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AGAcareIt gGmbH – Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Hardware zur Einführung von Closed Loop
(KHZG)
Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025
| Lfd | Datum | Frage | Antwort/Klarstellung | ||
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| Nr. | |||||
| 1 | 1 | 11.11.2025 | Sehr geehrte Damen und Herren, folgende Fragen habe ich zu den Anforderungen: 1. Qualitätssystem ISO 9001 Zertifizierung? Muss es das Zertifikat sein, oder reicht der Nachweis über eine selbst auferlegte Qualitätsprüfung und Sicherstellung? 2. Anforderung an Kabelgebundenen Scanner, Muss es exakt wie der Datalogic sein sein auch in Hinblick auf Gewicht und Abmessungen oder darf es leicht dazu abweichen? 3. Anforderung an Funkhandscanner, Muss es die 433 MHz Technologie sein oder darf es auch Bluetooth sein? 4. Anforderung an Etikettendrucker hinsichtlich Betriebssystem, Muss es Link-OS sein oder darf es auch ein anderes Betriebssystem sein wenn das Gerät alle anderen Anforderungen erfüllt wie Hygiene-Anforderungen, Drucksprache usw.? Wenn Sie Punkt 3 und Punkt 4 jeweils mit "JA" beantworten, ist ein Alternativprodukt nicht möglich, weil das Herstellerspezifische Merkmale sind. 5. Da Sie im Projekt von einem KHZG-Finanzierten Projekt sprechen, sollte Ihr Hardwarelieferant nicht auch KHZG-Zertifiziert sein? Diese Anforderung habe ich nicht gefunden, ist i.d.R. für KHZG finanzierte Projekte gefordert. | Antwort zu 1: Gültiges Iso-9001-Zertifikat ist gefordert Antwort zu 2: Die Mindestanforderungen sind in der Vergabe formuliert und einzuhalten. "Oder vergleichbar" ist in Bezug auf die Größe und Gewicht möglich. Die geforderte Medienbreite und Druckbereiche müssen mindestens möglich sein. Die Kompatibilität muss gesichert sein: Funktionierender und getesteter Treiber für Orbis in Citrix-Umgebung, Kompatibilität für Orbis-Modul Closed-Loop Antwort zu 3: 433 Mhz ist gefordert. Die niedrigere Frequenz dieser Technologie ist weniger störanfällig. Antwort zu 4: Die Mindestanforderungen sind in der Vergabe formuliert und einzuhalten. "Oder vergleichbar" ist in Bezug auf Betriebssystem möglich. Die Kompatibilität muss gesichert sein: Funktionierender und getesteter Treiber für Orbis in Citrix-Umgebung, Kompatibilität für Orbis-Modul Closed-Loop Antwort zu 5: KHZG-Zertifizierung ist nicht von Herstellern und Lieferanten gefordert. |
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Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025
| 2 | 17.11.2025 | Guten Tag, ich habe zwei Fragen. 6. Gibt es ein spätestes Vergabedatum? 7. Da die Rechnungsstellung bis zum 29.12.25 erfolgen muss, wäre eine Anzahlungsvorausrechnung mit Zahlungsziel 30 Tage möglich? Hierbei würde die Ware allerdings erst nach Bezahlung innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels durch den Auftraggeber verschickt. Sollte der Auftraggeber also nicht im vereinbarten Zeitraum die Forderungen ausgleichen, würde dies zu einer verspäteten Lieferung führen. Vielen Dank und viele Grüße! | Antwort zu 6: Sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind und einem Zuschlag nichts entgegensteht, ist geplant den Zuschlag spätestens am 22.12.2025 zu erteilen. Antwort zu 7: Nein, eine Vorauszahlung ist nicht vorgesehen. Die Zustellung der Rechnungen muss für die beauftragten Mengen an die jeweiligen Einrichtungen bis 29.12.2025 erfolgt sein. Zahlungsziel: 30 nach Lieferung der Ware. |
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| 3 | 20.11.2025 | Die Anforderungen sind 1 zu 1 aus dem Datenblatt der Zebra Etikettendrucker kopiert. Wenn all diese Kriterien zu K.O. Kriterien gesetzt werden, wäre kein Wettbewerbsprodukt dagegen zu setzen. Daher bitte um Aufklärung hinsichtlich folgender Kriterien: Arbeitsspeicher/RAM ist standardmäßig bei Zebra 256MB, unser Wettbewerbsprodukt hätte 128MB, ist trotzdem schneller als der Zebra bei der Druckgeschwindigkeit und mindestens so schnell wie der Zebra bei Reaktionsverhalten. Speichergröße KO-Kriterium Ja oder Nein? Weiterer Punkt; Druckbreite beim 2 Zoll Drucker(Zebra 56mm) Wettbewerbsprodukt 54mm, reicht das oder nicht? Zu guter letzt PDF Direct, wird das benötigt oder nicht? Unser Wettbewerbsprodukt hat dagegen ein Touchdisplay was Zebra nicht hat. Bitte um Aufklärung, Danke | Die Ausschreibung erlaubt ausdrücklich gleichwertige Produkte. Gleichwertigkeit bedeutet jedoch, dass die Mindestanforderungen erfüllt werden müssen. Für eine Anerkennung der Gleichwertigkeit Ihres Produkts müssten Sie nachweisen, dass: • die geforderten Mindestspezifikationen erfüllt werden oder • Ihr Produkt die geforderte Funktionalität auf andere Weise vollständig erbringt und insbesondere die Kompatibilität mit dem Orbis-System in der Citrix-Umgebung gewährleistet ist. Entscheidend ist die vollständige Vergleichbarkeit zu den genannten Zebra-Modellen sowie die Kompatibilität für das Orbis-Modul Closed-Loop. |
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Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025
| Um eine Gleichwertigkeit bei Abweichungen von den Mindestanforderungen feststellen zu können, sind entsprechende technische Nachweise, Testergebnisse und Herstellerbestätigungen mit dem Angebot einzureichen, die die Gleichwertigkeit und vollständige Funktionalität belegen. Ob die Gleichwertigkeit letztlich gegeben ist, entscheidet die Auftraggeberin nach ausgiebiger Prüfung im Rahmen des ihr zustehenden Wertungsspielraums. | |||
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| 4 | 25.11.2025 | Zur EVB-IT Rahmenvereinbarung: 2. Nr. 3.1.2: Der Auftraggeber hat keines der Hauptauswahlfelder angekreuzt, die bestimmen sollen, auf welche Weise die Einzelauftragsbestätigung zu erfolgen hat. Wir bitten höflich um entsprechende Mitteilung. 3. Nr. 9.1: Der Auftraggeber hat hier keine Anlage benannt, wir bitten um Einfügung/Klarstellung. 4. Nr. 13.2: Der Auftraggeber setzt ein Kreuz bei “Der Auftragnehmer gewährt eine Hotline in deutscher Sprache zu folgenden Zeiten:” Der Auftraggeber beauftragt aber weder in Ziffer 13.1 eine Hotline (und erklärt auch den Gegenstand dieser nicht), noch füllt er dann in Ziffer 13.2 die Zeiten aus, zu denen die Hotline besetzt sein sollte. Auch alle anderen Ziffern zur Hotline (13.3-13.5) sind nicht ausgefüllt. Aus dem Vertrag gehen ferner keine Instandhaltungsleistungen hervor. Gehen wir daher recht in der Annahme, dass das Kreuz bei 13.2 aus Versehen gesetzt wurde und es entfernt werden kann? 5. Nr. 17: Vor dem Hintergrund der ausgeschriebenen Leistung (reine Lieferung von Hardware) erschließt sich dem Bieter nicht, inwiefern die Klausel aus Nr. 17 anwendbar sein sollte. Der | Zu 2.: Die Einzelauftragsbestätigung ist gemäß Ziffer 3.1.2 der EVB-IT Rahmenvereinbarung in Textform zu erteilen. Der Auftragnehmer hat Einzelaufträge unverzüglich, spätestens binnen einer Woche zu bestätigen. Der Einzelauftrag erfolgt per Mail durch die jeweilige Einrichtung. Die Bestätigung ist daher in Textform (z.B. per Mail) an die im jeweiligen Einzelauftrag genannte Kontaktadresse der betreffenden Einrichtung zu richten. Zu 3.: Als Anlage Nr. 2 zu Ziffer 9.1 ist das Leistungsverzeichnis (DOKUMENT C. Leistungsverzeichnis) vorgesehen. Die Vergütung der Leistungen des Auftragnehmers ergibt sich aus Anlage Nr.2, dem Leistungsverzeichnis. Die Vergütung richtet sich nach den im Leistungsverzeichnis angegebenen Positionen und den vom Bieter angebotenen Preisen. Zu 4.: Das Kreuz an dieser Stelle kann als gegenstandslos betrachtet werden. |
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Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025 Auftragnehmer schuldet keine IT-Sicherheitsrelevanten Leistungen. Zu 5.: Die Regelungen in Ziffer 17 zur IT-Sicherheit Der AN ist anhand der Ausschreibungsdokumente zur Lieferung von sind auch bei reiner Hardware-Lieferung Hardware verpflichtet und erbringt keine Firewall/SOC/SIEM/EDR- anwendbar, soweit sie die Beschaffenheit der Leistungen. Gehen wir daher recht in der Annahme, dass die Klausel Hardware betreffen. Der Auftragnehmer hat gemäß als für den Vertrag gegenstandslos betrachtetwerden kann? Ziffer 2.4 der EVB-IT Kauf-AGB sicherzustellen, dass Ansonsten bitten wir um Aufklärung, wie der AG diese Klausel die gelieferte Hardware frei von Schaden stiftender auslegt und welche Leistungen konkret gefordert werden. Diese Software ist und keine Funktionen enthält, die die wären dann auch im Preisblatt auszuweisen und zu vergüten. Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der IT-Systeme des Auftraggebers gefährden. Diese 6. Nr. 4.2: Der AG hat mehrere Unterauswahlfelder angekreuzt. sogenannte „No-Spy-Klausel“ ist grundlegender Nicht aber das erste Hauptauswahlfeld. Um die Unterauswahlfelder Bestandteil der EVB-IT Kauf-AGB und betrifft die zu aktivieren, muss das Hauptauswahlfeld angekreuzt sein. Wünscht Sicherheitsanforderungen an die zu liefernde der AG, dies nachzuholen oder sollen die Unterauswahlfelder Hardware selbst. unwirksam sein? Wir bitten höflich um Klarstellung und redaktionelle Anpassung. Die Klausel verpflichtet den Auftragnehmer, bei IT- Sicherheitsvorfällen oder Ereignissen, die Zu den EVB-IT Kauf AGB: voraussichtlich zu einem IT-Sicherheitsvorfall führen, unverzüglich zu informieren. 7. Ziff. 2.1: Gehen wir recht in der Annahme, dass ein Weitergehende IT-Sicherheitsleistungen wie Eigentumsübergang erst nach vollständiger Kaufpreiszahlung Firewall-, SOC-, SIEM- oder EDR-Leistungen erfolgt? Soweit der Anbieter nicht Hersteller ist, kann er werden nicht geschuldet. Die Klausel ist daher nicht gegebenenfalls das Eigentum nicht vor Zahlung des Kaufpreises gegenstandslos, sondern auf die grundlegenden verschaffen. Sicherheitsanforderungen an die Hardware beschränkt. 8. Ziff. 5: Gehen wir recht in der Annahme, dass Liefertermine nur verbindlich sind, wenn diese vom Hersteller/Vorlieferanten bestätigt Zu 6.: Der Hinweis ist zutreffend. Das erste werden? Hauptauswahlfeld in Ziffer 4.2 ist als angekreuzt zu betrachten. Die Unterauswahlfelder sind 9. Ziff. 7.1: Für Mängelansprüche gilt nach dieser Vorschrift eine entsprechend anwendbar. Wir werden dies Verjährungsfrist von 24 Monaten. Der Hersteller gewährt jedoch redaktionell anpassen. maximal eine Frist von höchstens einem Jahr. Eine Gewährleistungsfrist von einem Jahr ist im B2B branchenüblich und Zu 7.: Gemäß Ziffer 2.1 der EVB-IT Kauf-AGB entspricht der gängigen Praxis. Um ein leistungsstarkes und verschafft der Auftragnehmer dem Auftraggeber wirtschaftliches Angebot unterbreiten zu können, wird eine Basis jeweils mit der Lieferung das Eigentum an der benötigt, die das gesamte vertragliche Paket berücksichtigt. Gehen Hardware. Dies ist die vertragliche Verpflichtung wir vor diesem Hintergrund Recht in der Annahme, dass eine und entspricht dem gesetzlichen Regelfall beim Kauf. Die Annahme, dass ein Eigentumsübergang
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Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025 Gewährleistungsfrist von 12 Monaten ab Lieferung geregelt werden erst nach vollständiger Kaufpreiszahlung erfolgt, ist kann? nicht zutreffend. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass er in der Lage ist, das Eigentum mit Lieferung zu übertragen. Sollten besondere Umstände vorliegen, die dies verhindern (z.B. Eigentumsvorbehalt des Herstellers/Vorlieferanten), sind diese im Angebot darzulegen und bedürfen einer gesonderten vertraglichen Vereinbarung mit der Auftraggeberin.
Zu 8.: Die Termine für die Lieferung der Hardware sind im Vertrag festgelegt und verbindlich. Bei Verzögerungen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, verschieben sich die von der Verzögerung betroffenen Termine angemessen. Sämtliche Artikel müssen jedoch zwingend bis spätestens 31.01.2026 geliefert werden.
Die Annahme, dass Liefertermine nur verbindlich sind, wenn diese vom Hersteller/Vorlieferanten bestätigt werden, ist nicht zutreffend. Die vereinbarten Liefertermine sind grundsätzlich verbindlich. Wenn der Auftragnehmer einen Termin nicht einhält, kommt er ohne Mahnung in Verzug, es sei denn, er hat die Verzögerung nicht zu vertreten. Verzögerungen durch Hersteller/Vorlieferanten können nur dann als unverschuldet gelten, wenn der Auftragnehmer diese nicht vorhersehen konnte und alle zumutbaren Vorkehrungen getroffen hat. Der Auftragnehmer trägt das Beschaffungsrisiko und hat sich entsprechend bei seinen Vorlieferanten abzusichern.
Zu 9.: Die Verjährungsfrist für Sach- und Rechtsmängelansprüche beträgt gemäß Ziffer 7.1 der EVB-IT Kauf-AGB 24 Monate nach der
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Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025
| Lieferung, soweit nichts anderes vereinbart ist. Die 24-Monats-Frist entspricht den gesetzlichen Anforderungen und den Standards für öffentliche Auftraggeber. Eine Verkürzung der Gewährleistungsfrist auf 12 Monate ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Die EVB- IT Kauf-AGB sehen zwar die Möglichkeit abweichender Vereinbarungen vor („soweit nichts anderes vereinbart ist“), jedoch ist die 24-monatige Gewährleistungsfrist für die Auftraggeberin nicht verhandelbar. Dies entspricht den Anforderungen an öffentliche Auftraggeber und dient dem Schutz der Auftraggeberin bei einem fördermittelfinanzierten Projekt. Bieter haben sicherzustellen, dass sie diese Gewährleistungsfrist erfüllen können, gegebenenfalls durch entsprechende Vereinbarungen mit ihren Herstellern/Vorlieferanten, durch Herstellergarantien oder durch eigene Gewährleistungsübernahme. Die Gewährleistungsfrist von 24 Monaten ist Vertragsbestandteil und nicht abdingbar. | |||
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| 5 | 28.11.2025 | Frage 1 Sie schreiben in den Verfahrensinformationen unter 2.3 dass die Lieferung sämtlicher Artikel bis spätestens 31.01.2026 erfolgen muss. Ist daher unsere Annahme, korrekt dass mit sämtlichen Artikeln die kompletten Mengen aus dem LV zu verstehen ist? | Zu 1.: Es müssen bis 31.1.2026 die Mengen geliefert werden, die durch die Einrichtung direkt beauftragt werden. Die Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt 6 Monate, darum können die Einrichtungen auch noch später beauftragen. Vorsorglich verweisen wir bzgl. der Artikel außerdem nochmal auf unsere Ausführungen zur Gleichwertigkeit. |
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Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025 (400 Stk. Handscanner, kabelgebunden; 13 Stk. Handscanner Zu 2.: Für die Summen pro Einrichtung sind im kabellos; 115 Stk. Etikettendrucker Gross Zebra; 115 Stk. Leistungsverzeichnis ab Zeile 13 entsprechende Etikettendrucker klein) Felder vorgesehen. Diese sind zu nutzen.
Frage 2 Zu 3.: Das Kreuz im EVB-IT unter Punkt 13.2. kann als gegenstandslos betrachtet werden. Im Leistungsverzeichnis bilden sich keine Gesamtpreise, ist es korrekt, dass die Summen vom Bieter selbst zusammengerechnet Zu 4.: Für diese Artikel sollte eine Preisbindung werden müssen und in der Zeile 24ff. einzutragen sind? von 6 Monaten abbildbar sein. Sofern es Modelländerungen gibt, müßte dies ohnehin Frage 3 geprüft werden.
Im EVB-IT Vertrag fordern Sie unter 13.2 eine deutschsprachige Zu 5.: Nein, einer Anzahlungsrechnung bzw. Hotline mit entsprechen Anforderungen. Vorauszahlung wird nicht zugestimmt. Zahlungsziel sind 30 Tage nach Lieferung der Ware. Bezugnehmend auf die Anforderung, dass „die Beseitigung einer Störung bzw. die Beantwortung komplexer Anwenderfragen … durchgängig von demselben Mitarbeitenden des Auftragnehmers bis zum erfolgreichen Abschluss betreut werden“ soll, bitten wir um folgende Konkretisierungen/Prüfung von Alternativlösungen. Die Forderung ist aus unserer Sicht bei komplexen Anwenderfragen und bei zu erwartendem parallelen Anrufaufkommen nur mit erheblichem personellen/organisatorischen Mehraufwand und daraus resultierenden Mehrkosten erfüllbar.Wir bitten zu prüfen, ob diese Anforderung tatsächlich erforderlich ist oder ob lediglich eine Service- und Support Hotline vom Hersteller Hotline ausreicht.
Frage 4
Sie schreiben einen Rahmenvertrag für 6 Monate mit Festpreisen aus. Zudem schreiben Sie, dass bei Nachfolgemodellen keine Preisanpassung erfolgen darf.
Die letzten Jahre haben gezeigt, dass diese Anforderung für alle Bieter ein unkalkulierbares Risiko darstellt. Unvorhersehbar stark gestiegene Rohstoff- und Komponentenpreise, höhere Transportkosten und eine stark gestiegene Inflation sind nur einige
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Klarstellungen 5, Stand: 3. Dezember 2025
| der Gründe dafür, weshalb die Hersteller keine festen Preisgarantien über längere Zeiträume gewährleisten können, womit auch die Bieter keine festen Preise für 6 Monate garantieren können. Wir möchten daher darum bitten, dass sofern es zu einer Preisänderung oder zu einem Nachfolgemodell seitens des Herstellers kommt, eine Preisanpassung akzeptiert wird. Eine gängige Praxis ist, dass sich der Preis aus dem gleichen Prozentualen Verhältnis vom Hersteller Listpreis und dem Angebotspreis des im Angebot enthaltenen Modells errechnet. Somit ist eine beidseitige Transparenz gegeben und dies kann von den Bietern entsprechend kalkuliert werden. Diese Regelung gilt auch für mögliche Nachfolgeprodukte. Wir bitten höflich darum, diesen Formulierungsvorschlag zu prüfen und die Aufnahme einer Preisgleitklausel in die Vertragsbedingungen in Betracht zu ziehen. Frage 5 Sie schreiben dass die Rechnungsstellung bis spätestens 29.12.2025 erfolgen muss, auch wenn die Lieferungen erst später erfolgen können. Wir möchten hiermit erfragen, ob Sie der Ausstellung einer Anzahlungsrechnung über die Auftragssumme ebenfalls zustimmen können. Aus steuerrechtlichen Gründen können wir die Schlussrechnung erst nach Lieferung erstellen. | |||
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| 6 | 03.12.2025 | Die Rechnungen sollen elektronisch erstellt werden. Um eine ordnungsgemäße und fristgerechte Rechnungsübermittlung vorzunehmen, werden die elektronischen Empfängeradressen benötigt. Diese sind nicht den Unterlagen zu entnehmen. Welche Emailadressen dürfen wir für den elektronischen Versand berücksichtigen? | Die Mailadressen für den jeweiligen Rechnungseingang der Einrichtungen werden bei Auftragserteilung an den Bieter übermittelt, der den Zuschlag erhält. |
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