Anlage 2b - Leistungsbeschreibung Los 2 (Ombudsstelle).pdf

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VSG_DL_e26001 – Vergabe von Dienstleistungen im Compliance-Bereich

Leistungsbeschreibung

Los 2: Interne ausgelagerte Ombudsstelle

Inhalt

1. Auftraggeber und Ausgangssituation ......................................................................................................... 1

2. Gegenstand und Ziel der Leistung .............................................................................................................. 2

3. Leistungsumfang ........................................................................................................................................ 2

3.1 Bereitstellung und Betrieb der Meldekanäle ....................................................................................... 2

3.2 Vertraulichkeit und Schutz der Hinweisgebenden ............................................................................... 2

3.3 Beratung, Gremienarbeit und Compliance-Governance ..................................................................... 2

3.4 Kommunikation mit Hinweisgebenden und Verfahrensführung ........................................................ 2

3.5 Dokumentation und Übergabe an das interne Hinweismanagement ................................................ 3

3.6 Berichtswesen und Zusammenarbeit mit Vivantes ............................................................................. 3

4. Besondere Anforderungen an die Leistungserbringung ............................................................................ 3

4.1 Unabhängigkeit, Fachkunde und Interessenkonflikte ......................................................................... 3

4.2 Diversität und Ansprechpersonen ....................................................................................................... 3

4.3 Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit mit Vivantes ........................................ 3

1. Auftraggeber und Ausgangssituation

Die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH und ihre Tochtergesellschaften in Mehrheitsbeteiligung (nachfolgend „Vivantes“ genannt) ist der größte kommunale Krankenhauskonzern in Deutschland. Mehr als 20.000 Menschen aus über 120 Nationen arbeiten bei Vivantes, etwa 1.200 befinden sich in der Ausbildung.

Vivantes ist der Überzeugung, dass Gesetzestreue und persönliche Integrität sowie wirtschaftliche, rechtliche und gesellschaftliche Verantwortlichkeit die Grundlage des Erfolges und einer guten Reputation des Unternehmens bilden. Vivantes verfolgt das Ziel, eine auf Vertrauen gegründete Unternehmenskultur zu schaffen und zu erhalten.

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Die Geschäftsführung hat daher die Vergabe der Funktion einer ausgelagerten internen Meldestelle unter Berücksichtigung relevanter rechtlicher Anforderungen sowie einschlägiger Normen und Standards beschlossen.

2. Gegenstand und Ziel der Leistung

Gesucht wird eine Rechtsanwaltskanzlei oder Beratungsgesellschaft mit hinreichender juristischer Expertise insbesondere in den Bereichen Strafrecht und Medizinrecht, die für Vivantes die Funktion einer ausgelagerten internen Meldestelle unter Erfüllung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) übernimmt.

Der Auftragnehmer betreibt die ausgelagerte interne Meldestelle für die Konzerngesellschaften unter Erfüllung der einschlägigen Anforderungen des HinSchG.

Hierzu gehören insbesondere:

1. das Betreiben der Meldekanäle nach § 16 HinSchG;
2. das Führen des Verfahrens nach § 17 HinSchG;
3. das Ergreifen bzw. Begleiten der Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG im Rahmen der dem Auftragnehmer übertragenen Aufgaben;
4. die Bereitstellung der Informationen über externe Meldeverfahren und Meldeverfahren der Europäischen Union nach § 13 Abs. 2 HinSchG.

3. Leistungsumfang

3.1 Bereitstellung und Betrieb der Meldekanäle Der Auftragnehmer stellt eine externe Ombudsstelle und geeignete Meldekanäle über Telefon, Telefax, E-Mail und Postweg mit 24/7-Erreichbarkeit zur Entgegennahme vertraulicher Informationen mit Verdacht auf Verstöße bzw. Unregelmäßigkeiten bereit. Darüber hinaus wird ein geeignetes webbasiertes Hinweisgebersystem bereitgestellt.

3.2 Vertraulichkeit und Schutz der Hinweisgebenden Der Auftragnehmer gewährleistet die Vertraulichkeit und den Schutz der Identität der Hinweisgebenden und der von einer Meldung betroffenen Personen unter Beachtung der gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben.

3.3 Beratung, Gremienarbeit und Compliance-Governance Der Auftragnehmer übernimmt insbesondere:

1. die Einordnung des Risikos eingegangener Hinweise, soweit einschätzbar, um deren Zulässigkeit, Dringlichkeit und Relevanz festzustellen;
2. die unabhängige Bewertung von Streitigkeiten unter Abwägung der Argumente der Beteiligten;
3. die Prüfung und rechtliche Einschätzung eingegangener Hinweise;
4. die Erarbeitung eines Vorschlags zur weiteren Sachverhaltsermittlung im Rahmen des Hinweismanagements.

3.4 Kommunikation mit Hinweisgebenden und Verfahrensführung Der Auftragnehmer stellt die zeitnahe und transparente Kommunikation mit Hinweisgebenden unter Berücksichtigung der Fristen des § 17 HinSchG sicher.

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Hierzu gehören insbesondere:

1. die Bereitstellung geeigneter Rückmeldekanäle für Rückfragen und zur Kommunikation des Bearbeitungsstands;
2. die Beratung der Hinweisgebenden über ihre Rechte und mögliche weitere Schritte;
3. die Unterstützung der Hinweisgebenden während der Hinweisbearbeitung;
4. die abschließende Rückmeldung über die Sachverhaltsvermittlung und gegebenenfalls über ergriffene Folgemaßnahmen.

3.5 Dokumentation und Übergabe an das interne Hinweismanagement Der Auftragnehmer gewährleistet die strukturierte Dokumentation aller eingegangenen Meldungen, der Kommunikation mit den Hinweisgebenden, der vorgenommenen Einordnung sowie der Weiterleitung an das interne Hinweismanagement von Vivantes. 3.6 Berichtswesen und Zusammenarbeit mit Vivantes Der Auftragnehmer übernimmt:

1. die Erstellung jährlicher Tätigkeitsberichte über die Aktivitäten der internen Meldestelle einschließlich Art und Anzahl der Hinweise, deren Handhabung sowie der erzielten Ergebnisse;
2. den regelmäßigen Austausch mit der internen Leitung des Hinweismanagements bei Vivantes sowie der/dem Compliance-Beauftragten.

4. Besondere Anforderungen an die Leistungserbringung

4.1 Unabhängigkeit, Fachkunde und Interessenkonflikte Der Auftragnehmer stellt die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen des § 15 HinSchG sicher. Dies umfasst insbesondere:

1. die Unabhängigkeit der mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen;
2. die Vermeidung von Interessenkonflikten bei der Wahrnehmung anderer Aufgaben und Pflichten;
3. die Sicherstellung der erforderlichen Fachkunde der mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen

4.2 Diversität und Ansprechpersonen Der Auftragnehmer sowie mit ihm verbundene Unternehmen dürfen während des Leistungszeitraums nicht gleichzeitig die externe Ombudsstelle für Vivantes betreiben, um Interessenkonflikte zwischen beiden Funktionen auszuschließen.

4.3 Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit mit Vivantes Die Beauftragung des Auftragnehmers mit Aufgaben der internen Meldestelle lässt die gesetzlichen Verantwortlichkeiten von Vivantes unberührt. Der Auftragnehmer nimmt die ihm nach dieser Leistungsbeschreibung übertragenen Aufgaben eigenständig und unabhängig im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben wahr. Maßnahmen und Entscheidungen, die nach den gesetzlichen Vorgaben oder der internen Zuständigkeitsordnung Vivantes obliegen, verbleiben beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer unterstützt Vivantes hierbei im Rahmen seiner vertraglich übertragenen Aufgaben.