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ANTWORTEN AUF BIETERFRAGEN ZUM VERGABEVERFAHREN 25-09-3

"RAHMENVEREINBARUNG ÜBER DIE ERBRINGUNG VON GRAFIKDIENSTLEISTUNGEN"


1	Budget/Leistungsumfang je Los	Wir bitten um Auskunft zur voraussichtlichen, jährlichen Budgetgröße, welche für die Ausfüh- rung der Leistungen je Los zur Verfügung stehen wird. Sollten Sie hierzu keine spezifischen Angaben ma- chen können, bitten wir ersatzweise um Schätz- werte bzw. eine grobe Orientierung der Budget- größe je Los, z.B. auf Basis von Budgetplanungen oder auch von Vergangenheitswerten. Sollte eine monetäre Budgetauskunft nicht erteilt werden können, erbitten wir ersatzweise um An- gaben zum Leistungsumfang (Mengenangaben) in Bezug zur Leistungsbeschreibung je Los.	Eine monetäre Budgetauskunft je Los kann nicht erteilt werden. Der bisherige Leistungsumfang ist in Kapitel 4 für die Lose 1 bis 4 dargelegt. Für Los 6 können die geschätzten Mengen der Lose 1 bis 4 zusammen herangezogen werden. Für Los 5 kann als Vergangenheitswert für das Jahr 2025 ca. 4.500 EUR netto genannt werden.
2	Gestaltungsbeispiele, Kapitel 6	Wir möchten die Gestaltungsbeispiele als PDF zur Verfügung stellen, da in vielen Fällen gedruckte Exemplare nicht verfügbar sind. Wir bitten um Be- stätigung, dass dies akzeptiert wird.	Ja, das ist möglich. Es ist darauf zu achten, dass die Gestaltungsbeispiele eindeutig den Losen zugeordnet werden können.
3	Preisblätter	In den Preisblättern fordern sie die Angabe der Kosten für eine einfach und eine komplexe Grafik. Können sie uns bitte je ein Beispiel schicken, was	Einfache sowie komplexe Grafiken sind nur im Bedarfsfall anzusetzen. Die eigentliche Leistung je Los inkl. aller Arbeitsschritte,

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		als einfache und was als komplexe Grafik angese- hen wird?	Bildauswahl, Korrektur usw. sind in den einzelnen Losen beschrieben. Als Beispiel für eine einfache Grafik (Seite 11) und komplexe Grafik (Seite 36) kann der Qualitätsbericht 2024 herangezogen werden: https://www.kbv.de/documents/infothek/zahlen-und- fakten/qualitaetsbericht/kbv-qualitaetsbericht-2024.pdf Die als Beispiel genannten Grafiken des Qualitätsbericht dienen nur zur Veranschaulichung. Für das Los 4 gehören diese Grafiken jedoch zum Leistungsumfang und können nicht extra abgerechnet werden.
4	Preisblatt, Los 5	Gehen wir recht in der Annahme, dass bei diesem Los, im Gegensatz zu den Losen 1-4, die Leistung "Abwicklung der Erstellung eines barrierefreien PDFs mit Dienstleister der KBV" nicht bepreist werden soll, da es sich hier nicht um eine Publika- tion zur Veröffentlichung, wie in den Losen 1-4, handelt?	Ja, diese Annahme ist korrekt. Daher gibt es bei Los 5 die Position „Abwicklung der Erstellung eines barrierefreien PDFs mit Dienstleister der KBV“ nicht im Preisblatt.
5	Angebotsunterlagen	„Dieses Vergabeverfahren ist in sechs Lose geglie- dert. Alle Lose können unabhängig voneinander, aber auch zusammen angeboten werden. Sollten mehrere Lose angeboten werden, sind diese sepa- rat auszuweisen.“ In diesem Zusammenhang bitte ich um kurze Klar- stellung, ob für jedes Los ein vollständiges, sepa- rates Angebot (inklusive aller Formblätter und Preisblätter) einzureichen ist, oder ob ein gemein- sames Angebot mit einer losweisen Aufschlüsse- lung der Preise ausreichend ist.	Ein gemeinsames Angebot mit einer losweisen Aufschlüsselung der Preise ist ausreichend. Die geforderten Unterlagen Angebotsschreiben, Erklärung zur Eignung, Konzept zur Auftragserfüllung sowie die Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners sind nur einmal einzureichen, egal für wie viele Lose ein Angebot abgegeben wird. In dem Angebotsschreiben sind die Lose anzukreuzen. Preisblätter sowie Gestaltungsbeispiele sind je Los auszufüllen bzw. einzureichen.

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6	Leistungsbeschreibung, Kapitel 6	In Kapitel 6 zeigen Sie den Umfang der Gestal- tungsbeispiele auf. Verstehen wir es richtig, dass für die jeweiligen Lose Dokumente im vollen Um- fang eingereicht werden müssen, z. B. für Los 2: 3 Broschüren mit 24 Innennseiten? Mit welchen In- halten soll gearbeitet werden?	Nein, es sind Gestaltungsbeispiele im vergleichbaren Umfang einzureichen, z. B. für Los 2: 3 Servicehefte/Broschüren, 3 Schaubilder/Infografiken mit mehreren Seiten.
7	KBV-Styleguide	Im Styleguide sind Arbeitsdateien für Adobe-Pro- gramme genannt, sind diese verfügbar? ·	Ja, sie werden nach Zuschlagserteilung zeitnah zur Verfügung gestellt.
8	Referenzen	Sind 3 Referenzen pro Los oder als Gesamtzahl einzureichen?	Es sind 3 Referenzen als Gesamtzahl im Formblatt „Erklärung zur Eignung“ einzutragen.
9	Referenzen/ Gestaltungsbeispiele	Können die gleichen Publikationen sowohl als Re- ferenz, als auch als Gestaltungsbeispiel einge- reicht werden? Was genau sind die Kriterien so- wohl für Referenzen als auch für Gestaltungsbei- spiele?	In diesem Fall können die Publikationen sowohl als Referenzen wie auch als Gestaltungsbeispiele eingereicht werden. Mit den eingereichten Referenzen wird die Eignung des Bieters festgestellt. Die qualitative Bewertung der Gestaltungsbeipiele erfolgt nach den in der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 2.7.1 aufgeführten Kriterien.
10	Referenzen	Ist es möglich, Referenzen aus dem gesamten Ka- lenderjahr 2022 einzureichen?	Ja, es dürfen Referenzen aus dem gesamten Kalenderjahr 2022 eingereicht werden.
11	KBV-Styleguide	Werden die InDesign-Arbeitsdateien, welche im Styleguide aufgeführt sind, für die jeweils zu er- stellenden Medien dem Auftragnehmer zur Verfü-	Siehe Antwort zu Frage #7.

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		gung gestellt? Wenn ja, können Sie eine Arbeits- datei z. B. KVB_BD_Broschuere_DINA4_AD als Beispiel zur Verfügung stellen.
12	Leistungsbeschreibung, Kapitel 4 sowie Preisblätter	Welche genauen Leistungen sind in den Losen 1 bis 4 unter »Abwicklung der Erstellung eines barri- erefreien PDFs mit Dienstleister der KBV« ge- meint? (Leistungsanforderung/-umfang des Dienstleisters der KBV?)	Direkte Kommunikation mit dem Dienstleister ohne die KBV als Mittler. Übermittlung eines vorbereiteten PDFs an den entsprechenden Dienstleister, welches dann vom Dienstleister barrierefrei gemacht werden kann.
13	Leistungsbeschreibung, Kapitel 6	Dürfen wir davon ausgehen, dass im Rahmen der Gestaltungsbeispiele ausschließlich bereits reali- sierte Referenzprojekte eingereicht werden sollen und keine neu erarbeiteten Entwürfe auf Basis des bestehenden KVB-Styleguides erwartet wer- den?	Ja, es sollen bereits realisierte Gestaltungsbeispiele eingereicht werden zusammen mit der spezifischen Aufgabenstellung des Auftraggebers.
14	Allgemein	Muss man im Handelsregister eingetragen sein, um am Verfahren teilzunehmen?	Nein, die erlaubte Berufsausübung kann auch anders nachgewiesen werden (§ 44 VgV).
15	Referenzen/ Gestaltungsbeispiele	Können Sie bestätigen, dass die im Rahmen der Zuschlagskriterien geforderten Gestaltungsbei- spiele nicht zwingend mit den im Formblatt „Er- klärung zur Eignung“ aufgeführten Referenzen übereinstimmen müssen und von Auftraggebern stammen können, die nicht im Rahmen der "Erklä- rung zur Eignung" aufgeführt wurden? Nach unserem Verständnis dienen die Referenzen ausschließlich dem Nachweis der fachlichen Eig-	Ja, wir können Ihre Annahme bestätigen. Siehe dazu auch unsere Antwort zu #9.

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		nung gemäß § 122 GWB und müssen daher ledig- lich in Art und Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sein. Die Gestaltungsbeispiele hingegen dienen der qualitativen Bewertung im Rahmen der Zuschlags- kriterien und können daher auch aus anderen rea- lisierten Projekten / von anderen Auftraggebern stammen, sofern sie inhaltlich und formal den ge- forderten Beispieltypen entsprechen. Bitte bestätigen Sie diese Auslegung oder erläu- tern Sie im Falle einer abweichenden Bewertung, in welcher Weise die Gestaltungsbeispiele mit den Referenzen in Zusammenhang stehen müssen.
16	Leistungsbeschreibung, Kapitel 6, Los 5	1. Wie ist der Satz „3 Screenshots für Entwick- lung des CDs eines Auftraggebers“ genau zu verstehen? a) 3 Screenshots, die die Entwicklung des CDs für einen einzigen Auftraggeber verdeutli- chen? b) jeweils 1 Screenshot, der die Entwicklung von 3 unterschiedlichen CDs für drei unter- schiedliche Auftraggeber verdeutlicht? c) eine beliebige Anzahl von Screenshots, die die Entwicklung von 3 unterschiedlichen CDs für drei unterschiedliche Auftraggeber verdeutlichen? 2. Sollen Screenshots von umgesetzten Werbe- mitteln oder des Styleguides gezeigt werden?	1. b) 2. Es sind Screenshots einzureichen, die die Umsetzung des Corporate Designs erkennen lassen. 3. Die Weiterentwicklung eines CDs ist auch ausreichend. Bitte hier die Weiterentwicklung des CDs beschreiben.

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		3. Ist für ein wertungsfähiges und als optimal be- wertetes Gestaltungsbeispiel eine CD-Neuent- wicklung erforderlich oder kann es sich auch um Weiterentwicklungen eines bestehenden CDs handeln?
17	Preisblatt	Sind Lizenzkosten für die Nutzungsrechte von Bildern bei der Kalkulation der Stundenpreise für die jeweiligen Positionen einzubeziehen oder werden diese extra mit der KBV abgerechnet?	Lizenzkosten für die Nutzungsrechte von Bildern werden extra abgerechnet.
18	Preisblatt Los 1 Pos. 1.1.1	In Position 1.1.1 („Layout/Umsetzung inkl. Satz/Reinzeichnung und Kreativleistung“) sind 10 Stunden angegeben. Bezieht sich dieser Aufwand auf ein Gesamtpaket, bestehend aus: • 1 Flyer DIN lang (bis zu 8 Seiten) • 1 Poster DIN A3 • ggf. Merkblätter DIN A4 (beidseitig) • in sechs Sprachen Oder ist der angegebene Stundenumfang pro Ein- zelleistung (z. B. pro Flyer, pro Poster) und in nur einer Sprache zu verstehen?	Wie in Ziffer 2.7.3 der Leistungsbeschreibung dargestellt, handelt es sich bei den Mengenangaben im Preisblatt lediglich um Mengenvordersätze für die Bildung des Wertungspreises um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Die Angabe von 10 Stunden entspricht einem durchschnittlichen Einzelauftrag. Im Preisblatt sind vom Bieter jeweils nur die Stundensätze für die Leistungen sowie Stückpreise für Grafiken anzugeben. Die Abrechnung beim Einzelabruf erfolgt auf Basis dieser Preisangaben und dem tatsächlichen Aufwand je Auftrag.
19	Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1 Preisblatt Los 1	In der Leistungsbeschreibung (Kap. 4.1) ist zusätz- lich eine Position zur „Aktualisierung von Informa- tionsmaterialien für Patienten“ aufgeführt. Diese Position taucht im Preisblatt Los 1 jedoch nicht auf.	Die Abrechnung dieser Position erfolgt nach Aufwand auf Grundlage der Preisposition 1.2.1 „Zusätzliche Korrektur“.

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		Wie soll diese Leistung kalkuliert werden bzw. wo und in welcher Position ist diese abzubilden?
20	Preisblatt Los 2 Pos. 2.1.1	In Position 2.1.1 (Serviceheft PraxisWissen) sind 24 Stunden angesetzt. Bezieht sich dieser Zeitan- satz auf eine Einzelausgabe oder auf alle geplan- ten Ausgaben pro Jahr (2 bis 3 laut Kapitel 4.2)?	Wie in Ziffer 2.7.3 der Leistungsbeschreibung dargestellt, handelt es sich bei den Mengenangaben im Preisblatt lediglich um Mengenvordersätze für die Bildung des Wertungspreises um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Die Angabe von 24 Stunden entspricht einem durchschnittlichen Einzelauftrag. Im Preisblatt sind vom Bieter jeweils nur die Stundensätze für die Leistungen anzugeben. Die Abrechnung beim Einzelabruf erfolgt auf Basis dieser Preisangaben und dem tatsächlichen Aufwand je Auftrag.
21	Preisblatt Los 2 Pos. 2.2.1	In Position 2.2.1 (QZ-Module) sind 28 Stunden aufgeführt. Können Sie bitte konkretisieren, auf welche Leistung oder welchen Umfang sich dieser Aufwand bezieht (z. B. Anzahl Module, Umfang pro Modul)?	Wie in Ziffer 2.7.3 der Leistungsbeschreibung dargestellt, handelt es sich bei den Mengenangaben im Preisblatt lediglich um Mengenvordersätze für die Bildung des Wertungspreises um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Die Angabe von 28 Stunden entspricht einem durchschnittlichen Einzelauftrag. Im Preisblatt sind vom Bieter jeweils nur die Stundensätze für die Leistungen anzugeben. Die Abrechnung beim Einzelabruf erfolgt auf Basis dieser Preisangaben und dem tatsächlichen Aufwand je Auftrag.
22	Leistungsbeschreibung Ziffer 4.2 Preisblatt Los 2	In Kapitel 4.2 der Leistungsbeschreibung ist unter Position 3 (Praxisbarometer Digitalisierung) die "Gestaltung von ca. 10-12 barrierefreien Grafiken (1x pro Jahr) sowie die Anpassung der Grafiken für Social Media" vorgesehen.	Die Abrechnung für diese Leistung erfolgt auf Grundlage der Preisposition 2.5.2 „Komplexe Grafik“ und 2.5.3 „Einfache Grafik“.

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		Diese Leistung ist im Preisblatt nicht separat auf- geführt. Wie soll diese Leistung kalkuliert und ein- gepreist werden?
23	Leistungsbeschreibung Ziffer 4.2 Preisblatt Los 2	Unter Position 4 (Informationsmaterialien print/online) werden unterschiedliche Formate wie Schaubilder, Infografiken, Flyer, Poster, Web- teaser für Internetseiten genannt. Auch diese Formate sind im Preisblatt nicht expli- zit einzeln benannt. Wie ist die Preisbildung für diese Position vorgesehen? Werden diese For- mate als Teil anderer Positionen verstanden?	Wie in Ziffer 2.7.3 der Leistungsbeschreibung dargestellt, handelt es sich bei den Mengenangaben im Preisblatt lediglich um Mengenvordersätze für die Bildung des Wertungspreises um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Im Preisblatt sind vom Bieter jeweils nur die Stundensätze für die Leistungen anzugeben. Die Abrechnung beim Einzelabruf erfolgt auf Basis dieser Preisangaben und dem tatsächlichen Aufwand je Auftrag.
24	Allgemein	Ergänzend zur bereits gestellten Frage 14 zum Handelsregister steht unter § 44 VgV, wenn kein Handelsregistereintrag besteht, man „…auf an- dere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen“ soll. Was sollte ich Ihnen da als Freiberufler zur Verfü- gung stellen?	Eine Eintragung im Handelsregister für die Teilnahme am Vergabeverfahren nicht erforderlich. Da die Erbringung der Leistungen ebenfalls keinem geschützten Beruf vorbehalten sind, ist auch kein Nachweis über die erlaubte Berufsausübung zu erbringen. Für die Teilnahme am Verfahren sind ausschießlich die in der Eigenerklärung zur Eignung sowie die aufgestellten Eignungsanforderungen maßgeblich.
25	Referenzen	Ergänzend zur bereits gestellten Frage 8 finde ich die Antwort irreführend: man sollte für jedes Los, für das man anbietet, drei passende Referenzen angeben, richtig?	Nein, es sind lediglich drei Referenzen anzugeben. Da es sich grundsätzlich um gleichartige Leistungen handelt, ist eine weitere Differnzierung bei der Eignungsprüfung nicht erforderlich.
26	Allgemein	Macht es Sinn, sich nur auf einzelne Lose zu be- werben? Oder werden Anbieter, die sich auf meh- rere oder alle Lose bewerben, bevorzugt?	Ja, die Wertung erfolgt gesondert je Los. Bieter, die mehrere Lose anbieten, werden nicht bevorzugt.

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27	Leistungsbeschreibung	Könnten Sie in etwa den Zeitraum beziffern, den Sie für die komplette Umsetzung eines Honorar- berichtes bzw. eines Qualitätsberichtes vorsehen – vom Auftaktmeeting bis zur Bereitstellung der finalen Daten? Für die Einschätzung der Aspekte „Planung/Vorbereitung, Gestaltung, Abstimmung mit dem Auftraggeber, Produktion, Bereitstellung der finalen Daten“ wäre dies eine wichtige Infor- mation.	Ca. 3-4 Monate sind für die komplette Umsetzung eines Honorarberichts vorgesehen. Je nach Urlaubs- und Feiertagsaufkommen.
28	Leistungsbeschreibung	Stellt die KBV die InDesign-Arbeitsdateien für die Innenseiten, die im Styleguide beschrieben wer- den, jeweils als ein allgemeines Basis-Template zur Verfügung, in dem nur die grundsätzlichen In- formationen wie Satzspiegel, Schriftgrößen, Far- ben etc. enthalten sind? Oder gehen die Arbeits- dateien inhaltlich darüber hinaus, beispielsweise inkl. einer prototypischen Tabelle und einer Info- grafik, wie sie z.B. in den Honararberichten einge- setzt werden?	Die Arbeitsdateien enthalten neben Farben, Schriftgrößen und Satzspiegel auch einfache Ausführungen von Diagrammen, Tabellen und Infografiken.
29	Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1	Sind die Sprachen alle in lateinischem Skript oder werden auch andere Skripte (z.B. kyrillische oder chinesische Schriftzeichen) mit ggf. anderen Les- richtungen (etwa arabisch) umgesetzt? Wenn ja, kann davon ausgegangen werden, dass die InDesign Templates, die bereitgestellt werden, hierfür vorbereitet / optimiert sind?	Zur Zeit ist alles in lateinischem Skript. Fremdsprachige Infomaterialien werden nicht erstellt. Die Templates sind entsprechend vorbereitet.

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