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RAHMENVEREINBARUNG ÜBER DIE

ERBRINGUNG VON

GRAFIKDIENSTLEISTUNGEN FÜR DIE

KBV IN SECHS LOSEN

OFFENES VERFAHREN

VERGABE-NR. 25-09-2

LEISTUNGSBESCHREIBUNG

KASSENÄRZTLICHE BUNDESVEREINIGUNG HERBERT-LEWIN-PLATZ 2 10623 BERLIN

24. SEPTEMBER 2025

VERSION: 1.0

Seite 1 / KBV / Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Grafikdienstleistungen für die KBV in sechs Losen / 24. September 2025

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INHALT

1. EINLEITUNG 3

2. AUSSCHREIBUNGSBEDINGUNGEN 3

2.1 Verfahrensart, Vergabeunterlagen und Vertragsbedingungen 4 2.2 Vergabeunterlagen / Checkliste 5 2.3 Eignungskriterien 5 2.3.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung 5 2.3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit 6 2.3.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 6 2.4 Ausschreibungsfristen 7 2.4.1 Angebotsfrist 7 2.4.2 Bindefrist 7 2.5 Prüfung der Vergabeunterlagen 7 2.6 Kommunikation 7 2.6.1 Fragen und Auskunftsersuchen 7 2.7 Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung 8 2.7.1 Wertung des Kriteriums "Gestaltungsbeispiele" 8 2.7.2 Wertung des Kriteriums "Konzept zur Auftragserfüllung (Ablaufprozesse)" 9 2.7.3 Wertung des Kriteriums "Preis" 10 2.8 Unterauftragnehmer 10 2.9 Vertraulichkeit und Datenschutz 10

3. ANGEBOTSFORM 11

3.1. Angebotsunterlagen 11

4. LEISTUNGSUMFANG 11

4.1 Los 1: Informationsmaterial für Patienten 11 4.2 Los 2: Informationsmaterial für die Praxis/für politische Multiplikatoren 12 4.3 Los 3: Honorarbericht 13 4.4 Los 4: Qualitätsbericht 13 4.5 Los 5: Corporate Design 14 4.6 Los 6: Barrierefreie PDF 14

5. LEISTUNGEN DES AUFTRAGGEBERS (MITWIRKUNGSPFLICHT) 14

6. GESTALTUNGSBEISPIELE FÜR LOS 1 - LOS 5 14

7. ANSPRECHPARTNER BEIM BIETER 15

8. VERTRETUNGSREGELUNG 15

9. VERGABEKAMMER 16

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1. EINLEITUNG

Auftraggeber1 der ausgeschriebenen Leistungen ist die Kassenärztliche Bundesvereinigung K.d.ö.R., Herbert-Lewin-Platz 2 in 10623 Berlin.

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) nimmt als Dachverband der Kassenärztlichen Vereinigungen eine Schlüsselstellung im System der gesetzlichen Krankenversicherung ein. Rund 72 Millionen gesetzlich Krankenversicherte erhalten deutschlandweit die gleiche hochwertige medizinische Betreuung. Das ist das wohl sichtbarste Ergebnis der täglichen Arbeit der KBV. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts organisiert die KBV auf Bundesebene zusammen mit den 17 Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) die flächendeckende wohnortnahe ambulante Gesundheitsversorgung.

Neben diesem sogenannten Sicherstellungsauftrag ist ihre Aufgabe vor allem die politische Interessen- vertretung der rund 185.000 in Praxen ambulant tätigen Ärzte und Psychotherapeuten. Wenn es um Gesetzgebungsverfahren oder gesundheitspolitische Entscheidungen auf Bundesebene geht, wie insbesondere Fragen zur Weiterentwicklung der ambulanten Versorgungsstrukturen einschließlich Notfallversorgung, Ambulantisierung der Medizin, Digitalisierung und Entbürokratisierung, bringt die KBV die Position der niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten ein. Verhandlungen zum Leistungsspektrum der gesetzlichen Krankenkassen und zur Honorierung der Niedergelassenen gehören ebenfalls zu den Aufgaben der KBV.

Zu den wichtigsten Aufgaben der KBV gehört, die Rahmenbedingungen so zu verbessern, dass die Körperschaften den gesetzlichen Auftrag und die gesellschaftliche Verantwortung auch wirklich übernehmen können, das Ziel nach einer flächendeckenden, umfassenden medizinischen Versorgung sicherzustellen. Die KBV setzt sich zudem dafür ein, die diagnostische und therapeutische Freiheit wiederherzustellen. Bürokratie und Sparzwänge sollen das sensible Verhältnis zwischen Patient und Arzt nicht belasten. Außerdem will die KBV eine angemessene, sichere und nachvollziehbare Vergütung für die niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten erreichen.

Die KBV untersteht der Rechtsaufsicht des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG).

2. AUSSCHREIBUNGSBEDINGUNGEN

Diese Vergabeunterlagen werden unentgeltlich überlassen. Die Angebotserstellung erfolgt für die KBV kostenlos.

Angebotsunterlagen und Angebotsmuster sind kostenfrei zuzusenden. Aufwendungen, die durch die Einarbeitung in spezifische Abläufe, Verfahren und Methoden der KBV entstehen, sind vom jeweiligen Bieter auf dessen Kosten zu erbringen.

Eine Rückgabe der von den Bietern im Zuge des Vergabeverfahrens eingereichten Unterlagen erfolgt (auch im Falle der Nichtberücksichtigung des Angebots) nicht. Das Sacheigentum an mit dem Angebot oder zum Angebot von den Bietern eingereichten Unterlagen (inkl. ggf. Muster, Pläne, Zeichnungen/Skizzen, Fotografien usw.) geht ohne Anspruch auf Vergütung auf den Auftraggeber.

Die KBV erwartet ein umfassendes und vollständiges Angebot, das vom Konzept und der technischen Ausstattung alle beschriebenen Anforderungen erfüllt.

1 Die KBV als Körperschaft des öffentlichen Rechts fördert die Chancengleichheit aller Geschlechter. Lediglich aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in den Vergabeunterlagen auf die Nennung der personenbezogenen Bezeichnungen der Geschlechter verzichtet. Gemeint sind jedoch stets alle Geschlechter.

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2.1 VERFAHRENSART, VERGABEUNTERLAGEN UND VERTRAGSBEDINGUNGEN

Bei dem vorliegenden Vergabeverfahren handelt es sich um ein Offenes Verfahren zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer je Los gemäß § 21 Abs. 3 der Vergabeverordnung (VgV). Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt

Mit diesem Vergabeverfahren schreibt die KBV verschiedenen Grafikdienstleistungen in sechs voneinander getrennten eigenständigen Losen aus. Am Ende dieses Verfahrens wird eine Rahmenvereinbarung mit dem jeweiligen erfolgreichen Bieter geschlossen. Dieses Vergabeverfahren ist in sechs Lose gegliedert. Alle Lose können unabhängig voneinander, aber auch zusammen angeboten werden. Sollten mehrere Lose angeboten werden, sind diese separat auszuweisen.

Die Vergabeunterlagen zu diesem Verfahren bestehen aus dem Anschreiben (Aufforderung zur Abgabe eines Angebots), dieser Leistungsbeschreibung, dem Angebotsschreiben, dem Preisblatt (eVergabe), dem KBV Styleguide, der KBV-Medien zur Ansicht unterhttps://www.kbv.de/infothek/publikationen, der Erklärung zur Eignung, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der KBV, den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen nach der VOL/B.

Im Fall der Zuschlagserteilung wird das Vertragsverhältnis zwischen dem erfolgreichen Bieter je Los (dann Auftragnehmer) und dem Auftraggeber durch die AGB der KBV geregelt. Im Übrigen gelten die VOL/B. Angebots- und Lieferbedingungen des Bieters werden nicht Vertragsbestandteil und haben keine Gültigkeit.

Darüber hinaus wird ergänzend Folgendes vereinbart: › Der sich aus dieser Ausschreibung ergebende Vertrag (Rahmenvereinbarung) hat eine Laufzeit von zwei Jahren (01.01.2026 bis 31.12.2027) und endet, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. › Es besteht die zweimalige Möglichkeit zur Vertragsverlängerung um jeweils ein Jahr (01.01.2028 bis 31.12.2028 und 01.01.2029 bis 31.12.2029). Die Verlängerung kommt zum Tragen, wenn dies vom Auftraggeber spätestens 3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit mindestens in Textform angezeigt worden ist.

› Nach Ablauf des Rahmenvertrages hat der Auftragnehmer für alle angepassten und neu erstellten Produkte die weiterverarbeitungsfähigen Datein an den Auftraggeber zu übermitteln. › Änderungen des CD während der Vertragslaufzeit bleiben vorbehalten und sind vom Auftragnehmer zu beachten und selbständig umzusetzen. › Die Auftragnehmer akzeptieren, dass es während der Vertragslaufzeit zum Wegfall von Leistungsumfang aus Kapitel 4 dieser Leistungsbeschreibung (z. B. durch entsprechende Beschlüsse des Vorstands der KBV) kommen kann. › Der Vertrag enthält seitens des Auftraggebers keine Verpflichtung zur Abnahme einer bestimmten Menge.

Es wird kein gesondertes Vertragsdokument erstellt. Der Vertrag kommt auf Basis der Vergabeunterlagen und den Angebotsunterlagen der erfolgreichen Bieter je Los mit der Zuschlagserteilung zu Stande. Der Zuschlag erfolgt auf das jeweils wirtschaftlichste Angebot je Los. Nach der Zuschlagserteilung wird von der KBV als Auftraggeber bei den erfolgreichen Auftragnehmern vor jeder Beauftragung ein gesondertes Angebot eingeholt (Einzelabruf).

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2.2 VERGABEUNTERLAGEN / CHECKLISTE

Die Vergabeunterlagen zu diesem Verfahren bestehen aus:

Nr. Unterlage/Inhalt zum Verbleib beim mit dem Angebot Bieter einzureichen

Aufforderung zur Angebotsabgabe

1. X - (AzA)

2. Vorliegende Leistungsbeschreibung X -

3. KBV Styleguide X -

4. Preisblatt (eVergabe) - X

5. Angebotsschreiben - X

6. Erklärung zur Eignung - X

7. Hinweisblatt Datenschutz X -

8. AGB der KBV X -

9. VOL/B X -

2.3 EIGNUNGSKRITERIEN

Bei der Auswahl der Angebote, die für den Zuschlag in Betracht kommen, werden nur Bieter berücksichtigt, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit besitzen. Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter mit einer umfassenden Überprüfung der dem Angebot beigefügten Kompetenznachweise durch die KBV einverstanden. Hierzu zählt ggf. auch die Überprüfung von Referenzen.

Alle frist- und formgerecht eingegangenen Angebote werden gemäß folgender Eignungskriterien auf ihre Eignung geprüft:

2.3.1 BEFÄHIGUNG UND ERLAUBNIS ZUR BERUFSAUSÜBUNG

Zum Nachweis sind mit dem Angebot folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bieter oder im Falle einer Bietergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen zu machen:

(1) Eigenerklärung (Vordruck): Angaben zum Unternehmen.

(2) Eigenerklärung (Vordruck): Angabe, ob Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen. Der Erklärende bestätigt, dass keiner der Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegt. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, sind dazu nähere Angaben zu machen, um dem Auftraggeber die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, § 124 sowie nach §§ 125 und 126 GWB zu ermöglichen. Die Auftraggeberin behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände vorliegen.

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(3) Eigenerklärung (Vordruck): Angabe, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Bezug auf das Unternehmen nicht vorliegen. Der Auftraggeber behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen für den Fall vor, dass Ausschlusstatbestände beim Bieter vorliegen.

(4) Eigenerklärung (Vordruck): Angabe, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 22 LkSG nicht vorliegen. (Diese Erklärung ist nur abzugeben, sofern das erklärende Unternehmen seinen Hauptsitz oder satzungsmäßigen Sitz in Deutschland hat und in der Regel mindestens 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigt.)

(5) Eigenerklärung (Vordruck), dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022in Bezug auf unser Unternehmen nicht vorliegen. Die Auftraggeberin behält sich die weitere Aufklärung und das Verlangen weiterer Unterlagen vor.

Für die obengenannten Angaben ist die Vergabeunterlage „06_Erklärung zur Eignung“ zu verwenden.

2.3.2 WIRTSCHAFTLICHE UND FINANZIELLE LEISTUNGSFÄHIGKEIT

Zum Nachweis sind mit dem Angebot folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bieter oder im Falle einer Bietergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen zu machen:

(1) Eigenerklärung (Vordruck): Angaben zu dem erzielten Jahresumsatz sowie zu dem erzielten Jahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des ausgeschriebenen Auftrags aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

(2) Eigenerklärung (Vordruck): Angaben zu der aktuellen Anzahl festangestellter Beschäftigter (ohne Sekretariat, Praktikanten, nicht fachliche Mitarbeiter).

(3) Eigenerklärung (Vordruck): Der Bieter/die Bietergemeinschaft hat eine Erklärung zur Berufs- /Haftpflichtversicherung abzugeben. Gefordert ist die Erklärung, dass der Bieter über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügt oder eine Erklärung, dass der Bieter eine solche Versicherung spätestens bis zur Auftragserteilung abgeschlossen haben wird. Der Bieter hat dabei Angaben zur Höhe der Berufs-/Haftpflichtversicherung und zum Versicherungsunternehmen zu machen.

Für die obengenannten Angaben ist die Vergabeunterlage „06_Erklärung zur Eignung“ zu verwenden.

2.3.3 TECHNISCHE UND BERUFLICHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT

Zum Nachweis sind mit dem Angebot folgende Angaben, Erklärungen und Nachweise von dem Bieter oder im Falle einer Bietergemeinschaft oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft und/oder anderen Unternehmen, zu machen:

(1) Eigenerklärung (Vordruck): Angabe von mindestens drei (3) geeigneten Referenzen über in den letzten höchstens drei Jahren ausgeführten, in Art und Umfang dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbaren, Leistungen.

Die Vergleichbarkeit der Referenz ist gegeben, wenn ein Bezug mit den zu vergebenen Leistungen, insbesondere zur Art der Leistung und zum Umfang besteht.

Hinweis: Ein Bieter kann im Hinblick auf die geforderten Nachweise für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung auch tatsächlich erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (§ 47 VgV).

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2.4 AUSSCHREIBUNGSFRISTEN

2.4.1 ANGEBOTSFRIST

Die Angebotsfrist endet am 29.10.2025, 10:00 Uhr.

2.4.2 BINDEFRIST

Die Bindefrist für das Angebot endet am 30.11.2025.

2.5 PRÜFUNG DER VERGABEUNTERLAGEN

Der Bieter ist verpflichtet, die Vergabeunterlagen vollständig, sorgfältig und fachmännisch zu prüfen. Soweit der Bieter im Vergabeverfahren feststellt, dass Vergabeunterlagen fehlerhaft, unklar, lückenhaft oder widersprüchlich sind, muss er den Auftraggeber darüber unverzüglich informieren und für Aufklärung sorgen. Mit der Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter, dass er die Vergabeunterlagen der geforderten Prüfung unterzogen hat, dass die Fragen zu den Vergabeunterlagen vollständig beantwortet sind und die Vergabeunterlagen eine ausreichende Grundlage für die Angebotsabgabe bilden.

2.6 KOMMUNIKATION

Die Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Bietern erfolgt grundsätzlich über das Nachrichtenmanagement des eVergabe-Portals unter http://www.deutsche-evergabe.de. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Alle Dokumente im Vergabeverfahren, die gesamte schriftliche Kommunikation und die Dokumentationen sind in deutscher Sprache zu verfassen. Die Bieter sind dazu verpflichtet, eigenständig zu prüfen, ob neue Unterlagen, Hinweise oder Nachrichten zum Vergabeverfahren bereitgestellt wurden.

2.6.1 FRAGEN UND AUSKUNFTSERSUCHEN

Fragen sowie Auskunftsersuchen um zusätzliche Informationen zu den Vergabeunterlagen oder zum laufenden Verfahren sind unter Berücksichtigung der Frage- und Auskunftsfrist über das Nachrichtenmanagement des eVergabe-Portals unter http://www.deutsche-evergabe.de im entsprechenden Vergabeverfahren zu stellen. Die Frage- und Auskunftsfrist endet am

22.10.2025.

Rechtzeitig eingegangene Fragen der Bieter und Auskunftsersuchen um zusätzliche Informationen zu den Vergabeunterlagen oder zum laufenden Verfahren sowie sonstige relevante Hinweise wird die Vergabestelle in der Regel bis sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist beantworten bzw. bekanntgegeben.

Antworten bzw. zusätzliche Informationen (soweit vorhanden) auf rechtzeitig eingegangene Fragen bzw. Auskunftsersuchen, wird der Auftraggeber auf transparente und gleichbehandelnde Weise allen registrierten Unternehmen zur Verfügung stellen. Sowohl die Fragen als auch die Antworten auf diese Fragen werden zur Verfügung gestellt. Mündlich erteilte Antworten gelten nicht als verbindlich.

Im Falle der Veränderung von Vergbeunterlagen im laufenden Verfahren sind jeweils nur die Vergabeunterlagen in der neuesten Fassung zur Angebotsabgabe zu nutzen.

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2.7 ZUSCHLAGSKRITERIEN UND IHRE GEWICHTUNG

Im Folgenden werden die Kriterien für die Zuschlagserteilung und ihre Gewichtung je Los sowie das Verfahren für die Ermittlung desjenigen Angebots, das die bestmögliche Leistung erwarten lässt, beschrieben.

Nur vollständige und fristgerecht eingereichte Angebote werden berücksichtigt. Die Bewertung der Angebote für Los 1 bis 5 erfolgt anhand der nachfolgend aufgeführten Kriterien:

1. Gestaltungsbeispiele 50 %
2. Konzept zur Auftragserfüllung (Ablaufprozesse) 20 %
3. Preis 30 %

Die Bewertung der Angebote für Los 6 erfolgt anhand der nachfolgend aufgeführten Kriterien:

1. Konzept zur Auftragserfüllung (Ablaufprozesse) 40 %
2. Preis 60 %

Die Angebote erhalten Punkte zwischen 0 bis 10 in jedem Wertungskriterium. Die erzielte Punktzahl wird jeweils mit dem Prozentsatz der Gewichtung des jeweiligen Kriteriums multipliziert, um damit die gewichtete, endgültige Punktzahl für dieses Kriterium zu errechnen. Diese Punktzahlen werden sodann addiert, um die Gesamtpunktzahl für das Angebot zu errechnen. Anhand dieser Punktzahl bemisst sich die Rangfolge der Angebote.

2.7.1 WERTUNG DES KRITERIUMS "GESTALTUNGSBEISPIELE"

Das Kriterium „Gestaltungsbeispiele“ wird mit 50 % gewertet. Je Los werden ausschließlich die in Kapitel 6 benannten Gestaltungsbeispiele (Anzahl/Art) gewertet. Sollten mehr Gestaltungsbeispiele eingereicht werden, werden diese in der Wertung nicht berücksichtigt.

Bewertet wird die kreative Umsetzung der eingereichten Gestaltungsbeispiele unter Berücksichtigung der spezifischen auftraggeberseitigen Aufgabenstellung.

Bei der Auswertung werden nur volle Punktzahlen vergeben. Die Wertung der Kriterien erfolgt anhand eines Systems, das von 0 bis 10 Punkten reicht. Dabei gilt folgende Abstufung:

Das Kriterium wird in jeder Hinsicht optimal erfüllt. Das Gestaltungsbeispiel ist mit Blick auf Struktur, Schlüssigkeit der konzeptionellen 7 - 10 Herangehensweise, Kreativität und adressatengerechte Aufbereitung in hohem bis herausragendem Maße überzeugend.

Das Kriterium wird in zufriedenstellendem Maße erfüllt. Das Gestaltungsbeispiel ist mit Blick auf Struktur, Schlüssigkeit der konzeptionellen Herangehensweise, Kreativität und adressatengerechte Aufbereitung weitgehend 4 - 6 überzeugend und weist allenfalls kleinere Mängel bei einem oder mehreren Aspekten auf.

Das Kriterium wird in ausreichendem Maße erfüllt. Das Gestaltungsbeispiel ist mit Blick auf Struktur, Schlüssigkeit der konzeptionellen Herangehensweise, Kreativität und adressatengerechte Aufbereitung in 1 -3 ausreichendem Maße überzeugend und weist kleinere Mängel bei mehreren Aspekten auf.

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Das Kriterium wird nur ungenügend erfüllt. Das Gestaltungsbeispiel weist mit Blick auf Struktur, Schlüssigkeit der konzeptionellen Herangehensweise, Kreativität und adressatengerechte Aufbereitung große Mängel bei einem oder mehreren Aspekten 0 auf.

Die gewichtete, endgültige Punktzahl für das Kriterium "Gestaltungsbeispiele" wird errechnet, indem die einfachen Punkte mit dem Prozentsatz der Gewichtung von 50 % multipliziert werden. Maximal können damit 500 gewichtete, endgültige Punkte für dieses Kriterium erzielt werden.

2.7.2 WERTUNG DES KRITERIUMS "KONZEPT ZUR AUFTRAGSERFÜLLUNG (ABLAUFPROZESSE)"

Das Kriterium „Konzept zur Auftragserfüllung (Ablaufprozesse)“ wird mit 20 % gewertet.

In einem Konzept von maximal 5 Seiten DIN A4 hat der Bieter die nach Phasen gegliederten Ablauprozesse zur Einhaltung vereinbarter Termine darzulegen (unter Berücksichtigung der Aspekte Planung/Vorbereitung, Abstimmung mit Auftraggeber und ggf. weiteren Beteiligten, Produktion, Bereitstellung/Angabe zum Umgang mit zusätzlichem Korrekturbedarf).

Bewertet wird dabei die Zielgerichtetheit und Nachvollziehbarkeit der beschriebenen Vorgehensweise zur Auftragserfüllung unter Wahrung der Anforderung, die Arbeiten schnellstmöglich in hoher Qualität abzuschließen. Bewertet wird außerdem der Aufbau der internen Organisation des Bieters zur Bearbeitung des Auftrages mit Darstellung der Verantwortlichkeiten.

Bei der Auswertung werden nur volle Punktzahlen vergeben. Die Wertung der Kriterien erfolgt anhand eines Systems, das von 0 bis 10 Punkten reicht. Dabei gilt folgende Abstufung:

Das Kriterium wird in jeder Hinsicht optimal erfüllt. Die Vorgehensweise, mit der das Ziel erreicht werden soll, ist optimal geeignet und äußerst detailliert sowie in jeder Beziehung nachvollziehbar beschrieben. 7 - 10 Der veranschlagte Zeitbedarf wird dem Interesse des Auftraggebers vollumfänglich gerecht. Personelle und organisatorische Vorkehrungen zur Sicherung gleichbleibender Qualität bestehen und ggf. stehen über das Kernteam hinaus weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung. Das Kriterium wird in zufriedenstellendem Maße erfüllt. Die Vorgehensweise, mit der das Ziel erreicht werden soll, ist geeignet und 4 - 6 nachvollziehbar beschrieben. Der veranschlagte Zeitbedarf wird dem Interesse des Auftraggebers weitestgehend gerecht. Personelle und organisatorische Vorkehrungen zur Sicherung gleichbleibender Qualität bestehen mit Einschränkungen. Das Kriterium wird in ausreichendem Maße erfüllt. Die Vorgehensweise, mit der das Ziel erreicht werden soll, ist überwiegend geeignet und beschrieben, es bestehen aber gewisse Unklarheiten oder Zweifel. 1 - 3 Der veranschlagte Zeitbedarf wird dem Interesse des Auftraggebers mit Einschränkungen gerecht. Personelle und organisatorische Vorkehrungen zur Sicherung gleichbleibender Qualität bestehen in ausreichendem Maße.

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Das Kriterium wird nur ungenügend erfüllt. Die Vorgehensweise, mit der das Ziel erreicht werden soll, ist nur unzureichend geeignet oder beschrieben, es bestehen erhebliche Unklarheiten oder Zweifel. 0 Der veranschlagte Zeitbedarf wird dem Interesse des Auftraggebers nicht gerecht. Personelle und organisatorische Vorkehrungen zur Sicherung gleichbleibender Qualität bestehen nicht.

Die gewichtete, endgültige Punktzahl für das Kriterium "Konzept zur Auftragserfüllung (Ablaufprozesse)“ wird errechnet, indem die einfachen Punkte mit dem Prozentsatz der Gewichtung von 20 % bzw. für Los 6 mit 40 % multipliziert werden. Maximal können damit 200 bzw. für Los 6 400 gewichtete, endgültige Punkte für dieses Kriterium erzielt werden.

2.7.3 WERTUNG DES KRITERIUMS "PREIS"

Zur Sicherstellung einer eindeutigen Vergleichbarkeit sind die Angebotspreise ausschließlich in dem in der eVergabe zur Verfügung gestellten Preisblatt einzutragen. Änderungen auf dem Preisblatt sind nicht zulässig und führen zum zwingenden Ausschluss des Angebots von der weiteren Wertung. Zusätzliche erläuternde Angaben zu den angebotenen Preisen können auf einer gesonderten Anlage zur Verfügung gestellt werden. Ein ggf. gewährter Skontoabzug kann angeboten, bei der Bewertung der Angebote jedoch nicht berücksichtigt werden. Die Preise sind abschließend für die komplette Erfüllung des Vertrages zu kalkulieren.

Bei den angegebenen Mengen im Preisblatt je Los handelt es sich allein um Mengenvordersätze für die Bildung der Wertungspreise. Die Vergütung richtet sich im Auftragsfall grundsätzlich nur nach der tatsächlich bestellten Menge auf Basis der Einzelabrufe.

Die Wertung des Kriteriums Preis erfolgt auf Basis des sich ergebenden Gesamtpreises. Der jeweils niedrigste Gesamtpreis erhält die Höchstpunktzahl von 300 Punkten bzw. für Los 6 von 600 Punkten. Gegenüber diesem verlieren die anderen Angebote Preiswertungspunkte entsprechend des prozentualen Verhältnisses ihres höheren Preises, d. h. ein 10 Prozent teureres Angebot erhält 10 Prozent weniger Punkte (in diesem Beispiel: 270 Punkte bzw. für Los 6 540 Punkte).

2.8 UNTERAUFTRAGNEHMER

Leistungen, die durch Unterauftragnehmer erbracht werden, sind im Angebot kenntlich zu machen. Die Unterauftragnehmer sind spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen und müssen ebenfalls sämtliche von der KBV gestellten Anforderungen erfüllen. Insbesondere muss der Bieter spätestens vor Zuschlagserteilung auch nachweisen, dass Unterauftragnehmer die Bedingungen der Erklärung gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG, sowie der Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB nicht vorliegen, erfüllen.

Für den Fall der Inanspruchnahme der Kapazitäten anderer Unternehmen (sog. „Eignungsleihe“ i. S. d. § 47 VgV), muss der Bieter in Form von Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungserbringung durch diese Unternehmen, im Fall von Bietergemeinschaften ferner der einzelnen Mitglieder, und die übertragenen Leistungsteile mit seinem Angebot zu benennen

2.9 VERTRAULICHKEIT UND DATENSCHUTZ

Sämtliche vorliegende Ausschreibungsunterlagen und die darin enthaltenen Informationen sind Eigentum der KBV und als solche vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte ist zulässig, sofern es sich um potenzielle Unterauftragnehmer handelt. Die Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit bleibt davon unberührt und ist auf dieses Unternehmen zu übertragen.

Darüber hinaus sind sämtliche im Geschäftsbetrieb relevanten Daten und Informationen Eigentum der KBV und unterliegen besonderen datenschutzrechtlichen Bedingungen. In den Geschäftsbetrieb der KBV involvierte Mitarbeiter des Bieters einschließlich der Mitarbeiter ggf. beauftragter Nachunternehmer sind

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zur Geheimhaltung dieser Daten und Informationen zu verpflichten. Auf Anforderung der KBV ist der Nachweis hierüber für jeden Mitarbeiter gesondert und vor seiner Einbeziehung in den Geschäftsbetrieb zu erbringen.

3. ANGEBOTSFORM

Die Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform „Deutsche eVergabe“ http://www.deutsche-evergabe.de (ohne fortgeschrittene / qualifizierte Signatur/Siegel) einzureichen.

Das elektronische Angebot ist dort in Textform (unter dem Button „Angebot/Preisblatt erstellen“ im Menü) einzureichen. Eine Unterzeichnung der Unterlagen ist nicht notwendig. Wichtig ist jedoch, dass im Unterzeichnungsfeld der Name des Unternehmens und der Person angegeben werden, die die Erklärung für das Unternehmen abgibt.

Das Angebot mit sämtlichen Anlagen muss der KBV bis zum Ende der Angebotsfrist (siehe Ziffer 2.4.1) in elektronischer Form zugegangen sein.

Die Verantwortung für den rechtzeitigen Eingang ihrer Angebote tragen die Bieter.

3.1. ANGEBOTSUNTERLAGEN

Die nachfolgend aufgelisteten Unterlagen sind, soweit erforderlich, ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen:

› ausgefülltes Angebotsschreiben › ausgefülltes Preisblatt (ausschließlich elektronisch auf der Vergabeplattform) › ausgefüllte Erklärung zur Eignung (inkl. Anlagen) · Angabe von mindestens drei (3) in Art und Umfang mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag vergleichbaren Referenzen, mit Benennung der auftraggeberseitigen Kontaktmöglichkeiten. › Konzept zur Auftragserfüllung (Ablaufprozesse), maximal 5 Seiten DIN A4 › Gestaltungsbeispiele gemäß den hier ausgeschriebenen Formaten und Qualitäten (siehe Kapitel 6) › Benennung eines verantwortlichen Ansprechpartners für die gesamte Vertragslaufzeit

4. LEISTUNGSUMFANG

Die KBV gibt eine Vielzahl von Medien wie Broschüren und Flyer heraus, die wiederholt erscheinen. Für alle Produkte liegen Gestaltungsrichtlinien vor, die im Styleguide der KBV zusammengefasst sind. Gegenstand der Leistungserbringung ist die qualitätsvolle, termingerechte Erbringung von feststehenden Grafikleistungen nach den Vorgaben des Styleguides der KBV. In den nachfolgenden Abschnitten sind die jeweiligen Lose (Leistungsteile) der Grafikleistungen beschrieben. Belegexemplare der Produkte sind unter (https://www.kbv.de/infothek/publikationen) in der KBV-Infothek einsehbar.

4.1 LOS 1: INFORMATIONSMATERIAL FÜR PATIENTEN

Gegenstand der Leistung:

1. Gestaltung von Informationsmaterialien für Patienten. Dazu gehören pro Jahr 1 Flyer DIN lang (bis zu 8 Seiten), 1 Poster (DIN A3), ggf. Merkblätter DIN A4 beidseitig in sechs Sprachen.

2. Aktualisierung von Informationsmaterialien für Patienten (Flyer, Merkblätter, Poster u. ä.)

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Der Auftragnehmer hat je Einzelabruf folgende Leistungen zu erbringen:

› Layout nach festen Gestaltungsparametern unter Verwendung lektorierter Texte

› Gestaltung der Titelseite: Entwicklung einer Gestaltungsidee, Bildrecherche und Bildauswahl oder Gestaltung einer Illustration, mindestens 2 Entwürfe (Position 1)

› Bildauswahl, -kompositionen und -bearbeitung

› 2 Korrekturgänge

› Reinzeichnung

› Lieferung als Druck-PDF, Titelbild in hoher Auflösung (Copyright und Hinweise zu Nutzung), verwendete Bilder einzeln (mind. 4096x3072px; Copyright und Hinweise zu Nutzung), alle Grafiken einzeln (.jpg in 4096x3072px, Copyright und Hinweise zur Nutzung)

› Abwicklung der Erstellung eines barrierefreien PDFs mit Dienstleister der KBV.

4.2 LOS 2: INFORMATIONSMATERIAL FÜR DIE PRAXIS/FÜR POLITISCHE MULTIPLIKATOREN

Gegenstand der Leistung:

1. Serviceheft PraxisWissen: Der Gesamtumfang besteht aus 4 Seiten Umschlag sowie ca. 24 Seiten Inhalt im Format 200 x 260 mm, 4/4-farbig. Es sind pro Jahr 2 bis 3 neue Ausgaben oder/und Aktualisierungen geplant.

2. Gestaltung von QZ-Modulen: 4 Seiten Umschlag, ca. 20 Seiten Inhalt im Format DIN A4, 4/4-farbig, 2 bis 3 Ausgaben pro Jahr.

3. Praxisbarometer Digitalisierung: Gestaltung von ca. 10-12 barrierefreien Grafiken (1x pro Jahr); Anpassung der Grafiken für SocialMedia

4. Informationsmaterialien print/online: unterschiedliche Formate, z.B. Schaubilder/Grafiken, Infoblätter, Flyer, Poster, Webteaser für Internetseiten

Der Auftragnehmer hat je Einzelabruf folgende Leistungen zu erbringen:

› Layout nach festen Gestaltungsparametern unter Verwendung lektorierter Texte

› Gestaltung der Titelseite: Entwicklung einer Gestaltungsidee, Bildrecherche und Bildauswahl oder Gestaltung einer Illustration, mindestens 2 Entwürfe

› Erstellung von Infografiken und Schaubildern

› Bildauswahl, -kompositionen und -bearbeitung

› 2 Korrekturgänge

› Reinzeichnung

› Lieferung als Druck-PDF, Titelbild in hoher Auflösung (Copyright und Hinweise zu Nutzung), verwendete Bilder einzeln (mind. 4096x3072px; Copyright und Hinweise zu Nutzung), alle Grafiken einzeln (.jpg in 4096x3072px, Copyright und Hinweise zur Nutzung)

› Abwicklung der Erstellung eines barrierefreien PDFs mit Dienstleister der KBV.

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4.3 LOS 3: HONORARBERICHT

Gegenstand der Leistung:

Der Gesamtumfang des Honorarberichts besteht aus ca. 150 Seiten Format DIN A4 plus 4 Seiten Umschlag und erscheint 4x im Jahr als Webversion. Die Gestaltungsgrundlagen sollen erhalten bleiben.

Es ist beabsichtigt, zukünftig den Großteil der Erstellung zu automatisieren, sodass der Grafikaufwand reduziert wird.

Der Auftragnehmer hat je Einzelabruf folgende Leistungen zu erbringen:

› Gestaltung nach festen Gestaltungsparametern unter Verwendung lektorierter Texte/Tabellen

› Gestaltung Umschlag inkl. Bildrecherche und Bildauswahl eines Fotos für die 4 Ausgaben eines Jahres (Foto wechselt jahresweise), mindestens 2 Entwürfe

› Befüllen von ca. 60 Tabellen und ca. 110 Diagrammen pro Ausgabe (kein neues Design)

› ggf. weitere Bildauswahl, -kompositionen und -bearbeitung

› 2 Korrekturgänge

› Reinzeichnung

› Lieferung als Web-Version

› Abwicklung der Erstellung eines barrierefreien PDFs mit Dienstleister der KBV.

4.4 LOS 4: QUALITÄTSBERICHT

Gegenstand der Leistung:

Der Gesamtumfang des Qualitätsberichts besteht aus 4 Seiten Umschlag sowie ca. 160 Seiten Inhalt im Format DIN A4, 4/4-farbig. Der Qualitätsbericht erscheint 1x pro Jahr.

Der Auftragnehmer hat je Einzelabruf folgende Leistungen zu erbringen:

› Layout nach festen Gestaltungsparametern unter Verwendung lektorierter Texte/Tabellen

› Gestaltung der Titelseite: Bildrecherche und Bildauswahl, mindestens 2 Entwürfe

› Gestaltung von mehreren Tabellen sowie Diagrammen und Infografiken

› Bildauswahl, -kompositionen und -bearbeitung

› 2 Korrekturgänge

› Reinzeichnung

› Lieferung als Druck-PDF, Titelbild in hoher Auflösung (Copyright und Hinweise zu Nutzung), verwendete Bilder einzeln (mind. 4096x3072px; Copyright und Hinweise zu Nutzung), alle Grafiken einzeln (.jpg in 4096x3072px, Copyright und Hinweise zur Nutzung)

› Abwicklung der Erstellung eines barrierefreien PDFs mit Dienstleister der KBV.

Beim Qualitätsbericht ergibt sich ein spezieller Zeitrahmen:

› Lieferung erster Textteile seitens der KBV ab Mitte Juni, sukzessive ergänzt

› Lieferung der Tabellenteile seitens der KBV ab Mitte Juli

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4.5 LOS 5: CORPORATE DESIGN

Gegenstand der Leistung:

Pflege und Weiterentwicklung des Corporate Designs der KBV.

Der Auftragnehmer hat folgende Leistungen zu erbringen:

› Weiterentwicklung/Neuentwicklung von Informationsprodukten im CD der KBV inkl. Erarbeitung von Arbeitsdateien

› Anpassung des Styleguides

› Abwicklung der Erstellung eines barrierefreien PDFs mit Dienstleister der KBV

› Schulterblick bei Entwicklung neuer Print- und Onlinemedien

4.6 LOS 6: BARRIEREFREIE PDF

Gegenstand der Leistung:

Erstellung barrierefreier PDF-Fassungen von Publikationen der KBV. Es gilt der PDF/UA-Standard.

Der Auftragnehmer hat je Einzelabruf folgende Leistungen zu erbringen: › Erstellung barrierefreier PDFs nach PDF/UA-Standard aus vorhandenen PDFs bzw. Indesign-Dateien. › Abwicklung über Grafiker/Ansprechpartner/in der KBV › Lieferung: barrierefreie PDF-Datei inkl. PAC-Bericht

5. LEISTUNGEN DES AUFTRAGGEBERS (MITWIRKUNGSPFLICHT)

Der Auftraggeber ist verantwortlich für:

› die Bereitstellung der Ausgangsdateien (Texte und Tabellen (in WORD bzw. EXCEL))

› Redaktion und Lektorat

› Rückmeldung zu vorgelegten Entwürfen und Entscheidung über Freigaben

Auf Wunsch des Auftragnehmers steht der Auftraggeber auch für persönliche Gespräche in den Räumlichkeiten der KBV in Berlin zur Verfügung. Dem Auftragnehmer hierdurch etwa entstehende Reisekosten und Reisezeiten werden nicht vergütet.

6. GESTALTUNGSBEISPIELE FÜR LOS 1 - LOS 5

Zusammen mit seinem Angebot hat der Bieter Gestaltungsbeispiele gemäß den hier ausgeschriebenen Formaten und Qualitäten mit klar erkennbarer Kennzeichnung, auf welches ausgeschriebene Produkt sich das Gestaltungsbeispiel bezieht, einzureichen. Zu jedem Gestaltungsbeispiel Benennung der spezifischen auftraggeberseitigen Aufgabenstellung.

Los 1: 3 Flyer, 3 Poster

Los 2: 3 Servicehefte/Broschüren, 3 Schaubilder/Infografiken

Los 3: 3 Broschüren mit Berichtscharakter

Los 4: 3 Broschüren mit Berichtscharakter

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Los 5: 3 Screenshots für Entwicklung des CDs eines Auftraggebers

Für den Fall, dass Gestaltungsbeispiele auf dem Postweg eingereicht werden sind die Unterlagen in einem fest verschlossenen und äußerlich mit dem vorgesehenen Kennzettel (Adressaufkleber) gekennzeichneten Umschlag oder Behältnis an folgende Adresse zu senden:

Kassenärztliche Bundesvereinigung Vergabestelle Herbert-Lewin-Platz 2 10623 Berlin

Die Gestaltungsbeispiele müssen der KBV bis zum Ende der Angebotsfrist (siehe Ziffer 2.4.1) zugegangen sein. Die Gestaltungsbeispiele müssen dem elektronisch eingereichten Angebot zweifelsfrei zugeordnet werden können.

Eine persönliche Übergabe der Unterlagen ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr möglich.

Die Verantwortung für den rechtzeitigen Eingang tragen die Bieter.

7. ANSPRECHPARTNER BEIM BIETER

Für den Fall einer Beauftragung benennt der Bieter im Angebot namentlich einen verantwortlichen Ansprechpartner für die gesamte Vertragslaufzeit.

8. VERTRETUNGSREGELUNG

Sollte es einem Auftragnehmer aus Kapazitäts- oder sonstigen Gründen im Einzelfall nicht möglich sein, ein sein Los betreffenden Auftrag auszuführen, teilt er dies dem Auftraggeber so rechtzeitig mit, dass dieser zu dem jeweiligen Termin noch fristgerecht durch einen für ein anderes Los bezuschlagten Auftragnehmer erfüllt werden kann. Die Vergabe eines solchen Grafikauftrags erfolgt nach Durchführung eines Wettbewerbs wie folgt:

a) Vor Vergabe jedes Einzelauftrags konsultieren die Auftraggeber in Textform die nach Durchführung des Vergabeverfahrens bezuschlagten Unternehmen, ob sie in der Lage sind, den Einzelauftrag außerhalb Ihres Loses auszuführen.

b) Der Auftraggeber setzt eine angemessene Frist für die Abgabe der Angebote für jeden Einzelauftrag; dabei berücksichtigt er insbesondere die Komplexität des Auftragsgegenstands und die für die Übermittlung der Angebote erforderliche Zeit.

c) Der Auftraggeber gibt an, in welcher Form die Angebote einzureichen sind; der Inhalt der Angebote ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist geheim zu halten.

d) Der Auftraggeber vergibt den Einzelauftrag an das Unternehmen, dass das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat.

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9. VERGABEKAMMER

Für die Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen ist zuständig:

Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt Villemombler Straße 76 53123 Bonn

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu beachten.

§ 160 GWB lautet:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

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