruppenschulung für vier Personen Der Auftragnehmer hat unter Bemerkungen den kalkulierten Umfang einzutragen.pauschal1
1.6Gruppenschulung für sieben Personen Der Auftragnehmer hat unter Bemerkungen den kalkulierten Umfang einzutragen.pauschal1
1.7Schulung von zwei Administratoren des Auftraggebers Der Auftragnehmer hat unter Bemerkungen den kalkulierten Umfang einzutragen.pauschal1
2. laufender Betrieb (laufende Kosten)
2.1SaaS-Nutzung einschließlich Hosting, Betrieb, Pflege, Updates, Sicherheitsaktualisierungen und Support für sämtliche Nutzer für die Bearbeitung von bis zu 3.000 Wohngeldfällen je Vertragsjahr einschließlich zugehöriger Nachweise, Nachreichungen, Korrekturen und erneuter Prüfungen desselben Falls. Innerhalb dieses Leistungsumfangs werden keine zusätzlichen nutzungs-, dokumenten-, speicher-, token-, anfrage- oder volumenabhängigen Entgelte berechnet.Jahr4
2.2Laufender Betrieb und Pflege der Anbindung an d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises), einschließlich Fehlerbehebung, Sicherheitsaktualisierungen und SchnittstellenpflegeJahr4
2.3Laufender Betrieb und Pflege der automatischen Übertragung an das Fachverfahren eWog von HzD einschließlich Fehlerbehebung, Sicherheitsaktualisierungen und der PflegeJahr4
3. Exit (einmalige Kosten)
3.1standardmäßiger Datenexport, Datenübergabe und Löschbestätigungpauschal1
4. zusätzliche Stundenleistungen (optional)
4.1zusätzliche ProjektleitungStunde40
4.2zusätzliche fachliche und technische BeratungStunde80
4.3zusätzlich beauftragte Entwicklung und AnpassungStunde80
Angebotsendsumme netto für 48 Monate
19 % Umsatzsteuer
Angebotsendsumme brutto für 48 Monate
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