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Datum: 07. November 2025 Unser Zeichen: 3014817.000003 Durchwahl: +49 69 970 861 241 E-Mail: jonas.asgodom@bclplaw.com Bryan Cave Leighton Paisner LLP, An der Welle 3, 60322 Frankfurt am Main
An die Bieter
Per Vergabeplattform
AGAcareIT gGmbH Vergabeverfahren – Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Hardware zur Einführung von Closed Loop (Krankenhauszukunftsgesetz), FTB 05 Los 1: Handscanner (kabellos und kabelgebunden) Los 2: Etikettendrucker (groß und klein)
Hier: Offenes Verfahren
DOKUMENT A. Verfahrensinformationen
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Interesse an diesem Vergabeverfahren.
Nachfolgend erhalten Sie die Informationen zu der Auftraggeberin (1), der ausgeschriebenen Leistung (2) und zum Vergabeverfahren (3).
Für eine bessere Übersicht stellen wir ein Inhaltsverzeichnis voran.
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To: An die Bieter Date: 07. November 2025 Page: 2
1 Auftraggeberin ....................................................................................................................... 3
2 Leistungsbeschreibung ........................................................................................................... 3
2.1 Allgemeine Zieldarstellung ................................................................................................. 3
2.2 Losweise Vergabe ............................................................................................................. 3
2.3 Lieferfristen nach Zuschlag ................................................................................................ 3
2.4 Abrechnung und Zahlungsziel ............................................................................................ 4
2.5 Leistungsbezogene Mindestanforderungen.......................................................................... 4
2.5.1 Losübergreifende leistungsbezogene Mindestanforderung............................................ 4
2.5.2 Los 1: Handscanner (kabellos und kabelgebunden) ..................................................... 5
2.5.3 Los 1: Handscanner (kabellos und kabelgebunden) ..................................................... 6
2.5.4 Los 2: Etikettendrucker (gross und klein).................................................................... 7
2.5.5 Los 2: Etikettendrucker (gross und klein).................................................................... 8
2.6 Rahmenvereinbarung ........................................................................................................ 9
3 Vergabeverfahren ................................................................................................................... 9
3.1 Kontaktstelle ..................................................................................................................... 9
3.2 Kommunikation ................................................................................................................. 9
3.3 Ablauf eines Offenen Verfahrens ...................................................................................... 10
3.4 Konkrete Anforderungen in diesem Verfahren ................................................................... 10
3.4.1 Eignungskriterien/ Mindestanforderungen ................................................................. 10
3.4.2 Zuschlag und Zuschlagskriterien .............................................................................. 12
3.4.3 Ausgestaltung der Angebotsphase ........................................................................... 13
3.5 Weitere Einzelheiten zum Vergabeverfahren ..................................................................... 13
3.5.1 Angebotsfrist .......................................................................................................... 13
3.5.2 EVB-IT Rahmenvereinbarung und entsprechende AGB .............................................. 13
3.5.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter ............................................................ 14
3.5.4 Nachunternehmer/ Eignungsleihe ............................................................................. 14
3.5.5 Formale Vorgaben an die Angebote .......................................................................... 14
3.5.6 Einzureichende Unterlagen ...................................................................................... 14
3.5.7 Sonstiges ................................................................................................................ 15
Dokumentenverzeichnis ......................................................................................................... 15
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To: An die Bieter Date: 07. November 2025 Page: 3
1 AUFTRAGGEBERIN
Vergabestelle ist die AGAcareIT gGmbH mit Sitz in Ginnheimer Landstraße 94, 60487 Frank- furt am Main (nachfolgend die „Vergabestelle“). Sie ist Teil des bundesweit tätigen Ge- sundheitskonzerns AGAPLESION gAG, der eine Vielzahl von Einrichtungen in verschiedenen Bereichen der Gesundheitsversorgung und Pflege deutschlandweit unter seinem Dach vereint und über Tochtergesellschaften betreibt.
Die Vergabestelle koordiniert die Vergabe der Rahmenvereinbarung für die insgesamt 17 Krankenhäuser, die jeweils als Auftraggeberin (nachstehend die „jeweilige Auftraggebe- rin“) in die Rahmenvereinbarung eintreten und ggfs. aus dieser abrufen werden. Die Einzel- aufträge erfolgen somit durch die Krankenhauseinrichtungen selbst. Lieferanschriften und Rechnungsempfänger sind ebenfalls die beauftragenden Krankenhauseinrichtungen. Bis zur vollständigen Lieferung haftet der Lieferant. Der Kreis der abrufberechtigten Einrichtungen ist nicht auf die im Leistungsverzeichnis genannten Häuser beschränkt.
2 LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Die jeweilige Auftraggeberin plant die Beschaffung von Hardware.
Hintergrund dieses Beschaffungsvorhabens ist das bundesweite Förderprogramm Kranken- hauszukunftsgesetz (KHZG), durch die Krankenhausträger bei der Digitalisierung ihrer Häuser unterstützt werden und über das die Beschaffung teilweise bis vollständig finanziert wird. Es handelt sicher daher um ein fördermittelfinanziertes Projekt. Die hiesige Vergabe einer Rah- menvereinbarung betrifft die Beschaffung von Hardware zur Einführung von Closed Loop.
2.1 Allgemeine Zieldarstellung
Vorliegend beabsichtigt die Vergabestelle die Beschaffung von Hardware zur Einführung von Closed Loop durch ein einheitliches Vergabeverfahren für sämtliche Auftraggeberinnen zu beschaffen. Die Vergabestelle behält sich vor, einzelne Häuser aus dem Auftrag herauszu- nehmen oder neue hinzuzufügen.
Die konkreten Anforderungen an die anzubietende Hardware sowie die gesicherten Min- destabnahmemengen ergeben sich aus dem DOKUMENT C. Leistungsverzeichnis.
2.2 Losweise Vergabe
Die Vergabe erfolgt losweise. Es handelt sich um folgende Lose:
• Los 1: Handscanner (kabellos und kabelgebunden)
• Los 2: Etikettendrucker (groß und klein)
Die Bieter können Angebote auf mehrere Lose abgeben. Eine Gesamtvergabe an einen Bieter für mehrere Lose ist möglich, sofern keine vergaberechtlichen oder wirtschaftlichen Gründe entgegenstehen. Für jedes Los erhält der Bieter den Zuschlag, der das preislich günstigste Angebot abgegeben hat, sofern das Angebot die Ausschreibungsanforderungen erfüllt.
2.3 Lieferfristen nach Zuschlag
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Die Lieferung sämtlicher Artikel muss bis 31.01.2026 erfolgen.
2.4 Abrechnung und Zahlungsziel
Die Rechnungen für die beauftragten Abnahmemengen der jeweiligen Einrichtungen müssen alle noch in diesem Jahr (2025) gestellt werden, auch wenn die Lieferungen erst später er- folgen können. Die Zustellung der Rechnungen muss bis spätestens 29.12.2025 erfolgt sein.
Zahlungsziel: 30 Tage nach Zustellung der jeweiligen Artikel
2.5 Leistungsbezogene Mindestanforderungen
In Bezug auf die Beschaffungsgegenstände sind jeweils leistungsbezogene Mindestanforde- rungen zu erfüllen. Diese lauten wie folgt:
2.5.1 Losübergreifende leistungsbezogene Mindestanforderung
Für alle Lose gelten folgende losübergreifende leistungsbezogene Mindestanforderungen:
• Nachweis der Herkunft und Authentizität der Hardware: Der Bieter verpflich- tet sich zur Lieferung von Original-Hardware, die für den deutschen Markt vorgese- hen ist und direkt vom Hersteller oder von autorisierten Partnern bezogen wird. Der Bieter hat dies durch geeignete Nachweise (z.B. Herstellerbestätigung, Autorisie- rungszertifikat) zu belegen
• Ausschließlich Lieferung von Neuware: Es ist ausschließlich fabrikneue, unge- brauchte Hardware zu liefern. Gebrauchte, generalüberholte oder refurbished Ware ist nicht zulässig
• Manipulationsschutz: Der Bieter bestätigt, dass die gelieferte Hardware frei von unautorisierten Modifikationen, Manipulationen oder Schadsoftware ist. Dies ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen und auf Verlangen nachzuweisen.
• Sichere Lieferung und Lagerung: Der Bieter stellt sicher, dass die Hardware auf manipulationsfreien Transportwegen geliefert wird und in manipulationssicheren Verpackungen angeliefert wird. Die Originalverpackung des Herstellers ist zu ver- wenden.
• Netzteile mit deutschem Netzstecker: Alle Geräte sind inklusive passendem Netzteil mit deutschem Netzstecker zu liefern.
• Lieferkosten: Die Lieferkosten für die Einzelaufträge müssen im angebotenen Preis enthalten sein. Es dürfen keine zusätzlichen Versand- oder Lieferkosten in Rechnung gestellt werden.
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2.5.2 Los 1: Handscanner (kabellos und kabelgebunden)
Pos. 1: Handscanner, kabelgebunden Datalogic Gryphon I GD4520 oder gleichwertig, 2D, HD, USB, Kit (USB), weiß, Healthcare incl. USB Anschlußkabel Hersteller Artikelnummer: GD4520-HCK1-HD
Folgende Merkmale: Barcode: 1D / 2D
Bauart: Handscanner
Scanengine: Imager (HD - High Density)
Lesereichweite: Bis zu 71 cm
Anschlusskabel: USB
Verbindungsart: Kabel
Ständer: Nein
Schnittstellen: USB
Schutzklasse: IP52
Besonderheiten: Healthcare, High Density
Anwendungsgebiet: Gesundheitswesen, Labor
Abmessungen: H 16,6 cm x B 6,8 cm x L 10,9 cm
Farbe: Weiß
Gewicht: 235 g
Betriebstemperatur: 0 - 50° C
Luftfeuchtigkeit: 0 - 95 % (nicht kondensierend)
USB Anschlußkabel
Gehäuse: anti-microbakteriell und Desinfektionsmittel-resistent
Kompatibilität:
Funktionierender und getesteter Treiber für Orbis in Citrix-Umgebung
Kompatibilität für Orbis-Modul Closed-Loop
Vollständige Vergleichbarkeit zu Datalogic GD4520-HCK1-HD
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To: An die Bieter Date: 07. November 2025 Page: 6
2.5.3 Los 1: Handscanner (kabellos und kabelgebunden)
Pos. 2: Handscanner, kabellos Datalogic GM4500-HC oder gleichwertig, 2D, HD, Kit (USB), weiß, Healthcare incl. Netzteil 8-0935 und incl. Netzkabel 6003-0940 Hersteller Artikelnummer: GM4500-HC-433K1-HD
Folgende Merkmale: Barcode: 1D / 2D
Bauart: Handscanner
Scanengine: Imager (HD - High Density)
Lesereichweite: Bis zu 40 cm
Anschlusskabel: USB
Verbindungsart: Funk
Funkreichweite: Bis zu 50 m bei Sichtverbindung
Akkuleistung: Bis zu 80.000 Scans pro Ladung
Lade-/Übertragungsstation: Mit Ladestation
Batchbetrieb: Ja
Ständer: Nein
Schnittstellen: USB, RS232, PS/2
Schutzklasse: IP52
Besonderheiten: Funk 433 MHz, Healthcare, High Density
Anwendungsgebiet: Gesundheitswesen, Labor
Abmessungen: H 16,6 cm x B 6,8 cm x L 10,9 cm
Farbe: Weiß
Gewicht: 235 g
Betriebstemperatur: 0 - 50° C
Luftfeuchtigkeit: 0 - 95 % (nicht kondensierend)
Netzteil
Netzkabel
Gehäuse: anti-microbakteriell und Desinfektionsmittel-resistent
Kompatibilität:
Funktionierender und getesteter Treiber für Orbis in Citrix-Umgebung
Kompatibilität für Orbis-Modul Closed-Loop
Vollständige Vergleichbarkeit zu Datalogic GM4500-HC-433K1-HD
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To: An die Bieter Date: 07. November 2025 Page: 7
2.5.4 Los 2: Etikettendrucker (gross und klein)
Pos. 3: Etikettendrucker Gross Zebra Zebra ZD421-HC oder gleichwertig, Healthcare, Thermodirekt, 12 Punkte/mm, (203dpi), USB, LAN, BT (BLE) incl. Netzteil und Netzkabel Hersteller Artikelnummer: ZD4AH42-D0EE00EZ Folgende Merkmale:
-
Druckverfahren: Thermodirekt
-
Betriebssystem: Link-OS
-
Auflösung: 203dpi
-
Speicher: 512 MB Flash, 256 MB SDRAM
-
Mind. Druckbreite 104mm
-
Mind. unterstützte Medienbreite 15 mm – 108 mm
-
Mind. Druckgeschwindigkeit: 152mm/Sek.
-
Mind. Netzwerk & Kopplung: Ethernet (LAN), BTLE5, Print Touch (NFC) [8, 1], USB 2.0
-
Mediensensoren: Beweglicher Reflexions-/Blackmarksensor mit voller Breite, Transmissi- ons-/Spaltsensor mit mehreren Positionen
-
Firmware: ZPLII, EPL2, XML, ZBI, PDF Direct
Barcodes
-
Barcode-Verhältnisse: 2:1 und 3:1
-
1D-Barcodes: Code11, Code39, Code93, Code128, ISBT-128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN- 13, UPC und EAN-2- oder 5-stellige Erweiterungen, Plessey, Postnet, Standard 2-of-5, Indus- trial 2-of-5, Interleaved 2-of-5, Logmars, MSI, Codabar und Planet Code
-
2D-Barcodes: Codablock, PDF417, Code49, DataMatrix, MaxiCode, QR-Code, MicroPDF, Az- tec
-
Druckersprachen: ZPL II, EPL 2 (via EZPL) [8]
-
Gehäuse: Weißes, UV-beständiges und desinfektionsmittelbeständiges Kunststoffgehäuse für das Gesundheitswesen
-
Zertifizierung: Für das Gesundheitswesen (Healthcare) zertifiziert
-
Lieferumfang: USB-Kabel, Netzteil, Stromkabel
-
Gehäuse: anti-microbakteriell und Desinfektionsmittel-resistent
-
Medizinisches Netzteil (IEC 60601-1 konform) 1
-
Kompatibilität:
Funktionierender und getesteter Treiber für Orbis in Citrix-Umgebung
Kompatibilität für Orbis-Modul Closed-Loop
Vollständige Vergleichbarkeit zu ZD4AH42-D0EE00EZ
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2.5.5 Los 2: Etikettendrucker (gross und klein)
Pos. 4: Etikettendrucker klein Zebra ZD411-HC oder gleichwertig, Healthcare, Thermodirekt, 12 Punkte/mm (203dpi), USB, USB-Host, LAN, BT (BLE) (BLE) incl.Netzteil und Netzkabel Hersteller Artikelnummer: ZD4AH22-D0EE00EZ Folgende Merkmale:
-
Druckverfahren: Thermodirekt
-
Auflösung: 203dpi
-
Arbeitsspeicher: 512MB Flash, 256MB DDR3 SDRAM
-
Mind. Druckbreite: 56mm
-
Mind. unterstützte Medienbreite 15 mm – 60 mm
-
Mind. Druckgeschwindigkeit: 152mm/Sek.
-
Mind. Netzwerk & Kopplung: Ethernet (LAN), BTLE5, Print Touch (NFC) [6, 9, 12, 10], USB 2.0
-
Mediensensoren: Beweglicher Reflexions-/Reflexmarkensensor (volle Breite), Multipositi- ons-Durchlicht-/Zwischenraum-Sensor
-
Firmware: ZPL II, EPL 2, XML; ZBI, PDF Direct
-
Barcodes: 1D: Code 11, Code 39, Code 93, Code 128, ISBT-128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN-13, UPC und EAN mit 2- oder 5-stelliger Ergänzung, Plessey, Postnet, 2/5 Standard, 2/5 Industrie, 2/5 Interleaved, Logmars, MSI, Codabar und Planet Code, 2D: Codablock, PDF417, Code 49, DataMatrix, MaxiCode, QR Code, MicroPDF und Aztec
-
Druckersprachen ZPL II, EPL 2, XML, PDF Direct [6]
-
Gehäuse: Weißes, UV-beständiges und desinfektionsmittelbeständiges Kunststoffgehäuse für das Gesundheitswesen
-
Zertifizierung: Für das Gesundheitswesen (Healthcare) zertifiziert
-
Lieferumfang: USB-Kabel, Netzteil, Stromkabel
-
Gehäuse: anti-microbakteriell und Desinfektionsmittel-resistent
-
Medizinisches Netzteil (IEC 60601-1 konform) 1
-
Kompatibilität:
Funktionierender und getesteter Treiber für Orbis in Citrix-Umgebung
Kompatibilität für Orbis-Modul Closed-Loop
Vollständige Vergleichbarkeit zu Zebra ZD4AH22-D0EE00EZ
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2.6 Rahmenvereinbarung
Es ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung mit einer Gültigkeitsdauer von 6 Monaten nach Zuschlagserteilung mit mindestens einem Auftragnehmer abzuschließen. Bis zum Ablauf die- ser Frist ist der Bieter an den Preis des Angebots gebunden. Die Gültigkeit der Angebote beträgt ebenfalls 6 Monate ab Zuschlagserteilung. Im Übrigen behält sich die Auftraggeberin vor, im Rahmen der vergaberechtlichen Möglichkeiten ergänzende oder zusätzliche Leistun- gen (Nachbeauftragungen) zu beauftragen, sofern diese mit dem ursprünglichen Leistungs- bild im sachlichen Zusammenhang stehen und keine wesentlichen Änderungen des Auftrags darstellen.
Bei einem erfolgten Abruf behält sich die jeweilige Auftraggeberin das Recht vor, die jeweils abgerufene Menge durch einen Mehr- oder Minderabruf nach oben oder nach unten im verga- berechtlichen zulässigen Maß anzupassen.
Innerhalb der Gültigkeitsdauer der Rahmenvereinbarung von 6 Monaten gilt der angebotene Preis für die zugesicherten Abnahmemengen, ebenso wie für weitere Abnahmen (optionale Mengen). Die optionalen Mengen können zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht eingeschätzt werden.
3 VERGABEVERFAHREN
Die Beschaffung erfolgt im Wege eines Offenen Verfahrens aufgrund der fördermittelrechtli- chen Verpflichtungen der Auftraggeberin. Daher gelten alle anwendbaren Vergabevorschrif- ten.
3.1 Kontaktstelle
Das Verfahren wird für die Auftraggeberin durchgeführt von
BRYAN CAVE LEIGHTON PAISNER LLP
Rechtsanwalt Dr. Jonas Asgodom, LL.M. (Berkeley)
An der Welle 3
60322 Frankfurt am Main
Die gesamte Kommunikation erfolgt über die vorgenannte Stelle. Eine direkte Kontaktauf- nahme zu der Auftraggeberin ist grundsätzlich nicht gestattet.
3.2 Kommunikation
Die gesamte Kommunikation darf aus vergaberechtlichen Gründen ausschließlich über die Vergabeplattform (Deutsche eVergabe) erfolgen. Verfahrensbezogene Fragen per E-Mail, Te- lefon oder auf sonstige Weise außerhalb der Vergabeplattform bleiben grundsätzlich unbe- antwortet. Bieterfragen über die Vergabeplattform sind zu jeder Zeit zulässig und werden – abhängig von der Komplexität – unverzüglich anonymisiert und transparent an alle Bieter beantwortet. Obwohl Bieterfragen jederzeit unabhängig von der Teilnahme-/ Angebotsfrist zu beantworten sind, bitten wir zu Gunsten eines zügigen Vergabeverfahrens darum, Fragen
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frühzeitig zu stellen.
Bieter sind gehalten, die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit sowie auf etwa- ige Fehler/ Rechtsverstöße und/ oder Unvollständigkeiten/ Unklarheiten zu untersuchen. Soll- ten hierbei Unklarheiten zu Tage treten, so ist die Vergabestelle hierüber unverzüglich durch Mitteilung über die Vergabeplattform in Kenntnis zu setzen. Fragen zu den Vergabeunterla- gen werden zur Wahrung der Chancengleichheit aller Bieter einheitlich (und in anonymisierter Form) gegenüber allen Bietern beantwortet, um sicherzustellen, dass alle Bieter stets über dieselben Informationen verfügen.
3.3 Ablauf eines Offenen Verfahrens
Das vorliegende Vergabeverfahren wird als Offenes Verfahren (§ 15 VgV) durchgeführt. Diese Verfahrensart erfolgt durch einen öffentlichen Aufruf zur Angebotsabgabe an eine un- beschränkte Anzahl von Unternehmen innerhalb der angegebenen Frist und hat keinen ge- sonderten Teilnahmewettbewerb. Die Prüfung der Eignung und der Angebote erfolgt einheit- lich nach der Angebotsfrist. Nachverhandlungen sind ausgeschlossen.
Bieter reichen ein vollständiges Angebot ein.
Die Bieter müssen geeignet sein. Die Eignung besteht zum einen aus allgemeinen Unterneh- menseigenschaften (insb. kein Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB) und zum anderen aus konkreten Anforderungen an das Bieterunternehmen (sog. Mindestan- forderungen, z.B. Unternehmensumsatz, Mitarbeiterzahl, Referenzen, Zertifizierungen usw.). Soweit der Bieter die allgemeinen Anforderungen zum einen und die von der Auftraggeberin aufgestellten konkreten (Mindest-)Anforderungen zum anderen erfüllt, liegt die Eignung vor. Die Angebote der geeigneten Bieter werden sodann inhaltlich geprüft.
Aufgrund des Beschaffungsgegenstandes und der gewählten Zuschlagskriterien werden keine Bieterpräsentationen, Vorstellungstermine oder Probestellungen durchgeführt. Die Auf- traggeberin wird unter Umständen jedoch Bietergespräche führen, soweit die Angebote An- lass dazu geben. Die konkrete Ausgestaltung in diesem Verfahren ergibt sich aus Ziffer 3.4.3 und 3.5.
3.4 Konkrete Anforderungen in diesem Verfahren
Nachfolgend werden die konkreten Anforderungen an die Eignung (3.4.1), die Zuschlagskri- terien (3.4.2), die Ausgestaltung der Angebotsphase (3.4.3) dargestellt.
3.4.1 Eignungskriterien/ Mindestanforderungen
Ein Angebot wird inhaltlich nur geprüft, wenn ein Bieter geeignet ist. Hierzu sind die allge- meinen (a) und die Mindestanforderungen (b) durch die Bieter zu erfüllen.
(a) Allgemeine Anforderungen
Hierzu sind zunächst allgemeine Angaben zum Unternehmen neben dem Nachweis der Eintragung in das jeweils anwendbare Register (z.B. Handelsregister, Kammer usw.) einzureichen. Des Weiteren dürfen keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen. Zum Nachweis erklären Bieter durch Verwendung des DOKUMENTS B. Eignungsangaben und Referenzblätter, ob Ausschlussgründe
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vorliegen. Es ist eine Eigenerklärung abzugeben, dass keine auftragsbezogenen Ein- tragung(en) im Gewerbezentralregisterauszug gegeben sind, die Zweifel an der Zu- verlässigkeit des Bieters aufdrängen, siehe DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenzblätter. Zudem muss der Bieter die geltenden Mindestlohnvorschrif- ten einhalten. Zum Nachweis unterzeichnet der Bieter die den Vergabeunterlagen beigefügten Eigenerklärungen über die Einhaltung der Mindestlohnvorschriften und reicht sie mit dem Angebot ein. Schließlich muss der Bieter mit dem DOKUMENT D. Eigenerklärung EU-Sanktionen gg Russland eine Erklärung darüber abge- ben, ob seine wirtschaftliche Tätigkeit von den Sanktionen der Europäischen Union gegen Russland betroffen ist.
(b) Mindestanforderungen
Neben den allgemeinen Anforderungen an die Eignung des Bieters müssen Mindest- anforderungen erfüllt werden.
Die Mindestanforderungen sind für alle Lose, die Gegenstand der vorliegenden Be- schaffung sind, gleichermaßen zu erfüllen, sofern nicht nachstehend explizit klarge- stellt wird, dass sich bestimmte Mindestkriterien nur auf ein bestimmtes Los bezie- hen.
Diese sind im hiesigen Vergabeverfahren:
• Umsatz in den Jahren 2024, 2023, 2022: mindestens EUR 1.000.000,00 (netto)
Nachweis: Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenz- blätter
• 3 Referenzprojekte mit vergleichbaren Leistungen in den Jahren 2024, 2023 und 2022:
Als vergleichbare Leistung wird anerkannt:
➢ Die Lieferung von klinischer Hardware an eine medizinische Einrichtung.
Nachweis: Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenz- blätter
• Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme von mindestens EUR 3 Mio für jeweils Personen-, Sach- und Vermögensschäden.
Nachweis:
(i) Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenz- blätter;
(ii) Vorlage des Versicherungsnachweises/ Deckungszusage
• Nachweis einer gültigen ISO 9001 Zertifizierung
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(i) Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenz- blätter;
(ii) Vorlage eines gültigen Zertifikats
(c) Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachforderungen
Bieter tragen Sorge dafür, dass die Nachweise mit Einreichung des Angebots voll- ständig und richtig sind. Die Auftraggeberin behält sich vor, eignungsbezogene Nach- forderungen durchzuführen, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist und sie dies für zielführend hält. Es wird darauf hingewiesen, dass bewusst oder unbewusst fehler- hafte oder unvollständige Angaben der Bieter auch ohne Nachforderung zur Nicht- berücksichtigung des Angebots führen können.
(d) Bieterreduzierung
In diesem Vergabeverfahren erfolgt keine Bieterreduzierung.
3.4.2 Zuschlag und Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaft- lichsten Angebots erfolgt für sämtliche Lose nach den nachfolgenden Kriterien gleichermaßen.
Angebote von Bietern, die den formalen Anforderungen entsprechen und die Mindestanfor- derungen erfüllen, werden gewertet. In dem hiesigen Vergabeverfahren ergibt sich die Be- urteilung der Wirtschaftlichkeit eines Angebots aus einem Preiskriterium (100 %).
Die Preiswertung erfolgt nach der unter (a) beschriebenen Formel. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 1.000 Gewichtungspunkte.
(a) Preiskriterium (100 % bzw. 1.000 gewichtete Punkte)
Bieter reichen mit ihrem Angebot einen Gesamtpreis (netto und brutto) ein, der in dem Leistungsverzeichnis (DOKUMENT C. Leistungsverzeichnis) zu vermer- ken ist. Dieser Angebotspreis soll alle erforderlichen Leistungsbestandteile inkl. der Versandkosten enthalten.
Hinweis: Bei den darin vorgegebenen Mengen handelt es sich um gesicherte Ab- nahmemengen für die in der Tabelle als solche gekennzeichneten Artikel. Eine Pflicht der Auftraggeberin zur Abnahme über die gesicherten Mengen hinaus besteht nicht.
Mit dem Angebotspreis sind alle Kosten aus dem Auftragsverhältnis abgegol- ten.
Die erreichbare, gewichtete Punktzahl beträgt 1.000 Punkte.
Die Preiswertung erfolgt im Wege der Methode „lineare Interpolation“. Hierzu wer- den die 1.000 erreichbaren Gewichtungspunkte in 100 Wertungspunkte (Divi- sor: 10). Der niedrigste Gesamtpreis (netto) erhält 100 Wertungspunkte. Für die
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preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl nach folgender Formel ermit- telt:
Punktzahl Bieter XY = Niedrigster Angebotspreis * 100 Preis Bieter XY
Die so ermittelte Punktzahl wird mit dem Gewichtungsfaktor 10 multipliziert, um die gewichtete Punktzahl zu ermitteln. Auf diese Weise können maximal 1.000 Ge- wichtungspunkte erreicht werden.
Es sollen lediglich Preise im Leistungsverzeichnis eingetragen werden. Wenn die Bie- ter noch weitere Erläuterungen zum Preis vornehmen wollen, soll dies mit gesonder- ter Eigenerklärung erfolgen. Dies gilt insbesondere, sofern eine Aufschlüsselung der angegebenen Preise im Leistungsverzeichnis ausdrücklich gefordert wird.
(b) Wirtschaftlichstes Angebot
Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot mit der höchsten Gewichtungspunkt- zahl, die sich aus dem im Preiskriterium (a) erreichten Gewichtungspunkte errechnet.
3.4.3 Ausgestaltung der Angebotsphase
An der Angebotsphase nehmen alle geeigneten Bieter teil. Es finden keine Verhandlungen statt, insbesondere nicht über Änderungen der Angebote und Preise.
Die Auftraggeberin wird Bietergespräche führen, soweit die Angebote Anlass dazu geben. Diese Gespräche dienen primär der Angebotsaufklärung und der Unternehmensvorstellung. Etwaige Bietergespräche werden unter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben durch- geführt. Alle Bieter erhalten unter Wahrung der Chancengleichheit die Gelegenheit zu einem Bietergespräch, wenn ihre Angebot Anlass dazu geben.
3.5 Weitere Einzelheiten zum Vergabeverfahren
Nachfolgende Einzelheiten gelten im hiesigen Vergabeverfahren:
3.5.1 Angebotsfrist
Angebote sind einzureichen bis
Montag, den 8. Dezember 2025 um 15:00 Uhr.
Diese Frist ist eine Ausschlussfrist.
3.5.2 EVB-IT Rahmenvereinbarung und entsprechende AGB
Die Auftraggeberin stellt einen EVB-IT Kauf-Vertrag, die der Musterrahmenvereinbarung in den Vergabeunterlagen beigefügt ist (siehe DOKUMENT I. EVB-IT Rahmenvereinba- rung inkl. EVB-IT Kauf-Vertrag) nebst entsprechender AGB (siehe DOKUMENT J. EVB- IT Kauf-AGB). Die AGB sind nicht abdingbar.
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Entgegenstehende Bedingungen von Bietern werden nicht Vertragsbestandteil. Mit Angebots- abgabe erklären sich Bieter mit der Verwendung des beigefügten EVB-IT Vertrages nebst AGB einverstanden. Etwaig gewünschte Änderungen an den Regelungen des EVB-IT Vertra- ges sind spätestens mit Angebotsabgabe darzulegen und der EVB-IT Vertrag im Entwurf mit dem Angebot einzureichen.
Die Auswahl dieses Vertrages erfolgte vor dem Hintergrund, dass die Auftraggeberin davon ausgeht, dass die Bieter Hardware anbieten, die teilweise Software enthält. Die Auftragge- berin behält sich einen Wechsel des EVB-IT Mustervertrages zu jeder Zeit dieses Vergabe- verfahrens vor, wenn sich im Vergabeverfahren abzeichnet, dass der Schwerpunkt der Leis- tung sich besser durch einen anderen EVB-IT Vertrag abbilden lässt.
3.5.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter
Ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen eines Bieters sind grundsätzlich zugelassen. Bieter können und sollen – sofern sie Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Grundlage des Vertrages machen wollen – ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen mit ihrem Ange- bot einreichen. Diese dürfen den Vergabeunterlagen und den EVB-IT Bestimmungen nicht widersprechen. Insbesondere dürfen aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Bieter keine weiteren Kosten für die Auftraggeberin aus der vorgesehenen und üblichen Nutzung entstehen. Etwaige Schadensersatzansprüche sind nicht ausgeschlossen.
3.5.4 Nachunternehmer/ Eignungsleihe
Sofern ein Bieter beabsichtigt, seine Eignung im Wege der Eignungsleihe nachzuweisen, ist es erforderlich, bereits mit dem Angebot einen entsprechenden Nachweis darüber einzu- reichen, dass ihm im Falle der Zuschlagserteilung die Ressourcen des benannten Nachunter- nehmers auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Ein solcher Nachweis kann etwa in Form einer Verpflichtungserklärung erfolgen, in der der Nachunternehmer erklärt, dass er seine personellen, technischen und/oder finanziellen Ressourcen zur Verfügung stellen wird, sofern der Zuschlag auf den Bieter ergeht.
3.5.5 Formale Vorgaben an die Angebote
Die Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform in einem gängigen Format, vorzugsweise in PDF, einzureichen. Alternativ kann auch ein Microsoft Office Format (Word, Excel o. ä.) verwandt werden.
Sämtliche Erklärungen und Dokumente, die im Rahmen dieses Verfahrens eingereicht wer- den, sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. gegebenenfalls in diese zu übersetzen. So- fern Bieter Unterlagen in einer anderen Sprache einreichen, können diese bei der Auswertung nicht berücksichtigt werden.
Für die Erstellung der Angebote oder sonstigen Unterlagen im Rahmen des gegenständlichen Verfahrens wird keine Vergütung gewährt.
3.5.6 Einzureichende Unterlagen
Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sind in dem DOKUMENT K. CHECK- LISTE Einzureichende Unterlagen aufgeführt. Bieter bestätigen die Einreichung durch die dortige Erklärung und reichen auch dieses Dokument mit ihrem Angebot ein.
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3.5.7 Sonstiges
Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, die Ausschreibung aufzuheben. Dies insbeson- dere dann, wenn kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt werden kann. Etwaige Kosten, die den Bietern im Zuge der Teilnahme am gegenständlichen Verfahren entstehen, werden nicht er- setzt.
Die Bieter verpflichten sich, sämtliche Unterlagen und Informationen, die ihnen im Rahmen dieser Ausschreibung zur Kenntnis erlangen, vertraulich zu behandeln.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Jonas Asgodom, LL.M. (Berkeley) Rechtsanwalt
Dokumentenverzeichnis
A. Verfahrensinformationen B. Eignungsangaben und Referenzblätter C. Leistungsverzeichnis D. Eigenerklärung EU-Sanktionen gegen Russland E. Verpflichtungserklärung Tariftreue NTVergG F. Verpflichtungserklärung Tariftreue HVTG G. Verpflichtungserklärung Tariftreue LTMG H. Verpflichtungserklärung Tariftreue HmbVgG I. EVB-IT Rahmenvereinbarung inkl. EVB-IT Kaufvertrag J. EVB-IT-Kauf AGB K. Checkliste einzureichende Unterlagen