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Anlage 2a - Leistungsbeschreibung Los 1 (Compliance-Beauftragter).pdf

Externer Compliance-Beauftragter und ausgelagerte Ombudsstelle

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 07.10.2026, 08:16 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.dtvp.de

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VSG_DL_e26001 – Vergabe von Dienstleistungen im Compliance-Bereich

Leistungsbeschreibung

Los 1: Externer Compliance-Beauftragter

Inhalt

  1. Auftraggeber und Ausgangssituation ...................................................................................................... 1

  2. Gegenstand und Ziel der Leistung .............................................................................................................. 2

  3. Leistungsumfang ........................................................................................................................................ 2

3.1 Compliance-Management-System und Compliance-Organisation ...................................................... 2

3.2 Hinweis- und Investigation-Management ............................................................................................ 2

3.3 Beratung, Gremienarbeit und Compliance-Governance ..................................................................... 3

3.4 Compliance-Kultur, Schulung und Kommunikation ............................................................................. 3

3.5 Berichtswesen ..................................................................................................................................... 3

  1. Organisation und Rahmenbedingungen der Leistungserbringung ............................................................ 3

4.1 Befugnisse des/der externen Compliance-Beauftragten .................................................................... 3

4.2 Unabhängigkeit und Vermeidung von Interessenkonflikten ............................................................... 4

4.3 Personelle Verfügbarkeit und Kapazität .............................................................................................. 4

1. Auftraggeber und Ausgangssituation

Die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH und ihre Tochtergesellschaften in Mehrheitsbeteiligung (nachfolgend „Vivantes“ genannt) ist der größte kommunale Krankenhauskonzern in Deutschland. Mehr als 20.000 Menschen aus über 120 Nationen arbeiten bei Vivantes, etwa 1.200 befinden sich in der Ausbildung.

Vivantes ist der Überzeugung, dass Gesetzestreue und persönliche Integrität sowie wirtschaftliche, rechtliche und gesellschaftliche Verantwortlichkeit die Grundlage des Erfolges und einer guten Repu- tation des Unternehmens bilden. Vivantes verfolgt das Ziel, eine auf Vertrauen gegründete Unterneh- menskultur zu schaffen und zu erhalten.

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Die Geschäftsführung hat daher die Vergabe der Funktion des/der externen Compliance Beauftragten unter Berücksichtigung relevanter rechtlicher Anforderungen sowie einschlägiger Normen und Stan- dards beschlossen.

2. Gegenstand und Ziel der Leistung

Der Auftragnehmer übernimmt die Funktion des/der externen Compliance-Beauftragten für Vivantes. Er erfüllt die Funktionen einer objektiven und weisungsunabhängigen Expertenrolle und übernimmt aufgrund seines Fachwissens und seiner Erfahrung die fachliche Leitung der nachfolgend beschriebe- nen Aufgaben. Zudem ist er für die Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung des Compliance- Management-Systems verantwortlich.

Die organisatorische sowie die disziplinarische Leitung sind nicht Teil des hier zu vergebenen Auftrages.

3. Leistungsumfang

3.1 Compliance-Management-System und Compliance-Organisation Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung für den Betrieb und die risikoorientierte Weiter- entwicklung des CMS, der Compliance-Organisation und der Compliance-Strukturen von Vivantes nach Best-Practice-Standards. Die operative Umsetzung erfolgt mit maßgeblicher Unterstützung der inter- nen Referent*innen des Compliance Office.

Dies umfasst insbesondere:

  1. Erstellung neuer sowie Aktualisierung bestehender Regelungsdokumente mit Compliance- Bezug (Richtlinienmanagement und Prozesse);
  2. Durchführung des jährlichen Compliance Risk Assessments (CRA) in Abstimmung mit den verantwortlichen Führungskräften, insbesondere die Verbesserung der präventiven Über- wachungsmechanismen für Compliance-Risiken;
  3. Erstellung des jährlichen Compliance-Programms und Koordination der Entscheidungspro- zesse zu Compliance-Themen auf Geschäftsführungsebene;
  4. Sicherstellung der Angemessenheit und Wirksamkeit des CMS durch regelmäßige interne Audits zu Compliance-Themen und Überwachung der Einhaltung relevanter Gesetze und Standards, insbesondere der Beteiligungsgrundsätze des Landes Berlin (Rahmenrichtlinie Compliance), IDW PS 980 und ISO 37301 sowie Festlegung geeigneter Verbesserungsmaß- nahmen.

3.2 Hinweis- und Investigation-Management Der Auftragnehmer übernimmt die fachliche Verantwortung für den Prozess des Hinweismanage- ments, insbesondere die Einhaltung einer angemessenen Qualitätskontrolle nach Vorgaben von Vivan- tes sowie die Freigabe der Arbeitsergebnisse unter Einhaltung von Prüf- und Freigabeprozessen unter Berücksichtigung der jeweils aktuell geltenden Fassung der Leitlinie Compliance mit Unterstützung der internen Referent*innen im Compliance Office.

Zu den Aufgaben gehören außerdem:

  1. Leitung des Allegation- und Investigation-Managements einschließlich der Leitung von Task Forces;
  2. bedarfsweise Unterstützung der Referent*innen bei Sachverhaltsaufklärungen von Compli- ance-Fällen;

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  1. bedarfsweise eigenständige Durchführung von Sachverhaltsaufklärungen aufgrund von Einzel- beauftragungen durch die Geschäftsführung der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH nach vorheriger Angebotserstellung und Beauftragung durch Vivantes.

3.3 Beratung, Gremienarbeit und Compliance-Governance Der Auftragnehmer übernimmt insbesondere:

  1. die bedarfsweise Beratung von Geschäftsführer*innen und Führungskräften in Compliance- Fragen und bei strategischen Umsetzungsvorhaben sowie die Teilnahme an Beratungsgre- mien;
  2. die fachliche Leitung des Compliance-Komitees in Abstimmung mit den internen Referent*in- nen;
  3. in Abstimmung mit dem verantwortlichen Geschäftsführungsmitglied die bedarfsweise bera- tende Unterstützung anderer Bereiche bei der Umsetzung und Durchführung Compliance-re- levanter Themen, z. B. dezentrales Rechtsmonitoring, Geschäftspartnerprüfung, Sanktionslis- tenprüfung und Lieferkettensorgfaltspflichten.

3.4 Compliance-Kultur, Schulung und Kommunikation Der Auftragnehmer übernimmt:

  1. die aktive Förderung einer positiven und umfassenden Compliance- und Integritätskultur, un- ter anderem durch Multiplikator- und Vorbildfunktion in Bezug auf Compliance-Themen, - Richtlinien und -Prozesse;
  2. die Weiterentwicklung und Umsetzung von Schulungs- und Kommunikationskonzepten der Compliance sowie die Förderung einer positiven und umfassenden Compliance- und Integri- tätskultur (Compliance Training & Kommunikation).

3.5 Berichtswesen Der Auftragnehmer übernimmt die Verantwortung für das interne und externe Reporting in Überein- stimmung mit der Leitlinie Compliance von Vivantes. Dies umfasst insbesondere:

  1. regelmäßiges Reporting an den Vorsitz der Geschäftsführung zu laufenden Compliance-The- men;
  2. regelmäßiges Reporting an die Gesamtgeschäftsführung;
  3. jährliche Berichterstattung an den Aufsichtsrat;
  4. bei Bedarf Ad-hoc-Berichterstattung an die Geschäftsführung und/oder den Vorsitz des Auf- sichtsrats gemäß Leitlinie Compliance.

4. Organisation und Rahmenbedingungen der Leistungserbringung

4.1 Befugnisse des/der externen Compliance-Beauftragten Zur ordnungsgemäßen Funktionsausübung werden dem/der Compliance-Beauftragten insbesondere folgende Befugnisse eingeräumt:

  1. Interventionsbefugnisse, insbesondere in Form von Einsichts- und Auskunftsrechten zu Com- pliance-Themen für alle Unternehmensebenen und -bereiche;
  2. die zur Wahrnehmung der Compliance-Beauftragtenfunktion erforderlichen Kontrollbefug- nisse durch die Geschäftsführung;

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  1. anlassbezogene Weisungsbefugnisse bei festgestellten Compliance-Verstößen, deren konkre- ter Umfang durch die Geschäftsführung näher bestimmt wird.

4.2 Unabhängigkeit und Vermeidung von Interessenkonflikten Der Auftragnehmer sowie mit ihm verbundene Unternehmen dürfen während des Leistungszeitraums nicht gleichzeitig die externe Ombudsstelle für Vivantes betreiben, um Interessenkonflikte zwischen beiden Funktionen auszuschließen.

4.3 Personelle Verfügbarkeit und Kapazität Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen eine personelle Kapazität von mindestens 60 Stunden pro Monat zur Verfügung gestellt werden kann.

Die Angabe von 60 Stunden stellt ausschließlich eine Anforderung an die Vorhalte- bzw. Verfügbar- keitskapazität des Auftragnehmers dar. Sie begründet keine Mindestabnahmeverpflichtung des Auf- traggebers. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf oder Vergütung von mindestens 60 Stunden besteht nicht.

Der tatsächliche Umfang der vom Auftraggeber beauftragten bzw. abgerufenen Leistungen richtet sich ausschließlich nach dem jeweiligen tatsächlichen Bedarf des Auftraggebers und den im Einzelnen er- teilten Beauftragungen.

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