06. Leistungsbeschreibung.pdf

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Landratsamt Unstrut-Hainich-Kreis Vergabenummer 2026-061-UHK-Dig-EU Fachdienst Beschaffung KI-Assistent für die Wohngestelle

Leistungsbeschreibung Diese Leistungsbeschreibung ist geschlechtsneutral formuliert. Personenbezeichnun- gen gelten für alle Geschlechter gleichermaßen.

1. Gegenstand und Ziel Der Landkreis Unstrut-Hainich beabsichtigt, ein KI-basiertes Assistenzsystem zur Un- terstützung der Wohngeldsachbearbeitung zu beschaffen.

Das System soll die Mitarbeiter insbesondere beim Erfassen und Aufbereiten einge- hender Anträge und Nachweise, bei der Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung so- wie bei der Vorbereitung weiterer Bearbeitungsschritte unterstützen. Das System er- stellt ausschließlich assistierende Vorschläge. Die rechtliche Prüfung, Würdigung und Entscheidung verbleiben vollständig bei der zuständigen Sachbearbeitung.

Ausgeschrieben wird eine einsatzfähige Standardsoftware im Betriebsmodell Soft- ware-as-a-Service (SaaS) einschließlich Einrichtung, Konfiguration, Hosting, Pflege und Support. Eine individuelle Neuentwicklung des Gesamtsystems ist nicht Gegen- stand des Auftrags. Die Einrichtung der Systemanbindung gehört zum Leistungsum- fang.

Die konkreten Mindestanforderungen ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis- Preisblatt.

2. Einsatzbereich und Ausgangslage Das Assistenzsystem soll durch die berechtigten Mitarbeiter (derzeit acht Personen) der Wohngeldstelle genutzt werden. Die meisten Wohngeldanträge und deren Anla- gen/Nachweise gehen unvollständig in der Wohngeldstelle ein. Anträge und Unterla- gen müssen mühsam und zeitaufwändig durch qualifizierte Sachbearbeiter geprüft und fehlende Unterlagen beim Antragsteller nachgefordert werden.

Im Jahr 2025 sind 2.253 Wohngeldanträge (Erst- und Weiterbewilligungsanträge) ein- gegangen. Bei der letzten Erhebung 08/2026 sind durchschnittlich 51 Wohngeldan- träge pro Woche eingegangen und rund 62 Fälle wurden pro Woche bearbeitet.

Mit der Automatisierung der Vollständigkeitsprüfung von Wohngeldanträgen und den dazugehörigen Anlagen/Nachweisen soll eine deutliche Verkürzung der Wohngeld-Be- arbeitungszeiten und eine Entlastung der Sachbearbeiter erzielt werden.

Der Einsatz umfasst Erst- und Weiterbewilligungsanträge für ▪ Mietzuschuss, ▪ Mietzuschuss für Heimbewohnende, ▪ Lastenzuschuss.

Zu berücksichtigen sind digital eingehende Anträge sowie eingescannte Papieranträge einschließlich handschriftlich ausgefüllter Anträge, zugehörige Nachweise und Nach- reichungen zu laufenden Vorgängen.

Der Auftraggeber nutzt eWog von der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) als Fachverfahren und d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) als E-Akte be- ziehungsweise Dokumentenmanagementsystem.

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3. Leistung und Verantwortlichkeiten Der Auftragnehmer schuldet die betriebsbereite Bereitstellung der vereinbarten Lö- sung einschließlich Einrichtung, Konfiguration und der Anbindung an die E-Akte d3.one von d.velop (8.64.8, on-premises) und automatische Datenübertragung an eWog von der HZD.

Der Leistungsumfang umfasst außerdem die Anwender- und Administrationsschulun- gen, erforderliche Bedienunterlagen, den laufenden Betrieb einschließlich Pflege und Support sowie die Datenrückgabe und Löschung bei Vertragsende.

Die KI-Lösung dient ausschließlich der Unterstützung der Sachbearbeitung. Ergeb- nisse, Hinweise und Textentwürfe müssen durch berechtigte Mitarbeitende überprüft und erforderlichenfalls korrigiert oder verworfen werden können. Entscheidungen über Wohngeldanträge und die Freigabe nach außen gerichteter Schreiben verbleiben beim Auftraggeber.

Die menschliche Prüfung ersetzt nicht die Pflicht des Auftragnehmers, die vertraglich vereinbarten Funktionen ordnungsgemäß bereitzustellen und zu pflegen.

Der Auftraggeber benennt einen festen Hauptansprechpartner zur Koordination der Einführung und als Schnittstelle zum Auftragnehmer sowie fachliche und technische Ansprechpartner und stellt die für die vereinbarte Einrichtung und Anbindung notwen- digen Informationen, Zugänge, Vorlagen und Ablageregeln aus seinem Verantwor- tungsbereich bereit. Der Auftragnehmer teilt die hierfür benötigten Mitwirkungen recht- zeitig mit und unterstützt die Einrichtung sowie die Funktions- und Schnittstellentests.

Die fachlichen Standardfunktionen und Prüfregeln sind durch den Auftragnehmer im vereinbarten Umfang zu pflegen. Informationen zu kommunalen Besonderheiten und die fachliche Prüfung der Ergebnisse im Einzelfall liegen beim Auftraggeber.

Vor der produktiven Nutzung werden die vereinbarten Funktionen und Anbindung an die E-Akte d3.one von d.velop und an das Fachverfahren eWog von HZD gemeinsam geprüft. Der Auftragnehmer stellt hierfür einmalig ein Testsystem bereit.

Personenbezogene Daten dürfen nur im Rahmen der vereinbarten Leistung verarbei- tet werden. Vor Beginn der Verarbeitung muss der erforderliche Vertrag zur Auf- tragsverarbeitung abgeschlossen sein.

4. Vertrag Der beigefügte EVB-IT Cloudvertrag wird mit dem Bestbieter abgeschlossen.

5. Angebot und Vergütung Der Bieter hat eine Lösung anzubieten, die sämtliche zwingenden Mindestanforderun- gen des Leistungsverzeichnis-Preisblatts erfüllt. Die im Reiter Leistungsverzeichnis angegebenen Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen. Gemeinsame Doku- mente dürfen mehrere Anforderungen abdecken, sofern die jeweiligen Fundstellen ein- deutig angegeben werden.

Die Vergütung richtet sich nach dem Reiter Preisblatt. Die angebotenen Preise müssen sämtliche Kosten, die zur vollständigen Erbringung der jeweils geschuldeten Leistung gemäß Leistungsverzeichnis erforderlich sind, insbesondere Personal-, Reise-,

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Neben-, Lizenz-, Hosting-, Betriebs-, Support-, Pflege-, Update-, Sicherheits- und Do- kumentationskosten umfassen. Bereits durch Pauschal- oder laufende Preise abge- goltene Leistungen dürfen nicht zusätzlich nach Stunden vergütet werden. Die Men- genangaben sind einschließlich aller Verlängerungsoptionen und dienen der Ange- botswertung. Laufende Leistungen werden nur für die tatsächlich vereinbarte Vertrags- laufzeit vergütet.

Die Exit-Leistung ist einmalig bei Beendigung des Vertrags geschuldet, unabhängig davon, wie viele Verlängerungsoptionen ausgeübt werden.

Zusätzliche Stundenleistungen (Positionen 4.1 bis 4.3) werden nur nach vorheriger Beauftragung in Textform und entsprechend dem tatsächlich erbrachten, nachgewie- senen Aufwand vergütet. Die Abrechnung erfolgt nach den angebotenen Stundenver- rechnungssätzen in Zeiteinheiten von 15 Minuten. Reisezeiten, Reise-, Übernach- tungs- und Nebenkosten sowie sonstige zur Leistungserbringung erforderliche Auf- wendungen sind in den Stundenverrechnungssätzen einzukalkulieren. Die fiktiven Stundenmengen im Preisblatt dienen ausschließlich der Angebotswertung und gelten für die maximale Vertragslaufzeit einschließlich Verlängerungsoptionen. Die Angaben stellen keine Mindestabnahme, verbindliche Beauftragungsmenge oder Vergütungs- garantie dar.

Für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich der Verlängerungsoptionen gelten un- veränderte Preise. Änderungen der gesetzlichen Umsatzsteuer bleiben unberührt.

6. Barrierefreiheit Große Bedeutung hat in unserer Behörde die Barrierefreiheit. Seit dem 01.12.2019 gilt in Thüringen das neue Thüringer Gesetz zur Gleichstellung und Verbesserung der In- tegration von Menschen mit Behinderungen (ThürGIG). Insbesondere die gesetzliche Grundlage zur Barrierefreiheit ist das Thüringer Gesetz über den barrierefreien Zugang zu den Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen (ThürBarr-WebG) vom
7. Juli 2019. Ergänzend dazu wurde am 28. April 2020 die dazugehörige Thüringer Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (ThürBITVO) erlassen, um die techni- schen Details genauer zu regeln. Das Gesetz wird durch die Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik (BITV) weiter konkretisiert.

Neben der bundesweit geltenden Richtlinie BITV 2.0 (letzte Änderung vom 24. Oktober 2023) müssen folgende Richtlinien beachtet und umgesetzt werden:

• Richtlinie für Anwendungssoftware: DIN EN 9241-171, sowie die EN 301 549
• Richtlinie für Webinhalte: WCAG 2.2 und zusätzlich EN 301 549
• Richtlinie für PDF-Dokumente: PDF/UA

Außerdem gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz vom 28.07.2025.

Die Regelungen und Anforderungen für Online-Inhalte sind analog auf die Anforde- rungen für lokal auf Desktoprechnern zu installierende oder im Intranet verfügbare Software anzuwenden und einzuhalten.

Mindestkriterien Eine vollständige Bedienung der Software über die ausschließliche Benutzung einer Standard-Tastatur mit mind. 105 Tasten muss möglich sein. Alle Elemente der Bedien- oberfläche müssen mit Tastatur erreichbar und manipulierbar sein.

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Der Einsatz von Leichter Sprache ist zwingend erforderlich, um komplexe Inhalte für alle zugänglich zu machen. Kurze Sätze, einfache Wörter und eindeutige Formulie- rungen helfen, Barrieren abzubauen.

Für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen sind Screenreader unverzichtbar. Deshalb ist es besonders wichtig, dass diese Screenreader alle Inhalte auch wirklich korrekt vorlesen können. Das gelingt nur, wenn die Inhalte technisch sauber umgesetzt und strukturiert sind.

Konzept zur Barrierefreiheit Der Bieter hat ein Konzept zur Umsetzung der IT-Barrierefreiheit einzureichen. Im Kon- zept soll Folgendes beschrieben werden:

• Einhaltung der oben genannten vorgegebenen Richtlinien und Normen
• Benennung von Mechanismen die geeignet sind, festgestellte Einschränkungen
• der Barrierefreiheit zu beheben und zukünftig zu vermeiden
• Erläuterungen zu den oben genannten Mindestkriterien

Der Auftraggeber behält sich vor, das angebotene Produkt auf Barrierefreiheit eigen- ständig zu prüfen. Enthält der Prüfbericht Empfehlungen zur Verbesserung der Barri- erefreiheit, verpflichtet sich der Auftragnehmer diese im Rahmen des Konzeptes zu berücksichtigen.

7. Datenübergabe und Exit-Regelung Alle im Rahmen der Leistung erhobenen und erzeugten Daten gehen in das Eigentum des AG über.

• Die Übergabe erfolgt mindestens in einem üblichen Standard-Format (z. B. PDF) einschließlich Attributverzeichnis.
• Der Datenbestand ist in einem marktüblichen Format so bereitzustellen, dass eine Fortschreibung der kommunalen Daten durch den Auftraggeber möglich ist.
• Bei Vertragsende, Kündigung oder Anbieterwechsel ist der vollständige und ak- tuelle Datenbestand innerhalb von 60 Kalendertagen nach schriftlicher Auffor- derung bereitzustellen.
• Für alle Verarbeitungen personenbezogener Daten ist eine Auftragsverarbei- tungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO einschließlich Löschkonzept für Auf- tragnehmer und Nachunternehmer nach Auftragserteilung abzuschließen.
• Die Kosten eines vollständigen Datenexports sind im Preisblatt anzugeben.

8. Service-Level (Support und Erreichbarkeit) In dieser Zeit muss auch eine Bereitstellung und Servicezeit der Softwarelösung zur Verfügung stehen.

8.1 Servicezeiten Die vereinbarten Leistungen erbringt der Auftragnehmer im Rahmen folgender Ser- vicezeiten:

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8.2 Service-Level (1) Für die vereinbarten Service-Level gelten folgende Begriffsdefinitionen: a. Verfügbarkeit ist die technische Nutzbarkeit des Service und ihrer Verarbeitungs- daten am Übergabepunkt zum Gebrauch durch den Auftraggeber. Übergabepunkt ist der Internet-Gateway des Rechenzentrums. b. Störung bezeichnet eine Unterbrechung oder Beeinträchtigung der Nutzbarkeit des Service zur vereinbarten, bzw. soweit eine solche Vereinbarung fehlt, zur voraus- gesetzten oder sonst zur gewöhnlichen Verwendung. Abhängig von der Schwere der Störung und/oder ihrer Auswirkung werden auftretende Störungen anhand beschriebener Kriterien in die Kategorien kritisch, hoch, mittel oder leicht klassifiziert. Die Einordnung erfolgt in Zweifelsfällen anhand der vereinbarten Krite- rien durch einen Mitarbeiter des Servicedesks des Auftragnehmers unter Berück- sichtigung der objektiven Auswirkungen auf den Dienstbetrieb. c. Betriebszeit bezeichnet die Zeit, in denen die Service-Infrastruktur grundsätzlich zur Verfügung steht, abzüglich Zeiten vereinbarter oder geplanter Wartungszeitfenster und abzüglich der Zeiten für Sicherungsarbeiten. Die Betriebszeit ist grundsätzlich von Montag bis Sonntag 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr. d. Allgemeine Servicezeit bezeichnet die Zeiten, innerhalb derer der Auftraggeber Anspruch auf Anwenderunterstützung, Störungs- bzw. Mangelbehebungsarbeiten hat. e. Besondere Servicezeit bezeichnet die Zeiten, innerhalb derer der Auftraggeber nur nach gesonderter Vereinbarung und gegen zusätzliches Entgelt Anspruch auf Anwenderunterstützung, Störungs- bzw. Mangelbehebungsarbeiten hat. f. Reaktionszeit bezeichnet den Zeitraum, innerhalb dessen der Auftragnehmer mit den Serviceleistungen zu beginnen hat. Der Zeitraum beginnt mit dem Zugang der entsprechenden Meldung oder dem Eintritt eines vereinbarten Ereignisses innerhalb der vereinbarten Allgemeinen Servicezeiten und läuft ausschließlich während der vereinbarten Servicezeiten. Geht eine Meldung oder tritt ein vereinbartes Ereignis

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außerhalb der Allgemeinen Servicezeiten ein, beginnt die Reaktionszeit mit Beginn der nächsten Allgemeinen Servicezeit. In dieser Zeit legt der Auftragnehmer den Be- arbeiter der Störungsmeldung fest. Dieser übernimmt und legt die ersten Aktionen der Analyse fest. g. Wiederherstellzeit oder Lösungszeit bezeichnet den Zeitraum, innerhalb dessen der Auftragnehmer die Störungsbeseitigung beseitigt oder eine Lösung bereitge- stellt hat. Der Zeitraum beginnt mit dem Zugang der entsprechenden Meldung oder dem Eintritt eines vereinbarten Ereignisses innerhalb der vereinbarten Allgemeinen Servicezeiten und läuft ausschließlich während der vereinbarten Servicezeiten. Geht eine Meldung oder tritt ein vereinbartes Ereignis außerhalb der Allgemeinen Servicezeiten ein, beginnt die Wiederherstellzeit mit Beginn der nächsten Allgemei- nen Servicezeit.

(2) Der Auftragnehmer schuldet eine Verfügbarkeit der Software wie folgt: a. Während der Allgemeinen Servicezeit gewährleistet der Auftragnehmer eine durch- schnittliche Verfügbarkeit des Service und der darin verarbeiteten Daten von 99 % im Kalenderjahr. Wenn und soweit der Auftraggeber während der Zeiten außerhalb der Allgemeinen Servicezeit (Randnutzungszeit) den Service nutzen kann, ohne dass dies zuvor vereinbart wurde, so besteht hierauf kein Rechtsanspruch. Kommt es bei einer Nutzung des Service während dieser Zeiten zu einer Leistungsreduzie- rung oder -einstellung, besteht für den Auftraggeber kein Anspruch auf Mangelhaf- tung oder Schadensersatz. b. Der Auftragnehmer ist während der genannten Wartungs- bzw. Sicherungszeitfenster berechtigt, den Service und/oder die Service-Infrastruktur zu warten, zu pflegen, Da- tensicherungen oder sonstige Arbeiten vorzunehmen. Besondere Wartungszeitfens- ter gibt der Auftragnehmer rechtzeitig vor der Nichtverfügbarkeit bekannt. Geplante Nichtverfügbarkeiten während der Allgemeinen Servicezeiten sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Diese Zeiten geplanter Nichtverfügbarkeit bleiben bei der Ermittlung der Verfügbarkeit unberücksichtigt. Wenn und soweit der Auftrag- geber in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit den Service nutzen kann, so besteht hierauf kein Rechtsanspruch. Kommt es bei einer Nutzung eines Service in Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit zu einer Leistungsreduzierung oder -einstellung, be- steht für den Auftraggeber kein Anspruch auf Mangelhaftung oder Schadensersatz. c. Für die Ermittlung der Störungszeiten (Störungszeit ist der Zeitraum innerhalb der Allgemeinen Servicezeit abzüglich geplanter Nichtverfügbarkeit im Rahmen der Wartungszeitfenster, in welcher die Serviceleistung nicht genutzt werden kann) ist der Zeitraum zwischen der Aufnahme der Störungsmeldung durch den Auftragge- ber und der Beseitigung der Störung maßgebend. Ausfallzeiten von durchgängig weniger als zehn Minuten bleiben bei Ermittlung der Störungszeiten unberücksich- tigt. Sie werden nicht als die Abgabeverfügbarkeit beeinträchtigende Zeiten ange- rechnet.

(3) Beim Auftreten von Störungen schuldet der Auftragnehmer folgende Reaktions- und Wiederherstellzeiten:

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(4) Beseitigt der Auftragnehmer auftretende Störungen nicht innerhalb der vereinbar- ten Wiederherstellzeit, kommt er in Verzug, ohne dass es hierfür einer Nachfristset- zung oder Mahnung bedarf. Hat der Auftragnehmer die Überschreitung vereinbarter Reaktions- und/oder Wiederherstellzeiten zu vertreten, ist der Auftraggeber berechtigt, für jeweils angefangene 25% Überschreitung der Reaktions- und /oder Wiederherstell- zeit innerhalb der Servicezeiten eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,1% der jährlichen Vergütung maximal jedoch 1% der jährlichen Vergütung pro Verzugsfall. Insgesamt darf die Summe der aufgrund dieser Regelung pro Vertragsjahr zu zahlenden Ver- tragsstrafen nicht mehr als 5 % der jährlichen Vergütung pro Vertragsjahr betragen. Die Vertragsstrafen werden auf Schadensersatzansprüche und Minderungsbeträge angerechnet.

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