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Hinweise zum Datenschutz
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikel 13, 14 Datenschutz- grundverordnung (DSGVO)
Wichtiger Hinweis an Arbeitgeber:
Wir verarbeiten im Rahmen des Vergabeverfahrens die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern Ihres Unternehmens, aus denjenigen Unterlagen, die Sie im Vergabeverfahren an uns übermitteln (insbesondere Teilnahmeanträge und Angebote). Sie sind verpflichtet, dieses Hinweisblatt vor der Übermittlung solcher Unterlagen allen betroffenen Mitarbeitern auszuhändigen.
- Einleitung
Die im Rahmen des Vergabeverfahrens „Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Grafikdienstleis- tungen für die KBV in sechs Losen“ der Kassenärztlichen Bundesvereinigung K.d.ö.R. („KBV“, „wir“ und „uns“) einzureichenden Dokumente enthalten personenbezogene Daten, die für die Kommunikation und für die Entscheidungsfindung im Vergabeverfahren erforderlich sind. Der Schutz dieser Daten ist uns wich- tig. Wir verarbeiten sie daher mit größtmöglicher Sorgfalt und in Einklang mit den gesetzlichen Bestim- mungen.
Nachfolgend informieren wir Sie gemäß den Vorgaben der Art. 13 und 14 der Europäischen Datenschutz- grundverordnung („DSGVO“) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte als Betroffener.
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Kassenärztliche Bundesvereinigung Herbert-Lewin-Platz 2, 10623 Berlin Telefon: 030 4005-0 Telefax: 030 4005-1590 E-Mail: info@kbv.de
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Kassenärztliche Bundesvereinigung Datenschutzbeauftragter Herbert-Lewin-Patz 2 10623 Berlin E-Mail: datenschutzbeauftragter@kbv.de
- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Vergabeverfahrens von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber erhalten. Das sind insbesondere die Daten aus Teilnahmeanträgen oder Angeboten, die im Verga- beverfahren gefordert und einzureichen sind. Regelmäßig handelt es sich dabei um:
dienstliche Kontaktdaten von Ihnen als Einzelunternehmer oder Mitarbeiter Ihres Arbeitgebers, wie Vor- und Nachname, Position im Unternehmen, berufliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang und Ihrer beruflichen Qualifikation, wie Lebensläufe, Berufsabschlüsse und persönliche Berufserfahrungen.
Darüber hinaus verarbeiten wir – soweit für das Vergabeverfahren erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wett- bewerbsregister, Presse, Internet zulässigerweise erheben dürfen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden.
Wir erheben darüber hinaus personenbezogene Daten, z.B. im Zusammenhang mit Bedarfserhebungen, Be-
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schaffungsvorhaben, Teilnahmeanträgen, Angeboten, Fragen, welche z.B. über Webformulare in eVergabe- plattformen oder per E-Mail an uns übermittelt werden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflich- tungen (z.B. Zahlungsverkehr) sowie Dokumentationsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).
- Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrund- lage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und – soweit anwendbar – des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) sowie gegebenenfalls weiteren anwendbaren Datenschutzbestimmungen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der rechtmäßigen Durchführung und Ver- waltung des Vergabeverfahrens, im Einzelnen zur:
Einhaltung der geltenden vergaberechtlichen Vorschriften, insbesondere der Vergabegrundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz, der Wirtschaftlichkeit, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbe- handlung Prüfung und Beantwortung von Fragen und Hinweisen von Bietern im Vergabeverfahren Prüfung und Wertung von Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträ- gen und Angeboten im Vergabeverfahren, insbesondere auf vergaberechtliche Ausschlussgründe Dokumentation des Vergabeverfahrens Führung einer sachdienlichen Kommunikation während des Vergabeverfahrens.
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung der für uns verpflichtenden Eignungsprüfung (insbesondere Angaben zur Befähigung und gegebenenfalls Erlaubnis zur Berufsaus- übung sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit) und für die Prüfung zwingender Aus- schlussgründe wegen eines Verstoßes gegen bestimmte Strafvorschriften erfolgt, ist diese gemäß Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c), Absatz 3 DSGVO in Verbindung mit den §§ 122 und 123 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen („GWB“) zur Erfüllung dieser rechtlichen Verpflichtungen zulässig.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Diese Vorschrift gestattet uns die Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der be- troffenen Personen, die den Schutz personenbezogener Daten erforderlich machen, überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens unter Be- achtung der insoweit geltenden gesetzlichen Vorgaben.
- Wer bekommt Ihre Daten?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Ihre personenbezo- genen Daten werden – soweit erforderlich und zulässig – weitergegeben an:
Bundesamt für Justiz zur Einholung von Gewerbezentralregister-Auskünften gem. § 150a GewO zuständige Stellen für vergaberechtliche relevante Register (z.B. Wettbewerbsregister, Transpa- renzregister) zuständige Stellen zur Einholung von Auskünften betreffend das Vorliegen von vergaberechtli- chen Ausschlussgründen Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen Sicherheits- und Ordnungsbehörden zur Überprüfung etwaiger bewachungsrechtlicher Voraus- setzungen mit der Beratung oder Unterstützung im Vergabeverfahren beauftragte Dritte (z.B. Ingenieurbü- ros, Beratungsunternehmen, Rechtsanwaltskanzleien)
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Teilnehmer am Vergabeverfahren zur Information über die Vergabeentscheidung Instanzen für die Nachprüfung von Vergabeverfahren und die dort beteiligten Parteien Rechnungsprüfungs-, Revisions- und Kontrollinstanzen.
Soweit wir mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten, werden Ihre Daten an diese weitergegeben. Auf- tragsverarbeiter sind Unternehmen, die wir im gesetzlich vorgesehenen Rahmen (Art. 28 DSGVO) mit der Ver- arbeitung von Daten beauftragen (Dienstleister, Erfüllungsgehilfen) und entsprechend anweisen. Wir bleiben auch in diesem Fall weiterhin für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Beauftragt werden diese Unternehmen von uns insbesondere in folgenden Bereichen:
Bereitstellung und Betrieb der im Vergabeverfahren eingesetzten eVergabeplattformen ggf. Digitalisierung von in Papierform im Vergabeverfahren eingereichten Unterlagen.
- Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies zur Durchführung des Vergabever- fahrens und unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Als Bestandteil der Dokumentation des Vergabeverfahrens fallen Ihre Daten unter die Aufbewahrungsfristen gemäß § 8 Abs. 4 VgV (bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder Rahmenvertrages, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlages) oder im Fall einer Unterschwellenvergabe gemäß § 6 Abs. 2 UVgO (mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags).
Darüber hinaus können für uns abweichende Aufbewahrungsfristen gelten, die in Rechts- und Verwal- tungsvorschriften wie denjenigen zur Bundeshaushaltsordnung festgelegt sind. Gemäß diesen Vorschrif- ten kann eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren erforderlich sein.
Soweit nach Beendigung des Vergabeverfahrens durch Ihr Unternehmen oder durch uns noch Ansprüche beste- hen oder geltend gemacht werden, werden Ihre personenbezogenen Daten jedoch erst dann gelöscht, wenn diese Ansprüche abschließend geklärt sind, spätestens jedoch mit Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist. Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches („BGB“) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich ist, löschen wir diese.
- Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittländer (Staaten außerhalb der europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.
- Welche Rechte haben Sie?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen uns gegenüber folgende Rechte:
a. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf de- taillierte Auskunft über die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten. Die Auskunftserteilung kann in begründeten Einzelfällen auf Grundlage des Art. 12 Abs. 5 Satz 2 lit. b) DSGVO oder der in § 34 BDSG geregelten Fälle abgelehnt werden.
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b. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können von uns die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten verlangen, die Sie betreffen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie zudem das Recht, die Vervollständigung un- vollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
c. Recht auf Löschung oder „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
Sie haben unter den in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht auf Löschung Ihrer perso- nenbezogenen Daten. Dieses Recht ist in den in Artikel 17 Abs. 3 DSGVO genannten Fällen einge- schränkt.
d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, u.a. wenn und solange Uneinigkeit über die Richtigkeit Ihrer Daten besteht, Sie eine Löschung der Daten ablehnen oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Interessen überwiegen.
e. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns ausnahmsweise auf Ihrer freiwillig erteilten und jederzeit widerrufbaren Einwilligung oder einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO beruht, können Sie bei Vorliegen der in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen auch die Herausgabe der im Rahmen des Vergabeverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit).
f. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Ferner haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde insbesondere in dem EU- Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt.
Die Anschrift der für die KBV zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Graurheindorfer Str. 153 53117 Bonn Telefon: +49 (0)228-997799-0 Telefax: +49 (0)228-997799-5550 E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zustehen, bleiben hiervon unberührt.
- Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Vergabeverfahrens müssen diejenigen Ihrer personenbezogenen Daten bereitgestellt wer- den, die für die Durchführung und Verwaltung eines rechtmäßigen Vergabeverfahrens und der damit ver- bundenen vergaberechtlichen Rechte und Pflichten von uns als öffentlichem Auftraggeber erforderlich sind. Ohne diese Daten wird die rechtmäßige Durchführung und Verwaltung des Vergabeverfahrens gefährdet.
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- Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Durchführung und Verwaltung des Vergabeverfahrens findet grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.
Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO einzulegen. Dies gilt auch für ein etwa auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sin- ne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten; es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch ist formfrei möglich und an die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten zu richten.
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