1. Auftraggeber
Das Universitätsklinikum Essen (UK Essen) ist Teil der Universitätsmedizin Essen und verfolgt im Rahmen seiner Smart-Hospital-Strategie die kontinuierliche Digitalisierung organisatorischer, klinischer und administrativer Prozesse. Mit rund 11.000 Beschäftigten zählt das UK Essen zu den größten Universitätskliniken Deutschlands.
2. Gegenstand der Ausschreibung
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Fortführung, Skalierung und Weiterentwicklung der bestehenden Work-Management-Plattform Asana einschließlich KI-Funktionalitäten sowie begleitender Beratungs-, Schulungs- und Enablement-Leistungen. Die bestehende Asana-Systemlandschaft soll von derzeit ca. 750 auf 900 Nutzer erweitert werden.
Die Ausschreibung erfolgt in zwei Losen:
LOS 1 – Softwarelizenzen
- Asana Enterprise Plus
- Asana AI Studio Pro
- AI-Credits
- Produktupdates und Wartung
- Optionale Erweiterungen
LOS 2 – Dienstleistungen
- Schulungen
- Workshops
- Coaching
- Beratung
- Rollout-Unterstützung
3. Zuschlagskriterium
Die Zuschlagserteilung erfolgt je Los separat. Jeder Bieter kann sich auf ein Los oder beide Lose bewerben. Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand des Preises. Sämtliche qualitativen Anforderungen werden über die Mindestanforderungen (KO-Kriterien) abgesichert. Angebote, welche mindestens ein KO-Kriterium nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
| Los 1 | Gewichtung |
|---|---|
| Gesamtpreis pro Nutzer für die Laufzeit von 36 Monaten. Zu den Einzelheiten wird auf die Ausführungen zu Los 1 im Preisblatt verwiesen. | 100 % |
| Los 2 | Gewichtung |
|---|---|
| Gesamtpreis für die Laufzeit von 36 Monaten für das laut Preisblatt geschätzte Stundenkontingent. Zu den Einzelheiten wird auf die Ausführungen zu Los 2 im Preisblatt verwiesen. | 100 % |
4. IST-Zustand
Das Universitätsklinikum Essen nutzt aktuell Asana Enterprise Plus als zentrale Plattform für
Projekt-, Aufgaben- und Maßnahmenmanagement. Die Plattform ist organisatorisch etabliert und wird bereichsübergreifend eingesetzt. Der aktuelle Lizenzumfang beträgt rund 750 Nutzer. Die bestehenden Projektstrukturen, Automatisierungen, Dashboards sowie Governance- und Schulungskonzepte basieren vollständig auf Asana.
5. SOLL-Zustand
Die bestehende Asana-Plattform soll langfristig fortgeführt und auf 900 Nutzer ausgebaut werden.
Die Nutzeranzahl kann während der Vertragslaufzeit sukzessive ausgebaut werden und auf bis zu 1.200 Nutzer anwachsen. Zusätzliche Nutzerlizenzen müssen während der Vertragslaufzeit zu den ursprünglich angebotenen Konditionen beschafft werden können. Darüber hinaus sollen KI-Funktionalitäten verstärkt genutzt werden, um Projektarbeit zu automatisieren und die Transparenz sowie Steuerbarkeit von Projekten weiter zu erhöhen.
Zielsetzungen:
- Standardisierung des Projektmanagements
- Ausbau der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit
- Nutzung von KI-basierten Arbeitsabläufen
- Verbesserung des Projektreportings
- Ausbau des Projektportfolio-Managements
- Reduzierung administrativer Aufwände
- Skalierung der bestehenden Plattform
6. LOS 1 – Asana Enterprise Plus inkl. AI Studio Pro
6.1 Leistungsumfang
Der Auftragnehmer stellt sämtliche erforderlichen Softwarelizenzen sowie Herstellerleistungen für die Vertragslaufzeit von 36 Monaten bereit.
Lizenzbereitstellung
- Asana Enterprise Plus
- 900 Named User
- Erweiterbarkeit auf bis zu 1.200 Named User
- Einheitliche Lizenzkonditionen während der gesamten Vertragslaufzeit
- Enterprise-Plus-Funktionsumfang
- Zentrale Benutzerverwaltung
- Zeiterfassung & Budgetmanagement
KI-Funktionalitäten
- Asana AI Studio Pro
- Mindestens 5 Mio. AI-Credits pro Quartal
- AI Teammates & Dash
- enthaltenes Request-Kontingent pro Jahr
- Gültigkeit der Requests für die Gesamtvertragslaufzeit
- KI-gestützte Automatisierungen
- KI-Assistenzfunktionen
- KI-gestützte Projektanalysen
Support und Wartung
- Hersteller-Support
- Produktupdates
- Sicherheitsupdates
- Fehlerkorrekturen
Optionale Erweiterungen
- Zusätzliche AI-Credits
6.2 Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
KO 1 Angeboten wird ausschließlich Asana Enterprise Plus.
KO 2 Bereitstellung von mindestens 900 Nutzerlizenzen.
KO 3 Bereitstellung von Asana AI Studio Pro.
KO 4 Bereitstellung von Asana AI Studio Pro mit mindestens 5 Mio. AI-Credits pro Quartal.
KO 5 Vollständige Kompatibilität mit der bestehenden Asana-Umgebung des UK Essen.
KO 6 Möglichkeit zur Erweiterung des Lizenzumfangs während der Vertragslaufzeit.
KO 7 Autorisierter Asana-Partner oder direkter Hersteller.
KO 8 DSGVO-konforme Nutzung der Lösung.
KO 9 Deutsch- oder englischsprachiger Support.
KO 10 Bereitstellung von Produkt- und Sicherheitsupdates während der gesamten Vertragslaufzeit.
Nachweise: Herstellerunterlagen, Eigenerklärungen sowie Partnernachweise.
6.3 Ausschluss alternativer Softwareprodukte
Die Ausschreibung dient ausschließlich der Fortführung und Skalierung der bereits produktiv eingesetzten Asana-Systemlandschaft. Angebote auf Basis alternativer Projektmanagement- oder Work-Management-Lösungen werden nicht berücksichtigt.
7. LOS 2 – Schulungs-, Beratungs- und Enablement-Leistungen
7.1 Leistungsumfang
Der Auftragnehmer unterstützt das Universitätsklinikum Essen bei der nachhaltigen Nutzung und Weiterentwicklung der Asana-Plattform.
Grundvoraussetzung sind Nachweisbare Erfahrungen mit Asana AI Studio.
Nachweis: Platinum Solution Partner Zertifikat
Beratungsleistungen
- Governance-Beratung
- Implementierungsberatung
- Workflow-Optimierung
- Portfolio-Management-Beratung
- KI-Beratung
Schulungsleistungen
Anwenderschulungen
- Grundlagen Asana
- Aufgabenmanagement
- Projektarbeit
- Zusammenarbeit
Key-User-Schulungen
- Administration
- Reporting
- Dashboards
- Automatisierungen
- KI-Funktionen
Führungskräfteschulungen
- Projektsteuerung
- KPI-Reporting
- Management-Dashboards
- Portfoliomanagement
Enablement-Leistungen
- Workshops
- Coaching
- Rollout-Unterstützung
- Sprechstunden
- Erstellung von Schulungsunterlagen
- Change-Management-Unterstützung
7.2 Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
KO 1 Mindestens drei Jahre Erfahrung mit Asana Enterprise.
KO 2 Mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte.
KO 3 Benennung eines Lead Consultants.
KO 4 Durchführung von Schulungen in deutscher Sprache.
KO 5 Durchführung von Remote-Schulungen und Workshops.
KO 6 Bereitstellung von Schulungsunterlagen.
KO 7 Reaktionszeit für Beratungsanfragen maximal fünf Werktage.
8. Vertragslaufzeit
Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung. Der Leistungsbeginn ist für das vierte Quartal 2026 vorgesehen. Die Nutzeranzahl muss während der Vertragslaufzeit flexibel erweiterbar sein.