VSG_DL_e26001_Anschreiben, Teilnahme- und Angebotsbedingungen.pdf

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Anschreiben, Teilnahme- und Angebotsbedingungen

Dieses Formular ist zum Verbleib beim Bieter bestimmt. Es ist nicht mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot zurückzusenden.

A. BEKANNTMACHUNG

Hiermit werden interessierte Unternehmen aufgefordert, einen Teilnahmeantrag sowie ggf. ein Angebot für die in den Vergabeunterlagen näher bezeichneten Leistungen abzugeben.

1. Auftraggeber

Es ist beabsichtigt, die in den Vergabeunterlagen näher bezeichneten Leistungen im Namen und für Rechnung der/s nachstehend genannten Auftraggeber/s zu vergeben:

Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH Aroser Allee 72 13407 Berlin

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– nachfolgend als AG bezeichnet –

Das Vergabeverfahren wird für den/die obenstehenden Auftraggeber durchgeführt von:

Vivantes Service GmbH Geschäftsbereich Beschaffung Bau | FM | Dienstleistungen | Parkraumbewirtschaftung Aroser Allee 72 13407 Berlin

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2. Verfahren

Vergabenummer VSG_DL_e26001

Art der Vergabe

Nationales Verfahren

Öffentliche Ausschreibung

Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb Beschränkte Ausschreibung (ohne Teilnahmewettbewerb) Freihändige Vergabe mit Teil- nahmewettbewerb Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb

Angaben zum elektronischen Vergabeverfahren und zur Ver- und Entschlüsselung der Unterla- gen:

den elektronische Angebote akzeptiert

ohne elektronische Signatur (Textform).

mit fortgeschrittener/m elektronischer/m Signatur/Siegel.

mit qualifizierter/m elektronischer/m Signatur/Siegel.

Nebenangebote:

sind zugelassen.

sind nur nachfolgend genannte Bereiche zugelassen

sind nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zugelassen.

x sind nicht zugelassen.

Vergabeunterlagen werden nur elektronisch zur Verfügung gestellt.

unter www.dtvp.de

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Aufteilung in Lose: Nein

Ja – Angebote sind möglich:

für ein oder mehrere nur für alle Lose (alle Lose müssen angeboten nur für ein Los. Lose werden

Fristen:

Bitte entnehmen Sie sämtliche Fristen den Angaben auf der Vergabeplattform.

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3. Leistung / Auftragsgegenstand

CPV Code

79000000-4; 79100000-5

Zweck des Auftrags

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die externe Erbringung zweier eng miteinander zusammen- hängender Compliance-Dienstleistungen in zwei Fachlosen. Los 1 umfasst die Wahrnehmung der Funktion einer externen Compliance-Beauftragten bzw. eines externen Compliance-Beauftragten einschließlich der Weiterentwicklung und Überwachung des Compliance-Management-Systems so- wie der Beratung und Berichterstattung gegenüber verschiedenen Organen und Führungsebenen des Auftraggebers. Los 2 umfasst den Betrieb einer ausgelagerten internen Meldestelle einschließ- lich der Entgegennahme, rechtlichen Einordnung und weiteren Bearbeitung von Hinweisen nach Maßgabe des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Für weitere Informationen sichten Sie bitte die Leistungsbeschreibung.

Zeitraum der Ausführung (Los 1: Externer Compliance-Beauftragter):

Beginn der Ausführung: 01.03.2027

Dauer der Leistung: 01.03.2027 – 29.02.2028 (1 Kalenderjahr)

1. Verlängerungsoption: 01.03.2028 – 28.02.2029 (1 Kalenderjahr)

2. Verlängerungsoption: 01.03.2029 – 28.02.2030 (1 Kalenderjahr)

3. Verlängerungsoption: 01.03.2030 – 28.02.2031 (1 Kalenderjahr)

Zeitraum der Ausführung (Los 2: Interne, ausgelagerte Meldestelle):

Beginn der Ausführung: 01.03.2027

Dauer der Leistung: 01.03.2027 – 29.02.2028 (1 Kalenderjahr)

1. Verlängerungsoption: 01.03.2028 – 28.02.2029 (1 Kalenderjahr)

2. Verlängerungsoption: 01.03.2029 – 28.02.2030 (1 Kalenderjahr)

3. Verlängerungsoption: 01.03.2030 – 28.02.2031 (1 Kalenderjahr)

4. Verlängerungsoption: 01.03.2031 – 29.02.2032 (1 Kalenderjahr)

5. Verlängerungsoption: 01.03.2032 – 28.02.2033 (1 Kalenderjahr)

6. Verlängerungsoption: 01.03.2033 – 28.02.2034 (1 Kalenderjahr)

7. Verlängerungsoption: 01.03.2034 – 28.02.2035 (1 Kalenderjahr)

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B. Teilnahme- und Angebotsbedingungen

Inhaltsverzeichnis

1 Sachdienliche Auskünfte ............................................................................................................. 7

2 Objektbesichtigung ...................................................................................................................... 7

3 Vergabeunterlagen ...................................................................................................................... 8

4 Teilnahmewettbewerb ................................................................................................................. 9

5 Eignungskriterien ....................................................................................................................... 11

6 Angebotsabgabe ....................................................................................................................... 15

7 Endgültiger Leistungsausfall ...................................................................................................... 16

8 Angebotswertung ....................................................................................................................... 16

9 Verhandlungen .......................................................................................................................... 17

10 Zuschlagskriterien ..................................................................................................................... 17

11 Nachunternehmer ...................................................................................................................... 25

12 Eignungsleihe ............................................................................................................................ 25

13 Vertraulichkeit und Datenschutz ................................................................................................ 26

14 Nachprüfungsstelle im EU-Verfahren ........................................................................................ 29

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1 Sachdienliche Auskünfte

1.1 Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ansicht des Bieters Unklarheiten, so hat er die Vergabe- stelle unverzüglich und ausschließlich elektronisch, über das Vergabeportal darauf hinzuweisen. Eine (fern-)mündliche, schriftliche, per Telefax oder per E-Mail erfolgende Kontaktaufnahme ist nicht gestattet.

1.2 Der AG benennt als Ansprechpartner für die Vergabe:

Geschäftsbereich Beschaffung Bau | FM | Dienstleistungen | Parkraumbewirtschaftung

1.3 Der Einwand, dass der Bieter über den Umfang der Leistung oder über die Art und Weise der Ausführung nicht genügend unterrichtet gewesen sei, ist ausgeschlossen.

2 Objektbesichtigung

nein ja, die unter Ziffer 2.1 und 2.2 dieses Formulars Angaben sind zu beachten:

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3 Vergabeunterlagen

3.1 Mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots werden die nachfolgend aufgeführten Vergabe- unterlagen zur Verfügung gestellt. Es wird benannt, ob und welche Unterlagen in welcher Phase des Vergabeverfahrens eingereicht werden müssen.

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3.2 Der Bieter hat die Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen.

3.3 Der Bieter bestätigt, dass er bei Abgabe seines Angebots sämtliche ihm vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen berücksichtigt und überprüft hat und sich von deren Vollstän- digkeit überzeugt hat und alles Notwendige unternommen hat, um offenkundig fehlende Informati- onen vom Auftraggeber zu bekommen.

3.4 Der Bieter/Auftragnehmer bestätigt, dass er Kenntnis von der Parksituation auf den Geländen der Vivantes Standorte hat und mit seinen Fahrzeugen maximal 45 Minuten frei parken kann. Danach werden kostenpflichtige Parkgebühren erhoben. Der Bieter/Auftragnehmer hat die Möglichkeit eine Dauerparkkarte in Höhe von 35 EUR monatlich (stand 2020 – zzgl. einmalige Einrichtungsgebühr 20,00 EUR) zu erwerben oder zum Besuchertarif von maximal 18 EUR/Tag zu parken.

4 Teilnahmewettbewerb

4.1 Bewerbern, die sich am Verfahren beteiligen möchten, haben die gesondert zur Verfügung gestellte Datei „Teilnahmeantrag“ vollständig auszufüllen und auf elektronischem Weg über die Vergabe- plattform bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge in dem Bereich „Teil- nahmeanträge“ einzureichen.

4.2 Teilnahmeanträge, die stattdessen postalisch oder per E-Mail übersendet oder aber auf dem Vergabemarktplatz im Bereich „Kommunikation“ hochgeladen werden, finden keine Berücksichti- gung.

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4.3 Die von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeanträge werden sodann ausgewertet. Dabei müs- sen die Bewerber die Mindestanforderungen an die Eignung bzw. zum Nicht-Vorliegen von Aus- schlussgründen erfüllen. Die geeigneten Bewerber werden sodann vom Auftraggeber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert.

4.4 Die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden, wird gemäß § 17 Abs. 4 i. V. m. § 51 VgV durch den Teilnahmewettbewerb begrenzt. Der Auftraggeber beabsichtigt, drei geeignete Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufzufordern. Die Höchst- zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber beträgt drei (in Zahlen: 3).

Sofern mehr als drei geeignete Bewerber einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht ha- ben, erfolgt die Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber anhand der in den Teilnahmebedingungen bekannt gemachten Auswahlkriterien und der hierfür festgelegten Bewer- tungsmethodik. Zur Abgabe eines Erstangebots werden die drei Bewerber mit den höchsten im Rahmen der Bewerberauswahl erreichten Gesamtpunktzahlen aufgefordert.

Sofern weniger als drei geeignete Bewerber zur Verfügung stehen, behält sich der Auftraggeber gemäß § 51 Abs. 3 VgV vor, das Vergabeverfahren mit dem bzw. den geeigneten Bewerber(n) fortzuführen.

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5 Eignungskriterien

5.1 Bei einer Bewerbung auf Los 1 (Compliance-Beauftragter) müssen folgende Eignungskriterien mit Einreichung der unten aufgelisteten Nachweise erfüllt werden.

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Die Auswahlwertung erfolgt anhand der Kriterien B1 bis B5. Je nach Kriterium können maximal drei bzw. fünf Punkte erreicht werden. Insgesamt sind maximal 19 Punkte erreichbar. Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der in B1 bis B5 erreichten Punkte. Die drei geeigneten Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen werden zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Die B-Kriterien die- nen ausschließlich der Rangbildung unter den Bewerbern, die sämtliche A-Mindestanforderungen erfül- len.

Die zweistufige Bewertungslogik sieht vor:

(1) Zunächst müssen alle Mindestanforderungen A1.1–A4.3 erfüllt sein; andernfalls erfolgt der Aus- schluss vor der Punktewertung.

(2) Die Anzahl der geeigneten Bieter, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden, ist auf drei begrenzt.

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Die Auswahl der Anzahl der geeigneten Bieter, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert wer- den, erfolgt anhand zusätzlicher Leistungsmerkmale, die bei den 3 die Mindestanforderungen erfüllen- den Referenzen erbracht wurden.

Eine Referenz kann in mehreren Unterkriterien berücksichtigt werden. Die Voraussetzungen einer hö- heren Punktestufe schließen jeweils die Voraussetzungen der niedrigeren Punktestufen ein, soweit bei dem jeweiligen Kriterium nichts Abweichendes bestimmt ist.

Nur bei erfüllter Mindesteignung werden die drei benannten Referenzen unter B1–B5 danach bewertet, in welchem Maß sie über die Mindestanforderungen hinausgehen bzw. dem Vivantes-Auftrag zusätzlich besonders nahekommen. Bewertet wird das Referenzset als Ganzes, nicht jede Referenz isoliert. Damit werden Mindestanforderung und Auswahlwertung nicht doppelt gewertet.

Eine Referenz kann in mehreren Unterkriterien berücksichtigt werden. Die Voraussetzungen einer hö- heren Punktestufe schließen jeweils die Voraussetzungen der niedrigeren Punktestufen ein, soweit bei dem jeweiligen Kriterium nichts Abweichendes bestimmt ist.

Maximal können 19 Punkte erreicht werden. Die drei Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Besteht nach Anwendung sämtlicher Auswahlkriterien auf dem für die Auswahl des dritten Bewerbers maßgeblichen Rang Punktegleichstand zwischen mehreren Bewer- bern, entscheidet zwischen diesen Bewerbern das Los.

5.2 Bei einer Bewerbung auf Los 2 (Ombudsstelle) müssen folgende Eignungskriterien mit Einreichung der unten aufgelisteten Nachweise erfüllt werden.

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folgende Dauer betragen haben: 24 Monate, 4) Verwendung eines digitalen Hinweisge- bersystems, 5) Erbracht für einen Referenzgeber aus dem Gesundheitswesen, oder dem öffentli- chen Sektor.

Die Auswahlwertung erfolgt anhand des Kriteriums B, in welchem maximal 10 Punkte erreicht werden können.

Die drei geeigneten Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen werden zur Abgabe eines Erstan- gebots aufgefordert. Das B-Kriterium dient ausschließlich der Rangbildung unter den Bewerbern, die sämtliche A-Mindestanforderungen erfüllen.

Die zweistufige Bewertungslogik sieht vor:

(1) Zunächst müssen alle Mindestanforderungen A1.1–A4.3 erfüllt sein; andernfalls Ausschluss vor der Punktewertung.

(2) Nur bei erfüllter Mindesteignung werden bis zu zehn zusätzliche Unternehmensreferenzen danach unter B danach bewertet. Es dürfen nicht nochmals die gleichen Referenzen verwendet werden, welche bereits zum Bestehen der A-Kriterien verwendet worden sind.

Bei m B-Kriterium von Los 2 können maximal 10 Punkte erreicht werden. Die drei Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Besteht nach Anwendung sämtlicher Auswahlkriterien auf dem für die Auswahl des dritten Bewerbers maßgeblichen Rang Punktegleichstand zwischen mehreren Bewerbern, entscheidet zwischen diesen Bewerbern das Los.

6 Angebotsabgabe

6.1 Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Die gesamte schrift- liche und mündliche Kommunikation mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen.

6.2 Das Angebot und weitere Erklärungen auf ggf. geforderten Anlagen bedürfen der Textform, d. h. das Angebot ist elektronisch über die Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal - „DTVP“) unter

https://www.dtvp.de/

an den Auftraggeber zu übermitteln. Auf anderem Weg übermittelte Angebote (z. B. Fax, E-Mail etc.) sind nicht zugelassen. Das Angebot ist rechtzeitig, d. h. vor Ablauf der Angebotsfrist beim Auftraggeber via DTVP einzureichen. Es darf unter keinem Vorbehalt stehen und muss komplett – inkl. aller Anlagen und Erklärungen – eingereicht werden. Es sind die von der Vergabestelle auf DTVP eingestellten Unterlagen zu verwenden.

6.3 Das Angebot und die einzusendenden Unterlagen und Erklärungen müssen eindeutig durch An- gabe des Unternehmens (z.B. Firmenstempel) gekennzeichnet und an der vorgegebenen Stelle (oder an mehreren) unterschrieben sein. Der Name der Unterzeichnerin/des Unterzeichners muss erkennbar sein, z.B. Name in Druckbuchstaben unter der Unterschrift. Nicht ordnungsgemäß an vorgegebener Stelle unterschriebene Angebote können von der Wertung ausgeschlossen werden.

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6.4 Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Der Bieter trägt grundsätzlich das Risiko des rechtzeitigen Eingangs. Für den rechtzeitigen Zugang ist somit allein der Bieter verantwortlich. Verspätet eingegangene Angebote werden von der Wertung ausgeschlossen, es sei denn, sie sind durch Umstände verursacht worden, die nicht vom Bieter zu vertreten sind.

6.5 Das Angebot muss vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthal- ten. Unvollständige oder fehlerhafte Angebote können von der Wertung ausgeschlossen werden.

6.6 Das Angebot kann bis zum Ablauf der Angebotsfrist schriftlich geändert, berichtigt oder zurückge- zogen werden. Nachträgliche Berichtigungen bzw. Änderungen oder die Angebotsrücknahme sind in gleicher Weise wie das abgegebene Angebot zu behandeln und zuzustellen. Eine fehlerhafte Eintragung ist durchzustreichen und die richtige Eintragung oberhalb oder daneben zu ergänzen. Der Bieter muss die Änderungen durch sein Handzeichen kenntlich machen.

6.7 Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Aus- schluss des Angebots führen.

6.8 Alternativangebote sind nicht zugelassen.

6.9 Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Angebotes ist die Registrierung auf der Verga- beplattform Deutsches Vergabeportal. Für Fragen steht der Bietersupport unter Tel. 0900-1-267463 oder unter https://www.dtvp.de/kontakt zur Verfügung.

7 Endgültiger Leistungsausfall

Für den Fall, dass der den Zuschlag erhaltende AN vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder Liquidation endgültig ausfällt, behält sich der AG vor, die verbleibenden Leistungen den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Vergabeergebnisses bis Wertungsplatz 5 anzutragen.

8 Angebotswertung

8.1 Prüfung auf Vollständigkeit, fachliche und rechnerische Richtigkeit

In einem ersten Schritt wird geprüft, ob das Angebot vollständig sowie fachlich und rechnerisch richtig ist und ob gegebenenfalls Unterlagen vom Bieter nachgefordert werden.

8.2 Formale Angebotswertung

In diesem Schritt wird geprüft, ob das Angebot aus zwingenden oder fakultativen Gründen ausge- schlossen werden muss (z.B. nicht form- oder fristgerecht eingegangene Angebote, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten).

8.3 Ungewöhnlich niedrige Angebote

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Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leis- tung ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber vom Bieter Aufklärung. Der Auftraggeber prüft die Zusammensetzung des Angebotes und berücksichtigt die übermittelten Unterlagen.

Kann der Auftraggeber nach der Prüfung die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den Zuschlag auf das Angebot ab- lehnen.

8.4 Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes

In die engere Auswahl kommen nur solche Angebote, die eine einwandfreie Leistungserbringung und Qualität erwarten lassen. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden die bekannt- gegebenen Zuschlagskriterien angewendet. Dem Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot einge- reicht hat, wird der Zuschlag erteilt.

8.5 Vorbehalt des Zuschlags auf das Erstangebot

Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 11 VgV vor, den Zuschlag auf der Grundlage der Erstangebote zu erteilen, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Es wird daher ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bereits das Erstangebot vollständig und zu- schlagsfähig sein und sämtliche in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen erfüllen muss. Ein Anspruch der Bieter auf Durchführung von Verhandlungen besteht nicht.

9 Verhandlungen

Sofern das Erstangebot eines Anbieters keinen Zuschlag erhält, werden inhaltliche und/oder preis- liche Nachverhandlungen stattfinden.

Die Verhandlungsgespräche für Los 1 (Compliance-Beauftragter) werden am 04.01.2027 stattfin- den.

Die Verhandlungsgespräche für Los 2 (Ombudsstelle) werden am 06.01.2027 stattfinden.

Bitte halten Sie sie sich diese Tage entsprechend frei.

10 Zuschlagskriterien

Der AG benennt für die o.g. Vergabe nachfolgende Zuschlagskriterien, d. h. Kriterien, anhand derer er seine Vergabeentscheidung treffen wird (vgl. § 58 VgV):

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Zu dessen Ermittlung können neben dem Preis oder den Kosten auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden. Ein Anspruch auf Erteilung des Zuschlags besteht nicht.

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10.1 Zuschlagskriterien für Los 1 (Compliance-Beauftragter):

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Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Es werden für jedes An- gebot insgesamt 0 bis 10 Gesamtpunkte vergeben. Dazu werden zunächst für jedes Zuschlags- Hauptkriterium 0 bis 10 Punkte vergeben. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen für die Zuschlags-Hauptkriterien gewichtet, also mit der für das jeweilige Zuschlags-Hauptkrite- rium vorgesehenen Prozentzahl multipliziert. Die gewichteten Punktzahlen werden addiert; dabei wird auf 3 Nachkommastellen gerundet. Die Gesamtpunktzahl wird also entsprechend folgender Formel ermittelt:

Gesamtpunkte = (Punkte für Preis * 50 %) + (Punkte für Qualität der Leistung * 50 %)

Wird von mehreren Bietern eine identische Gesamtpunktzahl erzielt (auf 3 Nachkommastellen), erhält das Angebot mit der höheren Punktzahl für die Qualität der Leistung den Zuschlag; soweit auch diese identisch ist, entscheidet das Los. Das zuerst gezogene Los erhält in diesem Fall den Zuschlag.

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(1) Punkte für den Preis

Zur Ermittlung der Punkte für den Preis erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis 5 Punkte. Ein fiktives Angebot mit einem doppelt so hohen Preis erhält 0 Punkte; gleiches gilt für sämtliche noch höhere Preise. Bei den dazwischen liegenden Angeboten wird die Punktzahl durch lineare Interpolation ermittelt. Es wird auf 3 Nachkommastellen gerun- det.

Die Ermittlung des für diese Bepunktung relevanten Preises richtet sich nach dem Preis- blatt.

(2) Punkte für die Qualität der Leistung

Zur Ermittlung der Punkte für die Qualität der Leistung erfolgt eine qualitativ-fachliche Bewertung des Angebotes gemäß der Anlage 15a. Es werden für jedes der darin aufge- stellten Unterkriterien 0 bis 5 Punkte vergeben. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen für die Unterkriterien gewichtet, also mit der für das jeweilige Unterkriterium in Anlage 15a vorgesehenen Prozentzahl multipliziert. Die gewichteten Punktzahlen wer- den addiert; dabei wird auf 3 Nachkommastellen gerundet.

Dabei gilt:

0 Punkte: ungenügend (Anforderungen nicht erfüllt, lässt eine verwertbare Leistungser- bringung nicht erwarten).

1 Punkt: mangelhaft (Anforderungen zu großen Teilen nicht erfüllt, erhebliche Lücken/Un- gereimtheiten, lässt eine Leistungserbringung mit erheblichen Schwächen erwarten)

2 Punkte: ausreichend (Anforderungen nicht voll erfüllt, maßgebliche Lücken/Ungereimt- heiten, lässt eine Leistungserbringung mit Schwächen erwarten)

3 Punkte: befriedigend (Anforderungen erfüllt, aber mit wenigen (nicht schwerwiegenden) Lücken/Ungereimtheiten, lässt eine durchschnittliche Leistungserbringung erwarten)

4 Punkte: gut (Anforderungen voll erfüllt, lässt eine gute Leistungserbringung erwarten)

5 Punkte: sehr gut (Anforderungen in besonderem Maße erfüllt, lässt eine überdurch- schnittlich gute Leistungserbringung erwarten)

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10.2 Zuschlagskriterien für Los 2 (Ombudsstelle):

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Angebotspreisen wird der Punktwert durch lineare Interpolation ermittelt.

Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Es werden für jedes An- gebot insgesamt 0 bis 10 Gesamtpunkte vergeben. Dazu werden zunächst für jedes Zuschlags- Hauptkriterium 0 bis 10 Punkte vergeben. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen für die Zuschlags-Hauptkriterien gewichtet, also mit der für das jeweilige Zuschlags-Hauptkrite- rium vorgesehenen Prozentzahl multipliziert. Die gewichteten Punktzahlen werden addiert; dabei wird auf 3 Nachkommastellen gerundet. Die Gesamtpunktzahl wird also entsprechend folgender Formel ermittelt:

Gesamtpunkte = (Punkte für Preis * 50 %) + (Punkte für Qualität der Leistung * 50 %)

Wird von mehreren Bietern eine identische Gesamtpunktzahl erzielt (auf 3 Nachkommastellen), erhält das Angebot mit der höheren Punktzahl für die Qualität der Leistung den Zuschlag; soweit auch diese identisch ist, entscheidet das Los. Das zuerst gezogene Los erhält in diesem Fall den Zuschlag.

(1) Punkte für den Preis

Zur Ermittlung der Punkte für den Preis erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis 5 Punkte. Ein fiktives Angebot mit einem doppelt so hohen Preis erhält 0 Punkte; gleiches gilt für sämtliche noch höhere Preise. Bei den dazwischen liegenden Angeboten wird die Punktzahl durch lineare Interpolation ermittelt. Es wird auf 3 Nachkommastellen gerun- det.

Die Ermittlung des für diese Bepunktung relevanten Preises richtet sich nach dem Preis- blatt.

(2) Punkte für die Qualität der Leistung

Zur Ermittlung der Punkte für die Qualität der Leistung erfolgt eine qualitativ-fachliche Bewertung des Angebotes gemäß der Anlage 15b. Es werden für jedes der darin aufge- stellten Unterkriterien 0 bis 5 Punkte vergeben. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen für die Unterkriterien gewichtet, also mit der für das jeweilige Unterkriterium in Anlage 15b vorgesehenen Prozentzahl multipliziert. Die gewichteten Punktzahlen wer- den addiert; dabei wird auf 3 Nachkommastellen gerundet.

Dabei gilt:

0 Punkte: ungenügend (Anforderungen nicht erfüllt, lässt eine verwertbare Leistungser- bringung nicht erwarten).

1 Punkt: mangelhaft (Anforderungen zu großen Teilen nicht erfüllt, erhebliche Lücken/Un- gereimtheiten, lässt eine Leistungserbringung mit erheblichen Schwächen erwarten)

2 Punkte: ausreichend (Anforderungen nicht voll erfüllt, maßgebliche Lücken/Ungereimt- heiten, lässt eine Leistungserbringung mit Schwächen erwarten)

3 Punkte: befriedigend (Anforderungen erfüllt, aber mit wenigen (nicht schwerwiegenden) Lücken/Ungereimtheiten, lässt eine durchschnittliche Leistungserbringung erwarten)

4 Punkte: gut (Anforderungen voll erfüllt, lässt eine gute Leistungserbringung erwarten)

5 Punkte: sehr gut (Anforderungen in besonderem Maße erfüllt, lässt eine überdurch- schnittlich gute Leistungserbringung erwarten)

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10.3 Arbeits- bzw. Bietergemeinschaften

Arbeits- und Bietergemeinschaften die sich im Auftragsfall zu Arbeitsgemeinschaften zusammen- schließen wollen, haben im Angebot die Mitglieder der Gemeinschaft und den bevollmächtigten Vertreter (das federführende Unternehmen) für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benen- nen.

10.4 Mit dem Angebot ist eine von allen Gemeinschaftsmitgliedern verbindlich unterschriebene Erklä- rung abzugeben, dass das federführende Unternehmen als bevollmächtigter Vertreter die im Ver- zeichnis aufgeführten Gemeinschaftsmitglieder gegenüber dem Auftraggeber vertritt und dass jedes Gemeinschaftsmitglied für die vertragsgemäße Ausführung der Leistung gesamtschuldnerisch haf- tet, auch über die Auflösung der Bietergemeinschaft hinaus.

10.5 Die Eignungsnachweise und entsprechenden Erklärungen sind von allen Gemeinschaftsmitglie- dern vorzulegen.

10.6 Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft können nicht gleichzeitig als einzelne Bieter am Vergabe- verfahren teilnehmen.

11 Nachunternehmer

11.1 Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch Nachunternehmer auszuführenden Leistungen angeben und auf gesondertes Verlangen des AG die vorgesehenen Nachunternehmer mit Firmenbezeich- nung, Anschrift, Rechtsform sowie Anzahl der Arbeitskräfte und Referenzen benennen.

11.2 Auf gesondertes Verlangen des AG hat der AN von jedem Nachunternehmer eine Verpflichtungser- klärung vorzulegen.

11.3 Der Bieter hat auf Verlangen des AG die Vereinbarung/en zwischen ihm und den jeweils an der Auf- tragserfüllung beteiligten Nachunternehmern zur Überprüfung der Einhaltung der Verpflichtung der Nachunternehmer auf die einzuhaltenden vertraglichen Verpflichtungen vorzulegen. Die Nichtvorlage führt zum Ausschluss des Angebots.

12 Eignungsleihe

Beabsichtigt der Bieter, im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle und/oder techni- sche und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so muss er in seinem Teilnahmeantrag

• die Unternehmen mit

o Namen,

o Anschrift und

o Ansprechpartner benennen,

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• das Eignungskriterium benennen, für das er die Kapazitäten der anderen Unternehmen in An- spruch nimmt sowie

• nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unterneh- men vorlegt.

13 Vertraulichkeit und Datenschutz

13.1 Die Vergabeunterlagen und ihre Anlagen sowie die darin enthaltenen Informationen und alle wei- teren vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen bzw. sachdienlichen Auskünfte sind vom Bieter auch nach dem Abschluss des Vergabeverfahrens vertraulich zu behandeln, soweit sie nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder ohne Mitwirkung der Bieter bekannt werden.

13.2 Diese Verpflichtung gilt zeitlich und örtlich unbeschränkt und auch gegenüber den mit dem Bieter verbundenen Unternehmen (z.B. Tochtergesellschaften) oder Unterauftragnehmern.

13.3 Darüber hinaus verpflichtet sich der Bieter auch gegenüber den Medien, bis zur Zuschlagserteilung keine Informationen über den Umstand seiner Beteiligung, den Stand oder sonstige Umstände des Vergabeverfahrens zu erteilen. Ein Verstoß gegen die Vertraulichkeitspflicht kann für den Bieter zu nachteiligen Rechtsfolgen führen.

13.4 Der Auftraggeber wird den vertraulichen Charakter aller den Bieter und seine Unterlagen betref- fenden Angaben gegenüber Dritten wahren. Der Bieter erklärt sich mit der Abgabe seines Angebo- tes einverstanden, dass seine Angebotsdaten für interne und/oder statistische Zwecke des Auf- traggebers verwendet werden. Ist ein Bieter mit dieser Datenverwendung nicht einverstanden, so hat er dies in einem Begleitschreiben zu seinem Angebot ausdrücklich zu untersagen. Eine Unter- sagung hat keinerlei Auswirkungen auf die Beteiligung oder Beurteilung des jeweiligen Angebots im Vergabeverfahren.

13.5 Mit den folgenden Informationen wird ein Überblick über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und die Rechte des Betroffenen aus der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS- GVO) gegeben. Für die Verarbeitung der Daten verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz- gesetze der Mitgliedsstaaten ist:

Datenschutzbeauftragter, Email: datenschutzbeauftragter@vivantes.de

13.6 Die personenbezogenen Daten werden bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen verarbeitet. Dies betrifft insbesondere die Prüfung der Eignung der Bewerber/Bieter sowie der Prüfung der Angebote. Aufgabe des Auftraggebers ist es nach § 122 Abs. 1 GWB zu prüfen, ob die Unterneh- men, die sich um den Auftrag bemühen geeignet sind. Zum Zwecke der Eignungsprüfung ist es daher zulässig, personenbezogene Daten zu erheben und zu verarbeiten. Der Auftraggeber hat sich nach den §§ 123 ff. GWB davon zu überzeugen, dass vor allem keine Ausschlussgründe vor- liegen, welche die Zuverlässigkeit des Unternehmens in Frage stellen.

Die im Einzelnen verfolgten Zwecke sind:

• Durchführung von Vergabeverfahren, insbesondere:

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o Bereitstellen von Vergabeunterlagen

o Beantwortung von Bieterfragen

o Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen

o Abfrage und Überprüfung der Eignung

o Erfüllung vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen

• Pflege einer Adressdatenbank/Bieterkartei

• Dokumenten- und Vertragsmanagement

• Vertragsabwicklung

• Erfüllung datenschutzrechtlicher Verpflichtungen

• Führen sachdienlicher Kommunikation

13.7 Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c (rechtliche Ver- pflichtung) und Buchst. e (Aufgabe im öffentlichen Interesse) DS-GVO i.V.m. §§ 122 bis 124 GWB.

13.8 Die personenbezogenen Daten werden – soweit erforderlich – an folgende Stellen übermittelt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder eine Einwilligung vorliegt:

• Bundesamt für Justiz zur Einholung von GZR-Auskünften gem. § 150a GewO (i.V.m. § 19 Abs. 4 MiLoG, § 21 Abs. 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbe- kämpfungsgesetz);

• Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen;

• Sachbearbeiter zur sachdienlichen Kommunikation;

• Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unterneh- mens, dessen Angebot angenommen werden soll, die Gründe der vorgesehenen Nichtbe- rücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses (§ 134 Abs. 1 GWB). Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ableh- nung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zu- schlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;

• Jedem Bewerber und jedem Bieter, dem die Entscheidung über den Abschluss einer Rah- menvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dy- namischen Beschaffungssystem mitgeteilt wird (§ 62 Abs. 1 Satz 1 VgV);

• Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 Nr.3 VgV stellen bzw. gemäß § 56 Abs. 2 Nr. 3 SektVO bzw. gemäß § 46 Abs.1 UVgO (§ 19 Abs.1 VOL/A) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters;

• An das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union spätestens 30 Tage nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens (§ 39 Abs. 1 VgV, § 38 Abs. 1 SektVO). Hierbei werden auch Name und Anschrift des Wirtschaftsteil- nehmers zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde, veröffentlicht;

• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Verga- bekammer) im Falle der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens (§ 163 Abs. 2 Satz 4 GWB);

• Oberlandesgericht für das Verfahren der sofortigen Beschwerde nach § 171 GWB.

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13.9 Es ist nicht geplant, die personenbezogenen Daten der Bewerber/Bieter an ein Drittland/eine inter- nationale Organisation zu übermitteln.

13.10 Die Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetz- lichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Gemäß § 8 Abs.4 VgV, § 8 Abs. 3 SektVO sind Verga- beunterlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags/der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zugangs. Unterlagen, deren Archivwürdigkeit verneint worden ist, werden in der Regel zehn Jahre nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs da- tenschutzgerecht vernichtet.

13.11 Die DS-GVO gewährt betroffenen Personen verschiedene Rechte, die im Nachfolgenden kurz auf- geführt sind. Nähere Informationen sind den Art. 15 bis 18 und 20 sowie 21 DS-GVO zu entneh- men.

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO: Der Betroffene hat einen Anspruch darauf, dass ihm die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten die verarbei- tet werden sowie die Dauer der Verarbeitung, mitgeteilt werden. Das Auskunftsrecht er- streckt sich auf die etwaigen Empfänger von Daten und auf die Frage, ob diese Empfänger möglicherweise in Drittländern ansässig sind.

• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO: Sollten die personenbezogene Daten nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sein, kann Berichtigung oder Vervollständigung ver- langt werden.

• Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Art. 17, 18 DS-GVO: Lie- gen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so kann der Betroffene die Löschung oder Ein- schränkung der Verarbeitung verlangen. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass so lange nicht gelöscht werden muss, als im Rahmen des Art. 6 Abs.1 DS-GVO der Verantwortliche eine Rechtsgrundlage für sich in Anspruch nehmen kann.

• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO: Wenn der Betroffene in die Datenver- arbeitung eingewilligt hat oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Daten- verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu.

• Recht auf Widerspruch, Art. 21 DS-GVO: Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings muss dem nur nachkommen werden, wenn an der Verarbeitung kein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder keine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet.

• Widerruf der Einwilligung: Erfolgt die Verarbeitung der Daten der betroffenen Person auf-grund einer Einwilligung, hat sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

13.12 Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

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13.13 Widerrufsrecht bei Einwilligung (im Falle des Art. 6 Abs.1 Buchst. a oder Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DS-GVO): Wenn in die Verarbeitung mit einer entsprechenden Erklärung eingewilligt wurde, kann die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

13.14 Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219, Besuchereingang: Puttkamerstr. 16 – 18 (5. Etage) 10969 Berlin Tel.: 030 13889-0 Fax: 030 2155050 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

13.15 Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann möglicherweise das Vergabeverfahren nicht erfolgreich durchgeführt und/oder der Vertrag nicht abgewickelt werden.

14 Nachprüfungsstelle im EU-Verfahren

Zuständige Nachprüfungsbehörde für behauptete Verstöße gegen Vergabebestimmungen ist die:

Vergabekammer des Landes Berlin Martin-Luther-Straße 105 10825 Berlin Telefon: +49 30 9013 8316 Fax: +49 30 9013 7613

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