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Bieterleitfaden

Rechtliche Aspekte, Eignungskriterien,

Angaben zum Vergabeverfahren:

Vergabe-Nr.: 06-WI26N3ÖA

Vergabeverfahren: Wartung & Inspektion Feuerschutz-Türen

und Feststellanlagen

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Inhalt

1. Angaben zum Verfahren .................................................................................................... 3 1.1 Vergabestelle .............................................................................................................. 3 1.2 Einführung in das Verfahren ...................................................................................... 3 1.3 Terminlicher Ablauf des Verfahrens .......................................................................... 4 1.4 Vertraulichkeit/Nutzungsrechte.................................................................................. 4 1.5 Lose ............................................................................................................................ 4 1.6 Unklarheiten ............................................................................................................... 4 1.7 Kennzeichnung von Geheimnissen ............................................................................ 4 1.8 Bekanntmachung über Auftragsvergabe .................................................................... 5
2. Angaben zum Angebot ....................................................................................................... 5 2.1 Versendung der Vergabeunterlagen ........................................................................... 5 2.2 Einreichung des Angebots .......................................................................................... 5 2.3 Hauptangebot ............................................................................................................. 5 2.4 Verfahrenssprache ...................................................................................................... 5 2.5 Vollständigkeit der Angebote ..................................................................................... 5 2.6 Arbeits- und Bietergemeinschaften ............................................................................ 6 2.7 Weitervergabe an Nachunternehmer .......................................................................... 6 2.8 Neben- Alternativangebote ........................................................................................ 6 2.9 Kosten der Angebotserstellung .................................................................................. 6
3. Angaben zum Vertrag ........................................................................................................ 6
4. Eignungsprüfung/Bedingungen .......................................................................................... 7
5. Bewertungskriterien ........................................................................................................... 8 5.1 Preis ................................................................................................................................ 8 5.2 Gewichtung .................................................................................................................... 8
6. Preisblatt ............................................................................................................................. 8
7. Bindefrist ............................................................................................................................ 9
8. Zahlungsbedingungen ........................................................................................................ 9
9. Vertragsbedingungen ......................................................................................................... 9
10. Transport/Lieferung ....................................................................................................... 9
11. Mitteilung Zuschlagserteilung ........................................................................................ 9
12. Wettbewerbsregister ....................................................................................................... 9
13. Sanktionslistenprüfung ................................................................................................. 10
14. Ausfall Leistungserbringung ........................................................................................ 10

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1. Angaben zum Verfahren

1.1 Vergabestelle Vergabestelle und Auftraggeberin ist die:

Universität Siegen Die Kanzlerin Dezernat 1, Abteilung 1.3 Beschaffung Adolf-Reichwein-Str. 2a 57076 Siegen

Fragen zur Ausschreibung und die Vergabeunterlagen sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW zu stellen. Die Fragen der Bieter werden gesammelt, sortiert und in regelmäßigem, angemessenem Turnus beantwortet. Die Fragen und Antworten mit einer allgemeinen Relevanz werden danach in anonymisierter Form allen Bietern zur Verfügung gestellt.

Die den Bietern übermittelten Antworten werden Teil der Ausschreibungsunterlagen und sind im weiteren Verfahren zu beachten.

1.2 Einführung in das Verfahren Es gilt ausschließlich deutsches Recht. Gerichtsstand und Erfüllungsort ist Siegen. Angebote von Anbietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Anbieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist. Mehrfachbewerbungen (einzeln und als Mitglied einer Bieter- gemeinschaft) sind unzulässig. Vorgesehene Nachunternehmer dürfen nur dann als Mitglied einer Bietergemeinschaft auftreten oder für mehrere Anbieter eingebunden werden (Mehrfachbeteiligungen), wenn der Geheimwettbewerb gewahrt ist, insbesondere keine Kenntnis von oder kalkulationserhebliche Einflussmöglichkeiten auf Angebotspreise mehrerer Anbieter besteht.

Mit Abgabe des Angebots akzeptiert der Bieter den in den Vergabeunterlagen enthaltenen Vertrag.

Änderungen an den Vergabeunterlagen (z. B. Leistungsbeschreibung und Wartungsvertrag AMEV 2018) durch den Bieter sind nicht zulässig. Hinweise und vergaberechtlich erforderliche Änderungen der Auftraggeberin werden über den Vergabemarktplatz NRW bekanntgegeben.

Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch seine Mitarbeitenden und eventuelle Nachunternehmer zu verpflichten.

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1.3 Terminlicher Ablauf des Verfahrens Das Angebot ist unter Beachtung der nachfolgenden Anforderungen ausschließlich über den Vergabemarktplatz NRW

elektronisch bis

24.11.2026 11:00 Uhr

einzureichen.

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Ablauf des Vergabeverfahrens sowie die Termine im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen im Laufe des Verfahrens zu ändern, soweit dies zweckmäßig ist. Über etwaige Änderungen und/oder Anpassungen wird die Auftraggeberin die Bieter rechtzeitig informieren.

1.4 Vertraulichkeit/Nutzungsrechte Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet werden. Eine weitergehende anderweitige Nutzung – gleich welcher Art – ist ausgeschlossen. Die Auftraggeberin erhält neben dem Eigentumsrecht an den Angebotsunterlagen der Bieter – unter Wahrung deren Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse – auch ein auf das hier gegenständliche Vergabeverfahren bezogenes unentgeltliches, ausschließliches, unwiderrufliches, zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes und übertragbares Nutzungs- und Verwertungsrecht. Die Auftraggeberin darf sämtliche durch die Bieter erstellten Unterlagen für den Gegenstand des Vergabeverfahrens, die durch den erfolgreichen Bieter erstellten Unterlagen zusätzlich auch zum Zwecke der Projektrealisierung uneingeschränkt nutzen und verwerten.

1.5 Lose Aus Wirtschaftlichkeitsaspekten/ Synergieeffekten erfolgt keine Aufteilung in Lose.

1.6 Unklarheiten Enthalten die Ausschreibungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbesondere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter die Auftraggeberin umgehend darauf hinzuweisen. Dasselbe gilt für eventuelle Widersprüche und Unvollständigkeiten in den Vergabeunterlagen. Vorgenannte Hinweise sind unmittelbar über den Vergabemarktplatz NRW an die Auftraggeberin zu richten. Angaben, welche die Vergabeunterlagen ergänzen oder berichtigen, werden allen Bietern mitgeteilt. Sie gelten ab dem Zeitpunkt der Bekanntgabe als verbindliche Bestandteile der Vergabeunterlagen.

1.7 Kennzeichnung von Geheimnissen Der Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebotes, die berechtigterweise ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer/die Rechtsbehelfsinstanz im Falle eines Rechtsbehelfsverfahrens von seiner Zustimmung auf

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Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z.B. andere Teilnehmer oder Bieter) ausgehen.

1.8 Bekanntmachung über Auftragsvergabe Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung sein Name entsprechend der Vorgaben der UVgO bekannt gegeben werden. Sofern durch den Bieter Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die Auftraggeberin nach pflichtgemäßem Ermessen.

2. Angaben zum Angebot

2.1 Versendung der Vergabeunterlagen Die Auftraggeberin stellt die Vergabeunterlagen auf dem Vergabemarktplatz NRW zur Verfügung. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnen erweisen, hat der Bieter die Auftraggeberin hierüber umgehend elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW zu informieren. Die dem Bieter nicht zugänglichen Vergabeunterlagen werden dann schnellstmöglich zur Verfügung gestellt. Die Bieter sind daher aufgefordert, umgehend nach Erhalt der Vergabeunterlagen zu prüfen, ob die Unterlagen vollständig und zu öffnen sind.

2.2 Einreichung des Angebots Die Angebote sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW einzureichen. Auf anderem elektronischem Wege übermittelte Angebote (Telefax, E-Mail etc.) sind nicht zugelassen.

2.3 Hauptangebot Es ist ein Angebot einzureichen, das eine geordnete Struktur, Qualität und Kalkulation erkennen lässt. Der Bieter hat zur Herstellung der Vergleichbarkeit der Angebote sein Angebot ausschließlich auf Grundlage der von der Vergabestelle vorgegebenen Festlegungen zu erstellen. Das Angebot hat insbesondere die Angaben des anliegenden Preisblattes zu enthalten. Die nachfolgenden Ausführungen sowie das Leistungsverzeichnis sind ebenfalls zu beachten. Auch die dort aufgeführten Themen sind im schriftlichen Angebot darzulegen.

2.4 Verfahrenssprache Verfahrenssprache ist deutsch. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Alle Gespräche werden ebenfalls in deutscher Sprache geführt. Der Bieter hat dafür Sorge zu tragen, dass Teilnehmende an etwaigen Gesprächen in der Lage sind, deutsch zu sprechen und zu verstehen. Anderenfalls muss auf Verlangen der Auftraggeberin eine dolmetschende oder sonstige übersetzende Person auf Kosten des Bieters gestellt werden. Das Risiko von Übersetzungsfehlern liegt beim Bieter.

2.5 Vollständigkeit der Angebote Zur Wertbarkeit sollen sämtliche Angebote vollständig sein, d. h. es müssen alle geforderten Unterlagen, Erklärungen, die vollständigen Preisangaben enthalten sowie

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rechtsverbindlich unterzeichnet sein. Die Bieter werden gebeten, dem Angebot ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen, in welchem sämtliche Überschriften mit zugehöriger Seitenzahl aufgeführt sind. Nicht vollständig und nicht ausschreibungskonform abgegebene Angebote können zum Ausschluss vom Ausschreibungsverfahren führen.

2.6 Arbeits- und Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften sind als Gesellschaften bürgerlichen Rechts oder einer nach ausländischem Recht vergleichbaren Rechtsform zugelassen. Geben mehrere Unternehmen gemeinschaftlich ein Angebot ab, so hat die Bietergemeinschaft in ihrem Angebot eine Erklärung abzugeben, in der alle Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie der für die Durchführung des Vertrages rechtskräftig bevollmächtigte Vertreter benannt werden. Darüber hinaus ist zu erklären, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft dem Auftraggeber als Gesamtschuldner haften.

2.7 Weitervergabe an Nachunternehmer Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er mit seinem Angebot Art und Umfang der durch die Nachunternehmer auszuführenden Leistungen angeben und – soweit ihm diese bereits bekannt sind – die vorgesehenen Nachunternehmer benennen (Eigenerklärung). Die Benennung der Nachunternehmer hat spätestens bei Anforderung der Benennung durch die Auftraggeberin zu erfolgen. Führen die Nachunternehmer wesentliche Leistungen aus, sind sie auf Anforderung der Auftraggeberin bereits vor dem Zeitpunkt der Zuschlagsentscheidung zu benennen.

Sämtliche im Angebot benannten Unternehmen oder wesentlichen Nachunternehmer für die Leistungselemente der Vergabebekanntmachung haben mit Angebotsabgabe für den Auftragsfall schriftlich zu bestätigen, dass sie voraussichtlich die entsprechenden für sie vorgesehenen Leistungen erbringen werden, und zu versichern, dass ihnen dazu die erforderlichen finanziellen, personellen und sachlichen Mittel zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben und die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen.

Wenn und soweit ein Bieter sich im Rahmen der Eignungsprüfung auf die Eignung eines Nachunternehmers berufen will („Eignungsleihe“), muss er diese benennen und eine Verpflichtungserklärung für Nachunternehmer gemäß Eigenerklärung vorlegen.

2.8 Neben- Alternativangebote Nebenangebote und/oder Alternativangebote sind nicht zugelassen. Werden mehrere Angebote eingereicht, wird ausschließlich das zeitlich jüngste Angebote gewertet.

2.9 Kosten der Angebotserstellung Für die Erstellung des Angebots wird den Bietern keine Entschädigung gewährt.

3. Angaben zum Vertrag

Der Vertragsbeginn ist für den 01.01.2027 geplant, beginnt jedoch frühestens mit Zuschlagserteilung.

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Die Laufzeit des Wartungsvertrages beträgt 4 Jahre.

Die Bieter haben die Gelegenheit, etwaige Änderungs- oder Ergänzungswünsche im Hinblick auf den Vertrag bis zu zehn Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabestelle in Form einer Bieterfrage einzureichen.

4. Eignungsprüfung/Bedingungen

Für die Vergabe der Leistung kommen ausschließlich Bieter in Betracht, die fachkundig und leistungsfähig (geeignet) sowie nicht nach §§ 123 und 124 GWB auszuschließen sind.

Unternehmen, die in den Präqualifizierungsdatenbanken https://amtliches-ver- zeichnis.ihk.de/ oder www.pq-verein.de bzw. einer anderen für den öffentlichen Auftraggeber kostenfreien Datenbank innerhalb der EU registriert sind, können dies bei Abgabe eines Angebotes durch Angabe der Registrierungsnummer angeben. Sofern von der Auftraggeberin im Vordruck Eigenerklärung Nachweise gefordert werden, die nicht in den v. g. Datenbanken enthalten sind, sind diese ergänzend einzureichen. Ansonsten kann das Unternehmen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Nicht präqualifizierte Unternehmen können den Nachweis ihrer Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen mit den beigefügten Formularen erbringen. Den Nachweis zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen hat der Bieter durch Vorlage des Vordrucks Eigenerklärung zu erbringen. Die Anforderungen an den Nachweis der Eignung sind im Vordruck Eigenerklärung aufgelistet und müssen unter Beifügung der dort genannten selbst beizubringenden Unterlagen nachgewiesen werden.

Soweit lediglich Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich die Auftraggeberin das Recht vor, zur Behebung von Zweifeln entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise von den Bietern nachzufordern. Kopien von Nachweisen werden anerkannt, sofern sie keinen Anlass zu Zweifeln an der Übereinstimmung mit dem Original geben. Die Nachweise sollen unbedingt in der hier angegebenen Reihenfolge eingereicht werden. Sollten die geforderten Erklärungen oder Nachweise unvollständig oder unzureichend sein, kann der Bieter von dem weiteren Verfahren ausgeschlossen werden! Ein Bieter kann nicht darauf vertrauen, dass die Auftraggeberin Gelegenheit zur Ergänzung oder Vervollständigung gibt, das Recht hierzu behält sie sich jedoch vor.

Sofern sich der Bieter auf die Eignung anderer Unternehmen (im Rahmen einer Bietergemeinschaft oder bzgl. Nachunternehmer) beruft, sind die jeweiligen Erklärungen und Nachweise (insb. Eigenerklärungen und Referenzen) durch dieses oder diese Unternehmen zu führen. Der Bieter/ die Bietergemeinschaft hat außerdem bei Aufforderung durch die Auftraggeberin noch vor Zuschlagserteilung eine Verpflichtungserklärung des oder der jeweiligen Nachunternehmer(s) beizubringen. Weiter behält die Auftraggeberin sich vor, auch von den Unternehmen, die zwar Nachunternehmer einsetzen, sich jedoch nicht zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde auf die Nachunternehmer beziehen, vor Zuschlagserteilung die entsprechenden Nachweise zur Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Nachunternehmer und ggf. eine Verpflichtungserklärung einzuholen.

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Die geforderten Nachweise sind von dem Bieter bzw. den Mitgliedern der Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Alle Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen; fehlende Nachweise können von der Auftraggeberin nachgefordert werden. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen.

5. Bewertungskriterien

5.1 Preis

Der Bieter mit dem günstigsten Preis erhält die maximale Punktzahl und dieser dient als Referenzwert für die weitere Bewertung. Angebote, die den zweifachen Referenzwert oder darüber enthalten, werden mit null Punkten gewertet. Die anderen Angebote werden im Verhältnis hierzu prozentual abgestuft. Beispiel:

20,00 € 0

Hinweis: Das Beispiel dient nicht als Hinweis auf die erwartete Preisspanne.

5.2 Gewichtung

Der Zuschlag wird auf das unter Berücksichtigung der aufgeführten Zuschlagskriterien wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches die höchste gewichtete Gesamtpunktzahl (Bewertungskriterien) unter allen nicht auszuschließenden Angeboten (Ausschlusskriterien) erhält.

Summe 100 100 %

6. Preisblatt

Bei Widersprüchen zwischen Einzel- und Gesamtpreis ist der jeweilige Einzelpreis maßgeblich. Der bewertungsrelevante Preis ist zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer (Bruttopreis) anzugeben. Die Bieter haben die besonderen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten. Bei der Anwendung des Reverse-Charge- Verfahrens ist dies im Preisblatt durch den Bieter anzugeben. In diesen Fällen wird – zur vergleichbaren Angebotswertung – die Steuer durch die Universität Siegen dem Angebot zugerechnet.

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7. Bindefrist

Auf Verlangen der Auftraggeberin haben Bieter innerhalb der von der Auftraggeberin vorgegebenen Frist zur erklären, ob sie einer Verlängerung der Bindefrist bis zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt zustimmen. Eine fehlende Zustimmung führt zum Ausschluss vom Verfahren. Erfordert die verzögerte Zuschlagserteilung eine Verschiebung der Ausführungsfristen, hat der Bieter die Auftraggeberin hierauf vor der Auftragsbestätigung hinzuweisen. Unterbleibt der Hinweis, gelten die Ausführungsfristen der Vergabeunterlagen als vereinbart.

8. Zahlungsbedingungen

Die Zahlung erfolgt nach der erbrachten Leistung.

Die Rechnungsstellung erfolgt nachträglich und muss als PDF-Datei unter Angabe der Auftragsnummer an die im Auftrag genannten E-Mail-Adresse erfolgen.

Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Im Falle einer Skontogewährung kann die Zahlungsfrist auf bis zu 14 Tage verkürzt werden. Die Zahlungsfrist beginnt mit Eingang einer ordnungsgemäß erstellten und prüfbaren Rechnung im Original, frühestens jedoch mit Ablauf des Tages, an dem die abgerechnete Leistung vom Auftragnehmer ordnungsgemäß erbracht wurde.

9. Vertragsbedingungen

Es gelten die in den Vergabeunterlagen beigefügten Vertragsbedingungen des Landes NRW.

Die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ des Auftragnehmers sind ausgeschlossen.

10. Transport/Lieferung

Bei Inanspruchnahme einer Lieferung per Spediteur dürfen nur autorisierte Wirtschaftsbeteiligte (AEO) an der Lieferung/dem Transport beteiligt werden. Die obligatorische Prüfungspflicht zum Spediteur obliegt dem Bieter.

11. Mitteilung Zuschlagserteilung

Sofern bis zum Ablauf der Bindefrist keine Information über den Zuschlag vorliegt, gilt das Angebot als nicht angenommen.

12. Wettbewerbsregister

Vor Zuschlagserteilung wird die Auftraggeberin für den Bieter sowie alle Mitglieder der Bietergemeinschaft und die Nachunternehmer Auszüge aus dem Wettbewerbsregister anfordern. Sollte in diesem Register ein Eintrag für den Bieter, ein Mitglied der Bietergemeinschaft oder einen Nachunternehmer bestehen, muss der Bieter, das Mitglied der Bietergemeinschaft oder der Nachunternehmer dies mit der Abgabe des Angebots erklären und die Selbstreinigung detailliert erläutern. Sollten die Angaben fehlen oder die Selbstreinigung nicht ausreichend erläutert oder vorgenommen worden sein, wird das Angebot ausgeschlossen.

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13. Sanktionslistenprüfung

Eine Auftragsvergabe ist nur an Bieter möglich die nicht in den Sanktionslisten eingetragen sind. Angebote von Bietern mit einem Eintrag in einer Sanktionsliste werden vom Verfahren ausgeschlossen. Mit der Durchführung des Auftrags dürfen nur Personen betraut werden, die nicht in einer Sanktionsliste eingetragen sind.

14. Ausfall Leistungserbringung

Für den Fall, dass der Auftragnehmer vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz, Liquidation oder anderen Gründen endgültig ausfällt, behält sich die Auftraggeberin vor, die verbleibenden Leistungen den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Vergabeergebnisses bis Wertungsplatz drei anzutragen. Ein Rechtsanspruch der übrigen Bieter besteht insoweit nicht.

Wir freuen uns auf Ihr Angebot und verbleiben

mit freundlichen Grüßen

Universität Siegen Die Kanzlerin Vergabestelle

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